Giáo trình tin học dùng cho sinh viên hệ đh

Trong tin học, người ta thường sử dụng các đơn vị đo thông tin lớn hơn như sau: Sơ đồ tổng quát của một quá trình xử lý thông tin Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính hay bằng c

GIÁO TRÌNH

(Lưu hành nội bộ)

TIN HỌC

(Dành cho sinh viên hệ ĐH)

Tác giả biên soạn: ThS Nguyễn Duy Linh

1.1 Thông tin và xử lý thông tin 3

1.2 Máy tính điện tử 4

1.3 Biểu diễn thông tin trong máy tính điện tử 9

CHƯƠNG II HỆ ĐIỀU HÀNH 11

2.1 Các khái niệm cơ bản về Hệ điều hành 11

2.2 Hệ điều hành Windows 11

2.3 Một số chương trình ứng dụng trên Windows 15

2.4 Chương trình tiện ích Windows Explorer 21

BÀI TẬP 22

CHƯƠNG III CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 25

3.1 Giới thiệu Microsoft Word 25

3.2 Các thành phần của cửa sổ Microsoft Word 30

3.3 Các thao tác cơ bản về soạn thảo văn bản 31

3.4 Đinh dạng và xử lý văn bản 34

3.5 Chèn các đối tượng và đồ họa 50

3.6 Xử lý bảng biểu 55

3.7 Các chức năng tiện ích 59

BÀI TẬP 70

CHƯƠNG IV BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL 76

4.1 Giới thiệu Microsoft Excel 76

4.2 Các thao tác xử lý dữ liệu bảng tính 79

4.4 Hàm số 88

4.5 Chèn các đối tượng và đồ họa 93

4.6 Cơ sở dữ liệu 96

4.7 In ấn 98

BÀI TẬP 102

TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

đài, xem phim, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến người khác, để nhận được thêm thông tin mới Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tượng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, giúp cho họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất

Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con

người

Dữ liệu (data) là sự biểu diễn của thông tin và được thể hiện bằng các tín hiệu vật lý

Thông tin chứa đựng ý nghĩa còn dữ liệu là các sự kiện không có cấu trúc và không có ý nghĩa nếu chúng không được tổ chức, xử lý

Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống ghi nhận dữ liệu, xử lý chúng để tạo nên

thông tin có ý nghĩa hoặc dữ liệu mới

Hệ thống thông tin

Đơn vị đo thông tin

Đơn vị dùng để đo thông tin gọi là bit Một bit tương ứng với một chỉ thị hoặc một thông báo nào đó

về sự kiện có 1 trong 2 trạng thái có số đo khả năng xuất hiện đồng thời là Tắt (Off) / Mở (On) hay Đúng (True) / Sai (False)

Ví dụ: Một mạch đèn có 2 trạng thái là:

- Tắt (Off) khi mạch điện qua công tắc là hở

- Mở (On) khi mạch điện qua công tắc là đóng

Số học nhị phân sử dụng hai ký số 0 và 1 để biểu diễn các số Vì khả năng sử dụng hai số 0 và 1 là như nhau nên một chỉ thị chỉ gồm một chữ số nhị phân có thể xem như là đơn vị chứa thông tin nhỏ nhất

Bit là chữ viết tắt của BInary digiT Trong tin học, người ta thường sử dụng các đơn vị đo thông tin

lớn hơn như sau:

Sơ đồ tổng quát của một quá trình xử lý thông tin

Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính hay bằng con người đều được thực hiện theo một quy trình sau:

Dữ liệu (data) được nhập ở đầu vào (Input) Máy tính hay con người sẽ thực hiện quá trình xử lý nào

đó để nhận được thông tin ở đầu ra (Output) Quá trình nhập dữ liệu, xử lý và xuất thông tin đều có thể được lưu trữ

Xuất Nhập

Nhập

Mô hình tổng quát quá trình xử lý thông tin

Xử lý thông tin bằng máy tính điện tử

Thông tin là kết quả bao gồm nhiều quá trình xử lý các dữ liệu và thông tin có thể trở thành dữ liệu mới để theo một quá trình xử lý dữ liệu khác tạo ra thông tin mới hơn theo ý đồ của con người Con người có nhiều cách để có dữ liệu và thông tin Người ta có thể lưu trữ thông tin qua tranh vẽ, giấy, sách báo, hình ảnh trong phim, băng từ, Trong thời đại hiện nay, khi lượng thông tin đến với chúng ta càng lúc càng nhiều thì con người có thể dùng một công cụ hỗ trợ cho việc lưu trữ, chọn lọc và xử lý lại thông tin gọi là máy tính điện tử (Computer) Máy tính điện tử giúp con người tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tăng độ chính xác cao trong việc tự động hóa một phần hay toàn phần của quá trình xử lý dữ liệu hay thông tin

1.1.2 Tin học (informatics)

Các lĩnh vực nghiên cứu của Tin học

Tin học (Informatics) được định nghĩa là ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp, công nghệ

và kỹ thuật xử lý thông tin tự động Công cụ chủ yếu của tin học là máy tính điện tử và các thiết bị truyền tin khác Việc nghiên cứu chính của tin học nhắm vào hai kỹ thuật phát triển song song:

− Kỹ thuật phần cứng (hardware engineering): nghiên cứu chế tạo các thiết bị, linh kiện điện tử,

công nghệ vật liệu mới hỗ trợ cho máy tính và mạng máy tính, đẩy mạnh khả năng xử lý toán học

và truyền thông thông tin

− Kỹ thuật phần mềm (software engineering): nghiên cứu phát triển các hệ điều hành, ngôn ngữ lập

trình cho các bài toán khoa học kỹ thuật, mô phỏng, điều khiển tự động, tổ chức dữ liệu và quản lý

1.2.1 Lịch sử của máy tính điện tử

Do nhu cầu cần tăng độ chính xác và giảm thời gian tính toán, con người đã quan tâm chế tạo các công cụ tính toán từ xưa: bàn tính tay của người Trung Quốc, máy cộng cơ học của nhà toán học Pháp Blaise Pascal (1623 - 1662), máy tính cơ học có thể cộng, trừ, nhân, chia của nhà toán học Đức Gottfried Wilhelmvon Leibniz (1646 - 1716), máy sai phân để tính các đa thức toán học

Thế hệ 2 (1958 - 1964): máy tính dùng bộ xử lý bằng đèn bán dẫn, mạch in Máy tính đã có

chương trình dịch như Cobol, Fortran và hệ điều hành đơn giản Kích thước máy còn lớn, tốc độ tính khoảng 10.000 -100.000 phép tính/s Điển hình như loại IBM-1070 (Mỹ) hay MINSK (Liên Xô cũ),

Thế hệ 3 (1965 - 1974): máy tính được gắn các bộ vi xử lý bằng vi mạch điện tử cỡ nhỏ có thể

có được tốc độ tính khoảng 100.000 - 1 triệu phép tính/s Máy đã có các hệ điều hành đa chương trình, nhiều người dùng đồng thời hoặc theo kiểu phân chia thời gian Kết quả từ máy tính có thể in

ra trực tiếp ở máy in Điển hình như loại IBM-360 (Mỹ) hay EC (Liên Xô cũ),

Thế hệ 4 (1974 - 1990): máy tính bắt đầu có các vi mạch đa xử lý có tốc độ tính hàng chục triệu

đến hàng tỷ phép tính/s Giai đoạn này hình thành 2 loại máy tính chính: máy tính cá nhân để bàn (Personal Computer - PC) hoặc xách tay (Laptop hoặc Notebook computer) và các loại máy tính chuyên nghiệp thực hiện đa chương trình, đa xử lý, hình thành các hệ thống mạng máy tính (Computer Networks), và các ứng dụng phong phú đa phương tiện

Thế hệ 5 (1990 - nay): bắt đầu các nghiên cứu tạo ra các máy tính mô phỏng các hoạt động của

não bộ và hành vi con người, có trí khôn nhân tạo với khả năng tự suy diễn phát triển các tình huống nhận được và hệ quản lý kiến thức cơ bản để giải quyết các bài toán đa dạng

1.2.2 Phân loại máy tính điện tử:

• Phân loại truyền thống:

– Máy vi tính (Microcomputer)

– Máy tính nhỏ (Minicomputer)

– Máy tính lớn (Mainframe Computer)

– Siêu máy tính (Supercomputer)

• Phân loại máy tính hiện đại

– Máy tính để bàn (Desktop Computers)

– Máy chủ (Servers)

– Máy tính nhúng (Embedded Computers)

Máy tính để bàn (Desktop Computers)

• Là loại máy tính phổ biến nhất

• Các loại máy tính để bàn

– Máy tính cá nhân (Personal Computer – PC)

– Máy tính trạm làm việc (Workstation Computer)

• 1981: IBM giới thiệu máy tính IBM-PC sử dụng bộ xử lý Intel 8088

• 1984: Apple đưa ra máy tính Macintosh sử dụng bộ xử lý Motorola 68000

Máy chủ (Servers)

• Thực chất là máy phục vụ

• Dùng trong mạng theo mô hình Client/Server (Khách hàng/Người phục vụ)

• Tốc độ và hiệu năng tính toán cao

• Dung lượng bộ nhớ lớn

• Độ tin cậy cao

Máy tính nhúng (Embedded Computers)

• Được đặt trong thiết bị khác để điều khiển thiết bị đó làm việc

• Được thiết kế chuyên dụng

1.2.3 Các khối chức năng và các bộ phận chính của máy tính điện tử

Mỗi loại máy tính có thể có các hình dạng hoặc cấu trúc khác nhau, tùy theo mục đích sử dụng nhưng nhìn một cách tổng quát, máy tính điện tử là một hệ xử lý thông tin tự động gồm 3 phần chính:

* Bộ xử lý trung ương (CPU - Central Processing Unit)

* Khối bộ nhớ (Memory): để chứa chương trình và dữ liệu

* Khối vào ra (Input/Output): bao gồm màn hình, máy in, bàn phím,

 Sơ đồ cấu trúc máy tính điện tử

1.2.3.1 Bộ lý trung ƣơng (CPU)

Bộ xử lý trung ương chỉ huy các hoạt động của máy tính theo lệnh và thực hiện các phép tính CPU có 3 bộ phận chính: khối điều khiển, khối tính toán số học và logic và một số thanh ghi

· Khối điều khiển (CU: Control Unit) là trung tâm điều hành máy tính Nó có nhiệm vụ giải mã các

lệnh, tạo ra các tín hiệu điều khiển công việc của các bộ phận khác của máy tính theo yêu cầu của người sử dụng hoặc theo chương trình đã cài đặt

· Khối tính toán số học và logic (ALU: Arithmetic-Logic Unit) bao gồm các thiết bị thực hiện các

phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia, ), các phép tính logic (AND, OR, NOT, XOR) và các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng nhau, )

· Các thanh ghi (registers) được gắn chặt vào CPU bằng các mạch điện tử làm nhiệm vụ bộ nhớ

trung gian Các thanh ghi mang các chức năng chuyên dụng giúp tăng tốc độ trao đổi thông tin trong máy tính

Ngoài ra, CPU còn được gắn với một đồng hồ (clock) hay còn gọi là bộ tạo xung nhịp Tần số đồng

hồ càng cao thì tốc độ xử lý thông tin càng nhanh Thường thì đồng hồ được gắn tương xứng với cấu hình máy và có các tần số dao động (cho các máy PC 386 DX trở lên) là 33 MHz, 66 MHz, 100

MHz, 120 MHz, 133 MHz, hoặc cao hơn

1.2.3.4 Bộ nhớ

Bộ nhớ là thiết bị lưu trữ thông tin trong quá trình máy tính xử lý Bộ nhớ bao gồm bộ nhớ trong

và bộ nhớ ngoài

Bộ nhớ trong gồm ROM và RAM :

- ROM (Read Only Memory) là Bộ nhớ chỉ đọc thông tin dùng để lưu trữ các chương trình hệ thống, chương trình điều khiển việc nhập xuất cơ sở (ROM-BIOS : ROM-Basic Input/Output System) Thông tin được giữ trên ROM thường xuyên ngay cả khi mất điện Bộ nhớ này được các công ty sản xuất máy tính cài đặt sẵn trên máy thường có kích cỡ 16 KB (loại IBM PC XT), hoặc 32 KB, 64 KB (loại IBM PC AT) Người sử dụng máy tính không thể tự thay đổi nội dung thông tin trong ROM

- RAM (Random Access Memory) là Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên, được dùng để lưu trữ dữ kiện và chương trình trong quá trình thao tác và tính toán RAM có đặc điểm là nội dung thông tin chứa

có các loại đĩa từ sau:

- Ðĩa cứng (hard disk): có nhiều loại dung lượng từ vài trăm đến vài ngàn MB, đến nay đã có đĩa cứng hơn vài trăm GB

- Ðĩa mềm (floppy disk): phổ biến có 2 loại đĩa có đường kính 5.25 inches (dung lượng 360 KB hoặc 1.2 MB) và loại 3.5 inches (dung lượng 720 KB hoặc 1.44 MB)

Ðĩa mềm máy tính loại 3.5 inches và 5.25 inches

- Ðĩa quang (Compact disk): loại 4.72 inches có dung lượng vào khoảng 600 MB Ðĩa quang thường chỉ được đọc và không ghi được (CD-ROM) là thiết bị phổ biến với các phần mềm phong phú mang nhiều thông tin, hình ảnh, âm thanh không thể thiếu được trong các phương tiện đa truyền thông (multimedia)

Tốc độ quay của đĩa mềm 5.25 in khoảng 300 vòng/phút, đĩa 3.5 in khoảng 600 vòng/phút Tốc độ quay của đĩa cứng rất cao thường đạt trên 3600 vòng/phút Vì vậy, thông tin chứa trên đĩa cứng sẽ được truy cập nhanh hơn trên đĩa mềm rất nhiều

Hiện nay trên thị trường còn có loại đĩa nén, có kích thước như loại đĩa 1.44 MB, nhưng có dung lượng đến 100 MB và dễ dàng mang đi các nơi

1.2.4 Các thiết bị ngoại vi

Các thiết bị nhập thông tin chính:

- Bàn phím (Keyboard): là thiết bị nhập dữ liệu và câu lệnh, bàn phím máy vi tính phổ biến hiện nay

+ Nhóm phím chức năng (function key): gồm các phím từ F1 đến F12 và các phím khác như

(phím di chuyển từng điểm), phím PgUp (lên trang màn hình), PgDn (xuống trang màn hình), Insert (chèn), Delete (xóa), Home (về đầu), End (về cuối),

+ Nhóm phím đệm số (numeric keypad) như NumLock (cho các ký tự số), CapsLock (tạo các chữ in), ScrollLock (chế độ cuộn màn hình) thể hiện ở các đèn chỉ thị

Ngoài 3 phím có đèn chỉ thị trên ta còn các nút điều khiển sau:

- Phím Enter: nút thi hành lệnh hoặc xuống hàng

- Phím Space: thanh dài nhất, tạo ký tự rỗng

- Phím PrintScreen: nút in nội dung màn hình ra giấy

- Phím Pause: dừng thi hành chương trình

- Phím Ctrl (Control) và Alt (Alternate): là phím dùng để phối hợp các phím khác tùy chương trình

sử dụng

- Phím Esc (Escape): phím thoát, được dùng khi có chỉ định rõ

- Phím Tab: phím nhảy cách, thường 8 khoảng (khoảng nhảy có thể khác đi tùy chương trình hay người sử dụng định)

- Con chuột (Mouse): là thiết bị cần thiết phổ biến hiện nay, nhất là các máy tính chạy trong môi trường Windows

Con chuột có kích thước vừa nắm tay di chuyển trên một tấm phẳng (mouse pad) theo hướng nào thì dấu nháy hoặc mũi tên trên màn hình sẽ di chuyển theo hướng đó tương ứng với vị trí của của viên

bi hoặc tia sáng (optical mouse) nằm dưới bụng của nó Một số máy tính có con chuột được gắn trên bàn phím

Con chuột

- Máy quét (scanner): là thiết bị dùng để nhập văn bản hay hình vẽ, hình chụp vào máy tính Thông tin nguyên thủy trên giấy sẽ được quét thành các tín hiệu số tạo thành các tập tin ảnh (image file) Scanner đi kèm với phần mềm để nhận diện các tập tin ảnh hoặc văn bản

Máy quét

- Digitizer: dùng để nhập dữ liệu đồ họa theo tọa độ X-Y vào máy tính, thường được dùng trong vẽ bản đồ

- Bút quang (Light pen): dùng nhập điểm bằng cách chấm lên màn hình

- Touch screen: màn hình đặc biệt có thể dùng ngón tay để chạm lên các điểm

Các thiết bị xuất thông tin chính:

- Màn hình (Screen hay Monitor): là thiết bị xuất chuẩn, dùng để thể hiện thông tin cho người sử dụng xem

Màn hình

Thông tin được thể hiện ra màn hình bằng phương pháp ánh xạ bộ nhớ (memory mapping), với cách này màn hình chỉ việc đọc liên tục bộ nhớ và hiển thị (display) bất kỳ thông tin nào hiện có trong vùng nhớ ra màn hình Vì vậy để xuất thông tin ra màn hình ta chỉ cần xuất ra vùng nhớ tương ứng

- Máy in (printer): là thiết bị xuất để đưa thông tin ra giấy Máy in phổ biến hiện nay là loại máy in

ma trận điểm (dot matrix) loại 9 kim và 24 kim, máy in phun mực, máy in laser trắng đen hoặc màu

Máy in

- Máy vẽ (plotter): loại máy đặc biệt dùng các bút màu để vẽ đồ họa, chữ

- Ðĩa từ, băng từ (diskette, tape) : dùng để chứa thông tin xuất

1.3 Biểu diễn thông tin trong máy tính điện tử

Hệ đếm là tập hợp các ký hiệu và quy tắc sử dụng tập ký hiệu đó để biểu diễn và xác định các giá trị các số Mỗi hệ đếm có một số ký số (digits) hữu hạn Tổng số ký số của mỗi hệ đếm được gọi là cơ

số (base hay radix), ký hiệu là b

Hệ đếm phổ biến hiện nay là hệ đếm thập phân

1.3.1 Hệ đếm thập phân (Decimal system)

Hệ đếm thập phân hay hệ đếm cơ số 10 là một trong các phát minh của người Ả rập cổ, bao gồm 10

ký số theo ký hiệu sau: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

Trong ngành Toán - Tin học hiện nay phổ biến 4 hệ đếm như sau :

1.3.2 Hệ đếm nhị phân (Binary number system)

Với b = 2, chúng ta có hệ đếm nhị phân Ðây là hệ đếm đơn giản nhất với 2 chữ số là 0 và 1 Mỗi

tạp hơn thì cần kết hợp nhiều bit với nhau

Ta có thể chuyển đổi hệ nhị phân theo hệ thập phân quen thuộc

Ví dụ: Số sẽ tương đương với giá trị thập phân là :

Như vậy:

11101.11(2) = 1x16 + 1x8 + 1x4 + 0x2 + 1x1 + 1x0.5 + 1x0.25 = 29.75 (10)

tương tự số 10101 (hệ 2) sang hệ thập phân sẽ là:

10101(2) = 1x24 + 0x23 + 1x22 + 0x21 + 1x20 = 8 + 0 + 4 + 0 + 1 = 13(10)

- Thực hiện các lệnh theo yêu cầu của người sử dụng máy tính,

- Quản lý, phân phối và thu hồi bộ nhớ ,

- Điều khiển các thiết bị ngoại vi như ổ đĩa, máy in, bàn phím, màn hình,

- Quản lý tập tin,

Hiện nay có nhiều hệ điều hành khác nhau như MS-DOS, UNIX, LINUX, Windows 95, Windows

98 , Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows7

2.2 Hệ điều hành Windows

2.2.1 Giới thiệu về hệ điều hành Windows

Windows là một hệ điều hành (HĐH) do hãng Microsoft sản xuất và hiện nay là HĐH được sử dụng rộng rãi trên thế giới Nó dễ học và dễ sử dụng hơn hệ điều hành MS-DOS nhờ giao diện đồ hoạ thông quan hệ thống bảng chọn và các hộp thoại với tính năng thẩm mỹ cao

Windows làm việc theo chế độ cửa sổ, tại mỗi thời điểm người sử dụng được cung cấp một cửa sổ

để làm việc với một ứng dụng Có thể thi hành hai hay nhiều chương trình cùng một lúc trong Windows Mỗi chương trình có vùng cửa sổ riêng trên màn hình, ngay cả chương trình không thuộc

họ HĐH Windows

Có thể liệt kê ra một số loại thuộc hệ điều hành Windows hiện nay: Win95 (viết tắt của Windows 95), Win98, Win98SE, Win2000, WinXP,…

Với Windows ta có thể thực hiện trực tiếp trên nó các ứng dụng như:

- Quản lý các tệp, thư mục trên đĩa (Windows Explore)

- Soạn thoả văn bản (Microsoft Word, Notepad,…)

- Tạo bảng tính, tính toán, tổng hợp, trích rút dữ liệu, vẽ biểu đồ,… (Excel)

- Vẽ hình (Paint)

- Tính toán đơn giản (Caculator), làm lịch công tác, lịch hẹn (Calendar), …

Đặc trưng cơ bản của hệ điều hành Windows

- Sử dụng giao điện đồ hoạ (GUI-Graphic User Interface); giao diện lập trình ứng dụng (API)

- Tận dụng phần cứng và khai thác tối đa tài nguyên hệ thống (bộ nhớ, đĩa,…)

- Cho phép tại mỗi thời điểm làm việc với nhiều chương trình ứng dụng

- Các chương trình làm việc độc lập với các thiết bị hệ thống,…

2.2.2 Khởi động và thoát khỏi Windows

2.2.2.1 Khởi động

Việc khởi động Windows rất đơn giản chỉ việc bật công tắc nguồn máy tính và chờ một lúc Nếu máy của đã được cài Windows thì HĐH Windows sẽ tự khởi động

Nếu hệ thống không tự động đăng nhập sẽ có một trong hai khả năng sau đây hệ thống yêu cầu :

 Trường hợp 1: Hiện danh sách tài khoản, có thể di chuyển chuột tới tên tài khoản cần vào (hoặc ảnh tương ứng với tên tài khoản) để nháy chọn Màn hình đăng nhập có dạng:

 Trường hợp 2: Người sử dụng phải có một tài khoản (Account) gồm tên (User name) và mật khẩu

Nhập tên và mật khẩu vào ô tương ứng rồi nhấn OK hoặc Click vào tên và nhập mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống

Sau khi đăng nhập thành công, màn hình làm việc của Windows có dạng:

* Chú ý:

Khi thấy đèn ổ cứng không sáng, các phím đều không có tác dụng và con trỏ chuột không di chuyển trên màn hình, điều đó chứng tỏ máy đang bị treo Hãy bấm đồng thời các phím Ctrl + Alt + Delete

để gọi cửa sổ đóng chương trình Windows Task Manager

Khi cửa sổ hiển thị, click vào các chương trình mà muốn đóng lại và click vào nút lệnh End Task

Chú ý:

- Nếu muốn khởi động lại máy tính thì chọn Restart

- Chọn Cancel để quay lại màn hình làm việc của Windows

- Stand By là chế độ để máy tạm nghỉ, ở chế độ này tiêu thụ ít điện năng nhất và máy tính có thể hoạt động trở lại ngay lập tức

2.2.3 Màn hình giao tiếp của hệ điều hành Windows

- Màn hình nền (Desktop): là toàn bộ vùng màn hình trên đó có đặt các đối tượng như thanh tác vụ, các biểu tượng và các hộp thoại đang xuất hiện

- Biểu tượng (Icon): mỗi chương trình hay một tác vụ đều có một tên gọi và một hình vẽ mô tả chức năng của chúng

- My Computer: Biểu tượng cho phép có thể truy cập tới các hệ thống trên máy tính của như: đĩa mềm, đĩa cứng, máy in,…

- Recycle Bin: Biểu tượng thùng rác Nó lưu trử bất cứ tập tin hay thư mục nào đã xoá Điều này cho phép cứu lại các tập tin hay thư mục mà đã lỡ xoá nhầm hay muốn phục hồi lại

- Lệnh tắt (Shortcut): là một lối tắt tạo ra để có thể gọi đến các ứng dụng hay dùng của trên màn hình nền

- Thực đơn (Menu): liệt kê các công việc (chức năng) mà có thể chọn

- Nhắp chuột (Click): nhấp nút trái chuột một lần (thường có tác dụng chọn một đối tượng nào đó: biểu tượng, menu,…)

- Nhắp đúp chuột (Double Click): nhấp nhanh nút trái chuột hai lần liên tiếp (thường có tác dụng khởi động một ứng dụng nào đó)

- Thanh tác vụ (Taskbar): nằm ở đáy màn hình Hiển thị nút khởi động Start, các chương trình ứng dụng đang làm việc và một số thông tin khác

- Nút khởi động và kết thúc (Start): Để bắt đầu hay kết thúc một công việc với Windows, hãy Click chuột vào nút Start Khi đó trên màn hình sẽ hiển thị hộp thực đơn liệt kê các công việc mà Windows đã gợi ý sẵn cho

2.2.4 Thao tác với các tệp và thƣ mục

* Tạo một thƣ mục mới:

Bước 1: Click chuột vào thư mục chứa thư mục cần tạo ở nửa trái của cửa sổ và vào menu File\New\Folder

Bước 2: Một biểu tượng thư mục mới được tạo ra có con trỏ chờ gõ tên thư mục mới vào

Bước 3: Đánh vào tên thư mục mới tạo

* Thao tác lựa chọn tệp và thư mục:

- Lựa chọn một đối tượng: Click chuột vào đối tượng

- Lựa chọn nhiều đối tượng ở nửa phải cửa sổ: Nếu các đối tượng liên tục nhau thì chọn đối tượng đầu, giữ phím Shift rồi chọn đối tượng cuối Nếu các đối tượng không liên tục, giữ phím Ctrl trong khi chọn các đối tượng

* Đổi tên tệp, thư mục:

- Chọn tên tệp hay thư mục cần đổi tên

- Vào menu File\Rename hoặc Click phải vào tệp hay thư mục cần đổi tên, chọn Rename

- Gõ tên tệp hay thư mục mới

* Xoá tệp, thư mục:

- Chọn tệp hay thư mục cần xoá Vào menu File\Delete hoặc Click phải chuột chọn Delete hoặc ấn phím Delete trên bàn phím Xuất hiện hộp thoại yêu cầu xác nhận việc xoá:

Chọn Yes để chấp nhận việc xoá, chọn No để bỏ qua

* Sao chép hay di chuyển tệp và thư mục:

- Chọn đối tượng cần sao chép hay di chuyển

- Thực hiện theo một trong hai cách sau:

+ Drag and Drop (kéo rê) đối tượng đến thư mục chứa đối tượng ở nửa trái của cửa sổ, thả chuột nếu muốn di chuyển, nếu muốn sao chép thì giữ thêm phím Ctrl

+ ẤN tổ hợp phím Ctrl + X (di chuyển) hoặc Ctrl + C (sao chép) Chuyển đến thư mục chứa đối tượng, ấn Ctrl + V

2.3 Một số chương trình ứng dụng trên Windows

* Mở một cửa sổ

Mỗi khi thực hiện một chương trình hoặc một ứng dụng, Dclick (nháy đúp) vào biểu tượng của chương trình, chương trình sẽ gọi một cửa sổ Ví dụ: Dclick vào biểu tượng My Computer, trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ My Computer:

* Đóng một cửa sổ

Sau khi kết thúc công việc, có thể thoát khỏi cửa sổ làm việc bằng cách:

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

* Thay đổi kích thước cửa sổ

- Cách 1: Dùng các nút điều khiển cửa sổ ở góc trên, bên phải cửa sổ để thu nhỏ, phóng to, trở về kích thước ban đầu

Nút dấu cửa sổ tới thanh Taskbar Nút đóng cửa sổ

Nút phóng to toàn màn hình / Thu nhỏ

- Cách 2: Dùng chuột để thay đổi kích thước cửa sổ, thực hiện như sau:

+ Đưa con trỏ chuột tới biên cửa sổ cần thay đổi kích thước cho đến khi con trỏ có dạng mũi tên hai chiều ( , , hoặc )

+ Kéo chuột để được kích thước mong muốn

* Di chuyển cửa sổ

Di chuyển cửa sổ bằng cách đưa con trỏ lên thanh tiêu đề của cửa sổ và kéo thả đến vị trí mong muốn

* Tuỳ chọn hiển thị của màn hình

Có thể hình dung màn hình nền của HĐH Windows như mặt bàn làm việc của mọi người Nếu nhiều người dùng chung một máy tính thì Windows cho phép mỗi người có một màn hình nền riêng biệt, đó chính là tính chất cá nhân hoá môi trường làm việc được HĐH Windows hổ trợ

Click phải chuột tại một vị trí bất kỳ trên màn hình nền, lúc đó xuất hiện một menu dọc (thực đơn dọc)

Chọn mục Properties, trên màn hình xuất hiện hộp chọn thuộc tính màn hình Display Properties

Hộp thoại Display Properties có các thẻ: Thẻ Themes, thẻ Desktop, thẻ Screen Saver, thẻ Appearance, Settings Mỗi thẻ chứa những lựa chọn khác nhau để giúp điều chỉnh việc hiển thị thông tin trên màn hình

Thẻ Desktop: cho phép người sử dụng thay đổi ảnh nền của màn hình nền trong mục Background

hoặc chọn Browse để chọn một hình ảnh tuỳ ý ở trên máy tính, thay đổi cách hiển thị ảnh trên màn hình nền khi thao tác với mục Position Click OK để chấp nhận

Thẻ bảo vệ màn hình (Screen Saver): Cho phép thiết lập các kiểu bảo vệ màn hình, tiết kiệm điện

năng cho máy tính trong những thời gian máy đã khởi động nhưng không sử dụng trong một thời gian dài

Chọn kiểu bảo vệ màn hình ở mục Screen Saver

Chọn Settings để thay đổi các hiệu ứng về màu sắc, tần số xuất hiện,…

Click vào Preview để xem các thay đổi vừa thực hiện

Chọn số phút chờ tín hiệu từ thiết bị vào ở mục Wait Sau số phút qui định, hệ thống tự chuyển màn hình sang chế độ bảo vệ

Thiết lập chế độ tiết kiệm điện năng cho màn hình, ổ đĩa cứng và cả hệ thống bằng cách click nút Power và sau đó điều chỉnh khoảng thời gian ngừng cung cấp điện năng cho các thiết bị màn hình, ổ cứng

*Thiết lập cửa sổ hệ thống theo mẫu có sẵn (Appearance):

*Thay đổi độ phân giải màn hình (Settings)

Thông thường, Windows XP vận hành ở chế độ phân giải 800x600 và chế độ màu là 16 bit hoặc 32 bit hoặc 256 màu Nhưng ta có thể tăng hoặc giảm độ phân giải và số màu

Cách thực hiện: chọn Tab Setting ở cửa sổ Display Properties, lúc đó cửa sổ Display Properties có dạng:

Thay đổi độ phân giải bằng cách kéo thanh Screen resolution

Thay đổi số màu hiển thị bằng cách Click vào danh sách Color quality và chọn chế độ màu

Nhấn OK để xác lập tuỳ chọn

* Che dấu thanh Taskbar

Theo mặc định thanh Taskbar sẽ luôn luôn nằm trên màn hình Nhưng đôi khi lại muốn dấu nó đi Thanh Taskbar khi được dấu sẽ lại hiển thị khi dời chuột đến đáy màn hình

Cách thực hiện: Click vào Start\Setting\Control Panel Xuất hiện hộp thoại:

Nháy đúp chuột lên biểu tượng Taskbar and Start menu Xuất hiện hộp thoại:

Chọn hoặc bỏ chọn những mục có sẵn Chức năng nếu được chọn là:

- Lock the taskbar: khoá thanh taskbar (không cho phép thay đổi)

- Auto-hide the taskbar: ẩn thanh taskbar khi nó không được sử dụng

- Keep the taskbar on top of other windows: thanh taskbar luôn nổi (không bị lấp dưới cửa sổ đang mở)

- Group similar taskbar buttons: tự động phân nhóm trên thanh taskbar các chương trình đang mở

- Show Quick launch: hiện một số Shortcut thường dùng trên thanh taskbar (chỉ việc nháy đơn chuột chọn vào shortcut chương trình tương ứng sẽ được mở)

- Show the clock: hiện thị giờ trên thanh taskbar, phía bên phải

- Hide inactive icons: ẩn một số biểu tượng chương trình bên phải thanh taskbar, muốn xem đầy đủ

có thể chọn vào nút mũi tên <

Nhấn OK để xác lập tuỳ chọn

* Điều chỉnh thời gian hệ thống

Cách thực hiện: Click vào Start\Setting\Control Panel Xuất hiện hộp thoại:

Nháy đúp chuột lên biểu tượng Date and Time Xuất hiện hộp thoại:

- Mục Date: chọn tháng, năm

- Nháy chọn ngày trong lịch

- Nháy chọn vào ô giờ, phút, giây nếu cần sửa

Có hai chế độ giờ: AM- Buổi sáng; PM: Buổi chiều

Nhấp nút OK để chấp nhận các tuỳ chọn trên

2.4 Chương trình tiện ích Windows Explorer

Windows Explorer là một chương trình được hỗ trợ từ phiên bản Windows 95 cho phép người

sử dụng thao tác với các tài nguyên có trong máy tính như tập tin, thư mục, ổ đĩa và những tài

nguyên khác có trong máy của cũng như các máy tính trong hệ thống mạng (nếu máy tính của có nối mạng)

Với Windows Explorer, các thao tác như sao chép, xóa, đổi tên thư mục và tập tin, được thực hiện một cách thuận tiện và dễ dàng

* Khởi động Windows Explore

có thể thực hiện một trong những cách sau:

- Chọn lệnh Start/ Programs/ Accessories/ Windows Explorer

- Click phải chuột lên Start, sau đó chọn Explore

- Click phải chuột lên biểu tượng My Computer, sau đó chọn Explore …

* Cấu tạo của cửa sổ Windows Explore

Cửa sổ Windows Explorer chia làm hai phần:

bên dưới

- Phần bên phải: hiển thị các thành phần trong thư mục, hay đối tượng đang được chọn bên cửa sổ

trái Muốn xem nội dung thư mục bên cửa sổ trái thì nháy chuột chọn thư mục đó và xem hiển thị ở phần bên phải

BÀI TẬP Bài tập 1: Khởi động Windows, nhấp chuột vào các icon My Computer, My Documents, Recycle

Bin trên desktop, quan sát sự thay đổi giao diện khi nhấp đôi chuột trái vào từng icon

Bài tập 2: Kích hoạt trình đơn cảm ngữ cảnh (Popup menu) trên desktop, trên icon Microsoft Word

Quan sát, so sánh nội dung popup menu trong từng trường hợp Phóng to, thu gọn, thu nhỏ, di chuyển, thay đổi kích thước các cửa sổ Khảo sát hệ thống trình đơn, kích hoạt các hộp thoại, các thành phần hiển thị (Combo box, List box, Check box, Radio button )

Bài tập 3: Kích hoạt trình đơn Start Duyệt các mục Programs, Documents, Settings, Find, Run

Kéo-thả icon Outloook Express từ desktop vào Launch bar Gỡ bỏ icon trên Launch bar Kích hoạt menu popup, giải phóng các ứng dụng thường trú trên System Tray

Bài tập 4: Tạo shortcut cho Windows Explorer và Calculator trên desktop

Hướng dẫn:

1 StartProgramsWindows Explorer[Popup menu]Send to Desktop

2 Desktop[Popup menu]NewShortcut[Find “Calc.exe”]OK

Bài tập 5: Kích hoạt trình My Computer Tạo cây thư mục có dạng như sau:

Hướng dẫn:

1 Vào folder A:, nhấn chuột phải, chọn „New Folder‟

2 Ðổi tên „New Folder‟ thành „Nhân viên‟

3 Nhấp đôi trên folder „Nhân viên‟, kích hoạt menu popup, chọn

„New Folder‟

4 Ðổi tên „New Folder‟ thành „Bien che‟

Bài tập: Tạo tập tin Bien che.txt trong thư mục „Bien che‟, tập tin

Hop dong.txt trong thư mục „Hop dong‟ chứa danh sách nhân viên

biên chế, nhân viên hợp đồng

Hướng dẫn:

1 Nhấn chuột phải trên folder „Bien che‟ chọn „New Văn bản

document‟

2 Ðổi tên thành „Bien che‟

3 Nhấp đôi vào file „Bien che‟ Soạn thảo nội dung Lưu vào đĩa

4 Chép tập tin „Bien che.txt‟ vào folder „Thang 01‟, „Hop dong.txt vào „Thang 02‟ Dời 2 tập tin từ folder ban đầu vào „Luu tru‟ Ðổi tên thành „Bien che.bak‟ và „Luu tru.bak‟ Ðặt thuộc tính chỉ đọc (Read-only) cho các tập tin này

Bài tập 7: Xóa cây thư mục đã tạo Thực hiện lại Câu 4, 5, 6 bằng Windows Explorer

Bài tập 8: Tạo tập tin „C:\Temp\Vi du.txt‟ Xóa tập tin Vào „Recycle Bin‟, thực hiện các lệnh Phục

hồi (Restore), Xóa hẵn (Delete), Dọn dẹp (Empty) Kiểm tra kết quả

Bài tập 9: Thực hiện ứng dụng Microsoft Word từ:

1 Desktop;

2 Launch bar;

3 StartProgramsMicrosoft Word;

là C:\Program Files\Microsoft Office\Office

(Có thể đánh đường dẫn trong hộp thoại Command line hoặc chọn đường dẫn trong mục Browse)

Bài tập 11: Khởi động trình duyệt Windows Explorer và thực các công việc sau:

- Nhấn chuột vào các dấu + trên thanh Folder nằm bên trái màn hình và xem nội dung có bên cửa sổ phải;

- Nhấn chuột vào các dấu - để đóng các thư mục;

- Duyệt ổ đĩa C và mở thư mục Program Files

- Sử dụng các nút Back, Forward và Up để duyệt qua các thư mục con đó;

- Bật tắt các thanh Status (thanh trạng thái), Standard Buttons (nút chuẩn) và thanh Address (thanh địa chỉ)

Bài tập 12: Tuỳ biến Thanh Task Bar theo các cách sau:

- Tự động ẩn hiện;

- Bật /tắt đồng hồ hệ thống;

- Luôn luôn ở đỉnh;

- Hiện các biểu tượng ở dạng nhỏ

Bài tập 13: Đặt màn hình nền, chế độ bảo vệ cho Windows

- Đưa một ảnh có trên máy của ra làm nền Desktop;

- Đặt thời gian nghỉ của màn hình là 15 phút và một hình ảnh bất kỳ trong thời gian nghỉ, có thể là dòng văn bản do chính đặt;

- Ðặt nền cho desktop Thiết lập chế độ bảo vệ màn hình tự kích hoạt sau 10 phút, tự nghỉ (Stanby) sau 30 phút;

- Thay đổi các thành phần hiển thị (Caption, Title, Menubar, Dialog box, Scroll bar ), sau đó thiết lập về trạng thái mặc định;

- Thiết lập chế độ hiển thị 16 bit màu, độ phân giải 800600;

- Đặt số lượng màu của màn hình ở chế độ True Color ( 16 bit màu hoặc 32 bit; màu)

- Thiết lập chế độ hiển thị small font Chọn tần số quét thích hợp (thay đổi các giá trị từ 60Hz, 70Hz, Default hoặc Optimized)

Chú ý: Cẩn trọng khi kích vào mục: Password Protect Vì đây là mục thiết lập mật khẩu bảo vệ màn

hình khi tạm không tương tác (sử dụng) máy tính, nếu thiết lập phải nhớ mật khẩu

 Sau khi thực hành phải đặt lại các thay đổi ban đầu

Bài tập 14: Mở ổ đĩa C trong My Computer

Đặt khung nhìn của cửa sổ ổ đĩa C ở dạng sau:

- Biểu tượng dạng nhỏ;

- Biểu tượng dạng lớn;

- Liệt kê ở dạng chi tiết;

- Biểu tượng xem hình ảnh ở dạng thu nhỏ

Bài tập 15: Mở ổ đĩa C trong My Computer

Sắp xếp các thư mục và tập tin ở các dạng sau:

- Sắp xếp theo vần abc;

- Sắp xếp theo kích cỡ của thư mục và tập tin;

- Sắp xếp theo ngày tháng tạo ra chúng

Bài tập 16: Thay đổi một số biểu tượng

- Thay đổi các biểu tượng My Computer, My Document, Recycle Bin, Network Neighborhood;

Khởi động Control Panel sau đó hãyđặt các thuộc tính sau:

- Xem và sửa lại đồng hồ máy tính cho đúng với ngày, tháng, năm hiện tại;

- Hiệu chỉnh một vài thông số của chuột như sau:

+ Tốc độ kích đúp chuột chậm hơn;

+ Đổi vị trí chuột trái thành chuột phải (Đối với người thuận tay trái);

+ Thay đổi một vài hình dạng khác mà thích

- Hãy hiệu chỉnh một vài thông số của bàn phím như sau:

+ Tốc độ trỏ Văn bản nháy nhanh hơn;

+ Tốc độ bắt phím nhanh hơn;

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người đang dần dần được máy tính hoá, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword

Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:

- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;

- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính, v.v

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet

Những điểm mới trong Microsoft Word 2010

- Tối ưu Ribbons

Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ

Trước đây, Office 2007 đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các phiên bản Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là menu của chương trình thì giờ đây, Office 2010 lại

là tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công cụ của chương trình Khi lựa chọn trên menu công cụ, thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ Office 2010 sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn như Save, Open, Close, Preview…

Và trên cùng, hệ thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước tập tin, và các thông tin về sửa đổi file… Thêm vào đó là một cửa sổ cho phép xem trước tài liệu ở dạng trang

in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày theo đúng ý tưởng Nói một đơn giản: hệ thống menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn rất nhiều

- Chức năng Backstage View

Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong cùng bên trái Khi bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View sẽ được hiện lên Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó

- Chức năng Paster Preview

Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát hiện ra rằng số đông người dùng thường xuyên mất nhiều thời gian để dán một đoạn văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn thảo của mình

Nguyên do của tình trạng này là vì người dùng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng trông hợp lý và phù hợp với định dạng của nội dung soạn thảo Và đó là lý do tính năng Paste Preview được ra đời

Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đó, giúp bạn tiết kiệm được thời gian Ngoài ra tính năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán

- Chức năng Văn bản Effect

Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều và người dùng cũng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình

Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word 2010 và có định dạng

*.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản

- Lưu file dư i dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn

Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx… thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007

- Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button

Để biết thông tin về file văn bản đang làm việc chỉ việc nhấp chuột vào nút Office Button Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo…

- Khả năng mở rộng màn hình

Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện bảng Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm việc của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1

- Chức năng ch nh sửa file Media chuy n d ng

Không chỉ biết đến với những công cụ soạn thảo văn bản và tính toán, Office 2010 còn biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ

- Ch p ảnh cửa sổ, ứng d ng đưa vào văn bản

Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert dễ dàng nhận thấy nút lệnh Screenshot

Khi nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép chụp ảnh một ứng dụng đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ

Khi nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở và chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp chuột vào đối tượng để có được bức ảnh chèn vào văn bản

- Xử lý ảnh như một chương trình chuy n nghiệp

Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiệu ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó vào Menu Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hiệu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect

Phát triển chức năng tìm kiếm

Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì khác biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh hoạt và tốc

độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, cửa

sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm kiếm Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phần đoạn văn gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm

- T y chọn bảo mật mạnh m

Phiên bản Office mới cung cấp những tính năng cho phép hạn chế việc thay đổi mà không có sự cho phép của tác giả, ngoài ra còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo vệ” (protection mode) để tránh việc vô tình sửa nội dung của file ngoài ý muốn Office 2010 cho phép chọn lựa ai trong số những người nhận được tài liệu được phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà không có quyền chỉnh sửa

3.2 Các thành phần của cửa sổ Microsoft Word

+ Tiêu đề: Hiển thị tên của file đang mở và tên phần mềm – Microsoft Word

+ Thanh Quick Access Toolbar: Hiển thị các lệnh truy cập nhanh Có thể thêm các lệnh hoặc xóa

bớt các lệnh trên thanh này

+ Các Tab lệnh

+ Nhóm các lệnh

+ V ng làm việc

+ Thanh trạng thái

3.3 Các thao tác cơ bản về soạn thảo văn bản

3.3.1 Tạo mới văn bản

Cách 1: Tương tự như Word các phiên bản trước, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010

3.3.2 Mở văn bản tạo sẵn

Cách 1: Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O

Cách 2: Cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open

3.3.3 Lưu văn bản

Cách 1: Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007)

Cách 2: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save

Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu

Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007)

3.3.4 Nhập và xứ lý khối văn bản

Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu Thông thường lượng văn bản (Văn bản) trên một tài liệu là rất nhiều, tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu

Khi nào trên màn hình của xuất hiện biểu tượng: hoặc là khi có thể gõ được tiếng Việt Nếu biểu tượng xuất hiện chữ (kiểu gõ tiếng Anh), phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa

hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt như

Ví dụ: Muốn gõ từ: Cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa Việt Nam”

phải bật chế độ tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau:

“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

Ghi chú: # Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu

- Sử dụng phím Shift để gõ chữ IN HOA và một số dấu;

- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ IN HOA và chữ thường;

- Sử dụng phím ↵ Enter để ngắt đoạn văn bản;

- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab;

- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;

- Sử dụng các phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;

- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn

hình;

- Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;

- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;

- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ

3.2.4.3 Thao tác xử lý khối văn bản

Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm : sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản

a) Lựa chọn khối văn bản

- Cách 1: nhắp chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn

- Cách 2: Nhắp chuột để đặt con trỏ văn bản ở điểm đầu, giữ Shift và nhắp chuột ở điểm cuối của

đoạn văn bản cần chọn

- Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ văn bản đến

điểm đầu Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ văn bản đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn

b) Sao chép, di chuyển:

Copy Ctrl + C Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ

Clipboard

Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào

vị trí con trỏ văn bản

- Đánh dấu chọn đoạn văn bản

- Vào menu Home chọn Copy hoặc Cut

- Đặt con trỏ ở vị trí sao chép hoặc di chuyển tới chọn Paste

c) Xóa khối văn bản

- Chọn đoạn văn bản cần xóa

Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I)

c) Gạch dưới đoạn văn bản

Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn văn bản đang chọn Nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới

Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác:

* Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:

- Chọn đoạn văn bản muốn gạch dưới

- Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải

- Trong hộp Underline style, chọn Word only Nhấn OK

* Gạch đôi ở dưới từ:

Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên

Trong hộp Underline style, chọn biểu tượng dòng đôi Nhấn OK

* Đường gạch dưới trang trí:

Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên

- Trong hộp Underline style, chọn kiểu mình thích

- Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích

- Chọn đoạn văn bản, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công cụ Mini

- Để tăng kích cỡ chữ, nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>) Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<)

f) Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript)

3.4.2.1 Canh chỉnh đoạn văn bản

a) Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên

- Chọn đoạn văn bản muốn canh chỉnh

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên

b) Canh chỉnh nhiều chế độ trên c ng 1 dòng

- Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print Layout hoặc Web Layout)

- Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau:

- Chèn đoạn văn bản canh trái: Di chuyển con trỏ chuột sang trái cho đến vị trí cần gõ văn bản, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn văn bản

- Chèn đoạn văn bản canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí cần gõ văn bản Nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn văn bản

- Chèn đoạn văn bản canh phải: Di chuyển con trỏ chuột sang phải cho đến vị trí cần gõ văn bản, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn văn bản

c) Thay đổi các canh chỉnh theo chiều dọc đoạn văn bản

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải

- Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout Tại mục Vertical alignment, chọn một loại canh chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom)

- Tại mục Apply to, chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section (vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ đây trở về sau) Nhấn OK

d) Canh giữa lề trên và lề dưới

- Chọn đoạn văn bản muốn canh giữa so với lề trên và lề dưới

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải

- Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout Tại mục Vertical alignment, chọn Center

- Tại mục Apply to, chọn Selected văn bản Nhấn OK

e) Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn

- Nhấn chuột vào đoạn mà muốn thụt lề dòng đầu tiên

- Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph

- Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing Tại mục Special, chọn First line Tại mục

By, chọn khoảng cách thụt vào Nhấn OK

f) Điều chỉnh khoảng cách thụt lề của toàn bộ đoạn

- Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh

- Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải

g) Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tiên của đoạn

- Chọn đoạn văn bản mà muốn điều chỉnh

- Trên thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê đến vị trí muốn bắt đầu thụt dòng

Nếu không thấy thanh thước ngang đâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh cuộn dọc

để hiển thị nó

Khoảng cách mặc định giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15 Có thể tạo khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:

- Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify

- Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space Nhấn OK

b) Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn

- Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing

- Chọn khoảng cách muốn, chẳng hạn 2.0

Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có trong

menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà thích

Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ:

- Single (dòng đơn) Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà đang sử dụng

- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn

- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn

- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng

- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó tăng hoặc giảm cỡ chữ

- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà chỉ định Ví

dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn

c) Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn

- Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị muốn

d) Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự

- Chọn đoạn văn bản mà muốn thay đổi

- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font

- Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By

e) Co dãn văn bản theo chiều ngang

- Chọn đoạn văn bản muốn căng ra hoặc thu lại

- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font

- Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà muốn Nếu

tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại

3.4.3 Định dạng cột, tab, Numbering

a) Định dạng cột:

Cách thứ nhất: gõ văn bản trước, chia cột sau:

- Bước 1: nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng Sau khi

đã gõ hết nội dung văn bản, hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng

- Bước 2: tô khối nội dung cần chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định

Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại;

- Presets : các mẫu chia cột

- One – Two – Three : Các cột có độ rộng bằng nhau

- Left – Right : Các cột có độ rộng khác nhau

- Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)

- Line Between : Đường kẻ giữa các cột

- Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách

- Equal column width :Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước

Cách thứ hai: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia

b) Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc

có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi muốn đặt tab

Tùy từng trường hợp cụ thể mà có thể sử dụng một trong các loại tab sau:

 Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn văn bản mà từ đó sẽ chạy sang phải khi nhập liệu

 Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn văn bản Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi nhập liệu

 Tab phải: Nằ m ở bên phải cuối đoạn văn bản Khi nhập liệu, đoạn văn bản sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab

 Tab thập phân: