Sổ tay quản lý tài chính cấp tỉnh

Sổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnhSổ tay quản lý tài chính cấp tỉnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI TẠI VIỆT NAM (GPE-VNEN)

1.3 Nguyên tắc quản lý tài chính Dự án GPE-VNEN 4

3 Thực hiện Kế hoạch tài chính 11

4.1 Báo cáo quyết toán theo quy định của Việt Nam 32

4.2 Báo cáo tài chính theo yêu cầu của Ngân hàng thế giới 33

5.3 Cơ chế giám sát việc thực hiện Quỹ I và Quỹ II 36

6.1 Các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ 40

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI TẠI VIỆT NAM (GPE-VNEN)

SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CẤP TỈNH

1 Thông tin chung

1.1 Mục đích

Sổ tay Quản lý tài chính cấp tỉnh được ban hành để tạo điều kiện thuận lợi cho Ban quản lý dự án cấp tỉnh, đặc biệt là Giám đốc và Kế toán của Ban quản lý dự án cấp tỉnh, có nguồn thông tin tin cậy, cụ thể và rõ ràng để tra cứu và vận dụng trong quá trình quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí của Dự án GPE-VNEN, thể hiện ở các mục đích cụ thể sau :

a) Nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính Dự án, góp phần bảo đảm nguồn vốn của Dự án được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả

b) Giải thích rõ các yêu cầu, trình tự, thủ tục của công tác quản lý tài chính của Dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính giữa Ban QLDA TƯ, Ban QLDA VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN

c) Giúp Ban QLDA TƯ, Ban QLDA VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN tăng cường hệ thống thông tin báo cáo, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Ngân

hàng Thế giới và Chính phủ Việt Nam về thời hạn

và nội dung các báo cáo

1.2 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Những nguyên tắc và thủ tục trong Sổ tay này được

áp dụng đồng đều đối với Ban QLDA VNEN các tỉnh, thành

phố triển khai Dự án GPE-VNEN trên cơ sở các chính sách,

các quy định về quản lý tài chính và kế toán của Chính

phủ và Ngân hàng Thế giới áp dụng cho Dự án GPE-VNEN;

và được áp dụng trong suốt thời gian triển khai thực hiện

Dự án cũng như trong khoảng thời gian thanh quyết toán

để hoàn tất các thủ tục kết thúc, đóng cửa Dự án

Sổ tay này có hiệu lực kể từ ngày phát hành và cần

được vận dụng cùng với các tài liệu và văn bản hướng

dẫn có liên quan của Ban QLDA TƯ

1.3 Nguyên tắc quản lý tài chính Dự án GPE-VNEN

Công tác tài chính, kế toán của Dự án phải đảm bảo

các nguyên tắc sau :

a) Mọi vấn đề liên quan đến tài chính Dự án phải

được công khai, minh bạch từ các tài liệu, văn

bản hướng dẫn đến khâu lập kế hoạch, triển khai

thực hiện kế hoạch và báo cáo sau khi thực hiện

kế hoạch; cũng như phải đảm bảo nguyên tắc

dân chủ trong quá trình bàn bạc, trao đổi, thống

nhất các hoạt động

b) Nguồn kinh phí của Dự án phải được sử dụng

đúng mục đích, đúng đối tượng thụ hưởng, đúng

các quy định hiện hành của Chính phủ và Ngân hàng Thế giới; thể hiện trên các hồ sơ, chứng từ lưu giữ tại Ban QLDA cấp tỉnh và các kết quả thực

tế tại cấp trường

c) Công tác kiểm tra, giám sát, hỗ trợ: Ban QLDA cấp tỉnh là cầu nối giữa Ban QLDA TƯ, Ngân hàng Thế giới và các trường thụ hưởng Dự án Do vậy, để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý, điều phối, kiểm tra, giám sát, hỗ trợ các trường trong quá trình thực hiện Dự án, Ban QLDA cấp tỉnh cần có các hoạt động cần thiết để truyền tải các nội dung hoạt động, các quy định quản lý tài chính tới các trường một cách kịp thời; đồng thời có vai trò thu thập, phản hồi những khó khăn, vướng mắc tại cấp trường đến cấp trung ương để phối hợp tháo

gỡ, tích cực hỗ trợ các trường thực hiện Dự án

1.4 Thông tin liên hệ

Để biết thêm thông tin, xin vui lòng truy cập website:

http://tieuhoc.moet.gov.vn hoặc liên hệ theo địa

chỉ dưới đây :

Bộ phận Quản lý Tài chính,

Dự án Mô hình trường học mới tại Việt Nam

ĐT: 04 3978 0106Fax: 04 3978 0107

Số 3A, phố Thể Giao, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội

Email: vnenproject@moet.edu.vn

2 Lập Kế hoạch tài chính

2.1 Nhiệm vụ của Ban QLDA cấp tỉnh

a) Hướng dẫn các trường lập Kế hoạch tài chính cấp

trường;

b) Lập Kế hoạch tài chính tại Ban QLDA cấp tỉnh;

c) Tổng hợp Kế hoạch tài chính của toàn tỉnh;

d) Trao đổi, thống nhất Kế hoạch tài chính của toàn

tỉnh với cấp trung ương

2.2 Căn cứ lập Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính được lập hàng năm căn cứ các văn

bản pháp lý sau:

a) Hiệp định viện trợ số TF013048 ký ngày

09/01/2013 giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã

hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng Thế giới;

b) Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án Mô hình trường

học mới tại Việt Nam được phê duyệt kèm theo

Quyết định số 4106/QĐ-BGDĐT ngày 03/10/2013

của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

c) Thông tư số 225/2010/TT-BTC do Bộ Tài chính ban

hành ngày 31/12/2010 quy định chế độ quản lý

tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn

lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách

nhà nước;

d) Sổ tay thực hiện Dự án GPE-VNEN, Sổ tay QLTC cấp tỉnh Dự án GPE-VNEN và các văn bản hướng dẫn hàng năm của Ban QLDA trung ương.

2.3 Thời điểm lập Kế hoạch tài chính

Thông thường vào Quý III của năm hiện thời, Ban QLDA cấp tỉnh sẽ nhận được văn bản hướng dẫn lập Kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo của Ban QDLA TƯ.Ban QLDA cấp tỉnh căn cứ văn bản hướng dẫn lập

Kế hoạch tài chính của Ban QDLA TƯ để lập Báo cáo tình hình thực hiện Dự án năm hiện thời và Kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo Ban QLDA cấp tỉnh tự chủ trong việc hướng dẫn và quy định thời hạn gửi Kế hoạch tài chính đối với cấp trường để đảm bảo Kế hoạch tài chính của toàn tỉnh được gửi cho Ban QLDA TƯ không muộn hơn ngày 30 tháng 11 năm hiện thời

Tháng 12 của năm hiện thời sẽ là khoảng thời gian

để Ban QLDA TƯ và Ban QLDA cấp tỉnh trao đổi, thống nhất Kế hoạch tài chính của toàn tỉnh và hoàn thành việc cấp tạm ứng kinh phí Dự án cho năm tiếp theo

2.4 Nội dung Kế hoạch tài chính

Trước khi lập Kế hoạch tài chính, các tỉnh cần xác định mình thuộc nhóm ưu tiên nào theo danh mục chi tiết tại Phụ lục số 01 Kế hoạch tài chính của các tỉnh được lập theo mẫu tại Phụ lục số 02 đính kèm Sổ tay này, bao gồm hai nội dung chính sau :

a) Các nội dung chi tiêu tại cấp tỉnh

a.1 Chuyên gia tư vấn VNEN và chuyên gia tư vấn

sư phạm

- Chuyên gia tư vấn VNEN :

14 tỉnh thuộc nhóm ưu tiên 1 được thuê 03 chuyên

gia tư vấn VNEN, 06 tỉnh còn lại thuộc nhóm ưu tiên 1

(Bình Phước, Quảng Trị, Ninh Thuận, Trà Vinh, Sóc Trăng,

Khánh Hoà) được thuê 02 chuyên gia tư vấn VNEN; 21 tỉnh

thuộc nhóm ưu tiên 2 được thuê 01 chuyên gia tư vấn

VNEN theo quy trình tuyển chọn chuyên gia tư vấn của

WB Các nội dung chi lập kế hoạch tài chính cho chuyên

gia tư vấn VNEN bao gồm lương 1.000 USD/tháng và công

tác phí là 150 USD/tháng trong vòng 12 tháng/năm

- Chuyên gia tư vấn sư phạm:

20 tỉnh thuộc nhóm ưu tiên 1 được thuê 01 chuyên

gia tư vấn sư phạm theo quy trình tuyển chọn tư vấn của

WB Các nội dung chi lập kế hoạch tài chính cho chuyên

gia tư vấn VNEN bao gồm lương 1.000 USD/tháng và công

tác phí là 50 USD/tháng trong vòng 12 tháng/năm

a.2 Chi hoạt động quản lý

Khoản chi hoạt động quản lý của mỗi tỉnh trong một

năm được lập kế hoạch bằng (1.00USD x Số trường tham

gia Dự án VNEN)

a.3 Chi kiểm tra, giám sát đối với cấp trường

Khoản chi này của mỗi tỉnh trong một năm được lập kế hoạch bằng (125 USD x Số trường tham gia Dự án VNEN.

a.4 Chi phí đi lại, phụ cấp công tác phí ngày đi, ngày về tham dự hội thảo, tập huấn do Ban QLDA TƯ tổ chức

Định mức lập kế hoạch của mỗi tỉnh một năm bằng (Số người trong BQLDA tỉnh x 20.000.000 đồng)

a.5 Phụ cấp quản lý dự án và chế độ hội thảo, tập huấn cho các thành viên Ban QLDA cấp tỉnh

Nội dung chi này thuộc trách nhiệm vốn đối ứng địa phương và cũng cần được đưa vào Kế hoạch tài chính hàng năm của Ban QLDA cấp tỉnh Ban QLDA cấp tỉnh tính toán theo quy định tại Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính quy định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các chương trình, dự án ODA; Thông tư số 192/2011/TT-BTC ngày 26/12/2011 sửa đổi,

bổ sung một số điều của Thông tư số 219/2009/TT-BTC và Thông tư số 319/2010/TT-BTC ngày 21/09/2010 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

b) Các nội dung chi tại cấp trường

Các nội dung chi tại cấp trường sẽ được Ban QLDA cấp tỉnh tổng hợp từ Kế hoạch tài chính của các trường (yêu cầu chi tiết đến từng trường), mỗi trường có hai Quỹ sau :

b.1 Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I)

Tổng kinh phí Quỹ I của mỗi trường được xác định

như sau (tính theo VND) :

Quỹ I = (4.000USD + (Số điểm trường lẻ × 1.000USD))

× Tỷ giá năm đó

b.2 Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II)

Tổng kinh phí Quỹ II của mỗi trường được xác định

như sau (tính theo VND) :

