Tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

Do đó trong công tác quản lýnghiệp vụ bán hàng phải thoả mãn được các yêu cầu sau: − Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng − Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng hàng hoá bán ra

MỞ ĐẦU

Sự cần thiết của đề tài

Chúng ta đang sống trong thời kỳ sôi động của nền kinh tế thị trường Mọi xãhội đều lấy sản xuất của cải vật chất làm cơ sở tồn tại và phát triển

Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là hoạtđộng để đạt tới lợi nhuận tối đa Ta cũng biết: Lợi nhuận= Doanh thu – chi phí Để tănglợi nhuận, các doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu, giảm chi phí, trong đó tăngdoanh thu là biện pháp rất quan trọng để làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Để tăngđược doanh thu và quản lý một cách chặt chẽ, các doanh nghiệp phải biết sử dụng kếtoán như là một công cụ quản lý quan trọng nhất và không thể thiếu được Thông quachức năng thu nhận, cung cấp và xử lý thông tin về các quá trình kinh tế - tài chính củadoanh nghiệp, về tình hình tiêu thụ trên thị trường đồng thời đánh giá cắt lớp thị trường

từ đó kế toán giúp cho các nhà quản lý đề ra các quyết định đúng đắn và có hiệu quảtrong sản xuất, tiêu thụ và đầu tư

Để kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng phát huy hết vai trò và chức năng của

nó, cần phải biết tổ chức công tác này một cách hợp lý, khoa học và thường xuyênđược hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp

Mặt khác chúng ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới trong xu thế khu vực hoá

và toàn cầu hoá, vừa hợp tác vừa cạnh tranh, các doanh nghiệp Việt Nam thuộc cácthành phần kinh tế cần trang bị cho mình lợi thế cạnh tranh để tồn tại và phát triển đó là

sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ở trong nước với nhau và sự canh tranh giữa cácdoanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp ngoài nước Nơi cạnh tranh xảy ra trênthị trường trong nước và cả trên thị trường ngoài nước

Do đó sự cần thiết phải tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm để giúp chodoanh nghiệp phát huy hết khả năng tiềm tàng là một nhu cầu cấp bách Vì nếu nhưdoanh nghiệp không tiêu thụ được sản phẩm thì cho dù sản phẩm đó có tốt thế nào đi

chăng nữa, doanh nghiệp có quy mô sản xuất hiện đại và lớn thế nào đi chăng nữa thìrồi cũng bị xoá sổ trên thị trường.

Xuất phát từ những vấn đề về lý luận và thực tiễn như vậy, em đã chọn đề tài:

"Tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng” nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp trong

điều kiện hiện nay

Mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề

- Tập hợp các vấn đề lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

- Đánh giá thực trạng tình hình công tác kế toán bán hàng và xác định kết quảbán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

- Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng tại Công ty

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toánbán hàng trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh và các biện pháp tài chínhnhằm đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng, từ đó xáclập mô hình tổ chức công tác kế toán bán hàng trên cơ sở Công ty đang áp dụng hệthống hạch toán kế toán NKC, đồng thời cải tiến thêm để hoàn thiện hệ thống hạchtoán kế toán cho doanh nghiệp

Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, được sự hướng dẫn tận tình củaThầygiáo Nguyễn Vũ Việt, sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo doanh nghiệp và cácanh chị phòng kế toán, em đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề này.

Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập có hạn, kế toán bán hàng vàxác định kết quả bán hàng rất phức tạp nên bài chuyên đề này chỉ đi vào tìm hiểu một

số vấn đề chủ yếu và chắc chắn còn thiếu sót Vì vậy em mong được sự đóng góp ýkiến của thầy cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán để chuyên đề hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn!

1.1.1 Khái niệm quá trình bán hàng và kết quả bán hàng

Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiệngiá trị của hàng hoá Nói khác đi, bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hànghoá của mình cho khách hàng và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanhnghiệp

Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán được là yếu tốquan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hàng hoá đạt tiêu chuẩn chấtlượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợinhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thịtrường

Kết quả của hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu quả của hoạt độnglưu chuyển hàng hoá.nó lá khoản chêch lệch khi lấy doanh thu bán hàng thuần trừ dichi phí hoạt động kinh doanh bao gồm: chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bánhàng,chi phí quản lý doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Như chúng ta đã biếthoạt động bán hàng chỉ là cơ sở để xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp, thôngqua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có thể biết được lợi nhuận cao hay thấp? Từ đó

sẽ biết được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghịêp mình như thế nào để cóphương hướng quản lý tốt hơn

1.1.2 Yêu cầu quản lý hạch toán quá trình bán hàng và kết quả bán hàng

Trong bất kể nền kinh tế nào nền kinh tế hàng hoá hay nền kinh tế thị trường.việc tiêu thụ hàng hoá cũng là một vấn đề quan trọng, quyết định quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp, nó liên quan đến lợi ích sát sườn của doanh nghiệp bởi

có thông qua tiêu thụ thì tính chất hữu ích của hàng hoá mới được xã hội thừa nhận vàbên cạnh đó mới có khả năng bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Mặt khác

tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay cuả vốn lưu động, tiết kiệm vốntránh sử dụng những nguồn vốn ít hiệu quả, như vốn vay, vốn chiếm dụng đảm bảo thuhồi vốn nhanh thực hiện tái sản xuất mở rộng Đây là tiền đề vật chất để tăng thu nhậpcho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên

Ngoài ra trong quan hệ với các doanh nghiệp bạn, việc cung cấp sản phẩm kịpthời, đúng quy cách phẩm chất, đúng số lượng yêu cầu sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoànthành tốt kế hoạch sản xuất góp phần tăng lơị nhuận cho doanh nghiệp bạn tăng uy tíncho doanh nghiệp mình

Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng việc thực hiện tốt việc tiêu thụ hànghoá có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp Do đó trong công tác quản lýnghiệp vụ bán hàng phải thoả mãn được các yêu cầu sau:

− Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng

− Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng hàng hoá bán ra

− Có biện pháp thanh toán, đôn đốc thu hồi đầy đủ kịp thời vốn của doanhnghiệp, tăng vòng quay vốn lưu động, thoả mãn được yêu cầu đó góp phần tăng hiệuquả sử dụng vốn trong doanh nghiệp và góp phần thu cho ngân sách nhà nước, thúcđẩy nền kinh tế phát triển

1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và kết quả bán hàng

Đối với một Doanh nghiệp nói chung và một Doanh nghiệp thương mại nóiriêng, tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trongtừng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậmluân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoànvốn.Các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp cho Doanhnghiệp giúp Doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng vàxác định kết qủa bán hàng từ đó tìm những biện pháp thiếu sót mất cân đối giữa khâumua- khâu dự trữ và khâu bán để có biện pháp khắc phục kịp thời

Từ các số liệu trên báo cáo tài chính mà kế toán bán hàng và xác định kết quảbán hàng cung cấp, nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của

nhà nước có thể kiểm tra việc chấp hành về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ đốivới nhà nước.

Ngoài ra thông qua số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngcung cấp, các bạn hàng của doanh nghiệp biết được khả năng mua-dự trữ-bán các mặthàng của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu tư,cho vay vốn hoặc có quan hệ làm

ăn với doanh nghiệp bạn

Để quản lý một cách tốt nhất đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, không phân biệt doanh nghiệp đó thuộc thành phần nào, loại hình nào, loạihình sở hữu hay lĩnh vực hoạt động nào đều phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công

cụ khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu.Đặc biệt trong nềnkinh tế thị trường,kế toán được sử dụng như một công cụ đắc lực không thể thiếu đốivới mỗi doanh nghiệp cũng như đối với sự quản lý vĩ mô của nhà nước.chính vì vậy kếtoán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

-Ghi chép đấy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm hàng hoá dịch vụ bán ra vàtiêu thụ nội bộ,tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán,chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng

-Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện,kế hoạch bán hàng,kế hoạch lợinhuận,phân phối lợi nhuận và lỷ luật thanh toán,làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước

-Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng,xácđịnh kết quả và phân phối kết quả, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lýdoanh nghiệp

1.1.4 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng trong

DN Thương mại

Như vậy công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng là công việc quantrọng và rất cần thiết của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và giá trị của lượnghàng hoá bán ra cũng như doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Song đểphát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chứccông tác kế toán thật khoa học, hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nộidung của việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.2 Những vấn đề tổng quan về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.2.1 Các phương thức bán hàng trong Doanh nghiệp thương mại

Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp bán hàng: Bánhàng theo phương thức gửi hàng và bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp

Bán hàng theo phương thức gửi hàng:

Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ

sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm

đã quy ước trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu củadoanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấyhàng mới chuyền quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng

Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp:

Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đếnnhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba Người nhận hàngsau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là bán(hàng đã chuyển quyền sở hữu)

1.2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng

- Khái niệm doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thuđược hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sảnphẩm, hàng hoá cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoàigiá bán (nếu có)

- Các điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khiđồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau:

+ DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sảnphẩm hoặc hàng hoá cho người mua

+ DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

+ DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu bán hàng gồm DT bán hàng ra ngoài và DT bán hàng nội bộ

Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

- Chiết khấu thương mại là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàngmua hàng với khối lượng lớn

- Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng kém phẩmchất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

- Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là bánhoàn thành bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

- Ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phươngpháp trực tiếp trên GTGT thì giá mua thực tế là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuếtrừ đi các khoản giảm giá hàng bán,hàng bị trả lại (nếu có)

Trị giá vốn hàng xuất kho để bán được tính theo những bước sau:

- Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán

Theo quy định hiện hành, trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán có thể tínhtheo các phương pháp sau

+ Phương pháp giá thực tế đích danh

+ Phương pháp bình quân gia quyền

+ Phương pháp nhập trước xuất trước

+ Phương pháp nhập sau xuất trước

- Bước 2: Tính chi phí thu mua phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ:

+

- Bước 3: Tính trị giá vốn hàng xuất bán:

- Nội dung chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau:

+ Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả chonhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đitiêu thụ và các khoản trích theo lương

+ Chi phí vật liệu bao bì: Là khoản chi phí về vật liệu bao bì để đóng gói,bảo quán sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng cho quá trình bánhàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa

+ Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đolường, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Chi phí thu muaphân bổ cho hàng còn đầu kỳ

Trị giá mua hàng hoá xuất bán trong kỳTrị giá mua

hàng còn đầu kỳ

Trị giá mua hàng nhập trong kỳ

Trị giá vốn hàng hoá

xuất bán

Trị giá mua hàng hoá xuất bán Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất

bán

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Để phục vụ cho qúa trình tiêu thụ sảnphẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển,bốc dỡ.

+ Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá: Là các khoản chi phí bỏ ra để sửachữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành (Riêng chi phí bảo hànhcông trình xây lắp được hạch toán vào TK 627)

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục

vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ như: chi phí thuê tài sản, thuêkho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lí

+ Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí bằng tiền phá sinh trong quátrình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trênnhư: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm,hàng hóa

Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Khái niệm: Chi phí QLDN là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt độngquản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chấtchung toàn doanh nghiệp

- Nội dung chi phí QLDN gồm các yếu tố sau:

+Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giámđốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và cá khoản trích BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỉ lệ quy định

+ Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá thực tế của các loại vật liệu, nhiên liệuxuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ củadoanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp

+ Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùngcho công tác quản lý chung của tòan doanh nghiệp

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao của những TSCĐ dùng chungcho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyềndẫn

+ Thuế và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài và cáckhoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà

+ Chi phí dự phòng: Khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòngphải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi về dịch vụ mua ngoài phục vụchung cho toàn doanh nghiệp như: tiền điẹn, nước, thuê sửa chữa TSCĐ; tiền mua và

sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế phân bổ dần (không đủ tiêuchuẩn TSCĐ); chi phí trả co nhà thầu phụ

+ Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài các khoản

đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán vộ và các koảnchi khác

1.2.5 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp là tổng chi phí thuế thu nhập doanhnghiệp hiện hành và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại khi xác định lợinhuận hoặc là lỗ của một kỳ

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành là số thuế thu nhập doanhnghiệp phải nộp (hoặc thu hồi được) tính trên thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế thunhập doanh nghiệp của năm hiện hành

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại là thuế thu nhập doanh nghiệp

sẽ phải nộp/thu trong tương lai tính trên các khoản chênh lệch tạm thời chịu thuế thunhập doanh nghiệp trong năm hiện hành Chi phí thuế thu nhập hoãn lại được tính bằngTài sản thuế thu nhập hoãn lại bù trừ với công nợ thuế thu nhập hoãn lại phải trả

1.2.6 Kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh

Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuât kinh doanhthông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định biểuhiện bằng số tiền lãi hay lỗ

Kết quả hoạt động bán hàng là chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng của hoạtđộng lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định biểu hiệnbằng số tiền lãi hay lỗ

Kết qủa kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp thương mại bao gồm kết quảhoạt động kinh doanh thông thường và kết quả khác

Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường được xác định bởi hoạt động bánhàng và hoạt động tài chính

Kết quả hoạt động bán hàng được xác định:

Kết quả hoạt

động bán hàng =

DT thuần

về bán hàng

-Trị giá vốn hàng xuất bán

-Chi phí bán hàng và chi phí QLDN phân bổ cho

Chứng từ kế toán được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh, nội dung rõràng Phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chứ ký theo chức danh quy định trên chứngtừ

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra nhữngchứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thìmới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phải được sử dụng đúng mẫu do chế độ kế toán quy định.Những mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính

ủy quyền in và phát hành Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt

buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng

từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính

Trong kế toán quản trị, chứng từ kế toán được vận dụng theo những nguyên tắc

sau :

- Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp

- Cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán

đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp

- Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để kế toán quản trị khối lượng sản phẩm công việc, thời gian lao động, lập kế hoạch

- Được thiết kế và sử dụng cá chứng từ nội bộ dùng cho kế toán quản trị mà không có quy định của Nhà nước; Được thiết lập hệ thống thu thập và cung cấp thông tin nhanh, kịp thời qua Email, Fax, và các phương tiện thông tin khác

1.3.2 Tổ chức tài khoản

Trong kế toán bán hàng và kết quả bán hàng, các tài khoản kế toán thường

sử dụng là:

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanhnghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh

- Nguyên tắc hạch toán vào tài khoản 511

+ Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT theophương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa cóthuế GTGT.

+ Đối với sản phẩm hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện đối tượng chịu thuếGTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng vàcung cấp dịch vụ là tổng giá thanhh toán

+ Đối sản phẩm hàng hóa thuộc diện chịu thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu thìdoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế TTĐB

và thuế xuất khẩu)

+ Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư hàng hóa thì chỉ phản ánh vàodoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công được hưởng không bao gồmgiá trị vật tư hàng hóa nhận gia công

+ Đối với hàng hóa nhận đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng gía hưởnghoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bánhàng mà doanh nghiệp được hưởng

+ Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệpghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạtđộng tài chính phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểmghi nhận doanh thu được xác định

+ Trường hợp doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàngnhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng nàykhông được coi là tiêu thụ và không được hạch toán vào tài khoản 511 mà chỉ hạchtoán vào bên có TK 131 về khoản tiền đã thu của khách hàng Khi thực hiện giao hàngcho người mua sẽ hạch toán vào TK 511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền hàng,phù hợp với điều kiện ghi nhận doanh thu

TK512- doanh thu bán hàng nội bộ: dùng để phản ánh doanh thu của sản

phẩm, hàng hoá, lao vụ,dịch vụ tiêu thụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng mộtcông ty

Tài khoản 521- Chiết khấu thương mại.

