Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao tại viettinbank chi nhánh bắc HN

Đề tài: Ứng dụng ý tưởng: “ Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao” trong hoạt động tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam- Chi nhánh Bắc Hà nội.. Sau 8 năm hoạt động và p

BÀI TẬP KIỂM TRA HẾT MÔN

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức?

Đề tài:

Ứng dụng ý tưởng: “ Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao” trong hoạt

động tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam- Chi nhánh Bắc

Hà nội

Tổng quan về Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

• Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) được thành lập từ năm 1988 sau khi tách ra từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

• Là Ngân hàng thương mại lớn, giữ vai trò quan trọng, trụ cột của

ngành Ngân hàng Việt Nam

• Có hệ thống mạng lưới trải rộng toàn quốc với 150 Sở Giao dịch, chi nhánh và trên 800 phòng giao dịch/ Quỹ tiết kiệm

• Có 4 Công ty hạch toán độc lập là Công ty Cho thuê Tài chính, Công

ty Chứng khoán Công thương, Công ty Quản lý Nợ và Khai thác Tài sản, Công ty TNHH Bảo hiểm và 3 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm Công nghệ Thông tin, Trung tâm Thẻ, Trường Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

• Là sáng lập viên và đối tác liên doanh của Ngân hàng INDOVINA

• Có quan hệ đại lý với trên 850 ngân hàng và định chế tài chính lớn trên toàn thế giới

• Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam là một Ngân hàng đầu tiên của Việt Nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000

• Là thành viên của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội các ngân hàng Châu Á, Hiệp hội Tài chính viễn thông Liên ngân hàng toàn

cầu(SWIFT), Tổ chức Phát hành và Thanh toán thẻ VISA, MASTER quốc

tế

• Là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam

• Không ngừng nghiên cứu, cải tiến các sản phẩm, dịch vụ hiện có và phát triển các sản phẩm mới nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng

Sứ mệnh

Là Tập đoàn tài chính ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, hoạt động đa năng, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo chuẩn mực quốc tế, nhằm nâng giá trị cuộc sống

Tầm nhìn

Trở thành Tập đoàn tài chính ngân hàng hiện đại, hiệu quả hàng đầu trong nước và Quốc tế

Giá trị cốt lõi

- Mọi hoạt động đều hướng tới khách hàng;

- Năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, tận tâm, minh bạch, hiện đại;

- Người lao động được quyền phấn đấu, cống hiến làm việc hết mình – được quyền hưởng thụ đúng với chất lượng, kết quả, hiệu quả của cá nhân đóng góp – được quyền tôn vinh cá nhân xuất sắc, lao động giỏi

Triết lý kinh doanh

- An toàn, hiệu quả, bền vững và chuẩn mực quốc tế;

- Đoàn kết, hợp tác, chia sẻ và trách nhiệm xã hội;

- Sự thịnh vượng của khách hàng là sự thành công của VietinBank

Sologan: Nâng giá trị cuộc sống

Ngân hàng TMCP Công thương VN Chi nhánh Bắc Hà Nội là một trong

150 chi nhánh cấp 1 của Ngân hàng TMCP Công thương VN Với tiền thân là một Phòng Giao dịch nhỏ được thành lập từ năm 2003 với đội ngũ Cán bộ Công nhân viên lúc đó chỉ khoảng 30 người, được tách ra từ Ngân hàng TMCP Công thương

VN Chi nhánh Chương Dương Sau 8 năm hoạt động và phát triển, cho đến nay, Ngân hàng TMCP Công thương VN Chi nhánh Bắc Hà Nội đã trở thành một chi nhánh đứng trong Top 5 các Ngân hàng toàn hệ thống, được nhiều bằng khen của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, vinh dự nhận Huân chương Lao động hạng 3 năm 2008… Với số lượng cán bộ công nhân viên khoảng 150 người, với 8 phòng ban chức năng, 4 Phòng giao dịch loại 1 và 5 Phòng giao dịch loại 2, Ngân hàng TMCP Công thương VN Chi nhánh Bắc Hà Nội đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trong bối cảnh kinh doanh Ngân hàng đang có nhiều biến động như hiện nay

Để có được bề dày thành tích như trên, đòi hỏi sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của mỗi cán bộ công nhân viên trong chi nhánh Tất cả đều vì một mục đích chung là đưa chi nhánh Ngân hàng TMCP Công thương VN Chi nhánh Bắc Hà Nội ngày càng phát triển bền vững, quyền lợi của các cán bộ công nhân viên được đảm bảo, thu nhập nâng cao Mỗi phòng ban đều phải đề ra những kế hoạch, những phương thức hoạt động để hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách xuất sắc

Ứng dụng môn học Hành vi Tổ chức vào Ngân hàng nơi tôi đang công tác, tôi nhận thấy việc Xây dựng nhóm hoạt động sao cho có hiệu quả cao, đào tạo kỹ năng làm việc theo nhóm là rất phù hợp Các chuyên gia kinh tế đã dự báo rằng thế

kỷ 21 sẽ là thế kỷ làm việc theo nhóm, vì tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, ngay cả văn học và nghệ thuật, một cá nhân cũng không thể đảm đương được Một tập thể đoàn kết vững mạnh đòi hỏi mỗi cá nhân trong tập thể đó phải biết học hỏi

lẫn nhau, biết hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể Tuy nhiên để có được kết quả như ý muốn, xây dựng được những nhóm hoạt động hiệu quả cao điều tất yếu không tránh khỏi những khó khăn Trước hết, ta sẽ nghiên cứu những khó khăn khi hoạt động theo nhóm như sau:

Những hạn chế cản trở ra quyết định của nhóm:

• Áp lực về thời gian: Nhóm phải mất thời gian hơn các cá nhân đưa ra quyết định Không giống như cá nhân, nhóm cần có thêm thời gian để tổ chức, phối hợp và hòa nhập Nhóm càng lớn thì càng mất nhiều thời gian để đưa

ra quyết định Các thành viên trong nhóm cần có thời gian để tìm hiểu và

để xây dựng mối quan hệ với nhau Họ phải kiểm soát được những thiếu sót trong giao tiếp và do vậy họ đủ hiểu quan điểm của những thành viên khác

• Một hạn chế nữa trong hầu hết các mô hình nhóm đó là chỉ có một người phát biểu tại một thời điểm Đặc điểm này được gọi là hạn chế năng suất (production blocking) thường làm cho các thành viên quên mất những ý tưởng sáng tạo trong khi đợi đến lượt mình phát biểu Những thành viên cố gắng tập trung để nhớ và sắp xếp những ý tưởng của mình trong đầu lại quên mất nội dung người khác đang phát biểu, mặc dù là những lời phát biểu này có thể là điều kiện cho ý tưởng sáng tạo khác

• Biết rõ khả năng đánh giá: Khi các cá nhân không muốn trình bày ý tưởng

có vẻ như ngốc nghếch của mình vì họ nghĩ rằng những thành viên khác trong nhóm đang ngầm đánh giá họ

• Áp lực phải hòa nhập: Tính gắn kết giúp cả nhóm cùng được tổ chức và làm việc vì một mục tiêu chung Tuy nhiên nó cũng làm cho nhân viên đôi lúc cố giữ những ý kiến không đồng tình về vấn đề thảo luận Ở một mức

độ nào đó chúng ta phụ thuộc vào ý kiến của người khác để xác nhận chính

ý kiến của mình Nếu như đồng nghiệp không đồng tình với chúng ta, khi

đó chúng ta bắt đầu nghi ngờ chính ý kiến của mình

• Tư duy nhóm (groupthink): Là một xu hướng thể hiện tính gắn kết cao trong nhóm trong việc đồng thuận để đưa ra quyết định bất chấp chất lượng của quyết định đó Các thành viên phải chịu áp lực cao để duy trì sự hòa đồng bằng cách tránh xung đột và bất đồng Sự hòa hợp trong nhóm giúp các thành viên khắc phục căng thẳng và đưa ra những quyết định tối ưu nhất

• Sự phân cực trong nhóm: là một xu hướng khi nhóm đưa ra những quyết định thái quá không hiệu quả bằng một cá nhân tự quyết định Sự ủng hộ,

sự thuyết phục và thuyên giảm trách nhiệm là những lý do chính khiến nhóm đưa ra những quyết định mang tính phiến diện Những người đưa ra quyết định luôn ở trong trạng thái tình cảm lạc quan thái quá, tạo ra ảo tưởng về khả năng thực hiện và kiểm soát

Tuy nhiên, chúng ta lại không thể phủ nhận được những ích lợi của làm việc theo nhóm như sau:

• Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng

• Là thành viên của một nhóm họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào

• Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn, họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo

• Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo

• Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi, vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức

• Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa ra các quyết định đúng đắn

Nhận thức được làm việc theo nhóm là xu hướng chung của con người trong thế kỷ 21, là mô hình làm việc hiện đại, tiên tiến và hiệu quả, do đó chúng ta phải xác định rõ được nguyên tắc và cấu trúc nhóm như thế nào để đạt được những hiệu quả như thế Theo các chuyên gia OB có một số nguyên tắc và cấu trúc nhóm đặc trưng như sau:

1 Về nguyên tắc: Một nguyên tắc chung đó là không phải là người lãnh đạo

tổ chức hoặc bất kỳ một thành viên nào trong nhóm đóng vai trò chủ chốt

ra quyết định Quy tắc này có thể giảm ảnh hưởng tiêu cực của tư tưởng hòa nhập và để cho các thành viên khác phát huy ý tưởng sáng tạo và gây tranh cãi

2 Một phương pháp nữa là duy trì quy mô nhóm tối ưu Nhóm phải có quy

mô đủ lớn để các thành viên thấy rằng mình đóng góp vào tập thể để giải quyết vấn đề chung nhưng cũng phải vừa nhỏ để quá trình này không tốn quá nhiều thời gian

3 Về cấu trúc nhóm: có 5 cấu trúc nhóm có thể nâng cao tính sáng tạo và hiệu quả quyết định trong môi trường nhóm: xung đột mang tính xây dựng, tư duy sáng tạo, tư duy điện tử, phương pháp Delphi, phương pháp xây dựng nhóm danh nghĩa

3.1 Xung đột mang tính xây dựng: xảy ra khi các thành viên trong nhóm tranh luận dựa trên những ý kiến khác nhau về một vấn đề.Xung đột theo hình thức này chỉ xảy ra khi các cá nhân chú trọng đển sự việc chứ không phải

là lời nói qua đó giảm được nguy cơ làm tổn thương đến lòng tự trọng của thành viên khác

3.2 Tư duy sáng tạo: Yêu cầu các thành viên liên kết theo 4 nguyên tắc: phát biểu tự do, không chỉ trích, phát huy càng nhiều ý tưởng càng tốt,và xây dựng thêm ý tưởng của người khác

3.3 Tư duy sáng tạo điện tử: Sử dụng phần mềm máy tính đặc biệt, các thành viên chia sẻ ý tưởng đồng thời giảm được vấn đề liên quan đến động lực của nhóm thường xảy ra với lối tư duy sáng tạo truyền thống

3.4 Phương pháp Delphi: Là quy trình đưa ra quyết định có cấu trúc tổ chức tập hợp có hệ thống kiến thức của các chuyên gia về một chủ đề nào đó để đưa ra quyết, dự đoán tương lai hoặc xác định những quan điểm bất đồng

3.5 Phương pháp nhóm danh nghĩa:

Hoạt động của cá nhân

Hoạt động nhóm Hoạt động của cá

nhân

Giải thích vấn

đề cho các

thành viên

nhóm

Các thành viên độc lập viết ra các giải pháp của mình

Các thành viên trình bày giải pháp cho nhau

Các thành viên độc lập xếp thứ hạng các giải pháp

đã được trình bày

Bên cạnh đó, để xây dựng được những nhóm làm việc hiệu quả cao, chúng ta phải có các chiến lược xây dựng nhóm Đây chính là nền tảng, là cơ sở tạo tiền đề cho sự hoạt động của nhóm Theo môn học OB có 4 chiến lược chính trong công tác xây dựng nhóm như sau:

• Xây dựng nhóm theo vai trò: Chiến lược này sẽ khuyến khích các thành viên trong nhóm nhận thức rõ vai trò của mình cũng như định hướng vai trò trong nhóm của họ Khi đó, các thành viên nhóm sẽ chỉnh sửa vai trò của mình và hoạt động với định hướng tâm lý rõ ràng về trách nhiệm trước mắt của mình Hình thức xây dựng nhóm theo vai trò cũng giúp mọi người có thể nắm được những lợi ích của việc làm việc phối hợp cùng nhau trong nhau trong 1 nhóm

• Xây dựng nhóm theo mục tiêu đặt ra: Một số hình thức can thiệp xây dựng nhóm phân biệt rõ mục tiêu, nâng cao động lực của nhóm để hoàn thành các mục tiêu đặt ra và thành lập cơ chế phản hồi có hệ thống về quá trình hoàn thành mục tiêu của nhóm

• Xây dựng nhóm theo hướng giải quyết vấn đề: Hình thức này chú trọng việc

ra quyết định, bao gồm việc nhận thức vấn đề và tìm hướng giải quyết của nhóm

• Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp giữa các thành viên: Hình thức này chú trọng tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, bao gồm các cuộc họp đối thoại, tại đây các thành viên trong nhóm sẽ tham gia tranh luận và đi đến một hướng giải quyết tâm lý chung nhất

Qua những kiến thức bổ ích đã học về môn Hành vi tổ chức nói chung và cụ thể là vấn đề ứng dụng hoạt động nhóm trong các doanh nghiệp hiện nay như tôi đã trình bày ở trên, áp dụng trong Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Bắc Hà nội nơi tôi đang công tác, tôi có một số đề xuất như sau:

1 Xin ý kiến Ban lãnh đạo thông qua đề án “Xây dựng nhóm làm việc

hiệu quả” trong đó trình bày cụ thể, chi tiết các vấn đề như: xu thế làm việc theo nhóm hiện nay, những ưu thế, ích lợi khi làm việc theo nhóm…

2 Đề xuất mời các chuyên gia về giảng dạy các lớp học ngoài giờ về

lý thuyết làm việc theo nhóm, kỹ năng làm việc theo nhóm, kết hợp với thực hành các bài học ngay trên lớp, cơ sở đó giúp mọi người trong Ngân hàng hiểu được cách làm việc theo nhóm và có định hướng trong công việc của mình

3 Với đặc thù của Ngành ngân hàng, theo ý kiến cá nhân tôi nên xây

dựng nhóm theo chiến lược xây dựng nhóm theo vai trò Khi đó mỗi phòng ban, mỗi phòng giao dịch, mỗi bộ phận có thể phân chia thành 1 nhóm hoặc nhiều nhóm tùy theo số lượng nhân sự và theo đặc thù công việc chuyên môn của từng phòng

Kế hoạch triển khai dự án:

Nội dung công việc Thời gian Cách thức tham gia

Đề xuất dự án “Xây

dựng nhóm làm

Tháng 4/2011 Viết đề án cụ thể trình Ban lãnh đạo

việc hiệu quả” với

Ban Lãnh đạo

Mời các chuyên gia

về giảng dạy ngoài

giờ

Tháng 5->tháng 8/2011

Toàn thể cán bộ công nhân viên trong chi nhánh cùng học tập, thảo luận và thực hành thông qua giải quyết các tinh huống mà các chuyên gia đưa ra

Tiến hành triển khai

chính thức

Tháng 9/2011 Áp dụng vào thực tế công việc

Tổng kết và ghi

nhận, đánh giá

Tháng 12/2011 Kết thúc năm tiến hành tổng kết,

đánh giá lại những chuyển biến trong công việc khi áp dụng mô hình làm việc mới, những thành tích đạt được và những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại.Trên cơ sở đó đề ra những cải tiến chỉnh sửa phù hợp

Điều không tránh khỏi khi triển khai thực hiện một đề án mới, một phương thức làm việc mới sẽ gặp rất nhiều khó khăn, nhiều thách thức Tuy nhiên, tôi tin rằng, dưới sự dẫn dắt của Ban lãnh đạo, tính đúng đắn và hiệu quả cao của đề án mang lại, Cán bộ công nhân viên trong chi nhánh Ngân hàng nơi tôi đang công tác

sẽ đồng lòng phấn đấu, tất cả vì lợi ích chung Con người luôn luôn phải vận động, luôn luôn phải sáng tạo, phải bắt kịp những xu thế mới của thời đại nếu không

muốn ta bị tụt lùi Dân gian đã có câu rằng: Một cây làm chẳng nên non, ba cây

chụm lại nên hòn núi cao Người Nhật cũng có cách ví rất hay như mỗi người là

một viên ngọc, nếu kết hợp chúng sẽ thành một vương miện, để nói về sức mạnh của tập thể, của nhóm làm việc Môn học Hành vi tổ chức đã mang lại cho tôi rất nhiều kiến thức nói chung và kiến thức về nhóm làm việc hiệu quả nói riêng Chính