3.1 Giới thiệu về Cục Phục Vụ Ngoại Giao Đoàn Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn là một đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao được thành lập ngày 10/6/1964, có nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu về lao độn
Trang 1Đề tài lựa chọn: Tuyển dụng
BÀI LÀM
Lời mở đầu
Tuyển chọn nhân viên là một vấn đề hết sức nan giải Ai cũng hiểu rõ nhân viên chính là nguồn tiềm năng, là tài nguyên kiến thức sống của một công ty, một cơ quan, một tổ chức Họ luôn là những người cùng chung sức chia sẻ những khó khăn, chịu đựng những rủi ro cùng các nhà quản lý, lãnh đạo Một cơ quan, tổ chức, công ty có làm ăn thất bại hay thành công,
có phát triển được hay không thì phần lớn phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên của mình Do vậy trách nhiệm đặt ra với các nhà tuyển dụng lao động là rất lớn và để hiểu rõ những sai lầm hay thành công trong quá trình tuyển dụng lao động chúng ta cần tìm hiểu các bước sau
1 Khái niệm tuyển chọn:
Tuyển chọn là quy trình lựa chọn từ một nhóm ứng viên để chọn ra một cá nhân phù hợp cho một vị trí nhất định và cho cả tổ chức
Mục tiêu của quá chọn lựa là để tìm những người phù hợp cho công việc và cho tổ chức Nếu lựa chọn không phù hợp thì đồng nghĩa với việc người đó làm việc không hiệu quả và có thể rời bỏ công ty một cách tự nguyện hoặc không tự nguyện
2 Nội dung tuyển chọn
2.1 Nguồn tuyển chọn
Trước tiên các nhà tuyển chọn cần hiểu rõ mục đích của từng vị trí mà minh tuyển chọn,
để vạch ra định hướng ai sẽ là người phù hợp cho vị trí đó Như vậy, họ sẽ hướng mục
Trang 2tiêu người được tuyển dụng những đối tượng nào, rồi sau đó làm các thủ tục để chiêu mộ người phù hợp tại các trường Đại học, hay tại chính các công ty cạnh tranh thông qua việc niêm yết công khai như đăng báo, thông báo trên tivi, đài phát thanh…
2.2 Phương pháp tuyển chọn
Chúng ta có thể nhận thấy các nhà tuyên dụng lao động đều có những phương pháp tuyển dụng của mình Nhưng cơ bản nhất vẫn là 4 phương pháp tuyển dụng nhân sự sau:
a Tuyển dụng theo nhu cầu thực tiễn
Nhu cầu này phải được phản ánh trong chiến lược và chính sách nhân viên của doanh nghiệp và trong kế hoạch tuyển dụng của mỗi bộ phận của doanh nghiệp
b Dân chủ và công bằng
Mọi người đều có quyền và có điều kiện được bộc lộ phẩm chất tài năng của mình Đối với bất kỳ một vị trí, cương vị nào đang tuyển dụng, các yêu cầu, tiêu chuẩn, điều kiện cần thiết đều cần được công khai rộng rãi để mọi người đều được bình đẳng trong việc tham gia ứng cử
Lãnh đạo doanh nghiệp cần kiên quyết khắc phục tư tưởng “sống lâu lên lão làng”, tư tưởng đẳng cấp, thứ bậc theo kiểu phong kiến, khắc phục tình trạng ô dù, cảm tình, ê kíp,
bè phái, cục bộ
c Tuyển dụng tài năng qua thi tuyển
Đây là vấn đề khá quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp Việc tuyển dụng qua thi tuyển cần được áp dụng rộng rãi vì mục đích của tuyển dụng là nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên về mọi mặt
Doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều người tham gia thi tuyển vào một vị trí, hết sức tránh tình trạng “độc diễn” Người tham gia ứng cử hoặc đề cử vào một chức vụ nào đó phải có đề án công việc, có chương trình hành động cụ thể
Có thể áp dụng hình thức thuyết trình công khai để mọi người tham gia lựa chọn Đồng thời phải tổ chức Hội đồng thi tuyển có thành phần phù hợp với việc tuyển chọn từng vị trí nhất định
Hội đồng có Quy chế làm việc chặt chẽ, đảm bảo tính khách quan, trung thực và có quyền độc lập khi đánh giá Ý kiến của Hội đồng phải được tôn trọng
Kết hợp thi tuyển chuyên môn, sát hạch năng lực với việc đánh giá các phẩm chất đạo đức của nhân viên thông qua thăm dò tín nhiệm và sự lựa chọn dân chủ của các nhân viên khác trong doanh nghiệp
Sau khi có sự thống nhất giữa kết quả thi tuyển về chuyên môn với việc đánh giá về phẩm chất chuyên môn, đạo đức mới ra quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm
d Tuyển dụng phải có điều kiện, tiêu chuẩn rõ ràng
Trang 3Nguyên tắc này nhằm tránh việc tuỳ tiện trong quá trình tuyển dụng nhân viên kiểu “yêu nên tốt, ghét nên xấu” hoặc chủ quan, cảm tính trong quá trình nhận xét đánh giá con người
Cùng với thông tin tuyển dụng rõ ràng, chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng cần phải được công bố hết sức cụ thể trước khi tuyển dụng Doanh nghiệp cần cho các ứng viên biết rằng khi doanh nghiệp trân trọng trao phần thưởng để động viên những nhân viên có thành tích trong công việc thì cũng không thể chấp nhận những nhân viên liên tiếp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc làm việc cầm chừng để giữ vị trí
Đương nhiên, việc tuyển chọn chính xác hay không tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển chọn, phẩm chất người tuyển dụng Song một quy chế tuyển dụng đúng đắn và thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của quá trình tuyển dụng
Có như thế mới tập hợp được đội ngũ nhân viên có đức có tài luôn được sàng lọc, bổ sung
và tăng cường để có thể đương đầu với những thách thức ngày càng gay gắt trên thương trường
2.3 Các bước tuyển chọn:
Để việc tuyển chọn được thành công, thì việc xét tuyển sơ lược, khoanh vùng thong qua các giấy tờ hồ sơ mà các thí sinh gửi đến là rất quan trọng Trong 1 bộ hồ sơ xin việc bao giờ cũng phải bao gồm đây đủ các giấy tờ sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Giấy khám sức khỏe
- Bằng cấp chưng chỉ theo yêu cầu nhà tuyển dụng
- Bảng điểm, phiếu điểm sinh viên
3 Thực trạng công tác tuyển dụng tại Cục Phục vụ ngoại giao Đoàn.
3.1 Giới thiệu về Cục Phục Vụ Ngoại Giao Đoàn
Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn là một đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao được thành lập ngày 10/6/1964, có nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu về lao động, trụ sở làm việc, nhà ở cùng với các dịch vụ thể thao giải trí cho các Đại sứ quán, các Tổ chức quốc tế, các Tổ chức phi Chính phủ, các hãng Thông tấn, Báo chí, Phát thanh truyền hình nước ngoài tại Hà Nội
Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn có trụ sở chính tại số 10 phố Lê Phụng Hiểu – Hà Nội và các khu Đoàn Ngoại giao Vạn Phúc, Trung Tự - Kim Liên cùng với nhiều biệt thự tại khu vực trung tâm Hà Nội dành cho Đoàn Ngoại giao thuê và sử dụng Cục hiện có một đội ngũ
chuyên viên, kỹ sư, kỹ thuật viên đã nhiều năm gắn bó với công tác phục vụ đối ngoại cùng một lực lượng công nhân nhiều kinh nghiệm, lành nghề thuộc nhiều lĩnh vực sẵn sàng phục
vụ các yêu cầu của các Cơ quan đại diện Ngoại giao
3.2 Chức năng nhiệm vụ
Trang 4Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn hiện đang cung ứng và quản lý trên 2.500 lao động địa phương
từ nhân viên phục vụ, lái xe, thư ký, phiên dịch, trợ lý chương trình đến viên chức quốc gia
có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt, đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của Đoàn Ngoại giao tại Hà Nội
Hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn đã nỗ lực phục vụ tốt cho Đoàn Ngoại giao ở Hà Nội với các dịch vụ có chất lượng ngày càng cao, góp phần bảo đảm an toàn tuyệt đối cho Đoàn Ngoại giao Những nỗ lực liên tục của Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn trong lĩnh vực phục vụ đối ngoại đã có những đóng góp đáng kể cho ngành Ngoại giao Việt Nam, góp phần thực hiện thắng lợi đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước
3.3 Cơ cấu tổ chức Cục PVNGĐ
* Phòng Quản lý và Cho thuê nhà
Tham mưu cho Cục trưởng về lĩnh vực quản lý và cho thuê toàn bộ quỹ nhà, đất dành cho các
tổ chức, cá nhân thuộc Đoàn Ngoại giao, các Văn phòng nước ngoài và các đối tượng khác tại
Hà Nội thuê và về việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhà, đất khác theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia
* Phòng Quản lý Lao động Đoàn Ngoại giao
− Tham mưu cho Cục trưởng về công tác tuyển chọn, cung ứng và quản lý lao động Việt Nam làm việc cho các tổ chức, cá nhân thuộc Đoàn Ngoại giao, các Văn phòng nước ngoài theo qui định của pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ chính trị đối ngoại, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội
và lợi ích hợp pháp của người lao động
− Giúp Cục trưởng hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ của các Tổ chức Cung ứng lao động được Bộ trưởng Bộ Ngoại giao uỷ quyền theo NĐ 85/1998/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ
* Phòng Dịch vụ tổng hợp
Giúp Cục trưởng tổ chức thực hiện các hoạt động cung ứng dịch vụ cho Đoàn Ngoại giao, các Văn phòng nước ngoài và các đối tượng khác tại Hà Nội như vui chơi, giải trí, cung cấp nhu yếu phẩm, công nghệ phẩm theo kế hoạch hàng năm đã được Bộ trưởng và Lãnh đạo Bộ phê duyệt
* Phòng Kế hoạch và Đầu tư
Giúp Cục trưởng xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển quỹ nhà, đất, cơ sở vật chất kỹ thuật, kế hoạch sản xuất, cung ứng dịch vụ, kế hoạch đầu tư và xây dựng và quản lý việc cung ứng trang thiết bị, vật tư
* Phòng Quản lý Kỹ thuật
Tham mưu cho Cục trưởng về lĩnh vực quản lý kỹ thuật xây dựng và tư vấn xây dựng theo các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng, trừ các dự án có thành
Trang 5lập Ban Quản lý dự án riêng
* Phòng Tài chính - Kế toán
− Tham mưu cho Cục trưởng về các vấn đề tài chính, kế toán
− Giúp Cục trưởng tổ chức, chỉ đạo thực hiện thống nhất toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của Cục theo chế độ hiện hành
− Tổ chức thực hiện công tác tài chính; theo dõi, quản lý và sử dụng các nguồn vốn của Cục
có hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nước
− Cung cấp thông tin về tài chính cho Lãnh đạo Cục và các cơ quan chức năng có thẩm quyền của Nhà nước
* Phòng Tổ chức - Lao động Tiền lương
Tham mưu cho Cục trưởng về chính sách và biện pháp thực hiện trong các lĩnh vực: tổ chức
bộ máy, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng và chế độ, chính sách đãi ngộ đối với cán bộ, công chức
và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định hiện hành
* Văn Phòng Cục
Văn phòng Cục có chức năng giúp Cục trưởng và Lãnh đạo Cục điều phối mọi mặt công tác của Cục, duy trì nề nếp hoạt động của Cục và làm đầu mối quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Cục với các đơn vị trong Bộ, trong Cục, với Đoàn Ngoại giao và các đơn vị, cơ quan bên ngoài
3.4 Đặc điểm nguồn nhân lực:
Cần nguồn nhân sự ở mọi lĩnh vực, mọi trình độ Từ trình độ ĐH bao gồm nhiêu ngành nghề như thư ký, kế toán đến trình độ thấp hơn như công nhân, người quét dọn, làm vườn…
3.5 Thực trạng công tác tuyển dung tại Cục PVNGĐ.
Đây là một cơ quan của nhà nước, nhưng lại là đơn vị có thu Do vậy phân nào việc tuyên dụng lao động tương đối phức tạp Tuy vậy các bước tuyển dụng lao động vẫn theo các quy định chung của nhà nước
3.6 Những hạn chế và nguyên nhân của công tác tuyển dung tại Cuc PVNGĐ
Trước tiên, việc đặt ra ở đây là quy trình tuyển dụng phải đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật, chế độ đãi ngộ thích hợp với từng cấp bậc nhân viên Nhưng do đây là một cơ quan của nhà nước, nên nhiều khi việc tuyển dụng vẫn không được công bằng Vẫn còn giữ những chính sách mang tính lỗi thời như mỗi nhân viên trước khi về hưu được cho một xuất con cháu nhà mình
Như vậy việc đặt ra ở đây là liệu người được xuất đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không? Có thực sự có trình độ hay không?
Ngoài ra còn những trường hợp do quen biết, hoặc do các quan hệ cá nhân nên được tuyển dụng vào làm Đây chính là những hạn chế và là nguyên nhân dẫn đến đội ngũ nhân viên của
Trang 6Cục thiếu trình độ, làm cho một cơ quan nhà nước vốn chưa năng động nay càng trì trệ hơn bởi công tác tuyển dụng thiếu sự minh bạch, công bằng và khách quan
4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Cuc PVNGĐ
Vì đây là một cơ quan có nhiều thành phần nhân sự ở các trình độ khác nhau Do vậy mỗi khi
có nhu cầu tuyển nhân viên, Cục nên phân tích, vạch rõ mục đích chức năng của từng vị trí định tuyển
Việc phân tích cụ thể chức vụ là một trách nhiệm không nhỏ đối với những người đại diện cho Cục đứng ra tuyển chọn nhân viên Nêu không có sự chuẩn bị kỹ càng từ trước, người tuyển chọn sẽ đánh giá sai nhân lực và chọn sai người Để tránh trường hợp này xẩy ra, nên
tự đặt ra những câu hỏi sau:
Chức vụ gì?
Công việc sẽ như thế nào?
Có những khó khăn, cản trở gì?
Tính cách nào phù hợp?
Trình độ cao hay thấp?
Công ty đòi hỏi những gì từ nhân viên mới?
Khi sở hữu được kiến thức cũng như hình dung được toàn bộ công việc nhân viên sẽ làm ở mỗi cương vị cuộc phỏng vấn sẽ mang tính chất chuyên nghiệp hơn Bản sơ yếu lý lịch lúc đố chỉ là nền móng còn những câu trả lời và cách giải quyết vấn đề trong cuộc phỏng vấn mới quyết định tất cả
Kết luận:
Trong công tác tuyển dụng, "đúng người, đúng việc" là một nguyên tắc quan trọng hàng đầu bởi điều này ảnh hưởng rất lớn đến thành tích làm việc của nhân viên, để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp phải có một chiến lược nhân sự toàn diện, trong đó có một chương trình tuyển dụng lao động tốt
Chìa khóa giúp xây dựng thành công một chương trình tuyển dụng là tuân thủ một quy trình đã được công nhận cho từng vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng
Có ý kiến cho rằng nên mời càng nhiều phòng ban có liên quan tham gia vào buổi phỏng vấn càng tốt Thế nhưng điều đó lại khiến buổi phỏng vấn không thành công như mong đợi
vì không có thời gian đào sâu, tìm hiểu rõ những kỹ năng của ứng viên Một điểm nữa cần chú ý là phải có biên bản các cuộc phỏng vấn và cần có sự xem xét, phân tích thấu đáo biên bản để làm cơ sở cho các quyết định sau này
Tìm được một người tài giỏi, phù hợp với yêu cầu của công ty không hề dễ dàng Phải phối hợp việc phân tích thông tin ứng viên và sự chuẩn bị chu đáo cho các vòng phỏng vấn để quyết định cuối cùng được rõ ràng và chính xác Đó là những nguyên tắc cơ bản để giành phần thắng trong cuộc chiến thu hút nhân tài trong thời đại ngày nay