BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn: Quản trị hành vi tổ chức Bài làm Để giúp chúng ta xác định một cách khoa học về tích cách và hành vi cư xử, ngày nay có nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra những học thuy
Trang 1BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn: Quản trị hành vi tổ chức
Bài làm
Để giúp chúng ta xác định một cách khoa học về tích cách và hành vi cư xử, ngày nay có nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra những học thuyết để đánh giá tính cách của con người Hành vi tổ chức là một lĩnh vực đòi hỏi nghiên cứu về mỗi con người nghĩ, cảm nhận và làm gì ở các tổ chức Hành vi tổ chức giúp cho chúng ta dự đoán và hiểu được các
sự kiện tổ chức và ứng dụng chính xác hơn lý thuyết vào thực tiễn và tác động lên các sự kiện tổ chức
Đối tượng nghiên cứu của môn học là rất rộng, nên trong phạm vi bài này, Tôi xin phép chỉ đề cập đến vấn đề phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại Hoàng Mai
Nội dung gồm các vấn đề sau:
- Giới thiệu sơ lược về công ty Cổ phần đầu tư xây dựng thương mại Hoàng Mai (HOANG MAI TCI.,JSC)
- Phát triển tầm nhìn đổi mới công ty
- Phân tích về vấn đề hành vi tổ chức
- Mục tiêu phấn đấu của công ty
- Xác định các bước hành động cụ thể cho dự án đổi mới
- Kết luận
- Tài liệu tham khảo
Trang 21 Thông tin về công ty Cổ phần đầu tư xây dựng thương mại Hoàng Mai
* Tên giao dịch:
Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI HOÀNG MAI
Tiếng Anh: HOANG MAI TRADE CONSTRUCTIVE INVESTMENT JOINT
STOCK COMPANY
Tên viết tắt: HOANG MAI TCI.,JSC
Địa chỉ trụ sở chính: Số 65 phố Phạm Thận Duật, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội
* Ngành, nghề đăng ký kinh doanh chính:
- Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng;
- Kinh doanh bất động sản;
- Xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng;
- Tổ chức các hoạt động văn hoá, thể thao, du lịch
* Định hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:
Trong kinh doanh, công ty đặc biệt coi trọng chữ “Tín” với khách hàng cũng như đối với các đối tác của công ty và lấy đó làm phương châm để tồn tại, phát triển
+ Chiến lược ngắn hạn của Công ty:
- Đẩy mạnh công tác phát triển thị trường trong nước cho các mặt hàng mà công ty đang là đại diện phân phối
- Tiếp tục thiết lập các mối quan hệ đối tác với các nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới để tận dụng những lợi thế so sánh
Trang 3- Đào tạo đội ngũ nhân viên một cách chuyên nghiệp để có thể đáp ứng được những yêu cầu của công việc
+ Chiến lược dài hạn của Công ty:
- Lĩnh vực bất động sản: Công ty rất quan tâm đến phát triển các dự án chung cư cao cấp, văn phòng cho thuê
- Lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng: Đầu tư nghiên cứu, sản xuất các sản phẩm trang trí, hoàn thiện công trình như sản xuất đá granit cao cấp, gạch trang trí
- Đẩy mạnh hợp tác với các đối tác nước ngoài: Mỹ , Nhật Bản, Ấn Độ, Singapo
2 Phát triển tầm nhìn đổi mới:
Mọi nỗ lực thay đổi thành công đều cần có chiến lược định hướng trạng thái hoạt động mong muốn trong tương lai được hoạch định rõ ràng Tầm nhìn cho phép định hướng và xây dựng nên các yếu tố thành công để đánh giá quá trình thay đổi thực tế diễn
