Hoạt động quan hệ công chúng PR trong bảo hiểm xã hội

Trên thế giới, ở bất kì quốc gia nào cũng đều có hệ thống bảo hiểm xã hội (BHXH) nằm trong hệ thống chính sách của quốc gia đó. BHXH đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo đời sống cho người lao động, ốn định sản xuất kinh doanh. Nhận thức được vai trò đó, ở Việt Nam, BHXH đã và đang được Đảng và nhà nước ta đặc biệt quan tâm để ngày càng hoàn thiện. Tuy nhiên, không phải bất cứ người lao động hay chủ sử dụng lao động nào cũng đều ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình khi tham gia BHXHTình hình triển khai BHXH ở Việt Nam hiện nay còn rất nhiều bất cập. Việc trốn đóng phí BHXH còn diễn ra khá phổ biến, dù có hoạt động đầu tư của quỹ BHXH nhưng hiệu quả lại không cao… Nguyên nhân sâu xa của những tình trạng đó là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của BHXH của người tham gia cũng như chính nhân viên của BHXH. Những bất cập đó chỉ có thể khắc phục được khi giáo dục đầy đủ nhận thức cho mọi người về trách nhiệm và nghĩa vụ của họ cũng như tầm quan trọng và sự cần thiết của BHXH. Để làm được điều đó cần phải một quá trình tuyên truyền vận động lâu dài cả trong và ngoài cơ quan BHXH, đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của cả người tham gia và nhân viên BHXH nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa họ.Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức: số lượng người tham gia BHXH ngày càng đông, cạnh tranh của nhiều các lĩnh vực bảo hiểm thương mại trong việc cung cấp các sản phẩm có tính chất giống BHXH,… Những thách thức đó đòi hỏi cần phải cải cách, đổi mới BHXH để phù hợp với bối cảnh Việt Nam hiện nay.

Tình hình triển khai BHXH ở Việt Nam hiện nay còn rất nhiềubất cập Việc trốn đóng phí BHXH còn diễn ra khá phổ biến, dù cóhoạt động đầu tư của quỹ BHXH nhưng hiệu quả lại không cao…Nguyên nhân sâu xa của những tình trạng đó là do nhận thức chưađầy đủ về vai trò của BHXH của người tham gia cũng như chínhnhân viên của BHXH Những bất cập đó chỉ có thể khắc phục đượckhi giáo dục đầy đủ nhận thức cho mọi người về trách nhiệm vànghĩa vụ của họ cũng như tầm quan trọng và sự cần thiết củaBHXH Để làm được điều đó cần phải một quá trình tuyên truyềnvận động lâu dài cả trong và ngoài cơ quan BHXH, đòi hỏi sự thamgia nhiệt tình của cả người tham gia và nhân viên BHXH nhằm tăngcường sự hiểu biết lẫn nhau giữa họ.

Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam đang phải đối mặt với nhiềuthách thức: số lượng người tham gia BHXH ngày càng đông, cạnh

tranh của nhiều các lĩnh vực bảo hiểm thương mại trong việc cungcấp các sản phẩm có tính chất giống BHXH,… Những thách thức

đó đòi hỏi cần phải cải cách, đổi mới BHXH để phù hợp với bốicảnh Việt Nam hiện nay

Và hoạt động quan hệ công chúng ( public relation - PR ) là

một hoạt động thiết thực và hiệu quả nhất

Tuy vậy, hiện nay ở Việt Nam, cơ quan hành chính sự nghiệpnói chung và cơ quan BHXH nói riêng đều chưa nhận thức được vaitrò của hoạt PR Một mặt, do tàn dư của cơ chế bao cấp, mặt khác

do PR còn là vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam Bởi vậy, dù có rấtnhiều cải cách hành chính trong những năm gần đây nhưng hiệu quảhoạt động của những cơ quan này vẫn chưa cao

Thông qua đề án “Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong BHXH”, em hi vọng kết hợp được tình hình thực tế về triền khai

BHXH ở Việt Nam và trên thế giới cũng như những kiến thức, lýluận tiếp thu trên giảng đường để có thể phân tích và đề ra một vàigiải pháp trong hoạt động PR của BHXH

Nội dung

I Tổng quan về hoạt động quan hệ công chúng

(public relation - PR)

1 Khái quát chung về PR.

Hoạt động quan hệ công chúng là một hoạt động rất mới mẻtrong các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là trong các

cơ quan hành chính sự nghiệp PR liên quan đến tất cả các tổ chức,thương mại hay phi thương mại Nó tồn tại cho dù chúng ta cómuốn hay không, nói cách khác, nó không thuộc quyết định củachúng ta PR bao gồm tất cả hoạt động giao tiếp với mọi người mà

tổ chức liên hệ Mọi cá nhân trong xa hội đều sử dụng PR, trừ khi

họ bị cách ly hoàn toàn và không có liên hệ với con người

Mặc dù PR còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng trên thực tế, PR

đã ra đời từ rất sớm Ngay từ thời cổ đại, các nhà truyền đạo đã đikhắp mọi nơi để tuyên truyền về đạo giáo nhằm thu hút thêm sốlượng người tham gia Đến năm 1809,việc Bộ Tài chính Anh đã bổnhiệm một phát ngôn viên báo chí đã đánh dấu sự ra đời của PRhiện đại

Cho đến nay, có rất nhiều định nghĩa về PR, trong số đó có 3định nghĩa được chấp nhân trên phạm vi quốc tế và quen thuộc với

- Theo viện Quan hệ công chúng Anh Quốc: “PR là nỗ lực lên

kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm vàhiểu biết lẫn nhau của tổ chức và công chúng.”

- Theo tác giả Frank Jefkins ( tác giả của cuốn Public Relation– Framework do Financial Times xuất bản): “PR bao gồm tất cả cáchinh thức giao tiếp đã được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổchức, giữa một tổ chức hay công chúng của nó nhằm đạt được mụctiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau.”

- Trong một cuôc họp giữa các viện sĩ thông tấn PR đến từnhiều nước, diễn ra ở thành phố Mê-xi-cô tháng 8 năm 1978, mọingười đã tán đồng lời phát biểu sau: “PR là một môn khoa học xãhội và nghệ thuật phân tích những xu hướng, dự đoán những kếtquả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức, và thực hiện cácchương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ quyền lợicủa cả tổ chức và công chúng.”

Tuy mỗi định nghĩa được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau,nhưng đều hướng đến việc là làm tăng sợ hiểu biết lẫn nhau giữa tổchức và công chúng của mình

Trong bối cảnh của nước ta hiện nay, PR trong BHXH đượcnhấn mạnh rõ là mối quan hệ giữa cơ quan BHXH với người thamgia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi BH

2 Phân biệt PR và quảng cáo.

Vì PR là hoạt động rất rộng, liên quan đến tất cả mọi hoạt độngcủa tổ chức, do đó, mọi người dễ hiểu nhầm PR với một vài hoạtđộng khác như: tiếp thị, quảng cáo, truyền thông,… Trong khuôn

khổ của bài viết này, em chỉ xin đưa ra một vài sự phân biệt giữa PR

và quảng cáo

Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anhđưa ra một định nghĩa như sau về quảng cáo: “ Quảng cáo trình bàythông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất cho những khách hàngtương lai để có thể bán sản phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất

có thể ”

Theo định nghĩa này, “ Quảng cáo trình bày thông điệp bánthuyết phục và hợp lý nhất ” thông qua những kỹ năng sáng tạotrong việc viết lời quảng cáo, minh họa, bố trí, trình bày bản in, viếtbản thảo và làm video dựa trên một chủ đề hay việc chọn phương

tiện truyền thông để thực hiện Trọng tâm được đặt lên việc bán, khác biệt với vai trò của PR là cung cấp thông tin, giáo dục và tạo

sự hiểu biết thông qua kiến thức Một chương trình quảng cáo sẽ có

nhiều khả năng thành công hơn nếu trước đó có hoạt động PR hỗ trợcung cấp kiến thức cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm hay dịch

vụ đang được quảng cáo Nó thực tế và đúng đắn hơn việc chỉ đơnthuần chỉ dựa vào quảng cáo để tiến vào thị trường mới hoặc giớithiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới chưa được biết đến

PR là một hoạt động có tầm bao quát hơn quảng cáo PR liênquan đến toàn bộ việc giao tiếp trong tổ chức, trong khi quảng cáochủ yếu chỉ giới hạn trong chức năng tiếp thị ( với một số ngoại lệnhỏ như: quảng cáo tuyển chọn nhân vên hay thu hút tài chính ) mặc

dù quảng cáo tốn nhiều chi phí hơn PR Hơn nữa, một vài tổ chức

có thể không dùng đén quảng cáo nhưng ít nhiều đều liên quan đến

PR Ví dụ, một đội chữa cháy không thể quảng cáo cho các đámcháy hay thậm chí cho các dịch vụ của họ, nhưng chắc chắn có mốiliên hệ nhiều với công chúng.

Một điểm khác biệt nữa giữa PR và quảng cáo là vấn đề tàichính Thu nhập của các công ty quảng cáo chủ yếu từ phí hoa hồngthu được từ các công ty truyền thông nhận phat sóng quảng cáo.Trong khi đó, các công ty PR chỉ có thể bán thời gian và chuyênmôn, về tiền công được tính theo số lượng dịch vụ cung cấp

Mặc dù theo nhận định của nhiều chuyên gia kinh tế, quảng

cáo thoái vị và PR lên ngôi và dù cho PR có nhiều điểm ưu việt hơn

nhưng không có nghĩa phải dần xoá bỏ quảng cáo, thực hiện PR màcần phải kết hợp ưu điểm của hai hoạt động đó để có kết quả tốtnhất

3 Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH.

PR trong BHXH là hoạt động nhằm tăng cường mối hiểu biếtlẫn nhau giữa người tham gia, người thị hưởng nói riêng và công

chúng nói chung với cơ quan BHXH Mặc dù là một cơ quan quan

hành chính nhà nước nhưng để nâng cao hiệu quả hoạt động củamình thì cơ quan BHXH phải sử dụng PR nhằm tuyên truyền vàgiáo dục nhận thức cho mọi người Bởi vì:

Thứ nhất, do vai trò rất quan trọng của BHXH trong đời sống.

BHXH đã được Đảng và nhà nước ta xác định là một trong nhữngchính sách trọng yếu của quốc gia vì:

 Người lao động nói chung không thể tránh khỏi việc gặp phảinhững biến cố làm giảm hoặc mất một phần hay toàn bộ khả nănglao động Các biến cố người lao động gặp phải bao gồm ốm đau, tainạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, sinh đẻ,…hoặc trườnghợp giảm khả năng lao động là chắc chắn xảy ra khi con người hếttuổi lao động BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phầnthu nhập cho người lao động khi họ gặp phải những biến cố đó, làchỗ dựa tinh thần cho người lao động.

 Khi người lao động gặp phải những biến cố nêu trên, hoạtđộng của các cơ quan, doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng đếnkết quả hoạt động của đơn vị nói riêng và của toàn xã hội nói chung.Nếu những biến cố như thất nghiệp mà kéo dài sẽ gây tâm lý chánnản cho người lao động nên gây nên những bất ổn trong xã hội như:

tệ nạn xã hội gia tăng,… Bởi vậy, BHXH ra đời góp phần ổn địnhsản xuất, đảm bảo an toàn cho xã hội

Thứ hai, do vai trò của việc giáo dục và tuyên truyền nhận

thức trong BHXH:

 Mặc dù, BHXH là một trong những chính sách quan trọngnhất của quốc gia nhưng nhận thức của người dân còn rất hạn chế.Nhiều người tham gia BHXH mới chỉ thấy được đó là nghĩa vụnhưng chưa hiểu rằng đó cũng là trách nhiệm của mình Điều đó dễgây tâm lý hiểu nhầm cũng như ức chế cho người tham gia Bởi vậy,việc nâng cao nhận thức cho người dân về BHXH là điều rất quantrọng để hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn

 BHXH là một chính sách xã hội của nhà nước Để quản lý xãhội thực sự hiệu quả, Nhà nước cần phải thực hiện tốt việc tuyêntruyền các chính sách đến mọi người dân Do vậy, tuyên truyền cóvai trò rất lớn trong việc nâgn cao hiểu biết của người dân về cácđường lối chính sách của nhà nước.

 Mỗi người dân trong xã hội đều có quyền tự do dân chủ Việctham gia BHXH là thể hiện một phần quyền lợi đó Như chúng ta đãbiết, để đảm bảo tính công bằng và dân chủ trong việc thực hiệnchính sách BHXH, quỹ BHXH do cả Nhà nước, người sử dụng laođộng và người lao động đóng góp Tham gia BHXH, người laođộng được hỗ trợ một phần thu nhập chính đáng của mình khi bịgiảm hoặc không còn khả năng lao động

II Hoạt động “quan hệ công chúng” trong Bảo hiểm xã hội

1 Các phương tiện để hoạt động PR.

1.1 Thiết kế mẫu đơn, áp phích và tờ rơi.

a Mẫu đơn.

Ngày nay, trong việc quản lý Bảo hiểm xã hội, nhìn chung córất nhiều tình huống liên quan đến số lượng rất lớn người tham gia

và người thụ hưởng bảo hiểm Thông thường những tình huống này

có thể dẫn đến việc tạo rất nhiều những cách giao tiếp chuẩn mực đểtìm hiểu về các nhu cầu của người tham gia và người thụ hưởng.Những cách thức giao tiếp như vậy được gọi là “mẫu đơn” và mỗi

đơn đều có những mục đích nhất định.Tuỳ vào từng trường hợp cụthể mà người ta sẽ sử dụng mẫu đơn nào phù hợp nhất với mục đíchcủa cơ quan Các mẫu đơn không chỉ đơn thuần là những mẫu đơnbảo hiểm liên quan đến người tham gia và người đóng phí mà mỗi

cơ quan BHXH còn thiết kế những mẫu đơn chỉ dùng cho việc quản

lý nội bộ như: các đơn dùng cho hoạt động quản lý nhân sự, hoạtđộng tài chính, Những mẫu đơn này sẽ chỉ được sử dụng trongpham vi cơ quan đó

Thiết kế những mẫu đơn bảo hiểm là công việc đầy khó khăn,bởi vì luôn tồn tại những nhu cầu trái ngược nhau Đối với ngườinhận, các mẫu đơn phải thật sự rõ ràng và dễ hiểu, nhưng đồng thờicũng phải đảm bảo tính pháp lý và tránh gây thắc mắc, hiểu nhầm.Nói một cách văn hoa hơn, chúng phải “thân thiện” với khách hàng,không được xa lạ với người đọc nhưng cũng phải thể hiện phongcách của cơ quan bảo hiểm Nhưng rất khó khăn để đạt được sự cânbằng đó

Và sẽ còn khó khăn hơn nữa khi mà các nhân viên phát hànhcác mẫu đơn nhưng lại gặp phải sự thiếu quan tâm của người nhận.Thực tế có những mẫu đơn được thiết kế đặc biệt chỉ để thu thậpthông tin cần thiết Những mẫu đơn này thường là tập hợp nhữngcâu hỏi in sẵn và người tham gia đóng phí sẽ trả lời những câu hỏi

đó Nếu như nhân viên của cơ quan BHXH phạm sai lầm khi xoá đinhững câu hỏi đã được trả lời đó, không những sẽ gây ấn tượng xấuđối với người nhận đơn mà còn khẳng định rõ rằng mẫu đơn này đã

được thiết kế không cẩn thận Điều đó sẽ làm giảm trầm trọng uy tíncủa cơ quan BHXH, tức là sẽ làm giảm niềm tin của người lao độngcũng như người sử dụng lao động đối với BHXH.

Trên thực tế, để phân biệt giữa các mẫu đơn và để làm cho việcgiải quyết, in ấn, lưu giữ,… được dễ dàng hơn, mỗi mẫu đơn nên cónhững kí hiệu nhất định Những kí hiệu này có thể nên được bắt đầubằng những chữ cái A, B, C…và sẽ dễ dàng hơn nếu những kí hiệu

đó là viết tắt tên của các mẫu đơn Ví dụ, đối với những mẫu đơnliên quan đến việc đóng phí thì sẽ kí hiệu là CF ( viết tắt của

Contribution Form ), những đơn liên quan đến việc xét thụ hưởng thì kí hiệu là BF (viết tắt của Benefit Form ) Hoặc đối với những

đơn được dùng nội bộ như: đơn liên quan đến vấn đề nhân sự sẽ kí

hiệu là Per ( viết tắt của Personnel ), những đơn liên quan đến hoạt động tài chính thì kí hiệu là F ( viết tắt của Finance ).

Hầu hết các yêu cầu quản lý dù là đối nội hay đối ngoại đềucần đến các mẫu đơn và chúng được ghi lại trên các giấy tờ liênquan, không những để ghi lại những hoạt động, sự việc đã diễn ra

mà còn ghi những sự việc sau đó nữa

Khi thiết kế những mẫu đơn mới thường gặp rất hiều khó khăn.Những khó khăn này có thể sẽ làm giảm đi sự quan tâm đối vớicông chúng Nhưng không phải vì thế mà hoạt động quan hệ côngchúng không được quan tâm

b Áp phích

Theo từ điển chuyên ngành, “Áp phích là tấm biển chứa đựngthông tin và được trưng bày ở những nơi công cộng” Và thông tinphải được thể hiện một cách đơn giản.

Nhiệm vụ đầu tiên của bất kỳ tấm áp phích nào chính là thôngbáo thông tin để đảm bảo rằng thông tin đưa ra là thích hợp và đượchiểu một cách dễ dàng và nhanh chóng Hơn thế nữa, chúng phảiđược “trưng bày ở những nơi công cộng”, nhưng những nơi nàyphải là những nơi tập trung những người đóng phí và thụ hưởngmục tiêu Ví dụ, những áp phích nói đến chế độ thai sản thì đốitượng tiếp cận ở đây là phụ nữ mang thai, nên nếu được trưng bày ởviện lão khoa thì sẽ không thu hút được nhiều sự chú ý Tương tự,một áp phích liên quan đến chế độ hưu, có đối tượng mục tiêu lànhững người về hưu thì không thể được trưng bày ở bênh viện nhi.Như vậy, rõ ràng rằng,vị trí trưng bày của một tấm áp phích cũngquan trọng không kém việc thiết kế, lựa chọn ngôn từ, cách thứctrình bày của nó

Và một điều cũng thật sự quan trọng đó là một tấm áp phíchcủa cơ quan BHXH phải được dễ dang nhận ra Để làm được điều

đó, người thiết kế phải quan tâm đến việc sử dụng logo, cách phốimàu và hinh nền làm sao cho công chúng có thể nhận biết ngay

Mặc dù tham gia BHXH là nghĩa vụ của bất cứ người lao độngnào nhưng để làm cho họ nhận thức đúng đắn hơn thì áp phích của

cơ quan BHXH cũng phải “cạnh tranh” với hàng loạt các áp phíchcủa rất nhiều những lĩnh vực khác nữa Chúng phải thu hút được sự

chú ý của người đọc và cũng phải thành công trong việc chuyển tảithông tin

Thiết kế áp phích có thể là công việc của bộ phận “quan hệcông chúng” Đối với một vài cơ quan BHXH lớn sẽ có nhữngngười thiết kế chuyên biệt, còn những cơ quan BHXH nhỏ hơn cóthể thuê những công ty tư vấn thiết kế hoặc các công ty quảng cáo

Dù sắp xếp thế nào, điều quan trọng là các áp phích phải được thiết

kế phù hợp, có sức thuyết phục, thể hiện được nỗ lực của cơ quanBHXH trong việc truyền tải thông tin đến người đóng góp và ngườithụ hưởng

c Tờ rơi.

Tờ rơi được hiểu một cách khái quát nhất là những mảnh giấynhỏ hoặc những tờ giấy gấp, trong đó có những thông tin in sẵn,được sử dụng trong trường hợp cơ quan BHXH cung cấp nhữngthông tin liên quan đến các vấn đề BHXH Những cơ quan BHXHlớn luôn có hàng loạt các loại tờ rơi đề cập đến hầu hết các vấn đềBHXH

Như đã trình bày phần trên, việc thiết kế và tạo ra các mẫu đơn

là rất quan trọng Đó luôn là mối quan tâm lớn của các cơ quanBHXH Và việc thiết kế các tờ rơi cũng cần có sự quan tâm lớn nhưvậy Tờ rơi phải được chú trọng và được thiết kế cẩn thận, phải nêubật được những mục đích cụ thể, rõ ràng Một nhân tố hết sức quantrọng của mục đích thiết kế đó là nhận thức về những nhu cầu của

những nhóm người khác nhau khi truyền đạt thông tin Ví dụ, người

sử dụng lao động khi tiếp nhận cũng một tờ rơi dùng để cung cấpthông tin về tỉ lệ đóng phí BHXH cho người lao động cũng sẽ hiểutheo những cách khác nhau

Nội dung của tờ rơi sẽ dễ hiểu hơn nếu trong mỗi tờ rơi cóchứa đựng những hình ảnh minh hoạ cũng như những lời giải thích

rõ ràng Ngôn ngữ được sử dụng trong tờ rơi phải “đơn giản và dễhiểu”, không nên mang tính kĩ thuật, tính pháp lý phức tạp, nêntránh sử dụng những từ ngữ mang tính công văn Chúng ta luôn phảinhớ rằng, mục đích ở đây là cung cấp cho người đọc về nhữngthông tin mà họ cần biết hoặc là những chỉ dẫn mà họ phải làm theo.Những thông tin hay chỉ dẫn đó phải được hiểu một cách rõ rànghơn sau khi chúng được truyền tải đến người đọc, không được gây

sự thắc mắc, bối rối

Thực tế hiện nay cho thấy, thành phần tham gia BHXH rất đadạng, đến từ nhiều dân tộc, vùng miền khác nhau Bởi vậy, tờ rơinên được thiết kế bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau Ví dụ, cơ quanBHXH ở một nước Châu Âu, ngôn ngữ trong tờ rơi cũng phải rất đadạng, bên cạnh ngôn ngữ chính là tiếng mẹ đẻ, còn có tiếng Ả rập,tiếng Trung Quốc, tiếng Hi Lạp, tiếng Rumani, tiếng Việt Nam…

Nhìn chung ở một mức nào đó, những cơ quan BHXH lớn cóthể có những bộ phận chuyên trách về thiết kế mẫu đơn, áp phích,

và tờ rơi Nếu cơ quan đó quá nhỏ thì điều đó có thể không cần thiết

vì có thể làm lãng phí nguồn lực tài chính Tuy nhiên, việc thiết kế

là không thể không có, bởi vậy, tốt hơn hết, những cơ quan này nênthuê các công ty chuyên về quan hệ công chúng có uy tín hay nhữngchuyên gia trong lĩnh vực này

Chúng ta không thể thấy hết được giá trị của những mẫu đơn,

áp phích và tờ rơi khi chúng được thiết kế tốt Chúng có thể làm chongười đóng góp, người thụ hưởng và công chúng nói chung nhậnthức và hiểu rõ hơn về vấn đề đóng phí Sự nhận thức đúng củacông chúng cũng quan trọng như việc đề cao hình ảnh của cơ quanBHXH

1.2 Hoạt động truyền thông.

Có thể khẳng định rằng, báo, tạp chí, truyền thanh, truyền hình,các tờ chuyên đề… theo những cách khác nhau đều đóng một phầnquan trọng đối với toàn bộ hoạt động quan hệ công chúng của cơquan BHXH.Mỗi phương tiện đều có những mặt thuận lợi và nhữngmặt hạn chế nhất định và chúng cần được đành giá một cách cẩnthận Không có một phương tiện đơn lẻ nào có thể đáp ứng được tất

cả những nhu cầu của cơ quan BHXH về những cố gắng trong hoạtđộng quan hệ công chúng tất cả những nhu cầu đó chỉ có thể đạtđược khi có sự xem xét cẩn thận và sự kết hợp cân bằng giữa cácphương tiện đó để phát huy tối đa mặt mạnh của mỗi phương tiện

Hầu hết các cơ quan BHXH đều ít nhất một lần gây “ấn tượngkhông tốt” đối với công chúng, đây chính là lúc cần phải đưa ranhững “câu trả lời” thích hợp Những câu trả lời này là những phảnứng cần thiết và là một phần tất yếu trong mối quan hệ với côngchúng của cơ quan BHXH Tuy nhiên, để làm được điều đó thì cầnphải phát huy vai trò của các cơ quan truyền thông với ưu thế vượttrội là sự tiếp cận tiên phong đối với đông đảo các tầng lớp nhândân

Trong thời đại công nghệ thông tin, việc xây dựng phát triểnhên thống cơ quan quan truyền thông từ cấp trung ương đến đạiphương là một điều tất yếu Nhận thức được vai trò quan trọng củathông tin, vệc xây dựng mối quan hệ gắn bó khăn khít với các cơ

quan truyền thông là một vấn đề không chỉ cơ quan BHXH mà mọi

cơ quan, mọi thành phần kinh tế, mọi ngành nghề đều quan tâm Bởivậy, mỗi cơ quan BH nói chung và cơ quan BHXH nói riêng cầnphải xây dựng cho mình hệ thống chính sách, chiến lược để pháttriển mối quan hệ

a Truyền thông qua phương tiện báo chí.

Mỗi tờ báo và tạp chí đều có những mục như: Ý kiến bạn đọc,đường dây nóng,…dành riêng cho độc giả Tại đây ghi nhận những

ý kiến phản hồi của độc giả về các vấn đề BHXH Việc xây dựngmối quan hệ tốt với các cơ quan báo chí có thể giúp cơ quan BHXHhạn chế những luồng thông tin không có lợi và không đúng sự thật

Không chỉ là kênh ghi nhận những ý kiến phản hồi của độc giả,báo chí còn là nơi để truyền tải nhưng thông tin quan trọng liênquan đến sự thay đổi trong chính sách, hoạt động của cơ quanBHXH cũng như quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia Cácthông tin này nên được đăng tải thường xuyên thành một chuyênmục riêng trên các tờ báo Hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ có nhữngbài báo bàn về một vấn đề nhất định một cách chi tiết, cụ thể Ví dụ,khi truyền tải thông tin về mức hưởng trợ cấp BHXH, cần phải nêurõ: chi trả bằng cách nào? phải có những điều kiện gì? Chi trả baonhiêu?…

b Truyền thông qua truyền hình.

Hiện nay, ở rất nhiều nước, ti vi đã trở thành một phương tiệntruyền thông phổ biến Phần lớn các hộ gia đình đều có ti vi, và nó

đã trở thành một phương tiện hữu ích trong việc truyền tải thông tin

và giáo dục nhận thức của người xem về các vấn đề BHXH Thôngqua các chương trình quảng cáo, các bản tin và các chương trìnhchuyên đề, thông tin có thể được truyên tải một cách nhanh chóng