Phản ánh số tiền doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn

- Nguyên tắc hạch toán vào TK 521:

+ Chỉ hạch toán vào TK này khoản chiết khấu thương mại người mua đượchưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanhnghiệp đã quy định

+ Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua đượchưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được giảm trừ vào giá bán trênhóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng lần cuối cùng

+ Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hương chiết khấuthương mại, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm (đã trừ chiết khấu thươngmại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521 Doanhthu bán hàng phản ánh theo theo giá đã trừ chiết khấu thương mại

TK 531 - Hàng bán bị trả lại

Phản ánh doanh thu của số hàng đã bán trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại

do các nguyên nhân lỗi thuộc về doanh nghiệp

- Nguyên tắc hạch toán vào TK 531: Chỉ hạch toán vào TK này giá trị hàngbán bị khách hàng trả lại do doanh nghiệp vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợpđồng kinh tế như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách chủng loại Đồng thời hàng bán

bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượnghàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại đính kèm hóa đơn (nếu trả lại toàn bộ) hoặc bảnsao hóa đơn (nếu trả lại một phần)

TK 532 - Giảm giá hàng bán

Được dùng để phản ánh các khoản giảm bớt giá cho khách hàng do thànhphẩm, hàng hóa kém chất lượng, không đạt yêu cầu của khách hàng

- Nguyên tắc hạch toán vào TK 532: Chỉ hạch toán vào TK này khoản giảm giáhàng bán, các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hóa đơn, tức là saukhi đã phát hành hóa đơn bán hàng, không hạch toán vào TK 532 số giảm giá đã đượcghi trên hóa đơn bán hàng và đã được trừ vào tổng giá bán ghi trên hóa đơn.

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Phản ánh trị giá vốn hàng hoá, dịch vụ đã bán TK 632 không có số dư, cuối kỳkết chuyển giá vốn sang bên Nợ TK 911- XĐKQKD để tính kết quả kinh doanh

Tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư, như : Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí phát sinh liên quan đến cho thuê hoạt động BĐS đầu tư, chi phí nhượng bán, thanh lý BĐS đầu

tư …

TK 156-Hàng hóa

- Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng hoá trong các doanh nghiệpbao gồm hàng hóa tại kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản

- Nguyên tắc sử dụng tài khoản 156: Kế toán nhập xuất tồn hàng hóa trên TK

156 được phản ánh theo giá gốc; Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo từngnguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hànghóa; Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ vàhàng hóa tồn kho cuối kỳ Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóatùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắcnhất quán; Kế toán chi tiết hàng hóa phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từngnhóm, thứ hàng hóa

TK 157 - Hàng gửi đi bán

- Phản ánh trị giá hàng hóa đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng; hàng hóagửi bán đại lý, ký giử; trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàngnhưng chưa được chấp nhận thanh toán

- Nguyên tắc: Hàng gửi bán trên tài khoản 157 được thực hiện theo nguyên tắcgiá gốc; Chỉ phản ánh trị giá của hàng hóa đã gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, kýgửi, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặthàng, nhưng chua được xác định là đã bán Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của đơnvị

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác địnhkết quả kinh doanh

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh,quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanhnghiệp.

Tài khoản 821- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

- Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp củadoanh nghiệp bao gồm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và chi phí thuếthu nhập doanh nghiệp hoãn lại làm căn cứ xác định kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành

Tài khoản này gồm 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghệp hiện hành

+ TK 8212: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại

- Một số nguyên tắc khi hạch toán trên tài khoản 8211:

+ Hàng quý, kế toán căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp để ghinhận số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành tạm phải nộp vào chi phí thuế thu nhậpdoanh nghiệp hiện hành

+ Cuối năm tài chính, căn cứ vào tờ khai quyết toán thuế, nếu số thuế thu nhậpdoanh nghiệp hiện hành tạm phải nộp trong năm nhỏ hơn số phải nộp cho năm đó, kếtoán ghi nhận số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp thêm ghi vào vào chi phí thuếthu nhập doanh nghiệp hiện hành Trường hợp số thuế thu nhập tạm phải nộp trongnăm lớn hơn số phải nộp của năm đó, kế toán phải ghi giảm chi phí thuế thu nhập hiệnhành là số chênh lệch giữa số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp trong năm lớnhơn số phải nộp

+ Trường hợp phát hiện sai sót không trọng yếu của các năm trước liên quanđến khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của các năm trước, doanh nghiệp đượchạch toán tăng (hoặc giảm) số thúe thu nhập doanh nghiệp phải nộp của các năm trướcvào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành của năm phát hiện sai sót

+ Kết thúc năm, kế toán kết chuyển giữa chi phí thuế thu nhập doanh nghiệphiện hành phát sinh trong năm vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xácđịnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm

- Một số nguyên tắc khi hạch toán trên tài khoản 8212:

+ Cuối năm tài chính, kế toán phải xác định số thuế thu nhập hoãn lại phải trả

để ghi nhận vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại Dồng thời phải xác địnhtài sản thuế thu nhập hoãn lại để ghi nhận vào thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp(ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại)

+ Kế toán không được phản ánh vào tài khoản này tài sản thuế thu nhập hoãnlại hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phải trả phát sinh từ các giao dịch đượcghi nhận trực tiếp vào vốn chủ sở hữu

+ Cuối năm tài chính, kế toán phải kết chuyển số chênh lệch giữa số phát sinhbên nợ và số phát sinh bên có TK 8212 vào TK 911

Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh

- Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh vàcác hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán Kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quảhoạt động tài chính, kết quả hoạt động bất thường (đặc biệt)

+ Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thuthuần và trị giá vốn hàng bán (gồm cả sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ), chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệc giữa thu nhập của hoạt động tàichính và chi phí của hoạt động tài chính

+ Kết quả bất thường là số chênh lệch giữa các khoản thu nhập bất thường (đặcbiệt) và các khoản chi phí bất thường

- Nguyên tắc kế toán của TK 911

+ Tài khoản này phải phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản kết quả hoạt độngkinh doanh của kỳ hạch toán theo đúng quy định của cơ chế quản lý tài chính

+ Kết quả hoạt động kinh doanh phải được hạch toán chi tiết theo từng loạihoạt động (hoạt động sản xuất, chế biến, hoạt động kinh doanh thương mại, lao vụ dịch

vụ, hoạt động tài chính…) Trong từng loại hoạt động kinh doanh có thể cần hạch toánchi tiết cho từng loại sản phẩm, từng ngành hàng, từng loại, từng khâu lao vụ dịch vụ

+ Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào tài khoản này là sốdoanh thu thuần và thu nhập thuần.

Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

- Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh và tìnhhình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Khi hạch toán trên tài khoản này cần chú ý:

+ Kết quả từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh trên tài khỏan

421 là lợi nhuận hoặc là lỗ sau khi trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Kế toán không phản ánh vào tài khoản này số thuế thu nhập doanh nghiệphiện hành phải nộp trong năm

+ Kế toán không phản ánh vào tài khoản này số thuế thu nhập hoãn lại phải trả

và tài sản thuế thu nhập hoãn lại phát sinh trong năm hiện hành đã được ghi nhận vàochi phí (hoặc thu nhập) thuế thu nhập hoãn lại

+ Trường hợp doanh nghiệp phải điều chỉnh số dư đầu năm của tài koản 421

do doanh nghiệp áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế toán hoặc do điều chỉnh hồi tốcác sai sốt trọng yếu của các năm trước, kế toán phải xác định các ảnh hưởng về thuếthu nhập trong các năm trước làm cơ sở điều chỉnh số dư đầu năm đối với tài sản thuếthu nhập hoãn lại và thuế thu nhập hoãn lại phải trả một cách phù hợp

1.3.3 Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Thương mại

Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ theo phương pháp kê khai thường

(1a) Hàng xuất bán trực tiếp đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, đồng thời phản ánh thuế GTGT đầu ra.

(1e) Kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 – Xác định KQ kinh doanh(1f) Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 – Xác định KQ kinh doanh(2a) Phản ánh các khoản chiết khấu hàng bán, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

(2b) Kết chuyển các khoản chiết khấu hàng bán, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán sang bên Nợ TK 511 để giảm trừ doanh thu

(3a) Chi phí tiền lương, bảo hiểm cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý(3b) Các chi phí mua ngoài phục vụ cho bán hàng, quản lý

(3c) Xuất hàng hóa ra dùng ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý

(3d) Khấu hao TSCĐ

(3e) Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN

(4a) Kết chuyển chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại.(4b) Kết chuyển khoản giảm chi phí thuế TNDN hoãn lại

(5a) Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ

(5b) Kết chuyển lỗ hoạt động KD trong kỳ

Sơ đồ 2 :Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ

(5f) K 3331

TK 111, 112, 142,331

(4b) (5b)

(1a) Đkỳ k/c giá thành thực tế hàng hóa tồn kho, gửi bán chưa được tiêu thụ.(1b) K/c giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ hàng gửi bán cuối kỳ

(2a) Phản ánh doanh thu bán hàng thu được trong kỳ

(2b) K/c doanh thu hàng bán sang TK 911

(3a) Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ

(3b) Kết chuyển giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ sang TK 911

(4a) Phản ánh các khoản chiết khấu hàng bán, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

(4b) Kết chuyển các khoản chiết khấu hàng bán, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán sang bên Nợ TK 511 để giảm trừ doanh thu

(5a) Chi phí tiền lương, bảo hiểm cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý(5b) Các chi phí mua ngoài phục vụ cho bán hàng, quản lý

(5c) Xuất hàng hóa ra dùng ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý

(5d) Khấu hao TSCĐ

(5f) ) Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN

(6a) Kết chuyển chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại.(6b) Kết chuyển khoản giảm chi phí thuế TNDN hoãn lại

(7a) Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ

(7b) Kết chuyển lỗ hoạt động KD trong kỳ

1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và quy trình ghi sổ

Tuỳ thuộc từng hình thức kế toán áp dụng ở doanh nghiệp mà hệ thống sổ kếtoán được mở để ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý và tổng hợp số liệu lên các báo cáo

kế toán Dưới đây là các loại sổ sách được tổ chức theo 4 hình thức kế toán

*Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung:

Bao gồm các loại sổ:

-Sổ nhật ký chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứngcủa các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.

-Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụphát sinh của từng tài khoản tổng hợp Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vàoBCĐ số phát sinh ->ghi vào BCĐKT

-Sổ nhật ký đặc biệt (còn gọi là số nhật ký chuyên dùng) và các loại sổ kế toánchi tiết (sổ phụ)

-Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp NV phát sinh nhiều ghi chép riêngcho từng nghiệp vụ chủ yếu

Sơ đồ 3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC

* Trình tự ghi chép: Sau hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi NV phátsinh vào sổ Nhật ký chung ->Số cái TRường hợp dùng số nhật ký đặc biệt thì hàngngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi NV phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan,định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp và ghi một lần vào sổ cái Cuối tháng tổng hợp SL Sốcái ->Bảng Cân đối tài khoản

Đối với các sổ chi tiết : Căn cứ vào chứng từ gốc ->Số chi tiết Cuối thángtổng hợp để đối chiếu với BCĐTK

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ chi tiết

Sổ quỹ

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

*Hình thức sổ kế toán Nhật ký-Sổ cái:

Bao gồm các loại sổ:

-Nhật ký sổ cái: là một quyển sổ Kế toán TH duy nhất vừa dùng làm số NKghi chép các NVKT – TC PS theo trình tự thời gian, vừa dùng làm Sổ cái để tập hợp và

hệ thống hóa các NV đó theo các TK kế toán

Số NK-Scái gồm nhiều trang, mỗi trang chia làm 2 phần: một phầndùng làm sổnhật ký (cột: ngày tháng, trích yếu nội dung), một phần dùng làm số cái (nhiều cột, mội

TK có 2 cột: Nợ - Có

-Các loại sổ kế toán chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản

CĐ, Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu kháchhàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK - SC

Ghi hằng ngày (định kỳ)Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

S ổ Nhật ký - Sổ cái

Báo cáo kế toán

* Trình tự ghi chép: Hàng ngày khi nhận chứng từ > kiểm tra > xác định TK ghi Nợ

- Có Mỗi chứng từ gốc được ghi trên một dòng đồng thời ở cả hai phần Cuối thángkhóa sổ kiểm tra đối chiếu (Tổng PS Nợ và Tổng PS Có trong sổ Cái đối chiếu vớiTổng Số tiền ở phần Nhật ký) Nếu bằng nhau thì chính xác

lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái

-Các sổ kế toán chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản CĐ,Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng, chiphí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN

Sơ đồ 5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS

Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký CTGS

Sổ chi tiết

Sổ quỹ

Sổ cái hợp chi tiếtBảng tổng

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Trình tự ghi chép: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập cácchứng từ ghi sổ Sau khi lập xong chuyển bộ phận kế toán tổng hợp >ghi vào sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái Căn cứ vào sổ cái để lập bảng Cân đối sốphát sinh của các tài khoản Tổng hợp trên Bảng CĐSPS = ST CTGS

Sau khi Kiểm tra khớp Bảng CĐSPS để lập Bảng CĐKT

*Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ:

Bao gồm các loại sổ:

-Nhật ký chứng từ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phátsinh của bên Có của các TK tổng hợp

-Bảng kê: được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiếtcủa một số tài khoản không thể kết hợp trực tiếp trên nhật ký chứng từ được

-Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tàikhoản trong đó phản ánh phát sinh Nợ, Có và sổ dư cuối tháng

-Các loại sổ chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tài sản CĐ, Khấuhao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng, chi phísản xuất, chi phí bán hàng, QLDN

Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT

Chứng từ gốc và các bảng phân bố

Nhật ký Chứng từ

Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ

Sổ chi tiếtBảng kê

Bảng tổng

Ghi hằng ngày (định kỳ)Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)Đối chiếu, kiểm tra

Kế toán phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàngtrên các sổ sau:

Để cung cấp các thông tin kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ yêu cầu quản trịdoanh nghiệp và cho các đối tượng có liên quan doanh nghiệp phải lập các báo cáo kếtoán theo qui định của nhà nước, các báo cáo sử dụng trong kế toán bán hàng và kếtquả bán hàng là:

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo theo chỉ tiêu,doanh thu, chi phí

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch

- Báo cáo kế toán quản trị

1.3.6 Tổ chức sử dụng thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh

Doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận trong báo cáo kết quả kinh doanhkhi thu được lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặcgiảm bớt nợ phải trả và giá trị gia tăng đó phải được xác định một cách đáng tin cậy

Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận trong báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trongtương lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí nàyphải được xác định một cách đáng tin cậy Các chi phí được ghi nhận trong báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí

Khi lợi ích dự kiến thu được trong nhiều kì kế toán có liên quan đến doanh thu

và thu nhập khác được xác định một cách gián tiếp thì các chi phí liên quan được ghinhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở phân bổ theo hệ thốnghoặc tỷ lệ

Một khoản chi phí được ghi nhận ngay vào Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh trong kì khi chi phí đó không đem lại lợi ích kinh tế trong các kì sau

Lợi nhuận chính là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận là Doanh thu, thu nhập khác

và Chi phí Doanh thu, thu nhập khác, Chi phí và lợi nhuận là các chỉ tiêu phản ánhtình hình kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó doanh nghiệp đề ra các biện pháp nângcao doanh thu, giảm chi phí

Thông qua các chỉ tiêu trong báo cáo để đối tượng sử dụng thông tin kiểm tra,phân tích so sánh tình hình thực hiện kế hoạch, dự đoán chi phí sản xuất, giá vốn,doanh thu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Tình hình chi phí, thu nhập của hoạt động kháccũng như khả năng tương ứng của từng hoạt động

Thông qua số liệu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà đánh giá xuhướng phát triển của doanh nghiệp từ đó có biện pháp khai thác tiềm năng của doanhnghiệp cũng như hạn chế, khắc phục tồn tại trong tương lai Mặc khac thông qua bảngbáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đối tượng sử dụng thông tin sử dụng kiểm tra,đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản thuế với Nhànước

Chương 2

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁNHÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HẢI ĐĂNG

2.1 Tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty

Giới thiệu về Công ty

* Tên đầy đủ : Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

* Tên giao dịch : Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

*Giấy phép đăng ký kinh doanh số 1602000100 do Sở KH và ĐTtỉnh Yên Bái cấp ngày 3/3/2004

* Địa chỉ : Tổ 15 – Phường Yên ninh – TP Yên Bái – Tỉnh Yên Bái

* Tài khoản giao dịch số 22101000590529

* Điện thoại : 029.853.745 Fax : 029.858.348

Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH TM Hải Đăng được thành lập theo giấy phép đăng ký kinhdoanh số 1602000100 do Sở KH và ĐT Tỉnh Yên Bái cấp, đăng ký lần đầu vào3/3/2004, đăng ký thay đổi lần thứ 2 vào 29/9/2008 Công ty hoạt động kinh doanhtheo điều lệ của Công ty dựa trên cơ sở đúng pháp luật của nhà nước, tự chủ trong kinhdoanh, hạch toán kết quả kinh doanh theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước.Công ty chịu trách nhiệm trước nhà nước về lao động và việc làm, thực hiện nghĩa vụvới nhà nước theo đúng pháp luật

Khi mới thành lập, Công ty đã gặp không ít khó khăn do hạn chế về cơ sở vậtchất, kinh nghiệm quản lý và gặp phải sự cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp khác Tuynhiên với sự cố găng của mình, Công ty đã dần từng bước đi lên, tạo được niềm tin chokhách hàng và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường Từ đó đến nay Công ty vẫn luônkhông ngừng triển khai các phương án kinh doanh mới nhằm mở rộng thị trường tiêuthụ để không ngừng vươn xa, khẳng định vị trí của mình trên thị trường

2.1.2 Tổ chức sản xuất kinh doanh

Công ty TNHH TM Hải Đăng là một doanh nghiệp hoạt động độc lập, kinhdoanh về các mặt hàng công nghệ phẩm, hoá mỹ phẩm

Do kinh doanh các ngành, nhóm hàng không phải là độc quyền nên Công tythường gặp phải sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác Công ty thực hiện bán hàngchủ yếu theo đơn đặt hàng và giao đến tận tay khách hàng Ngoài ra Công ty cũng cóthể bán thẳng cho khách ngay tại kho của Công ty hoặc tổ chức cung ứng các mặt hàngcho nhân dân các huyện trên địa bàn tỉnh

Mặc dù gặp nhiều khó khăn song nhờ có sự giúp đỡ của các cơ quan như: tàichính, ngân hàng, thuế sự tin tưởng của bạn hàng cùng với sự nỗ lực của cán bộ nhânviên trong toàn công ty nên công ty vẫn hoàn thành các các chỉ tiêu kinh tế đã đề ra,đảm bảo thu nhập cho người lao động

2.1.3 Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh.

Trải qua thời gian hoạt động kinh doanh của của doanh nghiệp cùng với sựbiến đổi không ngừng của thị trường và cơ chế quản lý đòi hỏi DN phải có tổ chứcquản lý gọn nhẹ, hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí, giúp cho hoạt động kinh doanh cóhiệu quả hơn

Tổ chức bộ máy của công ty có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến được thểhiện qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 7 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Phóng kế toán

mạng lưới kinh doanh của công ty, chỉ đạo và điều hành sao cho đạt hiệu quả kinhdoanh cao nhất.

- Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán về hoạt động kinh doanh của Công ty theođúng pháp lệnh thống kê của nhà nước, lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực về vốn nhưtiền mặt, vật tư, tài sản, giúp giám đốc thanh tra, giám sát và quản lý các nguồn vốnđảm bảo đúng quy cách của Nhà nước về quản lý tài chính Tổng hợp báo cáo kết quảkinh doanh của công ty, phân tích hoạt động kinh doanh, từ đó tham mưu cho lãnh đạonhững phương pháp điều hành quản lý kinh doanh có hiệu quả

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường tìm kiếm khách hàng

để mở rộng thị trường, nắm bắt các thông tin về giá cả, các chương trình khuyến mạicủa những mặt hàng mà công ty đang phân phối từ nơi sản xuất để kịp thời thông báocho nhân viên và khách hàng Đồng thời tổ chức vận chuyển, giao hàng, là nơi diễn ra quátrình mua bán, và thực hiện tất cả hợp đồng của Công ty

- Bộ phận kho: Bảo quản vật tư, hàng hóa của Công ty, đảm bảo cho việckinh doanh thuận lợi và nhanh chóng

2.1.4 Tổ chức kế toán

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 8 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chung mọi hoạtđộng,công việc của phòng kế toán tài chính Cuối niên độ kế toán làm các báo cáo gửicho Giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan

Kế toán trưởng

Kế toán chi tiết Kế toán công

- Kế toán chi tiết: Có trách nhiệm tiếp nhận chứng từ, kiểm tra, vào sổ cácnghiệp vụ phát sinh

- Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản nợ của công ty baogồm các khoản phải thu, các khoản phải trả Hàng tháng đối chiếu công nợ, lập bảng kê

và nộp cho kế toán trưởng

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Vào sổ ghichép, cuối tháng lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán trưởng

- Thủ kho: Chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa nhập vào, xuất ra Hàng thánglập báo cáo tồn kho cho kế toán trưởng

*) Qua từng nhiêm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán và sơ đồ tổ chức kếtoán của Công ty ta thấy được chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán như sau:

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh xây dựng kế hoạch tài chính choCông ty đáp ứng nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh kịp thời

- Quản lý mọi nguồn vốn của Công ty, theo dõi đôn đốc thanh toán công nợ

- Mở sổ sách kế toán, hạch toán thu chi, phản ánh trung thực các nghiệp vụkinh tế phát sinh, tính toán phân bổ chi tiết kết quả lãi lỗ, kiểm tra kiểm soát chứng từđảm bảo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước ban hành

- Hàng tháng, quý, năm lập báo cáo tài chính đầy đủ, đúng quy định đảm bảo

độ chính xác, trung thực, kịp thời

Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thương mại Hải đăng

Công ty hạch toán kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Công ty áp dụng các chế độ kế toán cụ thể như sau

- Niên độ kế toán : Từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12 / N

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách là VNĐ

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thừơng xuyên

- Tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Kế toán khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung của công ty

TNHH Thương mại Hải Đăng

(1) Hàng ngày căn cứ các chứng từ gốc hợp pháp hợp lệ kế toán định khoản rồicập nhật vào sổ nhật ký chung

(2) Riêng những chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghivào sổ quỹ

Ghi đối chiếu kiểm traGhi định kỳ

Sổ nhật ký chungChứng từ gốc

Sổ Cái

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Sổ quỹ

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

(1)(2)

(3)

(4)

(5)(6)

(5)

(7)(7)

(3) Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh đã cập nhật vào sổ nhật ký chung kếtoán cập nhật vào sổ cái các tài khoản liên quan

(4) Những chứng từ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồngthời được cập nhật vào chi tiết liên quan

(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết,cộng số liệu trên các sổ cái các tài khoản và lập bảng cân đối số phát sinh

(6) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản

(7) Cuối tháng sau khi đối chiếu kiểm tra căn cứ bảng cân đối số phát sinh, sổquỹ và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính

Hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo kế toán tại Công ty

* Hệ thống sổ sách kế toán :

Công ty TNHH TM Hải Đăng đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán theo hìnhthức Nhật ký chung Đặc điểm của hình thưc kế toán Nhật ký chung là tất cả cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ nhật ký chung Cùng với sổ nhật ký chung

kế toán còn sử dụng các sổ sách khác như sổ nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết tài khoản, sổtổng hợp tài khoản, sổ cái các tài khoản

* Hệ thống chứng từ kế toán :

Cũng giống như tất cả các đơn vị kinh doanh thương mại, hệ thống chứng từ

mà Công ty sử dụng bao gồm tất cả các loại chứng từ liên quan đến việc mua bán, dựtrữ hàng hoá Đó là các chứng từ về tiền mặt như: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu,

uỷ nhiệm chi; các chứng từ về hàng như phiếu nhập, phiếu xuất và một số loại chứng

từ khác

* Hệ thống tài khoản kế toán:

Công ty đăng ký hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ– BTC ngày 19/04/2006 của Bộ Tài chính

*Hệ thống báo cáo tài chính:

Hệ thống báo cáo tài chính tại Công ty TNHH TM Hải Đăng bao gồm :

- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN

- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 - DNN

Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau:

* Hệ thống báo cáo kế toán quản trị :

- Báo cáo mua hàng - Báo cáo công nợ

- Báo cáo doanh thu - Báo cáo lợi nhuận

- Báo cáo chi phí

2.2 Thực trạng về tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

2.2.1 Các phương thức bán hàng áp dụng tại Công ty

Công ty TNHH TM Hải Đăng là một đơn vị kinh doanh hàng tiêu dùng vớirất nhiều loại hàng hóa Hiện Công ty là nhà phân phối chính thức các sản phẩm nhưBia Heiniken, Bia Tiger, Bia Anchor, Dầu ăn Neptune, trên địa bàn tỉnh Yên Bái

*Bán buôn

Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bánbuôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khihợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toáncủa công ty lập hoá đơn GTGT Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1lưu tại gốc, liên

2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán

Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT đượcdùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu vàcũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng

Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kếtoán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liênphiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 2 liên phiếu thu sau đó xé 1liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất

Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho:Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng.Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGTvà phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đếnkho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua Hàng hoá đựoc coi là tiêu thụkhi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn khiêm phiếu xuất kho Việc thanhtoán tiền hàng có thể băng tiền mặt hoặc tiền gửi.

* Bán lẻ

Hình thức bán lẻ nhỏ được áp dụng tại kho của công ty, khách hàng đến trựctiếp kho của công ty để mua hàng Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiềntập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán lập hoá đơn GTGT

* Bán hàng đường phố

Bán hàng đường phố là phương thức bán hàng mà nhân viên bán hàng đến cáccửa hàng, các đại lý trên các đường phố để chào hàng Nếu việc chào hàng được chấpnhận, khách hàng sẽ gửi cho công ty một đơn đặt hàng Dựa vào đơn đặt hàng, phòng

kế toán lập hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên, liên đỏ giao chonhân viên bán hàng để họ giao cho khách hàng Sau khi giao hàng và thu tiền xong,nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phòng kế toán

2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và theo dõi thanh toán với khách hàng

2.2.2.1 Nội dung doanh thu bán hàng tại Công ty

Nội dung doanh thu bán hàng của Công ty chủ yếu là thu từ việc bán cácloại hàng hóa tiêu dùng như bánh, kẹo, dầu ăn, bia

2.2.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng

Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng vận dụng

và thực hiện trên cơ sở chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành như :

+ Phiếu thu, phiếu chi

+ Hoá đơn GTGT

+ Hoá đơn bán hàng

+ Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng