Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

4.2 Chính sách OH&S Lãnh đạo cao nhất phải xác định và phê duyệt Chính sách OH & S của Tổ chức và đảm bảo rằng phạm vi đã xác định của Hệ thống quản lý OH & S : a thích hợp với bản chất

HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP -

CÁC YÊU CẦU

1 PHẠM VI

2 TIÊU CHUẨN THAM KHẢO

3 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

4 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ OH & S

4.1 Các yêu cầu chung

Tổ chức phải thiết lập, văn bản, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục Hệ thống quản lý

OH & S theo các yêu cầu của Tiêu chuẩn này và xác định bằng cách nào nó đáp ứng các yêu cầu này

Tổ chức phải xác định và văn bản hóa phạm vi Hệ thống quản lý OH & S của nó

4.2 Chính sách OH&S

Lãnh đạo cao nhất phải xác định và phê duyệt Chính sách OH & S của Tổ chức và đảm bảo rằng phạm vi đã xác định của Hệ thống quản lý OH & S :

a) thích hợp với bản chất và mức độ các rủi ro OH & S của tổ chức;

b) bao gồm việc ngăn ngừa thương tật và sự suy yếu sức khỏe và cải tiến liên tục về Hệ thống quản lý OH & S và thực hiện OH & S;

c) bao gồm cam kết tối thiểu phải phù hợp với các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác mà tổ chức đó mô tả liên quan đến các mối nguy OH&S của nó;

d) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu OH&S;

e) đuợc văn bản hóa, được thực hiện và được duy trì;

f) được phổ biến đến tất cả người lao động của Tổ chức với ý định để họ nhận thức được nghĩa vụ của cá nhân họ về OH&S;

g) có sẵn đối với các bên liên quan; và

h) được xem xét định kỳ để đảm bảo rằng nó tiếp tục phù hợp với Tổ chức

4.3 Hoạch định

4.3.1 Nhận diện mối nguy, Đánh giá rủi ro và xác định việc kiểm soát

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một quy trình cho việc nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro và xác định các cách kiểm soát thích hợp

Quy trình nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro phải đề cập tới:

a) các họat động bình thường và bất thường;

b) các hoạt động của tất cả mọi người tiếp cận với nơi làm việc ( bao gồm cả nhà thầu

và khách đến làm việc);

c) cư xử, năng lực và các yếu tố con người khác;

d) các mối nguy từ nguồn bên ngoài có ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và an tòan của những người dưới sự kiểm soát của tổ chức tại nơi làm việc;

e) các mối nguy được tạo thành từ các vùng lân cận nơi làm việc bởi các hoạt động liên quan đến công việc nằm trong sự kiểm soát của Tổ chức;

Lưu ý 1 Nó có thể thích hợp hơn đối với những mối nguy để được đánh giá như là các khía cạnh môi trường

f) hạ tầng cơ sở, thiết bị và vật liệu ở nơi làm việc mà được cung cấp bởi tổ chức đó hoặc những cái khác;

g) sự thay đổi hoặc những thay đổi được đề xuất trong Tổ chức, các hoạt động của nó hoặc các nguyên vật liệu ;

h) sự điều chỉnh đối với Hệ thống quản lý OH&S, bao gồm những thay đổi tạm thời, những tác động của nó trong hoạt động vận hành, các quá trình và các hoạt động; i) bất kỳ nghĩa vụ tuân thủ luật pháp có thể áp dụng đối với việc đánh giá rủi ro và thực hiện những biện pháp kiểm soát cần thiết (Xem lưu ý ở mục 3.12);

j)thiết kế khu vực làm việc, các quá trình, lắp đặt, máy móc, thiết bị, quy trình vận hành

và tổ chức công việc, bao gồm sự điều chỉnh đối với năng lực nhân sự

Phương pháp nhận dang mối nguy và đánh giá rủi ro của Tổ chức phải:

a) được xác định, tương ứng với phạm vi, bản chất và thời gian để đảm bảo nó mang tính phòng ngừa hơn là khắc phục; Và

b) cung cấp sự nhận biết, thứ tư ưu tiên và văn bản hóa các rủi ro và áp dụng cách kiểm soát như thích hợp

Đối với việc quản lý sự thay đổi, Tổ chức phải nhận biết các mối nguy OH & S và các rủi

ro tương ứng với sự thay đổi trong tổ chức, hệ thống quản lý OH & S hoặc các họat động của chúng, trước khi giới thiệu những sự thay đổi này

Tổ chức phải đảm bảo rằng các kết quả của việc đánh giá này là được cân nhắc khi xác định các cách kiểm soát

Khi xác định việc kiểm soát hoặc cân nhắc những thay đổi đối với việc kiểm soát hiện tại, việc cân nhắc phải được thực hiện để giảm các rủi ro theo thứ bậc sau:

a) loại trừ ;

b) thay thế;

c) các cách kiểm soát;

d) biển hiệu/ biển cảnh báo / cách kiểm soát hành chính;

e) thiết bị bảo vệ cá nhân

Tổ chức phải văn bản hóa và lưu giữ các kết quả của việc nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro và cách kiểm soát đã xác định một cách cập nhật

Tổ chức phải đảm bảo rằng các rủi ro OH&S và việc kiểm soát đã xác định được đưa vào khi thiết lập, thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý OH&S của nó

Lưu ý 2 Xem OHSAS 18002 để được hướng dẫn thêm về nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro và xác định việc kiểm soát

4.3.2 Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một quy trình cho việc nhận biết và tiếp cận các yêu cầu Luật định và các yêu cầu OH & S khác mà có thể áp dụng tại Tổ chức đó

Tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu Luật định này và các yêu cầu khác mà Tổ chức phải tuân thủ phải được đưa vào trong quá trình thiết lập, thực hiện và duy trì Hệ thống quản

lý OH & S của nó

Tổ chức phải cập nhật những thông tin này

Tổ chức phải phổ biến các thông tin liên quan về các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác cho những người làm việc dưới sự kiểm soát của Tổ chức và các bên liên quan khác

4.3.3 Các mục tiêu và Chương trình

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các Mục tiêu OH & S bằng văn bản tại các bộ phận chức năng liên quan trong Tổ chức

Các mục tiêu phải đo lường được, ở những nơi thích hợp và nhất quán với Chính sách

OH & S, bao gồm cam kết đối với việc ngăn ngừa sự tổn thương và suy yếu sức khỏe, đối với việc phù hợp với các yêu cầu Luật định có thể áp dụng và với các yêu cầu khác

mà tổ chức phải tuân thủ, đối với việc cải tiến liên tục

Khi thiết lập và xem xét các mục tiêu của mình, Tổ chức phải cân nhắc đến các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác mà tổ chức phải tuân thủ, và các rủi ro OH & S của mình

Tổ chức phải cân nhắc đến các quan điểm công nghệ, các yêu cầu về tài chính, vận hành và kinh doanh , và quan điểm của các bên liên quan

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) Chương trình để đạt được các Mục tiêu

OH & S ( Các) Chương trình này phải bao gồm tối thiểu:

a) Phân công trách nhiệm & quyền hạn để đạt được các Mục tiêu ở các bộ phận chức năng liên quan và các cấp độ của Tổ chức; và

b) Phương tiện và thời hạn để mục tiêu là đạt được

(Các ) Chương trình phải được xem xét ở những khỏang thời gian định kỳ và theo kế họach, và được điều chỉnh như cần thiết, để đảm bảo rằng các Mục tiêu là đạt được

4.4 Thực hiện và điều hành

4.4.1 Các nguồn lực, vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn

Lãnh đạo cao nhất phải chịu trách nhiệm cuối cùng về OH & S và Hệ thống quản lý OH

& S

Lãnh đạo cao nhất phải chứng minh cam kết của mình bằng:

a) đảm bảo có sẵn các nguồn lực thiết yếu cho việc thiết lập, thực hiện , duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý OH&S;

Lưu ý 1 Nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực và những kỹ năng cụ thể, cơ sở hậ tầng, công nghệ và các nguồn lực tài chính

b) xác định vai trò, định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm và phân cấp quyền hạn để quản lý

OH & S hiệu quả; Vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải được văn bản hóa

và phổ biến

Tổ chức phải chỉ định một thành viên trong Ban lãnh đạo với trách nhiệm cụ thể, không

kể những trách nhiệm khác, và với vai trò và quyền hạn được xác định để:

a) đảm bảo rằng Hệ thống quản lý OH & S được thiết lập, thực hiện và duy trì theo Tiêu chuẩn OH & S này;

b) đảm bảo rằng các báo cáo về việc thực hiện Hệ thống quản lý OH & S được Lãnh đạo cao nhất xem xét và sử dụng như là 1 cơ sở cho việc cải tiến Hệ thống quản lý OH

& S

Lưu ý 2 Lãnh đạo cao nhất có thể chỉ định 1 trong những cấp phó làm đại diện lãnh đạo trong khi vẫn đảm đương những nhiệm vụ khác ( Chẳng hạn : các tổ chức/ công ty lớn, một ban giám đốc điều hành )

Việc Chỉ định của Lãnh đạo cao nhất phải có sẵn đối với những người làm việc dưới sự kiểm soát của Tổ chức Những người này, với trách nhiệm quản lý phải chứng minh cam kết của họ đối với việc cải tiến liên tục của việc thực hiện OH & S

Tổ chức phải đảm bảo rằng các cá nhân trong khu vực làm việc có trách nhiệm với các khía cạnh của OH & S mà họ kiểm soát, bao gồm sự tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu OH

& S có thể áp dụng của Tổ chức

4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức

Tổ chức phải đảm bảo rằng bất kỳ một người nào thuộc sự kiểm soát của Tổ chức đang thực hiện công việc mà có ảnh hương đến OH & S là đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo hoặc kinh nghiệm, và phải duy trì các hồ sơ tương ứng

Tổ chức phải nhận biết các nhu cầu đào tạo tương ứng với các rủi ro của OH & S và Hệ thống quản lý OH & S Tổ chức phải cung cấp đào tạo hoặc đưa ra hành động khác để đáp ứng các nhu cầu này, đánh giá hiệu quả của Đào tạo hoặc hành động được đưa ra

và duy trì các Hồ sơ tương ứng

Tổ chức phải thiết lập , thực hiện và duy trì quy trình để làm cho người lao động nhận thức được:

a) Hậu quả của OH&S , thực tế và tiềm ẩn của các hoạt động công việc của họ, thái độ của họ và lợi ích của OH & S trong việc nâng cao thực hiện cá nhân;

b) Vai trò và trách nhiệm của họ và tầm quan trọng trong việc đạt được sự phù hợp đối với chính sách và các quy trình OH & S và đối với các yêu cầu của hệ thống quản lý OH

& S, bao gồm các yêu cầu về chuẩn bị và đối phó với trường hợp khẩn cấp (Xem 4.4.7); c) Hậu quả tiềm tàng xuất phát từ những quy trình cụ thể

Việc đào tạo các quy trình phải cân nhắc đến mức độ khác nhau của:

a) nhiệm vụ, khả năng, các kỹ năng ngôn ngữ và học vấn ; và

b) rủi ro

4.4.3 Phổ biến trao đổi , tham gia và tư vấn

4.4.3.1 Phổ biến trao đổi

Với các rủi ro của OH&S và Hệ thống quản lý OH&S của mình, Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một quy trình để:

a) trao đổi nội bộ về mức độ và chức năng khác nhau của Tổ chức;

b) trao đổi với các nhà thầu và các khách thăm khác đến nơi làm việc;

c) tiếp nhận, văn bản hóa và phản hồi các trao đổi với các bên liên quan bên ngoài 4.4.3.2 Tham gia và tư vấn

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một quy trình để:

a) sự tham gia của người lao động bằng cách họ:

• Tham gia thích hợp trong việc nhận biết các mối nguy, đánh giá rủi ro và xác định cách thức kiểm soát;

• Tham gia thích hợp trong việc điều tra sự cố;

• Tham gia trong việc triển khai và xem xét các chính sách, mục tiêu OH & S;

• Tư vấn đóng góp ở những nơi mà sự thay đổi bất kỳ làm ảnh hưởng đến OH & S của họ;

• Phản kháng về các vấn đề OH&S

Người lao động phải được thông báo về sự sắp xếp tham gia của họ, bao gồm Ai là người đại diện của họ về vấn đề OH & S ?

b) Tư vấn với các Nhà thầu ở những nơi mà có sự thay đổi làm ảnh hưởng đến OH & S của họ

Tổ chức phải đảm bảo rằng, khi thích hợp, các bên liên quan bên ngoài dược tư vấn về các vấn đề OH & S

4.4.4 Hệ thống văn bản

Văn bản của Hệ thống quản lý OH&S phải bao gồm:

a) Chính sách và các Mục tiêu OH&S;

b) Mô tả phạm vi của Hệ thống quản lý OH&S;

c) Mô tả các yếu tố chính của Hệ thống quản lý OH&S và mối tương tác của chúng, và tham chiếu đến các tài liệu liên quan;

d) Các tài liệu, bao gồm các hồ sơ được yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế OHSAS này;

và

e) Các tài liệu, bao gồm các hồ sơ được xác định bởi Tổ chức là cần thiết để đảm bảo việc hoạch định, vận hành và kiểm soát các quá trình liên quan đến quản lý các rủi ro OH&S hiệu quả

Lưu ý Quan trọng là tài liệu phải tương ứng với mức độ phức tập, mối nguy và rủi ro liên quan và được giữ ở mức tối thiểu cho hiệu quả và hiệu lực

4.4.5 Kiểm soát tài liệu

Tài liệu được yêu cầu bởi Hệ thống quản lý OH&S và bởi tiêu chuẩn OHSAS này phải được kiểm soát Hồ sơ là loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu

ở 4.5.4

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình để:

a) phê duyệt thỏa đáng các tài liệu trước khi ban hành;

b) xem xét và cập nhật khi cần thiết và tái phê duyệt tài liệu;

c) đảm bảo rằng những sự thay đổi và trạng thái sửa đổi hiện hành của Tài liệu được nhận biết;

d) đảm bảo rằng các bản phát hành liên quan của các tài liệu có thể áp dụng là sẵn có ở các điểm sử dụng;

e) đảm bảo rằng các tài liệu được giữ rõ ràng và dễ dàng nhận biết;

f) đảm bảo rằng các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được xác định bởi tổ chức và cần thiết cho việc hoạch định và vận hành Hệ thống quản lý OH & S được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát; và

g) ngăn ngừa việc sử dụng không đúng mục đích các tài liệu lỗi thời và áp dụng việc nhận biết thích hợp chúng nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó

4.4.6 Kiểm soát vận hành

Tổ chức phải xác định các hoạt động vận hành này và các hoạt động liên quan đến các Mối nguy đã được nhận dạng ở những nơi việc thực hiện kiểm soát là cần thiết để quản

lý các rủi ro OH & S Việc này bao gồm quản lý sự thay đổi ( xem 4.3.1)

Đối việc vận hành và các hoạt động, Tổ chức phải thực hiện và duy trì:

a) kiểm soát vận hành, như có thể áp dụng đối với tổ chức và các hoạt động của nó; Tổ chức phải tích hợp việc kiểm soát vận hành này vào Hệ thống quản lý OH&S chung của mình;

b) kiểm soát đối với các hàng hóa, thiết bị và dịch vụ đã mua;

c) kiểm soát liên quan đến các nhà thầu và các khách đến thăm tại nơi làm việc;

d) các quy trình bằng văn bản, để bao trùm lên các tình trạng mà ở đó nếu thiếu chúng

có thể dẫn tới sự lệch hướng khỏi Chính sách và các mục tiêu OH&S;

e) tiêu chuẩn vận hành đã quy định mà ở những nơi đó nếu thiếu chúng có thể dẫn tới

sự lệch hướng khỏi Chính sách và các mục tiêu OH&S

4.4.7 Chuẩn bị trường hợp khẩn cấp và đối phó

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một quy trình:

a) để nhận biết các trường hợp khẩn cấp tiềm ẩn ;

b) để đối phó với các Trường hợp khẩn cấp như vậy

Tổ chức phải đối phó với các tình trạng khẩn cấp thực tế và ngăn ngừa hoặc làm giảm nhẹ các hậu quả về OH & S

Trong Kế hoạch đối phó với trường hợp khẩn cấp của mình, Tổ chức phải cân nhắc đến nhu cầu của các bên liên quan Chẳng hạn các dịch vụ khẩn cấp và hàng xóm xung quanh

Tổ chức cũng phải thử nghiệm/ kiểm tra định kỳ quy trình đối phó với trường hợp khẩn cấp của mình , ở những nơi có thể áp dụng , bao gồm cả các bên liên quan như thích hợp

Tổ chức phải xem xét định kỳ quy trình chuẩn bị và đối phó với trường hợp khẩn cấp của mình , ở những nơi cần thiết, đặc biệt , sau khi kiểm tra định kỳ hoặc sau khi xảy ra các Tình trạng khẩn cấp (xem 4.5.3)

4.5 Kiểm tra

4.5.1 Đo lường và giám sát thực hiện

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình để giám sát và đo lường việc thực hiện OH & S một cách đều đặn Quy trình này phải cung cấp để:

a) đo lường định tính và định lượng, thích hợp với nhu cầu của Tổ chức;

b) giám sát mức độ mà đối với chúng mục tiêu OH & S của Tổ chức đạt được;

c) giám sát hiệu quả của việc kiểm soát ( cho sức khỏe cũng như cho an toàn ) ;

d) đo lường trước hết việc thực hiện mà giám sát sự phù hợp với Chương trình OH & S, kiểm soát và các tiêu chuẩn vận hành;

e) đo lường phản ứng trở lại của việc thực hiện mà giám sát sự suy yếu sức khỏe, sự

cố ( bao gồm tai nạn, suýt tai nạn v.v…) và các bằng chứng mang tính lịch sử của các việc thực hiện sai OH & S;

f) ghi lại dữ liệu và các kết quả của việc giám sát và đo lường đủ để có hành động khắc phục và phân tích hành động phòng ngừa

Nếu thiết bị được yêu cầu để giám sát hoặc đo lường việc thực hiện, Tổ chức phải thiết lập và duy trì các quy trình cho việc kiểm định/ hiệu chuẩn và bảo dưỡng các thiết bị này như thích hợp Các hồ sơ của hoạt động kiểm định và bảo dưỡng và kết quả thực hiện phải được lưu giữ

4.5.2 Đánh giá sự phù hợp

4.5.2.1 Nhất quán với cam kết về sự phù hợp của mình [xem 4.2c)], Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình để đánh giá định kỳ sự phù hợp với các yêu cầu luật định được áp dụng (xem 4.3.2)

Tổ chức phải giữ hồ sơ kết quả các lần đánh giá định kỳ

Lưu ý Tần suất đánh giá định kỳ có thể khác nhau giữa các yêu cầu Luật định

4.5.2.2 Tổ chức phải đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu khác mà nó tuân theo (xem 4.3.2) Tổ chức có thể mong muốn hợp nhất việc đánh giá này với việc đánh giá sự phù hợp với luật định được tham chiếu ở 4.5.2.1 hoặc thiết lập quy trình riêng rẽ

Tổ chức phải giữ hồ sơ kết quả các lần đánh giá định kỳ

Lưu ý Tần suất đánh giá định kỳ có thể khác nhau đối với sự khác nhau của các yêu cầu khácmà tổ chức tuân thủ

4.5.3 Điều tra sự cố, sự không phù hợp , hành động khắc phục và phòng ngừa 4.5.3.1 Điều tra sự cố

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình để ghi lại, điều tra và phân tích các

sự cố để:

a) xác định các lỗi cơ bản và các yếu tố khác có thể đang gây ra hoặc đóng góp vào việc xảy ra sự cố;

b) nhận biết nhu cầu đối với hành động khắc phục;

c) nhận biết cơ hội cho các hành động phòng ngừa;

d) nhận biết cơ hội cho cải tiến liên tục;

e) phổ biến kết quả của các cuộc điều tra này

Việc điều tra phải được tiến hành không chậm trễ

Bất kỳ nhu cầu nào được nhận biết cho hành động khắc phục hoặc cơ hội của hành động phòng ngừa phải được giải quyết theo các phần liên quan tại 4.5.3.2

Các kết quả điều tra sự cố phải được văn bản hóa và duy trì

4.5.3.2 Sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa