Ngôn ngữ của tổ chức được thể hiện qua việc các nhân viên xưng hô với nhau như thế nào, mô tả khách hàng ra sao, đón tiếp khách như thế nào… hay lãnh đạo dùng các cụm từ và các từ đặc bi
Trang 1Như chúng ta đều biết, văn hoá tổ chức khác với văn hoá cộng đồng và không đơn giản chỉ là văn hoá giáo tiếp, văn hoá ứng xử giữa các cá nhân với nhau như lâu nay chúng ta thường quan niệm Mà văn hoá còn biếu hiện ở rất nhiều mặt khác nhau trong
tổ chức cũng như trong xã hội, đã có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá tổ chức như:
- Văn hoá tổ chức là những niềm tin, thái độ, giá trị tồn tại phổ biến và tương đối
ổn định trong tổ chức (Williams, A, Dobson, P & Walters);
- Văn hoá thể hiện tổng hợp các giá trị, cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau trong phổ biến trong tổ chức và có xu hướng tự lưu truyền trong thời gian dài (Kotter, J.P & Heskett, J.L.);
- Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực (Gold, K.A.);
- Văn hoá tổ chức là toàn bộ các giá trị, niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức, mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng, ngày càng phong phú thêm và có thể thay đổi theo thời gian (Michel Amiel, Prancis Bonnet, Joseph Jacobs – 1993)
Nhưng một khái niệm vẫn hay được dùng nhất đó là: “Văn hoá tổ chức là hình mẫu cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm tin chung chi phối cách suy nghĩ và hành động của nhân viên với các vấn đề và các cơ hội Những giả thiết là những hình thái trí tuệ hay các học thuyết đang được sử dụng mà con người dựa vào đó để định hướng cho những nhận thức và hành vi của mình Niềm tin tượng trưng cho những nhận thức của
cá nhân về thực tế Giá trị là những niềm tin ổn định và bền vững hơn về điều gì được coi là quan trọng, chúng giúp chúng ta định rõ cái gì đúng, cái gì sai, tốt hay xấu trong thế giới Nội dung của văn hoá tổ chức liên quan tới thứ tự tương ứng của niềm tin, gia trị và những giả thiết
+ Các yếu tố của văn hoá tổ chức bao gồm:
Trang 2- Người sáng lập (nhà lãnh đạo).
- Sự lựa chọn và xã hội hoá
- Quản lý mạng lưới văn hoá
- Phần thưởng mang tính văn hoá
- Lực lượng lao động ổn định
+ Các tiểu văn hoá trong tổ chức:
- Các tổ chức đều có tiểu văn hoá cũng như văn hoá chi phối Một số tiểu văn hoá
có tác dụng củng cố văn hoá chi phối, mặc dù phản văn hoá có những giá trị đối kháng với các giá trị cốt lõi của tổ chức Các tiểu văn hoá duy trì các tiêu chuẩn hoạt động và hành vi đạo đức của tổ chức
- Các tiểu văn hoá cá hai chức năng chính:
chức Họ khuyến khích các xung đột mang tính xây dựng và cách suy nghĩ sáng tạo hơn
về việc tổ chức nên làm thế nào để tạo tác động lẫn nhau trong môi trường của mình
các giá trị mới xuất hiện giúp công ty thay đổi phù hợp với nhu cầu của khách hàng, nhà cung cấp, xã hội và các cổ đông
+ Chúng ta không thể tận mắt nhìn thấy những giả thiết, giá trị và niềm tin văn hoá của tổ chức:
- Văn hoá của các tổ chức được giải mã trực tiếp thông qua các hiện tượng Hiện tượng là những biểu tượng và dấu hiệu có thể quan sát của một văn hoá tổ chức như: cách đón tiếp khách, cách bài trí trụ sở và thưởng phạt nhân viên như thế nào
- Các câu chuyện và giai thoại của tổ chức: các nguyên tắc xã hội về các hành vi mong muốn và không mong muốn Cung cấp cho nhân viên một cái nhìn thực tế hơn cho sự kỳ vọng Những câu chuyện về huyền thoại mang lại hiệu quả nhất vì:
Trang 3 Các câu chuyện này được cho là có thật.
- Nghi thức và các buổi lễ
cũng như tổ chức đã được lập trình nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của văn hoá tổ chức Ví dụ như các vị khách khi đến làm việc được đón tiếp như thế nào…
một cnas bộ công nhân viên hay khán giả Các buổi lễ bao gồm trao phần thưởng hay
kỷ luật nhân viên, khai trương cửa hàng mới hay chúc mừng hợp đồng mới…
- Ngôn ngữ của tổ chức: ngôn ngữ sử dụng tại nơi làm việc cho thấy quy mô văn hoá của ttor chức, doanh nghiệp Ngôn ngữ của tổ chức được thể hiện qua việc các nhân viên xưng hô với nhau như thế nào, mô tả khách hàng ra sao, đón tiếp khách như thế nào… hay lãnh đạo dùng các cụm từ và các từ đặc biệt như là biểu tượng văn hoá của tổ chức, doanh nghiệp, ví dụ như tại cơ quan các nhân viên khen nhau là “ đệ của xêp”; tại cửa hàng Container Store các nhân viên khen nhau là “trống găm bi”…
- Cách bài trí trụ sở, biểu tượng: như các kiến trúc toà nhà có thể định hình và phản ánh văn hoá Hay các thiết kế phòng làm việc, văn phòng truyền tải ý nghĩa văn hoá
+ Các chức năng của văn hoá tổ chức: các chức năng này nó như là “chất keo
dính xã hội” gắn kết mọi người với nhau và khiến họ cảm thấy như một phần trong tổ chức
- Chức năng thứ nhất, chức năng tổ chức xã hội: Văn hoá thường xuyên làm tăng
độ ổn định xã hội, cung cấp cho xã hội mọi phương tiện cần thiết để ứng phó với môi trường xã hội và môi trường tự nhiên
- Chức năng thứ hai, chức năng điều chỉnh xã hội: thường xuyên xem xét các giá trị, văn hoá giúp cho xã hội duy trì được trạng thái cân bằng động của mình, không
Trang 4ngừng hoàn thiện và thích ứng với những biến đổi của môi trường nhằm tự bảo vệ để tồn tai và phát triển
- Chức năng thứ ba, chức năng giao tiếp: Do mang tính nhân sinh, văn hoá trở thành sợi dây nối con người với con người
+ Các tổ chức, công ty có văn hoá mạnh thường hoạt động tốt hơn những tổ chức, công ty có văn hoá yếu, nhưng chỉ khi nội dung văn hoá phù hợp với môi trường của tổ chức, công ty Ngoài ra, văn hoá không thể mạnh nên nếu nó lại loại
bỏ những giá đối kháng có thể tạo lập nên những giá trị mới cho tường lai
MÔ HÌNH LỢI ÍCH TỪ SỨC MẠNH CỦA VĂN HOÁ TỔ CHỨC
+ Đôi khi nhiều nền văn hoá của các tổ chức chưa mạnh, chưa thực sự phát huy được hết hiệu quả của nhân viên trong tổ chức Vì vậy, các tổ chức muốn tiến hành xã
hội hoá tổ chức Vậy xã hội hoá tổ chức là quy trình mỗi cá nhân tiếp thu các giá trị, các hành vi xử sự và những kiến thức xã hội cần thiết để đảm nhận vai trò của mình trong tổ chức
+ Quá trình xã hội hoá diễn ra qua ba giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1: Xã hội hoá tiền tuyển dụng (người ngoài), bao gồm tất cả các hoạt động tìm hiểu và điều chỉnh diễn ra trước ngày đầu tiên làm việc ở một vị trí mới Tuy nhiên đây không phải là một quá trình dễ dàng vì các cá nhân là người ngoài tổ chức họ phải dựa vào bạn bè, thông qua các cuộc thi tuyển, phỏng vấn tuyển dụng
Văn hoá tổ chức mạnh
Điều khiển xã hội
Gắn kết xã hội Nâng cao quy trình tạo
ý thức
Trang 5- Giai đoạn 2: Đụng độ (người mới đến), ngày đầu tiên mới đến thường đánh dấu
sự khởi đầu của giai đoạn đụng độ trong quá trình xã hội hoá tổ chức Đây là giai đoạn người mới đến so sánh những gì họ kỳ vọng với thực tế của nơi làm việc Khoảng cách giữa thực tế và sự kỳ vọng của họ càng lớn thì cú sốc thực tế càng mạnh
- Giai đoạn 3: Quản lý vai trò, trong giai đoạn này các nhân viên đã dần ổn định khi họ đang trong giai đoạn chuyển tiếp từ người mới trở thành người của tổ chức, công ty
+ Nâng cao quá trình xã hội hoá: Xã hội hoá tổ chức có ảnh hưởng lớn tới hoạt
động của mỗi cá nhân, cam kết của tổ chức và sự thay đổi nhân viên, vì vậy các tổ chức cần xem xét các cách đa dạng để định hướng cho quá trình này Hai chiến lược quan trọng được xem xét đến là:
- Xem xét trước công việc thực tế (RJP): đó là sự cân bằng thông tin tích cực và tiêu cực về công việc và môi trường làm việc Tác dụng của phương pháp này là:
nhân viên sẽ ít bỏ việc hơn và hiệu quả công việc cao hơn
cú sốc ít hơn
trung thành trong nhân viên
- Các tác nhân xã hội hoá tổ chức: cung cấp thông tin và hỗ trợ xã hội trong quá trình xã hội hoá Các tác nhân này là những người giám sát, các đồng nghiệp
Với chủ đề văn hoá trong tổ chức, tại nơi làm việc của tôi Tôi xin đưa ra một số
ý kiến về vấn đề văn hoá tại Phòng tư Pháp Huyện Quốc Oai
+ Phòng Tư pháp huyện Quốc Oai là một cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, chính vì vậy mà Phòng cũng có nguyên tắc tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Huyện đó là:
Trang 6- Bảo đảm bao quát đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện và bảo đảm tính thống nhất, thông suốt về quản lý ngành, lĩnh vực công tác từ Trung ương đến cơ sở
- Tổ chức phòng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực; bảo đảm tinh gọn, hợp lý, hiệu quả; không nhất thiết ở cấp tỉnh có sở nào thì cấp huyện có tổ chức tương ứng
- Phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện và điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước
- Không chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn với các tổ chức của các Bộ,
sở đặt tại cấp huyện
+ Vị trí và chức năng của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện:
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp
Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố
+ Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý được giao
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của cơ
Trang 7quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã)
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp huyện
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực
- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện
- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật
và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật
+ Chế độ làm việc của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và trách nhiệm của Trưởng phòng.
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng
Trang 8- Trưởng phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân công hoặc uỷ quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xẩy ra tình trạng tham nhũng, gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình
- Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cùng cấp khi được yêu cầu; phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị
- xã hội cùng cấp giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
+ Chức năng của Phòng Tư pháp: phòng Tư pháp tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở; Theo dõi tình tình thi hành pháp luật trên địa bàn; Thực hiện kế hoạch bồi thường nhà nước cấp huyện và các công tác tư pháp khác
Do là một cơ quan nhà nước, vì vậy văn hoá tổ chức ở đây là một điều rất quan trọng Chính vì vậy, lãnh đạo của Phòng thực hiện văn hoá gương mẫu tức là thủ trưởng luôn làm gương cho cấp dưới noi theo Tức là người lãnh đạo phòng luôn là một người
có tầm cỡ về tài năng và đức độ, được mọi người tin tưởng, kính phục vì vậy các nhân viên làm việc tại phòng cũng rất chú ý đến các quy tắc, chuẩn mực, nề nếp trong mọi công việc được giao
Trước hết, là một cơ quan của nhà nước phục vụ nhân dân nên mỗi cán bộ nhân viên trong phòng Tư Pháp chúng tôi phải có văn hoá trong cách ứng xử, giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp cũng như với nhân dân Chính vì vậy, ở phòng Tư Pháp chúng tôi mọi người luôn tô trọng quy tắc 10 điểm trong văn hoá gia tiếp đó là:
Trang 9- Ân cần: trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó đăm đăm, bực tức Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp
- Ngay ngắn: trang phục hợp cách, không tuy tiện, luộm thuộm Tác phong tỏ ra trễ nải, dặt dẹo
- Chuyên chú: không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là chị em phụ nữ thường hay trang điểm hay cắt móng tay…
- Đĩnh đạc: không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu chủ ngữ, trả lời nhát gừng
- Đồng cảm: thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại để tạo sự thiện cảm
- Ôn hoà: tránh vung tay tuỳ tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía đối tượng giao tiếp Cần có thái độ ôn hoà
- Rõ ràng: không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều Nhưng tránh nói lạc đề hoặc nói quá nhỏ khiến người nghe phải căng tai ra mới nghe rõ
- Nhiệt tình: thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết, đừng
tỏ ra khó khăn, ích kỷ
- Nhất quán: phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng phăng những điều mình đã nói…
- Khiêm nhường: tránh tranh luận khi không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người…
Là một cơ quan của Uỷ ban Nhân dân cấp huyện, nên chúng tôi cũng có phòng tiếp dân Mà hầu hết những người dân đến đây là họ phải có việc cần phải giải quyết, tự bản thân họ không thể giải quyết được nên văn hoá ứng xử rất cần đối với cán bộ ở bộ phận tiếp dân Từ cách ăn mặc, phải trể hiện sự gọn gàng, trang trọng cách nói chuyện với dân cũng phải ân cần, nhẹ nhàng
Đối với cách ứng xử của các công chức, viên chức lao động trong phòng cũng đối xử với nhau rất hoà nhã, không có sự phân biệt giữa các cán bộ làm việc lâu năm và nhân viên tập sự Họ luôn chỉ bảo cho nhân viên mới rất tận tình
Có một lần tôi được nghe câu chuyện của một chị đến phòng Tư pháp làm việc, nhưng
vì tác phong làm việc nhanh nhẹn và gần gũi nên chị có kể một câu chuyện cho chúng tôi nghe
Trang 10“Hôm đó, chị ấy phải nên sở giao thông để làm lại bằng lái xe do một lần sơ suất
mà chị ấy đã bị kẻ gian lấy mất Vào đến sở có hai cửa để tiếp dân, chị ấy vào cửa thứ nhất - chị ấy rất nhẹ nhàng hỏi (vì lo mọi người nói đa số đến những chỗ này mà không nhẹ nhàng với cán bộ thì sẽ bị hành cho khổ sở)- Chào chị! chị làm ơn cho em hỏi thủ tục làm lại bằng lái xe ở đâu ạ
Chị cán bộ này trả lời: đi sang cửa bên kia, không đọc à (khi nghe những lời nói này chị ấy đã thấy rất phản cảm, nhưng không nói gì)
Sang đến cửa tiếp theo, chị nhìn thấy một cán bộ rất trẻ đang ngồi tán ngẫu với cán bộ bên cạnh, chị ấy lại nói “chào anh! Anh làm ơn xem giúp em hồ sơ xin làm lại bằng lái
xe của em như thế này đã đủ chưa ạ”
Cán bộ nam này trả lời “đưa đây” sau khi xem một hồi anh ta bảo “cắt cái tờ phô
tô chứng minh thư nhân dân này ra” một lúc sau anh ta lại bảo “ hai bộ hồ sơ phải viết hai cái đơn, viết thêm một cái đi” do không mang theo bút nên chị ấy cũng không có bút để viết liền hỏi anh cán bộ này “anh ơi, anh giúp em cho em mượn chiếc bút một tí,
vì em không mang theo bút” anh cán bộ này trả lời “ở đây không có bút cho chị mượn, chị đi ra ngoài mà mua bút, bút chúng tôi còn làm việc” (trong lúc đó chỉ có một mình chị ấy là người đứng ở đó để làm việc, mà anh cán bộ này đâu có làm việc được khi hồ
sơ của chị ấy chưa xong anh ta lại quay sang tán chuyện ấy chứ), lúc này chị ấy đã rất
ức chế chị ấy nghĩ đã là một cơ quan phục vụ dân thì ít nhất cũng phải có một vài chiếc bút cắm ở đó như ngân hàng ấy chứ ở đây không có một quán tạp hoá nàp thì mua bút ở đâu Nhưng rất may cho chị ấy là có một người cũng đến làm lại giấy tờ nên chị đã mượn được bút Chị ấy nói, dù đã đi rất nhiều nơi nhưng chị thấy cán bộ ở phòng Tư pháp chúng tôi có thái độ rất nhẹ nhàng và ân cần, chị ấy còn nói thêm nếu các sở các phòng khác, cơ quan nhà nước khác mà khắc phục được kiểu ăn nói tho lỗ, hạch sách nhân dân thì có phải nhân dân được nhờ rất nhiều Qua đó, cho tôi thấy rằng đa số các
cơ quan tiếp dân hiện nay có tư tưởng “dân cần mình chứ không có dân mình càng đỡ việc, cần gì” nên thái độ của các cán bộ này không được lịch sự cho lắm
Nhưng tất cả lỗi cũng không phải là do cán bộ mà đôi khi cũng do chính người dân gây ra Ngày hôm đó, Phòng Tư pháp chúng tôi có một chị đến để giải quyết một số việc, do nhà chị ta ở ngay cạnh phòng nên tiện thể chị ấy mặc luôn bộ quần áo ngủ ở nhà sang phòng tôi để làm việc Khi bước vào, nhìn thấy thế cán bộ của chúng tôi đã