Đánh giá thực trạng hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự trong công ty ITC

Đào tạo liên quan đến một số dự án cụ thể được thanh toán bằng tiền của dự án, trong khi đó các hoạt động đào tạo không liên quan đến bất kỳ dự án cụ thể nào nhưng cần thiết cho công ty

Đánh giá thực trạng hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự trong Công ty ITC, đề xuất giải pháp

Sơ lược về công ty.

Công ty Công nghệ thông tin (ITC) là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc Phòng (MOD) Được thành lập năm 1993 trực thuộc Học viện Kỹ thuật Quân sự (AMT) tại Hà nội, ITC hoạt động trên lĩnh vực tái tạo bản đồ điện tử với đội ngũ nhân sự là 23 người Hiện nay, ITC có đội ngũ nhân viên gồm 85 người và hoạt động trên các lĩnh vực:

• Kinh doanh các thiết bị điện tử, thông tin và truyền thông

• Các dịch vụ công nghệ thông tin, các dịch vụ tư vấn, thi công chuyển giao công nghệ Trước đây, công ty ITC thực hiện và triển khai cho các khách hàng quân sự với các dự án vừa và lớn trên lĩnh vực Công nghệ thông tin (IT) và điều khiển điện tử Hiện nay mục tiêu của công ty là hướng tới các khách hàng dân sự Tỷ lệ tăng trưởng về lợi nhuận hàng năm đang trong thời kỳ phát triển

Tổ chức bộ máy hiện nay của ITC được thiết lập ít cấp quản lý như cấu trúc một công ty

IT thông thường khác Bộ máy điều hành công ty bao gồm 3 kỹ sư được bổ nhiệm lãnh đạo trực tiếp và của Học viện kỹ thuật quân sự

Các cấp quản lý được khuyến khích làm việc trực tiếp dưới hình thức giao tiếp phi chính thức Con số đội ngũ nhân viên có gắn bó và làm việc ở công ty kể từ ngày thành lập được thống kê là 73% Công ty đang trong quá trình tìm kiếm những nhân viên tài năng và sẵn sàng gắn bó lâu dài với hoạt động của công ty Giống như bất kỳ tổ chức nhà nước tại Việt nam, đội ngũ nhân viên của ITC là thành viên của Công đoàn Tổ chức công đoàn được tham gia quá trình ra quyết định, tổ chức và thực hiện các hoạt động phúc lợi (các hoạt động tạo nên sự cân bằng trong cuộc sống, các chương trình xã hội ) và hoạt động đào tạo

Mục tiêu của công ty là sự tăng trưởng trong kinh doanh với sự tập trung sức mạnh vào thị trường thích hợp, tăng trưởng lợi nhuận và phát triển về số lượng và cả chất lượng sản phẩm trên tiêu chí tạo dựng phong cách phục vụ chuyên nghiệp và chất lượng cao của ITC trong lĩnh vực IT Ban lãnh đạo đang tìm kiếm phương thức, kế hoạch và chính sách phù hợp để đạt được những mục tiêu trên

Thực trạng hoạt động đào tạo và phát triển và những vấn đề ITC đang gặp phải:

Hiện nay, ITC không có kế hoạch và ngân sách cho hoạt động đào tạo Việc đào tạo được thực hiện bất thường tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động kinh doanh Thông thường nhân viên tham gia các chương trình đào tạo (với mục đích nhằm tăng lương cơ bản) bằng chi phí và thời gian riêng của họ, hoặc dựa vào các khoản học bổng xin được từ trường đại học trong nước và nước ngoài Đào tạo liên quan đến một số dự án cụ thể được thanh toán bằng tiền của dự án, trong khi đó các hoạt động đào tạo không liên quan đến bất kỳ dự án

cụ thể nào nhưng cần thiết cho công ty đôi khi có thể được tài trợ của Công đoàn

Công ty cũng không có các kế hoạch phát triển nhân sự Nhân viên hiếm khi được thăng chức vì nhiều lý do khác nhau: cơ cấu tổ chức vốn không có nhiều phòng ban nên không

có nhiều cơ hội luân chuyển nhân viên, và không có động lực để thuyên chuyển vì vị trí mới cũng chưa chắc sẽ được trả lương cao hơn Nhân viên tham gia vào các chương trình phát triển nhân sự tương đối ít Ban giám đốc là những người duy nhất đưa ra các quyết định quan trọng trong công ty

Thực trạng trên trong hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự dẫn đến một loạt các vấn đề trong đào tạo và phát triển nói riêng và trong quản trị nhân sự nói chung Các nhân viên hành chính ít hài lòng với công việc Họ không cảm thấy công việc của họ đáng làm, thú

vị và góp phần vào sự thành công của công ty, và họ không hài lòng với hoạt động đào tạo

và phát triển của công ty Hầu hết các nhân viên nghĩ rằng họ chưa có đủ các kỹ năng làm việc và họ cần được tiếp tục phát triển Họ đang tìm kiếm các cơ hội đào tạo các kỹ năng

mà họ còn thiếu và chưa hài lòng Đây có thể là một trong những lý do của tình trạng nghỉ việc nhiều của những nhân viên có năng suất hoạt động cao trong ITC

Tỷ lệ thôi việc của ITC khoảng 15-20% mỗi năm, chủ yếu trong hàng ngũ các nhân viên mới tuyển và mới tốt nghiệp Họ thường chỉ có các kiến thức và kinh nghiệm thu được trong hai năm học cuối tại trường đại học Hai phần ba tự ý bỏ việc, số còn lại là những người có năng suất lao động kém tại các dự án Một số người trong số họ bỏ đi sau khi được đào tạo và / hoặc tham gia các khóa học do công ty tài trợ, dẫn đến tình trạng chi phí

đầu tư vào đào tạo cao và khiến cấp quản lý không muốn tiếp tục đầu tư cho hoạt động đào tạo Ngoài ra có rất ít cơ hội cho các khóa đào tạo, tăng cường kỹ năng và phát triển nghề nghiệp tiếp theo

Vấn đề thứ hai mà ITC đang gặp phải là việc bố trí nhân sự kém linh hoạt Các dự án mới thường đòi hỏi các nhân viên được trao đổi từ nhóm này qua nhóm khác thường xuyên Việc bố trí lại nhân sự thường xuyên đòi hỏi nhân viên có kỹ năng đa dạng trong khi đó phải mất thời gian cho nhân viên có được những kỹ năng mới thông qua hoạt động đào tạo tại chỗ hoặc đào tạo bên ngoài

Vấn đề thứ ba mà ITC gặp phải là vấn đề xung đột tổ chức liên quan đến việc đánh giá hoạt động và phân bổ đào tạo Việc phân bổ quỹ đào tạo và thời gian đào tạo không phải lúc nào cũng được công bằng, gây ra xung đột giữa người lao động Điều này ảnh hưởng đến không khí làm việc cũng như sự tin tưởng lẫn nhau giữa các nhân viên Một số người trong số họ phản ứng bằng cách vắng mặt nhiều Phản ứng này có thể sẽ góp phần làm giảm tinh thần và đạo đức của cả công ty

Một số giải pháp về mặt đào tạo và phát triển

Để giải quyết các vấn đề hiện nay, cấp quản lý cần có một tầm nhìn về tương lai của công

ty để xác định chiến lược cần thiết ITC là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ đòi hỏi kỹ năng cao và trình độ chuyên môn sâu nên cơ hội duy nhất để đạt được một tổ chức xuất sắc là phải phát triển lực lượng lao động của mình

Kế hoạch đào tạo và phát triển sẽ gửi thông điệp về một tổ chức có tiềm năng và giúp hấp dẫn những ứng viên mới cũng như với các nhân viên hiện tại Bằng việc tạo cơ hội cho nhân viên được đào tạo và phát triển, công ty thể hiện sự cam kết của mình với họ và củng

cố cam kết đó để tổ chức

ITC có thể tiết kiệm chi phí đào tạo cho nhân viên theo 2 cách Thứ nhất: tạo và duy trì các mối quan hệ tốt với một số viện nghiên cứu và giáo dục có tiếng của nước ngoài với mục tiêu tìm kiếm học bổng Thứ hai: sử dụng nguồn tài chính của quỹ Công đoàn cho các khoá học đào tạo nâng cao kỹ năng hoặc sử dụng các khoá đào tạo miễn phí của Học viện kỹ thuật quân sự Chính những thuận lợi này sẽ tạo nên những cơ hội cho đội ngũ nhân viên mà không phải bỏ ra chi phí, ngân sách lớn

Đáp ứng nhu cầu đào tạo phải được liên kết với chiến lược tuyển dụng, Ví dụ: đào tạo về

cơ cấu, cấu trúc, nội dung và nâng cao được xác định trên cơ sở kỹ năng của đội ngũ nhân viên mới và với nhiều cấp độ trình độ đồng thời đánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động

Những kế hoạch và chiến lược này sẽ tác động đến chiến lược kinh doanh chung của công

ty và đến ngân sách nói riêng ITC cần nhất quán các kế hoạch phân bổ chi phí, thời gian cho đào tạo và giáo dục đối với các nhân viên Các nhân viên chịu trách nhiệm thiết kế chương trình đào tạo phải xác định rõ sự cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng và công bằng với mục tiêu hạn chế tối đa các xung đột liên quan đến vấn đề này giữa các nhân viên Cả hai vấn đề bên trong và bên ngoài việc đào tạo này phải được xem xét kỹ nhằm nâng cao năng lực, bổ sung kỹ năng đào tạo để giải quyết các vấn đề Việc đào tạo tại chỗ được coi

là cách cung cấp các kiến thức cụ thể cho các nhân viên cũng như củng cố những kiến thức về văn hóa của doanh nghiệp Công ty cũng nên khuyến khích các nhân viên tự học trong thời gian rảnh rỗi thông qua việc xây dựng các chính sách hoàn trả lại học phí Công

ty có thể trả nhân viên một khoản nhất định bằng một phần hoặc 100% học phí của khóa học mà họ đã hoàn thành tốt

Việc phát triển nhân sự là một vấn đề của ITC Để giải quyết vấn đề này, công ty nên tạo

ra các cơ hội cho các nhân viên thuyên chuyển ngang Để làm được việc này, công ty cần thực hiện các khóa đào tạo đa kỹ năng và nâng cao kỹ năng Việc các vị trí cần tuyển dụng nên được xác định trước và đúng thời điểm Công việc của nhân viên nếu được làm phong phú thêm và được thay đổi có thể sẽ giúp cho họ cảm thấy công việc của mình thích thú hơn và đa dạng hơn trong môi trường tổ chức ít cấp quản lý này

Tuy nhiên, việc thực hiện các giải pháp này cũng gặp phải một khó khăn chính là vấn đề ngân sách Hiện tại ngân sách dành cho đào tạo và phát triển của công ty quá ít Việc phân

bổ ngân sách cũng như thời gian dành cho đào tạo và phát triển không phải lúc nào cũng được phê duyệt Cơ cấu tổ chức ít cấp quản lý luôn là rào cản cho sự thăng tiến Thực trạng này sẽ dẫn đến việc gia tăng áp lực công việc do việc đa dạng hóa và luân chuyển các vị trí hơn là tạo ra sự thay đổi trong công việc Với việc tạo ra các cơ hội đào tạo và phát triển mà không tính đến cân bằng cuộc sống và công việc, công ty có thể sẽ khiến các nhân viên của mình ham mê công việc và quên mất gia đình và luôn trong tình trạng bị áp lực công việc đè nặng Trên thực tế các nhân viên IT là những người thích và say mê các công việc làm việc theo nhóm và có tính sáng tạo, độc lập tự chủ trong công việc Do đó công ty nên để họ tự chủ và tự lập cho mình các kế hoạch phát triển thích hợp hơn là bắt

họ làm việc nhiều hơn

Thực hiện các giải pháp trên có thể sẽ dẫn đến một số tình huống: Thứ nhất: công ty cho nhân viên quá nhiều lợi ích về đào tạo có thể sẽ tạo ra nhiều mâu thuẫn hơn trong công ty Các nhân viên mới có thể sẽ có những thái độ tự do trong công việc do xu hướng làm việc

trong công ty với mục đích tiếp cận cơ hội đào tạo Công ty nên có các thỏa thuận với các nhân viên này về trách nhiệm đối với công việc trong và sau quá trình đào tạo Thứ hai:Công ty sẽ mất nhiều thời gian thực hiện các giải pháp trên để có được các kết quả như ý Trong thời gian đầu, việc đầu tư sẽ rất tốn kém trong khi kết quả và tác động của

nó lại rất nhỏ Chẳng hạn như nâng cao năng suất và chất lượng công việc sẽ rất ít, do đó

sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty Tình huống này đòi hỏi cấp quản lý

có tầm nhìn dài hạn trong việc đầu tư cho nhân sự để có thể có các định hướng và giải pháp chính xác Để giải quyết triệt để các vấn đề nêu trên, các cấp quản lý của công ty phải có phương án đề xuất thuyết phục Bộ Quốc Phòng hay Học viện kỹ thuật quân sự ủng hộ, giúp đỡ và hậu thuẫn