Hoàn thiện hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Quảng Nam.pdf

Hoàn thiện hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Quảng Nam

LỜI NÓI ĐẦU Lao động là yếu tố chính trong quá trình sản xuất, gồm lao động, đối

tượng lao động và tư liệu lao động Đặc điểm của lao động là con người

ngoài sức lao động bằng chân tay còn có trí óc nhận thức và tư duy Đó là

lao động trí óc Do vậy quản lý và phát huy năng lực của người lao động

đòi hỏi phải có những chính sách, biện pháp khéo léo, phù hợp với từng đối

tượng cụ thể Ngoài các yếu tố về môi trường sống, điều kiện làm việc thì

tiền lương và thu nhập là yếu tố quan trọng cơ bản để thúc đẩy và phát huy

con người tăng năng suất lao động

Mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị, tổ chức sản xuất kinh doanh muốn

vững mạnh và phát triển thì trước hết phải xây dựng hoàn thiện tốt các chế

độ và chính sách trả lương ở đơn vị mình Nhờ đó mới kích thích được

người lao động tích cực làm việc, có tinh thần trách nhiệm cao, nâng cao

trình độ tay nghề, không ngừng tăng năng suất lao động Trong quá trình

xây dựng và hoàn thiện chế độ, chính sách tiền lương phải luôn gắn chặt với

quy luật phân phối theo lao động, đảm bảo tốt nội dung của các nguyên tắc

trả lương nhằm khắc phục được sự chênh lệch, tạo sự bình đẳng cho những

người lao động

Xuất phát từ ý nghĩa kinh tế xã hội đó, đòi hỏi công tác tiền lương

phải được đặt lên hàng đầu ở mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị sản xuất kinh

doanh Và cũng vì tầm quan trọng đó đòi hỏi phương pháp nghiên cứu tiền

lương phải tỷ mỷ, công tác hạch toán lao động tiền lương phải chặt chẽ, phù

hợp với đặc điểm yêu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo việc hạch toán tiền

lương đưa vào chi phí sản xuất đầy đủ, chính xác, bảo đảm thuận lợi cho

công tác tính giá thành sản phẩm, lợi nhuận của doanh nghiệp

Từ nhận thức về ý nghĩa tầm quan trọng của vấn đề nên trong quá

trình thực tập tại công ty TNHH Quảng Nam em đã chọn đề tài “Hoàn thiện

hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

TNHH Quảng Nam” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Chuyên đề gồm các nội dung sau:

Ch ương 1 - Cơ sở lý luận chung về hạch toán lao động tiền lương và

các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất

Ch ương 2 - Thực trạng hạch toán lao động tiền lương và các khoản

trích theo lương tại công ty TNHH Quảng Nam

Ch ương 3 - Phương hướng hoàn thiện và giải pháp thực hiện hạch

toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH

Quảng Nam

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được hoàn thành dưới sự hướng

dẫn trực tiếp của thầy, sự giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi của các cô, chú,

anh chị ở công ty TNHH Quảng Nam

Do kiến thức và kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế nên

chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót nhất định

Rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, phê bình để chuyên đề

được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN

LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 - KHÁI QUÁT CHUNG:

1.1.1- Khái niệm, bản chất lao động tiền lương:

Ai cũng có nhu cầu ăn, mặc, ở, vui chơi, giải trí Đó là những yếu tố

thiết yếu nhất không thể thiếu trong cuộc sống Vậy làm thế nào để thoả mãn

được những nhu cầu đó? Con người đã tận dụng những gì mà con người có

đó là các yếu tố sản xuất và sử dụng năng lực lao động của mình, tác động

lên các yếu tố đó nhằm biến đổi chúng thành sản phẩm hàng hoá - những thứ

mà con người cần để thoả mãn nhu cầu của chính mình Vậy quá trình biến

đổi các yếu tố sản xuất thành những thứ mà con người cần gọi là quá trình

sản xuất hay nói một cách khác quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng

thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản gồm lao động, đối tượng

lao động và tư liệu lao động Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động

chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động

biến đổi đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu

sinh hoạt của mình Để đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục,

trước hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động

mà con người bỏ ra phải được bối hoàn dưới dạng thù lao lao động Đó là

tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh

nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất

lượng công việc của họ Để hiểu bản chất của tiền lương ta xuất phát từ quan

niệm về tiền công ở các chế độ khác nhau:

Trong xã hội tư bản sức lao động biến thành hàng hoá nên tiền công

chính là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của sức lao

động Song dưới chủ nghĩa tư bản tiền công che dấu sự bóc lột của nhà tư

bản đối với công nhân làm thuê Các Mác viết “Tiền công không phải là giá

trị hay giá cả của sức lao động, mà chỉ là một hình thức cải trang của giá trị

hay giá cả sức lao động”

Như vậy tiền công nhà tư bản trả cho công nhân nhìn bề ngoài như rất

sòng phẳng, song kỳ thực nó đã che dấu một phần lao động thặng dư mà nhà

tư bản cướp không của công nhân, do giá cả sức lao động (biểu hiện qua tiền

công) thường nhỏ hơn giá trị sức lao động mà người công nhân bỏ ra

Hiện nay sức lao động đã trở thành hàng hoá và các điều kiện mang

tính chất tiền đề để sức lao động trở thành hàng hoá đang tồn tại Trong cơ

chế thị trường do thừa nhận người lao động được làm việc theo thoả thuận,

tự do di chuyển giữa các thành phần kinh tế, nghĩa là thừa nhận sự tồn tại

khách quan của thị trường sức lao động Cũng như các loại thị trường khác,

thị trường sức lao động cũng hoạt động theo quy luật cung cầu về sức lao

động Mỗi người được quyền thuê mướn sử dụng lao động theo đúng pháp

luật của Nhà nước, khi đó sức lao động là hàng hoá và tiền lương là giá cả

sức lao động

Do đó tiền lương được hiểu là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao

động trả cho người lao động để hoàn thành công việc theo chức năng và

nhiệm vụ quy định

Với khái niệm này, bản chất của tiền lương là sự biểu hiện bằng tiền

của sức lao động, là giá cả của sức lao động được hình thành trên cơ sở giá

trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và

người sử dụng sức lao động, đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật

kinh tế, trong đó có quy luật cung cầu Tiền lương phải bao gồm đủ các yếu

tố cấu thành để đảm bảo là nguồn thu nhập, là nguồn sống chủ yếu của bản

thân và gia đình người lao động và là điều kiện để người lao động hoà nhập

vào thị trường xã hội

Trong quá trình hoạt động nhất là trong hoạt động sản xuất kinh

doanh, tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh

Vì vậy tiền lương luôn được quản lý một cách chặt chẽ Đối với người lao

động, tiền lương là thu nhập từ quá t rình lao động của họ, phần thu nhập

chủ yếu đối với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng trực tiếp đến

mức sống của họ Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích của người lao

động Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và

khả năng lao động của mình Như vậy, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để

khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm

của người lao động đến kết quả công việc của họ Nói cách khác tiền lương

chính là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động

Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở nước ta

hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần

kinh tế:

+ Thành phần kinh tế Nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp:

Tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan tổ

chức nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế và chính sách quy định

được thể hiện trong hệ thống thang bảng lương Nhà nước ban hành

+ Thành phần kinh tế khu vực ngoài quốc doanh:

Tiền lương chịu sự chi phối rất lớn của kinh tế thị trường và thị

trường sức lao động Tiền lương trong khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn

khổ luật pháp và chính sách Nhà nước nhưng là những giao dịch trực tiếp

giữa những người sử dụng lao động và người lao động thông qua hình thức

ký hợp đồng lao động

Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong

mối quan hề về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất và tiêu dùng, quan hệ

về trao đổi Do đó các chính sách về tiền lương thu nhập luôn là chính sách

trọng tâm của mọi quốc gia

Tóm lại, bản chất của tiền lương đối với người lao động là số tiền

nhận được sau khi đã hoàn thành công việc phù hợp với số lượng và chất

lượng yêu cầu Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố đầu vào của

chi phí sản xuất kinh doanh Tiền lương phụ thuộc vào chế độ chính sách

phân phối, các hình thức trả lương của doanh nghiệp và sự điều tiết bằng

chính sách của Nhà nước

1.1.2 - Phân loại, tổ chức và chế độ lao động:

1.1.2.1: Phân lo ại lao động:

Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận

lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại Phân

loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những

đặc trưng nhất định, về mặt quản lý hạch toán, lao động thường được phân

loại theo các tiêu thức sau:

• Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất

- Lao động hiện chức năng sản xuất trực tiếp: là những người làm việc

trực tiếp bằng tay hoặc bằng máy móc tham gia vào quá trình sản xuất và

trực tiếp làm ra sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ

- Lao động gián tiếp sản xuất : là những người phục vụ cho quá trình

sản xuất và làm các ngành nghề phụ như phục vụ cho công nhân trực tiếp

hoặc chỉ tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất - kinh doanh của

doanh nghiệp

- Lao động còn lại gồm có: nhân viên kỹ thuật, nhân viên lưu thông

tiếp thị, nhân viên hoàn chỉnh, kế toán, bảo vệ

• Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh

doanh

♦ Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: bao gồm những

lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất hay thực

hiện các lao vụ dịch vụ Lao động trực tiếp và gián tiếp trong doanh nghiệp

có nhiều mức lương Ví dụ như:

Theo bậc lương thang lương thông thường công nhân sản xuất trực

tiếp có từ một đến 7 bậc lương

- Bậc 1 và bậc 2 bao gồm là phần lớn số lao động phổ thông chưa qua

trường lớp đào tạo chuyên môn nào

- Bậc 3 và bậc 4 gồm những công nhân đã qua một quá trình đào

tạo

- Bậc 5 trở lên bao gồm những công nhân đã qua trường lớp chuyên

môn có kỹ thuật cao

- Lao động gián tiếp cũng có nhiều bậc ví dụ như chuyên viên cấp

2,

♦ Lao động thực hiện chức năng bán hàng

♦ Lao động thực hiện chức năng quản lý

• Phân loại theo thời gian của lao động:

Theo thời gian của lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động

thường xuyên, lao động tạm thời, lao động mang tính chất thời vụ

1.1.2.2 - T ổ chức hạch toán lao động:

• Tổ chức hoạch toán lao động tiền lương:

Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán thì tổ chức hoạch toán lao

động và tiền lương là điều không thể thiếu trong hệ thống thông tin chung

của hạch toán kế toán Nó bao gồm:

- Tổ chức hạch toán cơ cấu lao động hiện có trong cơ cấu sản xuất

kinh doanh và sự tuyển dụng sa thải, thuyên chuyển lao động trong nội bộ

đơn vị theo quan hệ cung cầu về lao động cho kinh doanh

- Tổ chức theo dõi việc sử dụng người lao động tại các nơi làm việc

để có thông tin về số lượng, và chất lượng lao động ứng với công việc đã bố

trí lại nơi làm việc

- Tổ chức hạch toán quá trình tính tiền công và trả công lao động cho

người lao động trong khuôn khổ chế độ trả công, hình thức trả công và

phương thức thanh toán tiền công lao động hiện đang áp dụng

- Tổ chức phân công lao động kế toán hợp lý trong phần hành kế toán

yếu tố lao động và tiền công lao động

Nguyên tắc chung để thực hiện các nhiệm vụ tổ chức nêu trên về lao

động và tiền lương là: lựa chọn và và vận dụng trong thực hiện hoạt động

kinh doanh của đơn vị một số lượng chứng từ, sổ sách (tài khoản )nội dung

ghi chép thông tin trên sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán hợp lý về lao

động và tiền lương đủ cho yêu cầu quản lý, đặc biệt là quản lý nội bộ

Tiền đề cần thiết cho việc tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán lao

động tiền lương là:

- Phải xây dựng được cơ cấu sản xuất hợp lý đây là tiền đề cho việc tổ

chức lao động khoa học tại nơi làm việc cho tổ chức ghi chép ban đầu về sử

dụng lao động

- Thực hiện tổ chức tốt lao động tại nơi làm việc, sự hợp lý của việc

bố trí lao động tại vị trí lao động theo không gian, thời gian ngành nghề, cấp

bậc, chuyên môn là điều kiện để hạch toán kết quả lao động được chính xác

và trên cơ sở đó tính toán đủ mức tiền công phải trả cho người lao động

- Phải xây dựng được các tiêu chuẩn định mức lao động cho từng loại

lao động, từng loại công việc và hệ thống quản lý lao động chặt chẽ cả về

mặt tổ chức nhân sự, nội quy, quy chế, kỷ luật lao động

- Phải xác định trước hình thức trả công hợp lý và cơ chế thanh toàn

tiền công thích hợp có tác dụng khích thích vật chất người lao động nói

chung và lao động kế toán nói riêng Nghĩa là: phải bằng cahs lượng hoá

được tiền công theo thời gian, theo việc, theo kết quả của việc đã làm tỏng

khuôn khổ chế độ chung hiện hành

- Phải xây dựng nguyên tắc phân chia tiền công khi nó có liên quan

tời nhiện loại hoạt động kinh doanh, nhiều loại sản phẩm làm ra, để tính phí

tiền lương hợp lý các giá thành

• Tổ chức hạch toán lao động và kết quả lao động:

Tổ chức hạch toán nghiệp vụ về lao động và kết quả lao động là thông tin

cơ sở để tổ chức kế toán tiền lương và thanh toán với người lao động trong

đơn vị

Tổ chức hoạch toán đối tượng trên do bộ phận tổ chức đảm nhận

Chỉ tiêu thông tin cần tổ chức thu nhập và xử lý là:

- Số lượng lao động được sử dụng tăng, giảm di chuyển được sắp

xếp theo các tiêu thức phân loại nhất định để quản lý Theo trình độ thành

thạo nghề nghiệp, theo nơi lao động, theo nghề nghiệp, theo giới tính, theo

độ tuổi đời tuổi nghề

- Chỉ tiêu kết quả lao động: Thời gian lao động hao phí, số lượng dịch

vụ, sản phẩm hàng hoá đã tạo ra trong khoảng thời gian bao nhiêu Chỉ tiêu

này thường được lượng hoá trong đơn vị cho thích hợp (giờ, ngày, phút, cái,

chiếc, tấm, Kg loại đơn vị tiền tệ đó)

Có được những thông tin trên thì chủ doanh nghiệp mới đánh giá được

chất lượng lao động hiện có, thực hiện sự tinh lọc bằng việc tuyển dụng, sa thải

đối với từng cá nhân người lao động vì mục đích kinh doanh hiệu quả hơn

Các thông tin trên là tiền đề cho kế toán tính tiền lương và thanh toán

cho người lao động

- Để có được lượng thông tin thứ nhất cần sử dụng hệ thống chứng từ

gốc và sổ sách chuyên dùng như: hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng,

sa thải lao động, giấy cho thôi việc, giấy thuyên chuyển công việc nội bộ

các số lao động được mở cho từng loại cơ cấu lao động như: Sổ lao động

hạch toán theo ngành nghề, sổ lao động hạch toán theo nơi làm việc, sổ lao

động hạch toán theo cấp bậc chuyên môn

Tổ chức hạch toán thời gian (loại chỉ tiêu thứ 2) được thực hiện qua

hệ thống chứng từ gốc như: Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm, biên

bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, giấy báo ốm, giấy nghỉ việc do các lý do

tạm thời khác nhau

Các chứng từ trên được tập hợp, kiểm tra và chuyển cho kế toán tính

tiền công, các khoản phải trả khác liên quan cho từng người lao động

Nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu trên các chứng từ gốc là đơn vị

tổ chức lao động đơn vị là nơi làm việc của người lao động

Các chứng từ gốc sử dụng hoặc do Nhà nước ban hành sử dụng cho

nội bộ đơn vị, những chứng từ có liên quan tới tính lương (bảng chấm công,

giấy báo sản phẩm hàng, giấy giao nộp sản phẩm phải có sự tham gia kiểm

tra khi phát hành, ghi chép các chi tiêu của các cơ quan tài chính, cấp trên

cùng với bộ phận tổ chức, lao động trong đơn vị

- Đơn vị sử lý số liệu chứng từ gốc là bộ phận tổ chức lao động tiền

lương và kế toán tiền lương Tại đây chứng từ được kiểm tra, phân loại, ghi

sổ và lưu trữ theo quy định chung của Nhà nước

+ Thủ tục hạch toán:

Từ những chứng từ hạch toán kết quả lao động đã có đầy đủ chữ ký

của người lập (tổ tưởng) cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo

duyệt y (quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận) các chứng từ này chuyển

cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi

phân xưởng bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ

tổng hợp kết quả lao động Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động

do các tổ gửi đến, hàng ngày (hạch định kỳ) nhân viên hạch toán phân xưởng ghi

kết quả lao động của từng người từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết

quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan tổng hợp kết quả chung toàn

doanh nghiệp

• Tổ chức hạch toán kế toán tiền công với người lao động:

+ Xác định trích tự tính toán tổng mức tuyệt đối với người lao động trong

kỳ hạn được trả, thanh toán

♦ Để thực hiện nội dung này cần phải có điều kiện:

* Phải thu thập đủ các chứng từ có liên quan về số lượng và chất

lượng lao động

* Phải dựa vào các văn bản quy định chế độ trả lương thưởng, phụ

cấp của Nhà nước liên hoàn

* Phải xây dựng hình thức trả công thích hợp cho từng loại lao động

trước khi đi vào công việc tính toán tiền công

* Phải lựa trọn cách chia tiền công hợp lý cho từng người lao động,

cho các loại công việc được thực hiện bằng 1 nhóm người lao động khác

nhau về ngành nghệ, cấp bậc, hiệu xuất công tác

+ Xây dựng chứng từ thanh toán tiền công và các khoản có liên quan

khác tới người lao động với tư cách là chứng từ “tính lương và thành toán”

chứng từ này được hoàn thành sau khi thực hiện được sự trả công cho từng

người lao động và trở thàng chứng từ gốc để ghi sổ tổng hợp tiền lương và

bảo hiểm xã hội

+ Lựa chọn tiêu thực thích hợp để phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội

cho từng đối tượng chịu chi phí sản xuất (dựa vào bảng tính lương) và gián

tiếp (qua tiêu chuẩn trung gian phân bổ) cho đối tượng chịu phí tiền lương

cuối cùng lập chứng từ ghi sổ cho số liệu đã phân bổ làm văn cứ ghi số tổng

hợp của kế toán theo nguyên tắc ghi chép

+ Xây dựng quan hệ ghi số tài khoản theo nội dung thanh toán và tính

toán phân bổ tiền lương phù hợp với yêu cầu thông tin về đối tượng kế toán nên

trên

- Thủ tục, chứng từ hạch toán:

Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp từ cấp cho

người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán

tiền lương cho từng tổ đơn vị phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ

vào kết quả tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng

khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, tự

cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh, khoản

thanh toán về trợ cấp, bảo hiểm cũng được lập tương tự sau khi kế toán

trưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám độc duyệt ngay Bảng thanh toán

lương và bảo hiểm xã hội sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH

cho người lao động Thông thường tại các doanh nghiệp việc thanh toán

lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ, kỳ 1 tạm

ứng và kỳ 2 sẽ nhập số còn lại sau khi đã trừ các khoản thanh toán lương,

thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương

cùng với các chứng từ và báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho

phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ

1.1.3 - Chế độ lao động:

Hiện nay quan điểm chỉ đạo lâu dài trong chế độ lao động và tiền

lương là thực hiện đúng quyền hạn và nghĩa vụ của doanh nghiệp và người

lao động Quyền bình đẳng giữa hai bên được thực hiện tôn trọng quyền

được làm việc và thời gian làm của người lao động, các doanh nghiệp, xí

nghiệp Nhà nước thay dần việc tuyển dụng vào biên chế sang chế độ hợp

đồng không thời hạn, dài hạn, ngắn hạn Về phía xí nghiệp phải bảo đảm

quyền lợi cho người lao động là thành viên của xã hội Mặt khác về phía

người lao động phải tuân theo những cam kết trong hợp đồng

1.1.4 - Các hình thức thanh toán tiền lương, tiền thưởng:

1.1.4.1 - Ch ức năng của tiền lương:

Để tiền lương phát huy tốt vai trò của mình phải làm cho tiền lương

thực hiện đầy đủ chức năng của nó, bao gồm các chức năng sau:

+ Chức năng thước đo giá trị: là cơ sở điều chỉnh giá cả cho phù hợp

mỗi khi giá cả biến động

+ Chức năng tái sản xuất sức lao động: nhằm duy trì làm việc lâu dài,

có hiệu quả trên cơ sở tiền lương bảo đảm bù đắp được lao động đã hao phí

cho người lao động

+ Chức năng kích thích: bảo đảm khi người lao động làm việc có hiệu

quả, có năng suất cao thi tiền lương được nâng cao lên và ngược lại

+ Chức năng tích luỹ: đảm bảo tiền lương của người lao động không

những duy trì cuộc sống hàng ngày trong thời gian làm việc mà còn để dự

phòng cuộc sống lâu dài

1.1.4.2 - Các ch ế độ tiền lương:

+ Chế độ tiền lương cấp bậc: Là toàn bộ quy định của Nhà nước mà

doanh nghiệp áp dụng để trả lương cho người lao động căn cứ vào chất

lượng và điều kiện lao động khi họ hoàn thành một công việc nhất định

♦ Thang lương: là bảng xác định quan hệ tỷ lệ tiền lương giữa

những công nhân trong cùng một nghề hoặc cùng một nhóm nghề khác nhau

theo trình độ lành nghề, những nghề khác nhau có những thang lương tương

ứng khác nhau

♦ Bậc lương: Phân biệt về hệ số lành nghề của công nhân được xếp

từ thấp đến cao

♦ Hệ số lương: thể hiện chỉ số lao động của người lao động ở bậc

lương nào đó được trả cao hơn bậc một trong cùng một nghề bao nhiêu lần

Hệ số lương tương ứng với bậc lương

+ Chế độ tiền lương chức vụ: Là toàn bộ quy định của Nhà nước mà

các tổ chức quản lý áp dụng để trả lương cho người lao động quản lý Trong

hoạt động quản lý, những yêu cầu đối với lao động quản lý không chỉ khác

với lao động trực tiếp mà còn là khác rất rõ giữa các loại cấp quản lý với

nhau Việc xây dựng các chế độ tiền lương chức vụ được thực hiện theo

trình tự sau: Xây dựng chức danh cán bộ quản lý; đánh giá sự phức tạp trong

từng chức danh; xác định bội số và số bậc trong một bảng lương hay ngạch

lương; xác định bậc 1 và các mức lương trong bảng lương

1.1.4.3 - Các hình th ức trả lương:

• Hình thức trả lương theo thời gian:

Trong hình thức này các chỉ tiêu như năng suất lao động, chi phí nguyên

vật liệu không ảnh hưởng gì đến số lượng tiền lương của người công nhân

do đó nó không có tác dụng kích thích sản xuất phát triển và vì vậy hình

thức trả lương này ít được áp dụng khác

Nhìn chung việc trả lương theo thời gian chỉ được áp dụng cho những

người lao động mà công việc của họ không thể định mức và tính toán, chặt

chẽ được hoặc áp dụng cho những người lao động mà công việc của họ

không đòi hỏi năng suất lao động mà phải đảm bảo chất lượng sản phẩm

Áp dụng cho những người lao động mà việc tăng năng xuất lao động ít phụ

thuộc vào sự nỗ lực của bản thân mà do các yếu tố khách quan quy định

Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành

chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ Trả lương theo thời gian

là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực

tế Tiền lương theo thời gian có thể chia ra thành:

+ Tiền lương tháng: Là tiền lương trả hàng tháng trên cơ sở bậc

lương xếp theo trình độ chuyên môn hoặc thoả thuận

+ Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác

định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng chia cho 52 tuần

+ Tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc, được xác

định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng

+ Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc, được xác

định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định

(8 giờ)

+ Trả lương theo thời gian nói chung được tính toán như sau:

Số tiền lương trả thời gian = mức lương cấp bậc xác định ở mỗi khâu

công việc x số thời gian làm việc ở mỗi khâu x hệ thống phụ cấp tiền lương

Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian

nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể kết

hợp với chế độ tiền lương, tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng

hái làm việc

• Hình thức trả lương theo sản phẩm:

Là hình thức trả lương cho người lao động dựa trực tiếp vào số lượng và

chất lượng sản phẩm (dịch vụ) mà họ đã hoàn thành Đây là hình thức trả

lương phù hợp với nguyên tắc phân phối lao động, gắn chặt số lượng lao

động và chất lượng lao động Khuyến khích người lao động nâng cao năng

xuất lao động góp phần làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội một cách hợp lý

trong việc trả lương theo sản phẩm Vấn đề quan trọng là phải xây dựng các

định mức giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc một

cách hợp lý

Định mức lao động là số lao động thời gian cần thiết để chế tạo ra một

đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối lượng công việc trong điều kiện

lợi dụng triệt để toàn bộ tư liệu và áp dụng các công nghệ tiên tiến, các kinh

nghiệm (định mức thời gian hoặc là số lượng đơn vị sản phẩm được chế tạo

trong đơn vị thời gian (định mức sản lượng)

Để có định mức trung bình tiên tiến phải trên cơ sở phân tích các mắt

kỹ thuật, công nghệ, tình hình sử dụng máy móc công cụ, thao tác của công

nhân, đặc tính của đối tượng lao động, đồng thời kết hợp với kinh nghiệm

tiên tiến để vạch ra phương pháp làm việc hợp lý có thể do thời gian gia

công khi chế thử sản phẩm mới để có tài liệu nghiên cứu xây dựng định

mức, tuỳ theo điều kiện và tính chất phức tạp của sản xuất trình, độ hiện có

của cán bộ có thể lựa chọn nhiều phương pháp định mức khác nhau

Định mức để giao việc cho công nhân phải rất cụ thể chi tiết đối với

từng công đoạn sản xuất và kèm theo các điều kiện tổ chức kỹ thuật cụ thể ở

từng nơi làm việc thì mới hướng được công nhân làm đúng quy trình kỹ

thuật, phát huy được hiệu quả của công xuất máy móc, thực hiện phương

pháp làm việc hợp lý

Nó ràng buộc cán bộ quản lý phải đề cao tinh thần trách nhiệm, khắc

phục những những khó khăn, đảm bảo đủ các điều kiện để đưa định mức

vào sử dụng, phát huy tác dụng của định mức trong thực tế sản xuất, động

thời phải sửa đổi định mức và sửa đổi đơn giá khi điều kiện tổ chức kỹ thuật

có những thay đổi lớn

Định mức lao động là nhân tố chủ yếu để tính đơn giá trả lương đúng

đắn, phát huy được tác dụng khuyến khích sản xuất và hiệu quả kinh tế thiết

thực của chế độ trả lương theo sản phẩm

Tiền lương theo sản phẩm được xác định bằng cách lấy số lượng sản

phẩm (dịch vụ) hoàn thành nhân với đơn giá của một đơn vị sản phẩm (dịch

vụ)

Đơn giá trả lương được xác định trên cơ sở định mức lao động và mức

lương theo cấp bậc công việc, do vậy muốn có đơn giá đúng thì ngoài việc

định mức lao động phải xác định đúng đắn cấp bậc công việc chủ yếu, cơ sở

để xác định là dựa vào các yếu tố tổ chức và kỹ thuật của công việc phân

phối xác định cấp bậc công việc và xây dựng bổ xung tiêu chuẩn cấp bậc

kinh tế là tiến hành phân tích nội dung của quá trình lao động, xác định mức

độ phức tạp của công việc như yêu cầu về tính toán, về chuẩn bị làm việc

phục vụ nơi làm việc

Các định mức lao động hợp lý và cấp bậc công việc được xác định

đúng đắn thì việc tính đơn giá trả lương sản phẩm mới chính xác, do đó mới

đảm bảo trả lương được công bằng, hợp lý và việc bố trí sử dụng lao động

mới phù hợp với khả năng thực tế của mỗi người

Trả lương theo sản phẩm có thể thực hiện với nhiều hình thức khác

nhau Tuỳ theo tình hình sản xuất cụ thể trong từng phân xưởng và từng loại

lao động có thể áp dụng các hình thức sau: trả lương theo sản phẩm trực

tiếp cá nhân, trả lương theo sản phẩm tập thể, trả lương theo sản phẩm gián

tiếp, trả lương theo sản phẩm có thưởng, trả lương theo sản phẩm luỹ tiến

- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân:

Áp dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất Tiền lương trả theo

từng đơn vị sản phẩm và theo đơn giá nhất định (nếu vượt định mức cũng

không thay đối đơn giá giá quyết định

Tiền lương = số lương sản phẩm hoàn thành x đơn giá trả lương

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp:

Thích hợp với những công nhân phục vụ, tuy lao động của họ không

trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất

lao động của lao động trực tiếp, nếu có thể căn cứ vào kết quả lao động trực

tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương cho lao động gián tiếp

Tiền lương = tiền lương công nhân sản xuất trực tiếp x hệ số hoặc định mức

- Trả lương theo sản phẩm luỳ tiến:

Áp dụng ở những khâu quan trọng, sản xuất khẩn trương, để bảo đảm

tính đồng bộ và có tính chất quyết định dưới việc hoàn thành kế hoạch,

nhưng phải tổ chức tốt khâu định mức lao động, quy định đúng đắn biểu tỷ

lệ cùng tiền tính cho sản phẩm vượt mức, kiểm tra nghiệm thu chặt chẽ số

lượng, chất lượng sản phẩm, bảo đảm hiệu quả trong khi thực hiện chế độ

lương này

- Trả lương theo hình thức sản phẩm áp dụng khi những công việc mà

xét giao từng việc khi biết không có lợi về mặt kinh tế, nếu phải giao cả khối

lượng công việc hoặc nhiều việc tổng hợp phải hoàn thành trong một thời

gian nhất định, với số tiền lương và tiêu chuẩn chất lượng được xác định

trước khi bắt đầu thực hiện công việc

Tóm lại: hình thức trả lương theo sản phẩm nói chung có nhiều ưu

điểm quán triệt được nguyên tắc phân phối theo lao động Tuy nhiên, muốn

cho hình thức này phát huy được tác dụng doanh nghiệp phải có định mức

lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc, bậc thợ, vừa có căn cứ kỹ

thuật vừa phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp Có như vậy tiền

lương phải trả theo sản phẩm mới đảm bảo được tính chính xác, công bằng

hợp lý

• Hình thức trả lương khoán:

Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng công việc và

chất lượng công việc mà họ hoàn thành Hình thức trả lương này được áp

dụng phổ biến trong ngành xây dựng cơ bản, trong những công việc mang

tính đột xuất hoặc độc lập

Tiền lương được xác định bằng cách lấy khối lượng công việc hoàn

thành nhân với đơn giá khoán của một đơn vị khối lượng công việc

• Hình thức trả lương theo định mức biên chế: (khoản quỹ lương)

Trên cơ sở sắp xếp theo lao động, sẽ tiến hành giao khoán quỹ lương cho

từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành khối lượng công việc

Bộ phận nào có số công nhân ít thì thu nhập bình quân đầu người sẽ cao và

ngược lại

1.1.4.4 - Ti ền lương

Ngoài chế độ thù lao lao động, các doanh nghiệp còn tiến hành xây

dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt

động sản xuất kinh doanh Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ

khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường nâng cao chất

lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến )

Tổ chức hợp lý vấn đề tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng Nó không

chỉ đảm bảo đúng đắn việc phân phối theo lao động mà còn biểu hiện sự vận

dụng đúng đẵn nguyên tắc khuyến khích sản xuất bằng lợi ích vất chất nhằm

động viên mọi người lao động phát huy tích cực, sáng tạo trong sản xuất Nó

là đòn dẩy kinh tế có tác dụng thúc đẩy sản xuất phát triển với chi phí ít nhất

mà lại mang lại hiệu quả cao nhất

Việc tổ chức tiền lương cần phải đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:

- Phải căn cứ vào điều kiện, tình hình và yêu cầu cụ thể trong sản

xuất, từng nơi, từng giai đoạn cụ thể để quy định và áp dụng chế độ thưởng

cho hợp lý, thích hợp

- Phải tính toán hiệu quả kinh tế khi áp dụng tiền thưởng

- Xây dựng tiêu chuẩn thưởng cụ thể rõ ràng hợp lý đảm bảo sát với mức

độ cống hiến và khích thích người lao động vừa đảm bảo tính công bằng

1.1.4.5 - Qu ỹ lương:

Trong hạch toán tiền lương các nhà máy xí nghiệp, doanh nghiệp

thường sử dụng quỹ lương để trả cho người lao động Quỹ lương trong xí

nghiệp là toàn bộ tiền lương và các khoản trợ cấp, phụ cấp có tính chất như

lương

* Lương chính: là toàn bộ khoản tiền lương và phụ cấp có tính chất

như lương mà xí nghiệp trả cho người lao động trong thời gian tham gia sản

xuất, hoặc thực hiện nhiệm vụ được giao tại xí nghiệp

* Lương phụ: là khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp trả cho người lao

động trong thời gian mà người lao động làm việc khác mà vẫn được hưởng

lương theo chế độ lao động quy định

Ví dụ: như tiền lương nghỉ phép, lương trong thời gian tạm nghỉ việc

hoặc được huy động đi tập quân sự, nghiên cứu học tập

1.1.4.6 - Các kho ản trợ cấp:

Ngoài những khoản tiền được nhận là tiền lương, tiền thưởng, người

lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó

có BHXH, BHYT, KPCĐ Đặc biệt cùng với sự chuyển động của toàn bộ

nền kinh tế đất nước trong thời kỳ mở của, BHXH cũng có cơ hội thể hiện

vai trò vị trí với tầm hoạt động rộng lớn và ý nghĩa nhân văn sâu sắc Do vậy

công việc hạch toán quỹ BHXH trong doanh nghiệp công nghiệp là yếu tố

quan trọng không thể thiếu được

• Tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ:

Theo chế độ hiện hành và căn cứ vào quỹ lương thực tế trả cho CNV, doanh

nghiệp tính ra các khoản sau:

- BHXH: Trích 10% trong tiền lương phải trả cho CNV trong đó:

+ Doanh nghiệp chịu 15% đưa vào các tài khoản chi phí có liên quan

đến đối tượng trả lương

+ CNV chịu 5% được tính trừ vào lương tháng

- BHYT: Trích 3% trên tiền lương phải trả CNV trong đó:

+ Doanh nghiệp chịu 2% đưa vào các tài khoản CF liên quan

+ CNV chịu % khấu trừ vào tiền lương

- KPCĐ: Trích 2% đưa vào các tài khoản CF có liên quan

• Khoản phải nộp và chi trả:

- Về BHXH: Doanh nghiệp phải nộp 17% cho cơ quan BHXH tỉnh, thành

phố để cơ quan này chi các khoản: trợ cấp hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản,

tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, doanh nghiệp gửi lại 3% để chi trả trực

tiếp cho CNV trong những trường hợp tự cấp ốm đau, thai sản

- Về BHYT: nộp 3% cho công ty BHYT tỉnh, thành phố để cơ quan

này chi trả, thanh toán cho CNV trong TN khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc

thang tại các bệnh viên mà CNV doanh nghiệp có đăng ký BHYT

- KPCĐ: Nộp 1% lên liên đoàn lao động cấp trên để cơ quan này cho

các kinh phí phục vụ cho quyền lợi CNV và doanh nghiệp gửi lại 1% để chi

trực tiếp các kinh phí phát sinh tại công đoàn doanh nghiệp (phần này do

công đoàn cơ sở quản lý)

1.1.5 - Hạch toán lao động tiền lương về mặt số lượng, thời gian và

kết quả lao động:

Để quản lý, hạch toán lao động doanh nghiệp cần sử dụng những sổ

sách lao động Sổ này do phòng Tổ chức lao động lập chung cho toàn doanh

nghiệp và riêng cho từng bộ phận nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử

dụng lao động hiện có của doanh nghiệp Bên cạnh đó doanh nghiệp còn căn

cứ vào sổ lao động (của riêng từng người) để quản lý nhân sự cả về số lượng

và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức

hạch toán việc sử dụng thời gian lao động là bảng chấm công Bảng chấm

công ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi lao động Bảng chấm công do tổ

trưởng hoặc các đơn vị, bộ phận trực tiếp ghi và để ở nơi công khai để

CNVC giám sát thời gian lao động của từng người Cuối tháng bảng chấm

công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ

phận, tổ, đội sản xuất

Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban

đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp

Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều

bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hoặc sản

phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn

và chất lượng lao động, chất lượng công việc hoàn thành Đó chính là các

báo cáo về kết quả như “Phiếu giao nhận sản phẩm”, “ Phiếu khoán”, “ Hợp

đồng giao khoán”, “ Phiếu báo làm thêm giờ”, “Bảng kê khối lượng công

việc hoàn thành”

Chứng từ để hạch toán lao động phải do người lập ký, cán bộ kiểm tra

kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt y Sau đó các chứng từ này được

chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động

toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận Cuối cùng

chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính

thưởng Để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất,

nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động Trên

cơ sở các chứng từ hạch toán, kế toán phân xưởng ghi kết quả lao động của

từng người, từng bộ phận vào sổ cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi

cho các bộ phận quản lý liên quan Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ

tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp

1.2 - PHƯƠNG PHÁP TÍNH TOÁN VÀ TỔ CHỨC HOẠCH TOÁN LAO

ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

1.2.1- Thủ tục, chứng từ hạch toán:

Để thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao

động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền

lương” cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban chức năng

căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi

rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ

cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh

Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự Sau

khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh

toán tiền lương” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội

cho người lao động Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán

lương và các khoản trích theo lương cho người lao động được chia làm 2 kỳ:

Kỳ 1 tạm ứng và kỳ hai sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu

trừ vào thu nhập Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội,

bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và

báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm

tra, ghi sổ

1.2.2 - Tài khoản hạch toán:

Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng

các tài khoản sau:

• TK 334 “ Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản

thanh toán với CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo

hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ

+ Bên Nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của CNV;

Tiền công, tiền lương và các khoản khác đã trả cho CNV; Kết chuyển tiền

+ Dư Nợ: Số trả thừa cho CNV;

Tài khoản 334 được mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán

*- TK 338 “ Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản

phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể, cho cấp

trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; doanh thu nhận

trước của khách hàng; các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà

án; giá trị tài sản thừa chờ xử lý; các khoản vay mượn tạm thời; các khoản

nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn của phía đối tác; Các khoản vay mượn tạm

thời

+ Bên Nợ: Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ; Các khoản

đã chi về kinh phí công đoàn; xử lý giá trị tài sản thừa; Kết chuyển doanh

thu nhận trước của khách hàng vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ

kế toán; Các khoản đã trả, đã nộp khác

+ Bên Có: Trích kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy

định; Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ; Các khoản phải nộp,

phải trả hay thu hộ; Giá trị tài sản thừa chờ xử lý; Số đã nộp, đã trả lớn hơn

số phải trả, phải nộp được hoàn lại

+ Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử

lý;

+ Dư Nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán

TK 338 có 6 tài khoản cấp 2:

♦ 3381 Tài sản thừa chờ xử lý ♦ 3384 Bảo hiểm y tế

♦ 3382 Kinh phí công đoàn ♦ 3387 Doanh thu chưa thực hiện

♦ 3383 Bảo hiểm xã hội ♦ 3388 Phải nộp khác

Ngoài ra, kế toán còn phải sử dụng một số tài khoản khác có liên quan

trong quá trình hạch toán như: TK111, 112, 138

1.2.3 - Trích trước tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản

xuất:

Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến

động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích

trước chi phí công nhân trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản

phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả Cách tính như sau:

X

= Tiền lương chính thực tế phải trả CNTT trong tháng Mức trích trước tiền lương

phép kế hoạch của CNTTSX

Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác

định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân trực tiếp

sản xuất một cách hợp lý

1.2.4 - Phương pháp hạch toán:

Hàng tháng, tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang

tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền

công, phụ cấp khu vực, chức vụ, tiền thưởng trong sản xuất ) và phân bổ

cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân viên trực tiếp

sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK627 (6271-chi tiết phân xưởng): phải trả nhân viên quản lý

Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả

♦ Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn theo tỷ

lệ quy định:

Nợ TK622, 6271, 6411, 6421: Phần tính vào chi phí kinh doanh theo tỷ

lệ với tiền lương và các khoản phụ cấp lương (19%)

Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của CNVC (6%)

Có TK 338 (3382, 3383, 3384): Tổng số kinh phí công đoàn, bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải trích

♦ Số tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ:

Nợ TK622 (chi tiết theo đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp

sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK627(6271-chi tiết phân xưởng): Phải trả cho nhân viên quản lý

Có TK334: Tổng số thù lao lao động phải trả

♦ Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng

(thưởng thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm):

Nợ TK431(4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng

Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên

♦ Số bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ

(ốm đau, thai sản, tai nạn xã hội ):

Nợ TK338 (3383): Ghi giảm quỹ BHXH phải trả công nhân viên

Có TK334: Quỹ BHXH đã trả công nhân viên

♦ Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên (theo quy

định, sau khi đóng BHYT, BHXH và thuế thu nhập cá nhân, tổng

số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại):

♦ Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương ), bảo hiểm xã hội, tiền

thưởng cho công nhân viên chức:

+ Nếu thanh toán bằng tiền:

Nợ TK334: Các khoản đã thanh toán

Có TK111: Thanh toán bằng tiền mặt

Có TK112: Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng

+ Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hoá:

BT1: Ghi nhận giá vốn vật tư, hàng hoá:

Nợ TK632: Tăng chi giá vốn vật tư, hàng hoá

Có TK liên quan (152, 153, 154, 155 ): Ghi giảm giá vốn

vật tư, hàng hoá

BT2: Ghi nhận giá thanh toán:

Nợ TK334: Tổng giá thanh toán (cả VAT)

Có TK512: Giá thanh toán không có VAT

Có TK3331(33311): VAT đầu ra phải nộp

♦ Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn:

Nợ TK338 (3382, 3383, 3384): Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ

phải nộp cho cơ quan quản lý

Có TK liên quan (111, 112 ): Số tiền đã nộp bằng tiền mặt,

Có TK338(3388): Số tiền công nhân viên chưa lĩnh

♦ Trường hợp đã trả, đã nộp về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội

(kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp được cấp bù, ghi:

Nợ TK111,112: Số tiền được cấp bù đã nhận

Có TK338: Số được cấp bù (3352, 3383)

♦ Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ, khi trích trước tiền lương

phép của công nhân sản xuất trực tiếp, ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Tăng chi tiền lương phép trích

trước của CNSX

Có TK335: Số tiền lương phép phải trả công nhân sản xuất

♦ Số tiền lương phép thực tế phải trả trong kỳ (nếu có):

Nợ TK335: Ghi giảm các khoản phải trả

Có TK334: Số tiền lương phép thực tế đã trả công nhân viên

Các bút toán về trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công

đoàn hạch toán tương tự các doanh nghiệp khác

Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức qua

các sơ đồ sau:

tế trong

(7)

TK 141, 138, 333

TK 3383, 3384

TK 111, 112, 512

1: CNTT sản xuất, Nhân viên phân xưởng, Nhân viên bán hàng, Quản

lý doanh nghiệp

2: Tiền thưởng

3: Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định vào chi phí kinh

doanh hoặc trích trên tiền lương phép phải trả công nhân trực tiếp sản xuất

trong kỳ

4: BHXH phải trả cho công nhân viên

5: Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên (tạm ứng, bồi

thường vật chất, thuế thu nhập )

6: Thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH và các khoản khác cho công

nhân viên

7: Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý hoặc chi tiêu

KPCĐ tại cơ sở

8: Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT

9: Tiền lương phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất trong kỳ

10: Trích trước lương phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản

xuất hoặc phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả công

nhân trực tiếp sản xuất lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí

1.3 - HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN:

• Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ:

- Nguyên tắc cơ bản:

+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên

Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó

theo các tài khoản đối ứng Nợ

+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

trình thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế

(theo tài khoản)

+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết

trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu

quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo Tài chính

- Các loại sổ kế toán: Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái tài khoản, Sổ

hoặc thẻ kế toán chi tiết

+ Nhật ký chứng từ: Là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn

bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản

Một Nhật ký chứng từ có thể mở cho một hoặc một số tài khoản có nội dung

kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau

Có 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ Nhật ký chứng từ số 1 đến

Nhật ký chứng từ số 10

Nhật ký chứng từ phải được mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải

khoá sổ Nhật ký chứng từ cũ và mờ Nhật ký chứng từ mới cho tháng sau

Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ Nhật

ký chứng từ cũ sang Nhật ký chứng từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng

tài khoản

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC

KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG

NAM

2.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Quảng Nam:

2.1.1 Gi ới thiệu về công ty TNHH Quảng Nam:

Công ty Quảng Nam tên giao dịch là Công ty TNHH Quảng Nam

-Tên giao dịch Quốc tế là: Quang Nam Co, Ldt - được thành lập theo quyết

định số 4165 GP/TLDN do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày

26/03/2000. Giấy phép kinh doanh số 0102003434 do sở kế hoạch đầu tư Hà

Nội cấp ngày 13/09/2000

Công ty Quảng Nam có số tài khoản là 73011090K tại Ngân hàng

Đầu tư và phát triển Thanh Trì, chi nhánh Hà Nội với nguồn vốn ban đầu là

4.000.000.000 (Bốn tỷ đồng Việt Nam)

Trụ sở của công ty tại địa chỉ:

Đại Từ – Phường Đại Kim Quận Hoàng Mai – Hà Nội

Điện thoại: 04 6411535 Fax: 04 6411702

Email: Quangnamco@fpt.vn

Mã số thuế: 0101164734

2.1.2 - Các ho ạt động chính của Công ty Quảng Nam:

Công ty TNHH Quảng Nam là một công ty chuyên hoạt động sản

xuất kinh doanh trên lĩnh vực sản xuất vật tư nông lâm nghiệp và nhiều lĩnh

vực khác phục vụ cho các ngành kinh tế có liên quan Đến nay công ty đã

mở rộng được uy tín của mình trên thị trường hoạt động Không chỉ dừng ở

đó, với mục tiêu không ngừng phát triển và ngày càng mở rộng, ngoài việc

hoạt động trên lĩnh vực cung cấp vật tư nông lâm nghiệp, theo giấy chứng

nhận đăng ký kinh doanh số 0102003434 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp

ngày 13/09/2000

- Ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm:

- Sản xuất và bán vật tư nông lâm nghiệp

- Sản xuất các loại thức ăn gia súc, gia cầm

- Sản xuất và bán các loại giày da và các sản phẩm thuộc da

- Sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, mây tre đan

- Chuyên vận tải và đại lý vận tải

- Xây dựng nhà để bán và cho thuê

- Cho thuê các kho bến, bãi, văn phòng

2.2 - Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh:

22.1 - Đặc điểm tổ chức bộ máy Công ty Quảng Nam:

Công ty tổ chức bộ máy quản lý bao gồm nhiều phòng ban, các xưởng

sản xuất và xí nghiệp chế biến Sơ đồ cụ thể về tổ chức bộ máy quản lý của

công ty như sau:

Phòng

Kế Toán

T i Vụ

Ban giám đốc Công ty

Phòng Giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kiêm giám đốc chi

nhánh

Xưởng sản xuất bã sắn Dương Liễu

Xí Nghiệp Chế biến thức ăn chăn nuôi

Xưởng sản xuất bã sắn Bắc Thưa

Xưởng sản xuất bã sắn Yên

Bái

Kho phân xưởng

sx

Phòng

Kỹ thuật

Phòng

Kế Toán

Tổ kỹ

Tổ kỹ thuật

2.3.2 Ch ức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý:

Giám đốc công ty:

- Là người có quyền cao nhất trong công ty

- Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động

sản xuất kinh doanh của Công ty

- Đề ra chính sách chất lượng Công ty

- Quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hệ

thống đảm bảo chất lượng

- Xây dựng phương án tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy, quy hoạch

cán bộ, đào tạo lại, tuyển dụng lao động

- Chỉ đạo và điều hành các công việc cụ thể về: Tổ chức nhân sự, kế

toán tài chính

Phó giám đốc sản xuất kiêm giám đốc chi nhánh:

- Trực tiếp điều hành và kiểm tra công việc sản xuất của xưởng và

chế biến của xí nghiệp, đồng thời kiểm tra chất lượng các sản phẩm trong

toàn công ty

- Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về mặt quản

lý, tổ chức điều hành các tiềm năng lao động, thiết bị và các nguồnlực khác

được giao thực hiện sản xuất sản phẩm theo từng kỳ và cả năm

- Xây dựng phương án tổ chức sản xuất và giải quyết các vấn đề

phát sinh trong sản xuất Được quyền ký các hợp đồng kinh tế có giá trị cao

Phó giám đốc kinh doanh:

- Được giám đốc Công ty uỷ quyền phụ trách: Kế hoạch hoạt động

kinh doanh thương mại và các quan hệ kinh tế Nhiệm vụ của Phó Giám

đốc kinh doanh là chỉ đạo xây dựng các hồ sơ đấu thầu, thủ tục kinh tế và có

thể thay mặt Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị cao

2.2.3 Ch ức năng nhiệm vụ của các đơn vị chủ yếu trong công ty:

Để thực hiện tốt chức năng quản lý và đảm bảo mục tiêu kinh doanh,

Giám đốc Công ty Quảng Nam đã xây dựng và tổ chức các phòng ban khác

nhau với các chức năng, nhiệm vụ riêng để giúp Giám đốc quản lý từng

mảng công việc đặc thù riêng nhưng vẫn đảm bảo được tính thống nhất, chặt

chẽ và đồng bộ Hiện nay, trong công ty đã xây dựng một số phòng ban và

quy định chức năng nhiệm vụ cho các cán bộ quản lý như sau:

• Văn phòng Công ty:

Tập hợp thông tin các văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài

Công ty, phân loại và báo cáo Giám đốc, Phó giám đốc được uỷ quyền giải

quyết, truyền đạt ý kiến của Giám đốc, Phó giám đốc về việc sử lý thông tin

và các văn bản pháp lý hành chính đến các đơn vị hoặc cá nhân, tổ chức

quản lý lưu giữ, chu chuyển các loại văn bản quản lý, lập chương trình làm

việc của Ban Giám đốc trong tuần, chuẩn bị các cuộc họp

• Phòng tổ chức nhân sự:

Giúp Giám đốc ra quyết định, nội quy, quy chế về lao động tiền

lương, tổ chức nhân sự và giải quyết những vấn đề chính sách xã hội theo

quyết định của Giám đốc Dự thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, bổ

nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo, quy chế lao động tiền

lương và liên hệ cơ quan bảo hiểm làm các thủ tục giải quyết các chế độ

chính sách sau khi được Giám đốc quyết định và giải quyết những vấn đề xã

hội khác theo quy chế của Công ty

• Phòng kế toán tài vụ:

Tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế

và hạch toán kinh tế trong doanh nghiệp theo cơ chế quản lý Chịu trách

nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, phản án một cách chính xác, trung thực, kịp

thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, xác

định và phản ánh chính xác, kịp thời kiểm kê tài sản hàng kỳ, đề xuất các

biện pháp xử lý, tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo kế toán của các đơn

vị cấp dưới gửi lên, tổ chức bảo quản lưu giữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật

các tài liệu và số liệu kế toán, trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp

ngân sách, thanh toán đúng hạn tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải

trả

• Phòng Kỹ thuật:

Có nhiệm vụ tổ chức điều tra nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa

học kỹ thuật vào công tác thiết kế xây dựng quy trình công nghệ chế tạo, chế

biến các sản phẩm theo kế hoạch và hợp đồng kinh tế của Công ty và đưa

công tác quản lý khoa học kỹ thuật của Công ty vào nề nếp, xây dựng

phương hướng, nội dung và mục tiêu cụ thể của các vấn đề khoa học kỹ

thuật trong Công ty nhằm đưa sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả

cao nhất

• Phòng kinh doanh:

Giao dịch với các đối tác kinh tế, tiến hành các hoạt động Marketing

gắn liền với chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, thiết lập

và theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế của Công ty đã ký kết với các

khách hàng và nhà cung ứng đảm bảo ổn định sản xuất kinh doanh của Công

ty và làm đầu mối giải quyết những vướng mắc với khách hàng trong quá

trình thực hiện hợp đồng, giải quyết các thủ tục giấy phép, thuế, quản lý

các thành phẩm nhập kho và xuất nhập hàng hoá, vật tư theo quy định của

Công ty

2.2.4 - Đặc điểm tổ chức sản xuất:

Do hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn nên Công ty cũng có đặc thù

tổ chức riêng bao gồm hai khâu cơ bản:

+ Quá trình sản xuất:

Là giai đoạn kết hợp các yếu tố đầu vào như nguyên nhiên vật liệu, tư

liệu sản xuất và lao động để tạo ra sản phẩm Dưới tư tưởng chỉ đạo trực tiếp

cuả Giám đốc, Phó giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh lập lệnh sản xuất và

phân bổ kế hoạch sản xuất Trên cơ sở lệnh sản xuất, các phân xưởng, đơn

vị liên quan trực tiếp tiến hành các công đoạn để hoàn thành sản phẩm và

nhập kho thành phẩm

+ Quá trình kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ:

Bên cạnh việc sản xuất , các đơn vị thành viên của Công ty cũng có

thể thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng đa dạng hoá để tận

dụng một cách tốt nhất, tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất tiềm lực vốn có của

công ty như: xây dựng nhà để bán, cho thuê, cho thuê bến bãi, văn phòng

• Các loại hợp đồng kinh tế:

- Hợp đồng dịch vụ cho thuê các TSCĐ như văn phòng, bến bãi

- Hợp đồng kinh tế thực hiện thắng thầu, dự án đầu tư xây dựng

nhà

- Hợp đồng kinh tế sản xuất các loại thức ăn gia súc, gia cầm,vật tư

nông lâm nghiệp

- Hợp đồng kinh tế sản xuất các loại sản phẩm thuộc da, các hàng

thủ công mỹ nghệ mây, tre đan

- Các loại hợp đồng dịch vụ khác như thuê, mua, bán

2.3 - Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán:

2.3.1 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Để đảm bảo được chức năng nhiệm vụ của mình, đáp ứng được yêu

cầu sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức, phân

công như sau:

+ Trưởng phòng Kế toán:

Là người điều hành cao nhất, giúp Giám đốc công ty giải quyết mọi

nghiệp vụ về thống kê, kế toán và quản lý thu chi tài chính của công ty, lập

báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trước

giám đốc về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo

+ Kế toán tổng hợp:

Là người giúp trưởng phòng hoàn thành nhiệm vụ được giao Cuối

tháng, tập hợp số liệu và sổ chi tiết của các kế toán phần hành để ghi vào các

sổ Nhật ký chứng từ và sổ Cái, tính toán lãi, lỗ của toàn công ty, tính toán

các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước và chịu trách nhiệm lập các báo

cáo tài chính

+ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán:

Làm nhiệm vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng, báo cáo uỷ nhiệm thu, chi,

theo dõi tình hình vay nợ ngắn hạn, dài hạn, hạch toán nội dung, chứng từ

kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc, lập báo cáo quỹ, theo dõi hợp

đồng, đơn đặt hàng, lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng, theo dõi việc thanh

toán với người bán về cung cấp vật tư, hàng hoá, sản phẩm lao vụ, dịch vụ

+ Kế toán xí nghiệp: