Kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại trạm xăng dầu ICD

Vì vậy, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa dưới sự hướng dẫn của Giảng viên -Thạc sĩ Phan Thành Nam cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình củacác anh chị trong Phòng

LỜI MỞ ĐẦU

“Giá trị nền tảng mà Tín Nghĩa hướng đến là niềm tin và sự hợp tác của kháchhàng và xã hội Tín Nghĩa cam kết chất lượng cho mọi sản phẩm và dịch vụ của mìnhđồng thời mong muốn hợp tác lâu dài với mọi khách hàng, mọi đối tác Với chúng tôiđiều quan trọng sống còn là phải luôn giữ uy tín trong giao dịch và hợp tác.”

Để hướng tới mục tiêu đó thì trước tiên công tác kế toán phải phản ánh nhanhchóng, chính xác, không chỉ đầy đủ, kịp thời mà còn phải khoa học trong quá trình quản

lý và theo dõi doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, đảm bảo tạođiều kiện cho các Nhà Quản trị có thể ra các quyết định đúng đắn

Vì vậy, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa dưới sự

hướng dẫn của Giảng viên -Thạc sĩ Phan Thành Nam cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình củacác anh chị trong Phòng Kế toán em đã tìm hiểu về "Kế toán quá trình kinh doanh và xácđịnh kết quả kinh doanh tại Trạm xăng dầu ICD" Báo cáo thực tập tốt nghiệp của emgồm 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan và một số quy định chung của Công ty

- Chương 2: Nội dung thực tập

- Chương 3: Tự đánh giá và nhận xét thực tập

Do lượng kiến thức tích luỹ của bản thân còn nhiều hạn chế, báo cáo của em khôngtránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy, Cô để báo cáocủa em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1TỔNG QUAN VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU TÍN NGHĨA 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa.

1.1.1 Giới thiệu về Công ty:

Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa chính thức hoạt động theo mô hình Công ty

Cổ phần từ ngày 01/01/2009, trên cơ sở chuyển đổi từ Công ty TNHH Một Thành viênXăng dầu Tín Nghĩa Tiền thân của Công ty là Trung tâm Thương mại Dịch vụ Du lịch vàKhách sạn (thành lập năm 1999) - Đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Tín Nghĩa Với 2 trạmXăng dầu từ ngày đầu thành lập (năm 1999) có sản lượng bán ra chỉ gần 20 triệu lít xăngdầu/năm, đến nay, Công ty đã có mạng lưới phân phối hơn 30 trạm xăng dầu trực thuộctrên khắp địa bàn tỉnh Đồng Nai, sản lượng bán ra trên 146 triệu lít/năm, doanh thu trên2.700 tỷ đồng/năm Ngoài hệ thống bán lẻ, Công ty còn bán cho các khách hàng đại lý vàcác khách hàng công nghiệp trong và ngoài tỉnh Đồng Nai

– Tên tổ chức: CÔNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU TÍN NGHĨA

– Tên tiếng Anh: Tin Nghia Petrol Joint Stock Company

– Tên viết tắt: Timex Petrol

– Trụ sở chính: 95A, Đ.CMT8, P.Quyết Thắng, Tp Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai

– Điện thoại: (+84-61) 3 842 434 - 3 840 057 - 3 843 646 Fax: (+84-61) 3 941 024 – Vốn điều lệ đăng ký: 213.437.600.000 đồng

+ Bán lẻ nhiên liệu động cơ trong các cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ xăng, dầu, nhớt, mỡ

bò và khí dầu mỏ hóa lỏng (không chứa hàng tại trụ sở);

+ Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình: Bán buôn hàng trang trí nội thất, đồ điện giadụng, bếp gas;

+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp, bán buôn máy móc ngànhnông nghiệp;

+ Điều hành tua du lịch: Kinh doanh du lịch lữ hành nội địa;

+ Đại lý, môi giới, đấu giá: Đại lý mua bán ký gởi hàng hoá;

+ Sửa chữa thiết bị điện: Sửa chữa và bảo dưỡng mô tơ điện, máy phát điện;

+ Bán lẻ hình thức khác chưa được phân vào đâu: Bán lẻ sắt, thép, phụ tùng bếp gas, bếpgas;

+ Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàngchuyên doanh;

+ Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đènđiện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh; + Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;

+ Dịch vụ phục vụ đồ uống (không bao gồm kinh doanh quán bar);

+ Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan: Bán buôn xăng, dầu,nhớt, mỡ bò và khí dầu mỏ hoá lỏng (không chứa hàng tại trụ sở);

+ Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đithuê: Kinh doanh bất động sản;

+ Quảng cáo;

+ Bưu chính: Đại lý bưu điện;

+ Bán buôn đồ uống: Bán buôn rượu, bia, nước giải khát;

+ Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;

+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Bán buôn máy móc ngành công,lâm nghiệp

+ Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

+ Vận tải hành khách đường thuỷ nội địa Vận tải hành khách đường thuỷ nội địa theohợp đồng

+ Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ rượu, bia, nước giải khát + Sửa chữa máy móc, thiết bị: Sữa chửa trụ bơm xăng dầu

1.1.2 Giới thiệu về Trạm Xăng dầu ICD:

Trạm xăng dầu ICD là một trong số 36 Trạm xăng của Công ty Cổ phần Xăng dầu

Tín Nghĩa Chuyên cung cấp các mặt hàng xăng dầu phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam phục

vụ nhu cầu tiêu dùng và sản xuất

- Địa chỉ: KP2, Quốc lộ 51, P Long Bình Tân, Biên Hòa, Đồng Nai.

- Điện thoại: 061 3833 254 – Fax: 061 3833 254

- MST: 03601038204 - 053

- Nghành nghề kinh doanh:Các sản phẩm dịch vụ chính của Trạm hiện nay gồm có:

* Xăng dầu: Các sản phẩm cung cấp cho khách hàng là RON 92, dầu Diessel 0,25%S

và 0,05%S, dầu lửa với thông số các mặt hàng chủ yếu như sau:

+ Xăng không chì RON 92 (theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6776:2005);

+ Dầu Diesel (DO) (theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5689:2005);

+ Dầu hỏa (KO) (theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6420: 2002);

+ Dầu FO (nhiên liệu đốt lò) (theo TCVN 6239:2002 - Loại: FO N02B 3,0% S)

Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Các sản phẩm xăng dầu Công ty đang kinhdoanh hiện nay đều do các Doanh nghiệp đầu mối nhập khẩu từ nước ngoài Chất lượngtừng loại mặt hàng đều đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn quy định của Việt Nam Vì vậy,nguồn hàng luôn ổn định về cả chất lượng và số lượng

* Dầu mỡ nhờn: Dầu mỡ nhờn là sản phẩm không thể thiếu để khởi nguồn cho mọiđộng cơ Nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu đa dạng của khách hàng Các sản phẩm dầu nhờnbao gồm 03 nhóm chính:

+ Dầu nhờn động cơ: Dùng cho xe gắn máy, xe vận tải công cộng Các loại động cơ trênmột số thiết bị, máy móc Cụ thể là: Castrol Activ, Castrol CRB, Mobil Delvac Super… + Dầu nhờn công nghiệp: Dùng trong công nghiệp, theo mục đích sử dụng gồm có: Dầunhờn truyền động, dầu thủy lực, dầu biến thế Niko ISO 32, Niko ISO 46, Total Azolla ZS,Total DACNIS …

+ Dầu nhờn hàng hải: Dùng cho động cơ tàu thuyền: Total…

* Gas đốt: Chuyên cung cấp các mặt hàng gas đốt gồm gas dân dụng và gas côngnghiệp chủ yếu như: Saigon Petro, Petrolimex, Petimex, HGas, Elf-Gas, Shell, Vt-Gas,PetroVN… với quy cách từ 12 – 50kg/bình

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa.

1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất:

Là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Tín Nghĩa, Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩatrước đây không có nguồn vốn chủ sở hữu Tài sản cố định do Tổng Công ty cấp Hànghóa mua về từ nguồn vốn vay của Công ty Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa là tổngđại lý của Petec và Saigon Petro Hoạt động kinh doanh xăng dầu của Công ty ngày càngphát triển, hiện nay Công ty Xăng dầu Tín Nghĩa là một trong những doanh nghiệp hàngđầu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu trên địa bàn tỉnh Đồng Nai Bên cạnh lĩnh vựckinh doanh xăng dầu, Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng vàdịch vụ du lịch Về kinh doanh vật liệu xây dựng, đây là lĩnh vực mới của Công ty, thịphần Công ty trong lĩnh vực kinh doanh này chưa đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh

Bán lẻ

P.KT TàiVụ

Đại Hội Đồng cổ Đông

Cổ Đông

GIÁM ĐỐC Ban kiểm soát

khác Về lĩnh vực dịch vụ và du lịch của Công ty có quy mô rất nhỏ Hai hoạt động này,

về doanh thu, chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ (1%-2%) trên tổng doanh thu của Công ty

1.2.2 Sơ đồ tổ chức:

1.2.2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty CP XD Tín Nghĩa:

Hình 1.2.2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty (nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)

 Chức năng của từng phòng ban:

– Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của

Công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty ĐHĐCĐ cónhững trách nhiệm chính: Thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài

hạn và ngắn hạn về hướng phát triển của Công ty, quyết định về cơ cấuvốn, bộ máy quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty

– Hội đồng quản trị (HĐQT): Ông Quách Văn Đức – Chức danh: chủ tịch.

Là cơ quan quản trị Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đềliên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền củaĐHĐCĐ mà không được ủy quyền HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triểnCông ty, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ cấu tổ chức, quy chếquản lý Công ty đồng thời đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt được các mụctiêu do ĐHĐCĐ đề ra

– Ban kiểm soát: Ông Lê Minh Chương – Chức danh: Trưởng ban.

Là cơ quan có nhiệm vụ giúp ĐHĐCĐ giám sát và đánh giá kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty một cách khách quan nhằm đảm bảo lợi ích cho các cổđông Ban kiểm soát có 3 thành viên do ĐHCĐ bầu và bãi nhiệm Ban kiểm soát hoạtđộng độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc

– Ban Giám đốc: Ông: Lê Văn Danh – Chức danh: Giám đốc.

Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty, quyết định tất cảcác vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm tổ chức thựchiện các quyết định của HĐQT về phương án kinh doanh và phương án đầu tư của Công

ty, kiến nghị cách bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, bổ nhiệm, miễnnhiệm các chức danh quản lý trong Công ty trừ các chức danh thuộc quyền quyết địnhcủa HĐQT, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty và thựchiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến hay bắt nguồn từ các nhiệm vụ trên

– Phòng hành chính nhân sự: Quản lý toàn bộ nhân sự trong công ty, tổ chức điều

động và đề bạt cán bộ Quản lý công tác hành chính

– Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về quản lý

vốn và tài sản, phụ trách mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo chế

độ tài chính kế toán của Nhà nước

– Phòng kinh doanh: Tìm mọi khách hàng, ký két hợp đồng kinh tế xây dựng kế

hoạch nhập xuất tồn kho hàng hoá Xây dựng phơng án sản xuất kinh doanhtrình

Giám đốc Phối hợp với phòng kế toán tài chính giao kế hoạch cho các cửa hàng

và trạm xăng để hoàn thành chỉ tiêu đề ra

+ Xây dựng kế hoạch nhập xuất tồn kho hàng tháng, quí, năm

+ Thực hiện lập hợp đồng kinh tế ký kết hợp đồng mua bán với bạn hàng

+ Thường xuyên tiếp xúc nắm bắt nhu cầu tâm lý khách, hàng phát triển mở rộng thịtrờng kinh doanh

+ Phối hợp với các phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ chung của Công Ty

+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết các đề xuất về giá bán hàng chocác Trạm

1.2.2.2 Sơ đồ tổ chức kế toán tại Công ty:

Tổ chức công tác Kế toán tại Công ty:

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Hàngtháng Kế toán viên ở các Trạm xăng dầu sẽ lập báo cáo quyết toán gửi về Công ty, Công

ty sẽ tổng hợp sổ sách, xác định lãi lỗ sau đó gửi về cho Tổng Công ty Tín Nghĩa (Công

ty mẹ) Định kỳ hàng năm Công ty đều cử nhân viên xuống các Trạm xăng dầu kiểm tra

tính hợp lý, chính xác của sổ sách và các chứng từ kế toán

PHÓ PHÒNG

Thủ quỹ

Kế toán thanh toán

Kế toán Ngân hàng

Kế toán hàng hóa công nợ - VLXD- Du Thuyền

Kế toán hàng hóa công nợ xăng dầu

Kế toán Tổng hợp.

TRƯỞNG PHÒNG

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và chức năng của từng phần hành:

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Trạm Xăng dầu ICD:

Bộ máy quản lý Trạm Xăng dầu ICD bao gồm các bộ phận sau:

- Trưởng trạm: Ông Phan Nhựt Tân

+ Điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại Trạm trong khuôn khổ pháp luật và chủ trương của Công ty

+ Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về các nghiệp vụ liên quan đến quá trình quản lý– kinh doanh các mặt hàng xăng, dầu, nhớt, gas đốt

+ Báo cáo công việc với Giám đốc Công ty

+ Xây dựng quy chế làm việc, phương hướng, mục tiêu, các biện pháp tổ chức hoạt động

và kinh doanh tại Trạm

+ Điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại Trạm

+Thay mặt công ty trực tiếp quản lý và khai thác toàn bộ nguồn lực tại Trạm

+ Xây dựng hệ thống tài liệu của Trạm phù hợp với chính sách chất lượng của Công ty vàchức năng nhiệm vụ của Trạm

+ Thu tập ý kiến khách hàng

+ Phát hiện đề xuất biện pháp thực hiện khắc phục những sự không phù hợp trong quátrình thực hiện Thẩm tra, xác nhận việc thực hiện các giải pháp.

+ Đánh giá quá trình công tác của tập thể và từng cá nhân trong từng thời kỳ, đề xuất vàthực hiện các hình thức đào tạo phù hợp

+ Thực hiện ý kiến chỉ đạo của đoàn kiểm tra, kiểm toán của Công ty

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ

+ Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc Công ty giao

- Kế toán: Ông Phạm Đình Quang Duy

+ Tham mưu cho Trưởng trạm về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kế toán – thống kêtại Trạm, tiết kiệm chi phí theo định mức Công ty giao

+ Chiu trách nhiệm trước Trưởng trạm và Trưởng kế toán Công ty

+ Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng trạm, Trưởng kế toán Công ty giao

+ Thực hiện ghi chép sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán theo chế độ kế toán – thống

kê hiện hành và quy định của Công ty

+ Theo dõi tình hình xuất nhập hành hóa, luân chuyển tiền mặt, công nợ và các nghiệp vụkhác liên quan đến tiền mặt, hàng hóa tại Trạm

+ Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra Công ty

+ Bảo quản và sử dụng các phương tiện, thiết bị được giao hiệu quả (máy vi tính, phầnmềm quản lý, công cụ dụng cụ…)

+ Chịu trách nhiệm về số liệu kế toán đã thực hiện

+ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến công việc được giao

- Thủ kho: Phạm Thanh Lực

+ Đảm bảo công tác nhập, xuất, sắp xếp và bảo quản hàng hóa

+ Tham mưu cho Trạm trưởng công việc được giao

+ Báo cáo trực tiếp cho Trưởng trạm và Kế toán về công việc thực hiện

+ Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho

+ Nhập kho hàng hóa đúng quy trình, đúng chủng loại và sắp xếp ngăn nắp, đảm bảo yêucầu về AT-VSLĐ và PCCC

+ Xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng và Trưởng trạm

+ Theo dõi thẻ kho kịp thời và đối chiếu với Kế toán hàng ngày

+ Thường xuyên kiểm tra thiết bị PCCC để kịp thời xử lý khi có tình huống xảy ra.

+ Lưu hồ sơ, chứng từ liên quan đến công việc được giao

- Thủ quỹ: Phạm Thanh Lực

+ Quản lý tiền mặt tại Trạm, chịu trách nhiệm thu – nộp tiền hàng ngày theo quy định.+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng trạm về công việc được giao

+ Báo cáo trực tiếp cho Trưởng trạm và Kế toán về công việc thực hiện

+ Đảm bảo không bị thất thoát tiền mặt tại Trạm, chịu trách nhiệm về tiền tồn quỹ

+ Kiểm đếm đúng, đủ tiền mặt trước khi thực hiện thu – chi quỹ thực tế

+ Tập hợp chứng từ và lên báo cáo tồn quỹ kịp thời đồng thời đối chiếu tồn quỹ với Kếtoán hàng ngày

+ Cuối tháng, trình Trưởng trạm và kế toán ký xác nhận số liệu tồn quỹ tiền mặt

+ Chịu trách nhiệm về các số liệu thực hiện

+ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến công việc được giao

- Nhân viên bán hàng: Lê Văn Giang (Trưởng ca), Nguyễn Mạnh Hùng (Trưởng ca),

và 6 nhân viên bán hàng khác

+ Thực hiện công việc được giao

+ Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng các tài sản, công cụ, tiền, hàng hóa liên quan côngtác bán hàng trong ca

+ Phản ánh cho Trưởng trạm những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

+ Báo cáo kịp thời khi phát hiện những sự không phù trong quá trình bán hàng, đề suấtcác biện pháp khắc phục

+ Theo dõi tính cố định và tính năng sử dụng các thiết bị đo lường

+ Lập báo cáo bán hàng ngày (Ca trưởng)

+ Ghi nhận vào báo cáo cho Trưởng trạm các ý kiến phản ánh của khách hàng

+ Xử dụng thành thạo và thường xuyên kiểm tra các thiết bị phòng chống cháy nổ, nắmvững phương án PCCC của Trạm

+ Báo cáo công việc cho Trưởng trạm (Ca trưởng)

+ Vệ sinh nơi làm việc sau mỗi ca trực

TRƯỞNG TRẠM

NHÂN VIÊN BÁN HÀNG THỦ QUỸ

THỦ KHO

KẾ TOÁN

Sơ đồ tổ chức tại Trạm Xăng Dầu ICD:

1.2.3 Các quy định chung trong lao động của Công ty:

Tất cả các đơn vị trực thuộc Công ty đều thành lập Đội phòng cháy chữa cháy và xây dựng phương án PCCC theo quy định, CBNV được huấn luyện và thực tập phương

án chữa cháy hàng năm theo quy định

* Nội dung quy định:

- Thời gian làm việc:

+ Sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30

+ Chiều: Từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00

(Riêng thứ 2: Sáng từ 7giờ đến 11giờ 30, chiều từ 13giờ 00 đến 16giờ 30, chiều thứ 7 vàchủ nhật được nghỉ làm việc)

- CBNV chấp hành đúng thời gian làm việc theo quy định

- Cấm uống rượu, bia trong ngày, giờ làm việc

- Mặc đồng phục, đeo bảng tên, logo công ty theo quy định

- Chấp hành sự phân công công việc của cấp trên

- Khi đi công tác phải báo cáo và phải được sự đồng ý của người phụ trách trực tiếp

- Khi ra ngoài cơ quan trong giờ làm việc phải có lý do chính đáng, phải xin phép, được

sự chấp thuận của bộ phận phụ trách trực tiếp

- Giao tiếp văn minh lịch sự với khách hàng.

+ Hàng quý, Phòng HCSN tổ chức kiển tra việc chấp hành nội quy Công ty các Trạm

xăng dầu trực thuộc, nội dung kiểm tra bao gồm: Công tác PCCC, công tác AT-VSLĐ,việc bảo quản, sử dụng tài sản công, việc chấp hành nội quy lao động của CBNV tại cơ

sở Ngoài ra tùy tình hình Phòng HCSN sẽ kiểm tra sắc xuất các Trạm xăng dầu

+ Hàng năm, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CNV toàn Công ty ít nhất 1 lần

+ Hàng năm, CBNV được trang bị đồng phục, bảo hộ lao động phù hợp với quy định củaCông ty 1 lần

+ Hàng năm, Phòng HCSN tổ chức huấn luyện công tác AT - VSLĐ và thực tập phương

án chữa cháy tại chỗ cho Trạm xăng dầu 1 lần

- Hướng dẫn công tác kiểm tra:

* Phương tiện, thiết bị chữa cháy và hồ sơ pháp lý về PCCC:

+ Kiểm tra về số lượng, tình trạng của thiết bị, bố trí phải đảm bảo dễ thấy, dễ lấy khi cần

sử dụng, không cản trở lối thoát nạn, tránh mưa nắng

+ Đối với bình chữa cháy bằng khí CO2, N2 … thì áp suất trong bình không giảm hơn 50%

- Kiểm tra công tác AT-VSLĐ: Kiểm tra vệ sinh khu vực Trạm xăng, máy móc, thiết bị, tủthuốc cá nhân……

- Bảo quản sử dụng tài sản công: Sử dụng xe công, bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bịtại Trạm xăng dầu

- Chấp hành nội quy lao động của Công ty: Đồng phục, bảng tên, giờ giấc làm việc

- Quy trình kiểm soát chất lượng, an toàn PCCN: Các mặt hàng do Công ty cung ứng ratrên thị trường đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng của nhà sản xuất (đảm bảo vềcác thông số kỹ thuật, màu sắc.…)

Chương 2 NỘI DUNG THỰC TẬP 2.1 Mô tả quy trình thực tập và công việc tại Trạm xăng dầu ICD.

2.1.1 Quy trình thực tập:

Sơ đồ luân chuyển thông tin:

*Tiếp thị, chào hàng:

Đầu vào của quá trình:

- Bảng giá các mặt hàng kinh doanh tại từng thời điểm

- Xác định đối tượng khách hàng

- Xác định nhu cầu của đối tượng khách hàng

- Mẫu hợp đồng

Nội dung công việc:

- Tìm hiểu, tiếp cận với khách hàng

- Trong mọi tình huống phải thể hiện được các nội dung cơ bản:

- Kiểm tra chất lượng hàng nhập.

- Kiểm tra thước đo bồn, đo bồn trước khi nhập hàng

- Xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng

- Thu tiền hàng theo thỏa thuận

+ Giao hàng không qua trụ bơm:

- Khách hàng tự vận chuyển bằng xe bồn, nhận hàng tại kho nhà cung ứng

- Trạm giao hàng tại kho của khách hàng, vận chuyển bằng xe bồn

+ Giao hàng qua trụ bơm:

- Khách hàng nhận hàng bằng phiếu tự ban hành, mua trả tiền trước: Phiếu nhận hàng củakhách hàng phải đăng ký tại Trạm, gồm: Tên hàng, số lượng, người nhận, xe nhận, phiếugốc có chữ ký hợp lệ của khách hàng đã đăng ký hoặc đóng dấu Căn cứ vào biên bản gửihàng của khách hàng, Trạm sẽ xuất hàng Vào ngày 15 và 30 hàng tháng đại diện củakhách hàng và Trạm tiến hành đối chiếu số lượng trong tháng để làm cơ sở quyết toán + Đối với khách hàng nhận hàng bằng sổ theo dõi công nợ:

a, Theo dõi công nợ của từng khách hàng: Mỗi khách hàng mở 02 quyển sổ theo dõicông nợ:

+ 01 quyển khách hàng giữ

+ 01 quyển lưu tại Trạm.

- Khi có nhu cầu nhận hàng, khách hàng mang sổ đến Trạm nhận hàng, nhân viên bánhàng sau khi xuất hàng và ký vào sổ của khách hàng để xác nhận lượng hàng thực xuất

- Khách hàng ký vào sổ của Trạm để xác nhận lượng hàng thực nhận

- Đến thời điểm ngày 15 và 30 hàng tháng (theo HĐ) Kế toán Trạm tổng hợp lượng hàngthực xuất trong tháng, đối chiếu với khách hàng và xuất hóa đơn GTGT

- Khách hàng nhận hàng bằng phiếu tự ban hành, mua nợ trả tiền sau:

+ Căn cứ phiếu xuất hàng, nhân viên bán hàng xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng+ Đến thời điểm ngày 15 và 30 hàng tháng, Kế toán Trạm tổng hợp phiếu xuất trongtháng và xuất hóa đơn GTGT

b, Theo dõi sổ công nợ chung cho nhiều khách hàng:

Mở sổ tổng hợp công nợ khách hàng, mỗi trang đại diện cho một đối tượng công nợ.Vào ngày 15 và 30 hàng tháng cộng số phát sinh và ghi vào sổ ngày tháng thu nợ, kháchhàng phải ký vào sổ công nợ

+ Bán lẻ:

- Xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng và thu tiền mặt

- Cuối ca, Trưởng ca lập báo cáo bán hàng và nộp tiền bán hàng, Kế toán xuất hóa đơnGTGT lượng hàng bán lẻ tại Trạm

+ Hàng nhớt:

- Công việc bán hàng tương tự như các trường hợp của xăng dầu qua trụ và bán lẻ

+ Hàng Gas:

- Khi khách hàng có nhu cầu về gas, gọi điện đến Trạm Nhân viên bán hàng nghe điện và

có trách nhiệm ghi nhận các thông tin: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, số lượng,chủng loại mặt hàng…

- Báo cho nhân viên bán gas nhanh chóng giao gas đến địa chỉ khách hàng, vận chuyểngọn gàng, chu đáo và thuận tiện

- Vào sổ theo dõi bán gas, cuối ca Trưởng ca lập báo cáo bán hàng chung với các mặthàng xăng dầu nhớt bán lẻ trong ngày

2.1.2 Tìm hiểu thực tế công việc kế toán tại Trạm Xăng dầu ICD:

- Hàng ngày:

+ Báo cáo hàng hóa tồn kho: Hàng ngày căn cứ vào số liệu báo cáo bán hàng do Trưởng

ca bán hàng lập, đồng thời căn cứ vào số lượng hàng thực nhập trong kỳ, Thủ kho lên báocáo Nhập – Xuất – Tồn trên thẻ kho Thẻ kho được áp dụng và duy trì cho từng mặt hàngkinh doanh tại Trạm Cuối tháng, thẻ kho được ký xác nhận giữa Thủ kho, Kế toán vàTrưởng Trạm trước khi lưu hồ sơ

+ Hàng ngày kiểm tra báo cáo bán hàng, theo dõi số lượng hàng hóa, doanh thu bán tiềnmặt và bán nợ

+ Lập phiếu Nhập – Xuất – Tồn và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho

+ Lập phiếu thu chi tiền mặt, thu nợ của khách hàng đồng thời tiến hành ghi chép vào sổchi tiết tài khoản 111 Qua đó, đối chiếu với Sổ quỹ của Thủ quỹ

+ Hàng ngày từ báo cáo bán hàng tiến hành vào sổ ghi nhận số lượng hàng hóa nợ đểngày 15 và ngày 30 hàng tháng, cuối tháng xuất hóa đơn nợ giao khách hàng (Công nợ 15ngày)

+ Xuất hóa đơn bán hàng hàng ngày và tiến hành vào sổ ghi nhận doanh thu bán hàng + Kiểm tra email về phát sinh giảm của khách hàng

+ Nhập phần mềm ASC (hóa đơn, phiếu thu,phiếu chi, giảm nợ)

- Công việc mỗi kỳ báo cáo:

+ Cuối tháng đối chiếu với Thủ kho tổng hợp tất cả sản lượng phát sinh của khách hàng

để công nợ, xuất hóa đơn

+ Tổng hợp công nợ chi tiết cho khách hàng và lên đối chiếu công nợ gửi từng kháchhàng

+ Kiểm tra nhập số liệu trên phần mềm và đối chiếu với các chứng từ hóa đơn để lên báocáo thuế

+ Tổng hợp các số liệu và đối chiếu nhập xuất tồn phát sinh tăng, giảm, nộp tiền hàng đểlên báo cáo quyết toán

+ Đóng hóa đơn chứng từ sổ sách…

+ Theo dõi sản lượng và doanh số bán ra mỗi tuần của Trạm gửi về Cụm

+ Hợp đồng cho khác hàng mới

+ Tham gia nhập hàng với Thủ kho: chốt số total, đo bồn

+ Lên phiếu thu tiền mặt của các khách hàng ra thanh toán nợ

- Hệ thống tài khoản sử dụng: Sử dụng Hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính

- Danh mục chứng từ, sổ sách kế toán: Hiện tại Công ty sử dụng hai loại chứng từ làchứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành, trong đó chứng từ chấp hành Công ty tuânthủ theo các quy định hiện hành của Bộ Tài Chính.

- Hình thức kế toán: Theo hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng chương trình kếtoán ASC phiên bản 1.1, đã được cập nhật theo QĐ15/2006 – QĐ/BTC Ngoài ra còn kếthợp với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Quy trình nhập liệu: Nghiệp vụ phát sinh hằng ngày được kế toán phần hành căn cứ vàochứng từ gốc phân loại và nhập số liệu vào phần mềm Tất cả các phân hệ kế toán đềuđược thể hiện trên một màn hình nhập liệu duy nhất Sau đó phần mềm sẽ tự động thựchiện xử lý số liệu và ghi vào sổ chi tiết cũng như sổ cái tài khoản tương ứng đồng thời lậpnên chứng từ ghi sổ Cuối tháng, Kế toán tổng hợp thực hiện lệnh tính đơn giá bình quân

và các bút toán kết chuyển tự đông Phần mềm xử lý và tự lập Báo cáo Tài chính theomẫu biểu qui định

- Hệ thống Báo cáo tài chính: Tại Công ty lập hai loại báo cáo kế toán là Báo cáo kế toánquản trị và Báo cáo kế toán tài chính Trong đó Báo cáo kế toán quản trị thường được lậpvào đầu năm và bất cứ lúc nào khi được yêu cầu còn Báo cáo kế toán tài chính được lậpđịnh kỳ vào cuối mỗi tháng, quý, năm theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính

- Niên độ kế toán: Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dương lịch

- Đơn vị tiền tệ: Tiền đồng Việt Nam và các luồng tiền phát sinh từ các giao dịch bằngngoại tệ được quy đổi ra đồng tiền chính chức ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính theo

tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh giao dịch

- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối tháng

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng

- Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ

• Hình thức ghi sổ: ghi sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối kỳ:

Đối chiếu:

• Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian vàtheo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợpduy nhất là Sổ Nhật ký - Sổ Cái, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Nhật ký - Sổ Cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

• Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

(Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặcđịnh kỳ 1 đến 3 ngày.

+ Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật

ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng:

+ Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - SổCái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ởphần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòngcộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh thángnày tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng(đầu quý) và số phát sinh trong tháng Kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từngtài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

+ Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải

đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột phát sinh ở Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các

Tài khoản = Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản

Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản

• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh

Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đốitượng lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiếtđược đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tàikhoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

- Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên Bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ được kiểmtra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính

2.2 Học hỏi viết báo cáo về xác định kết quả kinh doanh tại Trạm xăng dầu ICD.

Xác định kết quả kinh doanh tháng 12 năm 2012

2.2.1 Doanh thu bán hàng: Tài khoản 511

Tình hình bán háng trong tháng 12/2012: (Một số nghiệp vụ tiêu biểu)

- Ngày 1/12/2012 bán lẻ 6795 lít xăng A92, đơn giá 23.150đ/lít 2042 lít dầu DO0,25 đơngiá 21.800đ/lít 588 lít dầu DO0,05 đơn giá 21.850đ/lít 11 lít Nhớt phi (10) đơn giá42.000đ/lít Giá trên đã bao gồm thuế VAT 10%, thu bằng tiền mặt Ký hiệu hóa đơnXD/12P số 0049633

- Ngày 15/12/2012 xuất bán cho DNTN Chí Thành 300 lít xăng A92, giá bán 23.150đ/lít

142 lít dầu DO 0,05 giá bán 21.850đ/lit Khách hàng chưa trả tiền, ký hiệu hóa đơnXD/12P, số 0051320

- Ngày 31/12/2012 xuất bán lẻ cho Công ty TNHH MTV Vận Tải An Phú Hưng 280 lítxăng A92, 100 lít dầu DO 0,25 giá lần lượt là 23.150đ/lít và 21.500đ/lít Thu bằng tiềnmặt, ký hiệu hóa đơn XD/12P, số 0067423

- Cuối tháng ngày 31/12/2012 kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinhdoanh của Trạm

Nguyên tắc hoạch toán:

Có TK 911: 9.752.268.000

TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131

9.752.268.000 198.238.770

3331

……

………

3.646.766.916 ……

9.752.268.000 9.752.268.000 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng &CCDV Chứng từ NỘI DUNG TK đối ứng SỐ TIỀN Số Ngày NỢ CÓ a b c d e f Số dư đầu kì

-

- 1080 T 12/1/2012 Thu tiền bán hàngngày 01/12 111 198.238.770 … … …… … ……

KC 12/31/2012 Doanh thu bán nợ xăng dầu 131 3.646.766.916 KC 12/31/2012 KC doanh thu thuần vào TK XĐKQKD 911 9.752.268.000 Cộng phát sinh 9.752.268.0 00 9.752.268.000 Số dư cuối tháng - -

Biên hòa, ngày 31 tháng 12 năm 2012

Lập biểu Trạm trưởng

2.2.2 Doanh thu tiêu thụ nội bộ: Tài khoản 512

- Ngày 08/12/2012 xuất 25 lít dầu DO 0,05 chạy máy phát điện trong Trạm xăng dầu, đơngiá đã có thuế 21.550đ/lit, xuất hóa đơn số 0058560, ký hiệu XD/12P

- Cuối tháng ngày 31/12/2012 kết chuyển doanh thu nội bộ để xác định kết quả kinhdoanh của Trạm

Nguyên tắc hoạch toán:

Nợ TK 6418: 538.750

Có TK 5121: 489.773

Có TK 3331: 48.977 Cuối kì kết chuyển doanh thu nội bộ sang TK 911 để XDKQKD: