Lý Thuyết Kế toán Nguyên Vật Liệu và Công cụ dụng cụ

Lý Thuyết Kế toán Nguyên Vật Liệu và Công cụ dụng cụ

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

I KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU:

1 Những vấn đề chung về vật liệu:

1.1 - Khái niệm:

Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để chế tạo ra sản phẩm

Đối tượng lao động ở đây được hiểu là những vật mà lao động của con

người tác động vào nhằm biến đổi nó cho phù hợp nhu cầu của mình VD: lốp

xe được chế biến từ mủ cao su, mủ cao su (dạng chất lỏng) qua quá trình chế biến nhờ lao động của con người tác động vào tạo ra sản phẩm là

chiếc lốp xe

1.2 - Đặc điểm:

Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó

vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm VD: xăng, dầu, nhớt, … bị tiêu hao toàn bộ;

Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu

sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

1.3 – Nguyên tắc hạch toán:

Phải hạch toán chi tiết Nguyên liệu, vật liệu theo từng thứ, từng chủng loại quycách ở từng kho và ở từng địa điểm bảo quản sử dụng Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của mình, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 3 phương pháp kế toán chi tiết NVL (ghi thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư)

Trị giá vật liệu xuất, nhập, tồn phải đúng giá theo nguyên tắc giá thực tế Kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vì ở những thời điểm khác nhau trong kỳhạch toán giá có khác nhau

Lựa chọn phương pháp kê khai hàng tồn kho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và đặc điểm của hàng tồn kho

Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn khothấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì DN được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để trình bày trên Báo cáo tài chính cuối năm

1.4 - Phương pháp Kế toán hàng tồn kho:

Theo quy định hiện nay DN chỉ sử dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho : hoặc phương pháp kê khai thường xuyên, hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Nội dung và đặc điểm của 2 phương pháp này như sau :

a Phương pháp kê khai thường xuyên :

Là phương pháp theo dõi và phản ánh 1 cách thường xuyên, liên tục tình hìnhnhập xuất, tồn kho vật liệu, hàng hóa trên các loại sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh các nghiệp vụ mua (nhập) hoặc xuất dùng

Các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có,

tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa Vì vậy giá trị vật tư, hàngtồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ

kế toán theo công thức:

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong

kỳ - Trị giá HTK xuất trong kỳ

Cuối kỳ kế toán, so sánh giữa số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá

tồn kho và số liệu, vật tư hàng hoá trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìmnguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời và phải điều chỉnh theo số liệu kiểm

kê thực tế

Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp ) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn,hàng có kỹ thuật, chất lượng cao như xe hơi, radio, cassette, máy móc thiết bị

b Phương pháp kiểm kê định kỳ :

Là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán và từ đó xác định được giá trị của vật liệu, hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức :

Trị giá HTK xuất trong kỳ = Trị giá HTK tồn đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong kỳ - Trị giá HTK tồn cuối kỳ

Trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép về nghiệp vụ nhập vật liệu,còn trị giá vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ

Sử dụng thêm tài khoản “tạm thời” để thay thế tài khoản hàng tồn kho

phản ánh tình hình nhập (thường xuyên) và phản ánhtình hình xuất (1 lần vào cuối kỳ)

Tài khoản “tạm thời”: TK 151, 152, 153, 156, 157 -> 611

TK 154 -> 631

TK155, 157 -> 632

Phương pháp này áp dụng tại các doang nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với qui cách,mẫu mã đa dạng, giá trị thấp, được xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên

Ưu điểm: đơn giản giảm nhẹ khối lượng công việc

Nhược điểm: độ chính xác của giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ

phụ thuộc rất lớn vào chất lượng công tác quản lý vật tư, hàng hoá tại

kho hàng, quầy hàng

Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, DN có thể lựa chọn một trong hai phương pháp nêu trên để áp dụng Ngày nay với việc hỗ trợ của máy vi tính và các phần mềm kế toán nên việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trở nên phổ biến và dễ dàng hơn Tuy nhiên việc lựa

chọn phương pháp nào phải được ghi rõ trong phần phụ lục báo cáo tài chính

và phải được thực hiện nhất quán trong ít nhất một niên độ kế toán

1.5 - Phân loại:

Có rất nhiều tiêu thức phân loại nguyên, vật liệu nhưng thông thường kế toán

sử dụng một số các tiêu thức sau đây để phân loại nguyên, vật liệu phục vụ cho quá trình theo dõi và phản ánh trên các sổ kế toán khác nhau

Căn cứ vào đặc điểm và công dụng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh, có thể chia NVL thành 6 loại:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là những loaị NL, VL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể sản phẩm NL : sản phẩm của ngành công

nghiệp khai thác và các nghành nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp (VD: XN dệt, bông là NL); VL chính : là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến.

- VL phụ: là những loại VL khi tham gia vào quá trình sản xuất không

cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm mà có thể kết hợp với VL chính làm thay đổi màu sắc (sơn, xi, mạ…), mùi vị (hương liệu), hình dáng

bề ngoài (bao bì), làm tăng thêm chất lượng hoặc giá trị sử dụng của

sản phẩm (như sơn trong các sản phẩm gỗ, các chất xúc tác trong sản xuất hóa chất, …); tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh (dầu

mỡ bôi trơn)

- Nhiên liệu: là những thứ Vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sxkd như xăng, dầu, than củi, hơi đốt, …

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế sửa

chữa máy móc thiết bị, TSCĐ, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sx … (ốc, đinh vít để hay thế, sửa chữa MMTB, các loại vỏ, ruột xe để thay thế trongcác PTVT,…)

- VL và thiết bị XDCB: là những loại VL, thiết bị sử dụng cho côngviệc XDCB (như gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, bột trét tường, sơn, …) Đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB (như các thiết bị điện : ổ điện, đèn điện, quạt,máy lạnh, …; các thiết bị vệ sinh: bồn tắm, bồn rửa mặt, bồn cầu,

…)

- Phế liệu: là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được (bên cạnh các loại thành phẩm) trong quá trình sxkd của DN (VD : cắt may quần áo:vải vụn); là những loại VL bị loại ra hoặc bị thải khỏi quá trình sản xuất sản phẩm (VD : thanh lý TSCĐ, CCDC)

Chú ý: các khái niệm trên chỉ đúng khi gắn liền với từng DN sản xuất cụ thể vì:

VL chính ở DN này lại là VL phụ của DN khác hoặc ngược lại, …

Căn cứ vào nguồn cung cấp kế toán :

NVL mua ngoài là NVL do DN mua ngoài mà có, thông thường mua của các nhà cung cấp

VL tự chế biếnlà VL do DN sản xuất ra và sử dụngnhư là NL để sản xuất ra sảnphẩm

VL thuê ngoài gia công là VL mà DN không tự sản xuất, cũng không phải mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công

NVL nhận góp vốn liên doanh là NVL do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh

NVL được cấp là NVL do đơn vị cấp trên cấp theo qui định, …

Căn cứ vào tính năng hoạt động có thể phân loại NVL chi tiết, tỉ mỉ, xây dựng kýhiệu riêng cho từng loại (sổ danh điểm VL)

2 Tính giá nguyên, vật liệu:

Tính giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh

Tính giá nguyên, vật liệu là phương pháp kế toán dùng thước đo tiền tệ để thểhiện trị giá của nguyên, vật liệu nhập, xuất và tồn kho trong kỳ

Vật liệu trong DN có thể được định giá theo 2 cách sau:

Giá thực tế : là giá được xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh cho các khoản chi hợp lệ của DN trong quá trình thu mua vật liệu, công cụ

dụng cụ.

Giá hạch toán : trong DN, vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ khác nhau và biến động thường xuyên, do vậy việc sử dụng giá thực tế để ghi chép hàng ngày kịp thời theo sự biến động đó là một công việc tốn nhiều lao động nếu không

sử dụng máy vi tính Vì vậy DN có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán để ghi chép, giá hạch toán là giá quy định thống nhất trong phạm vi

DN và được sử dụng ổn định trong một thời gian dài Giá hạch toán của vật liệu có thể là giá mua thực tế ở một thời điểm nào đó hoặc là giá kế hoạch do

DN xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm hoặc dựa vào giá thị trường

2.1 - Đánh giá vật liệu nhập:

a Đối với VL mua ngoài:

Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên HĐ + Chi phí thu mua + Thuế Ko hoàn lại (nếu có) - Các khoản giảm trừ

Trong đó:

- Chi phí thu mua: CP vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,

… VL từ nơi mua về đến DN; công tác phí của NV thu mua; CP thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường; CP của bộ phận thu mua độc lập; số hao hụt tựnhiên trong định mức (nếu có)

- Thuế gồm các khoản thuế không hoàn lại như: Thuế NK, Thuế TTĐB,

phần thuế GTGT phải nộp khi mua VL (đối với DN không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), thuế GTGT hàng NK không được khấu trừ

* Hàng mua trả lại : giá trị hàng đã mua trả lại cho người bán

b Đối với VL tự chế biến: DN có khả năng tự chế biến VL phù hợp với nhu cầu

sx của chính mình

Giá TT nhập kho = Giá TT vật liệu xuất kho chế biến + Chi phí chế biến

c Đối với VL thuê ngoài gia công chế biến: DN không có khả năng tự

chế biến phải thuê bên ngoài gia công lại VL để phù hợp với nhu cầu sxkd

Giá TT nhập kho = Giá TT vật liệu xuất kho gia công + Chi phí gia công (hđ) + chi phí vận chuyển

d Đối với VL nhận góp vốn: được đơn vị khác đem VL đến để góp vốn với DN

Giá TT nhập kho = Giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá

e Đối với VL được cấp: công ty mẹ cấp VL cho công ty con (thường có trong

mô hình các DNNN)

Giá TT nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + chi phí vận chuyển (nếu có)

f Đối với VL được biếu tặng:

Giá TT Nhập kho = Căn cứ giá trên thị trường + Các chi phí liên quan trực tiếp khác (nếu bên nhận chịu)

g Giá VL nhập kho do thu hồi : giá trị ước tính còn sử dụng được

2.2 - Đánh giá vật liệu xuất:

Tuỳ theo tính chất, đặc điểm của VL mà DN có thể lựa chọn phương pháp thích hợp theo một trong các phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho sau đây :

a Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước [FIFO (First In First Out)]: Theo phương pháp này thì VTHH nào nhập kho trước thì khi xuất dùng được xuất ra trước, giá VTHH xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần trước

và lần lượt xuất theo giá nhập kho các lô hàng kế tiếp

Phương pháp này thường áp dụng cho những DN kinh doanh những loại VL, hàng hóa khó bảo quản hoặc có thời hạn sử dụng (đát) như hàng thực phẩm tươi sống, hóa chất, thuốc tây vì những mặt hàng này nếu để lâu sẽ dễ

bị hư hỏng hặc biến đổi hình thái ban đầu làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

VD: Tình hình VL của một DN trong 3/2005 như sau:

1.030đ/kg Ngày 26/03 : 4.500kg Nếu theo phương pháp FiFo :

b Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trước [LIFO (Last In First Out)]:

Theo phương pháp này VTHH nào nhập kho sau thì khi xuất dùng được xuất

ra trước, giá VTHH xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần sau nhất và

cứ tiếp tục theo thứ tự ngược lên

Áp dụng cho những DN thương mại, giá cả biến động VD: áp dụng cho các

DN kinh doanh trong lĩnh vực thời trang, kinh doanh mode, … vì những

mặt hàng này dễ bị lỗi thời, những mặt hàng mới luôn bán chạy hơn những mặt hàng cũ, để thu hút khách hàng các DN kinh doanh loại hình này phải luôn thay đổi kiểu dáng mẫu mã của mình

Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp LiFo :

Phương pháp LIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới

(giá cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp,

mức lãi trong kỳ sẽ giảm Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới (giá thấp) thì giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng

c Tính đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn (còn gọi là bình quân di động, bình quân sau mỗi lần nhập kho):

Theo phương pháp này cứ mỗi lần mua vật tư, hàng hóa có giá mới, nếu còn tồn kho giá cũ cao hơn hoặc thấp hơn thì ta phải tính lại đơn giá bình

quân theo công thức:

Đơn giá bqgqlh = (giá trị tồn + giá trị nhập)/(số lượng tồn + số lượng nhập)

Sau đó suy ra giá thực tế của VL xuất vào thời điểm xuất VL bằng công thức:

Giá trị TT vật liệu xuất = Số lượng VL xuất * Đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn

Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn :

d Tính đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ :

Theo phương pháp này thì vào lúc cuối kỳ sẽ tính đơn giá bình quân căn

cứ vào số tồn kho đầu kỳ và tất cả các lần nhập kho trong kỳ theo

công thức:

Đơn giá bqgq cuối kỳ = (Trị giá tồn + Tổng trị giá nhập)/(Số lượng tồn + Tổng số lượng nhập)

Sau đó suy ra giá thực tế của VL xuất bằng công thức:

Giá TT vật liệu xuất = Số lượng VL xuất * Đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ

Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp tính bình quân vào cuối tháng :

Đơn giá bq tính vào cuối tháng 03:

= [(1000*1010)+(4000*1020)+(4000*1030)]/(1000+4000+4000) = 1024đ/kg+ Trong tháng xuất: [4.200kg + 4.500kg] x 1.024đ/kg = 8.908.800đ

Nhược điểm: không đảm bảo kịp thời công tác KT (trong kỳ xuất biết được lượng VL xuất nhưng chưa biết được đơn giá xuất, phải chờ đến cuối tháng khi không còn lần nhập kho nào nữa mới tính được đơn giá bình quân) do vậy công việc kế toán sẽ bị dồn vào cuối kỳ, gây chậm trễ cho việc khóa sổ vàlập các báo cáo kế toán

Phương pháp BQGQ liên hoàn :

Ưu điểm: việc tính toán tương đối chính xác; kịp thời vì bất kỳ thới điểm nào cũng sẽ biết được đơn giá bình quân của thời điểm đó, chỉ phù hợp với DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên còn DN nào

sử dụng phương pháp Kiểm kê định kỳ sẽ không sử dụng được phương pháp này vì theo phương pháp này chỉ tính giá trị VL xuất vào cuối kỳ mà thôi

Nhược điểm: Trên thực tế nếu trong kỳ nhập, xuất nhiều chủng loại trong ngày hoặc trong tháng (VD: DN chế biến thực phẩm bằng nguyên liệu tươi sống)

và giá cả lại biến động nhiều lần thì việc tính toán sẽ rất phức tạp, khó kịp thời

vì cứ sau mỗi lần nhập lại phải tính toán lại đơn giá bình quân mới (hàng ngày

có thể tính đến hàng chục, hàng trăm lần đơn giá bình quân mới) Tuy nhiên hiện nay với sự giúp ích của công nghệ thông tin, việc hỗ trợ công tác kế toán bằng máy vi tính hiện đại với những phần mềm kế toán được viết sẵn trên thị trường thì nhược điểm này hoàn toàn được khắc phục

e Tính theo giá thực tế đích danh :

Theo phương pháp này thì khi xuất hàng ở lô nào thì lấy đúng giá mua

(nhập) thực tế của lô đó để tính trị giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất dùng cho đối tượng sử dụng

Phương pháp này thường áp dụng đối với những doanh nghiệp bảo quản VL theo từng lô nhập riêng biệt, khi xuất ra sử dụng lô nào thì tính theo giá của lô

đó khi nhập hoặc những vật tư, hàng hóa có giá trị cao và nhập xuất không nhiều trong một kỳ kế toán

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên, giả sử ngày 10/3, doanh nghiệp xuất 4.200kg VL ra

sử dụng trong đó 500kg của tồn kho đầu kỳ, số còn lại của lần nhập ngày 04/3 thì giá thực tế VL xuất ra ngày 10/3 được tính theo phương pháp này như sau:+ Ngày 10/03 : 500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ

nghiệp hàng ngày ghi sổ nhập xuất tồn kho vật liệu theo giá hạch toán Ngay

từ đầu kỳ doanh nghiệp phải xây dựng giá hạch toán (chỉ được sử dụng

trong hạch toán chi tiết) Cuối kỳ kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất

kho trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá

hạch toán của vật liệu theo công thức :

Hệ số chênh lệch giá = (giá TT VL tồn ĐK + Tổng giá TT VL nhập trong kỳ) / (giá hạch toán VL tồn đk + Tổng giá hạch toán vl nhập trong kỳ)

Sau đó suy ra giá thực tế của VL xuất bằng công thức:

Giá TT VL xuất = Số lượng VL xuất trong kỳ * Đơn giá hạch toán * hệ số chênh lệch giá

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên và giả sử đơn giá hạch toán của VL là 1.000đ/kg thì giá thực tế VL xuất dùng trong tháng được tính theo phương pháp này như sau:

Hệ số chênh lệch giá

=(1000*1010)+(4000*1020)+(4000*1030)]/

[(1000*1000)+(4000*1000)+(4000*1000)] = 1,024

+ Trong tháng xuất: [4.200kg + 4.500kg] x 1.000đ/kg x 1,024 = 8.908.800đ+ Còn lại : 300kg x 1.000đ/kg x 1,024 = 307.200đ

3 Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật liệu :

3.1 - Chứng từ kế toán:

Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều chứng từ kế

toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập Tuy nhiên dù là loại chứng từ

gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các

bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán

Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm các loại:

Chứng từ nhập:

- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL) hoặc Hóa đơn bán hàng thông

thường (mẫu số 02GTGT-3LL) : là chứng từ của đơn vị bán lập, xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua, cũng là chứng từ cho người mua vận chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT) : áp dụng cho các loại vật tư,

sản phẩm, hàng hóa cần phải kiểm nghiệm trong các trường hợp nhập kho với

số lượng lớn, các loại VL có tính chất lý, hóa phức tạp, các loại vật tư quý hiếm, có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập để từ đó làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.Hóa đơn và Biên bản kiểm nghiệm là cơ sở làm Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) : là phiếu dùng xác nhận số lượng VL, sản phẩm hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người

có liên quan và ghi sổ kế toán

Chứng từ xuất:

- Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các

bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật liệu Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng để theo dõi số lượng vật liệu di chuển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng đại lý, gia công chế biến là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường Phiếu này dophòng cung ứng lập

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật liệu xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo định mức, làm căn cứ hạch toánchi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật liệu theo hạn mức

Chứng từ quản lý:

- Thẻ kho: theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ NVL, CCDC,

SP, HH ở từng kho Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho Thẻ kho là sổ tờ rời, nếu đóng

thành quyển gọi là sổ kho Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ dùng để theo dõi số lượng vật liệu còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu Căn cứ vào các chứng

từ xuất vật liệu nhận được, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại, nhóm, từng đối tượng sử dụng, làm cơ sở tính chi phí ở DN

- Biên bản kiểm kê Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá : nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử

lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán

này TK133 lại phản ánh số thuế được khấu trừ cũng tức là phản ánh số

phải thu NSNN về thuế

TK 133

- Số thuế GTGT đầu vào được khấu

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa đã mua đã trả lại, được giảm giá

- Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn

lạiSD: Số thuế GTGT đầu vào còn được

khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào

được hoàn lại nhưng NSNN chưa

hoàn trả

TK 151 "Hàng Mua Đang Đi Đường": TK này dùng phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, VL, CCDC đã mua nhưng cuối tháng chưa về đến DN Loại 1 nhóm 5 phản ánh Hàng tồn kho, Là loại TS nên có số dư bên Nợ

TK 151

Trị giá hàng mua trên đường đầu kỳ

- Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua

đang đi đường - Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho

hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng

hoá, vật tư mua đang đi đường cuối

kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ ( phương pháp kiểm

kê định kỳ)Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có

SD: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua

nhưng còn đang đi đường cuối kỳ

(chưa về nhập kho đơn vị)

TK 152 “Nguyên Liệu, Vật Liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá VL nhập, xuất, tồn kho

TK 152

Trị giá nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ

- Trị giá TT VL nhập kho do mua

ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công,

nhận góp vốn LD, được cấp hoặc từ

các nguồn khác

- Trị giá thực tế của VL xuất kho đểsản xuất, kinh doanh, để bán, thuêngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh

- Trị giá VL thừa phát hiện khi kiểm

kê - Trị giá VL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá TT của NVL tồn

kho cuối kỳ (phương pháp kiểm kê

định kỳ)

- Trị giá VL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua; Chiết khấu thương mại khi mua NVL được hưởng

- Kết chuyển trị giá TT của VL tồn kho đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có

SD: Trị giá thực tế của vật liệu tồn

kho cuối kỳ

TK 331 "Phải trả cho người bán"

Bên Nợ : - Số tiền đã trả cho người bán

- Số tiền ứng trước cho người bán (chưa nhận hàng)

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá

- Chiết khấu mua hàng người bán cho DN giảm trừ vào nợ phải trả

- Số kết chuyển giá trị hàng trả lại cho người bán, phần giá trị thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nghiệm.

Bên Có : - Số tiền phải trả cho người bán

- Điều chỉnh giá tạm tính bằng giá thực tế

Số Dư Có : Số tiền còn phải trả cho người bán

Số dư Nợ : Số tiền đã ứng trước cho người bán

TK 611 "Mua hàng"

TK này chỉ áp dụng đối với DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ

Bên Nợ : - Trị giá hàng hóa, vật liệu tồn kho đầu kỳ

- Trị giá hàng hóa, vật liệu, dụng cụ mua vào trong kỳ

Bên Có : - Trị giá hàng hóa, vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê

- Giá trị vật tư hàng hóa xuất bán, đưa vào sản xuất

- Trị giá vật tư hàng hóa mất mát, thiếu hụt

TK này cuối kỳ không có số dư

TK 621 : "Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp"

Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sảnphẩm hoặc thực hiện dịch vụ, lao vụ trong kỳ hạch toán

Bên Có : - Trị giá vật liệu sử dụng không hết được nhập lại kho

- Kết chuyển hoặc phân bổ vật liệu vào các TK liên quan để tính giá thành sản phẩm

TK 621 không có số dư cuối kỳ

TK 627 : "Chi phí sản xuất chung"

Bên Nợ : - Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ

Bên Có : - Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung

- Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK 154 (631) để tính giá thành

TK 641 : "Chi phí bán hàng"

TK 642 : "Chi phí quản lý Doanh nghiệp""

Hai TK này ghi chép tương tự như TK 627

3.3 – Kế toán vật liệu nhập, xuất kho (Theo phương pháp kê khai thường xuyên)

a Kế toán vật liệu nhập kho

(1) Vật liệu mua ngoài: Khi mua vật liệu về nhập kho, nếu có hóa đơn thì căn

cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho, ghi :

Thuộc đối tượng tính VAT khấu trừ

- Mua VL nhập kho

Nợ TK152 : giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK133 : thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111,112,141,331 : tổng giá thanh toán

- Chi phí thu mua thực tế được tính vào giá thực tế VL nhập kho:

Nợ TK152 : giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK133 : thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111,112,331 : tổng giá thanh toán

Thuộc đối tượng tính VAT trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án:

- Mua VL nhập kho

tổng giá thanh toán

- Chi phí thu mua thực tế được tính vào giá thực tế VL nhập kho:

Nợ TK152

Có TK111,112,331

(2) Mua được hưởng chiết khấu :

- Nếu được hưởng chiết khấu do thanh toán tiền hàng trước thời hạn

thì khoản chiết khấu được hưởng gọi là chiết khấu thanh toán và hạch

toán vào TK 515 “Thu nhập hoạt động tài chính”

Nợ TK 111, 112, 331, … :

Có TK 515 : chiết khấu TT được hưởng

- Nếu được hưởng chiết khấu do mua với khối lượng nhiều thì khoản

chiết khấu được hưởng gọi là chiết khấu thương mại và hạch toán làm giảm giá gốc hàng mua:

Có TK 152 : phần giảm giá được hưởng

Có TK 133 : phần thuế giảm (nếu có)

(4) Trả lại hàng mua: Nếu xuất kho trả lại toàn bộ VL đã mua vì hàng sai quy cách, kém chất lượng

Nợ TK 111, 112, 331, … : Tổng giá thanh toán

Có TK 152 : phần giảm giá được hưởng

Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

(5) VL mua đang đi đường: Trường hợp nhận được HĐ bên bán nhưng VL chưa về nhập kho thì Kế toán lưu HĐ vào hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường” Từ thời điểm này cho đến cuối kỳ:

TH1: trong tháng VL về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi như NV (1)

TH2: - Nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK151 : giá mua chưa thuế

Nợ TK133 : Thuế GTGT đầu vào

(6) Khi mua vật liệu về nhập kho, nếu chưa có hóa đơn thì nhập kho vật

liệu trên cơ sở phiếu nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ

"Hàng chưa có hóa đơn" Nếu trong tháng hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hóa đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính

Nợ TK 152 : Trị giá NVL nhập kho theo giá tạm tính

Có TK 111, 112, 141, 331

- Khi nhận được hóa đơn phải điều chỉnh giá tạm tính đã ghi sổ theo giá hóa

đơn bằng cách ghi bổ sung (nếu giá trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính) hoặc ghi số âm (nếu ngược lại) Ngoài ra còn có thể điều chỉnh bằng cách ghi bút toán đỏ để xóa giá tạm tính, sau đó ghi lại bình thường theo giá trên hóa đơn.(7) Trường hợp nhập kho có chứng từ đầy đủ, số lượng vật liệu nhập kho phát sinh thiếu hụt:

Đối với VL thiếu do hao hụt trong định mức cho phép, kế toán phản ánh giá trị

VL nhập kho đúng theo giá trị mua đã ghi trên hoá đơn

Nợ TK 1381 : Trị giá NVL thiếu (giá chưa thuế)

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331,111,112, … : Tổng số tiền TT

- Sau đó căn cứ vào biên bản xử lý để phản ánh trị giá vật liệu thiếu vào các tài khoản có liên quan :

Nợ TK 111, 334, 1388 : Phần tổ chức, cá nhân bồi thường

Nợ TK 632 : Trị giá NVL thiếu ghi nhận vào giá vốn

Có TK 1381 : Trị giá NVL thiếu

Có TK 133 : Thuế GTGT NVL thiếu (nếu có)

- Khi xác định NVL thiếu liên quan đến nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp giao tiếp số hàng thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 152 : Trị giá NVL thiếu

Có TK 1381 : Trị giá NVL thiếu

- Nếu nhà cung cấp không giao tiếp số hàng thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 1111,112,331 : Số tiền nhà cung cấp phải trả lại

Có TK 1381 : Trị giá NVL thiếu

Có TK 133 : Thuế GTGT NVL thiếu (nếu có)

(8) Trường hợp nhập kho VL có chứng từ đầy đủ, số lượng vật liệu phát sinh thừa so với phản ánh trên hoá đơn :

Nếu nhập cả số thừa chờ giải quyết:

- Nhập kho:

Nợ TK 152 : Số thực nhập

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331,111,112, … : Tổng số tiền TT ghi trên hóa đơn

Có TK 3381 : Số thừa chờ giải quyết

- Sau đó tuỳ từng nguyên nhân xử lý hàng thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá VL thừa

Có TK 152 : Bên bán giao nhầm, DN xuất kho trả lại

Có TK 711 : Không tìm ra nguyên nhân

- Nếu đồng ý mua luôn số hàng thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá VL thừa

Nợ TK 133 : thuế GTGT liên quan đến hàng thừa

Có TK 1111,112,331 : Phần thanh toán bổ sung

Nếu số thừa coi như giữ hộ người bán thì ghi : Nợ TK 002 “Vật tư hàng hóa giữ