Tự động hoá hoạt động thông tin thư viện của trung tâm thông tin – thư viện trường đại học hà nội – thực trạng và giải pháp

Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Tự động hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là công trình nghiê

Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Tự động hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi và không

trùng với các đề tài khoá luận tốt nghiệp trước Khoá luận này được hoàn thành trên cơ sở những số liệu và dữ liệu mà tôi thu thập được trong thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh – người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả thầy cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu

Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cô chú, anh chị - cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực tập tại đây và thực hiện đề tài này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để khoá luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn nữa

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 05 năm 2009 Sinhviên thực hiện

Bùi Thị Linh

AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules 2nd

ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line

BBK Bibliotechno – Bibliograficheskaja Klassifikacija

CDS/ISIS Phần mềm quản lý thƣ viện

CNTT Công nghệ thông tin

DDC Dewey Decimal Classification

ĐHHN Đại học Hà Nội

HTML Hyper Text Markup Language

IFLA International Federation of Library Asociations and

Institutions ISO International Standardization Oganization

KHCN Khoa học công nghệ

LCC Library Congress Classification

MARC 21 Machine Readable Cataloging

OCLC Online Computer Library Center

QLCL Quản lý chất lƣợng

RFID Radio Frequency Identification

SGML Standard Generalized Markup Language

TT – TV Thông tin – Thƣ viện

UDC Universal Decimal Classification

Trang

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

2.1 Mục đích nghiên cứu 2

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tình hình nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4.1 Đối tượng nghiên cứu 3

4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Những đóng góp của đề tài 4

7 Bố cục của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI 6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 6

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 8

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 9

1.1.3 Đội ngũ cán bộ 10

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 11

1.3 Nguồn thông tin của Trung tâm 12

1.4 Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG TT – TV TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐẠI HỌC HÀ NỘI 16

2.1 Khái quát về tự động hoá hoạt động TT – TV 16

2.1.1.1 Khái niệm tự động hoá 16

2.1.1.2 Khái niệm tự động hoá hoạt động TT - TV 16

2.1.2 Tiền đề tự động hoá trong hoạt động thông tin – thư viện 17

2.1.2.1 Công nghệ thông tin 17

2.1.2.2 Bùng nổ thông tin và nhu cầu chia sẻ thông tin 18

2.1.2.3 Nhu cầu thông tin 19

2.1.2.4 Sự xuất hiện của các loại tài liệu điện tử 20

2.1.3 Xu hướng tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện 21

2.1.4 Mục tiêu 22

2.1.5 Nội dung của tự động hoá hoạt động TT – TV 23

2.1.6 Các nguyên tắc tự động hoá 23

2.2 Mô hình tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm 24

2.2.1 Nguồn nhân lực 25

2.2.1.1 Cán bộ quản lý 25

2.2.1.2 Cán bộ nghiệp vụ 26

2.2.1.3 Cán bộ quản trị mạng 27

2.2.2 Hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm 27

2.2.2.1 Hệ thống hạ tầng mạng và máy tính của Trung tâm 27

2.2.2.2 Phần mềm ứng dụng tại Trung tâm 30

2.2.2.3 Các trang thiết bị hỗ trợ 39

2.2.3 Nguồn thông tin được tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm 44

2.2.3.1 Nguồn tin truyền thống 44

2.2.3.2 Nguồn tin điện tử 45

2.3 Nhận xét quá trình ứng dụng TĐH hoạt động TT – TV tại Trung tâm TT – TV ĐHHN 47

2.3.1 Những thuận lợi 47

2.3.2 Những khó khăn 49

HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM TT – TV

ĐHHN 51

3.1 Hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin 51

3.2 Tiếp tục nghiên cứu, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản trị Libol 51

3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thư viện 52

3.4 Xây dựng và phát triển nguồn thông tin điện tử 54

3.5 Đào tạo đội ngũ người dùng tin 55

3.6 Hoàn thiện công tác tổ chức 55

3.7 Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước 56

KẾT LUẬN 57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội nói chung

và trong lĩnh vực thông tin – thư viện nói riêng Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với ngành TT – TV Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu thông tin của con người đòi hỏi chất lượng cao và thông tin ngày càng gia tăng trong xã hội Đây chính là những thách thức của các trung tâm TT – TV nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Tự động hoá, hiê ̣n đa ̣i hóa công tác thông tin – thư viê ̣n là xu hướng tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan TT – TV và trở thành một cuộc cách mạng làm thay đổi mọi hoạt động của công tác thông tin – thư viện từ thủ công sang hiện đại hóa Chỉ có ứng dụng TĐH và đặc biệt là CNTT, chúng ta mới có thể có những bước vọt nhanh chóng, rút ngắn khoảng cách với các nước trên thế giới, trước mắt là về mặt bằng thông tin tri thức

Nắm bắt được xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt động thư viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lượng người dùng đông đảo cũng như yêu cầu ngày một cao, Trung tâm TT – TV trường Đại học Hà Nội (gọi tắt là Trung tâm) đã tiến hành đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện đại hóa toàn bộ thư viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán

bộ, giảng viên và sinh viên Việc ứng dụng TĐH trong hoạt động của Trung tâm

là điều cấp thiết, không chỉ để giải quyết được những bài toán đã nêu ra mà còn

là yếu tố đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của thư viện, là hợp với xu thế chung trong giai đoạn hiện nay của ngành TT – TV

Trong quá trình thực tập tại Trung tâm, tôi có cơ hội được tìm hiểu về TĐH

hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” làm khóa luận tốt nghiệp

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu trên, khoá luận nghiên cứu thực hiện các nhiệm vụ sau:

Nhiệm vụ thứ nhất: Đưa ra khái niệm và nội dung của tự động hoá hoạt

động thông tin – thư viện

Nhiệm vụ thứ hai: Khảo sát thực trạng công tác tự động hoá tại Trung tâm

TT – TV trường ĐHHN

Nhiệm vụ thứ ba: Đề xuất và đưa ra những giải pháp lựa chọn, áp dụng và

triển khai hiệu quả công tác tự động hoá vào thực tiễn hoạt động của Trung tâm

TT – TV trường ĐHHN

3 Tình hình nghiên cứu

Tự động hoá là vấn đề không thể thiếu đối với quá trình phát triển của hoạt động thông tin - thư viện hiện nay Song những nghiên cứu về vấn đề này dường như còn hạn chế Hiện trạng vấn đề TĐH thư viện hiện nay ở Việt Nam còn nhiều bất cập “Thư viện chưa TĐH hoặc TĐH không triệt để và đồng bộ”- [3,5] Điều đó có nghĩa là TĐH chỉ diễn ra ở một số khâu nhất định trong hoạt động

thư viện như: TĐH trong công tác biên mục, tra cứu, phục vụ bạn đọc… hay vấn đề tin học hoá Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ

đó, chưa có nhiều đề tài nghiên cứu về một mô hình TĐH thư viện cụ thể Từ việc đưa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại cho TĐH, cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu TĐH cho một thư viện cụ thể chưa được nghiên cứu sâu sắc Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề một trong toàn bộ hệ thống

đó

Trong đề tài này tôi không đi sâu nghiên cứu vào một công đoạn nào của quá trình TĐH ở một thư viện mà nghiên cứu toàn bộ chu trình TĐH diễn ra tại một thư viện cụ thể (Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội)

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Vấn đề TĐH tại Trung tâm thông qua công tác thực hiện TĐH của Trung tâm

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác tổ chức và hoạt động ứng dụng TĐH của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp chung:

Dựa trên cơ sở nền tảng chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ thống các quan điểm của Chủ nghĩa Mác –Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh

Phương pháp cụ thể:

+ Thu thập thông tin: sử dụng 02 phương pháp:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc, phân tích những nghiên cứu của các chuyên gia, các nhà khoa học đã nghiên cứu về vấn đề này, trên cơ sở đó rút ra được những đánh giá, quan điểm chung

- Phương pháp quan sát: Trong thời gian nghiên cứu thực tế (02 tháng thực tập tại Trung tâm) để đảm bảo tính khách quan trong quá trình thu thập số liệu, quan sát, thống kê là chủ yếu Phương pháp quan sát được thực hiện dưới góc độ

là một cán bộ thư viện trực tiếp làm việc tại Trung tâm, cũng như dưới góc độ là một người sử dụng thư viện Quan sát chu trình tự động hóa tại Trung tâm, từ khâu bổ sung, biên mục, xử lý, đến khâu phân phối phục vụ bạn đọc, những lợi ích mà người dùng tin được hưởng Từ đó thống kê những số liệu liên quan đến vấn đề mình nghiên cứu

+ Xử lý thông tin:

Những tài liệu tôi thu thập được chủ yếu là qua việc thu thập tài liệu dưới dạng văn bản cụ thể, hoặc những số liệu thông qua việc thống kê, quan sát Bởi vậy, xử lý thông tin ở đây chủ yếu là dùng phương pháp xử lý thông tin định tính, tức là: “Thông qua các thông tin đã được thu thập người viết xử lý bằng cách: Đưa ra các phán đoán về bản chất các sự kiện và thể hiện liên hệ lôgích của các sự kiện, các phân hệ trong hệ thống các sự kiện được xem xét” [2, 2]

6 Những đóng góp của đề tài

- Về lý luận: Qua tìm hiểu nhằm đưa ra mô hình tổng quát triển khai công tác TĐH tại Trung tâm TT – TV trường Đại học Hà Nội nói riêng và cơ quan thông tin – thư viện nói chung

- Về thực tiễn: Khóa luận tìm hiểu những lợi ích mà công tác tự động hóa mang lại cho hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Đồng thời thấy được những khó khăn tồn tại trong quá trình tiến hành triển khai hoạt động TĐH tại

Trung tâm Qua đó giúp cho Trung tâm nói riêng và các cơ quan TT – TV khác nói chung có thêm nhiều kinh nghiệm trong quá trình triển khai hoạt động tự động hóa tại cơ quan mình

7 Bố cục của khóa luận

Khoá luận được trình bày ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, nội dung tập trung các vấn đề sau:

Chương 1 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội

Trình bày: Quá trình hình thành và phát triển, Chức năng nhiệm vụ, Cơ cấu

tổ chức, Đội ngũ cán bộ, Nguồn thông tin của Trung tâm, Trung tâm TT – TV phục vụ giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay

Chương 2 Thực trạng TĐH hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội

Khái quát về tự động hoá hoạt động thông tin – thư viện

Mô hình tự động hoá hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm

Đánh giá hiện trạng ứng dụng TĐH trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội

Đưa ra một số giải pháp từng khía cạnh nội dung của vấn đề TĐH trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm, đóng góp trong việc triển khai ứng dụng TĐH vào hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường Đại học

Hà Nội

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm

Hình 1 Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội

Trường Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trước đây) được thành lập năm

1959 là cơ sở đào tạo, nghiên cứu ngoại ngữ lớn nhất Việt Nam Hiện tại, trường

có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Ý… Ngoài đào tạo về ngoại ngữ, trường Đại học Hà Nội còn đào tạo các ngành học khác như: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng…

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học

Hà Nội trong suốt 50 năm qua Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên

cơ sở là một tổ công tác phục vụ tư liệu trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thư viện bó hẹp, nghèo nàn Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…) Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp Vốn tư liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tư liệu không thể đáp ứng được nhu cầu tin và không còn phù hợp Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ

Năm 2000, với chương trình đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sát nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Trung tâm thực hiện

dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ

sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị

Ngày 5/12/2003, Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao

hiệu quả hoạt động thông tin thư viện Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động

ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục đào tạo nguồn nhân lực của trường Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trong thời kỳ mới

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

* Chức năng:

Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là:

+ Chức năng thông tin

+ Chức năng văn hóa

+ Chức năng giáo dục

+ Chức năng nghiên cứu

Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT – TV trường đại học thì chức năng giáo dục đào tạo quan trọng nhất Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử

lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

* Nhiệm vụ:

+ Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

+ Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động

+ Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin

+ Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập

+ Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới, giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng

+ Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt công việc được giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ Quyết định số 668/ QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học

và Trung học chuyên nghiệp về “Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện đại học”, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội, cơ cấu tổ chức của Trung tâm được tổ chức gồm Ban giám đốc

và các bộ phận sau:

+ Ban giám đốc: bao gồm 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm

+ Bộ phận thư viện: bao gồm bộ phận nghiệp vụ thư viện và bộ phận phục

vụ thông tin – thư viện

Bộ phận nghiệp vụ thư viện có nhiệm vụ bổ sung tài liệu, biên mục, biên tập, sưu tầm, tìm kiếm thông tin tư liệu theo yêu cầu, thanh sát tư liệu, quản lý bạn đọc

Bộ phận phục vụ thông tin – thư viện có nhiệm vụ phục vụ bạn đọc mượn trả tài liệu, hướng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách báo, tạp chí, băng đĩa

+ Bộ phận máy tính: gồm có bộ phận nghiệp vụ kỹ thuật và phục vụ thông tin điện tử có nhiệm vụ quản lý mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở dữ liệu mạng, in ấn, biên tập, sửa chữa, bảo dưỡng, vận hành thiết bị

kỹ thuật Thực hiện tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn người dùng tin sử dụng thiết bị, đặc biệt là các lớp tập huấn tra cứu tin và khai thác các nguồn tin điện tử trên mạng

+ Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin: có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc về vấn đề mất thẻ, làm thẻ, tiền phạt

+ Bộ phận an ninh giám sát và môi trường: có nhiệm vụ giữ trật tự an ninh, môi trường thư viện trong sạch

Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm

1.1.3 Đội ngũ cán bộ

Cán bộ giữ một vai trò quan trọng, là một trong bốn yếu tố cầu thành thư viện Nhận thấy được vai trò, vị trí của cán bộ trong hoạt động TT – TV, Trung tâm rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt

Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm gồm có 25 cán bộ, trong đó có 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, 16 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện,

Ban giám đốc

Bộ phận

thư viện

Bộ phận mạng máy tính

Bộ phận

nghiệp vụ

thư viện

Bộ phận phục vụ Thông tin – Thư viện

Bộ phận

kĩ thuật nghiệp vụ

Bộ phận phục vụ Thông tin điện tử

Bộ phận tiếp nhận

và trả lời thông tin

Bộ phận

an ninh giám sát

04 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông (kỹ thuật viên), 03 cán bộ an ninh giám sát và môi trường Trung tâm với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa, hiện đại hoá Trung tâm Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt động TT – TV như đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm cần khắc phục khó khăn và phát huy thế mạnh

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Có thể khái quát các nhóm người dùng tin chủ yếu của Trung tâm như sau: Nhóm 1: Sinh viên chính qui

Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên

Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn

Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức

Nhóm 1: Sinh viên chính qui

Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Trung tâm, nhu cầu thông tin của

họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phương pháp học tập Lúc này, Trung tâm Thông tin - Thư viện được xem là

“giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên Từ đây cũng đặt ra cho Trung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới

Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên

Là những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới

Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn

Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Trung tâm, tuỳ theo

các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trường

Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức

Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chương trình đào tạo của họ

Đối với sinh viên tại chức, là đối tượng người dùng tương đối nhiều nhưng không thường xuyên Họ chủ yếu lên thư viện nhiều vào mùa thi, đôi khi họ không chỉ đến để tìm tài liệu mà còn phục vụ nhu cầu giải trí của họ

1.3 Nguồn thông tin của Trung tâm

* Thư viện trung tâm

Tầng 1, gồm có các loại tư liệu sau:

+ Tư liệu Tiếng Việt: sách cũ và mới nhập, đã biên mục vào máy tính

+ Tư liệu tra cứu: từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, từ điển Nho – Phật – Đạo, bách khoa thư, almanach, số liệu thống kê bằng các thứ tiếng…

+ Tư liệu dành riêng: Luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học + Tư liệu tự chọn chưa biên mục: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhưng chưa biên mục vào máy được tập trung tại mỗi phòng tư liệu nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu bạn đọc và tiết kiệm không gian tư liệu

Tầng 2, bao gồm:

+ Tư liệu tiếng nước ngoài (Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha…), những tài liệu này được phân theo ngôn ngữ + Tài liệu nghe nhìn

+ Tư liệu tự chọn chưa biên mục: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhưng chưa biên mục vào máy được xếp giá tại các phòng tư liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và tiết kiệm không gian tư liệu

Tầng 3: Phục vụ thông tin mạng:

+ Tra cứu thông tin mạng

+ Tập huấn và hội thảo

+ Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central

+ Các phần mềm dạy và học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng

+ Cơ sở dữ liệu trên CD – ROM

Cụ thể như sau:

+ Thống kê theo ngôn ngữ tài liệu:

+ Cơ sở dữ liệu: Trung tâm đã xây dựng một hệ thống CSDL bao gồm hơn

27.344 biểu ghi được biên mục chi tiết và hơn 1000 biểu ghi CSDL tra cứu; phấn đấu đạt 90.000 biểu ghi chất lượng cao vào năm 2010

Ngoài ra, Trung tâm có cơ sở dữ liệu nước ngoài trực tuyến: Proquest Central (http://www.umi.com/cookiecutter) Trung tâm có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website của Trung tâm và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này

1.4 Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay

Trường Đại học Hà Nội đã và đang thực hiện quá trình đa ngành hóa các loại hình đào tạo, góp phần quan trọng sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực vừa có trình độ chuyên môn cao, vừa giỏi ngoại ngữ phục vụ các ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước và có thể đáp ứng nhu cầu làm việc trong môi trường quốc tế

- cũng có nghĩa là vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo luôn được đặt lên hàng

đầu Bên cạnh các yếu tố để nâng cao chất lượng đào tạo như: chất lượng đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất thì nguồn lực thông tin được coi là yếu tố vô cùng quan trọng, bởi vì mọi hoạt động nghiên cứu, học tập, giảng dạy của giảng viên cũng như sinh viên sẽ không được đáp ứng nếu thiếu đi yếu tố nguồn lực thông tin Chính vì vậy, phải nói rằng nguồn lực thông tin là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu được trong hoạt động nghiên cứu, học tập của giảng viên và sinh viên trong trường Hay nói cách khác, Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học Thông qua việc nghiên cứu tài liệu, người dùng tin có thể tự nâng cao, bồi dưỡng thêm kiến thức cho mình, biến quá trình đào tạo của nhà trường thành quá trình tự đào tạo, khắc phục được lối giảng dạy truyền thụ một chiều

Nguồn thông tin trong Trung tâm được coi là một nguồn tài nguyên có giá trị đặc biệt đối với việc nghiên cứu KHCN, góp phần giải quyết các vấn đề về thực tiễn cho kinh tế - xã hội đặt ra của ĐHHN Nguồn tài nguyên này khi được

sử dụng sẽ không bị cạn kiệt mà ngược lại được tăng lên do bổ sung những thông tin mới Theo số liệu tính toán cho thấy cứ 40 – 50 năm, tri thức của loài người được tăng lên gấp đôi và thời gian của một chu kỳ tăng gấp đôi có xu hướng ngắn lại Vì vậy, việc thu thập, xử lý, khai thác và truyền tải thông tin của Trung tâm (bảo đảm đáp ứng được đầy đủ các loại hình tài liệu phục vụ cho học tập, nghiên cứu của người dùng tin trong trường) có tác dụng thúc đẩy và nâng cao hiệu quả nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trường, đáp ứng được nguồn nhân lực chất lượng cao và nhân tài KHCN cho đất nước trong giai đoạn công nghiệp hóa - hiện đại hóa Hiện nay, Trung tâm đã phục vụ hơn 10.848 bản sách tiếng Việt, 28.876 bản sách ngoại văn, 998 bản luận văn, luận án và 166 tên tạp chí khác nhau cho bạn đọc Trung tâm, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của sinh viên và giảng viên trong trường

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG TT – TV

TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1 Khái quát về tự động hoá hoạt động TT – TV

2.1.1 Khái niệm tự động hoá hoạt động TT – TV

2.1.1.1 Khái niệm tự động hoá

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về TĐH:

- Tự động hoá là một quá trình hết sức quan trọng đối với việc xây dựng,

phát triển xã hội nói chung và thư viện nói riêng Nghiên cứu TĐH là vấn đề cần

thiết và cấp bách hiện nay

- Theo Đại từ điển tiếng Việt [1]: Tự động hoá là dùng máy móc tự động,

rộng rãi trong hoạt động để làm nhiều chức năng điều khiển, kiểm tra trước đây

con người thực hiện

- Tự động hoá là việc sử dụng các hệ thống điều khiển máy móc và các quá

trình nhằm thay thế cho hoạt động của con người Nó là bước tiếp sau của cơ khí

hoá (http://winkipedia.org/dictionary/)

2.1.1.2 Khái niệm tự động hoá hoạt động TT - TV

Hệ thống tự động hóa thư viện là một hệ thống máy tính được thiết kế để tự

động hóa các công tác thư viện (http://winkipedia.org/dictionary/)

Theo từ điển Thư viện học và Thông tin học trực tuyến (http://lu.com/odlis/): Tự động hóa thư viện là việc sử dụng các hệ thống máy

tính được thiết kế và hoạt động nhằm thực hiện các công việc mà trước đây được

làm một cách thủ công trong các thư viện [6,16]

Tự động hoá công tác Thông tin - Thư viện được định nghĩa đơn giản là

việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông và trang thiết bị hiện đại nhằm

tăng cường chất lượng và hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện Trong đó ứng

dụng công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng nhất trong sự thay đổi về chất

và lượng của hoạt động thông tin - thư viện [6,16]

Tự động hóa hoạt động TT – TV liên quan đến những yếu tố sau:

- Công nghệ thông tin: phần mềm, phần cứng, hạ tầng mạng

- Viễn thông: hệ thống đường truyền

- Trang thiết bị hiện đại: thiết bị số hoá dữ liệu, thiết bị lưu trữ thông tin, kiểm soát tài liệu [6,17]

Tự động hóa các hoạt động trong quá trình thu thập, xử lý, lưu giữ, và cung cấp thông tin (dây chuyền thông tin tư liệu): với sự hỗ trợ tích cực của công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý thư viện tích hợp [6,6]

2.1.2 Tiền đề tự động hoá trong hoạt động thông tin – thư viện

2.1.2.1 Công nghệ thông tin

CNTT ra đời là chìa khóa để giải quyết bài toán về quản lý thông tin Chính

vì vậy chúng ta có thể thấy hoạt động TT – TV ứng dụng rất nhiều thành tựu CNTT CNTT đóng vai trò là phương tiện để thúc đẩy và thực hiện các nhu cầu

tự động hoá trong thư viện Ảnh hưởng của CNTT đối với ngành TT – TV có thể thấy rõ ở những mặt sau:

- Sự phát triển và khả năng cung cấp trực tiếp các nguồn tài nguyên điện tử (tài liệu điện tử)

- Sự nổi lên của các hệ thống thông tin dựa trên mạng, cung cấp các tài liệu cấp 1 (toàn văn) hơn là cung cấp các chỉ dẫn: thư viện điện tử, thư viện số

- Xuất hiện kỹ thuật xử lý máy tính hoá (tự động hoá), nội dung thông tin dựa vào công cụ của tin học

Trong những năm gần đây, các nhà khoa học đã đưa ra dự báo mười điểm

1 Giấy điện tử ( E-paper);

2 Xuất bản điện tử (E-publishing);

3 Hiệu sách điện tử (E-bookshop);

4 Thương mại điện tử (E-Commerce);

5 Truyền hình kỹ thuật số (Digital television);

6 Đào tạo điện tử (E-learning);

7 Đại học điện tử (E-university);

8 Truyền thông (Mobile communication);

9 In ấn theo yêu cầu (Print on demand);

10 Chưa biết đến… (yếu tố tiềm năng)

Có thể thấy rằng trong các yếu tố trên luôn có sự ảnh hưởng trực tiếp của CNTT và chính các yếu tố này là nhân tố quan trọng để thay đổi các cơ quan TT – TV trên nhiều phương diện: phương pháp tổ chức, nguồn tài liệu, phương thức phục vụ… [6,18]

2.1.2.2 Bùng nổ thông tin và nhu cầu chia sẻ thông tin

Tri thức của con người luôn không ngừng được tạo ra, kéo theo đó là sự xuất hiện không ngừng của các loại xuất bản phầm (in ấn và điện tử) Theo Enghen "Khoa học luôn luôn phát triển tương ứng với khối lượng tri thức mà nhân loại đã tích luỹ được từ các thế hệ trước"

Thực tế công tác xuất bản trên thế giới đã chứng minh quy luật này: vào năm 1750 toàn thế giới mới chỉ có 10 tên báo, tạp chí , nhưng tới năm 1998 đã

có tới gần 300.000 tên

Theo thống kê của Ulrich’s Periodicals Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất trên thế giới:

- Lần xuất bản thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩm này thống kê được 6.000 tên tạp chí trên toàn thế giới

- Lần xuất bản thứ 20 vào năm 1981 thống kê được 96.000 tên tạp chí

- Lần xuất bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạp chí được thống

kê

Thông tin nhiều nhưng giá thành không hề giảm, thậm chí còn rất đắt, theo thống kê trên tạp chí Library resource & technical services thì từ năm 1986 đến năm 1996 giá tạp chí tăng 154,8% (khoảng 16%/năm), riêng tạp chí hóa học và vật lý tăng 228% (khoảng 23%/năm)

Nghiên cứu của Hiệp hội thư viện nghiên cứu Hoa Kỳ (bao gồm 121 thư viện khoa học lớn nhất Bắc Mỹ thì từ năm 1986 tới năm 1989 các thư viện đã phải chi một khoản kinh phí nhiều hơn 124% nhưng lại mua được số lượng tạp chí ít hơn 7%

Chính điều này cũng bắt buộc các thư viện phải mở rộng “biên giới” với các thư viện khác ở trong và ngoài nước, tìm kiếm sự hợp tác trong chia sẻ thông tin, tham gia các hiệp hội, tổ chức để có được các ưu đãi về nguồn thông tin và giá

cả Để làm được điều này, các thư viện buộc phải áp dụng tự động hóa cũng như ứng dụng các thành quả của công nghệ thông tin [6,19]

2.1.2.3 Nhu cầu thông tin

Nhu cầu thông tin ngày càng tăng, thay đổi cả về lượng và chất:

- Thay đổi về lượng: Đòi hỏi nguồn thông tin nhiều, mang tính tổng hợp, đa diện (phản ánh nhiều khía cạnh về một vấn đề)

- Thay đổi về chất: thông tin phải ở dạng có tính định hướng trong đánh giá, tổng kết, trả lời được phần lớn yêu cầu của người dùng tin khi tiếp cận đến thông tin - Thông tin ở đây dưới dạng tri thức

Tính kịp thời cũng là một yếu tố không thể không nhắc đến trong một xã hội điện toán ngày nay, thông tin phải đáp ứng từng giờ, từng phút, thậm chí là từng giây

Với ảnh hưởng của Internet và mạng viễn thông, giới hạn về địa lý hầu như không còn nữa, điều này kéo theo đặc tính sử dụng thông tin của người dùng tin

đó là sử dụng thông tin trực tuyến và nguồn tài nguyên điện tử

Những thay đổi này là thách thức rất lớn đối với ngành TT – TV, nếu không tăng cường khả năng thu thập, xử lý, tổng hợp và đa dạng hoá hình thức phục vụ

sẽ không đáp ứng được nhu cầu thông tin bên cạnh đó còn bị ngập chìm trong không gian thông tin rộng lớn [6,21]

2.1.2.4 Sự xuất hiện của các loại tài liệu điện tử

Với ưu thế dễ sử dụng, dễ dàng trao đổi và chia sẻ nguồn tin điện tử đang ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong vốn tài liệu của các thư viện Sự phát triển của Internet (đặc biệt là băng thông) và các thiết bị lưu trữ cũng đang góp phần thúc đẩy sự phát triển của nguồn tin điện tử

Theo thống kê sự phát triển của các tạp chí điện tử cho thấy sự phát triển rất nhanh của các tạp chí điện tử:

- Năm 2002: khoảng hơn 6.000

- Năm 2005: có thể tất cả tạp chí đều có ở dạng điện tử

Báo cáo của OCLC vào tháng 3/2003: Năm 2002, 75% tên tạp chí được xử

lý trong Science Citation Index (SCI) đã ở dạng trực tuyến (online) Trong 5 năm tới có thể tất cả các tạp chí khoa học sẽ được xuất bản ở dạng điện tử

Như vậy, vấn đề quản lý và truy cập nguồn tin điện tử đã trở thành một vấn

đề cần được nghiên cứu cẩn thận Các cơ quan TT – TV cần nắm được xu thế này để có những chiến lược cụ thể thích ứng với sự thay đổi về hình thức lưu trữ, cũng như phương thức phục vụ loại hình nguồn tin này [6,23]

2.1.3 Xu hướng tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện

Xu hướng thống nhất và chuẩn hoá: các cơ quan trong một hệ thống luôn

có nhu cầu thống nhất về mặt nghiệp vụ và nguồn dữ liệu như: sử dụng chung các khổ mẫu biên mục, quy tắc mô tả, bảng phân loại, đề mục chủ đề, chuẩn trao

đổi dữ liệu, phương thức trao đổi thông tin

Xu hướng trao đổi - chia sẻ thông tin: Xu hướng này bắt nguồn từ yêu cầu

thông tin của người sử dụng mong muốn tiếp nhận được nguồn tin nhanh chóng

và đầy đủ Các cơ quan thông tin không thể có đầy đủ nguồn lực và tiềm lực thông tin để cung cấp cho người sử dụng Cách duy nhất là hợp tác trao đổi chia

sẻ thông tin giữa các cơ quan TT – TV

Xu hướng dữ liệu số: với sự phát triển của CNTT và thiết bị lưu trữ, các tài

liệu phi truyền thống: văn bản điện tử, âm thanh, hình ảnh, phim gọi chung là các tài liệu số đã và đang xuất hiện ngày càng nhiều và có ưu thế vượt trội trong việc sử dụng Tài liệu số là một phần quan trọng trong vốn tài liệu (nguồn lực thông tin) của một cơ quan thông tin – thư viện Các nguồn tài liệu trong thư viện dần dần được lưu trữ trên hệ thống máy chủ lưu trữ, thay vì mở rộng kho tàng

Xu hướng dịch vụ trực tuyến: Sự phát triển của Internet đã xuất hiện các

nhu cầu khai thác thư viện qua mạng

Xu hướng lấy người đọc làm trung tâm: các cơ quan thông tin - thư viện

chủ động marketing giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình giúp cho người sử dụng hiểu rõ Đồng thời xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin dựa trên nhu cầu và thói quen sử dụng của họ Tích cực nghiên cứu và thiết

kế các sản phẩm dịch vụ trực tuyến nhằm giúp người dùng tin có nhiều cơ hội để

sử dụng nguồn thông tin có trong thư viện

Các xu hướng trên đang là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan TT – TV, buộc các cơ quan TT – TV phải thay đổi và thích ứng với những xu thế phát triển chung không chỉ của ngành mà cả xã hội [6,15]

2.1.4 Mục tiêu

Mỗi cơ quan TT – TV, trong vấn đề tự động hóa đều vạch ra cho mình những mục tiêu riêng Mục tiêu tự động hóa trong hoạt động TT – TV cần phải hướng tới những vấn đề cơ bản sau:

Thứ nhất, tăng cường hiệu quả hoạt động của các cơ quan TT – TV: đáp

ứng nhu cầu tin, hiệu quả trong công việc, rút ngắn “thời gian sách chết”, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc đặt mua, xử lý tài liệu được rút ngắn

Thứ hai, tiết kiệm thời gian, kinh phí: kho tàng lưu trữ, bảo quản; xử lý tài

liệu nhanh chóng, chính xác; giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện

Thứ ba, giảm thiểu cường độ lao động, tăng năng suất lao động: các công

việc nặng nhọc, đơn điệu, lặp đi lặp lại sẽ được thay thế bằng máy móc Các công việc mang tính tổng hợp và phân tích cũng được thực hiện qua máy tính và phần mềm

Thứ tư, cải thiện chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện:

Không chỉ dừng lại ở cung cấp thông tin ở dạng thư mục tiến tới cung cấp thông

tin ở dạng tri thức, tăng cường các thông tin có chứa hàm lượng nội dung và định hướng cho người dùng

Thứ năm, chia sẻ nguồn lực thông tin: với việc tự động hoá, chuẩn hoá

trong việc tổ chức và xây dựng dữ liệu sẽ giúp các cơ quan thông tin -thư viện có thể liên thông chia sẻ thông tin, đặc biệt là các nguồn thông tin số hoá có thể trao đổi trực tiếp trên mạng

Thứ sáu, kích thích nhu cầu thông tin: tự động hoá - hiện đại hoá thư viện

sẽ tạo ra môi trường hoạt động hiện đại, tăng cường nguồn lực thông tin, tăng cường khả năng tiếp cận đến các nguồn tin sẽ tạo được niềm tin của bạn đọc đến thư viện, thúc đẩy nhu cầu sử dụng và khai thác thông tin

2.1.5 Nội dung của tự động hoá hoạt động TT – TV

Hoạt động TT – TV là một hoạt động có các công việc nghiệp vụ tỷ lệ được quy trình hoá khá cao Hầu hết các khâu trong công việc đều đã được tự động hoá:

- Tự động hoá dây truyền thông tin - tư liệu: bổ sung, biên mục, tổ chức kho, lưu thông

- Sử dụng các thông tin dạng điện tử trong thư viện

- Truy cập đến các nguồn lực thông tin điện tử ngoài thư viện

- Tự động hoá các dịch vụ bạn đọc: phòng đọc máy tính, phòng đọc Multimedia, kho mở

- Báo cáo, thống kê liên quan đến hoạt động của một cơ quan TT – TV: nhu cầu đọc, tần suất phục vụ, kết quả làm việc của thủ thư, các tài liệu chết

- Tự động hoá công tác hành chính, văn phòng [6,25]

2.1.6 Các nguyên tắc tự động hoá

Khi tiến hành TĐH, tin học hoá hoạt động của mình, các cơ quan TT – TV cần xác định một số nguyên tắc cơ bản sau:

Thứ nhất: Xây dựng mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho quá trình tự

động hoá, xây dựng các cơ chế đánh giá, kiểm tra các mục tiêu

Thứ hai: TĐH phải phù hợp với hiện trạng và năng lực hiện có: như cơ sở

vật chất, vốn tài liệu, nguồn nhân lực và “văn hoá” sử dụng tài liệu của bạn đọc

Thứ ba: Cần xây dựng một bài toán tổng thể cho quá trình TĐH, tin học

hóa Để đảm bảo không bị chắp vá, các giai đoạn đầu tư ứng dụng phải có tính

kế thừa

Thứ tư: Tính đồng bộ thể hiện trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và trang

thiết bị; giữa phần cứng và phần mềm, giữa trang thiết bị và cơ sở dữ liệu; giữa trang thiết bị và con người; giữa phục vụ và an toàn thông tin; giữa các giai đoạn triển khai trong dự án

Thứ năm: Đảm bảo tính hiệu quả như: năng suất lao động tăng, giảm nhẹ

cường độ lao động của người cán bộ, tần suất phục vụ bạn đọc gia tăng, chất lượng dịch vụ được cải thiện

Thứ sáu: Đảm bảo khả năng liên thông trao đổi với các trung tâm TT – TV

trong và ngoài nước, đồng thời cũng là cổng kết nối đến người dùng tin đến với nguồn tin ngoài thư viện [6,26]

2.2 Mô hình tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện

và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm

tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Hạ tầng công nghệ thông tin là một trong những yếu tố quan trọng để thực hiện ứng dụng TĐH vào hoạt động thông tin - thư viện

Trong khi hạ tầng cơ sở thông tin trong nước đang hoàn thiện và từng bước hiện đại hóa hệ thống máy tính, trang thiết bị hiện đại và hệ thống mạng phát triển mạnh mẽ ở các cơ quan thông tin - thư viện Tại Trung tâm Thông tin - Thư

viện trường Đại học Hà Nội trong suốt thời gian dài từ khi thành lập đến 1994 hạ tầng cơ sở thông tin hầu như không có gì

Đến 1994 được sự quan tâm của Ban lãnh đạo trường, Trung tâm đã được trang bị cơ sở hạ tầng thông tin bắt đầu cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình Đến năm 2000, Trung tâm bắt đầu ứng dụng phần mềm CDS/ISIS vào hoạt động xây dựng CSDL

Giai đoạn từ 2003 đến nay, Trung tâm đã được quan tâm của lãnh đạo nhà trường đầu tư nâng cấp hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin, nhằm đáp ứng với giai đoạn hiện nay trong xu thế hội nhập và phát triển Đó chính là những yêu cầu cấp thiết phải tiến hành tự động hóa tại Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội

2.2.1 Nguồn nhân lực

Kroupskaia đã từng nói: “Cán bộ là linh hồn thư viện” và Ths Nguyễn Minh Hiệp cũng đã từng viết: “Công nghệ và các nguồn tin, bản thân chúng không thể tạo ra được hiệu quả của thư viện hiện đại” [3] Trong quá trình ứng

dụng TĐH hoạt động TT – TV, cán bộ thông tin - thư viện luôn đóng vai trò chủ đạo và quyết định, được thể hiện ở các thao tác quản lý, điều khiển Quan trọng hơn, họ là người sử dụng và quản trị hệ thống hiện đại này Nhận thức được tầm quan trọng không thể thiếu của cán bộ thư viện, Trung tâm đã rất chú trọng đầu

tư nguồn nhân lực

2.2.1.1 Cán bộ quản lý

Để hình thành một đội ngũ các nhà quản lý chuyên nghiệp cho Trung tâm cần có một số yêu cầu: có năng lực quản lý một thư viện điện tử, hiện đại, biết sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ thông tin và công tác thư viện

Do đó, Trung tâm cần đào tạo kiến thức quản lý và điều hành một thư viện điện tử hiện đại cho cán bộ Tổ chức hoạt động của một hệ thống thư viện trong một trường đại học đa ngành trong thời kỳ tin học hoá, toàn cầu hoá và thông tin

tri thức Công nghệ thông tin và các kỹ năng sử dụng các thiết bị kỹ thuật điện tử phục vụ công tác thông tin - thư viện

Trung tâm đã và đang tiến hành:

+ Tổ chức các khoá huấn luyện, đào tạo ngắn hạn và dài hạn do chuyên gia nước ngoài đảm trách

+ Tổ chức đoàn (các nhà quản lý thư viện và chuyên viên thư viện) đi nghiên cứu, học tập về mô hình thư viện hiện đại và hệ thống thư viện trung tâm của trường đại học đa ngành, của các trường đại học nước ngoài

2.2.1.2 Cán bộ nghiệp vụ

Để nắm bắt được sự phát triển của hoạt động thông tin - thư viện dưới tác động của CNTT Nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo hướng hiện đại hoá, có kiến thức và khả năng sử dụng công cụ tin học cơ bản, có đủ trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu của công tác thư viện, Trung tâm đã tiến hành chương trình đào tạo:

+ Các kiến thức về nghiệp vụ thư viện như: xây dựng nguồn lực tài nguyên thông tin, xử lý và khai thác thông tin, phân tích hệ thống

+ Thực hành các ứng dụng CNTT vào công tác thư viện

+ Các nhóm đào tạo bao gồm: các giảng viên thuộc các lĩnh vực TT – TV, CNTT, xây dựng chương trình, đề cương, nội dung các môn học để tổ chức các khoá học cho các chuyên viên của Trung tâm

+ Thay đổi và phát triển hệ thống

+ Tham dự các khóa đào tạo cơ bản của các hãng cung cấp thiết bị

2.2.2 Hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm

2.2.2.1 Hệ thống hạ tầng mạng và máy tính của Trung tâm

Số máy tính toàn Trung tâm là 205 máy tính, bao gồm 05 máy chủ và 200 máy trạm (Phòng tập huấn gồm 80 máy, phòng tra cứu gồm 105 máy, 15 máy nghiệp vụ ở các phòng)

+ Hệ thống mạng cục bộ (LAN) trong cơ quan TT – TV đƣợc coi là huyết mạch sống Mọi thông tin trao đổi đều đƣợc thực hiện trên hệ thống mạng này Trung tâm với hệ thống máy tính hiện đại đã kết nối mạng LAN và mạng Internet, đƣợc lắp đặt tại tất cả các phòng của Trung tâm nhằm đảm bảo thông tin thông suốt trong nội bộ cũng nhƣ khả năng liên kết trao đổi với bên ngoài

Hệ thống mạng LAN tại Trung tâm bao gồm:

- Thiết bị kết nối: HUB, Switch

- Dây mạng, card mạng

- Hệ thống máy tính

Hệ thống mạng trong Trung tâm đã đáp ứng các yêu cầu: