Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty phân bón việt nhật

Trong các hoạt động của doanh nghiệp, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB của d

Tp Hồ Chí Minh - Năm 2016

Kính thưa Quý Thầy Cô, tôi tên là Lê Thị Bích Thuận, học viên cao học khoá 23 – Ngàng Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện Hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty Phân bón Việt Nhật” là kết quả nghiên cứu khoa học độc lập của tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Xuân Hưng

Các số liệu trong luận văn do tác giả trực tiếp thu thập, thống kê và xử lý một cách trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác

TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2016

Học viên

Lê Thị Bích Thuận

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ 11

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ 13

1.2 Giới thiệu COSO 2013 16

1.2.1 Lí do cập nhật COSO 2013 16

1.2.2 Những nguyên tắc trong COSO 2013 16

1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 18

1.3.1 Môi trường kiểm soát 18

1.3.2 Đánh giá rủi ro 21

1.3.3 Các hoạt động kiểm soát 23

1.3.4 Thông tin và truyền thông 23

1.3.5 Giám sát 24

1.3.6 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB 25

1.4 Trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội bộ 26

1.4.1 Hội đồng quản trị 26

1.4.2 Nhà quản lý 27

1.4.3 Kiểm toán viên nội bộ 27

1.4.4 Nhân viên 27

1.4.5 Các đối tượng bên ngoài 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY PHÂN BÓN VIỆT NHẬT 33

2.1 Tổng quan về Công ty Phân bón Việt Nhật 33

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 33

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 34

2.1.3 Đặc điểm của ngành ảnh hưởng đến hệ thống Kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật 35

2.2 Thực trạng về hệ thống Kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật 36

2.2.1 Mục tiêu và phương pháp khảo sát 36

2.2.2 Thực trạng hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty Phân bón Việt Nhật 37

2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật 62

2.3.1 Ưu điểm 62

2.3.2 Nhược điểm 65

2.3.3 Nguyên nhân 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY PHÂN BÓN VIỆT NHẬT 70

3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 70

3.1.1 Phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và đặc điểm của ngành 70

3.1.2 Nâng cao tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính 70

bón Việt Nhật 71

3.2.1 Môi trường kiểm soát 71

3.2.2 Đánh giá rủi ro 74

3.2.3 Hoạt động kiểm soát 75

3.2.4 Thông tin và truyền thông 76

3.2.5 Giám sát 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 78

KẾT LUẬN 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 1 QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG 83

PHỤ LỤC 2 BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT 84

PHỤ LỤC 3 KẾT QUẢ BẢNG KHẢO SÁT 91

PHỤ LỤC 4 DANH SÁCH KHẢO SÁT 98

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

Hình 1.1 – Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB 24

Bảng 2.1 Kết quả khảo sát về Tính chính trực và giá trị đạo đức 37

Bảng 2.2 Kết quả khảo sát về Cam kết về năng lực nhân viên 39

Bảng 2.3 Kết quả khảo sát về HĐQT và Ban Kiểm soát 41

Bảng 2.4 Kết quả khảo sát về Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà lãnh đạo 42

Bảng 2.5 Kết quả khảo sát về Cơ cấu tổ chức 43

Bảng 2.6 Kết quả khảo sát về Phân chia quyền hạn và trách nhiệm 44

Bảng 2.7 Kết quả khảo sát về Chính sách nhân sự 46

Bảng 2.8 Kết quả khảo sát về Xác định mục tiêu 48

Bảng 2.9 Kết quả khảo sát về Nhận dạng rủi ro 49

Bảng 2.10 Kết quả khảo sát về Phân tích và đánh giá rủi ro 50

Bảng 2.11 Kết quả khảo sát về Đối phó rủi ro 50

Bảng 2.12 Kết quả khảo sát về Hoạt động kiểm soát chung 51

Bảng 2.13 Kết quả khảo sát về Kiểm soát quy trình mua hàng, tồn kho và thanh toán 54

Bảng 2.14 Kết quả khảo sát về Kiểm soát quy trình bán hàng, thu tiền 55

Bảng 2.15 Kết quả khảo sát về Kiểm soát quy trình tiền lương 56

Bảng 2.16 Kết quả khảo sát về Kiểm soát quy trình tiền 57

Bảng 2.17 Kết quả khảo sát về Kiểm soát TSCĐ 58

Bảng 2.18 Kết quả khảo sát về Thông tin và truyền thông 59

Bảng 2.19 Kết quả khảo sát về Giám sát 61

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Với tình hình kinh tế diễn biến phức tạp như hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn thậm chí là phá sản do hoạt động kinh doanh không hiệu quả Vì vậy, để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao giá trị khác biệt của mình so với các đối thủ cùng ngành Bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phầm, các nhà quản lý cần phải quan tâm đến vấn

đề kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp Trong các hoạt động của doanh nghiệp, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp

Một khi doanh nghiệp thiết lập được hệ thống KSNB hữu hiệu thì sẽ đem lại các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin…, đảm bảo tính chính chính xác của các số liệu, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như quy định của pháp luật, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp đều nhận thức được vai trò của hệ thống KSNB, tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức Đây là một trong những điểm yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập nền kinh

tế toàn cầu

Công ty Phân bón Việt Nhật là một trong những công ty sản xuất và kinh doanh phân bón hàng đầu tại Việt Nam Công ty được thành lập từ năm 1995, hệ thống KSNB của công ty đã được hình thành và triển khai Trong những năm gần đây, khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, và công ty Phân bón Việt Nhật cũng không tránh khỏi khó khăn này Mặc

dù, công ty đã thiết lập hệ thống KSNB nhưng hệ thống này vẫn bộc lộ thiếu sót gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Hiểu được tầm quan trọng của hệ thống KSNB tác giả quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Phân bón Việt Nhật” làm đề tài luận văn của mình

2 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến đề tài

2.1 Nghiên cứu nước ngoài

- Evaluating and Improving the Internal Control in Organizations (2012) – Published by IFAC

Bài báo đã nêu lên vai trò của hệ thống KSNB, trình bày 9 tiêu chí để đánh giá và phát triển hệ thống KSNB, cụ thể là giúp tổ chức đạt được mục tiêu; xác định được vai trò của cá nhân trong tổ chức; thúc đẩy phát triển văn hóa tổ chức; gắn kết mục tiêu của công ty với mục tiêu của từng cá nhân; đảm bảo năng lực nhân viên; cách đối phó với rủi ro; thông tin và truyền thông; nâng cao hiệu quả giám sát; tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Đồng thời đưa ra những hướng dẫn

để ứng dụng những nguyên tắc trên vào tổ chức

- Jaya Kumar Shanmugam, Mohd Hassan Che Haat & Azwadi Ali, 2012

“An Exploratory Study of Internal Control and Fraud Prevention Measures in

SMEs” Internal Journal of Business Research and Management, Volume 3: Issue

2, 2012

Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích và trình bày các vấn đề về KSNB

và các biện pháp phòng ngừa gian lận trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Malaysia Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan để trình bày về KSNB, gian lận, xu hướng hiện hành về các biện pháp phòng ngừa gian lận tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Nghiên cứu đã cho thấy rằng, KSNB và các biện pháp phòng ngừa gian lận đóng một vai trò quan trọng và có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Ở những doanh nghiệp dễ xảy ra gian lận của nhân viên vì nó được vận hành trong một quy mô nhỏ Chính phủ, nhà quản lý, các học giả và các bên liên quan đều nhận định rằng các doanh nghiệp nhỏ và vừa được coi là xương

sống của sự phát triển nền công nghiệp trong nền kinh tế Malaysia Tuy nhiên, các doanh nghiệp này ở Malaysia đang phải đối mặt với môi trường đầy thách thức và toàn cầu hóa như thiếu vốn, năng suất sản xuất thấp, điều kiện quản lý và công nghệ quản lý còn nghèo nàn Do đó, tác giả cho rằng Chính phủ cần tổ chức các chức trình đào tạo cho doanh nghiệp để trang bị cho họ những kiến thức có liên quan để nâng cao tỷ lệ thành công của các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Hạn chế của nghiên cứu này là chỉ mới tập trung vào các nghiên cứu có liên quan đến đề tài mà không thực hiện khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Do đó, kết quả nghiên cứu mang tính thuyết phục chưa cao

- Qaisar Abbas and Javid Iqbal, 2012 “Internal Control System: Analyzing

Theoretical Perspective and Practices” Middle-East Journal of Scientific Research

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm mục đích trình bày các quan điểm lý thuyết và thực hành về hệ thống KSNB thông qua việc phân tích, tổng hợp các tài liệu các liên quan Tác giả sử dụng hệ thống các tài liệu học thuật và phi học thuật:

3 văn bản pháp luật, 20 văn bản làm việc của các cơ quan chuyên môn, 30 bài nghiên cứu và 10 quyển sách đã được tham vấn để xem xét lại hệ thống KSNB

Nghiên cứu này cho thấy một hệ thống KSNB được thiết kế và thực hiện đúng đắn, hiệu quả sẽ ngăn ngừa được sự lãng phí nguồn lực và tạo cơ sở cho các hoạt động của tất cả các loại hình tổ chức Hệ thống KSNB góp phần tạo ra báo cáo tài chính đáng tin cậy, cung cấp các thông tin hữu ích giúp các bên liên quan đưa ra được quyết định tốt nhất Nghiên cứu cũng cho thấy hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp các tổ chức giảm rủi ro hoạt động và cải thiện độ tin cậy của báo cáo tài chính

để xây dựng niềm tin cho các cổ đông

Nghiên cứu này chỉ tập trung tổng hợp, phân tích các tài liệu về KSNB, không thực hiện khảo sát thực tế nên kết quả nghiên cứu mang tính thuyết phục chưa cao

- What happens When Internal Controls Break Down in a Company (2013) – Scott Thompson

Bài báo nêu lên những tác động xấu và ảnh hưởng dây chuyền đến toàn công

ty khi hệ thống KSNB bị mất tác dụng Qua đó, tác giả cũng đưa ra những dẫn chứng cụ thể trong trường hợp hệ thống KSNB ảnh hưởng xấu đến mục tiêu hoạt động hiệu quả, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ; từ đó đưa ra một số hướng giải quyết

- Mwachiro D.Brian, 2013 “Effects of Internal Control on Revenue

Collection: A Case of Kenya Revenue Authority”, University of Nairobi

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm trả lời câu hỏi hệ thống KSNB tại các

cơ quan có thu ở Kenya có ảnh hưởng đến việc tăng nguồn thu thuế hay không Nghiên cứu được thực hiện bằng phương pháp định tính và định lượng Tác giả thực hiện cuộc khảo sát thông qua bảng câu hỏi với mẫu thu được là 38 người – thành viên quản lý cấp cao và cấp trung của cơ quan có thu của Kenya Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được thống kê, phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả nhằm trình bày thực trạng hệ thống KSNB tại cơ quan này

Kết quả mà nghiên cứu này đem lại là:

+ Hệ thống KSNB yếu kém đã thúc đẩy việc thông đồng gian lận, thất thu và biển thủ nguồn thu thuế

+ Việc tách biệt vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý cấp cao đã giúp cho việc giám sát nguồn thu thuế chặt chẽ hơn

+ Cơ quan thuế ở Kenya đã không thực hiện được mục tiêu của mình trong những năm qua là do bộ tài chính đã đặt ra những mục tiêu không thực tế hoặc sự tham lam của những cán bộ thiếu trung thực

+ Hệ thống KSNB đã không được xem trọng trong ba năm qua và việc giám sát KSNB cũng đã không được thực hiện ở mọi bộ phận

Qua đó, tác giả đưa ra kết luận rằng có mối tương quan giữa mức độ hiệu quả của KSNB và số tiền thuế thu được Hệ thống KSNB có hiệu quả sẽ làm tăng các khoản thu và kiểm soát được gian lận

Hạn chế của nghiên cứu này là chỉ nhận được câu trả lời từ các thành viên cấp cao; nghiên cứu khác nên mở rộng mẫu đến các cấp thấp hơn để gia tăng độ tin cậy cho nghiên cứu

- Oguda Ndege Joseph, Odihiambo Albert and Prof John Byaruhanga, 2015

“Effect of Internal Control on Fraud Detection and Preventiom in District

Treasuries of Kakamega County” Internal Journal of Business and Management

Invention, Volume 4 Issue, January 2015

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là xác định hiệu quả của KSNB trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận tại kho bạc quận Kakamega – Kenya

Tác giả đã sử dụng phương pháp định tính và định lượng để thực hiện nghiên cứu này bằng cách thực hiện khảo sát đối với 31 người (bao gồm Giám đốc và các cán bộ kho bạc) Dữ liệu sau khi thu thập được phân tích bằng thống kê mô tả và SPSS

Kết quả cho thấy có mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận tại kho bạc quận Kakamega

Hạn chế của đề tài này mẫu được thực hiện quá ít, do đó có thể dẫn đến sự sai lệch khi kết luận chung cho tổng thể

- Zuraidah Sanusi, Norhayati Mohamed, Normad Omar and Daniel Mohd-Nassir, 2015 “Effect of Internal Controls, Fraud Motives and

Mohd-Experience in Assessing Likelihood of Fraud Risk” Journal of Economics Business

and Management, Volume 3, No.2, February 2015

Mục tiêu của nghiên cứu này là kiểm tra các yếu tố được kiểm toán viên sử dụng nhiều nhất trong việc đánh giá khả năng rủi ro gian lận của một công ty Tác giả đã gửi bảng câu hỏi khảo sát đến 63 kiểm toán viên của Phòng Kiểm toán Nhà nước Malaysia và 67 sinh viên năm cuối khoa kế toán Kết quả cho thấy có mối quan hệ giữa KSNB và các động cơ gian lận Những phát hiện này có thể cung cấp một cái nhìn tổng quát và sâu sắc hơn cho kiểm toán viên trong việc đánh giá rủi ro gian lận, tăng tầm hiểu biết và nhận thức của kiểm toán viên về các yếu tố nguy cơ gian lận, từ đó tăng niềm tin cho những nhà đầu tư

Hạn chế của đề tài này là mẫu được thực hiện quá ít, do đó có thể dẫn đến sự sai lệch khi kết luận chung cho tổng thể

2.2 Nghiên cứu trong nước

- Bùi Thị Minh Hải, 2012 “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” Luận án tiến sĩ trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân

Mục tiêu của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, phân tích đặc điểm của ngành may mặc ảnh hưởng đến hệ thống KSNB như thế nào, thực hiện khảo sát thực trạng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện

Tác giả thực hiện khảo sát tại 80 doanh nghiệp có quy mô lớn ở ba miền Bắc, Trung và Nam và thu về được 63 phiếu trả lời Sau đó, tác giả tổng hợp, phân tích

và nêu lên thực trạng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp may Việt Nam, đưa ra những yếu điểm và nguyên nhân của các yếu điểm đó Qua đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các công ty này

- Nguyễn Ngọc Hậu, 2010 “Hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ tại công ty

Du lịch - Thương Mại Kiên Giang” Luận văn Thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM

Tác giả đã sử dụng bảng khảo sát 140 câu hỏi thiết kế lại từ khuôn mẫu lý thuyết COSO 1992 nhằm đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB tại công ty Du lịch Thương mại Kiên Giang, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của

hệ thống KSNB Tuy nhiên, tác giả chưa thống kê chi tiết kết quả khảo sát cũng như chưa đưa ra được đặc điểm của hoạt động du lịch ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kiểm soát nội bộ

- Nguyễn Huy Tâm, 2012 “Thực tiễn xây dựng và vận hành hệ thống Kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Việt Nam” Luận văn Thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM

Thông qua phương pháp định tính, phỏng vấn quan sát, tổng hợp và phân tích, tác giả đã khái quát tình hình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong từng loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam bằng cách nêu ra điểm mạnh và điểm

yếu của từng loại hình doanh nghiệp Qua đó, tác giả cho rằng “không có một công thức chung nào cũng như một mô hình chuẩn nào của HTKSNB áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà tùy thuộc vào từng lĩnh vực, quy mô hoạt động và những nét đặc thù riêng của ngành, của công ty để thiết lập và vận hành có hiệu quả HTKSNB” Và tác giả đã đề xuất một số biện pháp có thể cân nhắc bao gồm: Xây dựng môi trường kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả và thiết kế, thực hiện các thủ tục kiểm soát hữu hiệu

- Chung Ngọc Quế Chi, 2013 “Hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất Giày An Thịnh” Luận văn Thạc sĩ trường Đại học Kinh

Tế Tp.HCM

Tác giả đã đi sâu vào tổng hợp, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB của công ty thông qua việc quan sát thực tế và thực hiện khảo sát các nhân viên công ty Dựa theo khuôn mẫu lý thuyết COSO 1992, tác giả thiết kế 90 câu hỏi khảo sát cho năm thành phần của hệ thống KSNB Qua khảo sát, tác giả đưa ra nhận xét đối với từng thành phần của hệ thống KSNB, từ đó đưa ra giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB Tuy nhiên, vì phần nhận xét thực trạng của tác giả không được chứng minh bằng số liệu cụ thể từ bảng câu hỏi khảo sát làm cho phần nhận xét thiếu tính thuyết phục

- Phạm Thị Hồng Hà, 2013.“Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH MTV An Phú” Luận văn Thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM

Tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng để đưa ra thực trạng

hệ thống KSNB công ty An Phú Tác giả sử dụng khuôn mẫu COSO 2013 để thiết

kế 49 câu hỏi Qua đó, tác giả đưa ra ưu điểm và tồn tại của hệ thống KSNB của công ty An Phú Từ đó, đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB

- Lê Nguyễn Hoàng Oanh, 2013.“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV Du Lịch Dịch Vụ Dầu Khí Việt Nam” Luận văn Thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM

Tác giả đã phỏng vấn Tổng Giám Đốc, Phó Giám đốc và các trưởng phòng ban tại đơn vị chủ quản và tại các đơn vị thành viên thông qua bảng câu hỏi gồm

131 câu hỏi dựa trên 5 thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 1992 Sau

đó, tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB, và đưa ra các giải pháp hoàn thiện và nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại công ty Tuy nhiên, tác giả cũng chưa đưa ra được đặc điểm của hoạt động du lịch ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động KSNB công ty

- Nguyễn Thị Thu Hiền, 2015 “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ Phần Fiditour” Luận văn Thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM

Tác giả dựa trên nền tảng về hệ thống KSNB của khuôn mẫu COSO 1992 và COSO 2013 để thực hiện khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Fiditour và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty

Bảng câu hỏi khảo sát được thực hiện dựa trên 5 nhân tố cấu thành hệ thống KSNB và được trả lời bởi 20 người trong Ban Giám đốc, các trưởng phòng và phó phòng của các phòng ban trong công ty Sau khi thu thập dữ liệu, tác giả tiến hành tổng hợp, phân tích và đưa ra các hạn chế của hệ thống KSNB và đề xuất các giải pháp khắc phục

Qua việc tìm hiểu các tài liệu, các bài nghiên cứu trước đây về hệ thống KSNB, tác giả nhận thấy chưa có đề tài nào nghiên cứu về lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phân bón nên tác giả thực hiện đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công

ty Phân bón Việt Nhật”

3 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB theo khuôn mẫu lý thuyết COSO 2013

- Tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của công ty Phân bón Việt Nhật và đưa ra được những ưu điểm và tồn tại của hệ thốn KSNB này theo khuôn mẫu COSO 2013

- Đề xuất những giải pháp chính để hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty

3.2 Câu hỏi nghiên cứu

- Thực trạng hệ thống KSNB tại công ty được tổ chức và thực hiện như thế nào?

- Những tồn tại nào trong hệ thống KSNB tại công ty?

- Những giải pháp chính nào nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: tác giả nghiên cứu các thành phần cấu thành của hệ thống KSNB tại công ty Phân bón Việt Nhật dựa theo khuôn mẫu lý thuyết COSO 2013

- Phạm vi nghiên cứu: khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Phân bón Việt Nhật Thời gian nghiên cứu là 4 tháng

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với phương pháp nghiên cứu định lượng, trong đó phương pháp nghiên cứu định tính đóng vai trò chủ đạo

- Phương pháp nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua việc tìm hiểu các lý thuyết về hệ thống KSNB như báo cáo COSO 1992 và COSO 2013, sách báo, tạp chí, các bài nghiên cứu trong nước và nước ngoài về hệ thống KSNB

- Phương pháp nghiên cứu định lượng được thực hiện thông qua việc dùng phương pháp thống kê để trình bày và đánh giá kết quả khảo sát thực trạng

hệ thống KSNB tại Công ty Phân Bón Việt Nhật

6 Giá trị thực tiễn của đề tài

Việc nghiên cứu hệ thống KSNB trong một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phân bón là một đề tài mới – trước đây chưa có nghiên cứu nào thực hiện đề tài này Thông qua đề tài nghiên cứu “Hoàn

thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty Phân bón Việt Nhật”, tác giả sẽ:

- Giúp cho công ty và các doanh nghiệp khác hiểu rõ hơn về sự cần thiết và tầm quan trọng của một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả

- Chỉ ra được những ưu điểm và hạn chế của hệ thống KSNB tại công ty và đưa ra những giải pháp giúp hệ thống KSNB công ty hoạt động hiệu quả hơn, tránh được những tổn thất, hạn chế rủi ro và thực hiện được những mục tiêu mà công ty đã đề ra

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì luận văn bao gồm 3 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến

sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO

COSO là một Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội

bộ, nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu

Báo cáo COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp

nhất (Internal Control – Intergrated Framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ

như sau:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính

(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

1.1.1.1 Kiểm soát nội bộ là một quá trình

KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức KSNB chỉ hữu hiệu khi nó là một

bộ phận không tách rời chứ không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

1.1.1.2 Con người

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là HĐQT, Ban Giám đốc

và các nhân viên trong đơn vị Chính những con người này sẽ đặt ra các mục tiêu, đưa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành KSNB Một hệ thống KSNB hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình

Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức

1.1.1.3 Đảm bảo hợp lý

KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, đó

là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các

cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt ra khỏi KSNB… Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

1.1.1.4 Các mục tiêu của KSNB

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của

việc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng

tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các

quy định

Một hệ thống KSNB hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu kể trên Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn

mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Giai đoạn sơ khai

Năm 1905, Robert Montgomery, đồng thời cũng là sáng lập viên của công ty kiểm toán Lybrand, Ross Bros & Montgomery, đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên quan đến KSNB trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” Đến năm

1929, thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” được đề cập chính thức trong một Công bố của Cục Dự trữ Liên Bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin)

Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) trong một công bố cũng đã đưa ra định nghĩa KSNB Đặc biệt là sau vụ phá sản của các công

ty lớn có cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán như công ty Mc Kesson & Robbins, Drayer Hanson… thì việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng được chú trọng

1.1.2.2 Giai đoạn hình thành

Vào năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề là: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và với kiểm toán viên độc lập”

Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB như SAP 29 (1958), SAP

33 (1962), SAP 54 (1972), SAS 1 (1973)…

Như vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm về KSNB đã không ngừng được

mở rộng và vượt ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán Tuy nhiên, KSNB vẫn mới dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời

1.1.2.3 Giai đoạn phát triển

Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng như nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ Bên cạnh đó, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế

Năm 1979, SEC bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán ở đơn vị mình

Yêu cầu về báo cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng là một chủ

đề gây ra nhiều tranh luận Các tranh luận cuối cùng đã đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO vào năm 1985 COSO (The Committtee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisson) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The National Commisson on Fraudulent Financial Reporting hay còn gọi là Treadway Commission) Hội đồng quốc gia này được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức là: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA)

Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống nhất KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ

1.1.2.4 Thời kỳ hiện đại (thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay)

Sau báo cáo COSO 1992, hàng loạt nghiên cứu về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời

Phát triển về phía quản trị: Năm 2004, COSO chính thức ban hành Báo cáo

COSO 2004 (ERM – Enterprise Risk Management Framework) dựa trên cơ sở báo cáo COSO 1992

Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO triển khai nghiên cứu

và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” (gọi tắt là COSO Guidance 2006)

Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: Năm 1996, Bản tiêu chuẩn có

tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” (CoBIT – Control Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội

về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA – Information System Audit and Control Association) ban hành

Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của

Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB, bao gồm SAS 78 (1995), SAS 94 (2001) Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard on Auditing) cũng sử dụng Báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC, cụ thể là: ISA

315 “Hiểu biết về tình hình kinh doanh, môi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”, ISA 265 “Thông báo về những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ”

Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Các chuẩn mực của ISA (Hiệp hội

kiểm toán viên nội bộ) không đi sâu nghiên cứu các thành phần của KSNB, vì IIA

là một thành viên của COSO nên về nguyên tắc không có sự khác biệt giữa định nghĩa của IIA và COSO

Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo

Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee

on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng Báo cáo này không đưa ra những lú luận mới mà chỉ vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng

Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: Năm 2008, COSO cũng

đưa ra Dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB (Exposure Draft, COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992 nhằm nâng cao hiệu quả giám sát đối với KSNB trong đơn vị

Vào năm 2013, COSO đã cập nhật khuôn mẫu hệ thống KSNB nhằm hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của đơn vị

1.2 Giới thiệu COSO 2013

1.2.1 Lí do cập nhật COSO 2013

Từ khi ban hành năm 1992, báo cáo COSO đã được chấp nhận rộng rãi và được sử dụng trên khắp thế giới Báo cáo này được công nhận là một khuôn mẫu hàng đầu cho việc thiết kế, thực hiện và đánh giá hiệu quả của KSNB Tuy nhiên, vào đầu thế kỷ 21, môi trường kinh doanh đã thay đổi đáng kể, ngày càng trở nên phức tạp cùng với sự phát triển công nghệ hiện đại Do đó, một số nội dụng trong báo cáo COSO 1992 không còn phù hợp Đến ngày 14 tháng 5 năm 2013, COSO đã ban hành khuôn mẫu mới Với khuôn mẫu mới này, COSO tin rằng sẽ giúp các tổ chức hoạt động có hiệu quả, phát triển và duy trì hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức và thích ứng với những thay đổi trong kinh doanh và hoạt động môi trường

1.2.2 Những nguyên tắc trong COSO 2013

Ngoài việc cập nhật ba mục tiêu trên, COSO 2013 còn giới thiệu 17 nguyên tắc được hệ thống hóa, trình bày chi tiết hơn, trọng tâm hơn, từng bước tiếp cận để

có thể nhắc nhở về các rủi ro tiềm tàng của tổ chức

- Các nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát bao gồm:

Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ tính trung thực và giá trị đạo đức

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý

và thực hiện đảm nhiệm chức năng giám sát cải thiện và vận hành hệ thống KSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu

tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc thu hút, phát triển và giữ chân người tài phù hợp với mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của đơn vị

- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:

Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng, đánh giá các rủi ro liên quan đến mục tiêu

Nguyên tắc 7: Đơn vị phải xác định rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu trên toàn đơn vị và phân tích rủi ro để làm cơ sở cho việc quản lý rủi ro

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB

- Các nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát:

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và cải thiện các hoạt động kiểm soát chung trong môi trường công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và các thủ tục nhằm thực hiện các chính sách đó

- Nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông bao gồm:

Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập, tạo ra và sử dụng các thông tin thích hợp, chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận của hệ thống KSNB

Nguyên tắc 14: Việc thông tin truyền thông trong nội bộ đơn vị, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm KSNB là cần thiết để hỗ trợ cho các bộ phận của hệ thống KSNB

Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các bên liên quan về những vấn đề ảnh hưởng hoạt động KSNB

- Những nguyên tắc liên quan đến giám sát bao gồm:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, cải thiện và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kì nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành KSNB là hiện hữu

và đang được thực hiện đúng

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những khuyết điểm của KSNB kịp thời cho các bên chịu trách nhiệm để có những khắc phục, bao gồm cả những nhà quản lý cấp cao và HĐQT (COSO 2013, Internal Control – Intergrated Framework, trang 4 – 7)

1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013

Theo báo cáo COSO 2013 thì một hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến

ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng ý thức cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB

Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát là:

- Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Các chính sách, quy định về tính trung thực và giá trị đạo đức thể hiện điều

mà nhà quản lý mong muốn Nhà quản lý cao cấp trước hết là Giám đốc điều hành, đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa của tổ chức và thiết lập nền tảng đạo đức cho tổ chức đó

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người có liên quan đến quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để ngăn không cho các thành viên

có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy thì những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực và phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng những cách thức thích hợp Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hoặc điều kiện có thể dẫn đến việc nhân viên có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực

- Cam kết về năng lực

Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức Phải đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao hữu hiệu và hiệu quả Do đó, nhà quản lý khi tuyển dụng cần xem xét về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời phải luôn có sự giám sát, huấn luyện nhân viên đầy đủ và thường xuyên Năng lực phải phù hợp với yêu cầu của công việc,

cũng cần xét đến sự tương xứng giữa chi phí và lợi ích đạt được

- HĐQT và Ủy ban Kiểm toán

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi HĐQT và Ủy ban kiểm toán của công ty Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, mức độ tham gia, mức độ giám sát và những hành động của HĐQT đối với hoạt động của công ty, giám sát ban quản lý trong việc lựa chọn chiến lược, lên kế hoạch và thực hiện Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB còn phụ thuộc vào việc HĐQT và Ủy ban kiểm toán phối hợp với ban quản lý trong việc giải quyết các khó khăn liên quan đến việc thực hiện kế hoạch hay không Ngoài ra,

sự phối hợp giữa Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát

Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban Kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như Ủy ban kiểm toán

Do đó, một HĐQT năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tố thiết yếu để KSNB hữu hiệu

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp được điều hành, ví dụ mức độ rủi ro kinh doanh được chấp nhận Một doanh nghiệp đối phó thành công thường xuyên với các rủi ro trọng yếu sẽ có thể có quan điểm khác về KSNB so với một doanh nghiệp hoạt động trong môi trường có rủi ro kinh doanh thấp Trong trường hợp này, doanh nghiệp thứ nhất có khuynh hướng chấp nhận một mức rủi ro cao hơn và thường duy trì các thủ tục kiểm soát đầy đủ hơn để thích nghi với môi trường kinh doanh của mình

Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn các chính sách kế toán, các ước tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát Để thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý, cần chú ý các nội dung như: xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của mình nên không có khuôn mẫu chung duy nhất Dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra

- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Việc phân định thường thể hiện qua chính sách trong đó mô tả kiến thức, kinh nghiệm của những nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh

Ngoài ra, một xu hướng phổ biến hiện nay là việc áp dụng hình thức ủy quyền cho những cá nhân gần nhất trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày, tăng quyền lực cho cấp dưới để họ ra quyết định nhanh chóng, giảm thời gian truyền đạt, đáp ứng yêu cầu của khách hàng… Đơn vị cần phải xác định mức độ thích hợp trong việc ủy quyền, khuyến khích sự chủ động của các cá nhân, cùng với thủ tục giám sát đối với việc ủy quyền

- Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật

Đội ngũ nhân viên cần được chuẩn bị cho các thách thức mới vì doanh nghiệp phải đối mặt với sự thay đổi và ngày càng trở nên phức tạp, một phần do sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ và do sự cạnh tranh ngày càng tăng Giáo dục

và đào tạo, cho dù là hình thức gì, thì phải giúp các cá nhân theo kịp và xử lý tốt với môi trường xung quanh Tuyển dụng các cá nhân có năng lực và đào tạo một lần là không đủ Quá trình đào tạo phải diễn tiếp liên tục

Tóm lại, môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và mức độ tin cậy của báo cáo tài chính

1.3.2 Đánh giá rủi ro

Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro là quá trình

nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này Nhà quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng

và phân tích rủi ro nhằm giới hạn được mức độ rủi ro có thể chấp nhận được Để làm được điều này thì nhà quản lý phải:

- Xác định mục tiêu của đơn vị

Việc này định mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi vì một

sự kiện có trở thành một rủi ro đối với đơn vị hay không phụ thuộc vào mức độ tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra các sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược và những chỉ tiêu phải đạt được

- Nhận dạng rủi ro

Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn diện hoặc ảnh hưởng đến từng hoạt động Ở mức độ toàn diện, các nhân tố có thể gây ra rủi ro đó là sự đổi mới một kỹ thuật, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ, sự thay đổi trong chính sách của nhà nước… Đối với mức độ từng hoạt động như mua hàng, bán hàng, kế toán… thì rủi ro phát sinh sẽ tác động đến từng hoạt động đó trước khi ảnh hưởng đến toàn đơn vị

- Phân tích và đánh giá rủi ro

Đây là một công việc khá phức tạp bởi rủi ro rất khó định lượng Tuy nhiên, quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm các bước sau: ước lượng mức độ rủi

ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra

và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất các hoạt động của đơn vị hoặc sự yếu kém của hệ thống KSNB Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm đến trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán

1.3.3 Các hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện Chính sách và các thủ tục này giúp thực thi những hành động mà mục đích chính là kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị Hoạt động kiểm soát bao gồm chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát:

- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát

- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát

Để nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kiểm soát, cần theo dõi kết quả của việc áp dụng hoạt động kiểm soát và có biện pháp điều chỉnh thích hợp

1.3.4 Thông tin và truyền thông

1.3.4.1 Thông tin

Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm soát) Vì vậy, những thông tin cần thiết phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt tới cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ,giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp Một thông tin có thể đƣợc dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, nhƣ để lập báo cáo tài chính, để xem việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay đƣợc dùng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.4.2 Truyền thông

Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Bản thân mỗi hệ thống thông tin đã đƣợc thu thập và xử lý mới có thể đến đƣợc với các đối tƣợng có nhu cầu để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình

Để việc truyền thông được diễu ra thuận lợi thì phương tiện truyền thông hay cách thức truyền thông có vai trò quan trọng Một cách truyền thông có ảnh hưởng mạnh mẽ đó là thông qua hành động của nhà quản lý đối với các cấp dưới của mình Nếu giữa lời nói và việc làm không nhất quán, đặc biệt là của cấp quản lý càng cao thì sẽ đưa ra một thông điệp mâu thuẫn và tiêu cực cho toàn doanh nghiệp Do đó, tại những doanh nghiệp đã xây dựng được văn hóa công ty vững chắc, tính trung thực và các giá trị đạo đức được đề cao, thì sẽ dễ dàng truyền đạt thông tin và làm cho các nhân viên hiểu được rõ ràng thông điệp của nhà quản lý Ngoài ra, no còn khuyến khích mọi người báo cáo lên cấp trên các hành vi bất thường mà họ phát hiện được Điều này sẽ có tác dụng tốt cho hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp

Xuất phát từ mối quan hệ không tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm này được trình bày chung thành một bộ phận của hệ thống KSNB Thông tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phòng ban và

cá nhân trong doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan Với sự cạnh trang ngày càng gay gắt trên trường quốc tế, thông tin và truyền thông có vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển

1.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống KSNB theo thời gian Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cho cả các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng… Giám sát bao gồm: giám sát thường xuyeen và giám sát định kỳ

- Giám sát thường xuyên

Các hoạt động giám sát thường xuyên gắn kết vào hoạt động hàng ngày của công ty và thường lặp đi lặp lại, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý hàng ngày

và các hoạt động khác mà nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày

- Giám sát định kỳ

Để có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của toàn hệ thống thì doanh nghiệp cần thực hiện giám sát định kỳ Giám sát định lỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ thường được thực hiện định kỳ hoặc trong những tình huống đặc biệt như: thay đổi người quản lý, thay đổi chiến lược kinh doanh, khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh hay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được báo cáo lên cấp trên và nếu là vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho Ban Giám đốc hay HĐQT

1.3.6 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

Mối quan hệ này có thể được mô tả trong các hình thức của một khối lập phương như Hình 1.1:

- Các cột thể hiện ba mục tiêu của hệ thống KSNB: hoạt động, báo cáo và tuân thủ

- Các hàng thể hiện năm thành phần của hệ thống KSNB: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

- Cơ cấu tổ chức của đơn vị được đại diện bởi chiều thứ ba

- Khối lập phương này miêu tả khả năng tập trung trên toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức

Hình 1.1 – Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB (Nguồn:

Báo cáo COSO 2013)

1.4 Trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội bộ

Mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia và đóng góp của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị Cụ thể:

1.4.1 Hội đồng quản trị

Trong một đơn vị, Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động nhưng trên họ còn có HĐQT HĐQT có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị Các thành viên trong HĐQT cần phải khách quan và có năng lực Họ phải hiểu biết các hoạt động

và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình

Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban Giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm soát được những hoạt động diễn ra tại đơn vị Trong một tình huống khác, Ban Giám đốc có thể không trung thực, cố tính xuyên tạc các kết quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu cá nhân Để tránh tình trạng

trên, một HĐQT mạnh mẽ, năng động là phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

1.4.2 Nhà quản lý

Người chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống KSNB là các nhà quản lý cao cấp Hơn ai hết, nhà quản lý cao cấp phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm soát đến toàn bộ hệ thống Trách nhiệm của nhà quản lý là thiết lập mục tiêu và chiến lược, sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã định Nhà quản lý cần chỉ đạo và giám sát các hoạt động của tổ chức (từ bên trong và bên ngoài), nhận diện và đối phó với rủi ro (bên trong và bên ngoài) KSNB giúp nhà quản lý có các hành động kịp thời khi điều kiện hoạt động của tổ chức thay đổi nhằm giảm thiểu những tác động bất lợi hay tận dụng được các thời cơ, giúp nhà quản lý tuân thủ pháp luật và các quy định

1.4.3 Kiểm toán viên nội bộ

Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ

mà họ cung cấp cho các bộ phận trong đơn vị

1.4.4 Nhân viên

KSNB liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong đơn vị Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau Hơn nữa, mọi thành viên nằm trong một hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt động của đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc về đạo đức, vi phạm các chính sách hay

có hành vi sai phạm mà họ đã nhận biết Ngoài ra, không thể không kể đến sự đóng góp của các thành viên này trong quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát

1.4.5 Các đối tượng bên ngoài

Ngoài những đối tượng bên trong nêu trên, một số đối tượng bên ngoài cũng

có những đóng góp nhất định đối với hệ thống KSNB nhằm giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra, cụ thể:

- Các kiểm toán viên bên ngoài (kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên nhà nước…) thông qua các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và cung cấp thêm thông tin về những yếu kém trong hệ thống KSNB nhằm giúp cho ban lãnh đạo biết và chấn chỉnh kịp thời

- Các nhà lập pháp, lập quy ban hành những luật lệ, quy định giúp đơn vị nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt động theo khuôn khổ của pháp luật hoặc các quy định

- Khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích thông qua các giao dịch với đơn vị

- Những đối tượng khác ở bên ngoài đơn vị, cũng có những đóng góp nhất định đối với hệ thống KSNB của đơn vị như các nhà phân tích tài chính, giới truyền thông …

1.5 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

Hệ thống KSNB sẽ giúp bảo vệ tài sản của đơn vị, đó là những tài sản vật chất như máy móc, thiết bị … hay những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các hợp đồng… không bị đánh cắp, tham những, hư hại hoặc lạm dụng vì sử dụng không đúng mục đích, sử dụng lãng phí hoặc vượt quá thẩm quyền

Ngoài ra, con người là tài sản quý giá của một công ty Hệ thống KSNB tốt

sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân những nhân viên giỏi, có tay nghề cao, có đạo đức, trách nhiệm, đồng thời giúp họ phát huy tốt năng lực của mình để đóng góp vào sự phát triển của tổ chức

- Giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả

Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm hạn chế và ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí về thời gian và nguồn lực, tạo hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành

Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn của đơn vị, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ

Là nền tảng cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lí công việc đạt hiệu quả cao Đồng thời là cơ sở cho việc cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trưởng quy mô hoặc mở rộng ngành nghề

- Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy

Các báo cáo tài chính hay chỉ số kinh tế do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp

là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý, nhà đầu tư

và cổ đông… Hệ thống KSNB giúp các thông tin cung cấp đảm bảo tính liên hoàn kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn

vị và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của các hoạt động trong đơn vị, giúp tạo dựng lòng tin với những đối tượng bên trong và ngoài doanh nghiệp

- Giảm thiểu những rủi ro sai sót

Hệ thống KSNB được xây dựng một cách khoa học, rõ ràng tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch Trong đó, mỗi nhân viên trong đơn vị đều biết và hiểu

rõ nhiệm vụ của mình nhờ những quy định chặt chẽ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ, vì vậy giảm thiểu những nguy cơ rủi ro, gian lận, đồng thời, tránh được những sai sót không đáng có

Hệ thống KSNB vững mạnh có thể giảm bớt các nguy cơ rủi ro bất ngờ gặp phải trong kinh doanh như các sai sót vận hành máy móc gây thiệt hại, rủi ro làm chậm tiến độ thực hiện công việc, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…

1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ, ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn chủ yếu phụ thuộc vào nhân tố con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự… Nói cách khác,

hệ thống KSNB chỉ giúp đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB có những hạn chế tiềm tàng Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400 đã nêu những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau:

- Những hạn chết xuất phát từ bản thân con người như việc ra quyết định sai

do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh; sự vô ý, bất cẩn, đãng trí; hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác

- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp KSNB khó ngăn cản được gian lận của người quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý cấp cao cố tình gian lận,

họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu

- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ giữa chi phí và lợi ích thu được Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra

- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình Hệ thống KSNB chỉ có thể dự tính trước những rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra chứ không thể bao quát và ngăn chặn hết những rủi ro có thể lường trước được, nhất là những sai phạm đột xuất, bất thường Do đó, KSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã khái quát các lí luận về hệ thống KSNB, trong đó bao gồm: Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB, khái niệm hệ thống KSNB theo COSO 1992, các thành phần của hệ thống KSNB, giới thiệu COSO 2013, trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến hệ thống KSNB, ý nghĩa cũng như hạn chế của hệ thống KSNB

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô và điều kiện kinh doanh khác nhau, nên tùy vào hoàn cảnh mà mỗi công ty sẽ có chiến lược xây dựng và phát triển hệ thống KSNB phù hợp, nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra và hạn chế những rủi ro tiềm tàng

Việc hệ thống hóa lí luận về KSNB ở chương 1 là cơ sở cho việc phân tích, đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty Phân bón Việt Nhật, từ đó, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty, nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn hiện tại giúp công ty ngày càng phát triển hơn