Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động củai doanh nghiệp.pdf

Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động củai doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Qua nghiên cứu, chúng ta đã nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con

người là vấn đề cốt lõi nhất, cũng đồng thời là vấn đề kinh tế, phức tạp nhất Khai

thác được những tiềm năng của nguồn lực con người chính là chìa khóa để mỗi

doanh nghiệp đạt được thành công trong sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc phân

chia và kết hợp với lợi ích phải được xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng Các lợi ích đó

bao gồm: lợi ích cá nhân người lao động, lợi ích của ông chủ (hay của doanh

nghiệp) và lợi ích xã hội Lợi ích vật chất của cá nhân người lao động được thể

hiện ở thu nhập của người đó

Thu nhập và tiền lương đối với người lao động là hai phạm trù kinh tế khác

nhau Tiền lương dùng để chỉ số tiền nhà nước trả cho người lao động trong khu

vực nhà nước thông qua các thang, bảng lương và phụ cấp Để tạo ra động lực to

lớn, giải phóng được sức sản xuất thì cần có quỹ tiền lương đủ lớn để chi trả cho

người lao động Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền lương đó theo cách

thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng pháp luật, kích thích tinh thần hăng say

làm việc và khả năng sáng tạo của mọi người lao động, phát huy tác dụng đòn bẩy

kinh tế của tiền lương trong sản xuất, đồng thời đảm bảo sản xuất kinh doanh có

lãi, lại là một vấn đề không đơn giản đối với các doanh nghiệp

Bưu điện Trung tâm 5 là đơn vị có nhiều đóng góp nỗ lực cho sự phát triển

vượt bậc của ngành Bưu điện Ngay từ những ngày đầu thành lập, Bưu điện Trung

tâm 5 đã tự khẳng định mình trên thương trường Công ty đã có những bước đi

vững chắc, phát triển một cách toàn diện và nhanh chóng hội nhập vào mạng lưới

thông tin quốc gia, quốc tế Những thành tựu của ngành Bưu điện nói chung và

của quốc gia nói riêng đã góp phần to lớn vào công việc của xã hội hóa thông tin

của đất nước

Là sinh viên lớp Kế toán – Kiểm toán Khoa Quản trị kinh doanh Trường

Đại học Dân lập Đông đô, qua thời gian thực tập tại Bưu điện Trung tâm 5, tôi đã

có điều kiện củng cố, tích lũy, làm sáng tỏ những kiến thức tiếp thu được trong

nhà trường về cách thức tổ chức, nội dung trình tự công tác trong các doanh

nghiệp Đồng thời, quá trình thực tập tốt ngiệp đã giúp tôi có thêm những kiến

thức thực tế về lĩnh vực mà tôi mong muốn tìm hiểu kỹ hơn Đó là vấn đề “Hạch

toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu

quả sử dụng người lao động tại doanh nghiệp.”

Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và kết luận

bao gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo

lương trong các doanh nghiệp

Chương II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty Bưu điện Gia lâm Hà nội

Chương III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương với viếc nâng

cao hiệu quả sử dụng người lao động

Vì lĩnh vực nghiên cữu này còn mới mẻ đối với bản thân tôi cho nên bản

báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót Tôi xin chân thành cảm ơn và rất

mong nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô giáo trong khoa

Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với sự hướng

dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của Thày giáo và Bưu điện Trung tâm 5 đã tạo mọi điều

kiện để tôi hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN

TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

I TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG

1 Khái niệm, nguồn gốc và bản chất của tiền lương

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao

các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động) Trong đó lao

động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu

lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có

ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình

Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trước hết cần phải bảo

đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải

được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động Tiền lương (tiền công) chính là phần

thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Mặt khác tiền

lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích

thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ Về

bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Nói cách

khác, tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy tăng năng xuất lao động

2 Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả

cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý Thành phần quỹ tiền lương bao

gồm nhiều khoản như lượng thời gian (ngày, tháng, giờ), lương sản phẩm, phụ

cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ…), tiền thưởng trong sản xuất Quỹ tiền lương

(hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành

tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết

theo tiền lương chính và tiền lương phụ

3 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp (chế độ tiền lương)

a Hình thức trả lương theo thời gian

Hình thức trả lương theo thời gian là hình thức trả lương theo thời gian làm

việc trong tháng, theo trình độ kỹ thuật và thang lương của công nhân viên

Chế độ trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán nhưng

nhược điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lượng, chưa quan tâm đến chất lượng

nên vai trò kích thích sản xuất của tiền lương hạn chế Để khắc phục nhược điểm

của phương pháp trả lương theo thời gian, người ta áp dụng trả lương theo thời

gian có thưởng

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn áp dụng hình thức trả lương theo thời gian để

trả cho đối tượng công nhân chưa xây dựng được định mức lao động cho công

việc của họ, hoặc cho công việc sản xuất những sản phẩm yêu cầu độ chính xác

cao

b Hình thức trả lương theo sản phẩm

Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo khối lượng

sản phẩm công việc đã hoàn thành trong tháng đảm bảo yêu cầu chất lượng và

đơn giá tính cho một đơn vị sản phẩm

Số lượng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép Đơn giá tiền công phụ

thuộc vào hai yếu tố: Cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công

việc đó

Trong giai đoạn hiện nay thì hình thức tiền lương sản phẩm đang là hình

thức tiền lương chủ yếu được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Để đảm

bảo hình thức tiền lương này có hiệu quả cần 4 điều kiện sau:

- Có hệ thống định mức chính xác

- Phải thường xuyên củng cố, hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất để đảm

bảo dây chuyền sản xuất luôn luôn cần đối

- Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất như: Việc cung cấp nguyên

liệu, bán thành phẩm, tổ chức sủa chữa thiết bị kịp thời khi hư hỏng và tổ chức

nghiệm thu sản phẩm kịp thời

- Hoàn thiện công tác thống kê kế toán, đặc biệt là công tác thống kê theo

dõi tình hình thực hiện mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức

Trong thực tế chúng ta thường áp dụng 4 hình thức trả lương theo sản phẩm

sau:

Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân:

Hình thức này được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong

điều kiện quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tương đối Đơn giá xác

định như sau:

ĐG = L/Q hoặc ĐG = L x T Trong đó: ĐG : Đơn giá sản phẩm

L : Lương theo cấp bậc

` Q : Mức sản lượng

T : Mức thời gian

Trả lương tính theo sản phẩm tập thể:

Là một hình thức tiền lương áp dụng cho những công việc nặng nhọc có

định mức thời gian dài, cá nhân từng người không thể làm được hoặc làm được

nhưng không thể đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lương sản phẩm tập thể

Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia lương sao

cho đảm bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình thực tế của từng công

nhân về sức khỏe, về sự cố gắng trong lao động

Trả lương theo sản phẩm gián tiếp:

Thường áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục vụ Khi áp

dụng hình thức này có hai tác dụng lớn:

Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công

nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc

thúc đẩy sản xuất phát triển Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bước:

Bước 1: Xác định đơn giá gián tiếp (ĐGGT)

ĐGGT = Sản lượng định mức bình quân của công nhân trực tiếp trong tháng

Lương cấp bậc tháng của gián tiếp

Bước 2: Tính lương sản phẩm gián tiếp (L)

L = Sản phẩm thực tế của

công nhân sản xuất

x đơn giá

gián tiếp

Lương theo sản phẩm lũy tiến:

Là một hình thức tiền lương sản phẩm nhưng dùng nhiều đơn giá khác nhau

để trả cho công nhân tăng sản lượng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những

sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản

phẩm vượt định mức thì trả theo đơn giá lũy tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá

chung) Chế độ lương này chỉ áp dụng vào thời điểm nhu cầu của thị trường cần

số lượng lớn sản phẩm

Song song với lương sản phẩm lũy tiến ta có lương sản phẩm lũy lùi Áp

dụng với trường hợp nguy cơ thị trường bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ

sản phẩm sản xuất ra Áp dụng lương sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và

kìm hãm nó

c Lương khoán

Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối

lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành

Để áp dụng lương khoán cần chú ý hai vấn đề sau: Tăng cường công tác

kiểm tra để đảm bảo đúng tiến độ lẫn chất lượng và thực hiện thật nghiêm chỉnh

chế độ khuyến khích lợi ích vật chất

4 Nội dung hạch toán tiền lương

a Nhiệm vụ hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán tiền lương trong các doanh

nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm

việc, nghỉ việc, ngừng việc… của người lao động để có căn cứ tính trả lương

- Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ tiền lương, tình hình chi trả quỹ

lương của doanh nghiệp Việc trích lập và chi trả các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

- Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán cho phí sản xuất, tính

giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan

b Tài khoản sủ dụng

Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334 (Phải trả nhân viên):

Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về

tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu

nhập của họ Nội dung của tài khoản này như sau:

Bên nợ:

- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên

- Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên

- Kết chuyển tiền lương công nhân, viên chức chưa lĩnh

Bên có:

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho các công nhân

viên chức

Dư Nợ (Nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức

Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho các công

nhân viên chức

c Trình tự và phương pháp hạch toán

Trình tự:

Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho

người lao động Hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền

lương” cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết

quả để tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản

tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các

khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh Khoản thanh toán về trợ

cấp BHXH cũng được lập tương tự Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và

ký, Giám đốc duyệt thì “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” sẽ được làm căn

cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động Thông thường tại các

doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được

chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản

khấu trừ và thu nhập Các khoản thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những

người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải

chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ

Phương pháp hạch toán:

- Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất

tiền lương phải trả cho công nhân viên (Bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp

khu vực, chức vụ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng…) và phân bổ cho các đối tượng sử

dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo

sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6271_Chi tiết cho phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân

xưởng

Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vị,

dịch vụ

Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả

- Khi tính ra tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả công nhân viên, kế toán

ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 622 (Hoặc TK 335)

Nợ TK 641, 642, 627

Có TK 334

- Thanh toán thù lao (Tiền công, tiền lương):

Việc thanh toán thù lao cho người lao động được khái quát bằng sơ đồ đối

ứng tài khoản chủ yếu sau:

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG

VÀ THANH TOÁN VỚI CÔNG NHÂN VIÊN

II TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ

a Khái niệm BHXH, BHYT, KPCĐ

Quỹ BHXH dùng để trợ cấp cho người lao động có thời gian đóng góp quỹ

trong các trường hợp họ mất khả năng lao động

Quỹ BHYT dùng để đài thọ cho những người lao động có thời gian đóng

góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh

Quỹ KPCĐ dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các

quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và việc hạch toán sử dụng các quỹ đó Các quỹ trên

được trích lập theo tỷ lệ quy định, nó được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp và có một tỷ lệ phần trăm đóng góp của người lao động

Trích trước TL nghỉ phép của CNSX

Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó khăn phải trả CNV

Chi trả TL, thưởng, BHXH, các khoản khác của CNV

BHXH phải trả CNV

về

b Sự hình thành và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng

số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (Chức vụ, khu vực, thâm liên…)

của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành, tỷ

lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp

Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, tai nạn,

hưu trí… Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý

Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh,

viện phí… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ Quỹ này được

hình thành bằng trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân

viên chức thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong

đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao động Còn

phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền, tiền công và phụ cấp đắt

đỏ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên…

thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh

doanh để hình thành KPCĐ Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%

c Nội dung hạch toán

Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng

kế toán phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng và các

phòng ban” căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người Trên bảng tính lương

cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số lương người lao

động còn được lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự

Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký rồi trình lên Giám đốc, nếu Giám

đốc duyệt thì “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” sẽ được làm căn cứ để

thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động

Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338 (Phải trả và nộp

khác): Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ

quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, doanh thu của khách hàng… Nội

dung của tài khoản này như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ

- Các khoản đã chi về KPCĐ

- Xử lý giá trị tài sản thừa

- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng

kỳ

Bên Có:

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định

- Các khoản đã trả, đã nộp hay đã thu hộ

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

- Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại

Dư Nợ (Nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán

Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và già trị tài sản thừa chờ xử lý

Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện bằng sơ đồ đối

ứng tài khoản sau:

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ

Chi tiêu KPCĐ tại doanh

nghiệp

Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ v o TL của người lao động Chi trả BHXH

cho người lao

động

BHXH phải trả cho CNV

TK 662, 627, 641,642

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau

khi đóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản

khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại

III HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC CỦA NGƯỜI LAO

ĐỘNG

Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ

tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh

doanh Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và

thưởng trong sản xuất kinh doanh (Thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng

tiết kiệm vật tư, sáng kiến ) Ngoài ra các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ

cấp cho người lao động có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau…

Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ quỹ khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi

từ quỹ phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 4311 (Thưởng thi đua)

Nợ TK 4312 (Trợ cấp khó khăn)

Có TK 334

Khi thanh toán tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên kế toán

ghi sổ theo định khoản:

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH

THEO LƯƠNG TẠI BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM 5

IV ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ, KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN

CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của Bưu điện Trung tâm 5 là Bưu điện Huyện Gia lâm là doanh

nghiệp Nhà nước, có tên giao dịch là GIALAM POST OFFICE, trụ sở dặt tại 147

Ngô Gia Tự - Đức Giang – Gia Lâm – Hà Nội, được thành lập theo quyết định số

4361/ QĐ - TCCB ngày 18 tháng 12 năm 1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty

Bưu chính - Viễn thông Việt Nam Bưu điện Gia lâm có nhiệm vụ quản lý, vận

hành, khai thác và phát triển mạng lưới Bưu chính – Viễn thông trên địa bàn, để

phục vụ và kinh doanh, đáp ứng đầy đủ, kịp thời mọi yêu cầu thông tin liên lạc

phục vụ sự chỉ đạo của cấp ủy Đảng, chính quyền, các cơ quan, ban ngành và nhu

cầu sử dụng của nhân dân trên địa bàn cũng như toàn Thành phố

Gia lâm là một Huyện ven đô ở cửa ngõ phía Bắc Thủ đô, địa bàn tương đối

rộng, những năm qua có tốc độ đô thị hóa nhanh, các khu công nghiệp mới ra đời,

sự phát triển Kinh tế – Xã hội và mức sống nhân dân chưa đồng đều giữa các

vùng Chính vì vậy yêu cầu mạng lưới Bưu chính – Viễn thông không ngừng phát

triển, đòi hỏi công tác quản lý, sản xuất, trình độ của lãnh đạo toàn thể CBCNV

Bưu điện Huyện Gia lâm cũng phải được nâng lên để theo kịp và hoàn thành xuất

sắc nhiệm vụ mà Bưu điện thành phố giao Những năm qua dưới sự chỉ đạo trực

tiếp của Đảng ủy và Giám Đốc BĐHN, sự giúp đỡ tạo điều kiện có hiệu quả của

Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, các ban ngành trên địa bàn Huyện và BĐHN, tập

thể CBCNV Bưu điện Huyện Gia lâm đã đoàn kết phấn đấu xây dựng đơn vị trở

thành một trong những đơn vị vững mạnh toàn diện, nhiều năm dẫn đầu trong

khối các Huyện, hoàn thành xuất sắc mọi chỉ tiêu kế hoạch được giao Ngay từ

đầu năm 2003, toàn thể CBCNV Bưu điện Huyện Gia lâm đã phát huy hết mọi

khả năng, với tinh thần thi đua lao động sáng tạo, quyết tâm phấn đấu hoàn thành

tốt kế hoạch trên giao Trình độ chuyên môn của CBCNV tính đến 31/12/2003,

100% đã được đào tạo qua các trường chuyên ngành: Có 57% trình độ Cao

đẳng_Đại học, 7% trình độ trung cấp, 36% đều đã qua các trường đào tạo chuyên

ngành

+ Nhận rõ chức năng nhiệm vụ của đơn vị, bám sát chủ trương định hướng

của ngành và BĐHN, lấy phục vụ tốt làm trọng tâm, tạo động lực cho sản xuất kinh

doanh phát triển Tranh thủ cao nhất, có hiệu quả sự lãnh đạo của BĐHN và Huyện

trong đầu tư phát triển mạng lưới Những năm qua Bưu điện Huyện Gia lâm đã:

+ Chú trọng đổi mới tổ chức sản xuất, bố trí hợp lý lao động, đổi mới

phong cách phục vụ, tổ chức vận động cán bộ công nhân viên thực hiện tốt chỉ thị

số 27/CT-ĐU của Đảng ủy Bưu điện Hà Nội

+ đẩy mạnh tiếp thị, tìm hiểu nắm bắt nhu cầu thị trường, đề ra chương

trình phát triển mạng lưới để vừa phục vụ tốt vừa kinh doanh đạt hiệu quả cao

+ Thường xuyên duy trì, củng cố sự đoàn kết nhất trí trong tập thể lãnh đạo

đơn vị, đề cao vai trò cá nhân, phát huy dân chủ, công khai làm rõ trách nhiệm và

quyền lợi của mọi người

+ Hợp lý hóa dây chuyền, tổ chức sản xuất hợp lý, giảm trung gian, không

ngừng nâng cao chất lượng mạng thông tin, cải tạo mạng đi dôi với phát triển

+ Quan tâm bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ và tăng cường các biện

pháp kiểm tra để phát hiện sai sót, có biện pháp uốn nắn kịp thời nên giữ vững chất

lượng thông tin và chất lượng các khâu nghiệp vụ

Cùng với đà phát triển của đất nước vào ngày 01/03/2004 Bưu điện Huyện

Gia lâm đổi tên thành Bưu điện Trung tâm 5 theo quyết định của Tổng Giám đốc

Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Giám đốc Bưu điện Hà Nội

(BĐHN) và có tên giao dịch là THE CENTER POST OFFICE 5

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Tại Việt Nam, Bưu điện được coi là một ngành cung cấp dịch vụ cơ sở hạ

tầng kinh tế xã hội phục vụ chính sách phát triển của Đảng và nhà nước trong việc

thực hiện đường lối chiến lược và sách lược về Kinh tế, Chính trị, Văn hóa, Xã

hội, An ninh - Quốc phòng Do vậy, Bưu chính Viễn thông của ta mang tính chất

vừa kinh doanh vừa phục vụ

Bưu điện Trung tâm 5 được Nhà nước mà trực tiếp là BĐHN quản lý nên

bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty do BĐHN tổ chức và quản

lý.cụ thể sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty như sau:

Giám đốc:

- Phụ trách chung

- Trực tiếp chỉ đạo các công tác sau:

+ Công tác tài chính, kế toán, kiểm toán

+ Công tác kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản

+ Công tác quản lý khối Bưu chính

Phó Giám đốc:

- Công tác TCCB – LĐTL

- Công tác kỹ thuật, các nghiệp vụ về Bưu chính và Phát hành Báo chí

- Công tác an toàn lao động

Các phòng ban chức năng:

Bộ phận sản xuất kinh doanh trực tiếp:

- Khai thác Đức giang, Gia lâm, Yên viên, Trâu quỳ

- Vận chuyển Bưu chính

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Bộ máy kế toán của công ty Bưu điện Trung tâm 5 hình thành và phát triển

cùng với sự ra đời và phát triển của công ty Bộ máy này được tổ chức gọn nhẹ,

phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty Do đặc điểm là một đơn vị

trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội và ngành Bưu chính Viễn thông Việt Nam lên

Khai thác

Đức

giang

Khai thác Gia lâm

Khai thác Yên viên

Khai thác Châu quỳ

Vận chuyển Bưu chính

KT

Phòng TC-PTTB

Phòng K.Soát

Phòng T.Hợ

p

Phòng

NV BC-P.GIÁM ĐỐC

được hạch toán toàn ngành, công tác kế toán của công ty mang tính chất độc lập

chưa đầy đủ

Bộ phận kế toán của Công ty sau khi đã hoàn thành các bảng cân đối kế

toán, báo cáo tài chính theo biểu mẫu quy định sẽ chuyển lên Phòng Kế toán Tài

chính của BĐHN là đơn vị ngành dọc quản lý trực tiếp Một chuyên viên chuyên

quản của Phòng Tài chính – Kế toán thống kê BĐHN chịu trách nhiệm theo dõi

hoạt động kế toán tài chính cho Công ty Sau khi các dữ liệu kế toán của các đơn

vị trực thuộc BĐHN, trong đó có Bưu điện Trung tâm 5 được tập hợp, cân đối,

kiểm tra…Phòng Tài chính – Kế toán Bưu điện Hà Nội sẽ tiếp tục báo cáo lên

Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam để xác định kết quả kinh doanh,

hạch toán lỗ lãi toàn ngành

Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty có chức năng giúp Giám đốc chỉ

đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước,

tổ chức thu thập và xử lý thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Thúc

đẩy việc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

doanh và thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định Sau đây là sơ đồ bộ

máy kế toán của Bưu điện Trung tâm 5:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Kế toán

Thanh

toán

Kế toán Tổng hợp

Kế toán Vật tư

Kế toán của các đơn vị trực thuộc

Kế toán Ngân

h ng

Kế toán

H ng hóa

Trong bộ máy kế toán ở Công ty, Kế toán trưởng là người đứng đầu, chịu

trách nhiệm chung về công tác kế toán tài chính của Công ty Phân công công việc

cụ thể trong phòng Kế toán Tài chính như sau:

- Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ viết phiếu thu chi, theo dõi thanh toán

- Kế toán ngân hàng: phụ trách tài khoản 112

- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ về mặt vật liệu, giá thành, tài sản cố

định, lập các báo biểu kế toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh

doanh vào cuối quý…

Các phần hành kế toán của Công ty tuy nhiệm vụ khác nhau nhưng giữa các

bộ phận có sự liên kết chặt chẽ, mật thiết trong phạm vi chức năng và quyền hạn

của mình

V THỰC TRẠNG LAO ĐỘNG, PHÂN PHỐI TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG

TY

1 Các loại lao động trong công ty

Lao động trong công ty có tính chuyên môn hóa rất cao Mỗi loại lao động

đảm nhiệm một lĩnh vực dịch vụ riêng biệt, ngoài bộ máy quản lý và các phòng

ban chức năng Công ty Bưu điện Trung tâm 5 có các loại lao động sau:

Các chuyên viên, kỹ sư, kỹ thuật viên phụ trách các vấn đề về kỹ thuật của

công ty

Nhân viên vận chuyển, nhân viên thu cước, nhân viên bảo vệ, nhân viên

lao công tạp vụ…

2 Hình thức lương hiện nay ở công ty

Như đã trình bày ở phần trước, Công ty Bưu điện Trung tâm 5 là đơn vị

trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội và tuân thủ quy định hạch toán toàn ngành của

ngành Bưu chính Quỹ tiền lương của Công ty được xác định căn cứ vào các yếu

tố: Mức độ thực hiện doanh thu trong tháng, đơn giá tiền lương Đơn giá tiền

lương của Công ty được cơ quan quản lý cấp trên là Bưu điện TP Hà Nội tính

toán Công thức xác định quỹ lương của Công ty như sau:

Quỹ lương thực hiện năm = Đơn giá tiền lương x Doanh thu thực hiện

Ví dụ: Trong năm 2000, đơn giá tiền lương của công ty là 41đ/1000đ doanh thu

Nghĩa là: với doanh thu thực hiện trong năm 42 tỷ, chất lượng loại I ta có thể tính

toán quỹ lương tối đa của công ty trong năm là: 42tỷ x 41/1000 = 1,722tỷ đồng

3 Thực trạng phân phối tiền lương tại Công ty trong 3 năm gần đây

Để phân tích tình hình phân phối tiền lương của Công ty ta có thể xem xét

các số liệu sau:

Quỹ lương thực hiện trong các năm: 2001, 2002, 2003

Năm Doanh thu

thực hiện

(Tỷ đồng)

Quỹ lương thực hiện (Tỷ đồng)

Đơn giá tiền lương thực hiện (/ 1000đ doanh thu)

Mức lương trung bình thực hiện (Triệu)

Theo như bảng số liệu trên thì mức chi phí tiền lương so với doanh thu

chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong doanh thu Tỷ lệ chi phí như trên rất có lợi cho sản xuất

kinh doanh (Ví dụ số liệu năm 2002: Lương 2,026 tỷ đồng so với 58 tỷ đồng

doanh thu, đạt 3%)

Nhìn vào bảng số liệu cho ta thấy đơn giá tiền lương (Tính trên 1000đ

doanh thu) liên tục giảm từ năm 2001 đến 2003, mặc dù doanh thu liên tục tăng

điều đó không tạo động lực để CBCNV trong toàn bộ Công ty tìm mọi cách để

nâng cao doanh thu, vượt kế hoạch ở mức cao hơn

Tại Bưu điện Trung tâm 5, quỹ lương thực hiện bao gồm 2 thành phần:

Lương chính sách và phần lương khoán

Phần lương chính sách gồm:

- Lương cấp bậc (sx) thực tế của CB-CNV

- Các loại phụ cấp khác

Phần lương khoán:

Là quỹ thực hịên sau khi đã trừ vào phần lương chính sách Phần lương

khoán được trả cho các bộ phận theo các chỉ tiêu khoán và phần lương khoán dựa

vào các chỉ tiêu khoán sau: Tổng hệ số chức danh của tổ (đội), mức độ hoàn thành

kế hoạch và chất lượng công tác

Việc thanh toán lương hàng tháng cho CNV được tiến hành thành 3 kỳ: 2

kỳ tạm ứng vào các ngày 05 và 15 hàng tháng, kỳ quyết toán vào ngày cuối tháng

Do đặc thù SXKD và hạch toán của Công ty và nhằm đảm bảo mức thu

nhập tương đối ổn định cho CNV Hàng tháng, kế toán lương căn cứ vào chất

lượng công tác của các đơn vị phân bổ quỹ lương cho các đơn vị từ tổng quỹ

lương tháng tạm tính của Công ty

Mức lương bình quân đầu người của mỗi tháng được tạm tính dựa trên cơ

sở mức độ hoàn thành doanh thu của tháng trước đó, có nghĩa là doanh thu của

tháng 2 sẽ được dùng làm căn cứ để tính lương tháng 3 Cần nhấn mạnh mức

lương bình quân đầu người hàng tháng chỉ là tạm tính vì chỉ đến thời điểm cuối

năm, sau khi khóa sổ kế toán và Bưu điện TP Hà Nội duyệt báo cáo doanh thu

thực hiện của Công ty thì Công ty mới có số liệu quỹ lương năm chính xác Từ

đó, kế toán lương mới có cơ sở quyết toán lương năm Nếu trong năm chưa chia

hết quỹ lương thì sẽ chia bổ sung lương khoán cho CNV trong Công ty

VI HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1 Hạch toán tiền lương

Hach toán tiền lương chính sách

Vào ngày đầu tiên của tháng các đơn vị thuộc Công ty hoàn thành bảng

chấm công của tháng trước, tập hợp các chứng từ hưởng lương BHXH và gửi tới

bộ phận kế toán để kiểm tra đối chiếu Trên cơ sở các chứng từ lao động tiền

lương, kế toán sẽ tính toán lương chính sách cho các đơn vị theo quy định và

Đối tượng đang trong thời gian thử việc hoặc tập sự được trả bằng 80%

mức lương nghề hoặc công việc được thỏa thuận trong hợp đồng thử việc hoặc

hợp đồng lao động

Tính các loại phụ cấp:

- Phụ cấp chức vụ lãnh đạo: Tính cho các chức vụ Giám đốc, Phó Giám đốc,

Trưởng Phó Phòng ban Chức năng

- Phụ cấp lưu động: Tính theo mức 3 hệ số 0,2 của mức lương tối thiểu

290.000đ là 58.000đ Nếu làm việc trên 4 giờ thì được tính cả ngày, nếu làm từ 2

đến 4 giờ thì được tính nửa ngày còn nếu dưới 2 giờ thì không được tính phụ cấp

Những ngày nghỉ việc như: Nghỉ lễ, ốm đau, điều trị, điều dưỡng…đều không

được hưởng phụ cấp lưu động

- Phụ cấp trách nhiệm: Cách tính trả phụ cấp:

Mức phụ cấp 1 tháng = Mức lương tối thiểu * Hệ số phụ cấp theo quy định

- Phụ cấp làm đêm: Tính theo công thức:

Phụ cấp = Tiền lương cấp bậc hoặc

chức vụ (Kể cả PC chức vụ)

x Số giờ làm đêm

x 30% (Hoặc

40%)

Số giờ tiêu chuẩn quy định trong tháng (208)

thực tế

Trong đó mức 30% áp dụng chung đối với những công việc không thường

xuyên làm việc vào ban đêm, mức 40% áp dụng đối với những công việc thường

xuyên làm việc về theo ca (Chế độ làm 3 ca)

Các chế độ phụ cấp khác như phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên ngành

thực hiện theo mức quy định của ngành Bưu điện: Có 4 mức (Hệ số: 0,1- 0,2-

0,3-0,4) so với mức lương tối thiểu

Công ty Bưu điện Trung tâm 5 áp dụng chương trình tính lương trên máy vi

tính Kế toán lương cập nhật số liệu, những thay đổi về bậc lương, hệ số phụ cấp,

những biến động về nhân sự (Nếu có) và in ra bảng tổng hợp thanh toán lương

chính sách

Sau đây là cách hạch toán lương chính sách tại một bộ phận cụ thể trong

công ty Bưu điện Trung tâm 5:

Ví dụ: Chị Lương Thị Liêu Chức danh: Thủ trưởng đơn vị Hệ số: 2,3

Lương cấp bậc = Hệ số lương cấp bậc x 290.000

= 2,3 x 290.000 = 667.000 Lương sx = 667.000/26 x 25 = 641.346 đ

Phụ cấp thâm liên = 290.000 x 0,1 = 29.000

Tổng lương chính sách = Lương sx + Phụ cấp

= 29000 + 641.346 = 673.046 đ Sau khi các đơn vị thanh toán tiền lương chính sách, kế toán ghi sổ chi tiết

TK 3341101 như sau: (Xem bảng 1_Phần phụ lục)

Hạch toán tiền lương khoán

Quỹ lương khoán của Công ty cũng như các đơn vị khác:

Σ Quỹ lương khoán của Cty = Σ Quỹ lương khoán - Σ Quỹ lương chính sách

Căn cứ để phân bổ lương khoán cho các đơn vị gồm: Nội quy lương khoán,

Σ Hệ số lương khoán theo chức danh của CBCNV trong đơn vị, hệ số chất lượng

= Σ Quỹ lương khoán của Công ty x Σ Hệ số lương

khoán phân phối của đơn vị

Σ Hệ số lương khoán theo chức danh

x Hệ số chất lượng

NỘI QUY LƯƠNG KHOÁN

PHẦN I: QUY ĐINH ĐỐI VỚI CÁC TẬP THỂ, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC BƯU

ĐIỆN HÀ NỘI:

Nguồn để trả lương bao gồm:

- Quỹ lương của đơn vị trực thuộc BĐHN giao

- Kết quả sản xuất kinh doanh khác

Phân cấp sử dụng quỹ tiền lương:

- Căn cứ vào quỹ lương kế hoạch được Tổng công ty giao sau khi đã để lại

5% lập quỹ lương dự phòng, Giám đốc Bưu điện TP Hà Nội giao quyền cho các

đơn vị quỹ tiền lương kế hoạch trên cơ sở các yếu tố sau:

+ Kế hoạch doanh thu của các đơn vị được Giám đốc giao

+ Lao động định biên

+ Các hệ số lương (Lương cấp bậc và các khoản phụ cấp lương)

- Quỹ lương dự phòng phải được phân bổ trước khi quyết toán năm tài

chính

- Quỹ tiền lương kế hoạch các đơn vị được giao tương ứng với tỷ lệ % hoàn

thành kế hoạch là 100% và bảo đảm chất lượng tốt Nếu không hoàn thành kế

hoạch và không đảm bảo chất lượng phải giảm trừ theo quy định của BĐHN

- Quỹ tiền lương gồm 2 phần:

+ Phần lương chính sách: Được trả căn cứ vào thời gian công tác, hệ số

lương cấp bậc, các khoản phụ cấp và lương Bưu chính xã (Nếu có)

+ Phần lương khoán: Chỉ sử dụng vào trả lương khoán cho CBCNV và

không được sử dụng vào bất kỳ mục đích nào

Cách phân phối lương khoán:

- Quỹ tiền lương khoán là quỹ tiên lương thực hiện sau khi đã trừ phần

lương chính sách Phần lương khoán được trả cho các đơn vị theo chỉ tiêu:

+ Doanh thu hoặc khối lượng nhiệm vụ được giao

+ Tổng hệ số chức danh của đơn vị

+ Chỉ tiêu chất lượng công tác

- Giám đốc giao quyền cho Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc xem xét tùy

thuộc chất lượng của từng đơn vị mà quyết định giao kế hoạch quỹ lương cho các

đơn vị cấp dưới và xây dựng công khai 1 bản quy đinh về chấm điểm chất lượng

công tác cho tổ

PHẦN II: PHÂN PHỐI THU NHẬP CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG:

Các chỉ tiêu khoán cá nhân:

- Hệ số chức danh cá nhân

- Điểm năng suất

- Chất lượng công tác

Cách tính lương khoán cá nhân:

Lương khoán cá nhân = Quỹ lương khoán tổ/ Tổng hệ số khoán cá nhân x Hệ

+ Tiền lương khoán

+ Các khoản thu nhập từ

sx khác

- Các khoản phải nộp theo quy định

PHẦN III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Thành lập hội đồng phân phối lương khoán:

- BĐHN có Hội đồng phân phối lương khoán gồm:

+ Giám đốc là chủ tịch Hội đồng

+ Chủ tịch Công đoàn là Phó chủ tịch Hội đồng

+ Bí thư hoặc Phó bí thư Đảng ủy là ủy viên

+ Trưởng phòng TCCB-LĐTL và một số phòng ban chức năng là ủy viên

+ Giúp việc Hội đồng có Tổ chuyên viên thường trực Hội đồng

- Tại các Công ty, Trung tâm, Bưu điện Huyện có Hội đồng phân phối lương

khoán ở cấp đơn vị cà có chuyên viên giúp việc Hội đồng

Phân công trách nhiệm và chế độ làm việc:

- Phân công trách nhiệm:

+ Lãnh đạo các đơn vị phải xem xét và xác định hệ số chức danh cho từng

cá nhân thuộc đơn vị mình căn cứ vào chức danh, nhiệm vụ công việc của mỗi

người

+ Các chức năng của từng đơn vị quản lý BĐHN cung cấp đầy đủ số liệu

chấm điểm cho Tổ thường trực Hội đồng đúng thời gian và lịch quy định theo biểu

thống nhất của từng loại nghiệp vụ

+ Các đơn vị trực thuộc phải tự gửi bảng chấm điểm các chỉ tiêu yêu cầu

để thường trực tập hợp, theo dõi, đối soát với bảng chấm điểm của các chức năng và

lập bảng tổng hợp trình Hội đồng

- Chế độ làm việc của Hội đồng:

+ Tập trung, dân chủ, Chủ tịch Hội đồng là người quyết định và chịu trách

nhiệm

+ Hàng tháng, nhóm thường trực tổng hợp số liệu và dự thảo quyết định

xếp loại chất lượng cho các đơn vị

+ Sau khi có quyết định, nếu có gì chưa rõ thì các đơn vị có quyền khiếu

nại để Hội đồng xem xét điều chỉnh vào tháng sau (Nếu có)

Quy đinh thời gian làm việc của Hội đồng:

- Hàng tháng, từ ngày 26 đến ngày 30 các đơn vị sản xuất và chức năng báo

cáo số liệu cho tổ thường trực Hội đồng lương khoán