Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không đà nẵng (tt)

DANH MỤC HÌNH VẼSố hiệu Hình 1.1 Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ 10 Hình 2.4 Lưu đồ kiểm soát doanh thu tại Trung tâm 65Hình 2.5 Lưu đồ kiểm soát khoản bán hàng thu tiền ngay 71Hìn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ một công trình nào khác.

PHAN THỊ XUÂN HÀ

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của đề tài 2

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.2 ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 20

1.2.1 Nội dung khoản mục doanh thu và tiền thu bán hàng 20

1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng 22 1.2.3 Các sai sót và gian lận trong ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG 24

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng .24

1.3.2 Quá trình kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 39

2.1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 39

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 39

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Trung tâm 42

2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 43

2.2.1 Môi trường kiểm soát 43

2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro 50

2.2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông tại Trung tâm 50

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 57

2.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng 58

2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 60 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH

THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 76 2.4.1 Những kết quả đạt được 76 2.4.2 Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu

và tiền thu bán hàng tại Trung tâm 77 2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong kiểm soát nội bộ doanh thu

và tiền thu bán hàng tại Trung tâm 78 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 80 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH

VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 81 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH

VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 81 3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 82 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm 82 3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 89 3.2.3 Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 97 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 106

KẾT LUẬN 107

TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH VẼ

Số hiệu

Hình 1.1 Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ 10

Hình 2.4 Lưu đồ kiểm soát doanh thu tại Trung tâm 65Hình 2.5 Lưu đồ kiểm soát khoản bán hàng thu tiền ngay 71Hình 3.1 Bảng báo cáo tình hình nợ phải thu khách hàng 88Hình 3.2 Quy trình kiểm soát doanh thu tại Trung tâm và các quầy hàng 89

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cơ chế kinh tế thị trường với những cạnh tranh gay gắt đòi hỏi cácdoanh nghiệp Việt Nam không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạnghoá các mặt hàng, hạ thấp giá bán đầu ra, mà còn yêu cầu các nhà quản lí luônphải có những quyết định chính xác, kịp thời nhận thấy và nắm bắt được các

cơ hội kinh doanh Để doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững và dành đượclợi thế trong kinh doanh, nhà nước đã và đang cố gắng tạo một môi trườngpháp lý kinh doanh rõ ràng, sòng phẳng cho tất cả các doanh nghiệp Nhưngvấn đề cũng không kém phân quan trọng là từng doanh nghiệp, từng tổ chứckinh tế cần hình thành và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.Chức năng kiểm soát luôn chiếm vị trí quan trọng trong công tác quản lý Nógiúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thực trạng hoạt động tài chính, tìnhhình sản xuất kinh doanh, tăng cường công tác quản lý và bảo vệ tài sản chodoanh nghiệp Do vậy một yêu cầu cấp thiết đặt ra trong phạm vi các doanhnghiệp nói chung và Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵngnói riêng là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu.Thực chất đó là công tác xây dựng các chính sách, thủ tục mà doanh nghiệp

sử dụng để điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động của mình Trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng thu tiền là mộthoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuấtkinh doanh tại đơn vị Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sựhiệu quả để kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng là một việc cần thiết

Chính vì tầm quan trọng của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng taiTrung tâm dịch vụ và thương mại Hàng không Đà Nẵng và yêu cầu nâng caohiệu quả hoạt động KSNB tại Trung tâm trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc

tế nên việc nghiên cứu đề tài:"Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu

và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không ĐàNẵng" là rất cần thiết, có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài này hướng tới các mục tiêu sau:

- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về doanh thu, kiểm soát nội bộdoanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp

- Mô tả và đánh giá thực trạng KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tạiTrung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng, nhận biết những hạnchế và nguyên nhân hạn chế của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tạiTrung tâm Trên cơ sở đó, đề tài đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cườngKSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mạihàng không Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác KSNB doanh thu và tiềnthu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn của đề tài là kiểm soát về kếtoán đối với doanh thu và tiền thu hoạt động dịch vụ có doanh số lớn tạiTrung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài dựa trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và sửdụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp quan sát, phương phápphỏng vấn, nghiên cứu tài liệu

- Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bánhàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng

- Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu vàtiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

về kiểm soát nội bộ

+ Năm 1929, thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong một Công

bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) Theo công

bố này, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và cáctài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động

+ Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP – Committee on AuditingProcedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo thủ tục kiểm toán 29 (SAP –Statement Auditing Procedure) về “phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ củakiểm toán viên độc lập” SAP 29 đã phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý vàkiểm soát nội bộ về kế toán

+ Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánhgiá kiểm soát nội bộ” trong đó đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán (đảm bảonghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi

nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê).

+ Nghiên cứu của tác giả J C Shaw (1980) về “kiểm soát nội bộ – Mộtyếu tố cần thiết cho hoạt động quản lý hiệu quả”;

Trong nghiên cứu này, tác giả đã đưa ra nhiều yếu tố cần thiết cho việcquản lý hiệu quả, tuy nhiên, tác giả nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộtrong việc quản lý hiệu quả các hoạt động

Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báocáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – BaselCommittee on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNBtrong ngân hàng (Framework for Internal Control System in BankingOrganisations)

Trong báo cáo này, ủy ban Basel đã đưa ra các nhân tố trong hệ thốngkiểm soát nội bộ để có thể kiểm soát các ngân hàng bao gồm: môi trườngkiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin truyềnthông, giám sát

Ngoài ra, các tác giả cũng đã có những nghiên cứu chuyên sau vềkiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực cụ thể như:

+ Các tác giả Reisner, Franz, Drsocoec (1990) về “Cơ sở của kiểmsoát nội bộ trong các công ty bảo hiểm”;

Trong nghiên cứu này, hai tác giả đã nêu các nhân tố nằm trong môitrường kiểm soát của các công ty bảo hiểm và các thủ tục chính để kiểm soátcác hoạt động trong các công ty bảo hiểm ở Đức

+ Hai tác giả Spraakman, Gary Peter (1996) về “Sử dụng các pháthiện kiểm soát nội bộ trong các tổ chức chính phủ”

Trong nghiên cứu này các tác giả đã tìm hiểu các thủ tục kiểm soátđược xây dựng và vận dụng chúng để kiểm soát các hoạt động trong các tổchức chính phủ

+ Hồ Tuấn Vũ (2005), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàngtại Công ty dệt may Hòa Thọ”.

Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã nêu được thực trạng của chutrình bán hàng thu tiền của Công ty dệt may Hòa Thọ và xây dựng được cácthủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty theo hướng hoànthiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống kế toán và xây dựng các thủtục kiểm soát

+ Vũ Ngọc Nam (2007), “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh

thu và tiền thu từ bán hàng tại Công ty thông tin di động(VMS)”, Luận văn

Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng

Trong nghiên cứu này, tác giả đã chỉ ra được những ưu nhược điểm của

hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công tyVMS, đồng thời đưa ra những kiến nghị để tăng cường kiểm soát nội bộ đốivới chu trình này tại Công ty

Những nghiên cứu nói trên mặc dù đã đề cập đến vấn đề về kiểm soátnội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại cácdoanh nghiệp nói riêng Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến thực

trạng kiểm soát nội bộ tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không ĐàNẵng và đề ra giải pháp nhằm tằng cường kiểm soát nội bộ tại Trung tâm đểphù hợp với tình hình của Trung tâm Do đó, đề tài mong muốn đưa ra đánhgiá về thực trạng tại Trung tâm, trên cơ sở đó có một số giải pháp nhằm tăngcường công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tạiTrung tâm.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ

TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đócác nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt độngkiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, khái niệm kiểm soát nội

bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đềkiểm soát trong tổ chức và có liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị củadoanh nghiệp

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến cácđịnh nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này:

- Theo quan điểm của tổ chức COSO (Committee of SponsoringOrganization): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởiHội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết

kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hộiđồng quản trị mong muốn là: bảo vệ tài sản, cung cấp thông tin tài chính tin cậy,hiệu lực và hiệu quả các hoạt động, sự tuân thủ các luật lệ và các quy địnhhiện hành.” [13, tr 10-15]

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là cácquy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và ápdụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểmtra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tàichính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài

sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kếtoán và thủ tục kiểm soát” [2, tr 5-10].

- Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (The International Federation ofAccountant - IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tụcđược thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:

+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo

+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định+ Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động

+ Bảo vệ các tài sản của đơn vị

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng

có những mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mụcđích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm

vụ của nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hàihòa bốn mục tiêu trên

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp phải đảm bảo các mục tiêu sau:

 Hệ thống KSNB góp phần cung cấp thông tin tài chính và thông

tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.

Hệ thống KSNB sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm hệ thống thông tin tàichính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để cung cấpcho các cấp điều hành của doanh nghiệp, các cá nhân có liên quan trongdoanh nghiệp, các cơ quan có chức năng giám sát doanh nghiệp và các đối tácbên ngoài khác Trong đó, đảm bảo độ tin cậy của các báo cáo tài chính làmột mục tiêu quan trọng mà HĐQT đặt ra và hệ thống KSNB có thể giúp đạtđược điều đó thông qua việc kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ, hạchtoán kế toán, chế độ báo cáo

Hệ thống KSNB góp phần thực hiện việc tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ

Doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đối với nềnkinh tế Do đó, có rất nhiều quy định của các cơ quan nhà nước nhằm đảmbảo hoạt động của doanh nghiệp an toàn, hiệu quả Vì vậy, mọi nghiệp vụ vàhoạt động trong doanh nghiệp phải tuân thủ theo các quy định, chính sách,pháp luật hiện hành Ngoài việc bảo đảm tuân thủ pháp luật, hệ thống KSNBcòn phải bảo đảm nhân viên tuân thủ các nguyên tắc, quy chế, quy định nội

bộ mà HĐQT, ban giám đốc xây dựng nhằm giúp cho việc quản lý điều hànhdoanh nghiệp tốt hơn, đạt được mục tiêu đề ra

Hệ thống KSNB góp phần bảo đảm tính hợp lý tính hiệu lực, hiệu quả và an toàn cho các hoạt động trong doanh nghiệp.

Thông qua hệ thống KSNB mà các quyết định quản lý, điều hành hoạtđộng doanh nghiệp của các cấp có thẩm quyền ban hành được thực hiện với chiphí hợp lý, bảo vệ doanh nghiệp trước những thua lỗ do các rủi ro gặp phảitrong quá trình kinh doanh, bảo đảm an toàn cho hoạt động doanh nghiệp

Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản

Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản vật chất : Tài sản hữuhình và tài sản vô hình; tài sản phi vật chất khác như: sổ sách, các tài liệuquan trọng, Chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khácnhau hoặc hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thíchhợp Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản vàcác nguồn lực một cách kinh tế, có hiệu quả, tránh sự lãng phí

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn

vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêuthế nhưng theo tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organization), hệ

thống KSNB của một tổ chức được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản, đó là: môitrường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin vàtruyền thông, giám sát Các yếu tố này không phải tồn tại một cách độc lậptrong hệ thống KSNB mà chúng có mối quan hệ đan xen, tác động qua lại tạonên tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Có thể mô hình hoá các yếu tố của hệthống KSNB như sau:

Hình 1.1 Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong vànhân tố bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vậnhành và tính hữu hiệu của KSNB

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trìnhthực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát có thể sẽkhông đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môitrường kiểm soát yếu kém Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chếđược phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soátbao gồm:

- Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của nhà quản lý cấp cao

Sự kiểm soát hữu hiệu của đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào nhữngnguyên tắc và quan điểm của nhà quản lý Nếu người quản lý cấp cao theođuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro và cho rằng kiểm soát cũng là một vấn

đề quan trọng thì các thành viên sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng cácquy định kiểm soát Ngược lại, khi nhà quản lý không thực tâm chú ý haychấp nhận rủi ro để đạt được một mức lợi nhuận cao, các mục tiêu kiểm soátchắc chắn sẽ không đạt được

Phong cách điều hành của nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đếnmôi trường kiểm soát của một tổ chức Ban giám đốc là một tập thể thốngnhất trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền trong quản

lý thì hoạt động KSNB rất khó có hiệu quả Môi trường KSNB cũng khôngchặt chẽ nếu ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm chonhân viên dưới quyền

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được cácmục tiêu của một tổ chức Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sựphân công, phân nhiệm, sự ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổsách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi sai phạm Một doanh nghiệp được tổchức thành nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao và vì vậy một điềuhiển nhiên là hệ thống KSNB cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng

để có thể thực hiện chức năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của mình

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, cácnhà quản lý cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa

hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả.Ngược lại, một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chếvốn có của KSNB Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản

lý và các chế độ của doanh nghiệp đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánhgiá, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong doanh nghiệp

- Kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch thu chi quỹ, kếhoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định Đặc biệt là kế hoạch tàichính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạtđộng và sự luân chuyển tiền trong tương lai Nếu việc lập và thực hiện các kếhoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụkiểm soát hiệu quả hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thườngquan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnhhưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý,điều chỉnh kế hoạch kịp thời

- Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo caonhất của doanh nghiệp như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêmnhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

- Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, hoạt động của doanh nghiệpcòn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài Ví dụ như: luật pháp, sự kiểmsoát của cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ Những nhân tố bênngoài là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng sẽ cóảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong việc thiết kế và vận hành các quychế, thủ tục trong hệ thống KSNB

b Đánh giá rủi ro

Cùng với việc tạo ra môi trường kiểm soát tốt thì đơn vị cần phảiduy trì sự đánh giá rủi ro thường xuyên ở các cấp khác nhau nhằm thiết kếhoặc bổ sung những biện pháp ngăn ngừa, kiểm soát kịp thời những rủi ro ảnhhưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị

Trong hệ thống KSNB thì đánh giá rủi ro có thể được xem là cơ sở

để thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp Đánh giá rủi ro là quá trình xácđịnh, phân tích và quản lý những rủi ro trong hoạt động của đơn vị Quá trìnhđánh giá rủi ro bao gồm:

- Xác định rủi ro

Đánh giá rủi ro trước hết là xác định những rủi ro đối với từngnghiệp vụ hay đối với cả đơn vị thông qua việc đánh giá những nhân tố bêntrong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn

vị Công việc này không chỉ là xác định những rủi ro hiện hữu mà còn xácđịnh những rủi ro tiềm ẩn có thể gây thiệt hại cho đơn vị

- Phân tích rủi ro

Sau khi đã xác định được rủi ro thì đơn vị cần phải phân tích rủi ro Đó

là việc phân tích khả năng xảy ra rủi ro và thiệt hại của nó, từ đó đánh giámức độ ảnh hưởng của rủi ro đến các mục tiêu của đơn vị Việc phân tích rủi

ro sẽ là cơ sở cho việc đề ra các biện pháp quản lý rủi ro

- Quản lý rủi ro

Sau khi xác định và phân tích rủi ro, đơn vị cần phải tìm các biệnpháp quản lý rủi ro Quản lý rủi ro không chỉ đề ra các biện pháp ngăn ngừacác rủi ro như rủi ro uy tín, rủi ro thanh khoản mà còn đề ra các biện phápnhằm kiểm soát được các rủi ro để có thể giảm thiểu tối đa thiệt hại đối vớiđơn vị

c Hệ thống thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin và truyền thông được ví như thành phần liên kếtcác yếu tố của hệ thống KSNB Hệ thống thông tin bao gồm việc thu thậpthông tin, xử lý thông tin, tổng hợp thông tin, truyền đạt thông tin Truyềnthông tin là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra nhằm nhấnmạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin

Hệ thống thông tin và truyền thông bao gồm thông tin trong nội bộ,thông tin với bên ngoài và phải có hai chiều: thông tin truyền đi và thông tinphản hồi Trong nội bộ, đơn vị cần tổ chức luồng thông tin truyền xuống cấpdưới, truyền lên cấp trên và truyền giữa các phòng ban, chi nhánh Thông tintruyền đi có thể là các chính sách, các chỉ thị của cấp trên và thông tin phảnhồi là tình hình thực hiện các chỉ thị đó; thông tin truyền đi có thể là các báocáo về sai phạm, về phản ánh của khách hàng và thông tin phản hồi là nhữnghành động của cấp trên để xử lý những thông tin đó.Đối với bên ngoài thìthông tin truyền đi có thể là những thông tin về sản phẩm dịch vụ, tình hìnhhoạt động của đơn vị, thông tin phản hồi có thể là thái độ của khách hàng về

các sản phẩm dịch vụ do đơn vị cung cấp Nói chung, tất cả những thông tin

về đơn vị và các sự kiện khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị cần phảiđược thu thập đầy đủ, kịp thời đáp ứng cho công tác quản trị

Việc truyền đạt thông tin có thể chính thức bằng văn bản hoặc bằnglời nói, qua website hoặc qua các sơ đồ hạch toán, qua sổ tay hướng dẫn vềcác chính sách và quy trình nghiệp vụ và phải đảm bảo nhà quản trị các cấpcũng như nhân viên nhận đủ các thông tin cần thiết và hiểu đúng các thông tin

đó để thực hiện đúng

Trong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là một phân

hệ quan trọng, cung cấp các thông tin tài chính cho các nhà quản lý ra quyếtđịnh Hệ thống thông tin kế toán gồm hệ thống thông tin kế toán tài chínhcung cấp số liệu dưới dạng các báo cáo tài chính như số liệu về tài sản, nguồnvốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí của các năm và hệ thống thông tin kế toánquản trị cung cấp số liệu và sự phân tích nhằm mục đích quản trị như cungcấp các số liệu trên báo cáo tài chính và cả các tỷ lệ như khả năng thanh toán,tốc độ tăng trưởng Vì vậy yêu cầu đối với thông tin kế toán là phải chính xác,kịp thời và đầy đủ

d Hoạt động kiểm soát

Trên cơ sở quá trình đánh giả rủi ro, đơn vị thiết kế và thực hiện

hoạt động kiểm soát Có thể nói hoạt động kiểm soát là cốt lõi trong hệ thốngKSNB Hoạt động kiểm soát chính là những chính sách và thủ tục nhằm đảmbảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện với mục đích là kiểm soátđược rủi ro đang hoặc có thể xảy ra trong đơn vị Hoạt động kiểm soát đượcthực hiện thông qua các thủ tục kiểm soát thích hợp được cài đặt trong toàn

bộ hệ thống đơn vị, do đó tất cả các thành viên trong đơn vị đều tham gia vàoquá trình kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của cơ cấu

tổ chức, của hoạt động kinh doanh Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm soát, so sánh, phê duyệt các số liệu liên quan đến doanhnghiệp;

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

- Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết;

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kế toán;

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơbản, đó là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm,nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thựchiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không đểmột cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp

vụ Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này đượckiểm soát tự động bởi một công việc của một nhân viên khác Việc phân chiatrách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn và hành

vi gian lận Mặt khác nó nó tạo điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc đẩynhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó

- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn

Tùy theo cách điều hành của nhà quản lý mà họ có thể quy địnhthẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau Sự phân quyền cho các cấp vàxác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên

nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọivấn đề Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tiếntriển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tùytiện khi giải quyết công việc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Điều quan trọng nhất của nguyên tắc này là nhằm hướng đến sự cách

ly, tách biệt giữa các chức năng nhằm ngăn chặn sai sót, các mầm móng của sựgian lận và tiêu cực

+ Chức năng kế toán và chức năng bảo vệ tài sản:

Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ

có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán

+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo vệ tài sản:

Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tàisản có liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

+ Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ:

Bộ phận thực hiện nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổsách kế toán vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kếtquả hoạt động của mình

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn baogồm: kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách, kiểm soát vật chất đối với tài sản

và sổ sách, kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

- Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách

Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tintrong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sảncũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác Về cơbản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau:

+ Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất

lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

+ Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phátsinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt Việc ghi chép chậm trễlàm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận

+ Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoahọc để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảmđược các khác biệt trong ghi chép

+ Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với quy định củanhà nước và có tính năng kiểm soát

+ Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyêntắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt

+ Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũngnhư các loại sổ sách của đơn vị

+ Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập

và kiểm tra báo cáo tài chính

+ Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theonguyên tắc bảo mật, an toàn và thuận tiện truy cập

Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ

và trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chứcnăng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không bị thấtthoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặcvượt quá thẩm quyền

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thôngtin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất Ví dụ như xây dựngcác nhà kho, hầm tiền, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị hệ thống báo động

Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanhnghiệp khi chưa có sự cho phép của nhà quản lý Ví dụ như ban hành quy chếkiểm soát việc ra vào kho tiền, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soátviệc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu được lưu trữ ở trong máy tính

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viênđộc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủtục kiểm soát nêu trên Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từnhững hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Ví dụ như đơn vị đã ápdụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khảnăng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hànhkhác nhau để tham ô tài sản

e Giám sát

Các thủ tục kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyềnthông ở trên có thể sẽ không còn phù hợp khi môi trường kiểm soát và cácđiều kiện khác thay đổi, do đó đơn vị cần thực hiện việc giám sát để duy trì sựhữu hiệu của hệ thống KSNB

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệthống KSNB nghĩa là đánh giá về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trongviệc quản trị rủi ro, quản trị đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra Nhà quản lý

có thể thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ thông qua việc giámsát của chính các nhân viên thực hiện quy trình hoặc qua việc tiếp nhận ý kiếnkhách hàng hoặc xem xét các báo cáo hoạt động hàng ngày, hàng tháng, hàngquý, qua các cuộc kiểm toán của kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viênđộc lập

Hình thức giám sát chủ yếu tại đơn vị là thông qua các cuộc kiểmtoán nội bộ Đơn vị phải đảm bảo các kiểm toán nội bộ có đủ nhân viên có

năng lực, độc lập với các đơn vị và được phép tiếp cận với tất cả các thông tincần thiết để có thể có sự đánh giá khách quan và đầy đủ về tính hiệu quả củaviệc thiết kế và duy trì các thủ tục KSNB tại đơn vị, việc đánh giá rủi ro, việctruyền đạt thông tin và có những đề xuất biện pháp khắc phục các thiếu sót(nếu có) cũng như các biện pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNBtại đơn vị Những biện pháp này cần được ban lãnh đạo xem xét và triển khaikịp thời cũng như theo dõi việc thực thi các biện pháp đó thì các biện pháp đómới đảm bảo việc giám sát hiệu quả cao.

1.2 ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung khoản mục doanh thu và tiền thu bán hàng

Trong quá trình bán hàng và ghi nhận doanh thu, tiền thu bán hàng phảithực hiện các công việc chính như sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của người mua

được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Đơn đặt hàng cần phải đượckiểm tra tính có thực, các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, sốlượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán

- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng: Trước khi

hàng hoá được chuyển đi thì người có thẩm quyền phải xem xét khả năngthanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng trảchậm, phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòiphát sinh sau này

- Vận chuyển hàng hoá: Chức năng vận chuyển hàng hoá phản ánh tài

sản của doanh nghiệp và quyền sở hữu của tài sản được chuyển cho kháchhàng Nó là công cụ để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá được xuất ra khỏidoanh nghiệp và phải phù hợp với số lượng xuất thực tế

- Lập, gửi hoá đơn bán hàng cho khách hàng đồng thời ghi sổ doanh thu

Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợtgiao hàng đều phải được lập hoá đơn và chỉ lập hoá đơn đối với các nghiệp vụgiao hàng thực sự xảy ra Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, sốlượng, giá cả hàng hoá gồm giá gốc, chi phí vận chuyển và các yếu tố kháctheo luật thuế giá trị gia tăng Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu ởquyển gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 để ghi sổ và theo dõi thu tiền.Các hoá đơn bán hàng phải được ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp

vụ đó phát sinh

- Xử lý và ghi sổ các khoản phải thu: Tiền mặt phải được ghi vào Sổ

nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên Sổ chitiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kỳ

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu

bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên muaphải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúngquy cách, chất lượng Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điềuchỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai Đốivới các khoản chiết khấu thương mại được tính điều chỉnh trên hoá đơn bánhàng kỳ tiếp theo

Trường hợp phát sinh khoản giảm giá do hàng không đảm bảo quy cách,chất lượng bên bán và bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng, quy cách, lý

do giảm, mức giảm theo hoá đơn bán hàng nào, đồng thời bên bán phải lậphoá đơn điều chỉnh Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, hai bên mua điều chỉnhthuế đầu ra, đầu vào

- Thẩm định và xoá sổ các khoản phải thu nhưng không thu được:

Công việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năngthanh toán, việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định về chế độ tàichính kế toán hiện hành.

- Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Để đảm bảo nguyên tắc

thận trọng trong kinh doanh, trước khi khoá sổ tài khoản và chuẩn bị lập báocáo tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu không

có khả năng thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và đưa vào chi phíhoạt động của doanh nghiệp Lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm mục đích

đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế đột biến về kết quả kinhdoanh của một kỳ kế toán

1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ làviệc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiệncho khách hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 14 thì doanh thu bán hàng đượcghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện doanh nghiệp đã chuyển giaophần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá, doanhnghiệp đã không còn nắm giữ quyền quản lý và kiểm soát hàng hoá; doanhthu được xác định tương đối chắc chắn, doanh nghiệp thu được lợi ích kinh tế

từ việc bán hàng, xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.[1,

tr 11-20]

Tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa, quá trìnhchuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng sang tiền, sản phẩm đượccoi là tiêu thụ khi được khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng Tiêu thụsản phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tốquyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tiêu thụ sản phẩm nhằmthực hiện mục đích của sản xuất hàng hóa là sản phẩm sản xuất để bán và thu

lợi nhuận.

Quá trình tiêu thụ, hàng hóa được chuyển hóa từ hình thái hiện vật sanghình thái giá trị và đồng thời vòng chu chuyển vốn kinh doanh của doanhnghiệp được hoàn thành Tiêu thụ giúp cho quá trình tái sản xuất được giữvững và có điều kiện phát triển Tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp phải

sử dụng tổng thể các biện pháp về tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thựchiện các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm như nắm nhu cầu thịtrường, tổ chức sản xuất, tiếp nhận sản phẩm, chuẩn bị hàng hóa và xuất bántheo yêu cầu của khách hàng với chi phí kinh doanh nhỏ nhất

1.2.3 Các sai sót và gian lận trong ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng

Trong quá trình ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng thường gắn liềnvới nhiều rủi ro gây ra những tổn thất lớn cho đơn vị Trong đó, những sai sót

và gian lận thường gặp nhất là:

- Phòng kinh doanh không nắm được chính xác về số lượng, quy cáchcủa từng mặt hàng đang tồn kho nên có thể không đưa ra được quyết định bán

h àng phù hợp với khả năng cung ứng hiện tại của doanh nghiệp

- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho Công ty cam kết một lịchgiao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặcđiều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho kháchhàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi rotín dụng quá mức

- Bán hàng cho những khách hàng “ma” tạo ra những khoản phải thukhông có thật và làm thất thoát tài sản của đơn vị

- Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cáchkhông chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đã

giao hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn nhưgiao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.

- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá

đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơnkhống trong khi thực tế không giao hang

- Kế toán không phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng hay phòngkinh doanh luân chuyển chứng từ bán hàng chậm trễ dẫn đến dễ bỏ sót nghiệp

vụ hay ứ đọng công việc vào cuối tháng Làm cho các nghiệp vụ bán hàngkhông được phản ánh đúng kỳ, việc ghi sổ trùng lặp hay không đầy đủ

- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàngthanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

- Việc khách hàng thanh toán tiền qua ngân hàng không được đưa vàotài khoản của công ty mà là một tài khoản cá nhân nào đó

- Các khoản giảm giá không được phê duyệt đúng đắn hoặc do sự thôngđồng giữa nhân viên với khách hàng để chiếm đoạt tài sản của đơn vị

- Không theo dõi và có kế hoạch sửa chữa hàng bán bị trả lại làm chohàng hóa kém chất lượng ứ đọng trong kho lâu ngày

- Không theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ theo tuổi để có kế hoạch lập

dự phòng phải thu khó đòi một cách đúng đắn dễ gây tổn thất lớn cho đơn vị

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng

Việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong khoản mục doanh thu và tiền

thu là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm Để theo dõi, kiểm soát việc thực

hiện các chính sách, quy định nhằm đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệpphải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả,hiệu năng sản xuất kinh doanh Đối với khoản mục doanh thu-tiền thu bánhàng, các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm các mục tiêu như sau:

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ với khoản mục doanh thu

Mục tiêu kiểm soát nội bộ của khoản mục doanh thu là ngăn ngừacác sai phạm, gian lận có thể xảy ra như: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ doanhthu; xuất hàng hoá khi chưa có lệnh xuất hàng; số lượng của hàng xuất khôngđúng với yêu cầu với số lượng ở trên hợp đồng kinh tế; hợp đồng kinh tếkhông được phê duyệt của những người có thẩm quyền, chứng từ sử dụngkhông được đánh số liên tục, không có các yếu tố đầy đủ cấu thành chứng từ

Mục tiêu kiếm soát đối với khoản mục doanh thu như sau:

- Sổ sách và chứng từ đầy đủ: Nhằm kiểm soát tối đa các nghiệp vụdoanh thu, thể hiện các nghiệp vụ doanh thu được ghi sổ kịp thời, đầy đủ trêncác chứng từ hợp lý Do đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp là khácnhau nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng cũng là khác nhau Các doanhnghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán phù hợp

- Các chứng từ được đánh số thứ tự trước: Việc sử dụng các chứng từđược đánh số thứ tự trước nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót, quên ghi sổ, tránhđược ghi trùng lắp các nghiệp vụ vào số sách

- Gửi các báo cáo bán hàng: Hàng tháng, doanh nghiệp lập các báocáo bán hàng, trên đó thể hiện số tiền đã thu và số tiền còn phải thu kháchhàng nhằm theo dõi các khoản nợ Để đảm bảo tính khách quan, công việcnày được giao cho một người thích hợp không có trách nhiệm với việc quản

lý tiền hoặc ghi nhận doanh thu

- Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ doanh thu: Cần quan tâm đến cácđiểm sau:

+ Việc bán chịu, trả chậm và các chính sách bán hàng phải được phêchuẩn đúng đắn trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng

+ Hàng bán chỉ được gửi khi đã có đầy đủ các chứng từ kèm theo

+ Giá bán của hàng hoá đựơc ký duyệt, kể cả chi phí vận chuyển vàcác khoản giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng phải thoả thuận trước.

Hai việc kiểm soát đầu tiền nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyểnđến người mua “ma” (không có thật) hay người mua không có điều kiện thanhtoán hoặc dây dưa trong thanh toán Việc xét duyệt nhằm tránh thất thu, kíchthích thỏa đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp, hiệu quả các quan hệ lợi íchgiữa các bên trong quan hệ mua bán

- Phân công phân nhiệm đầy đủ: Việc phân công phân nhiệm đầy đủtrong kế toán trong kế toán là cần thiết để ngăn ngừa hàng loạt sai sót khácnhau, cả những sai sót cố ý hay vô ý Giữa chức năng bán hàng với chức năngduyệt bán chịu cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinhtrong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán

- Tính độc lập của kiểm tra giám sát việc kiểm soát: Đây là yếu tốphát huy nội lực của kiểm toán nội bộ Tính độc lập của nhân viên kiểm traphụ thuộc vào việc phân công, phân nhiệm của Công ty và năng lực của ngưòi

đó Thông thường việc này do kiểm toán nội bộ hay nhân viên chuyên tráchthực hiện

STT Mục tiêu Công việc KSNB chủ yếu của khoản mục

2 Mọi nghiệp vụ doanh

thu đã được ghi sổ

Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàngđược đánh số trước và định rõ mục đích sử dụng

- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán

- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vậnchuyển,chiết khấu

Phân công người độc lập với nghiệp vụ doanh thu

để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn theo giá cảtừng loại hàng tại thời điểm bán và ghi chép vàonghiệp vụ kế toán

sổ nghiệp vụ doanh thu đúng thời gian.

Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng từ

và ghi sổ theo thời gian

7

Các nghiệp vụ doanh

thu được đưa vào sổ

thu tiền và cộng lại

Bảng 1.1: Mục tiêu và công việc KSNB chủ yếu nghiệp vụ doanh thu

b Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền thu bán hàng

Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền là hạn chế tối đa cácsai phạm, gian lận trong việc thu tiền của doanh nghiệp như một số liệu trên

sổ sách kế toán không khớp với số liệu kiểm kê thực tế; kiểm tra việc cách lytrách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, đối với các khoản chiết khấuphải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền

Để đạt được mục tiêu các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền Công

ty thực tế nhận được (tính có căn cứ hợp lý), kiểm soát nội bộ cần cách lytrách nhiệm giữa quản lý tiền mặt với ghi sổ sách, đồng thời thường xuyênđối chiếu giữa sổ sách với số dư trên tài khoản tiền gửi

Đối với mục tiêu tiền mặt thu vào đã được ghi Sổ quỹ và Nhật ký thutiền, kiểm soát nội bộ cần phân trách nhiệm giữa người thu tiền và người giữ

sổ, sử dụng giấy báo tiền gửi hoặc bảng kê tiền mặt có đánh số trước.

Đối với các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê chuẩn (sự phê chuẩn),kiểm soát nội bộ cần xem xét sự tồn tại của chính sách chiết khấu tiền mặt, và

sự phê chuẩn các chính sách đó trong thực tế

Đối với các mục tiêu về các khoản tiền thu được đều được phân loạiđúng đắn và việc cộng dồn, sang trang, chuyển sổ được thực hiện chính xác,kiểm soát nội bộ cần thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết, kiểm tra quan hệ đốiứng đối với các nghiệp vụ Kiểm tra, đối chiếu chi tiết các sổ liên quan đốivới việc cộng dồn, sang trang nhằm kiểm tra chính xác cơ học

Theo phương thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thutrực tiếp nộp vào ngân hàng thì cần chú ý đến các chứng từ thu tiền Kế toángiao dịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ đóvào giấy báo Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch

và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo Trên cơ sở đó,thực hiện việc đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đínhkèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo, giữa số dư đầu kỳ của giấybáo sau với số dư cuối kỳ của giấy báo trước đó nhằm kiểm tra độ chính xác

cơ học và sự đầy đủ của các chứng từ

Stt Mục tiêu Công việc KSNB chủ yếu của nghiệp vụ thu

2

Khoản tiền chiết khấu đã được

xét duyệt đúng đắn; Phiếu thu

tiền được đối chiếu, ký duyệt

Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trướchạn; Duyệt các khoản chiết khấu; Đối chiếuchứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

3 Tiền mặt thu được đã ghi đầy

đủ vào sổ quỹ và các nhật ký

- Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền vớingười ghi sổ

thu tiền

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiềnmặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế

độ báo cáo nhận tiền kịp thời

- Trực tiếp xác nhận séc thu tiền

4

Các khoản tiền thu đã ghi sổ

và đã nộp đều đúng với giá

bán hàng

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương

vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng, thutiền

- Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về cáckhoản tiền bán hàng

5 Các khoản thu tiền đều được

Các khoản thu tiền ghi đúng

vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp

Bảng 1.2: Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ thu tiền

1.3.2 Quá trình kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập ra là nhằm ngăn ngừa vàphát hiện kịp thời các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến hoạtđộng của đơn vị Việc kiểm soát nội bộ phải được tiến hành trên từng khâu,

từng hoạt động của đơn vị

a Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan

sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại để xác định về khả năngcung ứng đúng hạn của đơn vị, và lập lệnh bán hàng Đối với những trườnghợp nhận đặt hàng qua điện thoại, fax… thì cần có những thủ tục để đảm bảo

cơ sở pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng Việc chấp nhận đơn đặthàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trongtương lai

Một số biện pháp kiểm soát có thể được áp dụng trong trường hợp này là:

- Với mục tiêu tất cả các đơn đặt hàng đều được gửi từ những kháchhàng có thật, thực tế có xảy ra và được xử lý đầy đủ, kịp thời và không để bỏ sót

+ Phải đánh số thứ tự các đơn đặt hàng của khách hàng Việc này sẽgiúp cho nhân viên xử lý các đơn đặt hàng theo thứ tự một cách khoa học vàkhông mất nhiều thời gian và hạn chế thấp nhất việc bỏ sót Đối với các nhàquản lý thì cũng dễ dàng để kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên

+ Bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng cần có một nhân viênchuyên trách về việc xác minh tính có thật của các đơn đặt hàng, nhất là cácđơn đặt hàng qua điện thoại, fax…Sau đó nhân viên này mới chuyển chongười có trách nhiệm xử lý

- Với mục tiêu tất cả các yêu cầu về hàng hoá của khách hàng đềuđược xử lý một cách đúng đắn theo những quy đinh cụ thể tại đơn vị

+ Đối với người chịu trách nhiệm xét duyệt đơn đặt hàng thì cầnphải có sự am hiểu về khả năng hiện có của đơn vị Tránh tình trạng chấpnhận đơn hàng khi đơn vị không có khả năng cung ứng đủ số lượng và đúng

về thời gian giao hàng

+ Cần quy định về thời gian thực hiện việc xét duyệt bán hàng để

tránh tình trạng đơn đặt hàng bị xử lý chậm làm ảnh hưởng đến việc kinhdoanh của đơn vị Và cũng cần quy định về trách nhiệm mỗi nhân viên phảichịu đối với việc chậm trễ đó.

Ngoài ra còn có thể có các thủ tục kiểm soát sau:

- Với mục tiêu các nghiệp vụ bán hàng đều được xét duyệt bán chịu

và phê chuẩn chính xác tránh gây tổn thất cho đơn vị

+ Đối với những khách hàng đã có quan hệ buôn bán những lầntrước thì bộ phận tín dụng cần ra soát lại về việc thanh toán của những lầngiao dịch trước, từ đó mà quy định hạn mức tín dụng cho khách hàng

+ Đối với những khách hàng lần đầu tiên giao dịch thì cần phải phântích, đánh giá, kiểm tra kỹ lưỡng về tình hình tài chính và khả năng thanh toáncủa khách hàng Trong trường hợp này, bộ phận tín dụng nên đưa ra một hạnmức bán chịu thấp để đề phòng rủi ro

+ Quyết định cuối cùng về việc bán chịu cần phải là chữ kí của người

có trách nhiệm tại bộ phận tín dụng Việc thoã thuận về hạn mức tín dụng sẽđược thể hiện trên các hợp đồng kinh tế sau khi đã có sự đồng thuận giữa hai bên

+ Cũng cần có sự kiểm tra đột xuất của bộ phận kiểm soát độc lậpvới bộ phận tín dụng đối với việc đã cho khách hàng nợ và hạn mức bán chịu

đã được quy định Việc này nhằm ngăn chặn nhân viên tại bộ phận tín dụngthông đồng với khách hàng một hạn mức tín dụng bất lợi cho việc kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Với mục tiêu công việc xét duyệt bán chịu được tiến hành một cách

nhanh chóng, kịp thời không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn vớikhách hàng Việc này có thể quy định về một thời gian cụ thể cho việc xử lýmột đơn đặt hàng.

c Chuyển giao hàng hoá

Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ tráchbán chịu, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gởi hàng Bộ phận gửi hàng vàgửi hàng cho khách hàng Chứng từ này là cơ sở để lập hoá đơn và thườngbao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hoá, số lượng và các

dữ liệu có liên quan Đơn vị nên thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập đểhạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thôngđồng giữa kho với người nhận hàng Ngoài ra còn có các biện pháp khác đểngăn ngừa sai phạm:

- Với mục tiêu: hàng hoá xuất kho phải được chuyển đến người mua

có thật và đã được sự cho phép, phê duyệt đúng đắn

+ Việc lập phiếu xuất kho cần phải dựa trên lệnh bán hàng đã đượcphê chuẩn đúng đắn

+ Thủ kho cần kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho như số thứ tự,

có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền như trưởng bộ phận bánhàng, người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng Sau khi kiểm tra đầy đủthì thủ kho mới cho phép xuất kho hàng hoá

+ Tất cả các chứng từ vận chuyển cần được đánh số thứ tự và phảighi vào sổ theo dõi việc chuyển giao hàng hoá và cần định kỳ kiểm tra việcghi chép

+ Nhân viên gửi hàng phải xuất trình chứng từ vận chuyển có chữ kýxác nhận của người nhận hàng của khách hàng để chứng minh về việc kháchhàng đã thực sự nhận hàng

d Lập và kiểm tra hoá đơn