Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả tại công ty cổ phần sông đà – hà nội

Có hai dạng mô hình làm việc theo nhóm cơ bản là nhóm tự quản và nhóm ảo: - Nhóm tự quản SDWT: là một tập thể với chức năng chéo được tổ chức xung quanh các quy trình công việc để hoàn t

Quản trị hành vi tổ chức

ĐỀ BÀI:

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm

làm việc cho doanh nghiệp hiện nay bạn đang làm việc

Ngày nay, trong một thế giới phát triển vũ bão của công nghệ thông tin

và giao thoa văn hóa, ranh giới giữa các quốc gia như gần nhau hơn Các phát minh, sáng chế, tiến bộ khoa học kỹ thuật ở một quốc gia nào đó sẽ nhanh chóng được nghiên cứu, áp dụng ở quốc gia khác Ở cấp độ các doanh nghiệp cũng vậy, các tiến bộ kỹ thuật, cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh, sáng tạo trong quản lý ở một doanh nghiệp này sẽ nhanh chóng được học hỏi, áp dụng vào doanh nghiệp khác dẫn tới quá trình cạnh tranh và phát triển không ngừng của các doanh nghiệp, góp phần vào quá trình phát triển của các quốc gia trên thế giới

Khái niệm về nhóm làm việc đã ra đời và phát triển ở các quốc gia có nền kinh tế thị trường phát triển như Mỹ, EU,… nay cũng đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công để cải tiến quy trình làm việc, nâng cao năng suất lao động và cải thiện hiệu quả hoạt động quản trị Tổ chức các nhóm làm việc hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra với nguồn lực sử dụng thấp, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Vậy nhóm làm việc là gì và thế nào là nhóm làm việc hiệu quả?

2/ 14

Nhóm là hai hay nhiều cá nhân – có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau – những người đến với nhau để đạt đến những mục tiêu cụ thể

Có hai dạng mô hình làm việc theo nhóm cơ bản là nhóm tự quản và nhóm ảo:

- Nhóm tự quản (SDWT): là một tập thể với chức năng chéo được tổ chức xung quanh các quy trình công việc để hoàn thành một công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi phải có sự phối hợp và tương hỗ Nhóm tự quản có quyền tự quyết cao trong việc thực hiện công việc

- Nhóm ảo: là nhóm đa chức năng hoạt động xuyên không gian, thời gian và ranh giới tổ chức với các thành viên liên lạc với nhau chủ yếu qua công nghệ thông tin

Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên Những kỹ năng và sự hiểu biết khi làm việc nhóm sẽ đem lại lợi ích lớn đối với từng cá nhân

Làm việc theo nhóm tạo ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ chức, từ đó khơi dậy và duy trì tinh thần đồng đội, sự đoàn kết trong tập thể, tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm để đạt được hiệu quả công việc cao nhất Tuy nhiên, làm việc theo nhóm chỉ thực sự phát huy hết hiệu quả khi đó

là một nhóm làm việc hiệu quả Vậy như thế nào là mô hình nhóm làm việc hiệu quả?

Mô hình nhóm làm việc hiệu quả:

Có nhiều quan điểm đánh giá về mô hình nhóm làm việc hiệu quả, tựu chung lại thì một nhóm làm việc hiệu quả là nhóm:

- Các thành viên có kỹ năng trong việc thực hiện vai trò và chức năng (là người lãnh đạo hoặc là thành viên) của mình những yếu tố cần thiết cho sự tương tác giữa người lãnh đạo và người dưới quyền và sự tương tác giữa các thành viên;

- Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ làm việc thoải mái giữa các thành viên của nó;

- Các thành viên bị thu hút, hấp dẫn bởi nhóm và trung thành với các thành viên khác cũng như trung thành với người lãnh đạo;

- Các giá trị và mục tiêu của nhóm là hòa hợp với những giá trị và nhu cầu của các thành viên;

- Các thành viên trong nhóm được động viên cao độ để nhóm đạt tới các mục tiêu của nó;

- Tất cả các hoạt động của nhóm như sự tương tác, giải quyết vấn đề, ra quyết định… là trong điều kiện của không khí làm việc thân thiện và hỗ trợ;

- Nhóm tích cực giúp đỡ các thành viên của nhóm khai thác hết tiềm năng;

- Các thành viên sẵn sàng chấp nhận những mục tiêu và những đòi hỏi

mà nhóm đặt ra;

- Các thành viên giúp đỡ lẫn nhau khi cần thiết để mỗi người có thể đạt tới những mục tiêu của họ;

- Bầu không khí thân thiện khuyến khích sự sáng tạo;

- Nhóm hiểu biết về sự tuân thủ và hiểu khi nào thì sử dụng nó và sử dụng nó cho những mục đích gì;

- Có sự động viên cao cho thông tin một cách cởi mở;

- Các thành viên là linh hoạt và thích ứng đối với những mục tiêu và thái độ của họ;

- Cá nhân cảm thấy an toàn trong việc ra quyết định vì những mục tiêu

và các triết lý hoạt động được hiểu biết một cách rõ ràng bởi các thành viên

Có bốn chiến lược để xây dựng nhóm:

4/ 14

- Xây dựng nhóm theo vai trò: khuyến khích các thành viên trong nhóm nhận thức rõ vai trò của mình cũng như định hướng vai trò trong nhóm;

- Xây dựng nhóm theo mục tiêu đặt ra: phân biệt rõ những mục tiêu, nâng cao động lực của nhóm để hoàn thành các mục tiêu đặt ra và thành lập

cơ chế phản hồi có hệ thống về quá trình hoàn thành mục tiêu của nhóm;

- Xây dựng nhóm theo hướng giải quyết vấn đề: chú trọng việc ra quyết định, bao gồm việc nhận thức vấn đề và tìm hướng giải quyết của nhóm;

- Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp giữa các thành viên: chú trọng tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm

Nguyên tắc chung để xây dựng một nhóm hiệu quả đó là:

- Không phải là người lãnh đạo tổ chức hoặc bất cứ một thành viên nào trong nhóm đóng vai trò chủ chốt trong quá trình ra quyết định;

- Duy trì một quy mô nhóm tối ưu;

- Xây dựng quy phạm nhóm đảm bảo các thành viên đều tham gia thảo luận, tranh luận chứ không theo lựa chọn của đa số thành viên khác cũng làm tăng hiệu quả nhóm;

- Ngoài ra, một cấu trúc nhóm phù hợp cũng có thể nâng cao tính sáng tạo và hiệu quả quyết định trong nhóm

Nhóm là tập hợp của các thành viên, do đó để xây dựng được một nhóm hiệu quả thì các thành viên trong nhóm cần:

- Biết lắng nghe: Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau, thể hiện sự tôn trọng ý kiến của các thành viên trong nhóm;

- Biết chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác;

- Biết thuyết phục: Các thành viên phải biết tự bảo vệ và thuyết phục thành viên khác đồng tình với ý kiến của mình;

- Biết tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những thành viên khác;

- Biết trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau và cùng hướng tới một mục tiêu chung của nhóm;

- Biết chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày cách họ nghĩ

và dù không đồng tình cũng không nên chỉ trích;

- Biết chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả tại Công ty Cổ phần Sông Đà –

Hà Nội:

Giới thiệu về công ty:

Tên công ty: Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội

Địa chỉ: Nhà G10 – Thanh Xuân Nam – Thanh Xuân – Hà Nội

Tôi hiện đang công tác tại Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội với chức trách là Trưởng phòng Đầu tư

Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội được thành lập với số vốn điều lệ ban đầu là 200 tỷ đồng gồm 5 thành viên sáng lập: (1) Tập đoàn Sông Đà góp 51% vốn điều lệ; (2) Tổng Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng góp 15% vốn điều lệ; (3) Công ty Cổ phần Sông Đà 9 góp 10% vốn điều lệ; (4) Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng và Phát triển Đô thị Sông Đà góp 10% vốn điều lệ; (5) Công ty TNHH Một thành viên Hạ Tầng Sông Đà góp 5% vốn điều lệ; còn lại cổ đông khác là Công ty Cổ phần Sông Đà 11 góp 5% vốn điều lệ

Công ty được thành lập với chức năng ban đầu chủ yếu là doanh nghiệp

dự án của Tập đoàn Sông Đà thực hiện các thủ tục xin cấp phép đầu tư và tiến

6/ 14

hành đầu tư xây dựng Dự án đầu tư cải tạo, nâng cấp Quốc lộ 6 đoạn Ba La – Xuân Mai (từ Km16+00 – Km34+00) theo hình thức hợp đồng Xây dựng – Kinh doanh – Chuyển giao (BOT) kết hợp Xây dựng – Chuyển giao (BT) Tức là đầu tư cải tạo, nâng cấp Quốc lộ 6 đoạn Ba La – Xuân Mai (từ Km16+00 – Km34+00) với hình thức hoàn vốn được kết hợp giữa thu phí các phương tiện tham gia giao thông và đổi hạ tầng lấy đất kinh doanh đô thị

Với chức trách của một Trưởng phòng Đầu tư, tôi nhận thấy mô hình nhóm tự quản làm việc độc lập theo hướng giải quyết vấn đề, chịu sự điều hành trực tiếp từ Tổng giám đốc là một mô hình hoạt động phù hợp tại Công

ty tôi hiện nay Vì vậy tôi chọn chủ đề “xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả tại Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội” làm chủ đề cho bài Kiểm tra

hết môn, môn học Quản trị hành vi Tổ chức

Mô hình tổ chức của Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội:

Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội hoạt động theo mô hình Phòng ban chức năng sắp xếp các nhân viên theo phạm vi kiến thức đối với chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban

Mô hình tổ chức hoạt động (trang dưới):

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

TỔNG GIÁM ĐỐC (TGĐ)

CÁC PHÓ TGĐ

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Chức năng chính của từng bộ phận:

- Đại hội cổ đông: cơ quan quyền lực cao nhất tại Công ty, thực hiện chức năng chính là bầu, bãi miễn thành viên Hội đồng quản trị, phê duyệt kế hoạch và kết quả hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính của Công ty

- Ban kiểm soát: thay mặt Đại hội cổ đông kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ; cũng như trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính

8/ 14

- Hội đồng quản trị: cơ quan quản lý cao nhất tại Công ty, thực hiện chức năng bổ nhiệm, miễn nhiệm Ban Tổng giám đốc, Kế toán trưởng; phê duyệt kế hoạch và kết quả hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính của Ban Tổng giám đốc theo thẩm quyền được Đại hội cổ đông cho phép

- Ban Tổng giám đốc: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư,

kế hoạch tài chính và thực hiện việc sắp xếp, sử dụng các nguồn lực trong điều hành quản lý hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, tài chính nhằm thực hiện kế hoạch được Hội đồng quản trị phê duyệt

- Phòng Đầu tư: thực hiện chức năng xúc tiến tìm kiếm, lựa chọn, giải quyết các thủ tục trong quá trình chuẩn bị, thực hiện và kết thúc đầu tư

- Phòng Kinh tế - Kế hoạch: thực hiện chức năng chính là xây dựng các định mức, kế hoạch, tính toán và thẩm tra các số liệu kinh tế, tổ chức và thẩm định hồ sơ đấu thầu

- Phòng Kỹ thuật: thực hiện chức năng chính là xây dựng, kiểm tra, rà soát các vấn đề kỹ thuật của các dự án đầu tư hoặc hợp đồng xây lắp

- Phòng Giải phóng mặt bằng: thực hiện chức năng chính là chuẩn bị mặt bằng cho quá trình đầu tư

- Phòng Tài chính – Kế toán: thực hiện chức năng chính là quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, thống kê các sự kiện kinh tế tại Công ty

- Phòng Tổ chức – Hành chính: thưc hiện chức năng chính là quản trị văn phòng, quản trị nhân sự

Thực trạng quá trình hoạt động tại Công ty:

Do là mô hình doanh nghiệp dự án, nên trong giai đoạn đầu chức năng chính trong hoạt động của Công ty là xúc tiến các thủ tục đầu tư trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Phòng đầu tư với chức năng, nhiệm vụ của mình, trở thành phòng năng động và được phân công thực hiện nhiều công việc nhất

trong công ty Trong khi đó, các Phòng khác thì có quá ít việc, hầu hết đều thụ động chờ đợi sự phân công công việc từ lãnh đạo Công ty

Thực tế thì mô hình hoạt động theo kiểu phòng ban chức năng này không phát huy hết hiệu quả, không sử dụng hết các nguồn lực, thậm chí có

sự chồng chéo về chức năng, hoặc chức năng của phòng này lại được thực hiện ở phòng khác Sự phân bố công việc cũng không đồng đều dẫn đến hiện tượng có Phòng thì quá nhiều việc, có Phòng lại không có việc gì để làm

Cạnh tranh giữa các Phòng trong Công ty đã bắt đầu nhen nhóm khi lãnh đạo và nhân viên Phòng này không quan tâm đến kết quả hoạt động của Phòng kia Các nhóm nhân viên và quản lý ở các Phòng còn lại do không có nhiều việc để làm trở nên ích kỷ, thiếu tinh thần hợp tác

Quá trình thao tác công việc càng trở nên khó khăn khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn của các Phòng khác trong Công ty Để giải quyết vấn đề phát sinh nằm ngoài chuyên môn của mình, Phòng Đầu tư phải trình Tổng giám đốc công ty về các vấn đề và các yêu cầu hỗ trợ Sau đó Tổng giám đốc, với vị trí quyền lực của mình, tiến hành giao việc trở lại cho các Phòng chuyên môn giải quyết vấn đề Tuy nhiên, do quá trình thông tin không có sự tương tác trực tiếp, nhiều chỉ đạo còn mang tính hành chính, thủ tục, không đúng với trọng tâm vấn đề nên quá trình tác nghiệp để đạt mục tiêu

đề ra quá chậm chạp và nhiều khi không đạt được hiệu quả mong muốn

Đây là tình trạng khó giải quyết đang trở thành nỗi bức xúc của cả lãnh đạo lẫn nhân viên trong Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội

Trong quá trình theo học Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh Quốc tế do Trường Đại học Quốc Gia Hà Nội liên kết với Đại học Griggs Hoa Kỳ tổ chức, tôi đã nghiêm túc nhìn nhận vấn đề của Công ty mình Qua nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức, tôi đề xuất một số giải pháp giải quyết vấn đề đang tồn tại tại Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội như sau:

10/ 14

Đề xuất một số giải pháp:

- Lãnh đạo công ty cần quy định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, tránh việc chồng chéo trong thực hiện nhiệm vụ dẫn tới việc phân

bổ công việc không đúng

- Lãnh đạo công ty nên phân bổ lại công việc phù hợp nhằm đảm bảo các Phòng đều có đóng góp vào hoạt động và thành công của Công ty

- Từng Phòng ban trong Công ty phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và có tinh thần tương hỗ vì mục tiêu chung của Công ty

Phát triển ý tưởng:

Trong giai đoạn đầu hoạt động, Công ty chủ yếu thực hiện nhiệm vụ xúc tiến chuẩn bị đầu tư, các công việc chủ yếu liên quan đến Phòng Đầu tư, chưa sử dụng nhiều đến chức năng, nhiệm vụ các Phòng còn lại Quy mô hoạt động của Công ty cũng chưa lớn nên chưa cần thiết phải thành lập các Ban

quản lý dự án Vì vậy, đề xuất Công ty thành lập Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu

tư

Thiết kế Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư:

- Quyết định thành lập nhóm: do Tổng giám đốc công ty ký quyết định thành lập;

- Trưởng nhóm: là đại diện của Phòng Đầu tư, tốt nhất là Trưởng phòng Đầu tư;

- Thành viên nhóm: gồm các nhân viên của Phòng Đầu tư, Phòng Kinh

tế - Kế hoạch, Phòng Kỹ Thuật, Phòng Giải phóng mặt bằng, Phòng Tài chính – Kế toán

Hoạt động của Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư:

- Nhóm chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp từ Tổng giám đốc Công ty

- Nhóm hoạt động theo quy chế Công ty và quy định của nhóm Các thành viên trong Nhóm chịu sự quản lý của Trưởng nhóm và Trưởng phòng chuyên môn Khi nảy sinh xung đột trong quản lý giữa Trưởng nhóm và Trưởng phòng chuyên môn thì quyết định của Trưởng nhóm phải được ưu tiên thực hiện trước

- Nhóm thực hiện toàn bộ các công việc xúc tiến chuẩn bị đầu tư cho

Dự án đầu tư cải tạo, nâng cấp Quốc lộ 6 đoạn Ba La – Xuân Mai (từ Km16+00 – Km34+00) theo hình thức hợp đồng BOT kết hợp BT

- Phần lớn các vấn đề phát sinh Nhóm đều có thể giải quyết do tập hợp các thành viên trong nhóm có đủ các kỹ năng để giải quyết vấn đề Những vấn đề vượt quá thẩm quyền quyết định của Nhóm Trưởng nhóm sẽ đại diện báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc, quyết định của Tổng giám đốc là quyết định cuối cùng có hiệu lực thi hành

Lợi ích khi tổ chức Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư:

- Mọi thành viên trong nhóm đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được mục tiêu đó;

- Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp các kỹ năng của các thành viên trong nhóm, phát huy óc sáng tạo do đó các quyết định sẽ đúng đắn hơn dựa trên việc thu thập được nhiều thông tin và tư duy nhóm

- Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ làm việc thoải mái giữa các thành viên của nó Các giá trị và mục tiêu của nhóm là hòa hợp với những giá trị và nhu cầu của các thành viên cũng như hòa hợp với các giá trị và mục tiêu của Công ty

- Rút ngắn được quy trình, thời gian xử lý công việc; các vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết thích đáng trên cơ sở tương tác giữa các thành viên trong nhóm Các vấn đề vượt quá tầm quyết định của nhóm sẽ được tập hợp