Đặc biệt là trong các doanh nghiệp hay các tổ chức, giao tiếp được coi là quá trình mà qua đó thông tin được truyền tải và thấu hiểu giữa hai hay nhiều cá thể, thông qua hoạt động giao t
Trang 1Như chúng ta đã biết trong cuộc sống con người có nhiều nhu cầu hoạt động
để tồn tại và phát triển.Có những nhu cầu mang tính sinh tồn như ăn, ở,.v.v song
có những nhu cầu vượt ra khỏi tính bản năng đó là nhu cầu giao tiếp Con người trong quá trình hoàn thiện mình, một mặt phải thích ứng dần với tính đa dạng, phong phú và phức tạp của tự nhiên, mặt khác để có thể tồn tại và phát triển, phải
có sự liên kết giữa các cá thể theo những chuẩn mực nhất định, chính trong quá trình liên kết này đã tạo nên tính xã hội của con người Do đó có thể nói, cùng với lao động, hoạt động giao tiếp được coi là một trong những đặc trưng nổi bật, cơ bản tạo nên tính người, phản ánh bản chất của con người, vừa như là phương thức liên kết giữa con người với con người, giữa con người với tự nhiên, vừa như là kết quả của sự phát triển thế giới vật chất và của các mối quan hệ xã hội Đặc biệt là trong các doanh nghiệp hay các tổ chức, giao tiếp được coi là quá trình mà qua đó thông tin được truyền tải và thấu hiểu giữa hai hay nhiều cá thể, thông qua hoạt động giao tiếp mỗi cá thể biểu hiện mình như một chủ thể, bộc lộ tính cách, kinh nghiệm sống và rộng hơn là cả nhân cách của một chủ thể Giao tiếp có hiệu quả là vấn đề rất quan trọng đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp vì giao tiếp phối hợp nhân viên, thoả mãn nhu cầu của nhân viên, hỗ trợ cho việc quản lý kiến thức và củng
cố cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp.Tuy nhiên không phải bao giờ giao tiếp cũng đạt hiệu quả như chúng ta mong muốn vì trong giao tiếp luôn tồn tại những rào cản làm cản trở quá trình giao tiếp Mặc dù đã cố gắng cải thiện và áp
Trang 2- dụng các phương pháp vô hiệu hoá các rào cản này nhưng sự tồn tại của các rào cản trong giao tiếp vẫn là vấn đề đáng để chúng ta quan tâm và xem xét
Nhận biết được tầm quan trọng của quá trình giao tiếp cũng như việc cải thiện, khắc phục những rào cản trong giao tiếp tôi xin mạnh dạn được chọn phân tích một vấn đề trong quản trị hành vi tổ chức Đó là vấn đề “Giao tiếp và những rào cản trong quá trình giao tiếp” tại Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình Việt Nam – Là đơn vị tôi đã may mắn công tác trong thời gian qua
Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình là đơn vị trực thuộc Đài THVN có chức năng: Tham mưu cho Lãnh đạo Đài về các chủ trương, sách lược, chiến lược Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình của Đài; tổ chức sản xuất, kinh doanh Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình; tổ chức quản lý và kinh doanh bản quyền, trao đổi các chương trình truyền hình thuộc bản quyền của Đài THVN và các hoạt động kinh doanh, dịch vụ khác theo chỉ đạo của Tổng giám đốc, trên cơ
sở chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình có nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Xây dựng kế hoạch về phát triển hệ thống quảng cáo – dịch vụ truyền hình theo quy hoạch phát triển của Đài và tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt
2 Tổ chức sản xuất, biên tập các chương trình quảng cáo cho các tổ chức, cá nhân trong, ngoài nước và các dịch vụ truyền hình khác theo qui định của pháp luật
3 Thực hiện kinh doanh mua bán, xuất nhập khẩu, ủy thác xuất nhập khẩu các chương trình truyền hình, vật tư thiết bị phát thanh, truyền hình và các mặt hàng khác mà pháp luật không cấm theo quy định của Nhà nước và kế hoạch của Đài THVN
4 Tổ chức quản lý và khai thác bản quyền, trao đổi các chương trình truyền hình thuộc bản quyền của Đài THVN với các đối tác có liên quan
Trang 3-
5 Khai thác giá trị gia tăng các chương trình truyền hình được phát sóng, tổ chức
sự kiện, hoạt động quan hệ công chúng
6 Trực tiếp giao dịch, đàm phán, ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế về lĩnh vực Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình, các lĩnh vực kinh doanh thương mại khác với khách hàng theo quy định của Đài THVN và pháp luật Nhà nước; chịu trách nhiệm trước pháp luật về các tranh chấp kinh tế trong phạm vi các hợp đồng kinh
tế trên
7 Thực hiện việc liên doanh liên kết khi được Lãnh đạo Đài giao
8 Xây dựng cơ chế khoán thu, chi trình Tổng giám đốc phê duyệt
9 Phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu các đề tài khoa học về lĩnh vực Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình
10 Phối hợp với Ban tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức và người lao động thuộc đơn vị; xây dựng quy hoạch cán bộ để đáp ứng yêu cầu công tác của đơn vị
11 Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác của Trung tâm với các đơn vụ khách trực thuộc Đài THVN trình Tổng giám đốc quyết định
12 Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định chung của Đài
Để phân tích được thực trạng những vấn đề về giao tiếp cũng như tìm ra những biện pháp cải thiện quá trình giao tiếp trong Trung tâm Quảng cáo và Dịch
vụ Truyền hình Việt Nam chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu tìm hiểu, phân tích và dựa trên những cơ sở lý thuyết sẽ được trình bày dưới đây
II/ PHÂN TÍCH :
Trang 4-
A/ Trình bày tóm tắt các lý thuyết liên quan đến vấn đề
Chúng ta đều đã biết rằng giao tiếp là một trong những hình thái quan trọng của truyền thông, là quá trình qua đó chúng ta phát và nhận thông tin, suy nghĩ, có
ý kiến và thái độ để có được sự thông cảm và hành động Giao tiếp cũng là quá trình mà qua đó thông tin được truyền tải và thấu hiểu giữa hai hay nhiều người nói cách khác giao tiếp cũng được coi như là một quá trình thiết lập mối quan hệ hai chiều giữa một người với một người hoặc với nhiều người xung quanh, liên quan đến sự truyền đạt thông điệp và sự đáp ứng với sự truyền đạt ấy Giao tiếp được thực hiện dưới nhiều hình thức: trực tiếp mặt đối mặt hoặc gián tiếp như qua thư viết, điện thoại, qua chat, email…Mục đích chính yếu của sự giao tiếp của con người là nhằm thỏa mãn các nhu cầu cơ bản của mình Sự khéo léo trong giao tiếp
là làm sao thể hiện được suy nghĩ và tình cảm của mình để cho người khác có thể thấu hiểu được
Phần then chốt trong giao tiếp là các kênh giao tiếp Có hai loại kênh giao tiếp chủ yếu đó là : Giao tiếp qua ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ
❖ Giao tiếp qua ngôn ngữ : Là tất cả các phương tiện bằng lời nói hoặc
văn bản mà truyền tải được ý nghĩa thông qua các từ ngữ.Giao tiếp qua ngôn ngữ gồm có: Giao tiếp bằng thư điện tử (Email), các phương thức trao đổi thông tin qua
máy tính khác và giao tiếp bằng cách gửi các tin nhắn nhanh
❖ Giao tiếp phi ngôn ngữ : Bao gồm các biểu hiện trên khuôn mặt, giọng
điệu, khoảng cách địa lý và thậm chí cả sự yên lặng Kênh giao tiếp này là cần thiết khi có khoảng cách vật lý hay tiếng ồn làm cản trở hiệu quả của giao tiếp bằng lời nói và nhu cầu phải có phản hồi ngay lập tức mà việc giao tiếp qua văn bản không thể đáp ứng được
❖ Giao tiếp phi ngôn ngữ khác với giao tiếp bằng ngôn ngữ ở một số điểm Thứ nhất, giao tiếp phi ngôn ngữ ít nguyên tắc hạn chế hơn giao tiếp bằng ngôn
Trang 5- ngữ Chúng ta được đào tạo chính thức rất nhiều về cách hiểu ngôn ngữ hơn lời nói, nhưng lại được đào tạo rất ít về cách hiểu các dấu hiệu phi ngôn ngữ đi kèm lời nói Kết quả là, các cử chỉ ám hiệu phi ngôn ngữ trở nên mơ hồ hơn và dễ dẫn đến hiểu nhầm hơn Thứ hai, giao tiếp bằng ngôn ngữ thường có ý thức hơn trong khi đó phần lớn giao tiếp phi ngôn ngữ là tự phát và không có ý thức.Chúng ta thường chuẩn bị ngôn ngữ để nói hoặc viết chứ chúng ta lại rất hiếm khi chuẩn bị
để nháy mắt, cười hay các cử chỉ khác trong quá trình giao tiếp Vậy thế đâu là kênh giao tiếp thích hợp và hiệu quả nhất ? Và câu trả lời là chúng ta sẽ giao tiếp
có hiệu quả hơn nếu chúng ta nhanh chóng quyết định kênh giao tiếp tốt nhất cho từng tình huống cụ thể và đủ linh hoạt để sử dụng các phương pháp khác nhau tuỳ theo từng tình huống Hiệu quả giao tiếp là một trong những nhân tố rất quan trọng tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài nhóm hay trong và ngoài công ty
Tuy nhiên, đôi khi giao tiếp lại không đạt được hiệu quả như mong muốn do gặp phải một số rào cản làm cản trở quá trình thông tin, giao tiếp hiệu quả như:
❖ Sự am hiểu : Quá trình am hiểu giúp cho chúng ta quyết định lựa chọn
hay đưa ra thông điệp nào, cũng như các thông tin được lựa chọn được sắp xếp và truyền tải như thế nào Điều này chính là một nguồn tiếng ồn đáng kể trong quá trình giao tiếp nếu mà người gửi tin và người nhận tin có sự am hiểu và cách suy nghĩ khác nhau
❖ Sàng lọc thông tin : Là một sự khai thác thông tin khi những dữ liệu,
đặc biệt là những thông tin bất lợi bị loại bỏ trước khi nó được truyền tải tới cho người khác Sự sàng lọc thông tin diễn ra rất phổ biến trong quá trình thông tin được truyền tải từ dưới lên và chỉ những thông tin tích cực, thuận lợi mới được truyền lên cấp cao hơn trong tổ chức, công ty
Trang 6-
❖ Sự quá tải thông tin : Sự quá tải thông tin xuất hiện khi khối lượng
thông tin nhận được vượt quá khả năng xử lý của con người Việc nhận quá nhiều thông tin đã làm giảm khả năng ra những quyết định quan trọng và giảm khả năng tập trung vào công việc.Chúng ta chỉ có khả năng xử lý một lượng thông tin nhất định nên sự quá tải thông tin sẽ tạo ra tiếng ồn trong quá trình giao tiếp bởi vì thông tin bị bỏ sót hay hiểu nhầm khi con người không kịp xử lý các thông tin đó
❖ Sự khác biệt về ngôn ngữ : Là một rào cản lớn trong giao tiếp vì dễ làm
cho các đối tượng hiểu sai ý của nhau do các thông điệp bị bóp méo trong quá trình giao tiếp
❖ Sự khác biệt giữa các đối tượng trong quá trình giao tiếp : Sự khác biệt
ở đây bao gồm sự khác biệt về giới tính, chủng tộc, tín ngưỡng, trình độ học vấn, văn hoá, tuổi tác… Chính sự khác biệt này đã góp phần tạo nên những khoảng cách lớn giữa các đối tượng giao tiếp làm cho các đối tượng giao tiếp khó có thể truyền đạt và tiếp nhận thông tin một cách chính xác do không có sự đồng cảm, suy nghĩ và cách hiểu giống nhau Ví dụ một vị giáo sư rất khó có thể trao đổi với một người chưa tốt nghiệp trung học về những dự án mà ông đang ấp ủ, hay một
cụ bà 80 tuối không thể tranh luận với một thanh niên trẻ về âm nhạc vì giữa họ tồn tại những sự khác biệt nhất định
❖ Thời gian, không gian không thích hợp: Quá trình giao tiếp nếu diễn ra
vào khoảng thời gian hoặc không gian không thích hợp cho một trong hai bên thì cũng khó dẫn tới việc giao tiếp thành công và hiệu quả
Chính vì vậy để cải thiện hiệu quả giao tiếp cũng như nâng cao hiệu quả thông tin chúng ta cần áp dụng những biện pháp sau:
❖ Truyền thông điệp : Giao tiếp hiệu quả đạt được khi người nghe nhận và
hiểu thông điệp của người nói Để thực hiện nhiệm vụ khó khăn này, người nói phải học cách đồng cảm với người nghe, khuyến khích, thiết lập sự phản hồi các
Trang 7- thông điệp, nhắc lại thông điệp, chọn một thời điểm thích hợp cho cuộc hội thoại
và nên có thái độ diễn giải, mô tả hơn là đánh giá người nghe Ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp nên đơn giản, dễ hiểu, các thông tin truyền tải phải được sắp xếp khoa học, rõ ràng
❖ Lắng nghe chủ động : Ngoài việc truyền thông điệp, thì việc biết lắng
nghe chủ động cũng là một cách cải thiện quá trình giao tiếp rất hiệu quả Lắng
nghe bao gồm cảm nhận, đánh giá và đối đáp Nếu cảm nhận là việc trì hoãn sự đánh giá, tránh cắt ngang và duy trì sự quan tâm tới các thông điệp, đánh giá là sự đồng cảm và tổ chức thông tin thì đối đáp lại thể hiện sự quan tâm và làm sáng tỏ
các thông điệp Việc kết hợp sự cảm nhận, đánh giá và đối đáp thông tin đã giúp cho việc lắng nghe chủ động trở thành một chiến lược làm cho quá trình giao tiếp thuận lợi và suôn sẻ hơn rất nhiều trong các tổ chức, công ty
❖ Giao tiếp trong hệ thống cấp bậc của tổ chức : Đôi khi chúng ta hay tập
trung vào những vấn đề “ở cấp độ vi mô” trong quá trình giao tiếp, nhưng trong kỷ nguyên này, khi mà tri thức đã trở thành lợi thế cạnh tranh thì các nhà lãnh đạo công ty cũng cần xây dựng một luồng giao tiếp trên-dưới, giao tiếp trong hệ thống cấp bậc của tổ chức Chúng ta có thể tiến hành thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin như thông qua việc thiết kế không gian làm việc thân thiện, kết hợp bản tin in và bản tin điện tử để phổ biến thông tin trong công ty, tổ chức các cuộc điều tra nhân viên để trưng cầu dân ý, lấy ý kiến của nhân viên trong quá trình ra các quyết định, tạo ra nhiều cơ hội tiếp xúc trực tiếp giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên nhằm trao đổi thông tin, cung cấp thông tin giúp lãnh đạo và nhân viên tìm ra tiếng nói chúng và có sự thấu hiểu lẫn nhau
Dựa trên những cơ sở lý thuyết đã trình bày, tôi xin được áp dụng để phân tích thực trạng quá trình giao tiếp và đề xuất ra những biện pháp cải thiện hiệu quả
Trang 8- của quá trình giao tiếp tại Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình Việt Nam
B/ Phân tích vấn đề
Thực trạng của tổ chức:
Tại Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình Việt Nam tôi thấy có những vấn
đề còn tồn đọng như sau:
1 Giữa lãnh đạo và các cấp quản lý
❖ Nhìn vào cấu trúc tổ chức của công ty ta thấy các cấp lãnh đạo là những người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tất cả các phòng ban Do phải quán xuyến công việc và chịu trách nhiệm cùng lúc nhiều phòng ban như vậy khiến cho các cấp lãnh đạo trong công ty luôn trong tình trạng bị quá tải thông tin Mỗi ngày
họ nhận được hàng trăm email được gửi từ các cấp quản lý (phụ trách các phòng ban) trình bày hoặc xin ý kiến về các vấn đề cần giải quyết, tháo gỡ cũng như báo cáo các công việc đang trong quá trình vận hành Sự quá tải thông tin làm cho các cấp lãnh đạo cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng, không tập trung được vào công việc đồng thời cũng làm cho họ dễ cáu gắt, dễ nổi nóng đôi khi không muốn trao đổi hay lắng nghe thêm bất kỳ vấn đề gì từ các cấp quản lý của mình
❖ Với những quản lý được đánh giá tốt, các cấp lãnh đạo thường có xu hướng giao thêm nhiệm vụ hoặc điều chuyển lên chức vụ cao hơn Mặc dù quyền lợi của họ được đảm bảo tốt hơn nhưng nhiều quản lý vẫn cảm thấy không thật sự thoải mái do Công ty và các cấp lãnh đạo chưa chuẩn bị cho họ những kỹ năng cần thiết để đảm nhiệm vai trò mới Điều đó dẫn tới thời gian đầu khi tiếp nhận công việc mới, họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn để nắm bắt và thích ứng thậm chí họ có thể thất bại không đảm nhiệm được công việc ở vị trí này
Trang 9-
❖ Các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý thường xuyên phải trao đổi, họp hành, giao tiếp với nhau Tuy nhiên đôi khi để thuận lợi cho công việc cũng như để lãnh đạo ghi nhận thành tích, năng lực của phòng ban mình, các cấp quản lý thường lược bỏ rất nhiều những thông tin bất lợi, tiêu cực trong các báo cáo được gửi lên cấp lãnh đạo.Điều này làm cho lãnh đạo công ty có những đánh giá không đúng về các phòng ban, không lường trước được những hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra gây bất lợi cho công ty
❖ Bên cạnh đó đôi khi những thông điệp được truyền tải giữa các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý cũng không được rõ ràng, khoa học, lại thiếu sự phản hồi thường xuyên nên giữa họ có thể có những sự hiểu nhầm hoặc suy nghĩ khác nhau
về cùng một vấn đề, nhiệm vụ
2 Giữa lãnh đạo và nhân viên
❖ Do cơ cấu tổ chức của công ty theo dạng cây nên giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty thường ít có cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với nhau mà chủ yếu là truyền đạt qua các cấp quản lý Gần như các thông điệp, thông tin hay nhiệm vụ
mà cấp lãnh đạo truyền xuống cho nhân viên đều mang tính chất yêu cầu hay mệnh lệnh Điều này mô hình chung đã tạo ra một khoảng cách giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên, nghiêm trọng hơn đó là giữa cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty khó có thể tìm ra tiếng nói chung, cũng như không thể thấu hiểu lẫn nhau trong công việc Về phía lãnh đạo, họ không thể hiểu với những nhiệm vụ được giao nhân viên gặp những khó khăn, trở ngại gì và mong muốn, nhu cầu của họ trong công việc ra sao? Còn về phía nhân viên, họ cũng không thể đồng cảm được với các cấp lãnh đạo, họ không cảm nhận được những áp lực, căng thẳng hay thách thức trong công việc đang đè nặng lên các cấp lãnh đạo của mình.Chính điều đó đã hình thành nên những rào cản nhất định trong giao tiếp tại Công ty
Trang 10-
❖ Hình thành sự phân biệt đối xử về đặc quyền, đặc lợi giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty Các cấp lãnh đạo trong công ty được hưởng những đặc quyền riêng biệt mà nhân viên không có Họ có thể có nơi nghỉ ngơi, sinh hoạt riêng, có chế độ ưu đãi, du lịch…mà nhân viên không có hoặc có nhưng không đầy đủ.Chính sự phân biệt quá lớn về đối xử đã tạo ra khoảng cách khiến lãnh đạo và nhân viên trong công ty không có sự gần gũi, thân thiện và hình thành nên những thế giới riêng của từng cấp
3 Giữa cấp quản lý và nhân viên
❖ Rào cản giữa cấp quản lý và nhân viên trong công ty đôi khi xuất phát từ chính sự hành động không nhất quán, thiên vị một số thành viên và coi nhẹ một số thành viên khác trong phòng của cấp quản lý Chính điều này thường tạo ra sự mâu thuẫn, ức chế, không thoải mái trong công việc giữa cấp quản lý và nhân viên và phần nào làm giảm hiệu suất làm việc cũng như hiệu quả công việc trong phòng, ban
❖ Cả cấp quản lý và nhân viên trong công ty đôi khi thiếu những kỹ năng cần thiết để có thể giao tiếp một cách ngoại giao và tránh đối đầu.Cấp quản lý thì nghĩ rằng họ chẳng có gì phải học hỏi từ nhân viên, còn các nhân viên thì nghĩ rằng đôi khi quản lý xử lý công việc không được ổn thoả lắm.Chính vì thế đôi khi
có sự xúc phạm, tranh cãi lẫn nhau giữa cấp quản lý và nhân viên trong công ty
4 Giữa các nhân viên với nhau
❖ Vấn đề hay xảy ra nhất tại các công ty và cũng là rào cản lớn nhất giữa các nhân viên trong công ty đó là : Trong công ty luôn tồn tại hệ thống thông tin vỉa hè Dường như việc giao tiếp qua các hệ thống thông tin vỉa hè đang trở thành thói quen của các nhân viên trong công ty Hệ thống thông tin này dựa trên nền
Trang 11- tảng là các mối quan hệ hơn là sơ đồ cơ cấu tổ chức hay tính chất công việc và rất được các nhân viên ưa thích Tuy nhiên thông tin từ hệ thống thông tin vỉa hè đôi khi bị bóp méo tới mức sai lệch rất nhiều so với thông tin gốc Chính vì vậy đôi khi thông tin từ hệ thống này dễ gây ra sự hiểu nhầm giữa các nhân viên, tạo ra sự
lo lắng nhiều hơn cho họ và nhiều khi nghiêm trọng hơn là dễ tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng và không lành mạnh
❖ Nhân viên các phòng ban thường có xu hướng ít trao đổi, thông tin với nhau Nhân viên thuộc phòng ban nào thì thường làm việc, sinh hoạt, vui chơi với phòng ban đó và họ làm việc, phấn đấu, nỗ lực cũng chủ yếu vì những lợi ích, mục tiêu của phòng mình chứ chưa hẳn đã là vì mục tiêu chung của toàn công ty Chính
vì điều này nhân viên các phòng ban không có thói quen phối hợp hay hỗ trợ lẫn nhau về công việc Đôi khi giữa các phòng ban cũng thường nảy sinh ra các mâu thuẫn do không có sự đồng cảm, thấu hiểu và chia sẻ về công việc với nhau
Với những tồn tại trong giao tiếp ở Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình cáo như trên, tôi cũng mạnh dạn xin đề xuất một số biện pháp khắc phục với mong muốn quá trình giao tiếp trong Công ty càng ngày càng trở nên thuận lợi, thành công và hiệu quả hơn nữa
III/ GIẢI PHÁP :
1 Giữa lãnh đạo và các cấp quản lý
❖ Để khắc phục và giảm thiểu được sự quá tải về thông tin cho các cấp lãnh đạo thì các cấp quản lý nên chú trọng và quan tâm hơn đến vấn đề gửi và truyền đạt thông tin Các thông tin được truyền tải hay các email được gửi nên tóm tắt, cô đọng và súc tích Nội dung thông tin cần được trình bày ngắn gọn, khoa học, rõ ràng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian cũng như tạo điều kiện cho các cấp lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác Bên cạnh đó các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý cũng nên có thói quen phản hồi lại những thông tin được
Trang 12- truyền tải Điều đó giúp cho họ khẳng định được sự đúng đắn chính xác của các thông tin, tránh hiểu sai, hiểu nhầm hoặc có những cảm nhận hay suy nghĩ khác nhau về cùng một vấn đề, nhiệm vụ
❖ Các cấp quản lý nên cung cấp kênh thông tin trung thực, đầy đủ cho các cấp lãnh đạo, tránh tình trạng sơ lược bỏ bớt những thông tin bất lợi, tiêu cực của phòng ban mình Qua những thông tin đầy đủ và trung thực đó các cấp lãnh đạo sẽ có những đánh giá, tầm nhìn đúng đắn, rõ ràng và chính xác hơn về năng lực cũng như những khó khăn, hạn chế mà các cấp quản lý đang gặp phải Nhờ đó các cấp lãnh đạo sẽ có phương hướng hỗ trợ giải quyết và tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướng mắc đó
❖ Các cấp quản lý nên chọn những thời điểm hiệu quả, đúng lúc để trao đổi hay truyền đạt thông tin tới các cấp lãnh đạo Tốt nhất là nên trao đổi khi các cấp lãnh đạo ít bị phân tâm hay đang tập trung vào các vấn đề khác Tránh trao đổi khi các cấp lãnh đạo đang bị căng thẳng, mệt mỏi, nóng nảy hay cáu giận
❖ Để thuận lợi hơn trong công việc cũng như đạt được mục tiêu chung
mà công ty đã đề ra, các cấp lãnh đạo cũng nên chú trọng vào vấn đề đào tạo các
kỹ năng cần thiết cho các cấp quản lý Tạo điều kiện cho họ tham gia các khoá học nâng cao kỹ năng quản lý, nâng cao trình độ chuyên môn, mở rộng hiểu biết …
Vv để trang bị cho họ đầy đủ những tri thức, kỹ năng cần thiết khi tiếp xúc với công việc hay nhận những nhiệm vụ mới
❖ Đôi khi các cấp quản lý và các cấp lãnh đạo cũng nên đặt mình vào vị trí của đối phương để có thể đồng cảm, cảm thông và chia sẻ những gánh nặng công việc mà đối phương của họ đang gánh vác Việc đặt mình vào vị trí của người khác sẽ làm cho các cấp quản lý hiểu được những suy nghĩ, mong muốn cũng như những yêu cầu của các cấp lãnh đạo và họ sẽ biết phải làm thế nào để đáp ứng những mong muốn và yêu cầu đó Về phía các cấp lãnh đạo, dường như