ra Tầm nhìn cũng giúp nhân viên hạn chế lo sợ những điều chưa biết và giúp nhân viên hiểu rõ hơn cách làm việc phù hợp với hoàn cảnh của tương lai Mặc dù một số lãnh đạo nói rằng tầm nhìn chiến lược chỉ mang tính hình thức nhưng hầu hết giám đốc điều hành của những tổ chức lớn lại tin rằng một tầm nhìn rõ ràng về kế hoạch thay đổi được đề xuất
là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện thành công đề xuất thay đổi đó
Với nhận định thị trường bất động sản sẽ sôi động trở lại sau một thời gian trầm lắng, công ty đã quyết định đầu tư, triển khai các dự án chung cư cao cấp, văn phòng cho thuê tại Hà Nội; công ty cũng mở rộng đầu tư vào lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng Tuy nhiên khi ngành nghề thay đổi kéo theo nhiều sự thay đổi liên quan đến nhân sự, phương tiện làm việc, yếu tố công nghệ, vốn đầu tư … tác động đến sự hoàn thành các dự án Lúc này thách thức của Ban lãnh đạo công ty là phải hành động kịp thời và hạn chế tối đa sự phản đối của đội ngũ cán bộ quản lý
Để khắc phục tình trạng trên, Công ty đã phải sắp xếp và cơ cấu lại bộ máy quản lý, theo đó giao quyền và phân cấp cho mỗi đồng chí phó giám đốc phụ trách, điều hành một lĩnh vực cụ thể
Trang 4Tuy nhiên, lúc đầu kế hoạch sắp xếp, tổ chức của công ty cũng bị phản đối của cán
bộ, công nhân viên do lo ngại về việc xáo trộn trong tổ chức song do làm tốt công tác tuyên truyền, vận động và những cán bộ mới được bổ nhiệm đã khẳng định được năng lực trong công tác lãnh đạo, điều hành nên công ty sớm ổn định sản xuất, kinh doanh
3 Phân tích về các vấn đề hành vi tổ chức:
Như chúng ta đã biết, “tổ chức” đã tồn tại từ khi con người làm việc cùng nhau Tổ chức là những nhóm người làm việc và phụ thuộc lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung Mỗi tổ chức phải có những thiết chế, quy định để làm cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của nó Quá trình vận hành của tổ chức hướng tới mục tiêu luôn chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau như yếu tố chủ quan, yếu tố khách quan Trong đó có yếu tố phong cách lãnh đạo trong tổ chức
Vậy Phong cách lãnh đạo trong tổ chức là gì? Phong cách lãnh đạo tác động tới
tổ chức ra sao? Sự khác biệt giữa quản lý và lãnh đạo
Theo quan điểm của tôi, để thảo luận vấn đề trên, chúng ta cần nghiên cứu, phân tích làm rõ một số khái niệm, thuật ngữ có liên quan đến lãnh đạo và quản lý trong tổ chức Trên cơ sở đó sẽ giúp chúng ta có những phương pháp, kỹ năng cần thiết áp dụng vào thực tiễn hoạt động của tổ chức và cho bản thân mình
* Lãnh đạo và Quản lý:
Hiện nay vẫn có nhiều tranh luận về sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý Rõ ràng
là một cá nhân có thể là một lãnh đạo mà không phải là một nhà quản lý (ví dụ: một người lãnh đạo không chính thức), và một cá nhân có thể là một cán bộ quản lý mà không đóng vai trò lãnh đạo Trên thực tế, một số người có chức danh “quản lý” không có bất kỳ một nhân viên cấp dưới nào (ví dụ: một cán bộ quản lý các tài khoản tài chính) Không ai phản đối quản lý và lãnh đạo là tương đương nhưng mức độ chồng chéo là một vấn đề gây nhiều tranh cãi
Một số nhà nghiên cứu (ví dụ: Bennis & Nanus, 1985; Zaleznik, 1977) đồng ý rằng lãnh đạo và quản lý là khác nhau về mặt bản chất và có tính loại trừ nhau Sự khác biệt lớn nhất đó là giả định cho rằng quản lý và lãnh đạo không thể xuất hiện trong cùng một con người Nói cách khác, một số người là quản lý và người khác là lãnh đạo Sự khác nhau giữa người lãnh đạo và Người quản lý là: Người quản lý đề cao tính ổn định, trật tự và hiệu quả trong khi đó người lãnh đạo đề cao tính linh hoạt, sáng tạo và thích nghi Người
Trang 5quản lý thường quan tâm làm thế nào để làm được việc và cố gắng huy động mọi người làm việc tốt hơn Người lãnh đạo lại quan tâm là điều gì có ý nghĩa với mọi người và cố gắng thuyết phục mọi người đồng ý về những việc quan trọng sẽ làm Bennis và Nanus (1985, trang 21) cho rằng “người quản lý là người làm mọi việc đúng theo cách và người lãnh đạo là người làm đúng việc cần làm”
Các nhà nghiên cứu khác (ví dụ: Bass, 1990; Hickman, 1990; Kotter, 1988; Mintzberg, 1973; Rost, 1991) coi lãnh đạo và quản lý là hai quá trình hoàn toàn khác biệt tuy nhiên họ không cho rằng người lãnh đạo và người quản lý là hai loại người khác nhau Tuy nhiên, các học giả này cũng có một số điểm khác nhau về cách định nghĩa hai quá trình Ví dụ, Mintzberg (1973) miêu tả lãnh đạo là một trong 10 vai trò quan lý (xem Chương 2) Lãnh đạo bao gồm những người dưới quyền ủng hộ và tạo điều kiện thuận lợi
để thực hiện công việc Chính vai trò còn lại (ví dụ như là người phân bổ các nguồn lực, người đàm phán) lại liên quan đến các trách nhiệm quản lý đặc trưng, tuy nhiên lãnh đạo được coi là một vai trò lãnh đạo cần thiết nổi trội hơn các vai trò khác
Kotter (1990) phân biệt sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý trên phương diện các quá trình lõi và kết quả dự kiến Quản lý nhằm tạo ra tính tổn định và trật tự bằng cách: đề
ra các mục tiêu hoạt động, thiết lập kế hoạch hành động có thời gian biểu thực hiện cụ thể
và phân bổ các nguồn lực; tổ chức và bố trí nhân sự (xây dựng cơ cấu, giao việc cho mọi người) và theo dõi kết quả và giải quyết vấn đề
Trong khi đó lãnh đạo lại có xu hướng tạo ra sự thay đổi trong tổ chức bằng cách: xây dựng tầm nhìn tương lai và các chiến lược để thực hiện những thay đổi cần thiết; phổ biến và giải thích tầm nhìn và thúc đẩy và tạo động lực cho mọi người thực hiện được tầm nhìn đề ra
Quản lý và lãnh đạo đều liên quan đến việc đưa ra quyết định cần làm những gì, xây dựng mạng lưới các mối quan hệ để làm việc đó và cố gắng đảm bảo điều đó thực hiện được Tuy nhiên, hai quá trình có một số yếu tố không tương thích; vai trò lãnh đạo mạnh
mẽ có thể làm rối loạn trật tự và giảm tính hiệu quả, trong khi đó vai trò quản lý mạnh mẽ lại kìm hãm việc chấp nhận rủi ro và sáng tạo Cả hai quá trình đều cần cho sự thành công của tổ chức Nếu chỉ có sự lãnh đạo mạnh, chúng ta chỉ tạo ra được một cơ chế quan liêu không có mục đích nhưng nếu chỉ có sự quản lý chặt, rất dễ dẫn đến việc tạo ra sự thay
Trang 6đổi không mang tính thực tế Tầm quan trọng tương quan giữa hai quá trình và cách tốt nhất để lồng ghép hai quá trình phụ thuộc vào hoàn cảnh và thời điểm cụ thể
Rost (1991) định nghĩa quản lý là một mối quan hệ quyền lực tồn tại giữa người quản lý và các nhân viên cấp dưới để sản xuất ra và bán hàng hóa và dịch vụ Ông định nghĩa lãnh đạo là một mối quan hệ ảnh hưởng đa chiều giữa người lãnh đạo và cấp dưới với mục đích chung là thực hiện thay đổi thực sự Người lãnh đạo và cấp dưới gây ảnh hưởng lẫn nhau và hai bên tương tác không có sự cưỡng ép để quyết định những thay đổi nào họ muốn thực hiện Người quản lý có thể là người lãnh đạo nhưng chỉ khi họ có mối quan hệ ảnh hưởng thuộc loại này Rost cho rằng lãnh đạo không cần thiết để một người quản lý trở nên hiệu quả trong sản xuất và bán hàng hóa, dịch vụ Tuy nhiên, ngay cả khi thẩm quyền là một cơ sở vững chắc để gây ảnh hưởng đối với cấp dưới thì mối quan hệ lãnh đạo có vẻ là cần thiết để gây ảnh hưởng đố với người mà vị lãnh đạo không có thẩm quyền đối với họ (ví dụ: những người lãnh đạo ngang cấp) Trong các tổ chức mà việc thay đổi là không thể tránh khỏi, phổ biến trong các tổ chức hiện nay, thì mối quan hệ lãnh đạo với cấp dưới là cần thiết
Định nghĩa lãnh đạo và quản lý là hai vai trò, quá trình và mối quan hệ khác nhau có thể làm cho vấn đề càng trở nên phức tạp thay vì làm sáng tỏ bằng các lý thuyết đơn giản
về lãnh đạo hiệu quả Hầu hết các học giả đều nhất trí rằng thành công trên cương vị người quản lý trong các tổ chức hiện đại đều liên quan đến việc lãnh đạo Làm thế nào để kết nối hai quá trình đã trở thành một vấn đề quan trọng và phức tạp trong các tài liệu của
tổ chức Câu trả lời không phải dựa trên kết quả các tranh luận về một định nghĩa hoàn hảo Các câu hỏi về việc cần lồng ghép vấn đề gì vào trong phạm vi nghiên cứu các quá trình lãnh đạo cần thiết cần được làm sáng tỏ trong nghiên cứu thực tế chứ không nên tiền định bằng các đánh giá mang tính chủ quan
* Mối quan hệ giữa người quản lý và nhà lãnh đạo
Có một yếu tố trong quản trị mà chúng ta chưa thảo luận tới: đó là khả năng lãnh đạo Người ta thường nói rằng nhà quản lý làm công việc quản trị, còn người lãnh đạo truyền cảm hứng Đúng thế, nhưng bạn không thể là một người quản lý làm việc có hiệu quả trừ khi thực hiện được cả hai điều đó Nhà quản lý cần phải gắn yếu tố lãnh đạo với các kỹ năng quản lý Điều quan trọng nhất là ý thức lãnh đạo trong mỗi người; đó là với tâm niệm: “Tôi có thể tạo ra một thay đổi tích cực” Từ trong suy nghĩ, hay cá tính, hãy
Trang 7tạo ra ý thức lãnh đạo người khác Lãnh đạo có nghĩa là luôn phải làm những việc đúng đắn và có lợi cho các cá nhân và tổ chức của mình Tất cả đều nhằm cải thiện tình trạng hiện tại Tuy nhiên, điều này không có nghĩa nhà lãnh đạo là kẻ tốt bụng ảo tưởng Người lãnh đạo, cũng như các nhà quản lý, sẽ quyết định mọi vấn đề về nhân sự: tuyển dụng, phân công, khuyến khích, và tất nhiên, cả sa thải nữa Họ phải có khả năng nhìn xa trông rộng Nhưng quan trọng nhất là, nhà lãnh đạo phải nhìn nhận từ góc độ của nhân viên, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ và phát huy hết năng lực của bản thân Bạn không thể lãnh đạo tốt nếu không quản lý thật hiệu quả Và điều ngược lại cũng đúng Nhà quản lý cần có tham vọng lãnh đạo, và người lãnh đạo cần tôn trọng nguyên tắc quản lý, tất cả vì mục tiêu cuối cùng
* Liên hệ kinh nghiệm bản thân:
Mỗi khi người lãnh đạo đưa ra một yêu cầu, anh ta thực tế đang đưa ra hai thông điệp: một là nội dung, tức là những gì người lãnh đạo muốn thực hiện, hai là cách thức, tức là cách thức mà nhà lãnh đạo đó đưa ra yêu cầu như thế nào Thông điệp thứ hai cũng quan trọng không kém gì thông điệp đầu tiên vì nó cung cấp hoàn cảnh văn hóa cho người nhận thông điệp, chính là những nhân viên
Bất kể là trong một tổ chức như thế nào thì người ta cũng có tâm lý chung "trăm nghe không bằng một thấy" Người ta chỉ thật sự tin khi được chứng kiến; Và không có một khuôn mẫu nào có tầm ảnh hưởng lớn hơn là cách sử xự của người lãnh đạo Hơn tất
cả, đó là một chuẩn mực để mọi người nhìn vào Chính người lãnh đạo là người làm nên phong cách ứng xử ở nơi làm việc Hơn ai hết, họ thiết lập nên những giá trị thực tế của một tổ chức, và cụ thể hơn là mối quan hệ khách hàng, với nhà cung cấp hay các đối tác Nếu những nhà lãnh đạo tin rằng khách hàng thật sự là một gánh nặng và thường chỉ mang đến phiền toái thì tất yếu các nhân viên sẽ phản ánh quan điểm đó thông qua những dịch vụ nghèo nàn, thiếu tinh tế và không hề được cải tiến và ngược lại, khi nhà lãnh đạo đặt khách hàng lên vị trí ưu tiên hàng đầu, giả sử như sẵn sàng rời cuộc họp nội bộ vì một cuộc điện thoại với khách hàng thì chúng ta có thể mong đợi ở nhân viên của họ sự quan tâm chu đáo và những dịch vụ không ngừng được cải thiện
Hàng ngày, một tổ chức, một doanh nghiệp kiếm được nhiều tiền hay tiêu hao nguồn vốn không phải trực tiếp do những quyết định của những nhà lãnh đạo, mà do hàng ngàn quyết định của toàn thể nhân viên Những quyết định hàng ngày và mang tính trực tiếp
Trang 8như vậy: quyết định chiết khấu, nhận hàng bán trả lại, lựa chọn nhà cung cấp, sản xuất hàng tồn kho, là sự phối hợp của rất nhiều quyết định Và thật là lý tưởng nếu như tất cả những người ra quyết định đó đều hướng vào một mục tiêu của công ty Muốn vậy, nhà lãnh đạo phải đưa ra một bức tranh rõ ràng và cụ thể Chính điều đó sẽ định hướng cho các nhân viên đưa ra những quyết định hàng ngày cho phù hợp
Những mục tiêu hoàn hảo cho doanh nghiệp cũng trở nên vô giá trị nếu như nó không được chuyển thành những mục tiêu hiện hữu, rõ ràng và có thể đáp ứng được cho mỗi cá nhân Công việc này thường được gọi là "sự liên kết", nghĩa là nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng mỗi cá nhân phải được quan tâm đến, đánh giá và có những yêu cầu đóng góp thích hợp vào định hướng chung của toàn bộ công ty Mối tương quan giữa cá nhân
và tập thể đó không tự nhiên mà thành mà đòi hỏi sự quan sát và nắm bắt khả năng cũng như vị trí của các cá nhân trong quy trình hoạt động chung của tổ chức để có thể hướng những mục tiêu cho mỗi cá nhân thực sự hỗ trợ mục tiêu chung của toàn thể tổ chức Nếu không làm được điều này thì đó không phải là thất bại của mỗi nhân viên mà là sai lầm của nhà lãnh đạo
Tôi nhận thấy trong những đặc điểm tâm lý của người lãnh đạo, ngoài những chức năng, phẩm chất tâm lý cá nhân riêng, còn có những hiện tượng tâm lý xã hội nằm ngoài yếu tố nhân cách người lãnh đạo mà nó gắn liền với hoạt động của người lãnh đạo, đó là
uy tín Uy tín là quyền lực, là uy lực, là một sức mạnh có khả năng chi phối, chinh phục người khác bằng sự tin cậy, tín nhiệm, tin tưởng Do đó uy tín trước hết là một sức mạnh
có khả năng chi phối người khác, làm cho người khác phục tùng người mang quyền lực
đó Nhưng quyền lực thì có nhiều loại, mà uy tín thì chỉ là một trong số đó Để chinh phục người khác bằng cách tạo ra sự tin cậy, tín nhiệm bằng chính bản thân nhân cách người lãnh đạo, bằng hoạt động và kết quả của hoạt động lãnh đạo ấy, thì đây chính là uy tín người lãnh đạo
4 Mục tiêu phấn đấu của công ty:
* Xây dựng nền tảng vững vàng để công ty triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Xây dựng đội ngũ nhân lực có đạo đức, có ý thức tốt, có tâm huyết với công việc,
có trình độ tốt, luôn sẵn sàng đoàn kết, phấn đấu đi bất cứ nơi đâu, làm bất cứ việc gì vì tập thể và vì sự ổn định phát triển chung của toàn công ty
Trang 9- Xây dựng hệ thống cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ cho cán bộ hợp lý
- Toàn thể cán bộ phải có hiểu biết, hiểu được nhiệm vụ cần mình phải làm, tiêu chuẩn của công việc mình cần đạt được, mục đích của công việc, hiểu biết cách làm việc
để có thể triển khai 1 công việc cụ thể và phương pháp phối hợp với các đơn vị xung quanh để từ đó xây dựng cho mình định hướng và kế hoạch công tác phù hợp, đạt được kết quả đúng thời hạn và mục tiêu, tiêu chuẩn đặt ra
- Xây dựng hệ thống các kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn và các kiến thức cần thiết quan trọng khác để cán bộ có cơ sở vững vàng, tự tin khi triển khai công việc:
* Xây dựng, ổn định và phát triển hệ thống đối tác:
* Phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh, đầu tư :
* Chăm lo đời sống cán bộ và thực hiện các cơ chế chính sách đối với cán bộ: Chế
độ tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, tổ chức các hoạt động văn hoá, thể thao…
* Thực hiện các trách nhiệm với xã hội và cộng đồng: Ủng hộ giúp đỡ người
nghèo, người có hoàn cảnh khó khăn và chăm lo cho các gia đình chính sách.
5 Xác định các bước hành động cụ thể cho dự án đổi mới:
Bước 1: Lập dự án, phương án sản xuất, kinh doanh 45 ngày;
Bước 2: Xác định cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý, điều hành; công tác nhân sự các phòng, ban, tổ đội sản xuất 15 ngày;
Bước 3: Tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý và đào tạo kỹ năng cho cán bộ 30 ngày;
Bước 4 Ổn định tổ chức sản xuất, kinh doanh
Trang 106 Kết luận:
Qua thời gian học tập và nghiên cứu về môn học Quản trị hành vi tổ chức đã giúp cho tôi hiểu biết về các nguyên nhân, yếu tố tác động cả bên trong và bên ngoài dẫn đến những hành vi cá nhân, hành vi các nhóm trong tổ chức; phương pháp giải quyết những vấn đề về quản lý liên quan đến con người trong tổ chức
Hành vi tổ chức giúp cho chúng ta dự đoán và hiểu được các sự kiện tổ chức để phục
vụ tốt cho công tác lãnh đạo, điều hành trong tổ chức, doanh nghệp Môn học này cung cấp những hiểu biết căn bản và chỉ ra mối quan hệ giữa các đặc điểm tâm lý cá nhân, tiểu
sử hoàn cảnh sống, làm việc và ảnh hưởng như thế nào đến cách hành động, năng lực công tác của mỗi người giúp cho người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định khả thi
và tối ưu Kết quả chính là chất lượng công việc, sự hài lòng với bản thân, sự thăng tiến của các thành viên và sự phát triển chung của cả tổ chức