Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không tại cảng hàng không quốc tế đà nẵng (tt)

Công tác tổ chức thôngtin kế toán trong chu trình doanh thu cần phải được hoàn thiện, như: việcghi nhận, đối chiếu thông tin sản lượng các dịch vụ hàng không còn cậpnhật thủ công; mã hóa

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng, là cảng hàng không chủ đạo phục

vụ nhu cầu giao thông hàng không quốc tế và nội địa cho thành phố ĐàNẵng và các tỉnh xung quanh Đây là điểm đi- đến của khoảng 20 chuyếnbay trong nước và quốc tế với trên 1500 lượt khách thông qua mỗi ngày.Với vị trí địa lý đặc biệt, Đà Nẵng là điểm trung chuyển lý tưởng cho cácđường bay quốc tế Đông-Tây và Bắc-Nam qua lãnh thổ Việt Nam

Hiện nay, Cảng Hàng không quốc tế Đà Nẵng với các sản phẩm dịch

vụ đa dạng, khách hàng chính là các hãng hàng không trong nước và quốc

tế Tuy nhiên công tác kế toán được tổ chức theo các phần hành và sử dụngphần mềm toán độc lập nên có hạn chế nhất định Công tác tổ chức thôngtin kế toán trong chu trình doanh thu cần phải được hoàn thiện, như: việcghi nhận, đối chiếu thông tin sản lượng các dịch vụ hàng không còn cậpnhật thủ công; mã hóa các đối tượng phát sinh theo cảm tính và các dữ liệulưu trữ riêng lẻ chồng chéo theo từng bộ phận nên thông tin không đồngnhất, không thể tích hợp được dữ liệu lưu trữ giữa các bộ phận trong đơn vị,không thể chia sẻ thông tin giữa các bộ phận với bộ phận kế toán một cáchnhanh chóng và dễ sai sót nên chưa phục vụ tốt cho công tác điều hành hoạtđộng kinh doanh, chưa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Yêu cầu đặt ra cần phải tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhdoanh thu DVHK một cách hữu hiệu, chi tiết với sự hỗ trợ của công nghệthông tin hiện đại, đảm bảo nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ và thanh toán vớikhách hàng thực hiện nhanh chóng, kiểm soát tốt; cung cấp thông tin về sảnlượng, doanh thu DVHK một cách kịp thời, chính xác giúp cho các nhàquản trị của Cảng Hàng không quốc tế Đà Nẵng nói riêng, và của các CảngHàng không Việt Nam nói chung điều hành quản lý hiệu quả hoạt động kinhdoanh chính của toàn đơn vị

2 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích thực trạng của công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhdoanh thu; Vận dụng lý luận vào thực tiễn để đề xuất giải pháp hoàn thiện tổchức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không, nhằm tăngcường hiệu quả công tác quản trị, nâng cao năng lực và uy tín của Cảng hàngkhông quốc tế Đà Nẵng.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu những vần đề về tổ chức

thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và đánh giá tình hình thực hiện,

từ đó đưa ra phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toántrong chu trình doanh thu DVHK tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

- Phạm vi nghiên cứu: là Quy trình quản lý cung DVHK - thu tiền phát

sinh, mã hóa các đối tượng và các yêu cầu về cơ sở dữ liệu để tổ chức thôngtin kế toán trong chu trình doanh thu tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu:

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

Luận văn xác định được vai trò quan trọng của tổ chức thông tin kế toántrong chu trình doanh thu DVHK là cần thiết, thông qua phân tích những cơ

sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán; Tìm ra được những hạn chế từ đó

đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toántrong chu trình doanh thu tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

6 Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanhthu

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhdoanh thu DVHK tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhdoanh thu DVHK tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU DỊCH VỤ

1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Khái quát hệ thống thông tin

1.1.1.1 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

1.1.1.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán :

1.1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán:

1.1.2.2 Qui trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp:

1.1.3 Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán

1.1.3.1 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 1.1.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trình

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành:

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình:

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (EnterpriseResource Planning - ERP)

- Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình: trong điều kiện ứng

dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi

dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộphận khác nhau trong doanh nghiệp, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theochu trình bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành Cách tiếp cận nàyhướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xácđịnh rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năngnào trong một chu trình công tác để tổ chức, ghi nhận, theo dõi, báo cáohoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanhchóng, chính xác nhất Mỗi phần hành kế toán được xem là một hệ thốngcon trong hệ thống thông tin kế toán, có đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra

Hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp có thể tổ chức thành bốn chutrình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyểnđổi và chu trình tài chính Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chứcnăng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng một hệ thống thông tinquản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng tương ứng trong từngchu trình.

1.2 Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ

Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợpnhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữacác bộ phận với nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toán nếu được tổ chứctốt sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ bộ phận giao dịch, cung cấpdịch vụ kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và khả năng cung cấpdịch vụ trước khi chấp nhận đặt hàng của khách; xuất hóa đơn cho kháchhàng chính xác và kịp thời; ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ và xácđịnh kết quả tiêu thụ một cách chính xác theo từng dịch vụ; theo dõi tìnhhình công nợ và thanh toán của từng khách hàng một cách chi tiết theo từnghóa đơn; thu tiền (bao gồm tiền mặt và tiền gởi ngân hàng) và kiểm soáttoàn bộ các hoạt động để đảm bảo tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục đãđược phê duyệt

1.2.1 Doanh thu cung cấp dịch vụ: (Chuẩn mực kế toán số 14)

1.2.1.1 Khái niệm doanh thu cung cấp dịch vụ: Là tổng giá trị các lợi ích

kinh tế doanh nghiệp thu đã thu được hoặc sẽ thu được trong kỳ kế toán,phát sinh từ hoạt động Cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, góp phần làmtăng vốn chủ sở hữu.Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuậntheo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán;

1.2.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu cung cấp dịch vụ: Chiết khấu

thương mại, chiết khấu thanh toán; giá trị dịch vụ bị trả lại, giảm giá dịch vụ

1.2.1.3 Xác định doanh thu cung cấp dịch vụ:

5Doanh nghiệp thỏa thuận với người mua những điều kiện về trách nhiệm vàquyền của mỗi bên trong việc cung cấp hoặc nhận dịch vụ; Giá thanh toán;Thời hạn và phương thức thanh toán.

1.2.1.4 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ: được ghi nhận

khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy Doanhthu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vàongày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó

1.2.1.5 Chứng từ sử dụng: Khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu

tiền phát sinh theo quy định, Hoá đơn là cơ sở để ghi sổ kế toán doanh thu vàcác sổ kế toán khác có liên quan

1.2.1.6 Tài khoản sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch

vụ; TK 521 Chiết khấu thương mại ; TK 531 Dịch vụ bị trả lại; TK 532 Giảm giá dịch vụ

-1.2.1.7 Trình bày doanh thu cung cấp dịch vụ trên báo cáo tài chính:

Chính sách kế toán áp dụng trong ghi nhận doanh thu; Doanh thu của loạigiao dịch và sự kiện cung cấp dịch vụ; Doanh thu từng việc theo từng loạihoạt động trên

1.2.2 Chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ:

Trong các chu trình ở doanh nghiệp, chu trình doanh thu nhận đượcnhiều quan tâm nhất Chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ gồm các nghiệp

vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc giao dịchcung cấp dịch vụ và thu tiền khách hàng Nếu thiết kế chu trình doanh thucung cấp dịch vụ một cách hữu hiệu, chi tiết với sự hỗ trợ của công nghệthông tin hiện đại đảm bảo những nghiệp vụ cung cấp dịch vụ - thanh toánvới khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soáttốt Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình doanh thu: (1) Hệthống xử lý cung cấp dịch vụ và (2) hệ thống xử lý thu tiền và thường có ba

bộ phận trực tiếp tham gia là bộ phận kinh doanh, bộ phận cung cấp dịch

vụ, bộ phận kế toán

1.2.2.1 Mục tiêu của chu trình doanh thu dịch vụ: là phối hợp nhịp

nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc giao dịch cung cấp dịch vụ,theo dõi thanh toán và thu tiền

1.2.2.2 Chức năng của chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ: là tổ chức

các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việctạo doanh thu cung cấp dịch vụ và thanh toán công nợ khách hàng

1.2.2.3. Các yêu cầu quản lý chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ

Cung cấp dịch vụ đúng, đủ (đúng khách hàng /đúng giá / đúng dịch

vụ theo đơn đặt hàng); cung cấp dịch vụ kịp thời (kịp thời hạn đã cam kết).

Thu đúng (đúng người / đúng số lượng, chủng loại dịch vụ); Thu đủ (thu đủ

số tiền cần phải thu); thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn)

1.2.2.4 Mối quan hệ gữa các bộ phận trong chu trình doanh thu: Chu

trình doanh thu liên quan mật thiết giữa các chức năng cũng như phân côngtrách nhiệm và sự phối hợp, thể hiện cụ thể những ai tham gia, các chứng

từ, sổ sách, báo cáo như thế nào, xử lý nghiệp vụ và việc kiểm soát ra saotrong một chu trình doanh thu

1.2.3 Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu:

1.2.3.1 Tổ chức thông tin trong hoạt động giao dịch cung cấp dịch vụ:

Đơn đặt hàng (yêu cầu cung cấp dịch vụ) nhập vào hệ thống máy tính tựđộng kiểm tra khả năng cung cấp dịch vụ hiện có Dữ liệu về khả năng cung

cấp hiện tại của từng loại dịch vụ được lưu trữ trong tập tin: Danh mục dịch vụ Chương trình tự động kiểm tra tín dụng để xác định khách hàng.

Thông tin tình hình công nợ của từng khách hàng được cập nhật vào trường

số dư công nợ hiện tại trên tập tin Danh mục khách hàng Đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu sẽ lưu vào hai tập tin Đơn đặt hàng và chi tiết

đơn đặt hàng Mối quan hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua

trường khóa “Số đơn đặt hàng’’ In lệnh cung cấp dịch vụ lưu hồ sơ của bộ

7phận cung cấp dịch vụ và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiệnchu trình cung cấp dịch vụ

1.2.3.2 Tổ chức thông tin trong hoạt động cung cấp dịch vụ: Tại bộ phận

cung cấp dịch vụ khi nhận được lệnh -> cung cấp dịch vụ -> truy cập vào hệthống kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu xác nhận cung cấp dịch vụ Dữ liệusau khi cập nhật và xử lý trên các tập tin cơ sở dữ liệu, chương trình sẽ in raphiếu xác nhận cung cấp dịch vụ Ba liên phiếu xác nhận được khách hàng

ký đầy đủ: liên 1 giao cho khách, liên 2 làm căn cứ xuất hóa đơn, liên 3 lưutại bộ phận cung cấp dịch vụ

1.2.3.3 Tổ chức thông tin trong hoạt động lập hóa đơn: Tại bộ phận lập

hóa đơn khi nhận phiếu xác nhận -> truy xuất dữ liệu, đối chiếu, kiểm tra số

liệu -> truy cập vào tập tin Danh mục dịch vụ -> truy xuất dữ liệu “giá

bán” và “thuế suất GTGT” -> xuất hóa đơn -> lưu dữ liệu hóa đơn bánhàng trên một mẩu tin duy nhất Các thông tin chung được cập nhật vào các

tập tin Nhật ký và Chi tiết nhất ký để phục vụ hạch toán tổng hợp; Các số

liệu chi tiết về số lượng và giá của từng loại dịch vụ đã cung cấp được cập

nhật trên tập tin Chi tiết hóa đơn; Các số liệu về tổng doanh thu và thuế GTGT phải nộp của hóa đơn được cập nhật vào tập tin Hóa đơn bán hàng.

Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Sốhóa đơn bán hàng”

1.2.3.4 Tổ chức thông tin trong hoạt động theo dõi công nợ phải thu

Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập

nhật ngay vào trường “số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách hàng để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ công tác kiểm

tra tín dụng của khách hàng Biến động công nợ phải thu của khách

1.2.3.5 Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ

Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằmkiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông

tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điềuhành hoạt động

1.2.4 Tổ chức xây dựng bộ mã và cơ sở dữ liệu

1.2.4.1 Tổ chức xây dựng bộ mã:

Khái niệm: Mã hoá thông tin kế toán là cách thức phân loại, xếp

lớp các đối tượng kế toán trong cả hệ thống Hệ thống thông tin kế toán dựavào các thông tin đã mã hóa để ghi nhận, phân loại, lưu trữ và lập báo cáotài chính

Mục tiêu và sự cần thiết của mã hoá thông tin kế toán: đảm bảo

nhận diện một đối tượng trong tập hợp các đối tượng; Biểu diễn đối tượngbằng những kí hiệu ngắn gọn; Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đốitượng; Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quátrình nhập liệu; Đảm bảo tính bảo mật

Các phương pháp xây dựng bộ mã gồm có: Mã số tuần tự, mã số

tuần tự theo khoảng cách; mã gợi nhớ; mã tự kiểm; mã ghép nối; mã sốđẳng cấp

Những đặc tính cần có của bộ mã: Tính đơn nhất, tính kén chọn,

tính uyển chuyển sống lâu, bộ mã có thể chèn thêm, tính chất tiện dụng, dễ

kiểm tra

Cách thức tiến hành công tác mã hoá:

- Bước 1: Xác định tập hợp đối tượng phải mã hoá về mặt lượng vàmặt chất; Xác định những xử lý để bộ mã phải có là nhận diện không nhậpnhằng và có khả năng thống kê

- Bước 2: Lựa chọn giải pháp mã hoá Xác định một trật tự ưu tiêncho các tiêu thức lựa chọn, tận dụng các bộ mã đã có sẵn, tham khảo ý kiếncủa người sử dụng, kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính đưa vào mã,kiểm tra khả năng nới rộng của bộ mã, công tác mã hoá trong thực tế

- Bước 3: Triển khai và kiểm tra giải pháp mã hoá Trù liệu trình tựthực hiện (1) Ban hành quy tắc sử dụng cho các đối tượng liên quan đến sử

9dụng mã; (2) Thông báo thời gian áp dụng bộ mã mới; (3) Loại bỏ các bộ

mã đã lỗi thời; (4) Kiểm tra mã số tiến hành từ chứng từ gốc

Hệ thống bảng mã kế toán trong doanh nghiệp: thiết lập theo

nguyên tắc mỗi một đối tượng kế toán được mã hoá bởi một mã hiệu trongmột bảng mã được dùng để thay thế cho tên của đối tượng đó trong suốt quátrình hạch toán, mã hiệu phải ngắn gọn, dễ nhớ Gồm: Bảng mã tài khoản,bảng mã chứng từ, bảng mã khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượngcông nợ

1.2.4.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu:

CSDL kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữtrong các tập tin có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởimột hệ quản trị CSDL nhằm đạt được mục đích tồn tại của một hệ thốngthông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán cóích cho quá trình quản lý doanh nghiệp và ra quyết định kinh doanh

CSDL trong các phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo rất nhiềuphương án khác nhau Với mỗi phương án thiết kế hệ thống CSDL, quy trình

xử lý, luân chuyển dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau

CSDL kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽvới nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu vàthông tin kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin (bản ghi).Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thốngCSDL kế toán có thể được phân thành các tập tin danh mục từ điển, các tậptin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CHU TRÌNH DOANH THU DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG TẠI CẢNG HÀNG KHÔNG QUỐC TẾ ĐÀ NẴNG

2.1 Tổng quan về Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cảng hàng không quốc tế

Đà Nẵng

2.1.2 Mô tả hoạt động kinh doanh DVHK của Cảng hàng không quốc

tế Đà Nẵng

2.1.2.1 Đặc điểm kinh doanh dịch vụ hàng không

Hoạt động kinh doanh dịch vụ hàng không: là hoạt động giao dịch

cung cấp các dịch vụ liên quan trực tiếp và phụ thuộc dòng lưu chuyển củamáy bay và hành khách, tạo nên Doanh thu DVHK, chiếm tỷ trọng lớntrong tổng doanh thu

Đặc điểm sản phẩm của dịch vụ hàng không: Mang đặc trưng

chung của ngành dịch vụ như tính vô hình, tính không đồng nhất, quá trìnhsản xuất đồng thời là quá trình tiêu thụ, không có sản phẩm tồn kho, khôngthể hoàn trả lại hoặc tái bán và có những đặc điểm riêng của ngành hàngkhông phụ thuộc vào dòng lưu chuyển của máy bay và hành khách

2.1.2.2 Quy mô tổ chức, hoạt động kinh doanh dịch vụ hàng không

gồm 06 phòng chức năng tham mưu và 06 trung tâm trực thuộc Trong đócác Phòng ban, trung tâm liên quan trực tiếp đến chu trình doanh thu dịch

vụ hàng không

2.1.2.3 Tổ chức kế toán của Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

2.2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

dịch vụ hàng không tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

Hiện tại, Hoạt động kinh doanh dịch vụ hàng không tại Cảng HK

QT Đà Nẵng tồn tại hai loại hình hoạt động: cung cấp dịch phục vụ hoạtđộng bay và cung cấp dịch vụ phục vụ hành khách cho các chuyến baythường lệ và không thường lệ của các hãng hàng không Khách hàng chính

là các hãng hàng không và hành khách do hãng hàng không vận chuyển,Nhiều Trung tâm của Cảng hàng không cùng cung cấp các dịch vụ khácnhau cho một Hãng và một Trung tâm cung cấp các dịch vụ cho nhiều hãnghàng không Cụ thể:

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ phục vụ hành khách tạo ra doanhthu phục vụ hành khách nội địa và quốc tế Giá dịch vụ phục vụ hành khách

do Bộ tài chính qui định cụ thể: theo hành khách người lớn (ADL), trẻ em(CHD >2-12 tuổi) và trẻ nhỏ (INF< 2 tuổi) đi nội địa hay đi quốc tế Đặc

11biệt doanh thu này được các Hãng thu hộ theo vé máy bay và thanh toán lạicho Cảng hàng không theo số lượng khách thực đi trong tháng sau khi trừhoa hồng thu hộ mà Hãng được hưởng

- Hoạt động cung cấp dịch vụ phục vụ bay tạo ra doanh thu phục vụchuyến bay nội địa và quốc tế với nhiều loại sản phẩm dịch vụ do khốitrung tâm khai thác thực hiện Giá cung cấp dịch vụ phục vụ chuyến bay do

Bộ tài chính và Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam qui định theotừng loại sản phẩm dịch vụ với các mức giá cho từng loại máy bay căn cứvào hệ số ghế sử dụng (SIT) hay trọng tải cất cánh tối đa (MTOW) của từngloại máy bay

2.2.1 Thực trạng tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu dịch vụ HK

Chu trình doanh thu dịch vụ HK của đơn vị gồm 4 hoạt động chính đó là:(1) Nhận - xử lý yêu cầu dịch vụ HK (2) Cung cấp dịch vụ HK – Lậpphiếu xác nhận xác nhận (3) Lập hóa đơn - yêu cầu Hãng HK thanh toán(4) Nhận tiền thanh toán – theo dõi công nợ Đơn vị tổ chức theo các phầnhành và phần mềm Bravo độc lập chỉ thực hiện tin học hóa hoạt động thứ(4) và đáp ứng được một số thông tin kế toán tài chính Như vậy, toàn bộquá trình thực hiện từ hoạt động (1) đến hoạt động (3) và hệ thống thông tinquản trị chỉ được thực hiện thủ công

2.2.1.1.Thực trạng tổ chức thông tin trong hoạt động giao dịch cung cấp dịch vụ hàng không

a Chuyến bay không thường lệ: Hãng gửi điện thông báo về thời

gian dự kiến hạ cánh, cất cánh, loại máy bay, số lượng tổ lái, hành khách,mục đích chuyến bay theo phép bay đã được cấp Trung tâm điều hành sânbay nhận điện triển khai đến các trung tâm khai thác để cung cấp các dịch

vụ cơ bản phù hợp với loại máy bay của Hãng hàng không và đến bộ phận

kế toán trực thu để lập hóa đơn GTGT và thu tiền

Kế toán thanh toán lập phiếu thu, không có nợ phải thu khách hàng Kế toánthanh toán hạch toán ghi nhận các khoản doanh thu: Nợ 111/Có 511, 3331theo hóa đơn GTGT ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ; Mỗi dịch vụ cungứng phải xuất hóa đơn ngay tại trung tâm trực tiếp thực hiện, nên nhiềunhân viên chờ xuất hóa đơn và nhận tiền như vậy gây phiền hà cho kháchhàng, lãng phí nhân lực và giảm uy tín đơn vị

b.Chuyến bay thường lệ:

- Phòng kế hoạch kinh doanh: cung cấp thông tin về giá các dịch vụ

HK khi các Hãng gửi dự kiến các loại máy bay và chặng bay sẽ khai thác và

tổ chức ký kết hợp đồng theo mẫu chuẩn của IATA

-Trung tâm điều hành sân bay triển khai phối hợp các trung tâmkhai thác thực hiện cung cấp dịch vụ cho các Hãng; Xác nhận số lượngphục vụ hành khách; Tổng hợp số liệu chuyến bay

- Các trung tâm khai thác: tổ chức thực hiện cung ứng các DVHKtheo nhiệm vụ và xác nhận số lượng dịch vụ hàng không đã cung cấp

- Phòng Tài chính kế toán: Thực hiện thu và dõi công nợ các Hãng hàngkhông

2.2.1.2 Thực trạng tổ chức thông tin trong hoạt động cung cấp dịch vụ hàng không

Hãng HK trước khi bay hoặc có thay đổi về lịch bay phải gửi điệnthông báo bay loại máy bay, ngày giờ bay… đến Cảng hàng không để phối hợp

- Dịch vụ phục vụ bay: Các Trung tâm khai thác cung cấp các dịch

vụ và lập phiếu xác nhận cho từng dịch vụ của từng chuyến bay trong ngàyRiêng chuyến bay không thường lệ không lập phiếu xác nhận dịch vụ bộphận kế toán xuất hóa đơn và thu tiền trực tiếp Cuối mỗi ngày, Trung tâmđiều hành sân bay lập bảng tổng kết bay thống kê số chuyến bay hạ cất cánhtrong ngày của Cảng hàng không

- Dịch vụ phục vụ hành khách: Trung tâm điều hành sân bay nhậndanh sách hành khách, bảng cân bằng tải máy bay của các Hãng và thống

kê sản lượng hành khách trong tháng theo từng Hãng

2.2.1.3.Thực trạng tổ chức thông tin trong hoạt động lập hóa đơn

Đầu tháng sau, các Trung tâm chuyển giao toàn bộ Phiếu xác nhậndịch vụ và bảng kê sản lượng phục vụ hành khách và tổng kết bay hàngngày của tháng trước cho Tổ tài chính lập bộ chứng từ thanh toán của thángcho từng Hãng hàng không

Bộ chứng từ thanh toán được lập thành 03 bộ gồm: hoá đơn GTGT, cácphiếu xác nhận dịch vụ của các trung tâm, Bảng kê chi tiết các dịch vụ phục

vụ bay và phục vụ hành khách, bảng đối chiếu thanh toán, bảng tổng hợpthanh toán Các bộ chứng từ được chuyển giao và lưu trữ

Căn cứ số liệu trên bộ chứng từ thanh toán, kế toán thanh toán lậpbảng kê chứng từ và hạch toán vào chương trình Bravo ghi nhận: Nợ 131 /

Có 5113, 3331 chi tiết theo từng Hãng, từng loại doanh thu; Lập bảng tổnghợp doanh thu của từng loại dịch vụ do các Trung tâm thực hiện

2.2.1.4.Thực trạng tổ chức thông tin trong hoạt động theo dõi công nợ phải thu

Tổ Kế toán khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng về số tiềnHãng chuyển khoản thanh toán, lập bảng kê chứng từ và hạch toán vàochương trình Bravo ghi nhận: Nợ TK 112 / Có 131 theo mã từng Hãng -hạch toán và theo dõi tình hình thanh toán, theo dõi công nợ theo hình thứcchuyển tiếp số dư bằng VND; Đầu tháng của quí sau, Tổ kế toán in sổ chitiết công nợ (quí trước) của khách hàng chuyển cho Tổ tài chính phối hợpkiểm tra đối chiếu và đòi nợ Cuối năm, căn cứ số dư trên bảng tổng hợpcông nợ phải thu gửi thư xác nhận công nợ với Hãng

2.2.1.5.Thực trạng tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình doanh thu cung cấp DVHK: