Vì vậy, để đạt được mục tiêu trên đòi hỏi Chi cục không chỉ quan tâm tiềm lực con người, công nghệ, nhân lực, cải tiến thủ tục hành chính, mà còn liên tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo
Trang 11
Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho tổ chức hiện nay bạn đang làm việc
Chi cục Hải quan Cửa khẩu Sân bay Quốc tế Nội Bài là một trong những Chi cục Hải quan Việt Nam nằm trong khối các Cơ quan hành chính thuộc Tổng cục Hải quan Chi cục gồm 180 cán bộ nhân viên, được phân ra: 9 phòng ban nghiệp vụ, 5 phòng ban trực tiếp làm việc với Doanh nghiệp và nhân dân, 4 phòng ban hỗ trợ gián tiếp, tất cả đang nỗ lực phấn đấu để đạt được mục tiêu chung là *“Mọi hành động đều hướng sự phát triển chung của toàn Ngành” Hiện nay, với xu thế toàn cầu hóa phát triển ngày càng nhanh chóng, Chi cục Hải quan Cửa khẩu SBQT Nội Bài sẽ phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức, đáp ứng được cùng sự phát triển chung của cả nước Sự phục vụ còn mang tính truyền thống chưa có sự khác biệt, còn hạn chế trong việc nâng cấp cũng như ứng dụng triệt để các sản phẩm công nghệ thông tin hiện đại, đặc biệt đội ngũ cán bộ còn ít kinh nghiệm trong sự đổi mới nhanh của công nghệ thông tin, tính chuyên nghiệp chưa cao, làm việc theo nhóm thiếu gắn kết, chưa phát huy hết tính chủ động, sáng tạo trong công việc
Vì vậy, để đạt được mục tiêu trên đòi hỏi Chi cục không chỉ quan tâm tiềm lực con người, công nghệ, nhân lực, cải tiến thủ tục hành chính, mà còn liên tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế, trong đó
có thể khẳng định văn hóa công sở là tài sản vô hình của mỗi Cơ quan đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển chung của toàn Ngành Đồng thời, Chi cục có thể tạo ra và tăng uy tín của mình đối với nhân dân thông qua việc xây dựng và phát triển một nền văn hoá mạnh
Thấy được vai trò quan trọng của văn hóa trong công sở, Lãnh đạo Tổng cục đã đưa ra quy định về văn hóa công sở Quyết định 225/QĐ-TCHQ
Trang 22
năm 2011 về Tuyên ngôn phục vụ khách hàng do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành., trong đó quy định về quy tắc đạo đức nghề nghiệp; Văn hóa giao tiếp nội bộ, văn hóa giao tiếp với khách hàng, hành vi cá nhân tại nơi làm việc, văn hóa bài trí công sở, văn hóa trong các hoạt động khác đối với CBNV toàn Nganh
Tuy nhiên, hiện nay do nhận thức chưa đầy đủ của từng cán bộ về văn hóa công sở cũng như mục tiêu kinh doanh đặt ra đối với Chi cục mới chỉ tập trung chủ yếu tới văn hóa trong giao tiếp, phục vụ khách hàng, chứ chưa chú trọng đến việc phát huy mọi nguồn lực con người, làm gia tăng nhiều lần giá trị của từng nguồn lực con người đơn lẻ, thúc đẩy sự sáng tạo và đóng góp của toàn thể nhân viên vào việc đạt được các mục tiêu chung góp phần vào sự phát triển chung của toàn Ngành
Ứng dụng môn Hành Vi Tổ Chức không chỉ để giải quyết xử lý tình huống đơn lẻ mà còn cả về chiến lược cải tiến trong nội bộ cơ quan về các vấn
kỳ quan trọng trong kho tài sản của mỗi Cơ quan, nói đến văn hóa tổ chức chúng
ta cần biết tới một số vấn đề tổng quát như sau:
Văn hóa tổ chức là mô hình cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm tin chung chi phối hành vi bên trong của một tổ chức cụ thể
Những giả thiết là những hình thái trí tuệ hay các học thuyết đang được
sử dụng và con người dựa vào đó để định hướng cho những nhận thức của cá nhân về thực tế
Giá trị là những niềm tin ổn định và bền vững hơn về điều gì được coi là quan trọng Chúng giúp chúng ta định rõ cái gì đúng cái gì sai, tốt hay xấu trong thế giới Nội dung văn hóa chỉ thứ tự tương ứng của niểm tin, giá trị và những giả thiết
Trang 33
Các tổ chức đều có tiểu văn hóa cũng như văn hóa chi phối Một số tiểu văn hóa có tác dụng củng cố văn hóa chi phối, mặc dù phản văn hóa có các giá trị đối kháng với các giá trị cốt lõi của tổ chức Các tiểu văn hóa duy trì các tiêu chuẩn hoạt động và hành vi đạo đức của tổ chức Chúng cũng là nguồn gốc của các giá trị đang nổi lên có thể thay thế các giá trị cốt lõi già cỗi
Hiện tượng (artifacts) là những biểu tượng và dấu hiệu có thể quan sát của một văn hóa tổ chức Bốn loại hiện tượng là: Những câu chuyện và giai thoại
về tổ chức, nghi thức, ngôn ngữ, kiến trúc và biểu tượng công sở Hiểu văn hóa của một tổ chức đòi hỏi phải đánh giá chính xác nhiều hiện tượng bởi chúng rất tinh tế và thường mơ hồ
Văn hóa tổ chức có 3 chức năng chính Nó được gắn chặt chẽ với hình thái kiểm soát xã hội Nó còn là “chất keo dính xá hội” gắn kết mọi người với nhau và khiến họ cảm thấy như một phần trong tổ chức Cuối cùng văn hóa công
sở giúp các nhân viên gắn bó với nơi làm việc
Các cơ quan với văn hóa mạnh thường hoạt động tốt hơn các cơ quan có văn hóa yếu, nhưng chỉ khi nội dung văn hóa phù hợp với môi trường của tổ chức Ngoài ra văn hóa không thể mạnh lên nếu nó loại bỏ những giá trị đối kháng có thể tạo lập nên những giá trị mới cho tương lai Các tổ chức cũng nên
có những văn hóa thích ứng để nhân viên chú trọng vào nhu cầu cần thay đổi và ủng hộ các biện pháp và sự lãnh đạo để theo kịp những thay đổi này
Văn hóa tổ chức liên quan tới đạo đức nghề nghiệp dưới 2 hình thức Thứ nhất, văn hóa công sở có thể ủng hộ các giá trị đạo đức của xã hội, từ đó củng cố hành vi đạo đức Thứ hai, một số văn hóa mạnh tới mức chúng có thể xóa bỏ chủ nghĩa cá nhân của con người và không khuyến khích xung đột mang tính xây dựng
Trang 44
Sáp nhập cần phải tiến hành kiểm chứng văn hóa kép để chẩn đoán sự thích hợp của văn hóa mỗi doanh nghiệp Bốn chiến lược chính để hợp nhất văn hóa các Cơ quan, công sở là hợp nhất, triệt tiêu văn hóa, đồng hóa và tách biệt
Văn hóa tổ chức rất khó thay đổi Tuy nhiên có thể thay đổi qua việc tạo
ra sự cần thiết phải thay đổi và thay thế những hiện tượng ủng hộ văn hóa cũ bằng những hiện tượng mới phù hợp hơn với văn hóa tương lai đang hướng tới Văn hóa tổ chức có thể được tăng cường thông qua hành động của người sáng lập và lãnh đạo, áp dụng hệ thống phần thưởng phù hợp với văn hóa, duy trì một lực lượng lao động bền vững, quản lý hệ thống văn hóa và lựa chọn và xã hội hóa nhân viên
Xã hội hóa tổ chức là qui trình cá nhân tiếp thu các giá trị, các hành vi
xử sự và những kiến thức xã hội cần thiết để đảm nhận tốt vai trò của mình trong
tổ chức Xã hội hóa tổ chức là một quá trình nhân viên mới vừa tìm hiểu nội dung công việc vừa điều chỉnh thích nghi với công việc mới, các qui phạm làm việc theo nhóm và các hành vi
Các nhân viên thường trải qua 3 giai đoạn xã hội hóa Xã hội hóa tiền tuyển dụng diễn ra trước ngày tuyển dụng đầu tiên và bao gồm những xung đột giữa nhu cầu của tổ chức và ứng cử viên để thu thập thông tin và thu hút lẫn nhau Đối đầu thường bắt đầu ngay trong ngày đi làm đầu tiên và liên quan đến hội chứng sốc thực tế Quản lý vai trò liên quan tới việc giải quyết xung đột giữa công việc và các hoạt động ngoài công việc và hòa nhập với nơi làm việc Để quản lý quá trình xã hội hóa, các tổ chức nên áp dụng hình thức xem xét trước công việc thực tế (RJPs) và công nhận giá trị các tác nhân xã hội hóa trong quá trình RJPs cung cấp cho các ứng cử viên những thông tin đầy đủ về các mặt tích cực và tiêu cực của công việc và môi trường làm việc Các tác nhân xã hội hóa cung cấp thông tin và hỗ trợ xã hội trong quá trình xã hội hóa
Trang 55
Qua các vấn đề nêu trên về môn học, soi dọi vào thực tế tại cơ quan, tôi
thấy nếu được vận dụng đầy đủ các kiến thức đã học từ môn hành vi tổ chức vào
thực tiễn tại cơ quan thì thật là có ích đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Vì vậy, riêng tôi, tôi sẽ có ý tưởng lập kế hoạch áp dụng những vấn đề
cơ bản về văn hóa tổ chức vào thực tiễn công việc tại phòng thủ tục xuất khẩu hàng hóa, hy vọng nó sẽ tạo thêm những giá trị mới nhằm góp phần hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp đến làm thủ tục xuất khẩu đạt kết quả tốt, cụ thể như sau:
1 Truyền tải các khái niệm và phương pháp giải quyết vần đề về Hành
Vi Tổ Chức, trong đó đề cập về văn hóa tổ chức tới các đồng nghiệp trong phòng, bằng cách thực hiện đơn giản lồng ghép qua các buổi giao ban đầu ngày làm việc, khối lượng truyền tải từ từ từng phần một với các tình huống thực tế dễ hiểu và thiết thực nhất sau đó cùng chia xẻ kinh nghiệm Ví dụ các vấn đề về: Thế nào là Hành vi tổ chức; Văn hóa tổ chức; Tiểu văn hóa; Văn hóa chi phối; Các hiện tượng (artifacts) của văn hóa tổ chức là gì, đó là: những giai thoại về tổ chức - nghi thức - ngôn ngữ - kiến trúc và biểu tượng chi cục; Chức năng của văn hóa tổ chức; Có phải sức mạnh văn hóa làm tăng khả năng hoạt động đóng góp phần nào cho sự phát triển của Doanh nghiệp XNK hay không?; Tác động của văn hóa tới đạo đức nghề nghiệp như thế nào….Tuy nhiên việc truyền tải các vấn đề trên không phải một sớm một chiều mà sẽ được thực hiện trong một thời gian nhất định và phù hợp
2 Tổ chức các buổi thảo luận riêng về:
- Các hiện tượng của văn hóa: Có thể kể lại các câu chuyện vui về giai thoại cơ quan mình thời xưa đã xảy ra, để mọi người thưởng thức và cùng bàn luận
Trang 66
- Hoặc nói đến nghi thức thì không chỉ là nghi thức của một cuộc họp hay cuộc đón tiếp khách cấp cao, đón khách hàng mà nó còn bao hàm cả các nghi thức của cuộc sống hàng ngày, như bao lâu thì lãnh đạo xuống thăm nhân viên, bữa cơm trưa của cán bộ nhân viên như thế nào…
- Tầm quan trọng của văn hóa công sở: Có thể đưa ra các tình huống phản cảm để làm nổi bật tầm quan trọng của ứng xử có văn hóa
- Giá trị xã giao không đại diện cho văn hóa tổ chức, chỉ là hình ảnh của lãnh đạo chi cục muốn thể hiện với bên ngoài; Giá trị thực sự là những giá trị đang được sử dụng, nó định hướng cho các quyết định cá nhân và những hành vi tại nơi làm việc
- Tiểu văn hóa; Sức mạnh văn hóa làm tăng khả năng hoạt động của cơ quan trong môi trường phù hợp; Tác động của văn hóa tới đạo đức nghề nghiệp Đặc biệt trong buổi thảo luận sẽ lồng ghép tới các đề tài nóng nhất hiện nay để tăng sự sôi nổi của buổi thảo luận
3 Đưa ra bản đánh giá mức độ ưa thích văn hóa công sở đối với các cá nhân để giúp tôi xác định được một văn hóa công sở kiểu mẫu phù hợp với các giá trị và giả thiết cá nhân của từng người hay không
4 Xây dựng tiêu chí đánh giá cán bộ hàng tháng theo năng suất, chất lượng công việc gắn với tiêu chí văn hóa công sở
5 Truyền tải cho mọi người thấy rằng văn hóa công sở không chỉ trong giao tiếp, phục vụ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, mà còn phải chú trọng đến việc phát huy mọi nguồn lực con người, làm gia tăng nhiều lần giá trị của từng nguồn lực con người đơn lẻ, thúc đẩy sự sáng tạo và đóng góp của toàn thể cán bộ vào việc đạt được các mục tiêu chung góp phần vào sự phát triển chung của toàn Ngành
Trang 77
6 Hướng tới giao dịch với khách hàng bằng áp dụng công nghệ thông tin 100% “thông quan điện tử”, để thuận tiện cho khách hàng cũng là những yêu cầu cấp thiết trong sự phát triển hiện nay
7 Tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho CBNV trong phòng vào các buổi chiều thích hợp nhằm nâng cao kiến thức phục vụ doanh nghiệp xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp cũng là những nội dung cấp thiết đang được quan tâm
…
Kế hoạch triển khai:
- Từ nay đến hết tháng 12/2012: Chuyển tải những kiến thức cơ bản về văn hóa tổ chức tới toàn thể cán bộ; Nắm bắt ý kiến phản hồi của cán bộ về văn hóa công sở; Đưa ra kế hoạch lộ trình thực hiện của từng cán bộ cũng như của cả Phòng; đề xuất với lãnh đạo chi cục những vấn đề liên quan đến thực hiện văn hóa tại nơi làm việc Trường phó phòng là những người tiên phong gương mẫu trong quá trình thực hiện
- Từ năm 2013 trở về sau: Thực hiện và duy trì thường xuyên nền nếp văn hóa công sở đã được xây dựng; Sơ kết, tổng kết vào các dịp 6 tháng đầu năm
và cuối năm để có hình thức khen thưởng xứng đáng
Cuối cùng hãy phát huy tối đa sức mạnh tập thể qua việc cùng xem xét, chia xẻ, trao đổi, học hỏi, định hướng đúng đắn về hành vi của tổ chức mình để đạt được mục tiêu phát triển chung của toàn Ngành
Trên đây là những vấn đề mà tôi nhận thức được qua môn hành vi tổ chức nói chung và phần văn hóa tổ chức nói riêng, môn học đã giúp tôi hiểu sâu hơn về các giả thiết, giá trị và niềm tin chung chi phối hành vi bên trong của một
tổ chức Môn học sẽ giúp tôi làm việc một cách hiệu quả hơn, đạt được những thành công của cá nhân và góp phần vào thành công chung của tổ chức
Trang 88
Nguồn tài liệu tham khảo:
- Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, 01/2010, tài liệu tham khảo - lưu hành nội bộ
- Quyết định 225/QĐ-TCHQ năm 2011 về Tuyên ngôn phục vụ khách hang do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành