So tay quản lý tài chính cấp trường

So tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trườngSo tay quản lý tài chính cấp trường

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI TẠI VIỆT NAM (GPE-VNEN)

1.3 Nguyên tắc quản lý tài chính Dự án GPE-VNEN 4

2.3 Thời điểm lập Kế hoạch tài chính 6

4.3 Cơ chế giám sát việc thực hiện Quỹ I và Quỹ II 40

5.1 Các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ 43

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI TẠI VIỆT NAM (GPE-VNEN)

SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CẤP TRƯỜNG

1 Thông tin chung

Các trường chịu sự quản lý, hướng dẫn trực tiếp từ Ban QLDA cấp tỉnh Do đó, ngoài các hướng dẫn tại Sổ tay này, các trường có thể còn phải thực hiện theo các hướng dẫn

bổ sung của của Ban QLDA cấp tỉnh để đảm bảo các yêu cầu chung của Dự án

1.1 Mục đích

Sổ tay Quản lý tài chính cấp trường được ban hành để tạo điều kiện thuận lợi cho các trường thụ hưởng Dự án GPE-VNEN có nguồn thông tin tin cậy, cụ thể và rõ ràng để tra cứu và vận dụng trong quá trình quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí của Dự án GPE-VNEN, thể hiện ở các mục đích cụ thể sau:

a) Nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính Dự án, góp phần bảo đảm nguồn vốn của Dự

án được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả.b) Giải thích rõ các yêu cầu, trình tự, thủ tục của công tác quản lý tài chính của Dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính giữa Ban QLDA TƯ, Ban QLDA VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN

c) Giúp Ban QLDA TƯ, Ban QLDA VNEN cấp tỉnh và các

trường VNEN tăng cường hệ thống thông tin báo

cáo, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Ngân hàng Thế

giới và Chính phủ Việt Nam về thời hạn và nội dung

các báo cáo

1.2 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Những nguyên tắc và thủ tục trong Sổ tay này được

áp dụng đồng đều đối với các trường triển khai Dự án

GPE-VNEN trên cơ sở các chính sách, các quy định về quản

lý tài chính và kế toán của Chính phủ và Ngân hàng Thế giới

áp dụng cho Dự án GPE-VNEN; và được áp dụng trong suốt

thời gian triển khai thực hiện Dự án cũng như trong khoảng

thời gian thanh quyết toán để hoàn tất các thủ tục kết thúc,

đóng cửa Dự án

Sổ tay này có hiệu lực kể từ ngày phát hành và cần được

vận dụng cùng với các tài liệu và văn bản hướng dẫn có liên

quan của Ban QLDA TƯ và Ban QLDA cấp tỉnh

1.3 Nguyên tắc quản lý tài chính Dự án GPE-VNEN

Công tác tài chính, kế toán của Dự án phải đảm bảo các

nguyên tắc sau:

a) Mọi vấn đề liên quan đến tài chính Dự án phải được

công khai, minh bạch từ các tài liệu, văn bản hướng

dẫn đến khâu lập kế hoạch, triển khai thực hiện kế

hoạch và báo cáo sau khi thực hiện kế hoạch; cũng

như phải đảm bảo nguyên tắc dân chủ trong quá

trình bàn bạc, trao đổi, thống nhất các hoạt động

b) Nguồn kinh phí của Dự án phải được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng thụ hưởng, đúng các quy định hiện hành của Chính phủ và Ngân hàng Thế giới; thể hiện trên các hồ sơ, chứng từ lưu giữ tại Ban QLDA cấp tỉnh và các kết quả thực tế tại cấp trường.

1.4 Thông tin liên hệ

Để biết thêm thông tin, xin vui lòng truy cập website :

http://tieuhoc.moet.gov.vn hoặc liên hệ theo địa chỉ

dưới đây :

Bộ phận Quản lý Tài chính,

Dự án Mô hình trường học mới tại Việt Nam

ĐT: 04 3978 0106Fax: 04 3978 0107

Số 3A, phố Thể Giao, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội

Email:

vnenproject@ moet.edu.vn

2 Lập Kế hoạch tài chính

2.1 Nhiệm vụ của cấp trường

a) Lập Kế hoạch tài chính tại cấp trường;

b) Trao đổi, thống nhất Kế hoạch tài chính giữa cấp trường với cấp tỉnh

2.2 Căn cứ lập Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính được lập hàng năm căn cứ các văn bản pháp lý sau :

a) Hiệp định viện trợ số TF013048 ký ngày 09/01/2013

giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa

Việt Nam và Ngân hàng Thế giới;

b) Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án Mô hình trường

học mới tại Việt Nam được phê duyệt kèm theo

Quyết định số 4106/QĐ-BGDĐT ngày 03/10/2013

của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

c) Thông tư số 225/2010/TT-BTC do Bộ Tài chính ban

hành ngày 31/12/2010 quy định chế độ quản lý tài

chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của

nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước;

d) Sổ tay thực hiện Dự án GPE-VNEN, Sổ tay QLTC cấp

tỉnh Dự án GPE-VNEN và các văn bản hướng dẫn

hàng năm của Ban QLDA trung ương và Ban QLDA

cấp tỉnh

2.3 Thời điểm lập Kế hoạch tài chính

Thông thường vào Quý III của năm hiện thời, Ban QLDA

cấp tỉnh sẽ nhận được văn bản hướng dẫn lập Kế hoạch tài

chính cho năm tiếp theo của Ban QDLA TƯ

Ban QLDA cấp tỉnh căn cứ văn bản hướng dẫn lập Kế

hoạch tài chính của Ban QDLA TƯ để lập Báo cáo tình hình

thực hiện Dự án năm hiện thời và Kế hoạch tài chính cho

năm tiếp theo Ban QLDA cấp tỉnh tự chủ trong việc hướng

dẫn và quy định thời hạn gửi Kế hoạch tài chính đối với cấp

trường để đảm bảo Kế hoạch tài chính của toàn tỉnh được

gửi cho Ban QLDA TƯ không muộn hơn ngày 30 tháng 11

năm hiện thời

Tháng 12 của năm hiện thời sẽ là khoảng thời gian để Ban QLDA TƯ và Ban QLDA cấp tỉnh trao đổi, thống nhất Kế hoạch tài chính của toàn tỉnh và hoàn thành việc cấp tạm ứng kinh phí Dự án cho năm tiếp theo.

2.4 Nội dung Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính của các trường được lập theo mẫu tại Phụ lục số 01 đính kèm Sổ tay này, bao gồm:

a) Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I)

Tổng kinh phí Quỹ I của mỗi trường được xác định như sau (tính theo VND):

Quỹ I = (4.000USD + (Số điểm trường lẻ x 1.000USD)) ×

Tỷ giá năm đó

b) Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II)

Tổng kinh phí Quỹ II của mỗi trường được xác định như sau (tính theo VND):

Quỹ II = 4.000USD × Số điểm trường lẻ được nhận Qũy

× Tỷ giá năm đó

c) Kinh phí tăng cường Tiếng Việt

Kinh phí tăng cường Tiếng Việt dành cho các trường thuộc Nhóm ưu tiên 1 và Nhóm ưu tiên 2 Ban QLDA cấp tỉnh dựa vào những trường có nhiều học sinh chưa đạt chuẩn môn Tiếng Việt để chọn ra các trường được hỗ trợ

tổ chức các lớp học hè ôn tập, củng cố các kỹ năng tiếng Việt để các em có đủ điều kiện học tài liệu Hướng dẫn học lớp 2 VNEN

Mỗi trường được tổ chức 2 lớp học hè; Mỗi lớp có 30

học sinh và được học 20 ngày (mỗi ngày học 2 buổi); Mỗi lớp

có 2 GV dạy, tức là mỗi GV dạy 10 ngày trong hè Kinh phí hỗ

trợ tăng cường Tiếng Việt bao gồm hỗ trợ cho học sinh và hỗ

trợ cho giáo viên tham gia các lớp học tăng cường Tiếng Việt

vào dịp hè, được tính toán như sau:

Kinh phí hỗ trợ cho học sinh: Ước tính mỗi lớp có 30 HS

Mỗi HS tham gia lớp học hè tăng cường tiếng Việt được hỗ

trợ 8 USD cho suốt thời gian học tăng cường tiếng Việt (20

ngày trong hè - 2 buổi/ngày), được quy đổi ra VND theo tỷ

giá Ban QLDA TƯ thông báo cho năm đó

Kinh phí hỗ trợ cho giáo viên: Mỗi GV tham gia dạy lớp

học hè tăng cường tiếng Việt được hỗ trợ 8 USD/ngày, được

quy đổi ra VND theo tỷ giá Ban QLDA TƯ thông báo cho năm

đó Mỗi GV được hỗ trợ 10 ngày để chuẩn bị nội dung bài

dạy và lên lớp bồi dưỡng tăng cường tiếng Việt trong hè

cho HS

3 Thực hiện Kế hoạch tài chính

3.1 Quy trình cấp kinh phí

Kế hoạch tài chính của mỗi trường sau khi được trao

đổi, thống nhất sẽ là căn cứ để trường đó và Ban QLDA cấp

tỉnh ký kết Thoả thuận thực hiện kinh phí Dự án VNEN hàng

năm (theo mẫu tại Phụ lục số 02)

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày Thỏa thuận

thực hiện kinh phí Dự án VNEN năm 2014 được ký kết, Ban

QLDA TƯ sẽ cấp tạm ứng 100% kinh phí chi tiêu tại cấp

trường và 50% kinh phí chi tiêu tại cấp tỉnh, 50% kinh phí chi tiêu tại tỉnh còn lại sẽ được cấp sau khi có Biên bản thẩm tra quyết toán kinh phí năm trước Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kinh phí do Ban QLDA TƯ cấp, Ban QLDA cấp tỉnh có trách nhiệm cấp tạm ứng 100% Quỹ

hỗ trợ trường học (Quỹ I), Quỹ hỗ trợ điểm trường (Quỹ II) và kinh phí tăng cường tiếng việt hè 2014 cho các trường tham gia Dự án VNEN

Trong quá trình cấp kinh phí, các cấp Dự án phải thực hiện đầy đủ cơ chế thông tin hai chiều khi cấp và nhận kinh phí theo mẫu báo cáo tại Phụ lục số 03

3.2 Thực hiện chi tiêu

a) Nguyên tắc chung

Căn cứ Kế hoạch tài chính đã thống nhất hàng năm, các trường thực hiện chi tiêu theo nguyên tắc sau: Trước khi thực hiện từng hoạt động đều cần phải có kế hoạch cụ thể kèm theo dự toán chi tiết được Kế toán trường thống nhất và được Hiệu trưởng phê duyệt làm căn cứ tạm ứng và thanh quyết toán

b) Các quy định cụ thể b.1 Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I) Thông tin chung về Quỹ I :

- Quỹ I thuộc hạng mục chi phí 3.1 Quỹ hỗ trợ trường học VNEN và thuộc tiểu thành phần C1 Quỹ hỗ trợ trường học VNEN

- Tổng kinh phí Quỹ I của mỗi trường là số kinh phí

được sử dụng trong một năm tài chính (bắt đầu từ

ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm) và được sử dụng

cho 2 học kỳ của năm đó, tương ứng với học kỳ II của

năm học trước và học kỳ I của năm học sau, được xác

định và phân bổ tối đa như sau (tính theo VND) :

Quỹ I = (4.000USD + (Số điểm trường lẻ x 1.000USD))

× 21.000VNĐ/USD

- Quỹ I là khoản phân bổ tài chính từ Dự án VNEN cho

trường để tài trợ cho việc đạt được những cải thiện

cần thiết nhằm thực hiện mô hình VNEN

- Mục đích sử dụng Quỹ I : Hỗ trợ cho các hoạt động

trực tiếp liên quan tới VNEN, nhằm tạo điều kiện cho

việc áp dụng VNEN được thuận lợi và đạt hiệu quả

cao về chất lượng của mô hình

- Nguyên tắc sử dụng Quỹ I :

+ Quỹ I giao quyền tự chủ cho nhà trường (GV, HS,

CBQL) và cộng đồng để thực hiện tốt nhất mục

đích sử dụng Quỹ Hiệu trưởng cần tăng cường

các biện pháp đảm bảo tính dân chủ, công khai,

minh bạch và niêm yết trên bảng tin của nhà

trường trong việc lập kế hoạch, thanh quyết toán

và báo cáo kết quả sử dụng Quỹ I trong nội bộ

nhà trường và trong cộng đồng

+ Đối tượng thụ hưởng quỹ là toàn bộ giáo viên và

học sinh của nhà trường không phân biệt giáo

viên, học sinh có dạy và học mô hình trường học mới hay không.

+ Việc sử dụng Quỹ I cần đảm bảo tính bền vững của Dự án, nghĩa là sau khi Dự án kết thúc, các trường vẫn có ngân sách hoặc các khoản thu hợp pháp khác để thực hiện kéo dài VNEN

+ Việc sử dụng Quỹ I cần phù hợp với điều kiện cụ thể để đảm bảo điều kiện triển khai VNEN của tất

cả các điểm trường, các lớp và học sinh

+ Ngân sách quỹ được cung cấp cho một năm tài chính (2 học kỳ) nếu kết thúc năm số kinh phí quỹ quyết toán không sử dụng hết số được phân bổ thì sẽ được trừ vào kế hoạch kinh phí quỹ năm sau, không được dùng số kinh phí dư thừa năm trước cộng dồn vào sử dụng ngân sách quỹ năm sau

- Có 2 nhóm hoạt động sau đây được xem xét nhận Quỹ I :

Hoạt động chi tiêu hợp lệ Định mức Yêu cầu về quy trình đấu thầu

I Hoạt động thường xuyên và định kỳ hàng năm

Mức phân bổ tối thiểu là 60% Quỹ

I, khuyến khích sử dụng toàn bộ kinh phí Quỹ I cho mục này

Hoạt động chi tiêu

hợp lệ Định mức Yêu cầu về quy trình đấu thầu

V của Sổ tay thực hiện Dự án VNEN)

5 Chi khen thưởng,

tuyên truyền hoạt

Hoạt động chi tiêu hợp lệ Định mức Yêu cầu về quy trình đấu thầu

II Bổ sung cơ sở vật chất

Không quá 40%

tổng kinh phí Quỹ I

1 Bảo dưỡng thường xuyên trường và lớp học (không vượt quá 1.000USD/hợp đồng): thực hiện theo công văn số 256/GPE-VNEN ngày 30/7/2014.

án VNEN)

3 Mua sắm đồ gỗ lớp học

và mua sách, tài liệu tham khảo liên quan tới mô hình VNEN.

Áp dụng quy trình mua sắm đấu thầu của WB (chương V của Sổ tay thực hiện Dự

án VNEN)

Nội dung và một số định mức chi cụ thể :

Hiệu trưởng có thể sử dụng Quỹ một cách linh hoạt theo hướng dẫn về tính hợp lệ của Quỹ Hướng dẫn về tính hợp lệ của Quỹ I được sử dụng cho các loại hoạt động sau :

Các hoạt động thường xuyên và định kỳ hàng năm :

* Sinh hoạt chuyên môn :

- Nội dung và cách thức tổ chức hoạt động : Thực hiện theo công văn số 86/GPE-VNEN ngày 18/3/2014

- Các nội dung chi hợp lệ:

Nội dung chi tính cho từng đại biểu tham dự trong sinh

hoạt chuyên môn cụm trường, thực hiện theo nguyên tắc

đại biểu của trường nào thì được thanh toán bằng nguồn

kinh phí của trường đó Nội dung chi chung cho buổi sinh

hoạt cụm (băng rôn, mời giảng viên báo cáo….) được thanh

toán bằng nguồn kinh phí của trường đăng cai tổ chức

Vận dụng theo Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày

19/11/2009 của Bộ Tài chính quy định một số định mức chi

tiêu áp dụng cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ

trợ phát triển chính thức (ODA) và Thông tư số 192/2011/

TT-BTC ngày 31/12/2011 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung

một số điều của Thông tư số 219/2009/TT-BTC:

+ Chi nước uống: không quá 15.000đ/người/ngày

(2 buổi)

+ Hỗ trợ tiền ăn và tiêu vặt:

Trường hợp tổ chức buổi sinh hoạt chuyên môn vào

ngày thường, nhà trường được chi tiền hỗ trợ tiền ăn và tiêu

vặt cho đại biểu tham dự với định mức không quá 60.000đ/

người/ngày (định mức này chỉ được chi khi tổ chức sinh hoạt

chuyên môn theo quy mô cụm trường và thời gian tổ chức

phải từ 2 buổi trở lên và đại biểu của trường đăng cai tổ

chức không được nhận trực tiếp tiền mặt)

Trong trường hợp buổi sinh hoạt chuyên môn được

thực hiện vào ngày nghỉ thì nhà trường được chi tiền hỗ trợ

tiền ăn và tiêu vặt cho các đại biểu tham dự với định mức

không quá 60.000đ/người/ngày (áp dụng cho cả buổi sinh

hoạt chuyên môn cấp tổ ; cấp trường và cụm trường, thời

gian tổ chức phải từ 2 buổi/ngày trở lên)

Chứng từ thanh toán là bảng kê ký nhận bằng tiền của đại biểu tham dự hoặc hoá đơn tài chính thực tế phát sinh không quá định mức trên

+ Văn phòng phẩm và photo tài liệu: dựa trên chi phí thực tế nhưng không quá 10.000đ/người/đợt họp.+ Chi thù lao báo cáo viên:

Nếu trường hợp có buổi sinh hoạt chuyên môn nào cần thiết phải mời báo cáo viên về báo cáo thì áp dụng định mức sau :

Giảng viên, báo cáo viên là tiến sỹ khoa học, tiến sỹ; chuyên viên chính; cấp phó các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh và tương đương, mức tối đa không quá: 300.000 đồng/buổi;Giảng viên, báo cáo viên là chuyên viên cấp tỉnh mức tối đa không quá: 250.000 đồng/buổi;

Giảng viên, báo cáo viên cấp huyện, mức tối đa không quá : 200.000 đồng/buổi;

Giảng viên, báo cáo viên còn lại mức tối đa không quá: 120.000 đồng/buổi;

Nếu sinh hoạt tại trường, ở những buổi sinh hoạt không cần báo cáo viên thì không áp dụng mức chi cho mục này Riêng những buổi sinh hoạt chuyên môn, không có báo cáo viên nhưng có giáo viên dạy minh họa thì giáo viên dạy minh họa được chi mức tối đa không quá 50.000 đồng/tiết.

+ Chi công tác phí :

Căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính

chất công việc của cuộc sinh hoạt chuyên môn và trong

phạm vi nguồn kinh phí được giao, Hiệu trưởng xem xét

duyệt cho cán bộ, công chức được thanh toán tiền công tác

phí, bảo đảm hiệu quả công tác, sử dụng kinh phí tiết kiệm,

trong phạm vi dự toán ngân sách hàng năm của Ban QLDA

tỉnh giao và phối hợp các nguồn kinh phí khác của hoạt

động họp chuyên môn của trường

Cần lưu ý: Phòng GD&ĐT cần chỉ đạo sự phối hợp giữa

hiệu trưởng các trường để có kế hoạch về nội dung sinh

hoạt cụm trường một cách hợp lý

Trong trường hợp cần thiết chi trả thì công tác phí trả

cho người đi công tác gồm tiền xe đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền

thuê chỗ ở nơi đến công tác

+ Phụ cấp lưu trú :

Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong

ngày) : đã hưởng phụ cấp tiền ăn và tiêu vặt theo qui định

sẽ không được hưởng phụ cấp lưu trú trong ngày

Đại biểu khi thực hiện việc sinh hoạt chuyên môn cụm

trường phải nghỉ lại qua đêm, thì được chi tiền phụ cấp lưu

trú ngày đi-về: thực hiện tối đa không quá 100.000 đồng/

người/ngày

+ Tiền xe :

Thanh toán theo chứng từ hợp lệ, thực tế phát sinh của

các phương tiện giao thông công cộng

Hoặc áp dụng khoán tiền đi lại ở những vùng núi cao, hải đảo, biên giới không có các phương tiện giao thông công cộng, đi lại không có hoá đơn, chứng từ, không có cơ

sở xác định mức tiền cước vận tải ô tô công cộng, áp dụng mức khoán: 1.000đ/km x số km thực tế Điều kiện thanh toán người đi công tác phải tự túc phương tiện khi đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với khu vực vùng cao, hải đảo; miền núi khó khăn, vùng sâu) và từ 15 km trở lên (đối với vùng còn lại)

+ Tiền thuê chỗ nghỉ: Áp dụng các quy định hiện hành của nhà nước về chế độ công tác phí nhưng không vượt quá 150.000đ/người/ngày

- Lưu ý:

+ Không dùng Quỹ I (VNEN) để chi những hoạt động ngoài kế hoạch họp chuyên môn của VNEN đã được phê duyệt

+ Không chi công tác phí sai quy định hoặc chuẩn bị nội dung, thời gian và sắp xếp các cụm trường không hợp lý để dùng quỹ chi tiêu cho nội dung này

+ Không lãng phí văn phòng phẩm (sinh hoạt chuyên môn là hoạt động thường kỳ do đó không nhất thiết mua bút, vở, bì đựng tài liệu để phát cho giáo viên, CBQL trong tất cả các lần họp), không in ấn, photo các tài liệu ngoài nội dung họp chuyên môn của VNEN

- Biên bản cuộc họp: các cuộc họp chuyên môn phải

được lập Biên bản đầy đủ làm căn cứ thanh toán các chi phí

liên quan

* Hỗ trợ làm đồ dùng dạy học và văn phòng phẩm,

thông tin liên lạc hỗ trợ dạy và học VNEN

- Hỗ trợ làm đồ dùng dạy học và văn phòng phẩm:

+ Số lượng: Theo nhu cầu thực tế của lớp học

+ Yêu cầu: Khuyến khích giáo viên, học sinh, gia đình

học sinh các lớp tự làm đồ dùng dạy học ngoài

những đồ dùng đã được trang bị Đồ dùng dạy

học được hỗ trợ kinh phí phải là đồ dùng tự làm,

phục vụ trực tiếp cho việc dạy và học của giáo

viên và học sinh ở từng môn học; cần khai thác

theo định hướng sử dụng nguyên vật liệu rẻ tiền

và sẵn có, với sự huy động, kết hợp từ học sinh,

cha mẹ học sinh, cộng đồng và giáo viên Văn

phòng phẩm chỉ được dùng phục vụ trực tiếp cho

các lớp VNEN và các hoạt động liên quan đến mô

hình tại nhà trường

+ Định mức chi : Hiệu trưởng phải ưu tiên bố trí kinh

phí hỗ trợ làm đồ dùng dạy học, đây là hoạt động

bắt buộc, chỉ xếp ưu tiên sau họp chuyên môn

định kỳ Tùy theo thực tế từng lớp học mà Hiệu

trưởng quyết định chi cho phù hợp, mức chi được

tính cho từng đồ dùng dạy học tự làm và mua văn

phòng phẩm Tuy nhiên, các lớp VNEN sử dụng

không quá 300.000đ/lớp/tháng (9 tháng/năm)

cho đồ dùng dạy học và văn phòng phẩm, trên cơ

sở chi tiêu tiết kiệm, hiệu quả và dựa trên nguồn kinh phí đã được cấp

- Thông tin liên lạc hỗ trợ dạy và học VNENNội dung này chỉ hỗ trợ cho các nguồn thiết yếu phát sinh thêm của nhà trường khi nhà trường dạy học theo mô hình VNEN (ví dụ sử dụng điện thoại cố định, phí truy cập internet hoặc mua Dcom 3G để phục vụ dạy học)

Không sử dụng khoản kinh phí này để chi trả toàn bộ chi phí thông tin liên lạc của nhà trường (vì khoản kinh phí này chỉ chi hỗ trợ) Do vậy Hiệu trưởng nhà trường có thể căn cứ vào nguồn kinh phí được cấp, căn cứ vào số lớp tham gia VNEN trên tổng số lớp để tính toán tỷ lệ % (quy đổi ra số tháng trong năm) mức hỗ trợ được lấy từ nguồn kinh phí Quỹ I

Toàn bộ chứng từ tiền thông tin liên lạc của tháng được

hỗ trợ sẽ được thanh toán bằng nguồn kinh phí Quỹ I

Ví dụ : Trường tiểu học A có 10 lớp học VNEN trên tổng số

15 lớp.

→ Tỷ lệ % hỗ trợ thông tin liên lạc tối đa từ nguồn vốn dự

án là: 10/15*100% = 66,67%.

Quy đổi ra số tháng được hỗ trợ tiền thông tin liên lạc tối

đa trong năm: 66,67%*12 = 8 tháng (tròn tháng).

Chứng từ thanh toán tiền thông tin liên lạc của 8 tháng nhận được hỗ trợ sẽ được thanh toán bằng nguồn kinh phí Quỹ I và lưu giữ tại BQL Dự án VNEN tỉnh/tp.

* Trưng bày góc học tập và mua sắm bổ sung tài liệu

học tập

- Trưng bày góc học tập:

+ Số lượng : Mỗi lớp học đều trưng bày theo mô

hình VNEN như góc sản phẩm, góc thiên nhiên,

góc học tập, công cụ để theo dõi chuyên cần, các

hộp thư, góc cộng đồng và các vật dụng liên quan

đến việc tạo môi trường thân thiện, tích cực cho

học sinh

+ Yêu cầu : Trưng bày góc học tập dựa trên các vật

liệu rẻ tiền, sẵn có, dễ làm; đồng thời phát huy sự

phối hợp của giáo viên-cha mẹ học sinh và học

sinh trong việc trưng bày, trang trí lớp học

+ Đối tượng thụ hưởng là toàn bộ các lớp học của

nhà trường không phân biệt lớp học đó có dạy và

học theo mô hình trường học mới hay không

+ Định mức chi :

Trưng bày lần đầu (đối với lớp học tham gia VNEN năm

đầu tiên): không quá 2.500.000đ/lớp

Trưng bày bổ sung (đối với lớp học tham gia những

năm tiếp theo): được thanh toán theo mức thực chi do Hiệu

trưởng xem xét, quyết định trên cơ sở tiết kiệm và không

vượt mức chi trang trí lần đầu

- Mua sắm bổ sung tài liệu học tập

+ Số lượng : Tùy thuộc nhu cầu của nhà trường

+ Yêu cầu : Tài liệu học tập là nguồn bổ sung cho thư viện nhỏ, giúp ích nhiều cho học sinh tự học, học giỏi cũng như cho các hoạt động học theo nhóm Vì thế, khi bổ sung nguồn tài liệu này, Hiệu trưởng cần lựa chọn sao cho phù hợp với đặc điểm lứa tuổi, với nội dung dạy học, đồng thời các danh mục tài liệu cần được xem xét kỹ nhằm đảm bảo mối quan hệ với nội dung kiến thức ở sách hướng dẫn học tập và đáp ứng mục tiêu giáo dục toàn diện cho học sinh (có thể là sách truyện, tài liệu tham khảo cho các môn học Toán, Tiếng Việt, Tự nhiên-Xã hội, từ điển, các kiến thức thường thức, bản đồ, kỹ năng sống )+ Định mức chi : Căn cứ vào phạm vi kinh phí quỹ được phân bổ, nội dung yêu cầu bổ sung tài liệu học tập của từng lớp học, Hiệu trưởng nhà trường quyết định mua bổ sung tài liệu học tập, tuy nhiên định mức không quá 500.000đ/lớp/học kỳ.

Ngoài các nội dung nêu trên, các khoản chi tiêu không hợp lệ sẽ không được thanh toán

* Thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên và hoạt động liên quan đến cộng đồng

- Nội dung : Nhân viên hỗ trợ giáo viên được thuê để giải quyết vấn đề rào cản tiếng Việt của học sinh dân tộc thiểu số chưa thạo tiếng Việt khi tham gia mô hình VNEN Ngoài ra, nhân viên hỗ trợ giáo viên có thể được giao thêm nhiệm vụ hỗ trợ duy trì sĩ số đến trường, là cầu nối giữa nhà trường và cha mẹ học sinh và cộng đồng

- Số lượng : Tuỳ theo nhu cầu cụ thể của từng trường

và tổng số kinh phí được phân bổ

- Yêu cầu : Thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên áp dụng

quy trình tuyển chọn đơn giản phù hợp với hướng dẫn tại

Chương V của Sổ tay thực hiện Dự án VNEN hoặc chi tiết cụ

thể tại công văn số 27/GPE-VNEN ngày 21/01/2014 của BQL

Dự án VNEN TƯ Điều khoản tham chiếu của NVHTGV thực

hiện theo công văn số 172/GPE-VNEN ngày 15/7/2013 của

BQL Dự án TƯ

- Định mức chi: mức lương tháng của NVHTGV không

quá lương tối thiểu hiện hành do Chính phủ quy định, một

năm thuê tối đa 11 tháng

* Chi khen thưởng, tuyên truyền hoạt động dạy và

học, tổ chức lớp học VNEN sáng tạo, hiệu quả

- Chi khen thưởng

+ Số lượng : Theo khả năng sáng tạo của lớp học và

nhà trường Tuy nhiên nội dung chi này chỉ thực

hiện một lần vào cuối năm tổng kết năm học

+ Định mức chi : Tuỳ theo thực tế phát sinh của từng

hoạt động để vận dụng theo quy định hiện hành

hoặc theo quy chế chi tiêu nội bộ của trường và

trong phạm vi kinh phí được phân bổ trong năm

+ Lưu ý : Các trường không thực hiện việc khen

thưởng trực tiếp bằng tiền mặt, BQL Dự án VNEN

TƯ đề nghị các trường thực hiện khen thưởng chủ

yếu bằng hình thức tặng giấy khen Tuy nhiên, có thể bằng hiện vật (bút, sách vở, cặp sách, vật phẩm lưu niệm, quần áo ấm ) cho học sinh và giáo viên

có thành tích nổi bật nhất Việc khen thưởng cuối năm cần sử dụng bằng nhiều nguồn kinh phí khác nhau, tránh chỉ dùng nguồn kinh phí Dự án sẽ không bền vững khi Dự án kết thúc

- Chi tuyên truyền hoạt động dạy, học và các hoạt động của dự án

+ Nội dung : Đây là nội dung bắt buộc, tuyên truyền hoạt động dạy và học mô hình trường học mới đến cộng đồng cha mẹ học sinh, tuyên truyền công khai minh bạch tài chính đến cộng đồng cha mẹ học sinh, các ban ngành địa phương việc nhà trường được nhận kinh phí hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi mô hình dạy và học Giúp cộng đồng cha mẹ học sinh hiểu rõ về mô hình trường học mới, vận động sự tham gia đóng góp của cộng đồng cùng với nhà trường thúc đẩy việc chuyển đổi dạy và học sang mô hình trường học mới

Hiệu trưởng nhà trường có thể linh hoạt cách thức tuyên truyền và công khai tài chính bằng các hình thức khác nhau, tuy nhiên trong một năm tài chính nhất thiết phải tổ chức được tối thiểu một buổi họp với sự tham gia của cộng đồng và ban ngành địa phương với nội dung tuyên truyền công tác dạy và học, thông tin công khai quy mô kinh phí được nhận của nhà trường, các nội dung chi tiêu tài chính chủ yếu của dự án Trong suốt quá trình thực hiện dự án

Hiệu trưởng nhà trường cần công khai minh bạch kinh phí

của dự án đến cộng đồng bằng cách ghi, in ấn hoặc photo

các văn bản hướng dẫn, quy định về tài chính dự án trong

một năm lên bảng tin của nhà trường

- Số lượng : Tối thiểu một buổi họp/năm

- Định mức chi :

Tổ chức buổi họp với sự tham gia của cộng đồng và

ban ngành địa phương nhà trường được chi các nội dung

chi tiền nước uống với định mức không quá 15.000đ/người/

buổi và Văn phòng phẩm và photo tài liệu với định mức

không quá 10.000đ/người/buổi

Các nội dung chi tuyên truyền khác được thanh toán

theo thực tế do hiệu trưởng nhà trường quyết định trên cơ

sở hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả

- Chi cho tổ chức lớp học VNEN sáng tạo, hiệu quả

+ Số lượng : Theo khả năng sáng tạo của lớp học và

nhà trường

+ Yêu cầu : Ngoài các nội dung nêu trên, nội dung

này được đặt ra nhằm tạo điều kiện cho nhà trường

và các lớp tự do sáng tạo để thực hiện mô hình

hiệu quả hơn Việc chi tiêu cho nội dung này cần

đảm bảo tính linh hoạt, sáng tạo, đúng mục đích

và không trùng lắp với bốn nội dung đã nêu

+ Định mức chi : Tuỳ theo thực tế phát sinh của từng

hoạt động để vận dụng theo quy định hiện hành

về định mức chi, nội dung chi của dự án hoặc theo

quy chế chi tiêu nội bộ của trường, hiệu trưởng nhà trường căn cứ phạm vi kinh phí được phân bổ quyết định quy mô, nội dung chi trên cơ sở hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả

Các hoạt động bổ sung cơ sở vật chất :

- Các trường sử dụng không quá 40% tổng kinh phí Quỹ I được nhận cho hoạt động bổ sung cơ sở vật chất, nhà trường có thể ưu tiên thực hiện một trong các hoạt động sau :+ Bảo dưỡng thường xuyên trường và lớp học : Thực hiện theo công văn số 256/GPE-VNEN ngày 30/7/2014

+ Mua sắm đồ gỗ lớp học, mua sách tài liệu tham khảo liên quan tới mô hình VNEN

+ Sửa chữa nhỏ phòng học (tường, rào, nền, mái, cửa, điện ), khu vệ sinh và các khu vực phục vụ công cộng khác

Thực hiện quy trình mua sắm theo hướng dẫn tại Chương V của Sổ tay thực hiện dự án hoặc chi tiết cụ thể tại công văn số 27/GPE-VNEN ngày 21/01/2014 của BQL Dự án VNEN TƯ

- Khuyến khích các trường sử dụng tất cả Quỹ I cho hoạt động thường xuyên/chuyên môn Tức là hoạt động mua sắm, sửa chữa không nằm trong các hoạt động được khuyến khích của Quỹ I, tuy nhiên để thực hiện tốt việc dạy

và học, đảm bảo nhu cầu vật chất ở mức tối thiểu thì nhà

trường có thể dành kinh phí Quỹ I để thực hiện việc mua

sắm sửa chữa cho các nội dung cụ thể trên

- Việc mua sắm hoặc sửa chữa nhỏ phải được bắt

nguồn từ nhu cầu thực tế của nhà trường, do nhà trường

và Hiệu trưởng nhà trường quyết định, nhà trường cần phải

cân nhắc, xét thấy hoạt động nào là cần thiết ưu tiên thực

hiện trước, hoạt động nào có thể thực hiện sau trong phạm

vi kính phí có

- Nhà trường có thể cân nhắc thực hiện hoạt động bổ

sung cơ sở vật chất vào năm tài chính hoặc nếu thấy cần

thiết thì được phép chuyển phần kinh phí bổ sung cơ sở vật

chất sang bổ sung vào năm sau

- Ban QLDA tỉnh tuyệt đối không trực tiếp tham gia

vào việc quyết định lựa chọn mua sắm hay sửa chữa nhỏ

của nhà trường, cũng như không được gợi ý hay áp đặt nhà

trường phải thực hiện nội dung này ở bất kỳ một địa chỉ

cung cấp, đơn vị tham dự thầu nào Ban QLDA tỉnh chỉ có

trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giúp đỡ các nhà trường

thực hiện đúng các hướng dẫn về mua sắm đấu thầu, thủ

tục thanh quyết toán của Dự án đề ra

Trên đây là hướng dẫn chung của BQL Dự án VNEN TƯ

về việc quản lý và sử dụng Quỹ I áp dụng chung cho tất cả

các tỉnh/tp có trường tham gia VNEN BQL Dự án VNEN các

tỉnh/tp căn cứ điều kiện thực tế của địa phương mình, được

phép điều chỉnh các quy định cụ thể áp dụng cho các trường

của tỉnh/tp trong phạm vi hướng dẫn này nhưng phải đảm

bảo tính chủ động của các trường và yêu cầu dân chủ, công

khai, minh bạch trong nhà trường

b.2 Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II) Thông tin chung về Qũy II :

- Quỹ II thuộc hạng mục chi phí 3.2 Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN và thuộc tiểu thành phần C2 Quỹ hỗ điểm trường VNEN, được thanh toán 100% bằng vốn viện trợ Dành cho các điểm trường lẻ VNEN của các trường thuộc Nhóm ưu tiên 1

- Tổng kinh phí Quỹ II của mỗi trường là số kinh phí được sử dụng trong một năm tài chính (bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm) và được sử dụng cho 2 học kỳ của năm đó, được xác định cho một trường như sau (tính theo VND) :

Quỹ II = 4.000USD × Số điểm trường lẻ được nhận Qũy

× 21.000VNĐ/USD

Nguyên tắc sử dụng Quỹ II :

- Quỹ II giao quyền tự chủ cho nhà trường (GV, HS, CBQL) và cộng đồng để thực hiện tốt nhất mục đích sử dụng Quỹ Hiệu trưởng cần tăng cường các biện pháp đảm bảo tính dân chủ, công khai, minh bạch trong việc lập kế hoạch, thanh quyết toán và báo cáo kết quả sử dụng Quỹ II trong nội bộ nhà trường và trong cộng đồng

- Việc sử dụng Quỹ II cần đảm bảo tính bền vững của

Dự án, nghĩa là sau khi Dự án kết thúc, các trường vẫn có ngân sách hoặc các khoản thu hợp pháp khác để thực hiện kéo dài VNEN

- Đối tượng nhận Quỹ là tất cả học sinh của điểm

trường được chọn, không phân biệt học sinh học VNEN và

học sinh không học VNEN, tuy nhiên, nếu còn kinh phí có

thể mở rộng ra các học sinh ở các điểm trường khác trong

trường nhằm hỗ trợ cho những HS khó khăn khác và hiệu

quả của Quỹ được phát huy rộng rãi hơn

- Mục đích của Quỹ là hỗ trợ bữa ăn trưa cho học sinh

khi phải học cả ngày tại trường, khuyến khích học sinh đi

học đầy đủ và chuyên cần Do vậy, các nhà trường không

được tự ý thực hiện việc phát tiền trực tiếp cho học sinh

hoặc phụ huynh với bất kỳ lý do nào

- Dự án khuyến khích sự tham gia đóng góp của cộng

đồng cùng với kinh phí của quỹ thực hiện các nội dung của

Qũy II một cách hiệu quả, bền vững Nhà trường cần phối hợp

với cộng đồng, hội cha mẹ học sinh chuẩn bị các điều kiện

tối thiểu để thực hiện được nội dung tổ chức bữa trưa cho

học sinh (bếp, đồ dùng trang thiết bị nấu ăn, điện, nước…)

- Ngân sách quỹ được cung cấp cho một năm tài chính

(2 học kỳ) nếu kết thúc năm số kinh phí quỹ quyết toán

không sử dụng hết số được phân bổ thì sẽ được trừ vào kế

hoạch kinh phí quỹ năm sau, không được dùng số kinh phí

dư thừa năm trước cộng dồn vào sử dụng ngân sách quỹ

năm sau

Các hoạt động chi, định mức chi Quỹ II :

- Hỗ trợ bữa ăn trưa cho học sinh khi phải học cả ngày

tại điểm trường, với định mức tiền ăn không quá 15.000

đồng/bữa/học sinh

Đây là mức hỗ trợ tối đa từ nguồn kinh phí của Dự án, Hiệu trưởng nhà trường căn cứ vào phạm vi kinh phí được phân bổ, số lượng học sinh của điểm trường nhận quỹ, sau khi huy động tối đa sự tham gia của cộng đồng, hay trừ đi các nội dung chi thuê nhân viên nuôi dưỡng phục vụ và thuê NVHTGV (nếu có) có thể linh hoạt điều chỉnh định mức chi mỗi bữa/học sinh hoặc điều chỉnh số bữa/tuần để đảm bảo tính dân chủ, công khai, minh bạch và công bằng với tất

cả các học sinh của điểm trường

- Thuê nhân viên nuôi dưỡng phục vụ bữa ăn trưa cho học sinh

Tùy theo điều kiện thực tế tổ chức thực hiện của nhà trường, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc thuê nhân viên nuôi dưỡng phục vụ bữa ăn trưa cho học sinh

Số lượng tối đa 1 người, một năm thuê tối đa 9 tháng Mức lương tháng không quá lương tối thiểu hiện hành do Chính phủ quy định

Dự án khuyến khích nhà trường huy động sự tham gia của cộng đồng, hội cha mẹ học sinh để thực hiện việc tổ chức bữa trưa sao cho đạt hiệu quả cao nhất, tiết kiệm trong phạm vi kinh phí dự án cung cấp

- Thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên

+ Mục đích để giúp đỡ học sinh người dân tộc đang hạn chế tiếng Việt trong quá trình học tập tại lớp; Giúp giáo viên tổ chức học nhóm; Giúp giáo viên

hỗ trợ các học sinh học kém, học sinh khuyết tật;

Giúp học sinh tới trường để học tập chuyên cần; và

các nhiệm vụ cần thiết khác

+ Yêu cầu : Thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên áp dụng

quy trình tuyển chọn đơn giản phù hợp với hướng

dẫn tại Chương V của Sổ tay thực hiện Dự án VNEN

hoặc chi tiết cụ thể tại công văn số 27/GPE-VNEN

ngày 21/01/2014 của BQL Dự án VNEN TƯ Điều

khoản tham chiếu của NVHTGV thực hiện theo

công văn số 172/GPE-VNEN ngày 15/7/2013 của

BQL Dự án TƯ

+ Định mức chi : mức lương tháng của NVHTGV

không quá lương tối thiểu hiện hành do Chính phủ

quy định, một năm thuê tối đa 11 tháng

+ Số lượng : Tuỳ theo nhu cầu cụ thể của từng trường

và tổng số kinh phí được phân bổ

Hồ sơ, chứng từ thanh toán Quỹ II :

* Đối với nội dung chi hỗ trợ bữa ăn trưa cho học sinh:

+ Trường hợp trường tự tổ chức nấu ăn

- Bảng chấm danh sách học sinh được ăn trưa chi

tiết số ngày trong tháng có xác nhận của đại diện

cha mẹ học sinh và giáo viên, hiệu trưởng

- Tổng hợp bảng kê chứng từ mua hàng theo mẫu

từng lần có xác nhận của Hiệu trưởng và xã/

phường kèm theo bảng kê mua từng lần mua

+ Trường hợp ký hợp đồng với nhà cung cấp

- Bảng chấm danh sách học sinh được ăn trưa chi tiết số ngày trong tháng có xác nhận của đại diện cha mẹ học sinh và giáo viên, hiệu trưởng.

- Thực hiện theo phương thức chào hàng cạnh tranh bao gồm 3 báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng, thực hiện hợp đồng, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán

* Đối với nội dung thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, nhân viên nuôi dưỡng phục vụ bữa trưa:

+ Hợp đồng thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên

+ Kế hoạch công việc trong tháng

+ Bảng chấm công hàng tháng

+ Bảng lương và ký nhận lương

b.3 Kinh phí tăng cường tiếng Việt

Thực hiện chi tiêu theo định mức đã được phân bổ

Hồ sơ chứng từ thanh toán kinh phí tăng cường tiếng Việt :

- Đối với các nội dung chi cho học sinh:

+ Danh sách học sinh tham gia lớp học hè tăng cường tiếng Việt có ký đóng dấu của Hiệu trưởng nhà trường và đại diện cha mẹ học sinh

+ Tuyệt đối không thực hiện việc phát tiền mặt cho học sinh tham gia lớp học

+ Danh sách chi tiết học sinh được nhận đồ dùng,

học phẩm học tập, ăn nhẹ có ký xác nhận của giáo

viên giảng dạy tăng cường tiếng Việt, đại diện cha

mẹ học sinh và Hiệu trưởng nhà trường

+ Hóa đơn chứng từ mua hàng (đồ dùng, học phẩm

học tập, ăn nhẹ)

- Đối với các nội dung chi cho giáo viên:

+ Giấy triệu tập của Hiệu trưởng nhà trường đối với

giáo viên tham gia lớp dạy tăng cường tiếng Việt

+ Báo cáo tổng kết công tác giảng dạy lớp học tăng

cường tiếng Việt

+ Chứng từ ký nhận tiền hỗ trợ giảng dạy

b.4 Lãi tài khoản tiền gửi và chi phí ngân hàng

Lãi tài khoản tiền gửi vốn viện trợ phải được mở tài

khoản riêng để theo dõi, không cộng dồn lãi vào tài khoản

vốn viện trợ Các trường được sử dụng lãi tài khoản tiền gửi

vốn viện trợ để thanh toán cho các khoản phí ngân hàng Số

lãi còn lại khi kết thúc Dự án phải được chuyển trả Ban QLDA

cấp tỉnh tổng hợp, chuyển Ban QLDA TƯ để làm thủ tục nộp

ngân sách nhà nước

3.3 Sổ sách và chứng từ

Các trường là đơn vị hạch toán phụ thuộc Ban QLDA

cấp tỉnh Các trường có trách nhiệm lập chứng từ kế toán,

tập hợp và định kỳ thanh quyết toán với Ban QLDA cấp tỉnh

để giảm dần số kinh phí đã được tạm ứng từ đầu năm Mẫu

Bảng kê thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng cho cấp trường được trình bày trong Phụ lục số 04.

Sổ sách và chứng từ của các trường được lập theo các mẫu quy định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

a) Hệ thống chứng từ

a.1 Chứng từ kế toán dự án

Dự án GPE-VNEN sử dụng hệ thống chứng từ kế toán

áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp tại Quyết định

số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Thực thi và tổ chức hệ thống chứng từ kế toán dự án cần đảm bảo :

Hệ thống chứng từ kế toán cần phản ánh tất cả các loại: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài sản cố định, công cụ dụng

cụ, nhân công và tiền lương, trong quá trình thực thi dự án

Đảm bảo khả năng kiểm soát và kiểm tra các chứng từ

chứng minh các hoạt động kinh tế phát sinh, các số liệu, chữ

ký và phê duyệt, kiểm tra các chứng từ liên quan là cơ sở

để lập ra các chứng từ chi

Luân chuyển một cách hợp lý các chứng từ giữa các bộ

phận tại trường cũng như giữa Ban QLDA cấp tỉnh và cấp

trường để thuận tiện cho việc hạch toán và ghi sổ kế toán

một cách kịp thời

Lưu trữ những chứng từ và các tài liệu hỗ trợ khác trong

quá trình sử dụng và đem vào lưu trữ tại Ban QLDA cấp tỉnh

khi năm tài chính kết thúc theo đúng yêu cầu của các quy

định hiện hành

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Số hiệu chứng từ

ÁP DỤNG CHO Đơn vị có phân cấp

Ghi chú Cấp

trên

Cấp dưới HTDL

Giấy đi đường Biên bản điều tra tai nạn giao thông

Lệnh điều xe

Vật tư

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ

Biên bản kiểm kê, sản phẩm, VTHH

Phiếu kê mua hàng

10-H 02a-H 03-H 04-H 05-H 06-H

07-H 08-H 09-H

11-H 12-H 13-H 14-H 15-H

x x x x x x

x x x

x x x x x

x x x x x x

x x x

x x x x x

Giấy thanh toán tạm ứng

Biên bản kiểm kê quỹ

Biên bản kiểm kê quỹ

Biên lai thu tiền

Uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm thu

x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x x

1 2 3 4 5 6 Giấy phân phối HMKP

Giấy nộp trả kinh phí Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt

Giấy rút HMKP bằng chuyển khoản

Quyết định trợ cấp khó khăn

Thông báo duyệt y quyết toán

a.2 Danh sách Sổ kế toán

2 Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu số S11-H

3 Sổ tiền gửi Ngân hàng - Mẫu số S12-H

Người lập

chứng từ Kế toán

Kế toán trưởng/ Phụ trách kế toán

Trưởng Ban QLDA cấp tỉnh

Chỉ có Giám đốc và Kế toán trưởng (Ban QLDA TƯ) có

quyền phê duyệt mọi chứng từ, hoá đơn của các trường

thuộc Nhóm ưu tiên 3 Chỉ có Trưởng ban và phụ trách kế

toán (BQL VNEN tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên 1 và 2) có quyền

phê duyệt mọi chứng từ, hoá đơn do các trường chuyển lên

Lưu giữ chứng từ, số liệu kế toán :

Để đảm bảo tính liên tục trong công việc theo sát và xử

lý các chứng từ, mỗi kế toán trường phải có trách nhiệm sao

lưu các số liệu kế toán trong thời kỳ toán hiện thời của mình

Trong các trường hợp đặc biệt do thay thế kế toán trường,

kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao đầy đủ và kịp thời

cho kế toán mới mọi sổ sách, chứng từ, báo cáo đã được cấp

nhật đến thời điểm bàn giao cho kế toán mới

Kết thúc năm tài chính, sau khi kiểm tra, đối chiếu số

phát sinh, số dư với các bên liên quan và lập các báo cáo tài

chính tất cả mọi chứng từ, số sách kế toán đều được sắp

xếp, phân loại, đóng sổ, đóng dấu và lưu trữ tại Ban QLDA

cấp tỉnh

4 Kiểm tra, giám sát

Kiểm tra/giám sát là một hoạt động liên tục và thường

xuyên của Dự án với mục đích kiểm tra, cập nhật thông tin

một cách trung thực, khách quan về kết quả thực hiện một

hoạt động nào đó (tiến độ, chất lượng, giải ngân…) Mục đích của kiểm tra/giám sát là đưa ra nhận định một cách hệ thống và khách quan về kết quả thực hiện các chỉ tiêu, mục tiêu của dự án nào đó trên cơ sở kết quả của giám sát Nội dung chính là nhận xét về tính phù hợp giữa kết quả đầu ra đạt được và đầu vào cần có; mức độ hoàn thành, hiệu quả, hiệu lực và tác động của dự án mang lại

4.1 Cơ chế kiểm tra, giám sát

Cơ chế kiểm tra, giám sát của Dự án được thiết lập từ cấp trung ương đến địa phương với trọng tâm là việc kiểm tra, giám sát thực hiện tại cấp trường Cơ chế này bao gồm các công cụ như sau:

- Công khai dân chủ các thông tin liên quan đến Dự

án (tài chính, đấu thầu, tiến độ thực hiện, giải ngân) trên trang web của Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp

- Kiểm toán nội bộ

- Kiểm toán độc lập

- Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất

4.2 Phân công trách nhiệm

Bộ GD&ĐT (BQLDATƯ) có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Tài chính và Nhà tài trợ tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án tại các tỉnh tham gia Dự án Các tỉnh tham gia Dự án sẽ được kiểm tra ít nhất một lần trong thời gian thực hiện Dự án

Kiểm tra đột xuất sẽ được thực hiện khi cần thiết theo yêu

cầu của các cơ quan quản lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan

kiểm toán

Sở GD-ĐT (Ban QLDA GPE-VNEN cấp tỉnh) có trách

nhiệm hoặc giao Phòng GD-ĐT hoặc giao nhiệm vụ cho tư

vấn VNEN (đối với các tỉnh Nhóm ưu tiên 1&2) tiến hành kiểm

tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các

mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án tại các trường

tham gia Dự án Các trường tham gia Dự án sẽ được kiểm tra

ít nhất 1 lần/quý Kiểm tra đột xuất sẽ được thực hiện khi cần

thiết theo yêu cầu của các cơ quan quản lý hoặc theo yêu

cầu của cơ quan kiểm toán Kết thúc mỗi lần kiểm tra, giám

sát cấp trường, cần hoàn thành Biên bản kiểm tra công tác

quản lý tài chính theo mẫu đính kèm tại Phụ lục số 05

4.3 Cơ chế giám sát việc thực hiện Quỹ I và Quỹ II

Do Quỹ I và Quỹ II chiếm một số lượng lớn tổng kinh

phí Dự án GPE-VNEN và do cấp trường thực hiện nên công

tác giám sát thực hiện 2 Quỹ này đòi hỏi phải có sự quan

tâm đặc biệt Việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ này ở cấp trường

sẽ được giám sát thông qua các cơ chế như sau:

Công khai dân chủ các thông tin liên quan (số kinh phí

được phân bổ hàng năm, quy định sử dụng Quỹ, các hạng

mục chi tiêu hợp lệ, kế hoạch sử dụng kinh phí 2 Quỹ, báo

cáo số kinh phí đã sử dụng, số còn lại hoặc còn thiếu, ) trên

trang web của dự án, trên bảng tin của trường và trong cuộc

họp Ban Đại diện cha mẹ học sinh vào dịp đầu, giữa và cuối

năm học Ngoài ra, khuyến khích Hiệu trưởng đề nghị chính

quyền hoặc tổ chức đoàn thể địa phương thông báo đến