Quy trinh xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả thực hiện công việc

* Đối tượng của đánh gía thực hiện công việc hay nói cách khác, đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan

Hãy phân tích thực trạng về hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại tổ chức mà anh/chị đang làm việc.

Bài làm

Có thể nói: công tác quản trị nhân lực thành công hay không phần lớn do doanh nghiệp biết đánh giá đúng hiệu quả làm việc của nhân viên Đánh giá thực hiện công việc

là cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân lực như tuyển dụng (tuyển mộ, tuyển chọn); đào tạo và phát triển; thù lao… bởi vậy hoạt động này sẽ tăng cường hiệu quả quản lý nhân lực

Trước tiên, chúng ta cần xem lại những vấn đề chung để hiểu rõ nội dung hoạt động " Đánh giá thực hiện công việc" và các bước thực hiện cơ bản của hoạt động này trong quá trình quản trị nhân lực

Đối tượng, mục đích và hệ thống đánh giá thực hiện công việc:

* Đối tượng của đánh gía thực hiện công việc hay nói cách khác, đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó Bởi vậy, đối tượng không phải là năng lực, phẩm chất đạo đức, trình độ giáo dục đào tạo, kỹ năng của người lao động mà đó chính là sự thực hiện công việc của người lao động Trong thực tế, nhiều tổ chức, cá nhân gọi đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là đánh giá nhân cách Cách gọi đó vô tình đã gây ra ngộ nhận về bản chất của đánh giá thực hiện công việc là đánh giá con người chứ không phải là đánh giá quá trình thực hiện công việc Xác định đối tượng đánh giá đúng đắn sẽ dễ dàng cho việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, so sánh với tiêu chuẩn đặt ra, và quá trình thảo luận kết quả đánh giá

* Mục đích của đánh giá thực hiện công việc: có thể nói đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, vì việc đánh giá sẽ giúp người quản lý nắm bắt và khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên Đây còn là cơ sở giúp doanh nghiệp tuyển mộ, tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân lực một cách công bằng, chính xác

* Đánh giá thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh giá thực hiện công việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên, làm cơ sở xác định mức lương, tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với doanh nghiệp

Tóm lại doanh nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp

* Quá trình đánh giá thực hiện công việc cần phải xây dựng một hệ thống đánh giá

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc thường được thiết lập bởi 3 yếu tố cơ bản:

 Các tiêu chuẩn thực hiện công việc: Tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu về mặt số lượng, chất lượng, là các mức chuẩn cho việc đo lường, nhằm xác định các yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc Tiêu chuẩn cần xây dựng khách quan hợp lý sao cho có thể đo lường và đánh giá được mức độ thực hiện công việc của người lao động

 Đo lường sự thực hiện công việc: Đo lường sự thực hiện công việc trước hết chính là việc xác định cái gì cần được đo lường trong sự thực hiện công việc của người lao động, sau đó xem xét sử dụng tiêu thức nào để đo lường Trên cơ sở đó, xây dựng được một công cụ đo lường thông qua các phương pháp đánh giá thực hiện công việc sao cho phù hợp với bản chất công việc và mục đích đánh giá Kết quả đo lường thực hiện công việc được thể hiện thông qua một con số hoặc một thứ hạng nhằm đánh giá mức độ thực hiện công việc của người lao động

 Thông tin phản hồi kết quả đánh giá: Thông tin phản hồi kết quả đánh giá là yếu

tố thứ ba trong hệ thống đánh giá, nó thường được thực hiện vào cuối chu kỳ đánh giá Việc thu thập, cung cấp thông tin phản hồi được thực hiện thông qua buổi nói chuyện, cuộc thảo luận giữa người đánh giá và người được đánh giá Nội dung cuộc thảo luận thông báo cho người được đánh giá về tình hình thực hiện công việc của họ trong chu kỳ đánh giá, tiềm năng phát triển trong tương lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc

Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc:

*/ Thang đo đồ hoạ: Việc đánh giá được thực hiện thông qua mẫu phiếu đánh giá Mẫu

phiếu đánh giá này có tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan đến công việc Thang đo đánh giá có thể được chia thành các thứ hạng như xuất sắc, khá, trung bình, dưới trung bình, kém Việc xếp hạng các thang đo rất quan trọng

*/ Danh mục kiểm tra: Đánh giá thông qua một mẫu phiếu đánh giá Mẫu phiếu này mô

tả về hành vi và và các thái độ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên Các câu mô tả thường có giá trị ngang nhau, tuy nhiên trong một số trường hợp chúng thường được cho trọng số để làm rõ mức độ quan trọng của từng câu Người đánh giá sẽ cho điểm số phù hợp với đối tượng đánh giá của từng câu mô tả, kết quả cuối cùng được tính bằng cách cộng điểm ở các câu

*/ Ghi chép các sự kiện quan trọng: Đánh giá thông qua quá trình quan sát và ghi lại

bằng cách mô tả hành vi xuất sắc hoặc yếu kém có liên quan đến việc thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố công việc

*/ So sánh: Đánh giá dựa trên sự so sánh thực hiện công việc của người lao động với

đồng nghiệp của họ và tiêu thức để đánh giá tình hình thực hiện công việc nói chung

* Quản lý bằng mục tiêu: Nhân viên và người lãnh đạo trực tiếp cùng xây dựng các mục

tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai Khác với các phương pháp trên, phương pháp này nhấn mạnh nhiều vào các kết quả thực hiện công việc mà nhân viên cần đạt được chứ không nhấn mạnh vào trách nhiệm cá nhân đối với công việc

Tiến trình đánh giá thực hiện công việc được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1 Lựa chọn phương pháp đánh giá => Để lựa chọn được phương pháp thích hợp đảm bảo cho hệ thống đánh giá được chặt chẽ, công bằng thì các nhà quản lý thường dựa vào hai phương pháp:

 Lựa chọn dựa vào mục đích đánh giá: Mục đích cơ bản của quá trình đánh giá thực hiện công việc là kiểm tra tình hình thực hiện công việc Hơn nữa, việc đánh giá còn nhằm thực hiện các chức năng của công tác quản trị nhân lực như: đào tạo, đề bạt, tăng lương

 Lựa chọn dựa vào mục tiêu quản lý: Tùy theo mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn để lựa chọn phương pháp phù hợp Ví dụ, nếu tổ chức đánh giá theo mục tiêu ngắn hạn thì có thể sử dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu

Bước 2: Lựa chọn chu kỳ đánh giá => Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá, thường là sáu tháng hoặc một năm Chu kỳ đánh giá không nên quá dài, bởi việc thu thập thông tin cho một quá trình đánh giá dài sẽ thiếu chính xác, không đầy đủ,

do đó kết quả đánh giá sẽ bị sai lệch Chu kỳ đánh giá không nên quá ngắn vì có thể nó chưa phản ánh hết được quá trình thực hiện công việc Ngoài ra, các tổ chức cũng cần có thông tin quản lý và đánh giá kịp thời để đưa ra các quyết định nhân lực hợp lý đó là một biện pháp tạo động lực

Bước 3 Lựa chọn người đánh giá => Việc lựa chọn người đánh giá là việc rất quan trọng trong tiến trình đánh giá Lựa chọn người đánh giá có ảnh hưởng đến kết quả đánh giá Thông thường, người ta thường sử dụng những đối tượng sau:

 Lãnh đạo trực tiếp

 Đồng nghiệp

 Người dưới quyền

 Khách hàng

 Tự đánh giá

Bước 4: Đào tạo người đánh giá => Đây là khâu quan trọng trong tiến trình đánh giá Đào tạo người đánh giá sẽ đảm bảo hiệu quả cho quá trình đánh giá Nếu thực hiện tốt việc này sẽ có tác dụng lớn giúp giảm đi các hạn chế đánh giá, làm tăng tính chính xác của thông tin đánh giá

Trong quá trình đào tạo người đánh giá thông thường sử dụng hai phương pháp đào tạo:

 Văn bản: Có nghĩa là chuyển văn bản cho người tham gia đánh giá để họ đọc và học Nhưng phương pháp này chỉ nên áp dụng cho những công việc dễ thực hiện việc đánh giá

 Tổ chức lớp đào tạo: Mặc dù tốn kém nhưng đem lại hiệu quả hơn, vì người tham gia sẽ được giải thích cặn kẽ về cách làm, họ có thể tham gia vào các quá trình thảo luận và họ có thể làm thử để rút kinh nghiệm

Bước 5: Phỏng vấn đánh giá => Là quá trình thu thập thông tin phản hồi sau khi thực hiện quy trình đánh giá, được thực hiện thông qua thảo luận, nói chuyện giữa người đánh giá và đối tượng đánh giá Nội dung của phỏng vấn là thảo luận về sự thực hiện công việc của đối tượng, các tiềm năng của họ trong tương lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ

Phỏng vấn đánh giá như là một diễn đàn để hai bên cùng thảo luận giải quyết vấn đề, cho nên tạo ra không khí đối thoại thật cởi mở Không nên để không khí căng thẳng khiến người lao động sẽ co mình lại và người đánh giá sẽ không khai thác được hết vấn đề và không thể biết được nguyên nhân sâu xa của vấn đề

Hoạt động đánh giá thường mang lại hiệu quả cao cho công tác quản trị nhân lực, tuy nhiên trong quá trình đánh giá thực hiện công việc thường tồn tại một số lỗi theo các dạng sau:

 Dạng 1- Thiên kiến: Người đánh giá có xu hướng chỉ dựa vào một đặc điểm nào

đó của nhân viên để làm cơ sở đánh giá các điểm khác thì kết quả đánh giá bị sai lệch Người đánh giá có thể thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như sự phù hợp giữa cá tính, sở thích, ấn tượng bề ngoài, ấn tượng về năng lực hay thậm chí là sự đối nghịch giữa người đánh giá và nhân viên

 Dạng 2 - Khuynh hướng bình quân: Người đánh giá có xu hướng đánh giá tất cả

các nhân viên như nhau Sở dĩ có hiện tượng đánh giá này là do tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng, người đánh giá có quan điểm sai lầm về mức trung bình, tránh rủi ro, ngại xếp hạng cho cho ai đó là xuất sắc hoặc yếu kém

 Dạng 3 - Quá dễ dãi hoặc quá khắt khe: Lỗi này xảy ra thường do một số nguyên

nhân như: đánh giá cá nhân thông qua tập thể một nhóm hoạt động kém hiệu quả thì ngay cả thành viên tích cực nhất trong nhóm cũng có thể bị coi là kém hiệu quả; người đánh giá lấy cá nhân mình làm chuẩn mực, một nhà quản lý giỏi về

chuyên môn có thể đánh giá thấp hầu hết như viên của mình vì họ không làm việc tốt như anh ta đã làm

 Dạng 4 - Ảnh hưởng của sự kiện gần nhất: Người đánh giá có xu hướng bị chi

phối bởi những hành vi mới xảy ra nhất của nhân viên Người đánh giá không có hoặc không quan tâm đến các biện pháp lưu giữ thông tin, thường chỉ nhớ các sự việc đặc biệt gây ấn tượng hoặc sự việc mới xảy ra để đánh giá nhân viên

 Dạng 5 - Thành kiến cá nhân: Người đánh giá có khuynh hướng xếp hạng nhân

viên theo cảm tính cá nhân Một ấn tượng của người đánh giá về nhân viên hay các đặc điểm cá nhân như tuổi tác, chủng tộc, ngoại hình, giới tính cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả đánh giá

Trên đây là những nét chung về hoạt động đánh giá thực hiện công việc trong công tác quản trị nhân lực nói chung, tiếp đến tôi xin trình bày thực trạng hoạt động này tại doanh nghiệp nơi tôi đang công tác cụ thể như sau:

Trước hết là một số thông tin tóm tắt sơ lược về doanh nghiệp:

1 Loại hình: Công ty cổ phần trong lĩnh vực chế biến thực phẩm

2 Mục tiêu của dự án:

a) Sản phẩm và dịch vụ: dự án được triển khai nhằm các mục đích sau:

- Sản xuất các sản phẩm thực phẩm được chế biến từ các loại gia súc, gia cầm, các loại nông sản, thủy hải sản như: đồ hộp thịt lơn; thịt bò, thịt gà,

- Sản xuất, đóng gói các sản phẩm thực phẩm đông lạnh như thịt các loại, tôm, cá, mực, cua

- Sản xuất đồ ăn nguội như lạp xường, xúc xích, dăm bông,

- Thực hiện các hoạt động hỗ trợ trồng trọt và chăn nuôi

- Kinh doanh mua bán hàng hóa, đại lý các loại sản phẩm thực phẩm, đồ dùng cá nhân và gia đình, nguyên vật liệu nông nghiệp

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

b) Định hướng sản xuất kinh doanh:

- Luôn nghiên cứu đưa ra sản phẩm có sự khác biệt và hướng tới nhu cầu nâng cao sức khỏe, nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách bổ sung các nguồn dinh dưỡng có nguồn gốc tự nhiên

- Lấy dòng sản phẩm chất lượng cao làm sản phẩm chiến lược, bên cạnh phát triển và cung cấp các sản phẩm phổ thông để đáp ứng được nhu cầu và khả năng của nhiều đối tượng khác nhau

- Khai thác tiềm năng của nhà máy nhằm cung cấp các sản phẩm thiết thực cho thị trường trong nước và hướng tới thị trường xuất khẩu

3 Vị trí: Đây là công ty mới thành lập và đi vào hoạt động được khoảng 2 năm và thời

gian chính thức đưa sản phẩm sản xuất ra tiêu thụ là 1 năm

4 Đặc điểm chính:

 Quy mô nhỏ ( hiện tại số lượng lao động khoảng 90 - 95 người, trong đó khối sản xuất là 60 người, khối kinh doanh 30 - 35 người);

 Sản phẩm bước đầu thâm nhập thị trường;

 Mặt hàng sản xuất và tiêu thụ bị cạnh tranh bởi các đối thủ lớn có tên tuổi như:

Đồ hộp Hạ Long, Visan, Hiến Thành, Đức Việt,

 Thị trường tiêu thụ lựa chọn phát triển: là thị trường ngách - thị trường ngoại tỉnh;

 Kinh nghiệm sản xuất và phân phối của đội ngũ các nhà quản lý công ty ở cấp khá

 Hệ thống phân phối đang từng bước được xây dựng

Thực sự đây là giai đoạn đầy khó khăn của doanh nghiệp, bước những bước đầu tiên trong quá trình xây dựng thương hiệu Để từng bước có thể dần có chỗ đứng trong thị

trường Doanh nghiệp của tôi tuy quy mô nhỏ nhưng luôn chú trọng và quyết tâm áp dụng các biện pháp quản trị hiện đại nhằm xây dựng một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO cũng như các tiêu chuẩn an toàn về vệ sinh thực phẩm HACCP

và một trong các hoạt động quản trị nhân lực được thường xuyên sử dụng đó là đánh giá thực hiện công việc Ở đây, chúng tôi đánh giá công việc thực hiện là đo lường kết quả công việc thực hiện so với chỉ tiêu đề ra

Mục tiêu chính được chúng tôi đề ra khi tiến hành đánh giá thực hiện từng công việc cụ thể là:

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của từng nhân viên ở các vị trí

- Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên Điều này xuất phát từ một thực

tế là hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhân xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên

- Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên trong doanh nghiệp xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên

Cụ thể, hiện chúng tôi đang vận dụng trình tự đánh giá tình hình thực hiện công việc được tiến hành theo ba bước Đó là:

1 Xác định công việc: có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân lực và nhân viên về :

 Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì

 Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

2 Đánh giá việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau

3 Cung cấp thông tin phản hồi: Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc Các công việc rất đa dạng và phức tạp Đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động thì đơn giản, có thể căn cứ trực tiếp vào mức độ hoàn thành của công nhân Đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên khác lại rất phức tạp, khó chính xác và thường sử dụng những phương pháp cần thiết

Các phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc đang được áp dụng tại công ty của tôi:

 Đánh giá bằng bảng điểm và đồ thị:

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc… và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên Bảng đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên theo phương pháp cho điểm dựa trên báo cáo tình hình thực hiện: