báo cáo nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại xí nghiệp epic designers (VN)

bàn thành phố Biên Hòa nhân dịp tết trung thu, quyên góp, ủng hộ đồng bào lũ lụt,giúp đỡ các các bộ công nhân viên có gia đình hoàn cảnh đặc biệt khó khăn… 1.2 Đặc điểm của hoạt động sản

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghiệp hóa,hiện đại hóa Hội nhập, cạnh tranh đã trở thành

xu thế tất yếu của thời đại Hội nhập mang sẽ mang đến nhiều cơ hội nhưng cũngkèm theo không ít những thách thức Thách thức đó chính là sự cạnh tranh để khẳngđịnh, để tìm vị trí, tìm chỗ đứng và phát triển Trong thời kỳ mở cửa không có nhữngđặc quyền, đặc lợi cho bất cứ ai.Vì vậy mà các doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển phải không ngừng cải tiến, không ngừng đổi mới

Ngày nay, người ta không còn nghĩ đến phải “ăn no mặc ấm” nữa, mà nhu cầu vềchất lượng cuộc sống đã được nâng cấp hơn, cải thiện hơn Nhu cầu “ăn ngon, mặcđẹp” đã dần được hình thành và phát triển trong tư tưởng của mỗi con người

Một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong cạnh tranh đó chính là

“chất lượng của sản phẩm, dịch vụ” Chất lượng làm nên thương hiệu, chất lượngquyết định giá cả và chất lượng là chìa khóa của sự thành công Đối với Xí NghiệpEpic Designers (VN), vấn đề chất lượng là điều rất quan trọng bởi khách hàng chủyếu hiện nay của Epic là Wrap, Li-Fung… Đây là một trong những nhà kinh doanhmay mặc có tiếng trên thế giới Do đó vấn đề về chất lượng vừa là một yếu tố và làcột mốc quan trọng để Xí Nghiệp Epic tạo dựng uy tín đối vời khách hàng, và đâycũng là điều mà khách hàng quan tâm nhất

Nhận thức được vai trò quan trọng ấy nên trong quá trình lao động thực tế tại XíNghiệp Epic Designers Việt Nam, em đã cố gắng học hỏi và thu thập những kiếnthức và kinh nghiệm thực tiễn trong việc hạch toán một số nghiệp vụ của kế toán,đặc biệt là ở vị trí của một kế toán thu mua, học được các loại báo cáo và đặc biệthọc được rất nhiều kinh nghiệm trong việc mua các loại mặt hàng phục vụ cho sảnxuất trong ngành may mặc Tất nhiên đối với môi trường học hỏi mới, khó khăn và

áp lực là điều không thể không có nhưng nhờ sự quan tâm giúp đỡ của các thànhviên trong bộ phận Kế toán, bộ phận Thu mua,sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo

Xí Nghiệp Epic Designers đã giúp em hoàn thành tốt khóa lao động thực tế

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ LAO ĐỘNG THỰC TẾ VÀ MỘT SỐ

QUY ĐỊNH CHUNG CỦA ĐƠN VỊ LAO ĐỘNG

  

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Xí Nghiệp

1.1.1 Giới thiệu khái quát về Xí Nghiệp:

● Tên Công ty :XÍ NGHIỆP EPIC DESIGNERS (VN)

● Địa Chỉ: Đường Đồng Khởi.Phường Tân Hiệp.TP Biên Hòa.Tỉnh Đồng Nai.

● Điện Thoại: 061.3897707-08-09 Fax:061.3897712

- Ngày nay, tập đoàn Epic là một công ty đa quốc gia với hơn 8.000 nhân lực, luônluôn đáp ứng nhu cầu sản xuất trong và ngoài nước, hàng hóa đảm bảo chất lượng caođến các thị trường ở Mỹ, Châu Âu

- Quy mô tập đoàn Epic mở rộng với số lượng nhà máy và văn phòng ở các quốc gia:Hồng Kông, Mỹ, Canada, Trung Quốc, Băngladesh, Việt Nam…

- Hàng hóa của tập đoàn Epic ngày càng chiếm lĩnh thị trường, đã có mặt trên toàn cầuvới trên 3.500.000 sản phẩm/tháng

* Tổng công ty – Trụ sở chính: Epic Designers Ltd – Hong Kong

Nhiêm vụ: chịu trách nhiệm quản lý điều hành hầu hết các công ty con của tập đoànEpic

* Các chi nhánh kinh doanh – sản xuất:

 Epic Designers Ltd – Hong Kong: hoạch định chính trong việc thiết kế và pháttriển sản phẩm

 Epic America INC – NewYork: là nhóm thị trường chính và kinh doanh mạnh nhất  Epic Canada – Toronto: sản xuất dòng sản phẩm chỉ dành riêng cho những đốitác/khách hàng Canada

 Epic Designers Ltd – Bangladesh: kể từ năm 1984, thị trường nơi đây đạt lượngcung ứng nguyên vật liệu 20.000.000 yards hàng năm

* Những thuận lợi và khó khăn:

 Thuận lợi: Trình độ làm việc của công nhân Việt Nam về ngành may tốt Nguồn

nhân lực có rộng rãi trong cả nước

1.1.3 Quy mô vốn, lao động :

1.1.3.1 Quy mô về vốn :

- Tên công ty: Xí nghiệp EPIC DESIGNERS Ltd Việt Nam là doanh nghiệp100% vốn nước ngoài, được thành lập bởi công ty Epic Designers Limited, có trụ sở tại

Continenta Electric Building (5/7), 17 Wang Chiu Road, Kowloon, Hong Kong

- Xí nghiệp hoạt động theo giấy phép đầu tư số 438/GP ngày 14/10/1992 do bộ kếhọach & đầu tư cấp.Trong quá trình hoạt động, Xí nghiệp đã được Bộ kế họach & Đầu

tư, Ban quản lý các khu công nghiệp Đồng Nai cấp các giấy phép điều chỉnh về bổsung tăng vốn và tăng thời hạn họat động từ 20 năm lên 50 năm kể từ ngày được cấpgiấy phép đầu tư

- Lĩnh vực họat động kinh doanh: Sản xuất

- Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất hàng may mặc xuất khẩu

- Vốn đầu tư: 4.420.000 (bốn triệu bốn trăm hai mươi nghìn) đô la Mỹ

- Vốn điều lệ: 2.580.000 (hai triệu năm trăm tám mươi nghìn) đô la Mỹ

- Đại diện: Ông Satyanarayana Baru

- Chức vụ: Giám đốc tài chính

- Điện thoại: 061 3897707

- Fax: 061.3897712

- Hiện tại công ty có 2 phân xưởng đang họat động theo quy trình khép kín là:

Phân Xưởng 1: (Công ty chính)

+ Địa chỉ: Đồng khởi, Tân Hiệp, Biên Hòa, Đồng Nai

+ Diện tích mặt bằng: 10.000 m2

+ Diện tích nhà xưởng: 3.500 m2

+ Cán bộ phụ trách môi trường: Ông Hồng Hà – ĐT: 0919079921

Phân Xưởng 2: (Chi nhánh) Được thành lập năm 2005

+ Địa chỉ: Lô 7, đường 9A, KCN Biên Hòa 2, TP Biên Hòa, Đồng Nai

+ Diện tích mặt bằng: 12.704 m2

+ Diện tích nhà xưởng: 4.596 m2

+ Cán bộ phụ trách môi trường: Ông Hồng Hà – ĐT: 0919079921

1.1.3.2 Quy mô về lao động :

- Bất kỳ một công ty, một tổ chức nào thì nguồn nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng.

Nó là tài sản vô giá của doanh nghiệp

- Số lượng cũng như chất lượng phải tùy thuộc vào quy mô sản xuất và lọai hình pháp

lý của doanh nghiệp

BẢNG SỐ LƯỢNG VÀ TRÌNH ĐỘ CỦA TẬP THỂ CÔNG NHÂN VIÊN – EPIC DESIGNERS (VN) Ltd

Phân loại lao động:

Tính đến ngày: 01/08/2010 tổng số công nhân viên toàn công ty là 1.733 người

Phân lọai lao động như sau:

Lao động thường xuyên: Là những người đã ký hợp đồng dài hạn, có thời gian

làm việc từ một năm trở lên và thường xuyên lao động tại doanh nghiệp

Lao động trực tiếp: Là những công nhân trực tiếp tạo nên sản phẩm.

Lao động gián tiếp: Là những cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý của các

phòng ban nhằm giúp việc tính toán và phân bổ chi phí chính xác

 Khác với những công ty khác Epic không có chính sách tuyển lao động thời vụ.Nên việc phân bổ lao động và trực tiếp quản lý một cách dễ dàng, việc tuyển dụngcũng không theo thời hạn quy định phụ thuộc vào nhu cầu tăng năng suất

1.1.4 Những đóng góp đối với xã hội :

Hàng năm, vào các ngày lễ 30/4, ngày quốc tế lao động 01/5, kỷ niệm ngày Quốckhánh 02/9, ngày thương binh liệt sĩ 27/7, ngày tết trung thu… Xí nghiệp có tổ chứccác hoạt động, phong trào nhằm chúc mừng và cũng cố tinh thần yêu nước cho cán bộcông nhân viên, khen thưởng, tặng quà cho con em cán bộ công nhân viên đạt thànhtích tốt trong học tập, đi thăm và tặng quà cho các trẻ em ngèo, khuyết tật trong địa

bàn thành phố Biên Hòa nhân dịp tết trung thu, quyên góp, ủng hộ đồng bào lũ lụt,giúp đỡ các các bộ công nhân viên có gia đình hoàn cảnh đặc biệt khó khăn…

1.2 Đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí Nghiệp Epic Designers : 1.2.1 Quy trình công nghệ, quy trình kinh doanh của Xí Nghiệp :

Trong quy trình họat động của công ty, phân xưởng 1 đảm nhận các công đọan sau:nhập kho, phụ liệu, may, đóng gói thành phẩm & xuất kho

Quy trình sản xuất: Quy trình sản xuất quần áo tại phân xưởng 1 là quy trình sản xuấtkhép kín, được thực hiện theo sơ đồ sau:

 Danh mục thiết bị:

Bảng 1: Các lọai thiết bị được sử dụng

5 Máy khâu dây chuyền 4 kim 12 máy

8 Máy tạo móc cho dây nịt lưng 5 máy

Các lọai thiết bị trên được nhập từ Đài Loan, Nam Triều Tiên và Hồng Kông.

 Nhu cầu nguyên vật liệu:

Bảng 2:Bảng thống kê nguyên vật liệu

STT Loại nguyên vật liệu Số lượng (yard)

5 Vải may hàng dệt kim 2.737.500

Bảng 3:Các loại nguyên, nhiên liệu sử dụng

STT Danh mục nguyên, nhiên liệu Đơn vị tính Số lượng/năm

Bán thành phẩm từ phân xưởng 1

 Danh mục thiết bị:

Bảng 1: Các lọai thiết bị được sử dụng

Hiện nay sản phẩm chính chủ yếu là các lọai quần áo may sẵn, bao gồm:

Quần áo Trẻ em nam và nữ: 150.000 tá/năm.

Áo khoác: 30.000 tá/năm

Áo blouse nữ: 30.000 tá/năm

Hàng may dệt kim: 80.000 tá/năm

Thị trường tiêu thụ sản phẩm chủ yếu là khối thị trường EU, Mỹ, Canada

1.2.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh :

_ Sản xuất, kinh doanh các mặt hàng may mặc như quần áo trẻ em, nam, nữ Xuấtkhẩu 100% ra nước ngoài

_ Hình thức may là: nhập khẩu, mua: các nguyên vật liệu, thiết bị máy móc đầu vàocho quá trình sản xuất tự thiết kế nhưng theo mẫu của khách hàng sản xuất và bán ra

theo yêu cầu đơn đặt hàng  Hình thức may chính của công ty

Nhưng bên cạnh đó cũng có một số ít hợp đồng may gia công: mẫu mã, nguyên vậtliệu, tất cả đều là của khách hàng Công ty chỉ điều phối người may đóng gói xuất đi

●● Mục tiêu - định hướng phát triển:

- Năm 1998 đến cuối năm 2010:

+ Tổng số lượng công nhân viên của 2 phân xưởng là: 1.733 người

Trong đó:

Tổng định mức hàng sản xuất bình quân 1 ngày là: 12.000 cái

Tổng số lượng bình quân đơn đặt hàng trong 1 tháng: là 10 đơn

Đối tượng khách hàng: khối thị trường EU, Mỹ, Canada

- Năm 2010: Dự tính đến khoảng cuối năm 2010 sẽ:

(UNIT)

4 Kiểm lỗi, giám sát chất lượng

5 Văn phòng & các bộ phận khác

+ Tiến hành xây dựng phân xưởng 3, với tổng số lượng công nhân viên lên đến 3.000người.

+ Mở rộng thị trường tiêu thụ trên toàn quốc

1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong Xí Nghiệp :

1.3.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động của Xí Nghiệp :

Công ty Epic Designers (VN) Ltd tổ chức bộ máy hoạt động của mình theo kiểu trựctuyến chức năng Tổng giám đốc là người lãnh đạo cao nhất & chịu trách nhiệm chungtrong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho từng bộ phận

 Cơ cấu tổ chức điều hành:

Cơ cấu tổ chức Cty bao gồm: Khối văn phòng Cty, các phân xưởng trực thuộc Chứcnăng nhiệm vụ từng đơn vị trong bộ máy quản lý thực hiện theo quy định nhiệm vụ &quyền hạn của từng đơn vị được tổng giám đốc Cty quyết định

 Cơ cấu tổ chức quản lý:

Cơ cấu tổ chức quản lý của Cty bao gồm:

- Ban giám đốc: có 01 tổng giám đốc, 03 giám đốc bộ phận

- Các trưởng phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ

Sơ đồ tổ chức bộ máy điều hành và quản lý nhân sự của công ty:

P.XNK (Commercial)P.Kế Toán (Account)

P.Tài Nguyên Nhân Lực (Human Resource)

P.Khách Hàng (Compliance)

P.Bán Hàng (Merchandize)

P.Auto Cad

P.May mẫu (Sampling)

May (Sewing)

Hoàn thành (Finishing)

P.Năng suất (IE)

Cắt (Cutting)

Giám Đốc Sản Xuất

P.CNTT (MIS)

P.Nhân Sự (Personnel)

P.Hành Chính (Admin.)

P.Chất Lượng (QC)

Giám Đốc Tài Chính (CFO)

P.Bảo trì (Maint.)

1.3.2 Chức năng – nhiệm vụ của từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận :

* Hội đồng quản trị:- Gồm có 2 người: 1 chủ tịch Hội đồng quản trị và 1 thành viên.

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cty, có toàn quyền nhân danh Cty để quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cty

* Tổng giám đốc (CEO):- Là người đại diện theo pháp luật của Cty ở Việt Nam.

- Là người điều hành mọi họat động hàng ngày của công ty Epic Designers (VN) Ltd

và trực tiếp chịu trách nhiệm toàn bộ trước Tổng công ty ở Hong Kong về việc tổchức, quản lý, điều hành toàn diện các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của Cty, sửdụng có hiệu quả các nguồn lực của Cty

- Tổng giám đốc ở mỗi chi nhánh của tập đoàn Epic trên toàn quốc nói chung và Tổnggiám đốc chi nhánh tại Việt Nam nói riêng đều được bổ nhiệm bởi công ty mẹ tạiHong Kong và có nhiệm kỳ từ 3-5 năm

* Giám đốc tài chính (CFO):- Là 1 trong 3 cộng sự tích cực nhất của Tổng giám đốc,

chịu trách nhiệm toàn bộ trước Tổng giám đốc và Tổng công ty ở Hong Kong

- Là hạt nhân, bộ não quan trọng nhất của toàn công ty

- Là người ra quyết định cuối cùng về mọi họat động liên quan đến tài chính của công

ty, sử dụng hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực để đạt hiệu quả kinh tế cao, để được ủyquyền, có thể quyết định và điều hành các hoạt động của công ty khi Tổng giám đốcvắng mặt

-Giám đốc tài chính cũng được bổ nhiệm bởi công ty mẹ tại Hong Kong và có nhiệm

kỳ từ 3-5 năm

* Giám đốc QA:- Giám đốc QA kiêm quản lý bộ phận kinh doanh, bán hàng.

- Trực tiếp quản lý điều hành mọi họat động liên quan đến chất lượng của sản phẩmlàm ra, uy tín của công ty từ khâu thiết kế, may mẫu cho đến lúc xúc tiến bán

-Giám đốc QA cũng được bổ nhiệm bởi công ty mẹ tại Hong Kong

* Giám đốc sản xuất:- Giám sát điều hành trực tiếp mọi công việc liên quan đến vấn

đề sản xuất hàng ngày của công ty, trực tiếp quản lý các quá trình sản xuất như: may,cắt, hoàn thành

- Giám đốc sản xuất cũng được bổ nhiệm bởi công ty mẹ tại Hong Kong.

* Phòng Auto cad: -Gồm 11 người: 1 chuyên gia (trưởng phòng) và 10 nhân viên.

- Chịu trách nhiệm về khâu thiết kế sau đó chuyển giao cho bộ phận may mẫu

* Phòng may mẫu (Sampling): - Gồm 1 chuyên gia và 32 công nhân may mẫu

- Có nhiệm vụ nhận hàng từ phòng thiết kế để bắt đầu khâu may và hoàn thành sảnphẩm mẫu trước khi chuyển xuống xưởng sản xuất

* Phòng QC: - Gồm 1 chuyên gia (trưởng phòng), 2 nhân viên: giám sát, điều hành

trực tiếp và xử lý mọi tình huống xãy ra trong quá trình kiểm lỗi của bộ phận côngnhân kiểm lỗi (công nhân QC) dưới chuyền Và 2 trợ lý ở xường 1 và xưởng 2 hỗ trơlàm báo cáo

- Bộ phận công nhân kiểm lỗi: có nhiệm vụ kiểm tra sản phẩm theo từng công đọanmay, trình bày trực tiếp lên phòng QC

* Phòng kinh doanh - bán hàng: - Bao gồm: 3 chuyên gia và 11 nhân viên

- Công việc chủ yếu: phải lập kế hoạch sản xuất tháng, quý và năm, quản lý chất lượngsản phẩm báo cáo tổng hợp, hợp đồng sản xuất kinh doanh của Cty

- Giao tiếp đối tác, khách hàng, thỏa thuận hợp đồng: chi phí sản xuất kinh doanh, mẫu

mã, thời hạn…

- Báo cáo trực tiếp lên Giám đốc QA

* Phòng khách hàng:- Có 2 nhân viên 1 trưởng phòng va 1 trợ lý

- Có nhiệm vụ kiểm tra tất cả những bộ phận xem có tuân thủ luật lệ do công ty banhành hay không, sau đó trình bày cho khách hàng mỗi khi họ đến đặt hàng và quan sátcông ty

- Phòng khách hàng có ảnh hưởng khá lớn đến việc nhận được hợp đồng hay khôngcho công ty Vì nếu khâu đốc thúc và kiểm tra các bộ phận không được chặt chẽ hoànthiện thì khi khách hàng đến quan sát nhà máy sẽ từ bỏ ý định đặt hàng

* Phòng tài nguyên nhân lực:- Gồm 4 nhân viên và một trưởng phòng.

- Phòng này có nhiệm vụ: hoạch định chính sách của công ty, tuyển dụng, huấn luyện-đào tạo, kỷ luật, khen thưởng, đề bạt, giáng cấp, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, phátđộng các phong trào văn thể mỹ kết hợp với công đoàn để thúc đẩy sản xuất, nâng caochất lượng… Sau đó báo cáo trực tiếp lên Giám đốc tài chính

* Phòng kế toán: - Gồm 6 người: 1 chuyên gia (kiêm trưởng phòng), nhân viên (Kế

toán trưởng, kế toán tổng hợp + tài sản, kế toán tiền lương, kế toán công nợ + thanhtoán, thủ quỹ)

- Đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính – kế toán Nhiệm vụ là thựchiện quá trình thu chi, quản lý và kiểm soát họat động kế toán của công ty, cung cấpthông tin về tài chính cho ban lãnh đạo của công ty, lựa chọn thông tin cần thiết để từ

đó đưa ra quyết định hợp lý nhằm giúp cho hoạt động công ty có hiệu quả cao

* Phòng xuất nhập khẩu: - Gồm có 7 người: 1 trưởng phòng và 4 nhân viên.- Nhiệm

vụ chủ yếu là: kê khai và làm các thủ tục chứng từ với hải quan sau khi nhận đơn hàngcủa khách hàng từ phòng Merchandize Làm các thủ tục nhập và xuất không

làm thủ tục mua Phải kê khai đầy đủ với khách hàng Nộp chứng từ cho ngân hàngsau 3 ngày tàu chạy Hình thức thanh toán là LC

* Phòng hành chính: - Gồm 3 người, có những công việc sau:

+ Đón nhân viên mới, làm visa cho các chuyên gia và những nhân viên nướcngoài khi làm việc tại Epic VN

+ Thanh toán các chi phí hàng tháng như: phí tiền nhà cho các nhân viên,chuyên gia người nước ngoài, phí cầu đường, xăng – xe cộ, dịch vụ bảo vệ, canteen,tiền cơm và tiền tăng ca của những người phục vụ ở nhà của những chuyên gia… + Nhận thư, bưu kiện, báo cáo của bảo vệ, giấy ra vào cổng hàng ngày

 Tất cả những công việc trên khi làm xong phải báo cáo trực tiếp cho Giám đốctài chính

* Phòng nhân sự: - Gồm 1 trưởng phòng và 6 nhân viên Nhiệm vụ của phòng này là

tính các chế độ cho người lao động, và trực tiếp giải quyết tất cả những thắc mắc củacông nhân viên sau khi phòng tài nguyên nhân lực đã chuyển những yêu cầu cần giảiquyết của công nhân lên phòng nhân sự như: tiền lương, tiền thưởng, chấm công,phép, tăng ca, các chế độ BHXH, BHYT

* Phòng CNTT: - Gồm 3 người: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên Nhiệm vụ chủ yếu

là thiết lập các hệ thống phần mềm, điều hành và thường xuyên kiểm soát quá trìnhchạy của hệ thống để kịp thời có những bổ sung và sửa chữa hợp lý toàn bộ các máytính của công ty

* Cắt - may - hoàn thành: - Đây là 3 bộ phận của một quy trình sản xuất, đuợc Giám

đốc sản xuất: điều hành và trực tiếp quản lý

- Mỗi bộ phận có 1 trưởng bộ phận là cộng sự tích cực của Giám đốc sản xuất

- Cắt và may là 2 bộ phận thuộc phân xưởng 1 gồm tất cả là 1093 người

- Hoàn thành gồm 269 (finishing + washing) người thuộc phân xưởng 2 Các côngviệc của bộ phận này là: giặt, ủi, sấy, khô, phơi, cắt chỉ, đóng gói

* Phòng năng suất: - Tính năng suất hàng ngày của tất cả công nhân tham gia vào quá

trình sản xuất và báo cáo trực tiếp lên Giám đốc sản xuất để đưa ra những biện phápgiải quyết nếu năng suất không đạt yêu cầu và có hình thức khen thưởng hợp lý nếuvượt định mức, và chuyển báo cáo sang phòng nhân sự để tính tiền thưởng vượt địnhmức cho công nhân

* Phòng bảo trì:- Gồm 5 người: 1 chuyên gia (kiêm trưởng phòng) và 4 nhân viên Có

nhiệm vụ sửa chữa máy móc, trang thiết bị mà làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất

 Biện pháp giải quyết kinh doanh trong điều kiện cấp bách :

- Kịp thời khắc phục những sự kiện phát sinh không lường trước làm ảnh hưởng đến

kế hoạch sản xuất và thời gian giao hàng, giúp giảm thiểu những thiệt hại về kinh tế,vềquan hệ, về chữ tín với khách hàng và nhằm mục đích tạo uy tín trong kinh doanh vìlợi ích kinh doanh của công ty và lợi nhuận cho nhân viên công ty

- Phạm vi của chính sách này: bao gồm mọi họat động của tất cả các bộ phận trongcông ty và được Tổng giám đốc trực tiếp giám sát thực hiện

- Biện pháp này được thực hiện như sau:

Tăng ca khẩn cấp: Khi có sự việc ngoài dự kiến xảy ra làm ảnh hưởng đến kế hoạch

và chậm trễ trong việc giao hàng, công ty có thể yêu cầu người lao động làm việc hơn

60 giờ một tuần để giải quyết những tình huống cấp bách Tuy nhiên, công ty phải đảmviệc làm thêm này phải được thực hiện trên tinh thần tự nguyện và không được vượt

quá mức quy định trong một năm.

Làm việc vào ngày chủ nhật, ngày nghỉ hưởng lương hoặc ngày lễ:

Công ty không tổ chức làm thêm vào ngày chủ nhật, ngày nghỉ hưởng lương hoặcngày lễ Khi có những tình huống đặc biệt nghiêm trọng không thể thay đổi hoặc trìhoãn được công việc, công ty sẽ báo trước và vận động nhân viên đi làm vào nhữngngày này

Lương trả cho những ngày làm việc này được tính theo luật định, công ty tổ chức lưugiữ hồ sơ xác nhận việc tự nguyện làm thêm của nhân viên

Những tình huống cấp bách yêu cầu cho việc làm thêm:

 Xuất hàng hoặc nhập nguyên, phụ liệu: Phát sinh những lô hàng xuất gấp hoặcnhập nguyên phụ liệu gấp nhằm đảm bảo thời gian giao hàng và kế hoạch sản xuất  Yêu cầu hàng mẫu, vấn đề về chất lượng: Phát sinh những vấn đề về kỹ thuật,mẫu mã, chất lượng làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất

 Giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực và bổ sung số người vắng mặt: Vào mộtthời điểm trong năm, đặc biệt vào mùa cao điểm của đơn hàng, nhân lực trong công ty

bị thiếu hụt chưa kịp bổ sung, hoặc khi có tình huống số lượng người vắng mặt tăngđột xuất, công ty phải bổ sung giờ làm thêm để giải quyết khối lượng công việc tồnđọng do thiếu người

SỔ ĐĂNG KÝ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lậpchứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ Cácchứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái, căn

cứ vào sổ lập Bảng cân đồi số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cânđối tài khoản được dùng để lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị

- Tờ khai hải quan

- Phiếu xuất kho

- Báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng

* Các chứng từ liên quan đến tiền

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy đề nghị thanh toán

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Uỷ nhiệm chi

- Lệnh chuyển tiền

- Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng

- Các bản sao kê khai của ngân hàng

* Chế độ báo cáo

- Bảng cân đối số phát sinh

- Bảng cân đối kế toán

- Bảng cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo tình hình thực hiện dự án

- Báo cáo sử dụng hóa đơn

- Báo cáo quản trị

Các báo cáo này được lập vào hàng tháng, hàng quý và cuối niên độ kế toán để nộpcho Cơ quan Thuế, Cục Thống kê, Ban quản lý Khu công nghiệp, công ty mẹ và lưutrữ tại Công ty

* Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán:

 Niên độ kế toán: Niên độ tài chính năm được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến

ngày 31 tháng 12 hàng năm

 Đơn vị tiền tệ :Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập báo cáo tài chính là đồng

Việt Nam Các đơn vị tiền tệ khác với đồng Việt Nam được quy đổi ra

đồngViệt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Namcông bố tại thời điểm có nghiệp vụ kinh tế phát sinh

* Các phương pháp kế toán áp dụng:

• Phương pháp kế toán tiền mặt và các khoản tương đương tiền:

Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gởi ngân hàng và tiềnđang chuyển khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định

Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụngtrong kế toán như sau: Tất cả các giao dịch bằng đồng tiền khác đều được quy ra đồngViệt Nam tại thời điểm giao dịch theo tỷ giá bình quân do Ngân hàng Nhà nước ViệtNam công bố tại thời điểm có nghiệp vụ kinh tế phát sinh

• Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc Trườnghợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì hạch toán theo giá trịthuần có thể thực hiện được Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chếbiến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được ở địa điểm và trạngthái hiện tại

Hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và hạchtoán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏhơn giá trị gốc thì Công ty sẽ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

• Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:

Tài sản cố định được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc, khấu hao theo phương phápđường thẳng, tỷ lệ khấu hao theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 cuả

Bộ Tài Chính ban hành

Thời gian hữu dụng của các loại tài sản cố định được ước tính như sau:

Bảng ước tính khấu hao tài sản cố định

- Tài sản cố định vô hình thể hiện quyền sử dụng đất tại cụm may Tân Hiệp,Đồng Nai trong vòng 42 năm kể từ ngày nhận được giấy phép thành lập công ty.Quyền sử dụng đất được phân bổ theo phương pháp đường thẳng trong vòng 42 năm

kể từ ngày thành lập công ty



Nghĩa vụ của Công ty:

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp cho Nhà nước Việt Nam thuế Thu nhập doanhnghiệp hàng năm bằng 10% lợi nhuận thu được trong 15 năm kể từ khi Doanh nghiệpbắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh

Doanh nghiệp được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 4 năm kể từ khi có thunhập chịu thuế và giảm 50% số thuế phải nộp trong 7 năm liên tiếp

Doanh nghiệp trả tiền thuê mặt bằng, phí quản lý, và phí sử dụng hạ tầng cho Công

Ty CP SONADEZI, tiền điện cho Cty Điện Lực, tiền nước cho Cty Cấp nước ĐồngNai

Doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu theo Nghị định 24/2000/NĐ-CPngày31/07/2000 của Chính Phủ

1.3.3.2 Sơ đồ, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

• Sơ đồ :

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

• Chức năng, nhiệm vụ:

 Kế toán trưởng:

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế

và hạch toán kế toán trong doanh nghiệp theo chế độ quản lý của nhà nước tại Công ty

Về nhiệm vụ chuyên môn:

- Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán của Công ty

- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh kịp thời, đầy đủ mọi biến động về tàisản, nguồn vốn và phân tích hoạt động kinh tế trong Công ty

- Phổ biến kịp thời các chế độ, quy định mới do nhà nước ban hành

- Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán theo đúng quy định

KẾ TOÁN TIỀN MẶT + THỦ QUỸ

KẾ TOÁN

TỔNG HỢP + TÀI SẢN

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN CÔNG NỢ + THANH TOÁN

KẾ TOÁN TRƯỞNG

- Tham gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh và xây dựng cácphương án tiêu thụ.

- Tổ chức củng cố, hoàn thiện theo yêu cầu đổi mới

- Phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

- Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ

 Kế toán tổng hợp, Tài sản:

- Kiểm tra toàn bộ bảng kê tổng hợp chứng từ gốc trên cơ sở chứng từ gốc như:Bảng thanh toán lương, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, bảng khấu hao tài sản,phân bổ chi phí… Xác định đúng đối tượng hạch toán chịu chi phí, đối tượng tính giáthành

- Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính toán giá trị hao mòn của tàisản cố định

- Hạch toán tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính

 Kế toán tiền lương :

- Tính lương hàng tháng được thiết lập bằng hệ thống, in phiếu lương, phiếu tăng

ca vào mỗi kỳ lãnh lương cho toàn thể công nhân viên

- Phụ trách giữ và in các file về hợp đồng lao động của toàn thể công nhân, kếthợp công tác làm BHXH

 Kế toán công nợ, thanh toán:

- Lên kế hoạch thanh toán cho các khách hàng lớn, thanh toán kịp thời các khoảnchi cho các đơn vị có liên quan, chi cho người lao động và lập báo cáo ngày, báo cáotuần và báo cáo tháng

- Mở sổ theo dõi trình tự biến động về tiền gởi ngân hàng

- Lập khế ước vay và giao dịch với ngân hàng

- Theo dõi các khoản vay của Công ty tại ngân hàng và các khoản vay của Công

ty mẹ để trả nợ đúng hạn

- Theo dõi khoản phải trả của các khách hàng trong và ngoài nước

- Định kỳ đối chiếu số dư với ngân hàng, lập báo cáo

 Kế toán tiền mặt, thủ quỹ :

- Có trách nhiệm bảo quản và thu chi tiền mặt, ngoại tệ tại quỹ đúng quy định

- Ghi sổ chi tiết và lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần và cuối tháng

1.4 Các quy định chung trong lao động của Xí Nghiệp :

1.4.1 Quy định của Xí Nghiệp tại các bộ phận làm việc :

 Qui định tại nơi nhân viên trực tiếp làm việc:

- Nhân viên phải hàng ngày tham khảo các hướng dẫn này và phải đảm bảo rằng mọihướng dẫn này phải được thực hiện nghiệm túc tại nơi mình làm việc

- Nhân viên phải chịu trách nhiệm về bất cứ sai phạm nào xảy ra tại nơi mình làm việc

- Phải sửa chữa ngay khi có vấn đề xảy ra

- Phải kêu gọi ngay sự hỗ trợ của cấp trên hay bộ phận khác để giải quyết trục trặc xảy

ra quá khả năng giải quyết của mình

- Phải tiếp tục theo dõi cho đến khi vấn đề được giải quyết xong

- Nếu có vấn đề gì chưa rõ, vui lòng liên hệ với phòng hành chánh nhân sự để được sớmgiải quyết

 Qui định phòng cháy chữa cháy :

- Khi phát hiện cháy, phải lập tức nhấn còi báo cháy và hô lớn “ Cháy ! Cháy ! Cháy !’

- Tổng chỉ huy đội chữa cháy của bộ phận phải báo động cháy cho bộ phận An ninh, Bảotrì, Tổng đài và các thành viên để được hỗ trợ

- Các thành viên của đội chữa cháy phải nắm rõ nhiệm vụ của mình và hành động đúngvới các nhiệm vụ được giao Các thành viên trong đội chữa cháy chính của công ty phải

hỗ trợ ngay khi có yêu cầu của Đội trưởng chữa cháy của xưởng

- Bảo vệ lối thoát phải lập tức được bố trí tại các cửa thoát hiểm và đảm bảo ngườikhông phận sự không được phép vào khu vực cháy.

- Toàn bộ nhân viên phải lập tức đứng lên, tắt máy, chạy theo lối thoát gần nhất về phíakhu vực tập trung, không sợ hãi, chen lấn, xô đẩy

- Kiểm soát viên phải hướng dẫn công nhân viên theo lối thoát gần nhất về phía khu vựctập trung Phải đảm bảo đoàn người thoát hiểm từ các lầu, cầu thang thoát có trật tự,không bị nghẹt bởi đám đông và chạy với tốc độ gần như nhau

- Tại khu vực thoát hiểm phải xếp hàng nhanh chóng và Kiểm soát viêm phải kiểm traquân số đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đã đông đủ Nếu thiếu phải báo cho ngườitìm kiếm

- Người tìm kiếm phải nhanh chóng và đảm bảo tất cả các phòng (kể cả các phòng vệsinh) phải hoàn toàn trống Lưu ý các trường hợp bị ngất do bị quá kích động phải nhanhchóng chuyển họ ra ngoài

- Đội chữa cháy phải tấn công dập lửa khi có lệnh của Đội trưởng

- Đội An ninh bảo vệ ngoài trách nhiệm là thành viên của Đội chữa cháy còn phải kiểmsoát đám đông, hướng lưu thông (khi cần thiết) và đảm bảo không có vấn đề trộm cắp,hành động phi pháp xảy ra trong quá trình xử lý sự cố cháy

- Máy móc phải có bộ phận che chắn

- Bộ phận hãm khẩn cấp cho máy hoạt động tốt (phải kiểm tra hàng ngày)

- Các máy cắt chỉ được hoạt động khi sử dụng cả hai tay Và phải có găng tay thép

- Máy đóng bọ, đóng khuy nút luôn phải có thanh chắn bảo vệ mắt

- Bình cứu hỏa phải luôn luôn sẵn sàng và kiểm tra hằng ngày, không bị chướng ngại vậtche chắn

- Còi báo cháy phải hoạt động tốt

- Thùng đựng vòi cứu hỏa phải để nơi dề thấy, dễ lấy và phải được kiểm tra định kì mỗitháng 1 lần

- Cấm hút thuốc tại mọi nơi, ngoại trừ những nơi được cho phép

 Điện:

- Dây điện phải được mắc nối kín đáo gọn gàng, đúng qui cách

- Dây diện phải có vỏ bọc

- Các tủ điện phải luôn đóng và có cảnh báo dán bên ngoài

- Các tủ điện phải được đặt riêng 1 khu vực, và các công tắc điện đều phải có dán nhãntên cho từng khu vực

- Công tắc, cầu dao, tủ điện không để bị che chắn và luôn hoạt động tốt

- Bảng điện phải được thợ điện kiểm tra mỗi ngày

- Mọi thiết bị phải có dây nối đất, dây nối phải kiểm tra hằng ngày

 Qui định vệ sinh môi trường :

- Bảng hướng dẫn sử dụng hóa chất phải được niêm yết cho từng loại hóa chất phải sửdụng (Tiếng Việt và Tiếng Anh)

- Chai, lọ, vật chứa hóa chất phải được dán đúng nhãn

- Không được sử dụng hóa chất không có bảng an toàn sử dụng hóa chất

- Vật chứa hóa chất phải trong tình trạng tốt.

- Vật chứa hóa chất phải ở trong tình trạng rỗng khi mang đi thải bỏ

- Vật chứa hóa chất không được để ở trong tình trạng nhiệt độ cao và gần các nguồn bắtlửa

- Công nhân không được tự tiện rót hóa chất (chỉ dành cho khu vực tẩy hàng và xưởnggiặt)

- Không được tiếp xúc trực tiếp với hóa chất

- Hóa chất phải được để riêng lẻ từng lọai

- Luôn dùng khay khi rót, hứng hóa chất

- Không được phép đổ bất cứ loại hóa chất nào ra cống hay xuống đất

- Hóa chất thải phải được dựng trong thùng dán nhãn và đóng lại

- Khi đưa các loại hóa chất ra kho thải phải được kiểm tra và chấp thuận

- Các phuy đựng hóa chất thải lỏng phải dựng thẳng đứng

- Các thao tác liên quan đến hóa chất chỉ được thực hiện tại khu vực chỉ định

- Rác phải được phân loại và bỏ đúng chỗ qui định

- Không được ăn uống, hút thuốc nơi làm việc

- Phải luôn thực hành 5S mọi lúc mọi nơi

- Hệ thống thông gió phải luôn đạt yêu cầu như: hệ thống hơi nóng, hệ thống hút bụi, hệthống thông khói, hơi, khí bụi

 Quy định về an toàn lao động :

- Nhân viên khu vực cần dùng dụng cụ bảo hộ lao động phải luôn luôn sử dụng đúngloại đã được cấp phát trong suốt quá trình làm việc

 Bốc dỡ, nâng hàng, quản lý nhà xưởng:

- Thiết bị nâng và chuyển hàng phải sẵn sàng và phải dược dùng đến khi cần

- Mặt bằng làm việc phải cao ngang thắt lưng

- Cầu thang phải không bị che chắn bởi chướng ngại vật

- Công nhân phải luôn sử dụng đúng kỹ thuật khuân vác

- Đèn thắp sang phải hoạt động tốt

 Cấp cứu y tế và thoát hiểm:

- Tủ thuốc sơ cứu phải có đủ thuốc, dễ lấy và không bị che chắn

- Cán cứu thương phải đặt chỗ dễ thấy và dễ lấy

- Lối thoát phải có đèn báo và các đèn phải cháy sáng

- Cửa thoát hiểm phải mở ra và không bị bất cứ chướng ngại vật nào chiếm chỗ

- Lối đi và lối đi giữa các dãy không được có chướng ngại vật

- Đèn báo khẩn cấp phải lắp đặt và hoạt động tốt Thường xuyên phải kiểm tra định kì vàbảo dưỡng

- Vạch mũi tên chỉ dẫn dễ thấy, rõ ràng và phải sơn trên sàn dẫn lối ra

CHƯƠNG 2

NỘI DUNG LAO ĐỘNG THỰC TẾ

  

2.1 Nội dung công việc lao động thực tế :

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của phòng thu mua :

Phòng thu mua có tất cả bốn người, mỗi người phụ trách 1 công việc riêng nhưng nhìnchung vẫn qui về mua hàng hóa, vật tư để phục vụ cho nhu cầu sản xuất của công ty.Đứng đầu lãnh đạo và quản lý phòng thu mua là Mr Baru Satya, chuyên gia người Ấn

Độ có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, hiện tại ông cũng đang giữ chức

vụ Phó Tổng Giám Đốc Xí Nghiệp Epic Designers (VN), và cũng là người trực tiếp quản lý Phòng Kế Toán

Sơ đồ tổ chức phòng thu mua

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của phòng thu mua:

 Phụ trách mua hàng hóa, văn phòng phẩm cho bộ phận văn phòng:

Là người chịu trách nhiệm mua các mặt hàng, công cụ,dụng cụ văn phòng phẩm sửdụng cho các phòng ban thuộc bộ phận văn phòng trong toàn công ty Những vật dụng phải được đảm bảo sử dụng đầy đủ trong vòng 1 tháng

 Phụ trách mua hàng hóa, văn phòng phẩm cho bộ phận sản xuất (những mặt hàng đề xuất):

Là người chịu trách nhiệm mua các thiết bị, vật tư, hàng hóa đảm bảo cho các hoạt động của sản xuất không bị trì trệ, không làm ảnh hưởng tới năng suất,sản lượng Những yêu cầu này thường là những trường hợp đột xuất, phát sinh không có dự trù trước

Khi có bất kỳ những yêu cầu đột xuất phát sinh từ dưới sản xuất đưa lên, người phụtrách mảng này bằng mọi cách phải nhanh chóng đáp ứng kịp thời

TRƯỞNG PHÒNG THU MUA

Phụ trách mua hàng cho bộ phận sản xuất(mặt hàng cố định)

Phụ trách làm thống kê, tổng hợpbáo cáo hàng ngày,hàng tuần,hàng

tháng

Phụ trách làm thống kê, tổng hợp báo cáo hàng ngày, hàng tuần,

hàng tháng

Ví dụ : Đang xuất hàng nhưng lại thiếu băng keo để đóng thùng, khi có yêu cầu đưa lên người phụ trách phải trình sếp và nhanh chóng đáp ứng kịp thời để không ảnh hưởng tới việc xuất hàng.

 Phụ trách mua hàng cho bộ phận sản xuất (mặt hàng cố định) :

Là người chịu trách nhiệm chính về mua các mặt hàng sử dụng hàng tháng của công ty, tháng nào cũng phải sử dụng sản phẩm này cho nhu cầu sản xuất như: Các loại kim, các loại linh kiện thay thế cho máy may, các loại nước tẩy keo cho băng tải, các loại bóng điện, đèn báo hiệu, các thiết bị thuộc về điện để thay thế cho toàn

bộ sưởng sản xuất

 Phụ trách làm thống kê, báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng :

Là người trực tiếp chịu trách nhiệm chính về các báo cáo trong phòng thu mua, nhập-xuất hàng hóa, số lượng hàng tồn, báo cáo số lượng sử dụng hàng tháng, tổngtiền sử dụng của từng bộ phận, từng mặt hàng, cập nhật sự thay đổi, chênh lệch về giá cả hàng tháng, làm thanh toán cho nhà cung cấp và chịu trách nhiệm trực tiếp với những báo cáo của phòng Thu mua trước Ban Giám Đốc

2.1.3 Lao động thực tế tại nơi làm việc :

2.1.3.1 Vị trí công việc :

Theo sự điều hành phân công của Ban Giám Đốc, em được bố trí làm việc tại phòng thu mua và phụ trách theo dõi toàn bộ báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp thu mua, xuất,nhập hàng hóa của phòng Thu mua

2.1.3.2 Sơ đồ quy trình phụ trách công việc tại phòng thu :