Quỹ II = 4.000USD × Số điểm trường lẻ được nhận

Qũy × Tỷ giá năm đó

b.3 Kinh phí tăng cường Tiếng Việt

Kinh phí tăng cường Tiếng Việt dành cho các trường

thuộc Nhóm ưu tiên 1 và Nhóm ưu tiên 2 Ban QLDA cấp

tỉnh dựa vào những trường có nhiều học sinh chưa đạt

chuẩn môn Tiếng Việt để chọn ra các trường được hỗ trợ

tổ chức các lớp học hè ôn tập, củng cố các kỹ năng tiếng

Việt để các em có đủ điều kiện học tài liệu Hướng dẫn học

lớp 2 VNEN

Mỗi trường được tổ chức 2 lớp học hè; Mỗi lớp có 30

học sinh và được học 20 ngày (mỗi ngày học 2 buổi); Mỗi

lớp có 2 GV dạy, tức là mỗi GV dạy 10 ngày trong hè Kinh

phí hỗ trợ tăng cường Tiếng Việt bao gồm hỗ trợ cho học

sinh và hỗ trợ cho giáo viên tham gia các lớp học tăng

cường Tiếng Việt vào dịp hè, được tính toán như sau :

Kinh phí hỗ trợ cho học sinh: Ước tính mỗi lớp có 30

HS Mỗi HS tham gia lớp học hè tăng cường tiếng Việt được hỗ trợ 8 USD cho suốt thời gian học tăng cường tiếng Việt (20 ngày trong hè - 2 buổi/ngày), được quy đổi

ra VND theo tỷ giá Ban QLDA TƯ thông báo cho năm đó Kinh phí hỗ trợ cho giáo viên: Mỗi GV tham gia dạy lớp học hè tăng cường tiếng Việt được hỗ trợ 8 USD/ngày, được quy đổi ra VND theo tỷ giá Ban QLDA TƯ thông báo cho năm đó Mỗi GV được hỗ trợ 10 ngày để chuẩn bị nội dung bài dạy và lên lớp bồi dưỡng tăng cường tiếng Việt trong hè cho HS

3 Thực hiện Kế hoạch tài chính

3.1 Quy trình cấp kinh phí

Kế hoạch tài chính của mỗi tỉnh sau khi được trao đổi, thống nhất sẽ là căn cứ để Ban QLDA TƯ và Ban QLDA cấp tỉnh ký kết Thoả thuận thực hiện kinh phí Dự án VNEN hàng năm (theo mẫu tại Phụ lục số 03) và đề nghị cấp tạm ứng kinh phí (theo mẫu tại Phụ lục số 08)

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày Thỏa thuận thực hiện kinh phí Dự án VNEN năm 2014 được ký kết, Ban QLDA TƯ sẽ cấp tạm ứng 100% kinh phí chi tiêu tại cấp trường và 50% kinh phí chi tiêu tại cấp tỉnh, 50% kinh phí chi tiêu tại tỉnh còn lại sẽ được cấp sau khi có Biên bản thẩm tra quyết toán kinh phí năm trước Trong vòng

05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kinh phí do Ban QLDA TƯ cấp, Ban QLDA cấp tỉnh có trách nhiệm cấp tạm

ứng 100% Quỹ hỗ trợ trường học (Quỹ I), Quỹ hỗ trợ điểm

trường (Quỹ II) và kinh phí tăng cường tiếng Việt hè 2014

cho các trường tham gia Dự án VNEN

Trong quá trình cấp kinh phí, các cấp Dự án phải thực

hiện đầy đủ cơ chế thông tin hai chiều khi cấp và nhận

kinh phí theo mẫu báo cáo tại Phụ lục số 04

3.2 Thực hiện chi tiêu

a) Nguyên tắc chung

Căn cứ Kế hoạch tài chính đã thống nhất hàng năm,

Ban QLDA cấp tỉnh thực hiện chi tiêu theo nguyên tắc

sau: Trước khi thực hiện từng hoạt động đều cần phải

có kế hoạch cụ thể kèm theo dự toán chi tiết được Kế

toán Ban QLDA cấp tỉnh thống nhất và được Trưởng Ban

QLDA cấp tỉnh phê duyệt làm căn cứ tạm ứng và thanh

quyết toán

b) Các quy định cụ thể

b.1 Lương của Chuyên gia tư vấn VNEN và chuyên gia

tư vấn sư phạm

Chuyên gia tư vấn VNEN và chuyên gia tư vấn sư

phạm chỉ được thanh toán lương sau khi Hợp đồng thuê

chuyên gia tư vấn được ký kết theo đúng các quy trình

thủ tục tuyển dụng tư vấn của Ngân hàng Thế giới Hợp

đồng được ký kết trong khoảng thời gian 12 tháng Vào

thời điểm kết thúc hợp đồng, Ban QLDA cấp tỉnh cần

đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc của tư vấn để cân

nhắc việc gia hạn hợp đồng hoặc tuyển dụng tư vấn thay thế để đảm bảo yêu cầu của Dự án

Lương của chuyên gia tư vấn được thanh toán theo tháng bằng hình thức chuyển khoản Ban QLDA cấp tỉnh chỉ chuyển khoản cho chuyên gia tư vấn phần lương sau khi đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và có trách nhiệm thực hiện các thủ tục nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập

cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập

cá nhân

Hồ sơ thanh toán lần đầu bao gồm :

- Quyết định phê duyệt kết quả xét chọn chuyên gia tư vấn

- Hợp đồng thuê chuyên gia tư vấn

- Bảng chấm công;

- Kế hoạch phân công công việc theo tháng;

- Báo cáo kết quả công việc hoàn thành trong tháng và kế hoạch làm việc tháng tiếp theo có ký xác nhận phê duyệt của Giám đốc Ban QLDA tỉnh

Hồ sơ thanh toán hàng tháng :

- Bảng chấm công;

- Báo cáo kết quả công việc hoàn thành trong

tháng và kế hoạch làm việc tháng tiếp theo có ký

xác nhận phê duyệt của Giám đốc Ban QLDA tỉnh

Hồ sơ thanh toán lần cuối :

- Bảng chấm công;

- Báo cáo kết quả công việc hoàn thành trong tháng ;

- Báo cáo tất toán hợp đồng;

- Biên bản đánh giá chất lượng thực hiện hợp đồng

và kiến nghị đề xuất cho giai đoạn tiếp theo

b.2 Công tác phí

Công tác phí thanh toán tại Ban QLDA cấp tỉnh gồm

hai mục chính sau :

- Công tác phí do Ban QLDA TƯ uỷ quyền cho Ban

QLDA cấp tỉnh thanh toán đối với các cuộc hội

nghị, hội thảo, tập huấn do Ban QLDA TƯ tổ chức,

bao gồm chi phí đi lại và phụ cấp công tác phí

ngày đi, ngày về (nếu có): Kinh phí này được tạm

tính và cấp cho các tỉnh theo định mức 20.000.000

đồng/thành viên Ban QLDA cấp tỉnh và sẽ được

thực hiện thanh quyết toán với Ban QLDA TƯ vào

cuối năm Ban QLDA cấp tỉnh lưu ý cử cán bộ tham

dự theo đúng thành phần tại công văn triệu tập

- Công tác phí do Ban QLDA cấp tỉnh trực tiếp chi tiêu: Trong phạm vi công tác phí của chuyên gia tư vấn VNEN, công tác phí của chuyên gia tư vấn sư phạm, kinh phí chi hoạt động quản lý và kinh phí chi kiểm tra, giám sát đối với cấp trường đã được cấp ; Trưởng Ban QLDA cấp tỉnh tự chủ trong việc

cử chuyên gia tư vấn, cán bộ Ban QLDA cấp tỉnh và các thành phần liên quan tham gia các đoàn công tác để đảm bảo yêu cầu kiểm tra, giám sát, hỗ trợ cấp trường trong việc thực hiện các hoạt động của Dự án với tần suất mỗi trường trong một Quý được kiểm tra, hỗ trợ ít nhất một lần

Công tác phí được thanh toán theo hình thức khoán chi công tác phí hoặc theo hình thức chi phí phát sinh thực tế

+ Khoán chi công tác phí :Cán bộ nếu đủ điều kiện đi công tác lưu động phục

vụ các hoạt động VNEN trên 10 ngày/tháng, thì Trưởng Ban QLDA cấp tỉnh có thể áp dụng hình thức khoán chi với mức khoán không quá 300.000 đồng/người/tháng

Hồ sơ thanh toán kèm theo Giấy đi đường được điền đầy

• Bảng kê thanh toán kinh phí dự án VNEN hàng

quý giữa trường và tỉnh hoặc Biên bản làm việc

đối chiếu số liệu quyết toán hàng quý giữa

trường và Ban QLDA tỉnh (bản sao) ;

Chế độ công tác phí :

phát sinh thực tế khi sử dụng phương tiện

công cộng Hoặc áp dụng khoán tiền đi lại ở

những vùng núi cao, hải đảo, biên giới không

có các phương tiện giao thông công cộng, đi

lại không có hoá đơn, chứng từ, không có cơ sở

xác định mức tiền cước vận tải ô tô công cộng,

áp dụng mức khoán: 1.000đ/km x số km thực

tế Điều kiện thanh toán người đi công tác phải

tự túc phương tiện khi đi công tác cách trụ sở

cơ quan từ 10 km trở lên (đối với khu vực vùng

cao, hải đảo; miền núi khó khăn, vùng sâu) và

từ 15 km trở lên (đối với vùng còn lại)

ngày

i) Thanh toán theo hình thức khoán Mức

khoán tối đa không quá 200.000 đồng/

ngày/người

ii) Thanh toán theo chứng từ thực tế Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối

đa là 500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng

Trường hợp đi công tác một mình hoặc đoàn công tác có lẻ người hoặc lẻ người khác giới, thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng)

b.3 Phụ cấp tham gia Ban chỉ đạo dự án

Thành viên Ban chỉ đạo dự án không hưởng chế độ phụ cấp quản lý dự án, được hưởng phụ cấp tham gia Ban chỉ đạo dự án trong các kỳ họp của Ban chỉ đạo với mức tối đa không quá 500.000 đồng/thành viên/cuộc họp tùy theo tính chất của từng cuộc họp Ban QLDA cấp tỉnh chủ động cân đối, chi tiêu trong phạm vi kinh phí đã được cấp

b.4 Hội thảo, tập huấn và chi phí hoạt động

Trong trường hợp cần thiết, Ban QLDA cấp tỉnh quyết định việc tổ chức hội thảo, tập huấn và chi hoạt động phục vụ việc triển khai Dự án đảm bảo không vượt kinh phí đã được thống nhất ký kết Thoả thuận từ đầu năm.Các chế độ thực hiện theo quy định hiện hành: Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính quy định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các

chương trình, dự án ODA; Thông tư số 192/2011/TT-BTC

ngày 26/12/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông

tư số 219/2009/TT-BTC

b.5 Lãi tài khoản tiền gửi và chi phí ngân hàng

Lãi tài khoản tiền gửi vốn viện trợ phải được mở tài

khoản riêng để theo dõi, không cộng dồn lãi vào tài khoản

vốn viện trợ Ban QLDA cấp tỉnh và các trường được sử

dụng lãi tài khoản tiền gửi vốn viện trợ để thanh toán cho

các khoản phí ngân hàng Số lãi còn lại khi kết thúc Dự án

phải được chuyển trả Ban QLDA TƯ để làm thủ tục nộp

ngân sách nhà nước

3.3 Hệ thống kế toán

Ban QLDA cấp tỉnh có trách nhiệm thiết lập và duy trì

hệ thống kế toán để ghi chép, hạch toán tất cả các khoản

chi tiêu phát sinh tại cấp tỉnh và cấp trường theo chế độ

kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định

số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài

chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010

của Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế

toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết

định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính

a) Hệ thống tài khoản

Ban QLDA cấp tỉnh áp dụng hệ thống tài khoản sau :

STT Số hiệu TK Tên TK trênCấp dướiCấp Ghi chú

2 112 Tiền gửi ngân hàng x x

1121 Tiền Việt Nam (vốn viện trợ) x x

1122 Tiền Việt Nam (lãi TK viện trợ) x x

8 311 Các khoản phải thu x x Chi tiết theo yêu cầu

3111 Phải thu của khách hàng x x

STT Số hiệu TK Tên TK trênCấp dướiCấp Ghi chú

10 331 Các khoảng phải trả x x Chi tiết theo yêu cầu

3311 Phải trả người cung cấp x x

3318 Các khoản phải trả khác x x

11 332 Các khoản phải nộp theo lương x x

4621 Nguồn kinh phí quản lý dự án x x

4622 Nguồn kinh phí thực hiện dự án x x

16 466 Nguồn hình thành TSCĐ x x

17 511 Các khoản thu x x

18 521 Thu chưa qua ngân sách x

19 631 Chi hoạt động SXKD x x

STT Số hiệu TK Tên TK trênCấp dướiCấp Ghi chú

20 662 Chi dự án x x Chi tiết theo dự án

6621 Chi quản lý dự án x x

6622 Chi thực hiện dự án x x CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

1 005 Công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng x x

2 009 Hạn mức kinh phí x x

0091 HMKP chương trình dự án x x

0092 Vốn XDCB được duyệt x x

b) Mã số loại tài khoản

Loại tài khoản mã số 100: Tài sản lưu độngLoại tài khoản mã số 200: Tài sản cố địnhLoại tài khoản mã số 300: Công nợLoại tài khoản mã số 400: Nguồn chủ sở hữuLoại tài khoản mã số 500: Khoản thu

Loại tài khoản mã số 600: Chi phí dự án

c) Quy trình ghi sổ và hạch toán kế toán

c.1 Các bước tập hợp chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Tất cả các hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phát

sinh của dự án phải có đầy đủ các chứng từ gốc

phục vụ cho việc hạch toán, ghi sổ kế toán

- Dựa vào các chứng từ gốc, kế toán kiểm tra, soát

xét các chứng từ kế toán và hạch toán vào sổ kế

toán theo đúng trình tự quy định

- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch

toán vào đúng tài khoản của hệ thống sổ kế toán,

định kỳ tổng hợp lập các Báo cáo quản lý tài chính

theo quy định

c.2 Tổng hợp các bút toán kế toán và trình tự ghi sổ

kế toán

- Kế toán các đơn vị thực hiện chương trình cần

quản lý tốt việc ghi chép kế toán Cần phân loại

các loại nghiệp vụ để thuận tiện cho việc hạch

toán kế toán

- Tùy thuộc và yêu cầu quản lý, số lượng nghiệp vụ

phát sinh, các đơn vị thực hiện chương trình nên

lựa chọn sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp

với đơn vị mình

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC

KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

SỔ KẾ TOÁN

Sổ tổng hợp CHỨNG TỪ

đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, TK ghi

Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán

• Cuối tháng, Kế toán thực hiện các thao tác thực hiện khóa sở và lập Báo cáo tài chính Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

• Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng

thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo

quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

d) Phần mềm kế toán

Dự án thực hiện ký kết hợp đồng với Công ty cung

cấp phần mềm kế toán, đồng thời cung cấp dịch vụ bảo

dưỡng phần mềm kế toán trong toàn bộ thời gian hoạt

động của Dự án, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán được

thực hiện trên máy vi tính

Phần mềm kế toán sẽ đảm bảo các biểu mẫu chứng

từ, các quy định về sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng

hợp và báo cáo tài chính theo quy định tại Quyết định số

19/2006/QĐ-BTC và các mẫu báo cáo tài chính của Ngân

hàng Thế giới (IFRs) Cụ thể, phần mềm kế toán bảo đảm

các yêu cầu sau :

- Phản ánh đầy đủ chế độ kế toán áp dụng cho Dự

án như đã được phê duyệt, phù hợp với việc lập

báo cáo theo yêu cầu của các bên Dự án ;

- Phản ánh được chi tiết chi phí theo hạng mục,

theo thành phần dự án và theo nguồn vốn ;

- Tổng hợp được các báo cáo theo từng thành phần,

nguồn vốn và các chi tiết khác theo yêu cầu báo

cáo ;

- Bảo đảm được sự phân quyền trong quản lý dữ

liệu và bảo mật dữ liệu ;

- Có các tính năng dự phòng và nâng cấp khi cần thiết.

Phần mềm kế toán của Dự án VNEN đã được cài đặt

và tập huấn sử dụng cho tất cả các Ban QLDA cấp tỉnh Nhóm 1 và Nhóm 2 Mọi vấn đề liên quan đến phần mềm

áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp tại Quyết định

số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư

số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính

sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Thực thi và tổ chức hệ thống chứng từ kế toán dự án cần đảm bảo :

Hệ thống chứng từ kế toán cần phản ánh tất cả các loại : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài sản cố định, công

cụ dụng cụ, nhân công và tiền lương, trong quá trình thực thi dự án

Đảm bảo khả năng kiểm soát và kiểm tra các chứng

từ chứng minh các hoạt động kinh tế phát sinh, các số

liệu, chữ ký và phê duyệt, kiểm tra các chứng từ liên

quan là cơ sở để lập ra các chứng từ chi tiêu (đặc biệt là

các chứng từ tại cấp trường)

Luân chuyển một cách hợp lý các chứng từ giữa các

bộ phận của ban QLDA cấp tỉnh cũng như giữa Ban QLDA

cấp tỉnh và cấp trường để thuận tiện cho việc hạch toán

và ghi sổ kế toán một cách kịp thời

Lưu trữ những chứng từ và các tài liệu hỗ trợ khác

trong quá trình sử dụng và đem vào lưu trữ khi năm tài

chính kết thúc theo đúng yêu cầu của các quy định hiện

hành

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

STT Tên chứng từ

Số hiệu chứng từ

ÁP DỤNG CHO Đơn vị có phân cấp

Ghi chú Cấp

trên

Cấp dưới HTDL

x x x x x

x x x x x

Giấy đi đường Biên bản điều tra tai nạn giao thông

Lệnh điều xe

Vật tư

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ

Biên bản kiểm kê, sản phẩm, VTHH

Phiếu kê mua hàng

Tiền tệ

Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Biên bản kiểm kê quỹ Biên bản kiểm kê quỹ Biên lai thu tiền

09-H

11-H 12-H 13-H

14-H

15-H

21-H 22-H 23-H 24-H 26a-H 26b-H 27-H

31-H

x

x x

x

x x x

x

x

x x x x x x x

x

x

x x

x

x x x

x

x

x x x x x x x

x

Uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm thu

e.2 Danh sách Sổ kế toán

* Sổ kế toán tổng hợp (Sổ kế toán quản trị theo yêu cầu

* Sổ kế toán chi tiết (Thống nhất theo mẫu biểu đã

được quy định trong Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC

ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính):

1 Sổ nhật ký chung - Mẫu số S03a-H

2 Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu số S11-H

3 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc - Mẫu số S12-H

8 Sổ chi tiết tài khoản - Mẫu số S43-H

9 Sổ chi tiết đề tài , tiểu dự án - Mẫu số N08-TK

Trưởng Ban QLDA cấp tỉnh

Chỉ có Giám đốc và Kế toán trưởng (Ban QLDA TƯ)

có quyền phê duyệt mọi chứng từ, hoá đơn của các trường thuộc Nhóm ưu tiên 3 Chỉ có Trưởng ban và phụ trách kế toán (BQL VNEN tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên 1 và 2)

có quyền phê duyệt mọi chứng từ, hoá đơn do các trường chuyển lên

Lưu giữ chứng từ, số liệu kế toán :

Để đảm bảo tính liên tục trong công việc theo sát

và xử lý các chứng từ, mỗi kế toán phải có trách nhiệm lưu các số liệu kế toán trong thời kỳ toán hiện thời của mình Trong các trường hợp đặc biệt do thay thế kế toán,

kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao đầy đủ và kịp thời cho kế toán mới mọi sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính cho kế toán mới bao gồm cả bản in đã được ký kết, đóng dấu đầy đủ và phần mềm kế toán đã hạch toán đến thời điểm bàn giao

Kết thúc năm tài chính, sau khi kiểm tra, đối chiếu số phát sinh, số dư với các bên liên quan và lập các báo cáo tài chính tất cả mọi chứng từ, số sách kế toán đều được sắp xếp, phân loại, đóng sổ, đóng dấu và lưu trữ tại Ban QLDA cấp tỉnh

Việc lưu trữ được tiến hành theo quy định của Chế

độ chứng từ, sổ sách kế toán của Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

4 Báo cáo tài chính

4.1 Báo cáo quyết toán theo quy định của Việt Nam

Hệ thống báo cáo quyết toán được lập và gửi định

kỳ theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC

ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư

số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính

Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính

sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/

QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Theo đó, các trường là đơn vị sử dụng Quỹ I và

Quỹ II sẽ có trách nhiệm tập hợp chứng từ chi tiêu đối với

mỗi hoạt động để từ đó lập Bảng kê thanh toán gửi BQL

VNEN cấp tỉnh Các chứng từ này là căn cứ để kế toán BQL

VNEN cấp tỉnh hoặc BQLDATƯ thực hiện ghi sổ kế toán

trên hệ thống phần mềm kế toán của Dự án, để từ đó lên

được các biểu mẫu báo cáo quyết toán theo quy định tại

Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC

Hàng năm, sau thời gian chỉnh lý quyết toán (31/01),

BQLDATƯ (chủ chốt là kiểm toán nội bộ) cùng với Vụ Kế

hoạch - Tài chính (Bộ GD&ĐT) có trách nhiệm thực hiện

công tác thẩm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán của các

Ban QLDA cấp tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên 1 và 2 theo quy

định tại Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của

Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông

báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ và

ngân sách các cấp

Công tác thẩm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán nhằm đánh giá hiệu lực của các quy định quản lý tài chính của Dự án trong thực tế, đồng thời xem xét tính hợp lệ của các khoản chi tiêu đã thực hiện tại địa phương và cũng là cơ hội để tăng cường năng lực cho các cán bộ có liên quan trong công tác quản lý tài chính - kế toán tại địa phương Biên bản thẩm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán

là căn cứ để Ban QLDA TƯ ban hành Thông tri phê duyệt quyết toán hàng năm, đây là căn cứ để BQLDATƯ tổng hợp báo cáo quyết toán toàn dự án trình Bộ GD&ĐT xem xét, phê duyệt

4.2 Báo cáo tài chính theo yêu cầu của Ngân hàng thế giới

a) Báo cáo quý

Các yêu cầu của Ngân hàng thế giới về báo cáo cơ bản là các báo cáo tài chính định kỳ theo Quý (IFR) Ban QLDA cấp tỉnh chuẩn bị báo cáo IFR hàng quý và nộp lên Ban QLDA TƯ trong vòng 25 ngày kể từ khi kết thúc quý

(Xem mẫu trong Phụ lục số 05)

b) Báo cáo năm (báo cáo tài chính của Dự án phục vụ

kiểm toán độc lập)Thời hạn nộp Báo cáo tài chính năm phục vụ kiểm toán độc lập của Dự án phải được gửi lên Ban QLDA TƯ trước ngày 01 tháng 3 hàng năm để đảm bảo thời gian

đối chiếu, xác nhận số liệu giữa Ban QLDA TƯ và Ban

• Các bằng chứng liên quan đến việc sử dụng tài

khoản vốn viện trợ và tài khoản lãi từ tài khoản

viện trợ như Sao kê tài khoản hàng quý và cả năm

• Biên bản kiểm tra công tác quản lý tài chính tại cấp

trường đối với mỗi lần thực hiện kiểm tra, giám sát

việc sử dụng kinh phí Dự án tại cấp trường

• Các báo cáo khác khi được Ban QLDA TƯ yêu cầu

5 Kiểm tra, giám sát

Kiểm tra/giám sát là một hoạt động liên tục và

thường xuyên của Dự án với mục đích kiểm tra, cập nhật

thông tin một cách trung thực, khách quan về kết quả

thực hiện một hoạt động nào đó (tiến độ, chất lượng, giải

ngân…) Mục đích của kiểm tra/giám sát là đưa ra nhận

định một cách hệ thống và khách quan về kết quả thực

hiện các chỉ tiêu, mục tiêu của dự án nào đó trên cơ sở kết quả của giám sát Nội dung chính là nhận xét về tính phù hợp giữa kết quả đầu ra đạt được và đầu vào cần có; mức

độ hoàn thành, hiệu quả, hiệu lực và tác động của dự án mang lại

5.1 Cơ chế kiểm tra, giám sát

Cơ chế kiểm tra, giám sát của Dự án được thiết lập

từ cấp trung ương đến địa phương với trọng tâm là việc kiểm tra, giám sát thực hiện tại cấp trường Cơ chế này bao gồm các công cụ như sau:

- Công khai dân chủ các thông tin liên quan đến

Dự án (tài chính, đấu thầu, tiến độ thực hiện, giải ngân) trên trang web của Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp

- Kiểm toán nội bộ

- Kiểm toán độc lập

- Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất

5.2 Phân công trách nhiệm

Bộ GD&ĐT (BQLDATƯ) có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Tài chính và Nhà tài trợ tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án tại các tỉnh tham gia Dự án Các tỉnh tham gia Dự án sẽ được kiểm tra ít nhất một lần trong thời gian

thực hiện Dự án Kiểm tra đột xuất sẽ được thực hiện khi

cần thiết theo yêu cầu của các cơ quan quản lý hoặc theo

yêu cầu của cơ quan kiểm toán

Sở GD-ĐT (Ban QLDA GPE-VNEN cấp tỉnh) có trách

nhiệm hoặc giao Phòng GD-ĐT hoặc giao nhiệm vụ cho

tư vấn VNEN (đối với các tỉnh Nhóm ưu tiên 1&2) tiến hành

kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực

hiện các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án tại

các trường tham gia Dự án Các trường tham gia Dự án sẽ

được kiểm tra ít nhất 1 lần/quý Kiểm tra đột xuất sẽ được

thực hiện khi cần thiết theo yêu cầu của các cơ quan quản

lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán Kết thúc mỗi

lần kiểm tra, giám sát cấp trường, cần hoàn thành Biên

bản kiểm tra công tác quản lý tài chính theo mẫu đính

kèm tại Phụ lục số 07

5.3 Cơ chế giám sát việc thực hiện Quỹ I và Quỹ II

Do Quỹ I và Quỹ II chiếm một số lượng lớn tổng kinh

phí Dự án GPE-VNEN và do cấp trường thực hiện nên

công tác giám sát thực hiện 2 Quỹ này đòi hỏi phải có sự

quan tâm đặc biệt Việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ này ở cấp

trường sẽ được giám sát thông qua các cơ chế như sau:

Công khai dân chủ các thông tin liên quan (số kinh

phí được phân bổ hàng năm, quy định sử dụng Quỹ, các

hạng mục chi tiêu hợp lệ, kế hoạch sử dụng kinh phí

2 Quỹ, báo cáo số kinh phí đã sử dụng, số còn lại hoặc

còn thiếu, ) trên trang web của dự án, trên bảng tin của

trường và trong cuộc họp Ban Đại diện cha mẹ học sinh

vào dịp đầu, giữa và cuối năm học Ngoài ra, khuyến khích Hiệu trưởng đề nghị chính quyền hoặc tổ chức đoàn thể địa phương thông báo đến các thành viên trong cộng đồng về những thông tin liên quan đến 2 Quỹ.

Kiểm toán nội bộ không chỉ thực hiện đối với các khoản chi đã thanh quyết toán mà quan trọng cũng cần thực hiện trong quá trình chi tiêu các Quỹ, qua đó vừa tăng cường năng lực cho cấp tỉnh và cấp trường, vừa hỗ trợ nâng cao hiệu quả sử dụng Quỹ

Giám sát, kiểm tra định kỳ của BQL VNEN cấp tỉnh phải đảm bảo mỗi trường được kiểm tra ít nhất một lần trong một quý Việc giám sát, kiểm tra định kỳ của Ban QLDA tỉnh sẽ tập trung vào việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ có đúng mục đích không, có hiệu quả không, có tuân thủ các hướng dẫn của Dự án không, Các kết quả giám sát, kiểm tra định kỳ của BQL VNEN cấp tỉnh sẽ được đưa vào trong báo cáo hàng quý do Ban QLDA tỉnh gửi Ban QLDA TƯ

Trách nhiệm của mỗi bộ phận như sau :

a) Giám sát, kiểm tra thường xuyên của chuyên gia tư vấn cấp tỉnh ở các tỉnh ưu tiên 1&2 (mỗi chuyên gia sẽ phụ trách khoảng 20-30 trường)

Tư vấn cấp tỉnh sẽ hỗ trợ thêm cho Ban QLDA cấp tỉnh trong kiểm tra việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ để đảm bảo mỗi trường trong mỗi Quý phải được kiểm tra, giám sát ít nhất một lần Nhiệm

vụ cụ thể được nêu rõ trong Điều khoản tham chiếu khi tuyển dụng chuyên gia tư vấn cấp tỉnh

Chuyên gia tư vấn cấp tỉnh sẽ báo cáo trực tiếp

kết quả giám sát, kiểm tra cho Ban QLDA cấp tỉnh

để sau đó Ban QLDA cấp tỉnh tổng hợp và gửi

cho Ban QLDA TƯ

b) Kiểm toán nội bộ: Ban QLDA TƯ có 04 chuyên gia

kiểm toán nội bộ Một trong những nhiệm vụ mà

chuyên gia kiểm toán nội bộ sẽ phải thực hiện là

tiến hành kiểm tra việc sử dụng 2 Quỹ với ít nhất

là 10% số trường trong toàn bộ thời gian thực

hiện dự án Các hoạt động này sẽ diễn ra hàng

quý và kết quả sẽ được trực tiếp trình bày trong

báo cáo kiểm toán nội bộ nộp cho Ban QLDA TƯ

và Ngân hàng thế giới

c) Kiểm toán độc lập: Ban QLDA TƯ sẽ thuê công ty

để thực hiện kiểm toán độc lập hàng năm Một

trong những nhiệm vụ mà công ty kiểm toán

độc lập sẽ phải thực hiện là tiến hành kiểm tra

việc sử dụng 2 Quỹ ở các trường Công việc này

sẽ được thực hiện hàng năm Số lượng trường

và danh sách các trường được kiểm tra sẽ được

quyết định trong quá trình thực hiện dự án

d) Giám sát, kiểm tra của Bộ GD&ĐT và Nhà tài trợ:

Bộ GD&ĐT và Nhà tài trợ tiến hành đánh giá tiến

độ thực hiện dự án mỗi năm hai lần Đây cũng là

những đợt mà Bộ GD&ĐT và Nhà tài trợ đến giám

sát, kiểm tra ở một số địa phương triển khai dự

án, trong đó có các trường VNEN

6 Kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án là những thủ tục, nguyên tắc được áp dụng thống nhất từ cấp Trung ương đến cấp trường nhằm mục đích:

• Bảo đảm an toàn cho nguồn vốn và tài sản của dự án

• Bảo đảm tính chính xác, tin cậy và an toàn của thông tin

• Nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách, quy định của dự án.Sau đây là những nguyên tắc trọng yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ dự án:

• Trách nhiệm của các nhân viên dự án phải được quy định rõ ràng

• Quyền phê duyệt được giới hạn theo chức năng của cán bộ dự án

• Phân tách trách nhiệm giữa các chức năng kiểm soát thu, chi, ghi chép sổ sách kế toán, giữ tiền Nhân viên giữ tiền mặt không tham gia ghi chép, kiểm soát thu chi và ngược lại

• Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được kiểm tra định kỳ và điều chỉnh khi cần thiết để thích ứng với tình hình thay đổi của hoạt động dự án

6.1 Các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt yêu cầu mỗi cấp

phải thiết lập được một văn hóa kiểm soát tốt có sự tham

gia của tất cả các thành viên của Dự án với sự hiểu biết và

ý thức tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội

bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ của Dự án bao gồm:

- Ban QLDA TƯ (trong đó Kế toán trưởng là một

thành viên): ban hành các hướng dẫn, chính sách,

quy trình và thủ tục quản lý tài chính, rà soát, sửa

đổi, phổ biến các chính sách cho các bộ phận triển

khai các thành phần của toàn bộ Dự án;

- Bộ phận Tài chính của Ban QLDA TƯ và Kế toán

của Sở GD-ĐT/BQL VNEN cấp tỉnh/Chuyên gia tư

vấn cấp tỉnh và các trường VNEN: thực hiện các

hoạt động kiểm soát nội bộ khi xử lý các nghiệp

vụ kế toán của Dự án theo đúng quy định;

- Kiểm toán nội bộ của Dự án: xây dựng các chương

trình kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán nội

bộ đối với Dự án và báo cáo các khuyến nghị cho

Bộ GD-ĐT/Ban QLDA TƯ và Ngân hàng thế giới;

- Kiểm toán độc lập: chịu trách nhiệm kiểm toán Dự

án, đánh giá môi trường kiểm soát, mức độ rủi ro,

đưa ra các kết quả đánh giá và khuyến nghị của

kiểm toán trong Thư quản lý gửi Bộ GD&ĐT/Ban

QLDA TƯ và Ngân hàng Thế giới