Đề Tài Ứng Dụng Email Luân Chuyển Văn Bản, Tài Liệu Nội Bộ

BÁO CÁOĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG EMAIL LUÂN CHUYỂN VĂN BẢN, TÀI LIỆU NỘI BỘ Năm 2004... Nghiên cứu ứng dụng hệ thống email nội bộ vào việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội bộ.. Đưa ra các giải

BÁO CÁO

ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG EMAIL LUÂN CHUYỂN VĂN BẢN,

TÀI LIỆU NỘI BỘ

Năm 2004

Nội dung báo cáo

dụng Email trong việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội bộ.

phần mềm quản lý Email MS Outlook 2000

MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

1   Nghiên cứu ứng dụng hệ thống email nội bộ vào việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội bộ.

2 Đưa ra các giải pháp nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản nội bộ khi được luân chuyển qua hệ thống email nội bộ

3 Đưa ra các giải pháp bảo mật và an toàn thông tin

Tiến trình thông tin quản lý

Tiếp nhận

Thông

điệp

quản

lý

Mã hoá

Giải mã

Nhận thông điệp

Truyền tin

Thông tin phản hồi

Phương pháp truyền thống

Phương pháp Email

Phương pháp Email

Các giao thức Email:

1/ IMAP (Internet Mail Access Protocol) giao thức này lấy bản copy của thư về hòm thư cá nhân, người sử dụng không xóa được thư trên máy chủ

2/ POP3 (Post Office Protocol):

a POP3: Mặc định lấy thư trên máy chủ về và không lưu lại bản gốc

b.  POP3 cải tiến: Cho phép lấy bản copy về, và có thể xóa thư lưu trên máy chủ khi bấm "Empty Deleted Item" folder

3/ HTTP (Hyper Text Transfer Protocol): Sử dụng tính năng webmail trên Microsoft Exchange Server Người sử dụng truy cập trực tiếp vào hộp thư trên máy chủ thông qua web

NGƯỜI GỬI

Máy chủ thư (Email Server)

Dinhtam@yahoo.com

NGƯỜI NHẬN

Máy chủ thư (Email Server)

Abc@hotmail.com

Phương pháp truyền thống Phương pháp Email

• Ưu điểm:

• Văn bản, tài liệu được in ra giấy, có các

dấu hiệu (sign) của người gửi văn bản.

• Có thể lưu trữ để làm bằng chứng pháp

lý khi cần thiết.

• Dễ sử dụng – Tâm lý quen dùng

• Nhược điểm

• Tốc độ truyền tin chậm, đặc biệt tại

những tổ chức có các đơn vị thành viên

đóng trên các địa bàn xa nhau.

• Chi phí văn phòng và chi phí truyền tin

lớn.

• Người nhận phải có mặt tại bàn làm việc.

• Chỉnh sửa bản thảo khó khăn.

• Ưu điểm:

• Tốc độ truyền tin nhanh bất chấp khoảng cách địa lý

• Thông điệp gửi đến nhiều địa chỉ trong cùng một

lúc.

• Người gửi và người nhận văn bản không nhất

thiết phải có mặt tại bàn làm việc.

• Người gửi văn bản có thể biết người nhận đã đọc

hay chưa và biết chính xác thời điểm đọc văn bản.

• Đỡ tốn kém giấy mực, chi phí văn phòng

• Chỉnh sửa bản thảo dễ dàng.

• Nhược điểm

• Không có các dấu hiệu của người gửi trên văn bản

• Khó sử dụng

• Khó đảm bảo về mặt lưu trữ

Phương pháp truyền thống Phương pháp Email

1   Nghiên cứu ứng dụng hệ thống email nội bộ vào việc

luân chuyển văn bản, tài liệu nội bộ.

• Việc ứng dụng hệ thống Email nội bộ vào việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội bộ như một môi trường truyền tin là hoàn toàn khả thi Vì:

1 Hầu hết máy tính tại các phòng ban đã được nối mạng

2 Đã có máy chủ Email và hiện tại hệ thống mail đang vận hành không cần đầu tư thêm phần cứng cũng như phần mềm.

3 Các thông điệp bằng văn bản có thể gửi bằng hình thức “gửi kèm email” (Attach file)

4 Người gửi và người nhận có thể truy cập hộp thư bằng các phần mềm có sẵn trên thị trường hoặc truy cập trực tiếp bằng webmail (Giao thức HTTP).

5 Có thể tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý email tại đơn vị

GIẢI QUYẾT CÁC MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

2 Các giải pháp nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản nội bộ khi được luân chuyển qua hệ thống email nội bộ

• Nghiên cứu thực tế hệ thống Email cho thấy:

• Các Email thực chất được lưu trữ trên máy chủ thư, mỗi cá nhân

sở hữu và sử dụng một hộp thư riêng và một địa chỉ email xác đinh bằng khoá (mật khẩu).

• Người nhận không thể chỉnh sửa được nội dung thông điệp gốc

của người gửi.

• Người gửi có thể lưu giữ bản gốc trong thư mục Sent Item để làm

chứng cứ pháp lý Có thể dùng để đối chiếu khi cần thiết.

GIẢI QUYẾT CÁC MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

Phương pháp Email

Các giao thức Email:

1/ IMAP (Internet Mail Access Protocol) giao thức này lấy bản copy của thư về hòm thư cá nhân, người sử dụng không xóa được thư trên máy chủ

2/ POP3 (Post Office Protocol):

a POP3: Mặc định lấy thư trên máy chủ về và không lưu lại bản gốc

b.  POP3 cải tiến: Cho phép lấy bản copy về, và có thể xóa thư lưu trên máy chủ khi bấm "Empty Deleted Item" folder

3/ HTTP (Hyper Text Transfer Protocol): Sử dụng tính năng webmail trên Microsoft Exchange Server Người sử dụng truy cập trực tiếp vào hộp thư trên máy chủ thông qua web

NGƯỜI GỬI

Máy chủ thư (Email Server)

Dinhtam@yahoo.com

NGƯỜI NHẬN

Máy chủ thư (Email Server)

Abc@hotmail.com

3 Các giải pháp bảo mật và an toàn thông tin

• Nâng cao ý thức bảo mật thông tin, an toàn thông tin, bảo mật

mạng, an toàn mạng đến từng người sử dụng.

• Nâng cao trình độ chuyên môn của quản trị mạng

• Có chiến lược sao lưu dữ liệu hợp lý.

GIẢI QUYẾT CÁC MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

Phương pháp truyền thống Phương pháp Email

Phương pháp truyền thống Phương pháp Email

Kiến nghị Phạm vi ứng dụng đề tài

(Phạm vi ứng dụng email luân chuyển công văn, tài liệu nội bộ)

Provisional Program Chương trình hội nghị

CẤP A

CẤP B1 CẤP B2 CẤP B3

Luồng thông tin quản lý trong tổ chức

Cấp C1

Cấp C2

Cấp C3

Cấp C4

Cấp C5

Cấp C6

Cấp C7

Cấp C8

Cấp C9

Thông tin ngang

Thông tin xuống dưới

Thông tin chéo

Thông tin lên trên

Provisional Program Chương trình hội nghị Cấp ứng dụng

CẤP A

CẤP B1 CẤP B2 CẤP B3

Cấp C1

Cấp C2

Cấp C3

Cấp C4

Cấp C5

Cấp C6

Cấp C7

Cấp C8

Cấp C9

Đường giới hạn luân chuyển thông tin bằng Email

Phạm vi ứng dụng đề tài

(Phạm vi ứng dụng email luân chuyển công văn, tài liệu nội bộ)

• Thông tin ngang

• Thông tin chéo

• Thông tin lên trên

(Giới hạn đến cấp

phòng, ban, phân

xưởng)

• Các thông báo, giấy mời,

tài liệu kỹ thuật…

• Các bản góp ý chỉnh sửa

quy trình…

• Các văn bản do nhân

viên soạn thảo gửi đến cấp phòng để chỉnh lý trước khi trình Giám đốc.