Là một trong những nhà quản lý của công ty, theo quan sát và kinh nghiệm của cá nhân, tôi nhận thấy các giám sát đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của một tổ chức trong công
Trang 1BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN MÔN QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
Lớp: gamba01.M01 Học viên: Đỗ Đức Dũng Nội dung : phân tích thực trạng hoạt động đào tạo giám sát viên/quản lý tại công ty Đấu giá Thăng Long Trên cơ sở đó nêu những hạn chế và đề
xuất một số giải pháp để khắc phục.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của mỗi tổ chức và doanh nghiệp Trong phạm vi bài làm ngắn này, tôi xin đề cập đế vấn đề đào tạo giám sát hay nhà quản lý tại công ty nơi tôi đang làm việc
Là một trong những nhà quản lý của công ty, theo quan sát và kinh nghiệm của cá nhân, tôi nhận thấy các giám sát đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của một tổ chức trong công tác tổ chức và quản lý nguồn nhân lực Là một lãnh đạo nhiệm vụ chính của bạn là giám sát Chính vì lý
do đó ta có thể coi mỗi lãnh đạo là một giám sát viên Bên cạnh việc đào tạo nhân viên, đào tạo giám sát viên/ hay nhà quản lý là rất cần thiết Họ là người chủ chốt trong công tác lãnh đạo, quản lý và thực hiện Họ chịu trách nhiệm cho việc điều hành hàng tỷ đồng
Hàng năm, Công ty Thăng Long tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn hoặc
cử người đi học tại các lớp học để nâng cao kỹ năng giám sát và quản lý Công ty cũng khuyến khích các nhà quản lý tự trau dồi kiến thức cho mình thông qua sách vở, các kênh thông tin khác nhau hay trao đổi kinh nghiệm
Trang 2với bạn bè đồng nghiệp ở các công ty hoặc tổ chức khác Tham gia vào các lớp tập huấn này, học viên được tài trợ 100% và việc tham gia là bắt buộc đối với tất cả nhà quản lý từ giám đốc nhân sự, giám đốc tài chính đến trưởng phòng của các phòng ban Thêm vào đó các nhân viên cũng được khuyến khích tham gia nhằm thúc đẩy việc giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên
Tuy nhiên do nề nếp xưa cũ, một số nhà quản lý lâu năm không chịu thay đổi phong cách lãnh đạo của mình khiến cho những nỗ lực thay đổi của công ty trở nên chậm chạp Do đó cần có thời gian để trẻ hóa đội ngũ lãnh đạo và tiến hành những thay đổi một cách từ từ Chính vì thế chúng tôi đã xây dựng một cuốn sách hướng dẫn các kỹ năng giám sát, phát hành chúng rộng rãi trong công ty với hy vọng nó sẽ giúp thúc đẩy quá trình thay đổi tư duy lãnh đạo và quản lý
Theo ý kiến cá nhân tôi, để một công ty hoạt động có hiệu quả công tác đào tạo nguồn nhân lực là không thể thiếu, một trong số đó yếu tố vô cùng quan trọng là đào tạo đội ngũ lãnh đạo Để có một đội ngũ lãnh đạo tốt, đoàn kết chúng ta cần có thời gian và kế hoạch cụ thể Tuy nhiên một lãnh đạo cần có kỹ năng để thực hiện các hoạt động giám sát cơ bản sau:
- Người lãnh đạo nên yêu cầu người lao động cung cấp bản tường trình hay báo cáo về tình hình công việc hàng ngày cho mình Bản tường trình bao gồm những nhiệm vụ nào đã được thực hiện tuần trước, nhiệm vụ nào thuộc kế hoạch của tuần tới, vấn đề gì chưa được giải quyết và ngày viết báo cáo Những báo cáo loại này có thể như một nhiệm vụ chán ngắt, buồn tẻ nhưng các báo cáo này rất có giá trị
để đảm bảo rằng người lao động và người sếp của họ đều hiểu được
Trang 3việc gì đang thực hiện và cũng rất có ích cho mục đích lập kế hoạch Các báo cáo này cũng gây phiền toái cho các nhân viên nhưng mặt khác thì các nhà quản lý có thể xem xét và biết được họ đang làm gì
- Tổ chức các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần với tất
cả các nhân viên: Tổ chức các cuộc họp ngay cả khi không có vấn đề
gì cần phải giải quyết- hãy họp ngắn hơn (Tổ chức các buổi họp chỉ khi các các vấn đề giải quyết, môi trường làm việc có khả năng bị khủng hoảng khi mà các nhà quản lý tin tưởng rằng công việc duy nhất của họ là giải quyết vấn đề? Tổ chức các cuộc họp cho từng cá nhân để cho họ tóm tắt chung về những gì học đang làm trong tuần này Điều hành các buổi họp để hỗ trợ trao đổi kiến thức và trao đổi thắc mắc Để đảm bảo sự rõ ràng, tập trung và phấn khích, một lần nữa hãy chắc chắn là sử dụng chương trình họp, có biên bản họp và đảm bảo biên bản đấy được theo dõi liên tục Mỗi cá nhân mang theo lịch làm việc của mình để đảm bảo thời gian của buổi họp tiếp theo phù hợp với tất cả mọi người
- Giám đốc hoặc các nhà quản lý chuyên môn (tài chính hoặc nhân sự ) tiêp nhận các báo cáo trực tiếp trong buổi họp với từng cá nhân hàng tháng Điều này cuối cùng cũng tạo ra sự quản lý và giám sát thời gian hiệu quả hơn Tổng kết lại toàn bộ tình hình các hoạt động công việc, cả người giám sát và nhân viên cùng lắng nghe công việc được thực hiện như thế nào, trao đổi phản hồi và thắc mắc về các chương trình và các dịch vụ hiện tại và thảo luận về các kế hoạch nghề nghiệp,v.v Xem xét các buổi họp này như là các buổi họp chuyển tiếp giữa các buổi hộp tổng kết thực hiện nhiệm vụ chính thức hàng năm
Trang 4- Ủy quyền hiệu quả:
o Ủy quyền toàn bộ một nhiệm vụ cho một người: cách này tạo cho người được ủy quyền phải có trách nhiệm và tạo động lực cho người được ủy quyền
o Lựa chọn đúng người: Đánh giá kỹ năng và năng lực của các thành viên làm việc và giao nhiệm vụ cho người phù hợp nhất
o Nêu rõ ràng và cụ thể kết quả mà bạn mong muốn đạt được: Cung cấp thông tin về cái gì, tại sao, khi nào, ai, ở đâu và như thế nào Hãy viết tất cả các thông tin này Yêu cầu nhân viên tổng kết lại cho bạn, học có ấn tượng gì về công ty và các kết quả mà người lãnh đạo mong muốn
o Ủy quyền trách nhiệm và quyền hạn_ phân công nhiệm vụ chứ không phải cung cấp phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ Để cho các thành viên trong nhóm tự chủ quyết định cách thức hoàn thành nhiệm vụ miễn sao kết quả đạt được là những gì người lãnh đạo mong muốn Cần chú ý rằng, bạn có thể thậm chí không biết làm sao để hoàn thành nhiệm vụ- Điều này thường xảy ra với những nhà quản lý cấp cao hơn
o Nhận phản hồi liên tục về tiến trình thực hiện nhiệm vụ: Đây là một lý do tốt để tiếp tục nhận báo cáo tình hình hàng tuần từ tất cả các báo cáo trực tiếp Báo cáo nên có thông tin về những gì họ đã làm tuần trước, kế hoạch phải làm tuần tới và các vấn đề tiềm năng Cuộc họp nhân viên định kỳ cũng cung cấp phản hồi liên tục
Trang 5o Đánh giá và khen thưởng thực hiện nhiệm vụ: Đánh giá kết quả thực hiện chứ không phải đánh giá phương pháp thực hiện Xác địn thực hiện nhiệm vụ chưa tốt và không thưởng thực hiện nhiệm vụ thành công
- Kỹ năng quản lý việc nhân viên thực hiện nhiệm vụ
o Hãy nói những vấn đề về thực hiện nhiệm vụ cho người lao động ngay lần đầu tiên bạn nhìn thấy vấn đề đó: không đợi cho tới buổi tổng kết thực hiện nhiệm vụ Như thế còn tồi tệ hơn Không lờ đi những hành vi bạn thấy có vấn đề trong thực hiện nhiệm vụ chỉ trong trường hợp “những hành vi
ấy biến mất”
o Lần đầu tiên bạn nhận xét vấn đề thực hiện nhiệm
vụ với người lao động, hãy nói những điều đã làm bạn chú ý và những gì bạn mong được nhìn thấy thay vì vấn đề bạn đã nhìn thấy: Hãy cụ thể những gì bạn đã nhìn thấy mà bạn cảm thấy nó không ổn Hỏi phản hồi từ phía người nhân viên Hỏi nhân viên xem liệu họ có cần được đào tạo gì đặc biệt hay cần thêm nguồn lực để thực hiện công việc của họ không Tìm hiểu xem liệu công việc có bị sắp xếp một cách cứng nhắc làm cho mọi người có thể bị thất bại, và nếu đúng như vậy phải được cải thiện Nếu họ phản ứng mạnh mẽ và kêu ca là họ sẽ rời bỏ công việc, cho họ 1 ngày để suy nghĩ về vấn đề này Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy luôn nhắc với họ rằng bạn ủng hộ họ trong vai trò/vị trí mà họ đang có
Trang 6o Ghi chép lại buổi họp đầu tiên và các kết quả của buổi họp, và lưu giữ lại biên bản để bạn sử dụng Bạn có thể đề cập tình hình cho ban điều hành của bạn (trong trường hợp là tập đoàn) Tuy nhiên ban điều hành chỉ được biết khi vấn đề cần giải quyết vẫn tiếp diễn
o Nếu vấn đề này vẫn tiếp tục xảy ra trong 2 tháng tiếp theo, cần phải viết cảnh báo cho người lao động ngay lập tức Ngoài ra, cũng cần phải cập nhật điều này với ban điều hành: trong biên bản ghi nhớ cần phải cụ thể hóa rõ ràng những
gì bạn đã nhìn thấy, đề cập đến buổi họp lần trước và ngày của buổi họp đó Hãy nói là các hành vi vi phạm vẫn không được cải thiện, cảnh báo cho người lao động rằng nếu tình trạng này vẫn tiếp tục xảy ra trong giai đoạn tới (ví dụ tháng tới), họ sẽ bị nghỉ việc ngay lập tức Gặp gỡ người lao động để đưa cho họ bản ghi nhớ Nếu bạn bị thuyết phục rằng người lao động đang
cố gắng hết sức nhưng vẫn không thể cải thiện được, hãy xem xét chuyển họ đến bộ phận nào đó trong tổ chức
o Khi lỗi tiếp tục xảy ra lần thứ 3, xem xét để chuyển vấn đề này cho người quản lý cao cấp và người quản lý nhân lực cùng với các đề xuất của bạn
Nội dung về kỹ năng giám sát mà tôi nêu ở trên là một phần của nội dungo sách hướng dẫn về các kỹ năng giám sát được lưu hành trong công ty Đấu giá Thăng Long Hy vọng rằng thông qua bài tập này tôi đã góp phần chia sẻ phần nào các kinh nghiệm và bài học trong công tác quản lý
Tôi xin trân thành cảm ơn