Bảng mô tả công việc phòng hành chính viện thủy điện và năng lượng tái tạo

ĐỀ TÀI: Mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo... - Phân tích công việc là một công cụ thiết yếu của mọi chương trình quản trị nguồn

YÊU CẦU

Hãy viết một bản mô tả công việc cho chức danh mình

đang làm hoặc một chức danh trong bộ phận mình phụ trách.

ĐỀ TÀI:

Mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Viện Thủy

điện và năng lượng tái tạo.

Trang 1

NỘI DUNG

Phần I GIỚI THIỆU CHUNG.

1 Phân tích công việc:

thông tin về đặc điểm một công việc cụ thể

- Phân tích công việc là một công cụ thiết yếu của mọi chương trình quản trị nguồn nhân lực, là một trong những công cụ cơ bản nhất để triển khai chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức, thông qua các hoạt động như: tuyển mộ và tuyển chọn, đào tạo và phát triển, đánh giá thành tích, lương bổng…

- Kết quả của phân tích công việc thể hiện trong bản mô tả công việc (Job Description)

và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification )

việc, nó mô tả một cách tóm tắt công việc Bản mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân

viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.

2 Giới thiệu về cơ quan nơi thực hiện nghiên cứu chuyên đề - Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo (IHR)

- Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo (IHR) là đơn vị trực thuộc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam được thành lập theo Quyết định số: 594/QĐ-TTg ngày 10/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ

- Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo là đơn vị sự nghiệp khoa học công lập có thu, có tư cách pháp nhân, có trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội

- Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo có chức năng nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, tham gia đào tạo sau đại học, hợp tác quốc tế và tư vấn đầu

tư xây dựng công trình thuộc lĩnh vực thuỷ điện, thuỷ lợi miền núi và các dạng năng lượng tái tạo khác trong phạm vi cả nước

3 Phòng Tổ chức Hành chính - Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo.

Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị chức năng thuộc Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo, Phòng Tổ chức Hành chính có các nhiệm vụ như sau:

- Tham mưu cho lãnh đạo Viện thực hiện Pháp lệnh cán bộ, công chức và pháp luật có liên quan đến công tác cán bộ, viên chức và người lao động

- Chủ trì xây dựng quy chế tuyển dụng và đào tạo, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, viên chức và người lao động của Viện theo quy định của pháp luật

- Thực hiện công tác quản lý lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động theo sự phân cấp của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam

- Phối hợp với Ban Tổ chức, Hành chính Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam về các công tác: nhân sự, lao động, tiền lương và chế độ, bồi dưỡng nghiệp vụ viên chức

- Công tác bảo vệ, thanh tra, khiếu nại tố cáo, dân quân tự vệ, an toàn phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường, bảo đảm cảnh quan trong Viện;

- Các công tác về hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết;

- Quản lý cơ sở vật chất, đất đai, trụ sở nhà làm việc, tài sản, phương tiện,

hệ thống điện, nước, điện thoại, internet và các tài sản khác của Viện; đảm bảo phương tiện làm việc của Ban lãnh đạo Viện và khối chức năng

- Tham gia quản lý đầu tư và xây dựng của Viện;

- Xây dựng kế hoạch trình Viện trưởng và thực hiện công tác sửa chữa xây dựng nhỏ khi được duyệt;

- Quản lý và thực hiện mua sắm các thiết bị, tài sản phục vụ công tác quản

lý của Viện

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Thường trực hội đồng tuyển dụng, đào tạo của Viện, công tác thanh tra của Viện

- Phụ trách công tác thông tin: Website; thư viện; lưu trữ kết quả nghiên cứu, thống kê, lập cơ sở dữ liệu hoạt động KHCN của Viện hàng năm

- Quảng cáo tiếp thị; hội thảo, hội chợ, triển lãm KHCN

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng:

- Là đầu mối xây dựng các tiêu chuẩn thi đua, trình xét duyệt các danh hiệu thi đua, các giải thưởng thi đua, các giải thưởng khoa học công nghệ

- Thực hiện các công việc khác do Viện trưởng giao

4 Chức danh Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính

Trưởng phòng là người lãnh đạo trực tiếp của phòng Tổ chức Hành chính, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Viện và trước pháp luật về công tác chung của Phòng

Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính cụ thể như sau:

Trang 3

Trưởng phòng Tổ chức hành chính

Phần II

MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHỨC DANH TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC

HÀNH CHÍNH.

I BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tên tổ chức Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo

Phòng ( Bộ phận) Tổ chức Hành chính

Chức danh công việc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính

Mã số công việc 01.002

TÓM TẮT CÔNG VIỆC

1 Tham mưu cho lãnh đạo Viện về toàn bộ các vấn đề thuộc các lĩnh vực về Tổ chức cán bộ và Hành chính - quản trị của cơ quan

2 Trực tiếp điều hành hoạt động của Phòng Tổ chức Hành chính

3 Trực tiếp thực hiện chức năng quản trị nguồn nhân lực của Viện

QUAN HỆ CÔNG TÁC

Báo cáo trực tiếp cho Lãnh đạo Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo: Viện trưởng,

các phó Viện trưởng Báo cáo gián tiếp cho Vụ Tổ chức cán bộ của Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông

thôn

Lãnh đạo Viện

Phòng Tổ chức – Hành

chính

Các phòng

chức năng

khác

nh quyền.

cơ quan Nhà

nước.

cơ quan của

Bộ

trường Đại

học.

g chúng.

ch hàng.

Các đơn vị

chuyên môn

CÁC CÔNG VIỆC, TRÁCH NHIỆM LIÊN QUAN VỚI BÊN NGOÀI

Chính quyền - Thực hiện các thủ tục hành chính (Đăng ký

hoạt động, trụ sở, cự trú cho Cán bộ, Viên chức, phối hợp bảo vệ an ninh trật tư, phòng cháy….)

- Tham gia các hoạt động với Địa phương nơi đăng ký Trụ sở

Các cơ quan Nhà

nước

- Đăng ký hoạt động KHCN, SXKD, Bảo hiểm xã hội, y tế, Quân sự…

Các Cơ quan trong Bộ - Về quản lý cán bộ, đề bạt bổ nhiệm, miễn

nhiệm Cán bộ

- Quan hệ giao dịch phát hành, lưu chuyển các văn bản giấy tờ

- Phối hợp quản lý sử dụng các phượng tiện, tài sản công…

Các trường Đại học - Tuyển dụng, đào tạo cán bộ

Công chúng - Tham gia các hoạt động cộng đồng nhằm

gia tăng Uy tín, hình ảnh của cơ quan

Khách hàng - Làm các thủ tục hành chính ( Văn bản, tài

liệu, hợp đồng ) với khách hàng

Đối thủ cạnh tranh - Khảo sát, thăm dò chính sách nhân sự, chế

độ đãi ngộ cũng như hồ sơ nhân viên của đối thủ

- Theo dõi, lập hồ sơ các nhân viên giỏi của đối thủ, sãn sàng phục vụ cho mục đích tuyển dụng khi có cơ hội

CÁC CÔNG VIỆC, TRÁCH NHIỆM LIÊN QUAN VỚI BÊN TRONG

Lãnh đạo Viện - Báo cáo công việc định kỳ (Tuần, tháng,

năm) chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc Tổ chức, cán bộ

và Hành chính quản trị

Phòng - Chỉ đạo, điều hành trực tiếp mọi hoạt động

của phòng

- Quản lý, sử dụng nhân viên phòng

Trang 5

Các đơn vị khác trong

Viện

- Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ chung

- Tham mưu cho các đơn vị về tuyển dụng, đào tạo phát triển, quản lý sự dụng cán bộ

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo

- Xây dựng các tiêu chí chung đánh giá nhân viên

- Phối hợp xây dựng chính sách tiền lương

CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH

I Các nhiệm vụ có tính chiến lược.

1 Xây dựng Qui chế tuyển dụng, đào tạo,

quản lý sử dụng cán bộ viên chức và người

lao động

2 Đề xuất chiến lược đào tạo, phát triển

nguồn nhân lực đến năm 2020

3 Xây dựng qui chế và hệ thống các tiêu

chuẩn đánh giá chung

4 Xây dựng chính sách lương, phụ cấp khen

thưởng, thăng tiến của cán bộ trong đơn vị

5 Xây dựng hệ thống các qui chế quản lý

(Qui chế làm việc, qui chế dân chủ, qui chế

quản lý sử dụng tài sản công, qui chế về kỷ

luật lao động, các qui định về phúc lợi, ý tế,

an toàn vệ sinh lao động…) của Viện

6 Xây dựng phương án Qui hoạch tổng thể

khu trụ sở văn phòng làm việc của Viện đến

năm 2020

I Đánh giá các nhiệm vụ chiện lược

1 Tính khả thi và những kết quả tích cực trong tuyển dụng, đào tạo và quản lý sử dụng cán bộ

2 Kết quả cán bộ được đào tạo:

- Trình độ Tiến sĩ (Chiếm %)

- Trình độ Thạc sĩ(Chiếm %)

- Trình độ Đại học(Chiếm %)

- Đào tạo khác (Chiếm %)

3 Hoàn thiện qui trình quản lý trong Viện: Theo các tiêu chuẩn ISO

4 Sự phù hợp của chính sách tiền lương trong cơ chế thị trường và su thế hội nhập

5 Sự phù hợp với qui hoạch chung

của Thành phố.

II Công việc tác nghiệp:

- Lên các mục tiêu phấn đấu và kế hoạch công tác

của các bộ phận trực thuộc

- Giám sát, theo dõi quá trình thực hiện các Qui

chế, điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với tình hình

thực tế

- Quản lý các chương trình đào tạo phát triển

nguồn nhân lực

- Duy trì chế độ đánh giá Cán bộ định kỳ

2 Tác nghiệp với các đồng nghiệp, bộ phận khác

- Phối hợp với các trưởng phòng chức năng (Tài

chính kế toán, Kế hoạch tổng hợp, Hợp tác quốc tế…)

hoàn thành tốt vai trò chức năng tham mưu cho Lãnh

dạo Viện

- Phối hợp với Lãnh đạo trực tiếp của các Đơn vị

chuyên môn trong việc lên kế hoạch tuyển dụng, đào

tạo, bồi dưỡng phát triển, quản lý, sử dụng nguồn

nhân lực như: Chính sách đãi ngộ nhân viên, Làm thế

nào để tạo môi trường văn hóa phù hợp,Làm thế nào

khuyến khích nhân viên trung thành

3 Tác nghiệp với bên ngoài.

- Thay mặt Viện làm việc với Chính quyền,

các cơ quan, các Viện nghiên cứu, các trường đại học

về các thủ tục hành chính

- Thay mặt Viện trong các hoạt động truyền

thông, công chúng, nhằm nâng cao hình ảnh, uy tín

của Viện

- Giải quyết các công việc mang tính lễ

nghi, khánh tiết, ngoại giao

II Đánh giá tác nghiệp

1 Chỉ tiêu kế hoạch hoàn thành trong năm ( % hoàn thành về Tuyển dụng, về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, xây dựng qui trình chuẩn…)

2 Uy tín với các cán bộ viện chức trong Viện (Tỷ lệ % tín nhiệm trong các lần bỏ phiếu tín nhiệm trong toàn Viện)

3 Sự tín nhiệm của các nhân viên trong phòng (Tỷ lệ % tín nhiệm trong các lần bỏ phiếu tín nhiệm trong phòng)

4 Sự hài lòng, ủng hộ của các cơ quan quản lý cấp trên

5 Sự tín nhiệm, tin tưởng của các cơ quan quản lý nhà nước

6 Sự đánh giá của các đối tác của Viện (Tốt, trung bình, kém)

7 Sự ủng hộ của Chính quyền địa phương

8 Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu của Viện

Trang 7

- Giải quyết hoặc chỉ đạo giải quyết các vấn

đề liên quan đến khiếu nại, tố cáo.…

III Công việc quản lý phòng:

1 Hoàn thiện các qui trình chuẩn.

- Hoàn thiện các nội qui, qui chế làm việc nội bộ

phòng

- Hoàn thiện hệ thống các mẫu biểu (Văn bản, hợp đồng,

hồ sơ…)

- Xây dựng và hoàn thiện qui trình giải quyết công việc

của phòng

2 Tạo môi trường làm việc, quản lý sử dụng nhân

viên.

- Phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực của từng

nhân viên

- Tổ chức, điều hành công việc của nhân viên dưới

quyền, kiểm tra chất lượng và đánh giá hiệu quả công

việc

- Quản lý việc tuyển dụng, đào tạo và đánh giá Nhân

viên khách quan, công bằng

- Hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên cấp dưới, tạo môi trường

làm việc thoải mái, quan hệ tương trợ, hợp tác giữa các

nhân viên

3 Đào tạo, bồi dưỡng cấp dưới.

- Kết hợp với phụ trách các bộ phận (Thuộc phòng)

trong việc dào tạo nhân viên

- Hướng dẫn nhân viên xác định các mục tiệu và lập

kế hoạch hành động cá nhân để thực hiện các mục

tiêu đã đề ra

4 Học tập nâng cao trình độ chuyên môn.

- Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình

độ chuyên môn và quản lý

- Tự học hỏi, rút kinh nghiệm nhằm nâng cao trình

độ chuyên môn và quản lý

III Đánh giá công việc quản lý phòng.

1 Mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên trong phòng (%)

2 Tính hoàn thiện của các qui trình quản lý trong đơn vị

3 Trình độ, kỹ năng của Nhân viên trong phòng

4 Tính chuyên nghiệp, khả năng giải quyết công việc độc lập của các nhân viên

5 Mức độ hài lòng, tín nhiệm của Nhân viên trong phòng

6 Môi trường làm việc, tinh thần đoàn kết nội bộ

7 Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, nhảy việc

8 Tính thích ứng, khả năng hội nhập với cơ chế thị trường

Trang 9

IV Chế độ Báo cáo

9 Báo cáo định kỳ về các hoạt động chuyên

môn, nghiệp vụ của phòng hàng tuần

10 Báo cáo tình hình tuyển dụng theo nhu cầu

từng lần tuyển dụng

11 Báo cáo tình hình, kết quả đào tạo

12 Báo cáo các hoạt động đối ngoại

13

IV Đánh giá.

độ hoàn thành các công việc được giao

quả của công tác thông tin, quảng cáo tuyển dụng

quản của chính sách đào tạo

V Các nhiệm vụ khác.

1 Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo phân công

của Lãnh đạo Viện

2 Đảm nhận giải quyết các công việc tạm thời khi

phụ trách đồng cấp vắng mặt

VI Đánh giá.

1 Tinh thần, thái độ sẵn sàng khi nhận nhiệm vụ

2 Kết quả giai quyết các công việc đột xuất

QUYỀN HẠN

1 Quản lý sử dụng cán bộ, viên chức.

- Phân công nhiệm vụ, kiểm soát, đánh giá hiệu quả nhân viên

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đề bạt Cán bộ

- Tham mưu lựa chọn, qui hoạch phát triển Cán bộ

- Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý theo thẩm quyền được giao

2 Thẩm quyền.

- Quyết định các vấn đền trực tiếp liên quan đến chức nặng nhiệm vụ của

Phòng

- Tham gia vào quá trình ra quyết định có liên quan đến các hoạt động chung của Viện

- Đề xuất quyết định tuyển dụng, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức các chức danh trong phòng

3 Tài chính.

- Duyệt các khoản chi phí phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ có giá trị dưới 500.000 đồng

- Được Viện trưởng Ủy quyền ký các hợp đồng mua ngoài, dịch vụ có giá trị

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

1 Làm việc chủ yếu ở Cơ quan, thỉnh thoảng phải đi công tác theo yêu cầu công việc của phòng hoặc theo sự phân công của Lãnh đạo Viện

2 Được bố trí phòng làm việc riêng theo tiêu chuẩn (16m2 )

PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC

1 Được trang bị máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại để bàn tại phòng làm việc

2 Được sử dụng các thiết bị điện cần thiết phù hợp với điều kiện chung như: Điều hòa , quạt điện

3 Được sử dụng xe con phục vụ cho yêu cầu công việc

II BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Tên tổ chức Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo

Phòng ( Bộ phận) Tổ chức Hành chính

Chức danh công việc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính

Mã số công việc 01.002

1 Trình độ chuyên

môn, chính trị

Cần thiết 1 Tốt nghiệp Đại học trở lên các

chuyên ngành liên quan

2 Có trình độ lý luận chính trị từ Trung cấp trở lên

3 Được đạo tạo chuyên môn về quản

lý nguồn nhân lực

Ưu tiên 1 Đã được bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ

về Quản trị nguồn nhân lực, Hành chính

2 Hiểu biết, có kiến thức cơ bản về tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, phát triển, quản

lý, sử dụng, chính sách tiền lương…

3 Am hiểu về pháp lệnh Cán bộ Công

Trang 11

chức ( Nay là luật Công chức), luật lao động, các chính sách cán bộ

4 Hiểu biết về các trình tư, thủ tục, các qui định của pháp luật về hành chính, cơ cấu tổ chức, về cán bộ

5 Có trình độ và kinh nghiệm vềtổ chức quản lý nhân sự

2 Ngoại ngữ Cần thiết Có trình độ C tiếng Anh

Ưu tiên Sử dụng thông thạo ít nhất một ngoại ngữ

(Tiếng Anh)

3 Vi tính Cần thiết Sử dụng thành thạo máy tính văn phòng

Ưu tiên Am hiểu và có khả năng làm chủ được các thiết

bị văn phòng (Máy tính, máy in, các thiết bị văn phòng khác)

4 Kinh nghiệm Cần thiết Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác tổ

chức cán bộ và quản lý hành chính

Ưu tiên Được đào tạo chính qui và có trên 5 năm kinh

nghiệm

5 Phẩm chất cá nhân Cần thiết 1 Trung thực, nhiệt tình, có trách nhiệm cao

2 Lương thiện và đạo đức tốt

3 Có khả năng đánh giá con người

4 Kiên trì, sẵn sàng chấp nhận với thử thách

5 Tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt văn minh

và cầu thị

6 Kín đáo, giữ bị mật thông tin tốt

7 Có sức khỏe, có khả năng đi công tác

6 Kỹ năng Cần thiết 1 Kỹ năng lắng nghe, quan tâm và hiểu

những gì ngườikhác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ

2 Ký năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả cho người nghe dễ tiếp nhận Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và tiếp nhận thông tin phản hồi của cấp dưới

3 Kỹ năng đàm phán với mọi người

4 Kỹ năng phóng vấn, đánh giá

5 Kỹ năng giao tiếp với những người bên ngoài, tổ chức, chính quyền, công chúng