TT 11 mua hang, DV va kiem tra xac nhan SP, DV mua vao(p VT)

THỦ TỤC VÀ TRÁCH NHIỆM5.1 Xác định nhu cầu vật tư = Công trình ,hạng mục, công việc giao thầu phụ Ban Giám Đôc, phòng Vật tư , phòng Quản lý thi Công , Phòng Đấu thầu, Côngtrường Đội +

 

THỦ TỤC MUA và KIỂM TRA XÁC NHẬN SẢN PHẨM, DỊCH VỤ MUA VÀO

MÃ SỐ : TT 11

Điều khoản ISO 9001:2000 : 7.4.1 - 7.4.2 & 7.4.3

Ban hành ngày : Áp dụng từ ngày :

Biên soạn

Phê duyệt

QUÁ TRÌNH SỬA ĐỔI

TT ( Trang, mục ,điều, dòng )Nội dung sửa đổi Ngày & chữ kýSửa đổi Ngày & chữ kýPhê duyệt áp dụngNgày

CÁC TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN:

 Thủ tục TT 09 : Hoạch định chất lượng

 Thủ tục TT 10 : Đánh giá nhà cung cấp và nhà thầu phụ

1 MỤC ĐÍCH :

Thủ tục này hướng dẫn cách mua hàng để thi công công trình bao gồm: vật tư,máy móc thiết bị lắp vào công trình, dịch vụ khác và các hạng mục công việc giao nhà thầu phụ

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Thủ tục này được áp dụng cho :

+ Phòng Vật tư , các Phòng , Ban , Công trường , Đôi …mua :

 Nguyên nhiên vật liệu , cấu kiện , dịch vụ … để cung cấp cho các công trình thi công

 Máy móc, thiết bị, công cụ là tài sản Công ty (lưu động hoặc tài sản cố định do đội Xe máy thi công thực hiện )

+ Phòng Kế hoạch ,các Công trường , Đội khi :

 Giao nhà thầu phụ cung cấp vật tư , máy móc , thiết bị , dịch vụ… và có nhân công , máy móc thi công, lắp đặt cho các công trình

+ Phòng Kế họach, Phòng Đấu thầu và Công trường , Đội …

- Giao nhà thẩu phụ thi công xây dựng công trình , hạng mục , công việc của công trình

3 ĐỊNH NGHĨA và TỪ VIẾT TẮT:

Sản phẩm: công trình , hạng mục, công việc của công trình hay dịch vụ mà công ty giao cho nhà thầu phụ

Vật tư : Nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện

4 LƯU ĐỒ

5.1 Xác định nhu cầu vật tư/hạng ïmục công việc giao thầu phụ

mụcmục công việc giao thầu phụ

5.2 Chọn nhà cung ứng ,nhà thầu phụ

5.3 Kiểm lại danh sách ?

5.4 Chọn và Lập hồ

sơ mới

5.4

Đánh gía

?

5.5 Liên hệ đặt hàng/thương thảo hợp đồng

5.6 Phê duyệt ?

5.7 Mua hàng, giao hàng,thầu phụ bàn giao công việc

5.8 Kiểm tra ?

?

5.9 Thanh toán

Trả nhà cung cấp/sửa chữa lại

Đồng ý

Đạt

Không

BẮT ĐẦU

Không

Đạt Có

Không

Không

5 THỦ TỤC VÀ TRÁCH NHIỆM

5.1 Xác định nhu cầu vật tư = Công trình ,hạng mục, công việc giao thầu phụ

Ban Giám

Đôc, phòng

Vật tư ,

phòng

Quản lý thi

Công ,

Phòng

Đấu thầu,

Côngtrường

Đội

+ Vật tư : Các Công trường ,Đội… căn cứ vào :

 Bảng tổng hợp vật tư công trình

 Tiến độ của công trình

 Thỏa thuận trong buổi họp triển khai công trình

 Biên bản thỏa thuận cung cấp vật tư Xác định chủng lọai hàng cần mua, giao thầu phụ theo từng tiến độ thi công công trình

Lập Phiếu nhu cầu vật tư theo Biểu mẫu HS 11 01 chuyển cho phòng Vật tư ,

phòng Kế hoạch ,phòng Quản lý thi công kiểm tra sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt

+ Sản phẩm :

- Phòng Đấu thầu , Công trường , Đội…căn cứ yêu cầu hồ sơ mời thầu và điều kiện sách để xác định những công trình ,hạng mục ,công việc đặc biệt phải giao thầu phụ trình Ban Giám Đôc duyệt

5.2 Chọn nhà cung ứng , nhà thầu phụ

Phòng Vật

tư Phòng Kế

họach, Công

trường, Đội

- Phòng Vật tư, Công trường, Đội căn cứ Danh sách nhà cung cấp được chọn ở thời điểm mới nhất để liên hệ mua hàng theo từng loại vật tư và nhà cung cấp thích hợp

- Phòng Kế họach căn cứ vào danh sách các nhà thầu phụ cho một số công việc đặc biệt đã được Ban Giám Đôc duyệt do Phòng Đấu thầu và Công trường đề nghị để tiến hành ký kết hợp đồng giao thầu phụ

5.3 Kiểm tra lại danh sách nhà cung cấp

Phòng Vật

tư, Công

trường , Đội

Nếu vật tư cần mua không có trong danh sách các nhà cung ứng đã chọn, phòng Vật tư,Công trường , Đội sẽ phải tìm chọn trong các danh sách các nhà cung ứng mới về vật tư cần ít nhất 2 nhà cung ứng có nhiều triển vọng nhất để đánh giá trước khi mua vật tư

Có thể muavật tư dùng thử nếu thấy nhà cung cấp có triển vọng và vật tư tốt, khi chưa đánh giá nhà cung cấp và sẽ mua vật tư sau này nếu có thể Điều này giúp Đơn vị loại bỏ nhà cung cấp nếu dùng thử vật tư mới không hiệu quả

Việc dùng thử cần có kết luận trong thời gian trễ nhất 1 tháng

Phòng Vật

tư,

Công

trường,Đội

Khi cần mua vật tư mới hay chọn nhà cung cấp mới hoặc loại bỏ nhà cung cấp cũ, phòng Vật tư , Công trường , Đội có thể chọn nhà cung cấp mới bằng cách thực hiện các bước trong Thủ tục TT 10 : Đánh giá nhà cung cấp và nhà thầu phụ

Cập nhật các nhà cung ứng vào danh sách các nhà cung ứng được chọn

5.5 Liên hệ đặt hàng + thương thảo hợp đồng thầu phụ

Phòng Vật

tư,

phòng Kế

hoạch ,

Công

trường , Đội

- Sau khi chọn được nhà cung cấp, phòng Vật tư , Công trường, Đội sẽ thương thảo hợp đồng cung cấp hay liên hệ đặt hàng và yêu cầu cho biết các điều kiện cần thiết cho việc cung cấp kể cả hàng mẫu nếu cần

Những lần sau có thể dùng điện thoại, fax, email, hay đơn hàng đặt hàng

Vật tư cần có các thông tin cơ bản:

 Tên vật tư

 Mã số (nếu có )

 Kiểu, loại, cỡ

 Chất lượng vật tư

 Tiêu chuẩn vật tư, mẫu vật tư mua

 Số lượng

 Ngày giao hàng

 Điều kiện giao hàng và nghiệm thu và cam kết đổi trả hàng không phù hợp

 Điều kiện thanh toán

 Các điều kiện khác nếu có

- Sau khi chọn được nhà thầu phụ, Phòng Kế họach , Công trường,Đội tiến hành thương thảo hợp đồng với các Nhà thầu phụ

Giám đốc

công ty hay

Trưởng đơn

vị

Giám đốc sẽ duyệt các điều kiện vật tư của bên cung cấp sau khi Phòng Vật

tư , Công trường , Đội lập hồ sơ

Nếu đồng ý : Tiến hành việc vật tư Cần liên hệ lại với bên cung cấp xác nhận lại các yêu cầu trước khi đặt mua vật tư

Nếu không đồng ý : Có thể thương lượng với bên cung cấp để tìm ra giải pháp tốt nhất

Phòng

vật tư

Phòng Kế

Họach,

Công

trường

- Phòng Vật tư , Công trường , Đội làm các thủ tục cần thiết theo yêu cầu của nhà cung cấp để mua vật tư

Hồ sơ vật tư cần có theo mục 5.5

- Phòng Kế họach hòan tất các thủ tục pháp lý để các thầu phụ tiến hành thi công công việc của mình

5.8 Kiểm tra vật tư nhập vào + Ngfhiệm thu công viêc thầu phụ + Thầu phụ bàn

giao sản phẩm khi hòan thành

Phòng vật - Khi mua vật tư cần thiết phải kiểm tra các vật tư chính theo các yêu cầu khi

Phòng Kế

Họach,

Phòng QLTC, Công trường,

Đội

 Mã số ( nếu có )

 Kiểu, loại, cỡ

 Số lượng, đơn vị

 Điều kiện đóng gói

 Chất lượng vật tư, cấp chất lượng

 Xuất xứ, nhà sản xuất vật tư

 Tài liệu kỹ thuật cần thiết: bản vẽ, thông tin về vật tư mua nếu có

 Yêu cầu về vận chuyển, giao hàng Nếu không đạt yêu cầu : Đổi hay trả lại nhà cung ứng trước khi thanh toán tiền hàng

Lập hồ sơ theo Biểu mẫu HS 11 02 : Biên bản kiểm tra vật tư thực nhập

- Phòng Quản lý thi công phải phối hợp với Công trường tiến hành nghiệm thu và xác nhận khối lượng của nhà thầu phụ thực hiện theo từng giai đọan và lập biên bản bàn giao khinhà thầu phụ hòan thành công việc thầu phụ và chuyển về Phòng Kế họach để làm thủ tục đề nghị Giám Đôc duyệt thanh tóan

Nếu công việc của nhà thầu phụ không đạt yêu cầu thì Phòng Quản lý thi công và Công trường , Đội yêu cầu nhà thầu phụ sữa chữa trước khi nhận bàn giao và thanh quyêt tóan công việc thầu phụ

Giám đốc,

phòng Vật

tư,phòng Kế

hoạch,

phòng

Quản lý thi

công,phòng

Kế toán tài

Chính,Công

Trường,Đội

- Sau khi kiểm tra chất lượng vật tư mua vào, căn cứ số lượng kiểm tra thực nhập ;

- Sau khi có Biên bản nghiệm thu, Bảng xác nhận khối lượng thực hiện của Phòng Quản lý thi công, Công trường , độiø

- Phòng Vật tư , phòng Kế hoạch lập phiếu đề nghị thanh toán trình Giám đốc duyệt chuyển phòng Kế toán tài chính thanh toán (đối với vật tư Công ty mua , nhà thầu phụ)

- Công trường , Đội lập hồ sơ thanh toán vật tư chuyển phòng Quản lý chi phí công trình xem xét trình Giám đốc duyệt chuyển phòng Kế toán tài chính thanh toán ( đối với vật tư do Công trường , Đội thực hiện)

Các đơn vị

liên quan Các hồ sơ vật tư được lưu theo Thủ tục TT 01: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ

6 HỒ SƠ

01 Phiếu nhu cầu vật tư HS 11 01 Phòng vật tư 3 năm

02 Bảng kiểm tra vật tư thực nhập HS 11 02 Phòng Vật tư ,Công

trường,Đội 3 năm

03 Hợp đồng mua hàng + Hợp đồng thầu phụ tàichính,phòng Vật tư,phòng

Kếhọach ,Công trường , Đội

3 năm

04 Giấy đặt hàng + Dự tóan thầu phụ

Phòng Vật tư, phòngKếhọach Công trường, Đội

3 năm

7 PHỤ LỤC

Không áp dụng