TÊN CHỦ ĐỀ: “Bạn hãy phát triển một Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự án thuộc Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên Lập”
Trang 1TÊN CHỦ ĐỀ:
“Bạn hãy phát triển một Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân
và nhóm làm việc cho Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự án thuộc Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên Lập”
I.GIỚI THIỆU:
Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự án - Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên Lập tỉnh Quảng Ninh được Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh chuyển đổi doanh nghiệp tại Quyết định số 1288/QĐ-UBND ngày 29/4/2009 Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên lập được chuyển đổi từ Công ty quản lý khai thác công trình thủy lợi Yên Lập được thành lập theo Quyết định số 205/QĐ-UB ngày 29 tháng 01 năm 1994 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh Chức năng nhiệm vụ là vận hành hệ thống tưới, tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp, cung cấp nước cho dân sinh và các ngành kinh tế khác Nuôi trồng thủy sản, tư vấn xây dựng, xây lắp các công trình thủy lợi, thủy sản và giao thông nông thôn trong phạm vi toàn tỉnh Quảng Ninh Khai thác du lịch sinh thái lòng
hồ Qui hoạch thủy lợi nông nghiệp, lâm nghiệp Tư vấn, khảo sát, thiết kế các
Dự án nông nghiệp, lâm nghiệp
Phạm vi hoạt động của doanh nghiệp: Hoạt động công ích, Quản lý và khai thác các công trình thủy lợi trên địa bàn Thị xã Quảng Yên, Thành phố Uông Bí, huyện Hoành Bồ Tổ chức đội xây dựng để tu bổ, sửa chữa các công trình thủy lợi được phân cấp quản lý Ngoài ra Công ty còn hoạt động ngoài công ích: Cấp nước cho sinh hoạt, nuôi trồng thủy sản và các ngành kinh tế quốc dân Xây dựng, sửa chữa các công trình thủy lợi, thủy sản, giao thông và các công trình dân dụng, san lấp mặt bằng Xây dựng các công trình cấp, thoát nước sinh hoạt, nước thải, khai thác thủy điện, du lịch sinh thái và nuôi cá lòng hồ Tư
Trang 2vấn khảo sát, lập báo cáo đầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế kỹ thuật, dự toán, tổng dự toán các công trình thủy lợi thủy sản, giao thông, các công trình dân dụng và san lấp mặt bằng Giám sát công tác khảo sát công trình thủy lợi, xây dựng và giao thông, lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu, thẩm định, thẩm tra báo cáo đầu tư Quản lý đầu tư các công trình thủy lợi
Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên Lập tỉnh Quảng Ninh là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích, hạch toán kinh tế độc lập Bao gồm các đơn vị trực thuộc: Trạm quản lý thủy nông Thị xã Quảng Yên; Trạm quản lý thủy nông Thành phố Uông Bí; Trạm quản lý thủy nông huyện Hoành Bồ; Đội xây dựng
Qua 17 năm hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ Công ty, được sự quan tâm của UBND tỉnh Quảng Ninh, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
và các ban, ngành của tỉnh Quảng Ninh, tập thể cán bộ công nhân viên công ty luôn đoàn kết, phát huy sức mạnh tổng hợp, năng động, sáng tạo, từng bước khắc phục khó khăn, hoàn thành tốt các chỉ tiêu được giao Bảo toàn và phát triển được nguồn vốn kinh doanh Đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện Công ty đã được lòng tin và uy tín của khách hàng
Về hệ thống Công ty quản lý bao gồm Hồ chứa nước Yên lập với dung tích thiết kế 127 triệu m3; Các tuyến kênh chính, kênh cấp I, cấp II có tổng chiều dài là 1.286,6 km; Cống tiêu dưới đê 18 cái, hồ chứa nước từ 1÷3 triệu m3 có 10
hồ, 05 trạm bơm tưới tiêu; Tổng diện tích tưới 10.700ha; Tổng diện tích tiêu 1.620 ha
Tổng giá trị tài sản tính đến thời điểm 30/9/2008 là: 103.733.305.100 đồng
Tổng số cán bộ trong Công ty 230 người Trong đó trình độ đại học 49 người, trung cấp 44 người, công nhân kỹ thuật 137 người
Trang 3CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CễNG TY
Ghi Chỳ: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ kiểm tra theo Điều lệ Cụng ty
Từ khi cú Luật Doanh nghiệp 2005 1 đến nay, cỏc Cụng ty Cổ phần trờn
cả nước đều hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và vận hành theo nền kinh tế thị trường cú sự kiểm soỏt của Nhà nước Ngày 08/9/2006 2 Chớnh phủ đó cú Nghị định số 95/2006/NĐ-CP về chuyển Cụng ty Nhà nước thành Cụng ty TNHH một thành viờn; Quyết định số 1126/QĐ-TTg ngày 28/8/2007 3 của Thủ tướng Chớnh phủ “Phờ duyệt Phương ỏn sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thuộc Ủy ban nhõn dõn tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 2007-2010’’
Trạm
Quảng
Yên
Trạm Uông Bí
Trạm Hoàn
h Bồ
Chủ tịch Công ty
Giám đốc
Phòng
TC- HC KH- KT &Phòng QLN & CTPhòng Phòng KT-TV
QLDA
Phó Giám đốc Phó Giám đốc
Kiểm soát viên
Đội
XD &
SCC T
Trang 4Quyết định số 1458/QĐ-UBND ngày 15/5/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh về việc “Phê duyệt kế hoạch sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước của tỉnh năm 2008’’
Quyết định số 1288/QĐ-UBND ngày 29/4/2009 4 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh về việc đổi tên Công ty Quản lý khai thác công trình thủy lợi Yên lập thành Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên lập
Với tình hình hoạt động theo mô hình của Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên Lập như hiện nay đòi hỏi một số Phòng, ban của Công ty phải thay đổi mô hình quản lý để phù hợp với nền kinh tế thị trường mới có thể đáp ứng những nhiệm vụ quan trọng của Công ty Một trong những Phòng chủ chốt
và mang tính chiến lược đó là Phòng Kế hoạch kỹ thuật&Quản lý dự án Tổng số cán bộ Phòng là 15 cán bộ bao gồm các kỹ sư thủy lợi, kỹ sư giao thông và các
kỹ sư xây dựng dân dụng là những cán bộ kỹ thuật chủ chốt của Công ty trong công tác điều hành và quản lý kỹ thuật
Vì vậy, sau khi được tham gia môn học Quản trị hành vi tổ chức 5 thì
mô hình tổ chức bộ máy và phân công nhiệm vụ của Phòng chưa thật sự hợp lý
Do đó, việc nghiên cứu “Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho Phòng Kế hoạch kỹ thuật&Quản lý dự án thuộc Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên lập’’ là thật sự cần thiết với xu thế phát triển hiện nay
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT&QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đến ngày 20/12/2011
TRƯỞNG PHÒNG
Trang 5TRƯỞNG
PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
BỘ PHẬN
KẾ HOẠCH
BỘ PHẬN TƯ VẤN THIẾT KẾ
BỘ PHẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN
II PHÂN TÍCH:
1 Trên bước đường hội nhập và phát triển, bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng phải trải qua những cạnh tranh khốc liệt về công ăn việc làm cho nhân viên Nhất là trong giai đoạn hiện nay, trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu, nhà lãnh đạo, hơn ai hết anh phải biết lèo lái con thuyền doanh nghiệp của mình vượt qua được sóng cao, gió lớn Cũng vậy, một tổ chức muốn phát triển tốt đòi hỏi phải có một nhà Lãnh đạo tài ba, có tầm nhìn chiến lược, biết khích
lệ, thúc đẩy, tạo động lực phát triển cho từng cá nhân và tạo ra niềm say mê công việc cho tất cả nhân viên của mình Tạo ra một tập thể đoàn kết vững mạnh, có
đủ trình độ chuyên môn để đảm nhận tốt công việc và biết chấp nhận một cách vui vẻ, cùng đồng cam cộng khổ để vượt qua những khó khăn trong thời kỳ suy thoái kinh tế toàn cầu như hiện nay, đó là cách mà nhà lãnh đạo thông minh đã làm
- Trong bối cảnh suy thoái của nền kinh tế toàn cầu, tốc độ kinh doanh đang chậm lại, doanh nghiệp trong và ngoài nước đang giậm chân tại chỗ Trước diễn biến xấu đi của nền kinh tế, bản thân tôi là Lãnh đạo của một đơn vị nên đã xác định ngay mục tiêu và phương án hành động: đổi mới mô hình quản lý
Trang 6của Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự án - Công ty TNHH một thành viên thủy lợi Yên Lập theo hướng đi mới phù hợp với tình hình thực tế hiện nay
- Đây mới chỉ là giai đoạn đầu của tiến trình “Những ý tưởng đổi mới
táo bạo” và mô hình “Cán bộ giỏi một nghề nhưng tinh thông nhiều việc” nhằm
tìm ra hướng đi thích hợp nhất với tiến trình cải cách tư duy của mỗi cá nhân và tầm nhìn chiến lược cho tương lai hiện nay Vấn đề còn lại là quá trình thực hiện
mà những người trực tiếp tham gia công việc là tất cả các cán bộ, nhân viên từ cấp lãnh đạo Phòng cho đến nhân viên, cần phải có một sự đồng thuận cao để thực hiện được chiến lược đã đề ra
2 Lãnh đạo là khả năng thúc đẩy và tạo khả năng để người khác đóng góp kiến thức và hiệu quả công việc và thành công của các tổ chức mà họ là thành viên Các nhà lãnh đạo sử dụng ảnh hưởng để thúc đẩy các cấp dưới và sắp đặt môi trường làm việc sao cho họ có thể làm việc hiệu quả hơn Các nhà lãnh đạo có mặt ở khắp các vị trí của tổ chức, không phải chỉ tại Phòng điều hành
- Theo mô hình tổ chức của Phòng Kế hoạch kỹ thuật &Quản lý dự án như hiện nay Trưởng phòng không trực tiếp xử lý bất kỳ một công đoạn nào, mà chỉ nghe thông tin báo cáo lại của cấp dưới (Phó Trưởng phòng) và chỉ ngồi tại
“Phòng điều hành” Do đó, không nắm bắt, quán xuyến và chỉ đạo công việc một
cách kịp thời, chính xác
- Sau khi nghiên cứu bài giảng, tôi lựa chọn thuyết Lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu vì lãnh đạo có đủ năng lực để chọn ra các kiểu hành vi phù hợp nhất cho tình huống Đồng thời, sử dụng hơn một kiểu lãnh đạo tại một thời điểm Chẳng hạn, họ có thể vừa có vai trò hỗ trợ vừa thực hiện vai trò tham gia trong một tình huống cụ thể
3 Cần chú trọng đến bốn tác nhân có ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức hành vi của nhân viên và đem lại hiệu quả làm việc: động lực (motivation), năng lực (ability), ý thức công việc (role perception) và yếu tố tình huống (situational
Trang 7factors) Nếu bất kỳ tác nhân nào yếu đi, hiệu quả làm việc của nhân viên cũng
sẽ vì thế mà giảm theo
- Vì vậy, tôi khuyến khích nhân viên đi làm đúng giờ theo quy chế hoạt động của Công ty; đặt ra mục tiêu và hướng mục tiêu đề ra với mốc thời gian được ấn định trước Đồng thời, có chế độ khuyến khích động viên khen thưởng
cả về vật chất và tinh thần cho nhân viên nào hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao một cách kịp thời
- Tạo điều kiện để nhân viên được tham gia các lớp học, hội nghị, hội thảo để nâng cao kiến thức phục vụ cho công tác chuyên môn Một số kỹ năng bắt buộc bất di bất dịch đó là 100% nhân viên phải sử dụng thành thạo máy vi tính để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn được phân
công (áp dụng mô hình không giấy) và đối với nhân viên được giao tiếp xúc với
các dự án nước ngoài như ODA… phải sử dụng thành thạo tiếng Anh Đồng thời, thường xuyên cử đi học tập kinh nghiệm ở các đơn vị bạn
- Thiết kế lại công việc để nhân viên được những nhiệm vụ trong khả năng của họ Đồng thời, huấn luyện nhân viên có thể phát huy hết các kỹ năng và kiến thức đã được học vào công tác chuyên môn Chọn ra các ứng cử viên có các phẩm chất phù hợp nhất
- Có quyết định giao nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng nhân viên, tránh sự chồng chéo Để bản thân từng cán bộ ý thức và biết được công việc của mình là gì
4 Sau khi nghiên cứu 02 mô hình xây dựng nhóm hiệu quả bao gồm: nhóm tự quản và nhóm ảo Tôi nhận thấy, Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý
dự án phù hợp với mô hình nhóm tự quản Bởi vì, Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự án là một Phòng cốt lõi của Công ty, nó quyết định toàn bộ những kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh cho công ty, chỉ đạo thông suốt về mặt
Trang 8quản lý kỹ thuật đối với 03 cơ sở là huyện Hoành Bồ, thị xã Quảng Yên và thành phố Uông Bí tỉnh Quảng Ninh
5 Áp dụng và triển khai có hiệu quả “Văn hóa nơi công sở” theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg 6 Cán bộ, viên chức trong khi làm việc, tiếp xúc với doanh nghiệp, giao tiếp, ứng xử phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng, không được nói tục, không được nói tiếng lóng, không được quát nạt, phải ăn nói mạch lạc,
rõ ràng…
- Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng
- Khi nhân viên Nhà nước nghe điện thoại, phải xưng họ tên, cơ quan công tác và không được ngắt điện thoại đột ngột
III GIẢI PHÁP:
1 Một số đề xuất và giải pháp:
- Trên sơ đồ tổ chức bộ máy của Phòng Kế hoạch kỹ thuật&Quản lý dự
án năm 2012; Do đặc thù công việc của Phòng liên quan đến rất nhiều các lĩnh vực khoa học kỹ thuật của các ngành vì vậy tôi đề xuất sơ đồ tổ chức bộ máy mới, với phương châm cắt bớt khâu trung gian (các Phó Trưởng phòng) để giảm bớt các vị trí công việc và hệ thống cấp bậc để tập trung cho chuyên môn sâu Khuyến khích mọi người tích cực tham gia, năng động và sáng tạo Đồng thời, mỗi người là một mắt xích quan trọng để hệ thống hoạt động, mức độ phân quyền rất cao và nhân viên nào cũng được tự do đưa ra các quyết định dựa trên
cơ sở Pháp luật hiện hành
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT &QUẢN LÝ DỰ ÁN
Dự kiến năm 2012
TRƯỞNG PHÒNG
Trang 9BỘ PHẬN
KẾ HOẠCH
BỘ PHẬN TƯ VẤN THIẾT KẾ
BỘ PHẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Trên cơ sở mô hình hoạt động mới, tất cả các chuyên gia, các kỹ sư sẽ phát huy tối đa năng lực và phẩm chất chuyên môn của mình trong mọi lĩnh vực, đồng thời tạo không khí làm việc, kích thích, tạo đà cho những sáng kiến kịp thời tham mưu cho Trưởng Phòng những ý tưởng và sáng tạo mới mang tính hiệu quả kinh tế cao
- Định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm, lấy ý kiến của toàn thể cán bộ công nhân, viên chức cơ quan bằng phương pháp phát phiếu khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của cán bộ, nhân viên cơ quan và các Phòng trong Công ty để có hướng điều chỉnh thích hợp và kịp thời Đồng thời, có sự giám sát,
hỗ trợ trực tiếp của Trưởng phòng trong quá trình xử lý công việc hàng ngày nếu công việc vượt quá thẩm quyền hoặc tầm kiểm soát giải quyết của nhân viên hoặc xảy ra xung đột
- Phân chia công việc thành những mảng công việc nhỏ hơn ở các bộ phận trực thuộc, nhất là khi có nhiều phần việc khác nhau Thực hiện tốt công tác phối hợp trong quá trình xử lý công việc đảm bảo hiệu quả, chính xác và nhanh chóng, đảm bảo hướng tới một mục tiêu chung
- Ứng dụng cộng nghệ thông tin trong quy trình công việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận chuyên môn với nhau Tiêu chuẩn hóa và chuyên môn hóa trong công việc và quy trình nghiệp vụ để cán bộ có cơ hội thử sức ở nhiều bộ phận trực thuộc khác nhau để tìm ra mảng công việc thích hợp với họ nhất
Trang 10- Cải tiến quy trình, thủ tục hành chính, giảm chi phí về thời gian và tiền của Công ty, giao việc và kiểm tra hồ sơ công việc trên máy tính nhằm hạn chế tối đa về giấy tờ in ấn tài liệu Kiểm tra chính xác lãnh đạo duyệt mới chức thức ban hành tránh lãnh phí
- Tiếp tục triển khai và thực hiện tốt “Văn hóa công sở”
2 Kế hoạch triển khai:
2.1 Thời gian từ tháng 01/2012 đến hết tháng 6/2012, Trưởng phòng có nhiệm vụ:
- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, viên chức của Phòng, nhất là hàng ngũ Phó Trưởng phòng về sự thay đổi về mô hình quản lý bộ máy tổ chức mới Vì cấp Phó Trưởng phòng là người bị ảnh hưởng trực tiếp nếu thực hiện theo đúng những nội dung đã đề cập nêu trên
- Do yếu tố tác động đòi hỏi sự thay đổi trong mô hình quản lý nên đưa
ra nhiều phương án và lấy ý kiến toàn thể cán bộ, viên chức của Phòng, trên cơ
sở đó Trưởng phòng lựa chọn phương án tối ưu nhất để làm sao phát huy được các kỹ năng và năng lực của từng người một
- Đặt ra mục tiêu của Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự án và quá trình thực hiện mục tiêu Mục tiêu: ngắn hạn và dài hạn Trong đó: mục tiêu ngắn hạn: thực hiện theo hàng tháng, hàng quý; mục tiêu dài hạn: thực hiện hàng năm, 05 năm hoặc 10 năm Đồng thời, mục tiêu của từng cán bộ, viên chức của Phòng phải gắn với mục tiêu chung của Phòng Kế hoạch kỹ thuật & Quản lý dự
án đã đề ra
2.2 Từ tháng 6/2012 trở về sau:
- Trưởng phòng lựa chọn phương án tối ưu nhất và ra quyết định phân công nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cán bộ của Phòng