Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam.pdf

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội con người luôn luôn phát triển không ngừng qua mọi thời đại

Trong quá trình phát triển liên tục ấy trong cuộc sống con người với những

nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao hết sức phong phú và đa dạng hơn Để đáp ứng

nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của chính mình con người không chỉ trông chờ

vào sản phẩm sẵn có trong tự nhiên đang ngày càng cạn kiệt dần mà đã biết

tìm hiểu sáng tạo ra những sản phẩm thông qua quá trình chế biến, tái tạo gọi

chung là sản xuất Có thể nói quá trình sản xuất được coi là một phần quan

trọng, chủ yếu trong công việc hàng ngày của xã hội loài người

Việt Nam, một nước xã hội chủ nghĩa cũng là một thực thể trong toàn

bộ xã hội ấy Ngày nay, khi nền kinh tế đang chuyển mình từ một nền kinh tế

tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế quản lý thị trường có sự điều tiết của

nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đòi hỏi phải có sự đổi mới toàn

bộ hệ thống quản lý và ứng dụng phương pháp hạch toán kinh tế trong công

tác kế toán doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp không thể hoạt động như trước

mà phải tự mình vươn lên, tự mình trang trải mọi chi phí với mục tiêu lợi

nhuận hàng đầu Chúng ta biết rằng, trong nền kinh tế thị trường việc cạnh

tranh diễn ra hết sức gay gắt đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự quản lý

mang tính chất chiến lược, lâu dài, đó là cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo nhu

cầu thị trường với giá cả hợp lý, chất lượng bền đẹp Chính vì vậy mọi doanh

nghiệp phải cố gắng làm sao để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, dịch

vụ của mình Để thực hiện mục tiêu này, thì việc quản lý hạch toán tốt từ khâu

đầu vào cho tới đầu ra của sản phẩm là hết sức quan trọng Trong giá thành

sản phẩm thì nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn, đồng

thời NVL còn là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm Trong doanh nghiệp, NVL

là tài sản lưu động, tài sản dự trữ sản xuất đồng thời trong quá trình sản xuất

NVL chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ Điều này

đặc biệt thể hiện rõ ràng trong các doanh nghiệp công nghiệp Vì là yếu tố

chiếm tỷ trọng lớn trong quá giá thành sản phẩm do đó việc tiết kiệm chi phí

NVL là vấn đề hết sức quan trọng Tiết kiệm chi phí NVL là một trong các

điều kiện hạ thấp giá thành sản phẩm Việc quản lý chi tiết NVL một cách

đúng đắn, khoa học là yêu cầu bức thiết của mỗi doanh nghiệp, NVL phải

được quản lý hạch toán chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu bảo quản sử dụng,

hạch toán về số lượng chất lượng NVL

Cũng như các doanh nghiệp khác ngày nay công ty phát triển kinh tế kỹ

thuật Việt Nam cũng cần có hệ thống quản lý chi phí, giá thành sản phẩm tốt

trong đó có khâu quản lý hạch toán vật liệu trước mọi nhu cầu đòi hỏi mới Là

một doanh nghiệp chuyên sản xuất (lắp ráp) xe gắn máy công ty có nguồn vật

liệu đầu vào phục vụ cho nhu cầu sản xuất của vốn một cách có hiệu quả Qua

thời gian thực tập tại công ty, được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ kế toán

công ty tôi nhận thấy vai trò của NVL trong quy trình sản xuất sản phẩm tôi

đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công

ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam” làm chuyên đề của mình Nội

dung chuyên đề bao gồm:

Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán vật

liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại công ty phát triển kinh

tế kỹ thuật Việt Nam (DETESSCO) Việt Nam

Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại

công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam (DETESSCO Việt Nam)

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC HẠCH

TOÁN NVL TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN

NVL

1 Khái niệm và đặc điểm NVL

1.1 Khái niệm

NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là những

đối tượng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm NVL là tài sản lưu động, là tài

sản dự trữ của sản xuất mà được thể hiện dưới dạng vật hoá chỉ tham gia vào

một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được

chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

1.2 Đặc điểm NVL:

Trong quá trình tham gia sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu hao toàn

bộ vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành

thực thể sản phẩm

Về mặt giá trị NVL chuyển một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất trong

kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất đặc

biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng

lớn trong giá thành sản phẩm do đó về mặt quản lý và hạch toán cần thực hiện

việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua cho tới khâu bảo quản, sử dụng rồi đến

hạch toán số lượng, chất lượng của NVL Tất cả công việc đó nhằm tiết kiệm

chi phí NVL bởi việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn đề hết sức quan trọng Tiết

kiệm về tiêu hao chi phí là một trong các điều kiện cơ bản để hạ thấp chi phí

nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm Xuất phát từ yêu cầu tiết kiệm, mặt khác do

yêu cầu đổi mới trong công tác quản lý, hạ thấp chi phí, hạ thấp giá thành sản

phẩm đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm do đó doanh nghiệp cần làm

tốt khâu quản lý hạch toán NVL

2 Phân loại NVL

Để đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán NVL kế toán cần tổ chức

phân loại NVL cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý của nhà nước và

của doanh nghiệp Do NVL sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều

loại, nhiều nhóm khác nhau trong quy trình sản xuất, đồng thời do yêu cầu

sản xuất kinh doanh mà NVL thường xuyên biến đổi và có sự tăng giảm liên

tục hàng ngày Vì thế, để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, đảm bảo

hiệu quả sử dụng vốn cần thiết phải tiến hành tốt việc phân loại NVL Căn cứ

vào vai trò, tác dụng của vật liệu trong sản xuất mà NVL được phân chia

2.1 NVL chính

Là những NVL mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực

thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (ví dụ: Bông cho nhà máy dệt, chè trong

nhà máy chè, Mía trong nhà máy đường )

Ngoài ra nếu doanh nghiệp có bán thành phẩm mua ngoài thì đó cũng

được coi là NVL chính

2.2 NVL phụ:

Là những NVL mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo

sản phẩm, nó được sử dụng kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc,

mùi vị, hình dáng bên ngoài của sản phẩm góp phần tăng thêm chất lượng

sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của các tư liệu lao

động được bình thường để phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, nhu cầu

về hành chính quản trị

2.3 Nhiên liệu:

Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong sản xuất kinh

doanh như than, củi, xăng dầu, khí đốt

2.4 Phụ tùng:

Là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sửa chữa cho các thíêt bị máy

móc, phương tiện vận tải

2.5 NVL khác:

Là những loại vật liệu không thuộc những loại trên như phế loại thu hồi

trong thanh lý tài sản cố định

Nhìn chung, trong công tác phân loại vật liệu do yêu cầu quản lý kinh

doanh của doanh nghiệp, NVL cần được phân loại chi tiết tỉ mỉ hơn như trong

NVL chính, NVL phụ thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng biệt

3 Đánh giá NVL

3.1 Khái niệm: Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL

theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất

Trong hạch toán NVL thì NVL phải được tính theo giá thực tế (giá gốc), trong

đó nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì

trong giá vật liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu DT tính thuế GTGT theo

phương pháp khấu trừ thì giá thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT

Trong các DN sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lượng

nhiều, lớn vậy để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kế

toán thì các đối tượng nhập xuất phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán Các

loại chứng từ này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tra,

giám sát tình hình biến động tăng giảm của NVL

Ví dụ khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có người tiến hành kiểm

tra (số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách ) sau đó lập phiếu nhập kho

(FNK) Đây là loại chứng từ làm cơ sở cho thủ kho ghi vào thẻ kho cho số vật

tư đó sau đó FNK được chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán sẽ căn cứ

vào FNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho số vật

liệu đó

Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các loại

chứng từ sau:

* Hoá đơn (liên 2) + Phiếu nhập kho (FNK) + phiếu chi (với các khoản

chi cho NVL mua ngoài có thể là các giấy báo nợ ngân hàng )

*Biên bản cấp, gióp vốn bằng NVL + FNK (cho NVL được cấp, góp)

* Biên bản, hợp đồng vay NVL + FNK (cho NVL đi vay)

* Biên bản kiểm kê NVL

* Biên bản đánh giá lại NVL

* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất (FXK) và các

- Giá thực tế của vật liệu mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn

của người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) cộng các chi phí liên quan thu

mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi ) và trừ đi các

khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng

- Giá thực tế NVL được cấp, góp: giá thực tế là giá thoả thuận do các

bên xác định cộng thêm các khoản chi phí (vận chuyển, lưu kho, lưu bãi ) do

DN bỏ thêm (nếu có)

- Giá thực tế NVL đi vay: Giá thực tế là giá vay (trường hợp vay quy ra

tiền) thêm các chi phí (nếu có) hoặc giá thực tế tương đương thị trường của

NVL đó (nếu trường hợp vay bằng hiện vật)

- Giá thực tế NVL được biếu tặng là giá thực tế NVL tính theo giá thị

trường tương đương

- Giá thực tế với phế liệu: Giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán ra

được thị trường chấp nhận

3.2.2 Xác định giá thực tế xuất kho cho NVL xuất kho

Khi có NVL xuất kho sử dụng, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của

từng doanh nghiệp, tuỳ theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ

kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau, song việc sử dụng

phương pháp nào đòi hỏi sự nhất quán với phương pháp đã chọn trong suốt cả

kỳ, nếu có sự thay đổi phải có lý do, giải thích rõ ràng

* Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho được tính

bằng giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho Nghĩa

là , giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu

xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một

số NVL mua vào sau cùng Phương pháp này thường áp dụng cho các DN có

số chủng loại vật tư ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp và điều kiện giá cả ổn

định và không thích hợp cho NVL có thời gian bảo quản như hoá chất, thực

phẩm

* Phương pháp nhập sau xuất trước

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho được tính

bằng giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho Nghĩa

là, giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu

xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một

số NVL mua vào sau cùng Phương pháp này thường áp dụng cho các DN có

số chủng loại vật tư ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn

định và không thích hợp cho NVL có thời gian bảo quản như hoá chất, thực

phẩm

* Phương pháp nhập sau xuất trước:

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần được tính

bằng giá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho

Nghĩa là, giả định vật liệu nào mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược

lại phương pháp nhập trước xuất trước Nhìn chung, phương pháp này đặc

biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát

* Phương pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được

tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước

hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế của NVL; xuất mỗi lần trong kỳ =

Số lượng NVL xuất;cho lần đó * Giá đơn vị; bình quân

Trong đó:

Giá đơn vị; bình quân = Error!

Phương pháp này tuy tốn nhiều công sức khi tính toán nhưng độ chính

xác cao, phản ánh được tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn Tuy

nhiên, phương pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tế nhập NVL trong kỳ vì

thế phải phụ thuộc vào chứng từ Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hoá đơn)

của NVL đó chưa về vì thế nó sẽ ảnh hưởng nhiều tới giá thực tế xuất của

NVL

* Phương pháp giá hạch toán

Để giải quyết tình huống phương pháp giá đơn vị bình quân trên thì giá

hạch toán là giá NVL được biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loại

giá ổn định trong kỳ, được ghi sổ trong cả kỳ Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành

điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế

Công thức:

Giá hạch toán của NVL; xuất mỗi lần trong kỳ =

Số lượng NVL; xuất lần đầu * Giá hạch toán; đơn vị

Trong đó giá hạch toán đơn vị thường được chọn là giá kế hoạch hoặc

giá thực tế NVL đó tồn đầu kỳ cuối kế toán xác định giá thực tế xuất của

NVL xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá

Giá thực tế xuất của; NVL xuất trong kỳ =

Giá hạch toán NVL; đó xuất trong kỳ * Hệ số; giá

Trong đó:

Hệ số;giá = Error!

Hệ số giá có thể cho từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL chủ yếu tùy

thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Phương pháp này đơn giản để làm,

phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng, giảm trong kỳ

* Phương pháp trực tiếp

Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo từng lô và đơn

chiếc hay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho tới lúc xuất dùng:

Giá thực tế xuất của NVL; xuất kho mỗi lần =

Giá thực tế nhập của NVL đó chính; theo hiện vật đã xuất

Với phương pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích

danh của vật liệu đó Do vậy phương pháp này còn gọi là phương pháp đặc

điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các

loại NVL có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất không cao

II KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lý hạch toán

tốt quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sách

kế toán, tài khoản phải phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của

DN nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có cũng như

sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời

cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho công tác tập hợp chi phí, tính giá thành

sản phẩm Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

đầu vào, tình hình thanh toán với người bán, tình hình sử dụng vật liệu trong

sản xuất kinh doanh Chính vì vậy thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là

thực hiện quy trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của DN

1 Khái niệm hạch toán chi tiết NVL

1.1 Hạch toán chi tiết NVL: là công việc ghi chép hàng ngày tình hình

biến động về số lượng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho, từng danh điểm

và toàn bộ DN, hạch toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thời ở kho, phòng

kế toán DN nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế toán, giữa

sổ sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp

Do đó sư liên hệ, phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và sổ chi

tiết giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên các phương pháp hạch toán

chi tiết NVL Khi thực hiện một phương pháp hạch toán chi tiết NVL phải sử

dụng sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của DN, trình độ nghiệp

vụ của thủ kho, kế toán mà lựa chọn phương pháp thích hợp Hiện nay, trong

các DN nước ta thường sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết

vật liệu:

+Phương pháp ghi thẻ song song

+ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

+ Phương pháp sổ số dư

1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu

1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:

Theo phương pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng còn ở

phòng kế toán ghi cả số lượng và giá trị NVL Mỗi thứ vật liệu ở mỗi kho

theo phương pháp này được mở làm 2 thẻ là thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết

Trong đó thẻ kho do thủ kho thực hiện và phản ánh vật tư theo thước đo hiện

vật còn thẻ hạch toán chi tiết do kế toán chi tíêt vật liệu thực hiện và phản ánh

cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật Quy trình ghi thẻ có thể được diễn ra

như sau:

+) Ở kho:

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ như FNK, FXK nhập

xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho của vật tư đó theo số lượng thực nhập, thực

xuất Cuối kỳ, cuối tháng cộng tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra số tồn

kho Thủ kho phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ

sách với số tồn kho hiện vật thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho Thủ kho,

sau khi ghi chép vào thẻ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từ nhập xuất, lập

phiếu giao nhận chứng từ gửi về phòng kế toán nhằm đối chiếu số liệu với thẻ

hạch toán chi tiết của kế toán

+) Ở phòng kế toán DN:

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK) và hoá đơn mua

hàng của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật tư đó sau

khi đã kiểm tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tương ứng của từng

kho về số lượng, giá trị Cuối kỳ, cuối tháng kế toán tổng số nhập, tổng số

xuất tính ra số tồn cho mỗi thứ vật tư trên thẻ hạch toán chi tiết của nó Sau

khi tổng song mang đối chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra hàng tổng

hợp nhập, xuất, tồn kho trên cơ sở số liệu đã ghi trên thẻ kho, thẻ hạch toán

chi tiết, bảng tổng hợp này sau đó mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ

cái tài khoản NVL (TK 152) Có thể nói đây là phương pháp có ưu điểm là

ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhưng lại có nhược điểm việc ghi

chép còn bị trùng lặp giữa chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán vì thế nó

không thích hợp cho những đơn vị có chủng loại vật tư nhiều Theo phương

pháp này, trình tự của nó có thể được biểu diễn như sau:

Ghi hàng ngày: ; ghi hàng kỳ: ; Đối chiếu

Sơ đồ phương pháp ghi thẻ song song

1.2.2 Phương pháp sổ số dư:

Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng

danh điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tương tự như việc ghi chép thẻ kho

trong phương pháp ghi thẻ song song Còn đối với phòng kế toán chỉ theo dõi

FNK

FXK

Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho

Kế toán tổng hợp tài khoản NVL

chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu Phương pháp này kết hợp

chặt chẽ hữu cơ giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán Quy trình

diễn ra của phương pháp này có thể ghi như sau:

+) Ở tại kho:

Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất hàng

ngày và tính ra số tồn kho cuối kỳ Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủ

kho phân loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sau

đó lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế toán

Cuối tháng, căn cứ vào tồn kho cuối kỳ của NVL để ghi vào sổ liệu số dư Sổ

số dư thường dùng cho cả năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số dư được

gửi về phòng kế toán DN

+) Ở tại phòng kế toán DN:

Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ tính giá và lập bảng luỹ kế

nhập, luỹ kế xuất theo từng nhóm vật liệu Trên cơ sở bằng luỹ kế nhập, xuất,

tồn các số liệu được lấy ra kế toán tiến hành lập bảng nhập – xuất – tồn kho

cho NVL đồng thời kế toán dùng số liệu trên bảng này để đối chiếu số liệu

trên sổ số dư (theo nhóm vật liệu) Công việc giao nhận chứng từ thường

được thực hiện định kỳ 3, 5, 7 ngày trong một kỳ

Nhìn chung phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ được khối lượng

ghi chép hàng ngày của kế toán vì kế toán chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày

và theo từng nhóm Công việc kế toán được giàn đều trong tháng tạo điều

kiện cung cấp tài liệu kịp thời cho lãnh đạo DN đồng thời nó cũng thực hiện

được việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên của kế toán với kho và đảm bảo

được tính chính xác cho số liệu Tuy nhiên, nó cũng có những nhược điểm là

số liệu kế toán là tập hợp theo nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp

sai sót trong số liệu thì việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều

khó khăn Vì thế, phương pháp này chỉ thích hợp vận dụng cho các DN sử

dụng nhiều chủng loại vật tư và hàng ngày vật liệu có biến động tăng giảm

nhiều Ngoài ra nó cũng đòi hỏi trình độ kế toán phải tương đối khá Quy

trình phương pháp sổ số dư có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư:

1.2.3 Phương pháp đối chiếu luân chuyển

Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng

danh điểm vật liệu và tương tự như việc ghi chép ở các phương pháp trên

Quy trình của nó diễn ra như sau:

+) Ở phòng kế toán DN:

Dùng số đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng, số tiền theo từng

thứ vật liệu và theo từng kho trong DN, phòng kế toán sau khi nhận được các

chứng từ nhập xuất vật liệu thì căn cứ vào FNK, FXK để lập các bảng kê

nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho, trên cơ sở số

lượng và giá trị nhập, số lượng xuất từng thứ vật liệu đã tổng hợp được kế

toán sẽ ghi vào đối chiếu luân chuyển Mỗi thứ vật liệu sẽ được ghi một dòng

và được tính ra tồn kho cuối tháng (việc ghi này chỉ cần ghi một lần vào cuối

tháng) cuối tháng kế toán dùng số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối

chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm theo từng kho, từng thứ vật

liệu Phương pháp này có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép cho kế

toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhưng vẫn có nhược điểm còn ghi

trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán Công việc dồn vào cuối tháng

FNK

FXK Thẻ kho Sổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng lũy kế N – X - T

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Kế toán tổng hợp NVL (TK152)

do đó số liệu cung cấp sẽ không thể kịp thời Quy trình phương pháp này có

thể biểu diễn như sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

III KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL

1) Các phương pháp hạch toán NVL

Để hạch toán NVL và các loại hàng tồn kho, kế toán DN có thể sử dụng

phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định

kỳ Việc sử dụng phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của

DN, vào yêu cầu công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán

1.1 Phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên

Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,

giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng

loại hàng tồn kho hay NVL Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước

ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, đối với các DN có nhiều chủng loại

vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng

phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức Dù sao, phương pháp nay có độ

chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cập

nhật

1.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ:

FNK

FXK Thẻ kho

Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình

hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản

ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ

của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế chưa

xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của

phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm công sức ghi chép, phương

pháp này chỉ thích hợp cho các đơn vị kinh doanh có những chủng loại vật tư,

hàng hoá khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bản

2 Bảng phân bổ NVL

Do các nghiệp vụ xuất kho NVL phát sinh một cách thường xuyên với

khối lượng nhiều nên không thể căn cứ trực tiếp vào từng FXK để ghi từng

nghiệp vụ xuất vào các tài khoản và sổ sách kế toán tổng hợp được vì mất

nhiều công sức Vì thế, để giảm bớt khối lượng ghi chép không cần thiết và

phục vụ kịp thời cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, cuối mỗi

tháng, kế toán căn cứ vào các FXK trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại

chứng từ và lập bảng phân bổ NVL, bảng này được sử dụng làm căn cứ để ghi

vào bên có tài khoản 152

Mẫu bảng phân bổ NVL có thể được lập như sau:

TK 1522 (VLP) HSG:

Phản ánh kịp thời chính xác số lượng, chất lượng và giá cả NVL giảm,

tăng, tồn kho theo từng loại, từng thứ

Xác định chính xác số lượng và giá trị NVL thực tế tiêu hao cho các

mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm nhanh

chóng

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ NVL,

phát hiện ra việc thất thoát vật liệu cũng như các nghiệp vụ thừa, thiếu, ứ

đọng, mất phẩm chất Từ đó đề ra các biện pháp xử lý kịp thời hạn chế các

thiệt hại xảy ra

4 Công tác hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường

xuyên

4.1 Tài khoản sử dụng:

Trong công tác hạch toán NVL kế toán sử dụng tài khoản NVL có số

hiệu tài khoản là 152 – Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm hay

tồn kho NVL của DN theo giá thực tế Tài khoản này có thể mở chi tiết cho

từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tư tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương

* TK 1525 – Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản

* TK 1528 – NVL khác, phế liệu thu hồi

Tài khoản 152 nhìn chung có nội dung, kết cấu:

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong

kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng tài

sản )

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho trong

kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được

hưởng )

Dư nợ: Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin được chính xác trong hạch

toán NVL kế toán còn sử dụng tài khoản mua đang đi trên đường có số hiệu là

151 – “Hàng mua đi đường”

Tài khoản này được mở nhằm theo dõi các loại NVL mà DN đã chấp

nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của DN xong đến cuối tháng hàng đó vẫn

chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi tại kho người bán) Tài khoản này có nội

dung kết cấu như sau:

Bên nợ: Phản ánh giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường cuối tháng

chưa về nhập kho hoặc đã về tới DN xong đang chờ làm thủ tục nhập kho

Dư nợ: Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin được chính xác trong hạch

toán NVL kế toán còn sử dụng tài khoản mua đang đi trên đường có số hiệu là

151 “Hàng mua đi đường”

Tài khoản này được mở nhằm theo dõi các loại NVL mà DN đã chấp

nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của DN xong đến cuối tháng hàng đó vẫn

chưa vẫn nhập kho (kể cả số đang gửi tại kho người bán).Tài khoản này có

nội dung kết cấu như sau:

Bên nợ: phản ánh giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường cuối tháng chưa

về nhập kho hoặc đã về tới DN xong đang chờ làm thủ tục nhập kho

Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hay

chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ và cuối kỳ)

Khi NVL được DN mua về nhập kho có thể đã được DN tiến hành

thanh toán với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay vay dài hạn

hoặc có thể được thanh toán sau Các tài khoản thanh toán này có số hiệu 111,

112,, 311, 331 Trong đó tài khoản 331 thường được coi là tài khoản sử dụng

chủ yếu Tài khoản 331 – phải trả người bán: Tài khoản này được sử dụng để

phản ánh toàn bộ các khoản thanh toán với người cung cấp vật tư, han hoá,

lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn

Ngoài ra, tài khoản 331 cũng dùng để phản ánh số tiền đặt trước, ứng trước

cho người bán nhưng doanh nghiệp chưa nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ Khi

sử dụng tài khoản này, kế toán mở sổ chi tiết coh từng chủ nợ, khách nợ và

không được bù trừ lên bảng cân đối kế toán Tài khoản 331 có nội dung kết

cấu như sau:

Bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả cho người cung cấp (kể cả ứng trước)

- Phản ánh chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua

trả lại

Bên có: phản ánh số tiền phải trả cho người cung cấp

- Phản ánh số tiền thừa được người bán trả lại

Dư nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán

Dư có: phản ánh số tiền còn nợ người bán

Trong việc xuất dùng NVL tài khoản phản ánh các chi phí NVL là các

tài khoản có số hiệu 621, 6272, 641, 642 Các tài khoản này đều phản ánh

các chi phí NVL trực tiếp để chế tạo sản phẩm hay chi tiết chi phí cho sản

xuất chung, chi phí quản lý DN, chi phí bán hàng Trong đó chi phí NVL

trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trực tiếp chế tạo sản phẩm Tài khoản phản ánh

chi phí NVL trực tiếp là tài khoản 621 – “Chi phí NVL trực tiếp” Tài khoản

được mở để tập hợp tất cả các khoản chi phí về NVL được sử dụng cho việc

tập hợp tất cả các khoản chi phí về NVL được sử dụng trực tiếp trong quá

trình sản xuất sản phẩm lao vụ Tài khoản này mở chi tiết theo từng đối tượng

hạch toán

Tài khoản 621 có nội dung kết cấu như sau:

Bên nợ: Giá thực tế NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản

phẩm

Bên có: Trị giá NVL sử dụng không hết nhập lại kho

- Kết chuyển NVL trực tiếp vào tài khoản 154 – “Chi phí sản xuất kinh

doanh dở dang”

Tài khoản 621 cuối kỳ không có số dư

Trong chi phí sản xuất chung chi phí NVL cũng là tài khoản chi tiết

phản ánh trong toàn bộ chi phí sản xuất chung Tài khoản tập hợp chi phí sản

xuất chung được phản ánh vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”

Tài khoản 627 này dùng để tập hợp chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở

phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối

tượng hạch toán chi phí hay đối tượng chi phí hay đối tượng tính giá thành

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất

kinh doanh Tài khoản 627 có nội dung kết cấu như sau:

Bên nợ: Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ

Bên có: Các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung

- Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá

thành

Tài khoản 627 không có số dư

Tài khoản này được quy định gồm nhiều tài khoản cấp 2 nhằm theo dõi

chi tiết nội dung của các khoản chi phí khác nhau Trong đó chi phí NVL

được theo dõi trên tài khoản cấp 2 có số hiệu là 6272 – “chi phí NVL”

Tóm lại, trong phương pháp kê khai thường xuyên có nhiều tài khoản

sử dụng hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khác như tài khoản: 412 -

đánh giá lại NVL

128 – Góp vốn liên doanh

3381 – thừa trong kiểm kê

1381 – thừa thiếu trong kiểm kê

Các tài khoản này xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài

chính ban hành

4.2 Thủ tục – chứng từ:

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến

nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số lượng, chất

lượng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên

bản kiểm nhận vật tư”, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật tư

Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nhận sẽ được giao

cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho

phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy

cách thủ kho có trách nhiệm báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người

giao hàng lập biên bản

Các chứng từ sử dụng trong hạch toán NVL bao gồm: Hoá đơn bán

hàng (mua hàng), hoá đơn GTGT của người bán, FXNK, FXK, FXK kiêm

vận chuyển nội bộ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức tuỳ từng nội dung kinh

TK 1331

TK 151

Hàng đi đường kỳ trước

Xuất vật liệu chế tạo sản phẩm

TK 627, 641, 642 Xuất vật liệu cho chi phí

sản xuất, chi phí bán hàng chi phí QLDN

KILOBOOKS.COM

4.3.2 Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp có

Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp kê khai thường

xuyên:

5 Công tác hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

5.1 Tài khoản sử dụng:

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Giá trị vật tư hàng; xuất dùng trong kỳ = Tổng giá trị nhập; vật tư hàng hoá +

Chênh lệch giá trị tồn kho; đầu kỳ

cuối kỳ Ngoài biến động vật tư, hàng hoá như nhập kho, xuất kho không theo

dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho về giá trị vật tư hàng

hoá mua vào nhập kho mà trong kỳ theo dõi và phản ánh riêng trên một tài

khoản, tài khoản này là tài khoản 611 – tài khoản mua hàng Như vậy, khi áp

dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản kế toán hàng tồn kho

TK 621 Xuất vật liệu chế tạo sản

phẩm

TK 627, 641, 642

Xuất vật liệu cho nhu cầu khác ở phân xưởng xuất vật liệu phục vụ bán hàng, QLDN, XDCB

Dư nợ

(152, 153 ) chỉ dùng để mà kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ hạch toán

Phương pháp này thường áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật

tư hàng hoá với nhiều quy cách mẫu mã khác nhau, có giá trị thấp và xuất

dùng, xuất bán thường xuyên như các cửa hàng thương mại, bán lẻ

Tài khoản 611 – Mua hàng, thường dùng để theo dõi tình hình thu mua,

tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua + chi phí thu mua) Tài khoản 611

có nội dung, kết cấu

Bên nợ: phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ

Bên có: phản ánh giá thực tế NVL, dụng cụ, hàng hoá xuất dùng, xuất

bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Cuối kỳ tài khoản 611 không có số dư và có thể được chi tiết:

TK 6111: Mua NVL

TK 6112: mua hàng hoá

Theo phương pháp này tài khoản 152 – NVL được sử dụng để phản ánh

giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại

Tài khoản này theo phương pháp kiểm kê định kỳ có kết cấu như sau:

Bên nợ: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

Dư nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

Các mặt hàng, NVL đang đi đường đã được DN xác định là mua hoặc

đang gửi tại kho người bán nhưng chưa về nhập kho được phản ánh vào tài

khoản 151 – Hàng mua đi đường nhằm kết chuyển vào tài khoản 611, tài

khoản 151 cũng dùng phản ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc quyền sở hữu

của DN) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán chi tiết theo

từng loại hàng, từng người bán Tài khoản này có nội dung như sau:

Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đi đường đầu kỳ

Dư nợ: giá thực tế hàng đang đi đường

5.2 Các nghiệp vụ hạch toán biến động NVL tại DN theo phương

pháp kiểm kê định kỳ

5.2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

có sơ đồ như sau:

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng

Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

TK 111, 112, 331

giá trị vật liệu mua vào trong kỳ

TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ

TK 411

Nhận vốn liên doanh cấp phát trong kỳ

Giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ

Giá trị vật liệu tăng thêm

trong kỳ (tổng giá thanh

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY PHÁT

TRIỂN KINH TẾ KỸ THUẬT VIỆT NAM (DETESCO VIỆT NAM)

I ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH, TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ KỸ THUẬT VIỆT

NAM

1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam là một DN thương mại

nhà nước, trực thuộc trung ương đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh,

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam (viết tắt DETSECO Việt Nam –

Economic and technies Development Corporation) được thành lập theo quyết

định số 1398 QĐ/UB của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Công ty được

thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 3/4/1993 Trụ sở của công

ty những ngày đầu hoạt động tại 28 – Trần Bình Trọng – Hai Bà Trưng – Hà

Nội Hiện nay, trụ sở công ty đặt tại 15B – Hồ Xuân Hương – Hà Nội và đây

cũng được coi là trung tâm thương mại, giao dịch của toàn bộ các hoạt động

kinh doanh của công ty

Công ty hoạt động với số vốn ban đầu là 875,354 triệu đồng, qua quá

trình phát triển kinh doanh công tư đã có những chuyển biến lớn vừa tự mình

vươn lên vượt qua những khó khăn, và cho đến nay tổng số vốn cố định của

công ty đã là 9300 triệu đồng, vốn lưu động 7500 triệu đồng (1999) Công ty

có bộ máy tổ chức tinh giảm hiệu quả, với tư cách là đơn vị kinh doanh độc

lập, tự chủ, tự hạch toán và có đầy đủ tư cách pháp nhân Công ty mở tài

khoản tại ngân hàng công thương Việt Nam chi nhánh tại Gia Lâm và được sử

dụng con dấu riêng theo mẫu quy định

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty Detesco

Việt Nam

Là công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ trong kinh doanh trong

phạm vi cho phép của pháp luật, quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ

sở thực hiện đầy đủ quyền làm chủ của người lao động, hoạt động theo

phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải quyết đúng đắn mối

quan hệ lợi ích xã hội, tập thể và của người lao động Trong đó lợi ích người

lao động được coi là vấn đề quan trọng nhất Trong hoạt động của mình công

ty có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

Nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trường trong nước và nước ngoài để

xây dựng và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng năm và dài hạn

Với tư cách là DN nhà nước công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát

triển nguồn vốn do nhà nước cấp đồng thời cũng được phép huy động vốn của

các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nước, theo hướng dẫn hiện hành của

chính phủ nhằm phục vụ cho công tác kinh doanh và phát triển ngành nghề

Công ty được quyền kinh doanh, phát triển ngành nghề trên nguyên tắc tự

chịu trách nhiệm trang trải vốn vay và có lãi Để có thể phát triển, công ty có

những hoạt động sản xuất kinh doanh hết sức linh hoạt và hiệu quả trên cơ sở

chuyển hướng sản xuất kinh doanh từ thương mại thuần tuý xe gắn máy làm

ngành sản xuất chính, là hoạt động sản xuất kinh doanh chủ đạo của công ty

Có thể nói việc chuyển hướng sang sản xuất xe gắn máy của công ty là chủ

trương đúng đắn, là bước đi nhanh kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất và kinh

doanh thương mại Công ty đã ra sức củng cố hoạt động sản xuất kinh doanh

của xí nghiệp xe máy Detesco Việt Nam Công ty đang tiến hành tổ chức lại

sản xuất và cải tiến việc quản lý sản xuất cho phù hợp với quy mô ba dây

chuyền lắp ráp xe gắn máy (IKD và CKD) với công suất 400 – 500xe/ngày

Để tạo tiền đề cho việc tiếp tục mở rộng lĩnh vực sản xuất xe máy, năm 2001

này công ty đã hoàn thành hồ sơ xin giấy phép lắp ráp xe gắn máy với tỷ lệ

nội địa hoá trên 40%

Trong lĩnh vực kinh doanh cung ứng lao động, chuyên gia Việt Nam

làm việc có thời hạn ở nước ngoài, du lịch theo tour cũng là một trong các

lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty Tuy gặp rất nhiều khó khăn trong

môi trường kinh doanh hiện nay song công ty đã tìm cách tháo gỡ, mở rộng

thị trường tạo ra hướng hoạt động kinh doanh sao cho hiệu quả và cũng đã đạt

được một số kết quả nhất định Ngoài ra công ty đã được cấp giấy phép hoạt

động và tổ chức việc khai thác thị trường lao động Đài Loan có hiệu quả

Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực trên công ty

còn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực khác như kinh

doanh xây dựng công nghiệp, dịch vụ nhà đất, buôn bán phần mềm tin học

2 Tổ chức bộ máy công ty Detesco Việt Nam

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam đi theo loại hình tổ chức

kinh doanh đa dạng, phân theo từng phòng ban và các đơn vị trực thuộc Cụ

thể chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty được tổ chức:

2.1 Văn phòng công ty:

Là nơi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, mua bán hàng hoá với các

đối tác trong nước và nước ngoài Thực hiện việc nghiên cứu thị trường, lập

kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thương mại, trực

tiếp quản lý các mặt hàng thiết yếu của DN, hướng dẫn kiểm tra và quản lý

kho đồng thời cùng phòng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng, giải quyết tồn

kho đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu trung tâm phải lo các vấn đề về kim

ngạch, giấy phép, thủ tục xuất nhập khẩu đồng thời văn phòng công ty cũng là

trung tâm thương mại thực hiện mọi giao dịch của công ty

2.2 Phòng tài vụ

Là phòng quản lý, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán,

thống kê của công ty, phân phối và điều hoà vay vốn phục vụ sản xuất kinh

doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý kinh tế – tài chính,

quyết toán và phân tích kết quả kinh doanh, xử lý các tồn đọng trong sản xuất

kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hướng dẫn việc thực hiện kế

hoạch thu, chi tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty

2.3 Phòng tổ chức cán bộ

Là nơi quản lý các mặt công tác tổ chức cán bộ như lưu chuyển nhân

viên trong nội bộ DN, quy định mức lương hợp lý cho một người, quyết định

lựa chọn, sa thải, đào tạo và đào tạo lại lao động, xây dựng chế độ đãi ngộ cho

công nhân viên

2.4 Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh

Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh có quyền tự quyết định các

phương án kinh doanh độc lập Tuy nhiên, khi đối mặt với những mặt hàng

mà công ty quản lý các đơn vị thành viên phải tập hợp nhu cầu, đặt hàng với

trung tâm thương mại để trung tâm tiến hành nhập khẩu hay uỷ nhiệm cho các

đơn vị thành viên thuộc hệ hợp đồng nhập khẩu do lãnh đạo công ty ký kết

Nét nổi bật trong công tác tổ chức bộ máy công ty là tất cả các đơn vị

kinh tế đều do yêu cầu của công ty mà hình thành Công ty không liên doanh

liên kết hay cho mượn tư cách pháp nhân Cán bộ quản lý các đơn vị trực

thuộc do giám đốc công ty bổ nhiệm trực thuộc quản lý của ban giám đốc

Công ty theo dõi chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình

hình tài chính của các đơn vị trực thuộc

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty đã có những

tiến triển, đạt hiệu quả cao Điều này thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế mà

công ty đã đạt được trong một số năm gần đây:

5 Nộp ngân sách 10835254867 16253981979 5418727112 50

6 Lương bình quân 950000 1100000 150000 25

Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty

Thông qua các chỉ tiêu trên cho thấy công ty hoạt động có hiệu qủa mặc

dù phải đứng trước nhiều khó khăn do môi trường kinh doanh Trong năm

2000 doanh thu công ty tăng lên đáng kể làm lãi tăng với tỷ lệ cao một phần

do công ty giảm được các chi phí không đáng có Công ty cũng đã nâng mức

lãi của mình lên tới 72% so với năm ngoái Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ

nghĩa vụ của mình với nhà nước bằng việc tăng tỷ lệ nộp ngân sách lên tới

50% so với năm ngoái.Bên cạnh đó công ty cũng duy trì, nâng cao mức lương

của người lao động lên 150000đ/tháng và trong năm 2000 lương bình quân

công nhân viên là 1100000đ/ tháng với tỷ lệ 25% Điều này phản ánh sự nỗ

lực to lớn của công ty trong việc chú trọng đến lợi ích, đời sống của công

nhân viên, góp phần cải thiện đời sống cho người lao động, tạo niềm tin, sự

yên tâm làm việc cho cán bộ – công nhân viên công ty

2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt

Nam

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam tổ chức bộ máy công ty

theo mô hình đa dạng hoá và sơ đồ tổ chức bộ máy công ty được triển khai

theo mô hình tổ chức trực tuyến

sơ đồ ngang

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty phát triển kinh tế

kỹ thuật Việt Nam

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Là một công ty phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh

vực, địa bàn kinh doanh rộng với nhiều chi nhánh, trung tâm và xí nghiệp vì

thế bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức vừa phân tán vừa tập

trung Theo hình thức này, bộ máy kế toán công ty được tổ chức:

• Phòng kế toán tại văn phòng công ty

• Một số đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế toán

• Một số đơn vị trực thuộc khác không có tổ chức kế toán mà chỉ có

một nhân viên kinh tế là nhiệm vụ thu thập các chứng từ kinh tế cần thiết

Như vậy, mỗi mắt xích trên trong bộ máy kế toán của công ty lại có

chức năng, nhiệm vụ khác nhau

3.1.1 Phòng kế toán công ty

Đây là nơi thực hiện việc hạch toán những nghiệp vụ tài chính liên

quan đến hoạt động chung của toàn bộ công ty, liên quan đến hoạt động của

các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức kế toán Đây cũng là nơi hạch toán

các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến bộ phận văn phòng công ty và

thực hiện tập hợp số liệu, lập báo cáo tài chính chung cho toàn công ty, thực

hiện kiểm tra, hướng dẫn các nghiệp vụ tài chính đối với các đơn vị trực thuộc

3.1.2 Các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán

Tại các đơn vị này sẽ có các nhân viên kinh tế hàng ngày thực hiện việc

thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, kiểm kê vật tư, hàng hoá, xử lý sơ bộ

các chứng từ và hàng ngày gửi các chứng từ thu nhập được về phòng kế toán

công ty nhằm tiến hành hạch toán

3.1.3 Các đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế toán

Tại các đơn vị này thì tổ kế toán sẽ thực hiện công tác hạch toán nghiệp

vụ kinh tế phát sinh tương đối độc lập và hoàn chỉnh Cuối kỳ kế toán tại các

đơn vị này tiến hành lập, gửi báo cáo về phòng kế toán công ty nhằm có số

liệu báo cáo tài chính công ty

Có thể nội bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hoàn thiện việc

kiểm tra, tổng hợp toàn bộ công tác kế toán của công ty từ đó giúp cho ban

giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình

Trong tổ chức bộ máy kế toán văn phòng kế toán công ty với vai trò là

văn phòng đầu não toàn bộ công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh được thực hiện bởi năm thành viên

• Kế toán trưởng: Là người phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo

quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời

những bất hợp lý trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám

đốc và nhà nước về mặt quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm

vụ của kế toán trưởng, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và

của công ty

• Phó phòng kế toán: là người thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi

kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết

công nợ, theo dõi hoạt động của các chi nhánh

• Thủ quĩ: làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý thu, chi, lập báo cáo quỹ

Thực hiện đầy đủ quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công

việc của mình

• Hai kế toán viên còn lại thực hiện kế toán hạch toán thanh toán, kế

toán tài sản cố định, chi phí, công cụ dụng cụ, lương, thuế, công nợ nội bộ,

mua bán, thống kê

• 3.2 sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ

thuật Việt Nam (Detesco Việt Nam)

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán trưởng

Thủ quĩ Kế toán

theo dõi các chi nhánh

Kế toán mua bán và thống

kê

Kế toán các khoản tiền vốn, thuế, công nợ nội bộ

Kế toán TSCĐ và chi phí công cụ lao động

Các tổ kế toán trực thuộc công ty

3.3 Hình thức kế toán vận dụng

Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hình

thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Có thể cho rằng đây là hình

thức kế toán được áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp với việc

sử dụng công tác kế toán bằng máy tính tại công ty

3.3.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung: Để quản lý tốt hạch toán

NVL trong kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể

lệ kiểm toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất

kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hình thức sổ kế

toán nhật ký chung Hình thức này được áp dụng theo quy định QĐ

1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính Theo hình thức này kế toán

mở các sổ theo dõi sau:

Sổ nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

theo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ

NVL kế toán tiến hành mở sổ;

• Sổ chi tiết NVL

• Báo cáo số phát sinh các tài khoản

• Bảng kê phát sinh

Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết

Căn cứ vào các sổ, bản kế kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết

Công ty áp dụng hệ thống kế toán DN vừa và nhỏ số 1177TC/CĐKT

ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Nguyên

tắc đánh giá vật tư, tài sản công ty theo phương pháp đích danh nghĩa là vật tư

được xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế như thế nào khi xuất cũng theo giá

đó Công ty cũng sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên: mỗi khi xuất

vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư xuất

vào các tài khoản liên quan Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho

Giá thực tế; hàng tồn kho = Nhập trong;kỳ + Tồn đầu;kỳ +

Xuất trong;kỳ

Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, công ty sử dụng

tỷ giá thực tế để hạch toán ngoại tệ

3.3.2 Sơ đồ hình thức nhật ký chung

Quy trình tổ chức của hình thức này như sau:

Sơ đồ hình thức nhật ký chung

: Ghi hàng ngày : Ghi hàng kỳ : Đối chiếu

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY

PHÁT TRIỂN KINH TẾ KỸ THUẬT VIỆT NAM

1 Kế toán NVL tại công ty:

1.1 Đối tượng NVL hạch toán tại công ty

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam với đặc điểm chủ đạo là

lấy ngành sản xuất xe gắn máy làm lĩnh vực hoạt động chủ yếu Nguồn NVL

của công ty chủ yếu là được nhập theo từng lô, từng bộ phận hay chi tiết

Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Các báo cáo kế toán tài chính

toán chi tiết

Bảng tổng hợp

như vậy đó là những thiết bị vật tư có tính chất đặc thù mang tính đồng bộ cao

Nguồn NVL của công ty có tỷ lệ nội hoá ít chỉ dưới 40% còn lại trên 60% là

được nhập khẩu hoàn toàn Công ty chuyển về lắp ráp xe gắn máy dạng IKD

và CKD (trong đó chủ yếu là IKD) vì vậy NVL sử dụng cho toàn bộ quy trình

công nghệ lắp ráp thường là các linh kiện xe gắn máy như chế hoá khí, sườn

xe, nhông xích được gọi chung là các linh kiện xe máy sử dụng cho xí

nghiệp lắp ráp bên cạnh đó còn có các loại NVL phụ cho sản xuất xe máy như

sơn, dầu, mỡ

Có thể nói việc xác định đúng đắn chi tiết NVL của công ty sao cho

phù hợp có ý nghĩa rất lớn trong công tác hạch toán NVL phục vụ cho công

tác hạch toán chi phí sản phẩm

1.2 Nhiệm vụ hạch toán NVL tại công ty

Kế toán NVL tại công ty có nhiệm vụ tổng hợp số liệu với căn cứ là các

chứng từ từ nhập, xuất – thẻ kho các hoá đơn trực tiếp từ người bán mà đã

được gửi về công ty cùng các hoá đơn chứng từ tại các danh điểm là các xí

nghiệp chi nhánh cũng được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán Tại phòng

kế toán chứng từ sẽ được tập hợp, ghi chép vào sổ nhật ký chung bởi phó

phòng kế toán từ đó mới phân công hạch toán các nghiệp vụ liên quan

Ngoài ra trong nhiệm vụ hạch toán NVL kế toán NVL có nhiệm vụ

phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng, và giá cả vật liệu tăng giảm,

hàng tồn kho theo từng loại, từng thứ; Xác định chính xác số lượng và giá trị

vật tư thực tế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí

và tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật

liệu, phát hiện ngăn ngừa các trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất

thoát vật liệu cũng như các nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất

Từ đó đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra

Các chứng từ mà công ty thường sử dụng chủ yếu trong công tác hạch

toán NVL tại công ty:

- Chứng từ nhập NVL

- Phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán + hoá đơn mua hàng

Hoá đơn GTGT (người bàn giao nhằm xác định thuế VAT khấu trừ đầu

vào)

- Các chứng từ liên quan chi phí mua ngoài, chuyên chở, lưu kho lưu

bãi của NVL

- Chứng từ xuất NVL (FXK)

- Bảng danh mục NVL xuất kho cho xí nghiệp lắp ráp xe gắn máy

- Một số chứng từ khác có liên quan trong quá trình nhập, xuất NVL

như danh mục linh kiện chi tiết giao cho XNLR, phiếu xuất kho kiêm vận

chuyển nội bộ

Các mẫu chứng từ chủ yếu được sử dụng trong công tác hạch toán tình

hình biến động NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

Địa chỉ: 15B – Hồ Xuân Hương – Hà Nội Ban hành theo QĐ số:

1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ TC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày tháng năm 200

Nợ số 30/n

Có

Họ tên người giao hàng

Theo hoá đơn số 049388 ngày 21 tháng 2 năm 200 của công ty

YNGHUA Việt Nam (MST: 3600255340)

Nhập tại kho: Đợt: 04/HA (BS đợt 1 + 2/HA)

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo CTừ

Thực nhập

Thủ kho (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)

Đơn vị: DETESCO VN Mã số: 02 – V1

Địa chỉ: 15B – Hồ Xuân Hương – Hà Nội Ban hành theo QĐ số:

1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ TC

PHIẾU XUẤT KHO

Số lượng

Thành tiền

Thực xuất

Đơn giá