Tăng cường hiệu quả hoạt động của trung tâm thông tin – tư liệu – thư viện học viện chính trị hành chính khu vực i

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận “Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I” là công trình của riêng t

Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, Ths Đào Thị Uyên, người đã tận tình

hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khoá luận này

Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường

Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Tư liệu - Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khoá luận

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên

và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khoá luận và có được kết quả như ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2009

Sinh viên

Trần Thị Như

K50 Thông tin – Thƣ viện

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khoá luận “Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I”

là công trình của riêng tác giả Mọi số liệu và kết quả nghiên cứu trong khoá luận là trung thực Trong quá tình làm khóa luận do trình độ có hạn, tác giả đã

sử dụng một số tài liệu nhằm mục đích tham khảo không phải là sao chép nguyên văn

Tôi xin cam đoan: Mọi sự giúp đỡ trong việc thực hiện đề tài khoá luận đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong khóa luận đã được chỉ rõ nguồn gốc

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm đối với Khoá luận của mình

Hà nội, ngày 18 tháng 5 năm 2009

Tác giả

Trần Thị Nhƣ

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

( Anglo-American Cataloguing Rules)

(International Standard Bibliographic

Description)

PHẦN MỞ ĐẦU: 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Phương pháp luận 3

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể 3

6 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của khoá luận 4

6.1 Ý nghĩa về mặt lý luận 4

6.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn 4

7 Bố cục Khoá luận 4

NỘI DUNG 5

Chương 1:THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƯ LIỆU – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.2 Chức năng nhiệm vụ 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ 7

1.3 Cơ sở hạ tầng 8

1.4 Đặc điểm vốn tài liệu 9

1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 11

1.5.1. Đặc điểm người dùng tin 11

1.5.1 Đặc điểm nhu cầu tin 14

Chương 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƯ LIỆU – THƯ VIỆNHỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 17

2.1 Tổ chức của Trung tâm TT – TL – TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I 17

2.1.1 Cơ cấu tổ chức 17

2.1.2 Đội ngũ cán bộ 21

2.2 Hoạt động của Trung tâm 23

2.2.1 Công tác bổ sung 23

2.2.1.1 Chính sách bổ sung 25

2.2.1.2 Nguồn bổ sung 25

2.2.1.3 Kinh phí bổ sung 28

2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu 28

2.2.2.1 Xử lý hình thức 30

2.2.4 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 41

2.2.4.1 Tổ chức và sắp xếp tài liệu 41

2.2.4.2 Lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu 43

2.2.4.3 Công tác kiểm kê và thanh lý 47

2.2.5 Công tác phục vụ người dùng tin 47

2.2.5.1 Tầm quan trọng của công tác phục vụ người dùng tin 48

2.2.5.2 Các hình thức phục vụ người dùng tin 48

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 51

3.1 Nhận xét 51

3.1.1 Ưu điểm 52

3.1.2 Nhược điểm 52

3.1.3 Nguyên nhân 54

3.2 Kiến nghị 55

3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ thư viện 55

3.2.2 Đào tạo người dùng tin 55

3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại 56

3.2.4 Tăng cường nguồn lực thông tin: 57

3.2.5 Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu 58

3.2.6 Tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin 59

3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 59

3.2.8 Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin 60

KẾT LUẬN: 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

PHẦN MỞ ĐẦU:

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, khi loài người bước vào “xã hội thông tin” vai trò của cơ quan

TT - TV càng được khẳng định Một xã hội thông tin theo quan điểm của các nhà khoa học thì đó là “xã hội mà ở đó nó diễn ra không chỉ quá trình chuyển dịch từ sản xuất sang dịch vụ, mà còn là sự thay đổi từ một xã hội sản xuất vật phẩm sang một xã hội sản xuất thông tin hoặc tri thức”

Trong nền kinh tế tri thức, tri thức và thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển xã hội Trong xã hội có nền kinh tế tri thức, hoạt động thông tin – thư viện có ưu thế trong việc nâng cao khả năng nắm bắt, khai thác thông tin cho toàn xã hội

Trong ngôi trường có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học về lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị - xã hội trên địa bàn được phân công Vai trò của cơ quan TT - TV càng trở nên quan trọng hơn Tổ chức và hoạt động của Thư viện phải hướng tới mục đích cuối cùng là phục vụ được tốt nhất cho bạn đọc nhằm thực hiện nhiệm vụ đã được giao

Trong quá trình đào tạo, giảng viên và học viên Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I đã gắn bó với Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện (Trung tâm TT - TL – TV) hết sức mật thiết Trung tâm đã cung cấp cho độc giả một khối lượng tài liệu chuyên ngành và tài liệu tham khảo giúp họ có những nghiên cứu để tạo ra những đề án luận văn, đề tài khoa học Mặt khác Trung tâm TT -

TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là bộ phận hữu cơ của Học viện nên đòi hỏi phải đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh nhất, đầy đủ nhất cho giảng viên và học viên trong Học viện

Để phát huy tốt vai trò cũng như hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình thì Trung tâm cần có tổ chức và hoạt động tốt và có hiệu quả Điều đó thúc đẩy tôi đặt vấn đề nghiên cứu, tìm tòi tổ chức và hoạt đông cũng như hướng phát triển của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I Với mong muốn trước hết tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động, từ đó có thể

đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm

Chính vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài: “Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I” làm đề

tài nghiên cứu của mình

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT -

TL - TV, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu và hạn chế, tìm ra nguyên nhân Từ

đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển ngày càng lớn mạnh của Trung tâm

Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt được mục đích trên, các nhiệm vụ chính mà đề tài cần giải quyết là:

- Giới thiệu khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm

TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong sự nghiệp đổi mới giáo dục và đào tạo của nhà trường

- Trình bày chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

- Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin, nhu cầu tin và nguồn lực thông tin của Trung tâm

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm

- Đưa ra những nhận xét và giải pháp làm tăng hiệu quả tổ chức và hoạt động của Trung tâm

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Trước hết cần phải khẳng định tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của một cơ quan TT - TV không còn là vấn đề mới Đã có nhiều công trình nghiên cứu về đề tài này trong các khoá luận của khoá trước (Phạm Thị Hải - Tổ chức và hoạt động của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh; Đào Thị Thanh Bình - Tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TV Trường Đại học Lao động – Xã hội…) Tuy nhiên, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động tại Trung tâm TT

- TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I thì đây là khoá luận đầu tiên đề cập đến

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu:

Khoá luận tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

+ Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Khoá luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát, điều tra thực tế

- Phương pháp so sánh và lý giải vấn đề

- Phương pháp trao đổi và mạn đàm

6 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của khoá luận

NỘI DUNG Chương 1 THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƯ LIỆU – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I (HV CT-HC KV I) là một trong 5 Học viện thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh,

là một trong những Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học

lý luận chính trị của Đảng và Nhà nước, được Đảng và Nhà nước giao cho nhiệm

vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của hệ thống chính trị từ cấp huyện, quận, cán bộ lãnh đạo cấp sở và một bộ phận cán bộ của các Bộ ngành Trung ương, Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I được thành lập từ tháng 10 năm 1953, đến nay

đã tròn 56 năm xây dựng và phát triển Trong chặng đường 56 năm qua nhà trường luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao cho, đã góp phần đào tạo cho Đảng và Nhà nước hàng vạn cán bộ lãnh đạo các cấp trên mọi miền Tổ quốc, cùng toàn dân thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ cách mạng trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, ngày nay đang tích cực xây dựng đất nước trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá Học viện có nhiệm vụ chính là đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt cấp quận, huyện và một phần cấp tỉnh – thành phía Bắc; một phần cán bộ của các bộ, ban, ngành của Đảng và Nhà nước; đào tạo cán bộ dân tộc thiểu số; bồi dưỡng cán bộ chuyên ngành tổ chức kiểm tra và bảo vệ chính trị nội bộ

Cùng với sự hình thành và phát triển của Học viện, Trung tâm TT - TL -

TV cũng được phát triển từ Phòng thông tin Thời kỳ 1993 – 1996, Phòng vẫn được đặt tại nhà A3 với rất nhiều khó khăn: các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất không đảm bảo, kinh phí bảo quản, đầu tư mua sắm thêm thiết bị rất hạn chế

Cán bộ Phòng luôn nỗ lực nhiều mặt, nêu cao tinh thần trách nhiệm, đoàn kết giúp nhau hoàn thành nhiện vụ Hàng năm, phòng đọc, phòng mượn phục vụ tận tình hàng chục nghìn lượt cán bộ và học viên mượn trả tài liệu, bảo đảm hiệu quả, giữ gìn tài sản tư liệu của Học viện Đến nay, Trung tâm đã được chuyển đến khu nhà hiện đại, đáp ứng yêu cầu cấp thiết về bảo quản tư liệu, phòng đọc, phòng mượn Trung tâm cũng được đầu tư các thiết bị hiện đại như máy tính, máy photocopy… tham gia quản lý tốt hơn các tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu

Chức năng thông tin

Các hoạt động của mỗi cơ quan TT - TV đề hướng tới cung cấp thông tin cho người dùng tin Các cơ quan TT - TV không chỉ cung cấp thông tin khoa học, kỹ thuật mà cả những thông tin hàng ngày, không chỉ thông tin thư mục mà

cả thông tin toàn văn, không chỉ thông tin trong nước mà còn thông tin bất cứ nơi nào trên thế giới

Chức năng văn hoá

Chức năng văn hoá của Trung tâm thể hiện ở 2 khía cạnh:

Thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hoá của nhân loại cũng như của đất nước được lưu trữ trong các tài liệu

Trở thành trung tâm chủ yếu của sinh hoạt văn hoá của Học viện

Chức năng giải trí

Trung tâm là địa điểm người dùng tin lựa chọn vào những giờ nhàn rỗi Trung tâm cung cấp tài liệu và các phương tiện khác cho người dùng tin để người dùng tin giải trí

1.2.2 Nhiệm vụ

Là một đơn vị thuộc khối giảng dạy, đồng thời còn là đơn vị hoạt động có tính đặc thù về hoạt động thông tin nên Trung tâm có những nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

Là trung tâm thông tin tư liệu và thư viện trên lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học và đào tạo của Học viện; góp phần cung cấp những thông tin, tư liệu cần thiết, kịp thời cho việc nghiên cứu đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước; tư vấn về thông tin khoa học lý luận chính trị

Khai thác, xử lý, lựa chọn, phân loại, bảo quản các tư liệu, xây dựng các

dữ liệu, ngân hàng tin đảm bảo tư liệu phục vụ tốt yêu cầu sử dụng của Lãnh đạo nhà trường và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, học viên và các đối tượng khác có nhu cầu dùng tin, biên dịch các tài liệu thông tin chính trị xã hội từ tiếng nước ngoài

Tổ chức quản lý hoạt động của các phòng đọc, các kho sách, thường xuyên bổ sung nguồn tài liệu mới, đổi mới nghiệp vụ để phục vụ có hiệu quả nhất cho bạn đọc

Tổ chức quản lý và phát hành sách báo học tập, tài liệu tham khảo phục vụ đầy đủ, kịp thời cho cán bộ và học viên Thu, phát, ghi, gỡ, sao, nhân băng ghi

âm, ghi hình các hoạt động khoa học, đào tạo và các hoạt động quan trọng khác của Học viện

Lưu trữ các tài liệu khoa học, luận án và luận văn của cán bộ, công chức

và học viên theo đúng qui định về lưu trữ quốc gia trong Học viện

Quản lý có hiệu quả kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật của hoạt động thông tin tư liệu thư viện do Học viện khu vực I giao cho sử dụng

Cung cấp đầy đủ sách giáo khoa, giáo trình, tập bài giảng, sách tham khảo, tài liệu học tập, báo, tạp chí cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên và học viên đang công tác và học tập tại trường

Tổ chức thông tin khoa học, phổ biến thời sự chính sách của Đảng và Nhà nước kịp thời đến cán bộ, công chức và học viên

Đảm bảo quản lý đúng nguyên tắc những tài liệu mật, quan trọng

Phối hợp với các đơn vị trong việc sử dụng, khai thác sách, báo, tài liệu, tư liệu

Mở rộng quan hệ với các cơ quan hữu quan ngoài Học viện để bổ sung sách báo, tài liệu, tư liệu

Trong hệ thống tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I, Trung tâm Thông tin - tư liệu - thư viện là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc của Học viện, có chức năng quản lý, đảm bảo hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

1.3 Cơ sở hạ tầng

Cơ sở vật chất, trang thiết bị có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động thông tin- thư viện Cơ sở vật chất và các trang thiết bị có tốt, hiện đại thì hoạt động thông tin- thư viện mới đạt hiệu quả cao, cán bộ làm công tác thông tin- thư viện mới đỡ vất vả, nhu cầu tin của người dùng tin mới được đáp ứng kịp thời

Hiện nay Trung tâm được bố trí độc lập tại tòa nhà 2 tầng mới xây dựng

và đã vào sử dụng thàng 9/1999 với các phòng đọc, kho sách rộng rãi, thoáng mát và đầy đủ ánh sáng Các thiết bị đã được trang bị hiện đại như máy điều hòa, 03 máy vi tính, 02 máy in, 01 máy photcopy

1.4 Đặc điểm vốn tài liệu

Vốn tài liệu của TT - TV là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của cơ quan đó Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu đọc càng lớn do cậy càng có sức lôi cuốn đối với người dùng tin Mặt khác, vốn tài liệu càng lớn thì cơ quan TT - TV càng có sức hút trong thị trường tin học hoá tư liệu Ở bình diện quốc gia, vốn tài liệu là di sản văn hoá, là bộ nhớ của dân tộc, là thước đo trình độ phát triển về mọi mặt của mỗi nước Ở bình diện quốc tế, vốn tài liệu thư viện là bộ nhớ của toàn nhân loại…

Vốn tài liệu của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I có số lượng lớn bao gồm khoảng 180 nghìn bản tài liệu với gần 30 nghìn tên tài liệu và khá đa dạng về chủng loại

+ Sách gồm khoảng 140 nghìn bản chiếm gần 80% tổng số tài liệu có trong thư viện, trong đó sách kinh điển của Chủ nghĩa Mác- Lênin có hơn 25 ngìn bản (chiếm gần 18%), sách tham khảo, nghiên cứu gần 40 nghìn bản (chiếm gần 29%), sách giáo khoa, giáo trình, văn kiện, Nghị quyết, có hơn 50 nghìn bản (chiếm 36%); sách từ điển, sách tra cứu được trang bị cho 02 phòng đọc hơn

5 nghìn cuốn (chiếm gần 3%)

+ Báo, tạp chí gồm trên 500 cuốn tạp chí các loại được đóng lưu hàng năm như tạp chí Xây dựng Đảng, tạp chí Cộng sản , đã được đóng lưu từ năm 1981 trở lại đây Có 378 quyển báo đóng lưu gồm 02 loại báo là báo Nhân dân và Quân đội nhân dân được đóng lưu từ năm 1997 đến nay Còn lại tất cả các loại báo và tạp chí được bổ sung hàng năm về thư viện đều được lưu giữ, trong vòng

từ 2- 3 năm mới được thanh lý Hàng năm số báo và tạp chí được bổ sung về thư viện khoảng trên 300 loại với số lượng 1.097 quyển (tờ)

+ Tài liệu là những chuyên đề thông tin được bổ sung qua các buổi giao tin hàng tuần và một số loại tài liệu mật, tài liệu lưu hành nội bộ Tài liệu loại này có hơn 5.000 với hơn 4.000 tên tài liệu chiếm 2,9 % tổng số tài liệu có trong thư viện

+ Luận văn: thư viện lưu giữ trên 20.000 quyển luận văn, chuyên đề tốt nghiệp của các lớp học viên đã được đào tạo tập trung và các lớp tại chức tại Học viện Số tài liệu là luận văn chiếm gần 11,4% trong tổng số vốn tài liệu của Học viện

+ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Ngành, Trường, khoa phòng và luận văn tiến sỹ, thạc sỹ hiện nay ở thư viện đang còn ít vì chưa có quy chế quy định bắt buộc giao nộp cho thư viện một bản, sau khi đã được nghiệm thu, nên đa số các đề tài nghiên cứu khoa học được lưu giữ tại Trung tâm là các đề tài của Học viện

+ Tài liệu nước ngoài tại trung tâm có rất ít chủ yếu là tài liệu tra cứu và một số cuốn tạp chí bằng tiếng Nga song đã quá cũ

+ Tài liệu điện tử: hầu như chưa có vì hoạt động thông tin - thư viện tại Học viện còn hoạt động hoàn toàn bằng phương pháp truyền thống, chưa được tin học hóa

- Cơ cấu nội dung tài liệu

Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viên Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là một thư viện chuyên ngành Do đó nội dung của vốn tài liệu tập trung chủ yếu là chính trị xã hội chiếm 81,3% Mảng sách về văn hóa nghệ thuật cũng được chú ý vì trước đây loại tài liệu này rất ít đến nay đã chiếm 14,6 % còn lại là 4.1 % tài liệu có nội dung khoa học tổng hợp khác

Bảng: Cơ cấu về nội dung tài liệu tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

Tài liệu chính trị xã hội 81,3%

Sách văn học nghệ thuật 14,6%

Sách khoa học

kỹ thuật và tổng loại 4,1%

Sơ đồ thể hiện cơ cấu nội dung tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV

1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

1.5.1 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin hay còn gọi là độc giả (hoặc bạn đọc) của các thư viện truyền thống trong thời đại bùng nổ thông tin cùng với các ấn phẩm đa dạng của công nghệ thông tin bên cạnh sách, báo, tạp chí,

Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành hoạt động thư viện Nghiên cứu người dùng tin là nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin thư viện nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn nhu cầu

thông tin của họ Người dùng tin và nhu cầu thông tin của họ đã trở thành một cơ

sở thiết yếu định hướng cho hoạt động của các cơ quan TT – TV

Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện có số lượng người dùng tin hàng năm tương đối ổn định từ 1.000- 1.200 người, trong đó có 600- 800 học viên đang học tập và gần 400 cán bộ đang công tác tại trường

Ngoài số người dùng tin tương đối ổn định trên, hàng năm thư viện còn phục vụ một số bạn đọc theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn được mở thường

xuyên tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

Người dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I mang đặc thù rất riêng biệt, họ là các nhà nghiên cứu, các giảng viên, cán bộ quản lý và học viên đang học tập tại trường Họ đều là những người có trình độ chuyên môn cao, am hiểu thực tiễn Do vậy, việc nắm bắt kịp thời những thông tin mới có chất lượng cao là hết sức cần thiết đối với người dùng tin, giúp họ có những kiến thức mới, làm sinh động hơn trong các bài giảng, nắm được những thông tin mới

về tình hình kinh tế - chính trị - xã hội trong nước cũng như trên thế giới Hỗ trợ cho công tác chuyên môn khi học viên trở về địa phương công tác

Căn cứ vào tính chất hoạt động có thể chia đối tượng người dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I thành 3 nhóm chính:

* Nhóm 1: Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý chiếm 8,7% trong tổng số người dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I, nhưng cán bộ nam chiếm số lượng cao hơn cán bộ nữ Do phụ nữ bị chi phối về công việc gia đình nhiều, nên có ảnh hưởng đến việc nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ và nhiều mặt khác trong công tác

* Nhóm 2: Đội ngũ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy và phục vụ cho

nghiên cứu giảng dạy chiếm 31.2% trong số người dùng tin của Trung tâm Trong số họ - những cán bộ nghiên cứu và giảng dạy là thành phần đặc biệt quan

trọng trong hoạt động thông tin Họ là lực lượng quyết định trong hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ của Nhà trường Đội ngũ này vừa có trình độ chuyên môn và có trình độ lý luận cao, nhiều người trong số họ là phó giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ,

Thực hiện phương châm tiêu chuẩn hóa cán bộ giảng dạy và nghiên cứu một đội ngũ đông đảo cán bộ của trường đang học tập và nghiên cứu tại các trường đại học, các viện nghiên cứu trong và ngoài nước để đạt được trình độ chuyên môn do Nhà trường đề ra Ngoài trình độ chuyên môn họ vừa có trình độ quản lý, có kinh nghiệm công tác và sự hiểu biết xã hội sâu sắc Nhu cầu thông tin của họ rộng, đa dạng và phong phú cả nội dung lẫn loại hình tài liệu Là một trường giảng dạy những môn khoa học - xã hội nên nhu cầu thông tin chính thuộc về lĩnh vực chính trị - xã hội Nhóm độc giả này không chỉ là đối tượng quan trọng của hoạt động thông tin mà còn là người cung cấp nguồn thông tin quý báu cho thư viện

* Nhóm 3: Đội ngũ học viên đang học tập tại trường, là đội ngũ người

dùng tin đông đảo nhất của Trung tâm, chiếm hơn một nửa tổng số người dùng tin (60%) Đặc điểm nổi bật của nhóm người dùng tin này là có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm công tác thực tiễn, có trình độ quản lý, có vị trí lãnh đạo trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể của các huyện, thị và các xí nghiệp sản xuất và kinh doanh đến từ khắp mọi địa phương của miền Bắc

Tỷ lệ nhóm người dùng tin của Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau

cán bộ lãnh đạo, quản lý 8,7%

bộ nghiên cứu, giảng dạy

1.5.1 Đặc điểm nhu cầu tin

Việc thoả mãn nhu cầu thông tin của người đọc là mục đích hoạt động của mỗi thư viện Cũng như bất kỳ một loại nhu cầu nào của con người, nhu cầu có tính xã hội và lịch sử Nhu cầu tin là một dạng nhu cầu tinh thần, được hình thành và phát triển trong quá trình lao động sản xuất, lao động sáng tạo của con người Nhu cầu tin có thể bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau: điều kiện kinh

tế và xã hội nghề nghiệp, môi trường sống, phương tiện thỏa mãn thông tin, trình

độ tiếp cận thông tin của người dùng tin, Ở những thời điểm khác nhau, địa bàn khác nhau và thậm chí ở mỗi cá nhân nhu cầu tin cũng khác nhau về nội dung và phương thức đáp ứng Cũng như mọi nhu cầu khác của con người, nhu cầu tin càng được thỏa mãn thì nó càng phát triển Nhu cầu tin phát triển sẽ kích

thích các nhu cầu khác phát triển theo vì vậy nhu cầu tin còn là động lực thúc đẩy sự phát triển của xã hội

Nhu cầu tin cũng là nguồn gốc, động lực thúc đẩy hoạt động TT - TV Nếu không có nhu cầu tin sẽ không có cơ quan hoạt động TT - TV Nhu cầu tin giúp cho định hướng hoạt động của các cơ quan thông TT - TV Nhu cầu tin có vai trò rất quan trọng như vậy cho nên việc nghiên cứu nhu cầu tin là rất cần thiết đối với bất kỳ một cơ quan TT - TV nào

Đặc thù của Học viện là trường đào tạo lý luận chính trị cho các cán bộ lãnh đạo, quản lý của các tỉnh thành phía Bắc, tuy mang tính chất chuyên ngành

về chính trị - xã hội song các đối tượng người dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I có nhu cầu thông tin rất phong phú và đa dạng Nhu cầu tin của từng nhóm người dùng tin thể hiện:

- Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý:

Công việc của nhóm người dùng tin này là tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận do mình phụ trách Họ phải ra các quyết định liên quan đến công việc, cho nên họ cần những thông tin có chất lượng cao, có độ tin cậy lớn, có sự chọn lọc phù hợp với bộ phận họ quản lý đó là những thông tin về chính trị - xã hội, đường lối phát triển kinh tế…

- Nhóm cán bộ làm công tác nghiên cứu và giảng dạy:

Nhu cầu tin của nhóm này rất phong phú mang tính chất chuyên sâu, có tính lý luận và thực tiễn cao phục vụ cho lĩnh vực chuyên môn mà họ đang triển khai Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các bản thông tin chuyên đề, thư mục chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông báo tài liệu mới, các tài liệu chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, các tài liệu tham khảo về các môn học tại trường

- Nhóm học viên học tập tại trường:

Là những cán bộ lãnh đạo có kinh nghiệm thực tiễn cho nên nhu cầu tin của nhóm này cũng rất đa dạng và phong phú Họ cần những thông tin mang tính chất thời sự về tình hính kinh tế - chính trị - xã hội trong và ngoài nước, những tài liệu chuyên ngành mà họ đang lãnh đạo và quản lý tại địa phương Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các bản thông báo tài liệu mới, thông tin chuyên đề Các loại tài liệu họ hay sử dụng là giáo trình các môn học, sách giáo khoa, sách tham khảo, báo, tạp chí, luận văn, chuyên đề,

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM

THÔNG TIN – TƯ LIỆU – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I

2.1 Tổ chức của Trung tâm TT – TL – TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

Tổ chức có vai trò rất quan trọng trong quá trình phát triển của một cơ quan Thông tin - Thư viện Nó góp phần quyết định chất lượng hoạt động của mỗi cơ quan

Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức, theo Từ điển tiếng Việt: “Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định” (Cơ quan có được tổ chức tốt thì mới thực hiện được chức năng của mình)

Theo các chuyên nga Nga, “Tổ chức là hình thức để tạo lập và duy trì một trật tự, một hệ thống nào đó”…

Trong một cơ quan, tổ chức là sự xếp đặt nhân sự một cách hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nhất định Sự sắp xếp nhân sự hợp lý với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho

sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung

Tổ chức của một cơ quan TT - TV sẽ thiết lập một cơ cấu thích hợp đảm bảo tổ chức sử dụng, khai thác vốn tài liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và hiểu quả nhất

2.1.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đóng một vai trò rất quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan Một cơ quan hoạt động tốt hay không đều phụ thuộc

không nhỏ vào cơ cấu tổ chức Cơ quan Thông tin – Thư viện cũng vậy, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì phải có một tổ chức thống nhất, hợp lý, hoạt động có hiệu quả

Một cơ cấu tổ chức ổn định sẽ có nhiều tác dụng:

Tạo điều kiện duy trì trạng thái ổn định của hệ thống

Tạo sự thống nhất giữa các cấp và các khâu quản lý trong mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau

Đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra của đơn vị, ngành

Cơ cấu tổ chức tốt có tác dụng tích cực đến quá trình hoạt động của thư viện và quá trình phát triển đi lên của thư viện

Để nâng cao công tác quản lý các hoạt động thì phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức một cách rõ ràng giữa các bộ phận trong một cơ quan thông tin – thư viện

Trung tâm TT - TL – TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận Thư viện, Bộ phận Thông tin – tư liệu và chuyên đề Hai bộ phận này hoạt đông dưới sự quản lý và giám sát của Ban giám đốc Trung tâm

Lãnh đạo Trung tâm gồm 01 đồng chí Giám đốc Trung tâm, giúp việc cho Giám đốc là 02 Phó Giám đốc Trung tâm

Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi mặt công tác của Trung tâm TT -

TL - TV trước Ban giám đốc Học viện về quản lý, tổ chức chuyên môn và các hoạt động của Trung tâm

Phó giám đốc được Giám đốc uỷ quyền một số lĩnh vực, công tác cụ thể trong Trung tâm TT - TL - TV

Bộ phận Thư viện có nhiệm vụ:

- Nghiên cứu nhu cầu tin, phát triển nguồn tin, tổ chức khai thác, xử lý, lựa chọn, bảo quản tư liệu

- Cung cấp đầy đủ sách giáo khoa, giáo trình, tập bài giảng, sách tham khảo, tài liệu học tập, báo, tạp chí cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên, học viên

- Tổ chức quản lý hoạt động các kho sách, các phòng đọc

- Bổ sung kịp thời tài liệu mới có chất lượng nội dung cao

- Tổ chức các tủ mục lục truyền thống tại các phòng phục vụ

Căn cứ vào tính chất công việc và đặc điểm tình hình người dùng tin ở Học viện, bộ phận thư viện được tổ chức thành 5 phòng phục vụ: phòng đọc Tổng hợp, phòng đọc Cán bộ, kho sách kinh điển, kho sách học tập, kho sách nghiên cứu Mỗi phòng đều có cán bộ thủ thư chuyên trách có trình độ chuyên môn về thông tin và thư viện phụ trách

Bộ phận Thông tin tư liệu và chuyên đề có nhiệm vụ:

- Khai thác, xử lý, lựa chọn, bảo quản các tư liệu trong diện ít phổ biến

- Lưu trữ quản lý các tài liệu khoa học, luận án, luận văn của cán bộ công chức và học viên (tài liệu nội sinh) theo quy định của Học viện

- Phục vụ thông tin các đề tài, luận văn, chuyên đề, các thông tin chọn lọc, thông tin phục vụ lãnh đạo

- Đảm bảo biên soạn, in ấn, phổ biến các ấn phẩm thông tin của Trung tâm

- Tổ chức thông tin khoa học, phổ biến thời sự chính sách của Đảng và Nhà nước kịp thời đến cán bộ, công chức và học viên

- Đảm bảo đúng nguyên tắc tài liệu mật quan trọng

Tổng số biên chế của các bộ phận nghiệp vụ trong Trung tâm hiện nay là

14 cán bộ

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được cụ thể hóa bằng sơ đồ sau:

2.1.2 Đội ngũ cán bộ

Để thực hiện tốt và đạt hiệu quả cao việc phục vụ thông tin của người dùng tin, vai trò của người cán bộ thông tin- thư viện là hết sức quan trọng và cần thiết, quyết định đến chất lượng của toàn bộ hoạt động thông tin- thư viện

Cùng với nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Nhà trường, những cán bộ tại Trung tâm TT - TL - TV cũng đang góp phần vào việc truyền tải, cung cấp những thông tin, tài liệu đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên và học viên tại Học viện Họ là lực lượng đóng góp một phần không nhỏ giúp cho Nhà trường hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao

Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I gồm

14 cán bộ đều có trình độ chuyên môn và trình độ về lý luận chính trị cao Với số lượng người dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là gần 400 cán bộ, giảng viên và 600- 800 học viên về học mỗi năm, để đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho đối tượng này đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ không những đủ về

số lượng mà còn phải mạnh về chất lượng

Trong những năm gần đây, do sự đòi hỏi về nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin tại Trung tâm cho nên số lượng cán bộ có trình độ cao về chuyên ngành thông tin - thư viện đã được Nhà trường chú ý cho đi học để nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ và tin học

Trung tâm có 14 cán bộ trong đó có 5 nam và 9 nữ Đặc điểm đội ngũ cán

bộ tại Trung tâm (tính đến tháng 12 năm 2008):

+ Trình độ chuyên môn:

- Tiến sĩ: 2 (Luật, Triết)

- Thạc sĩ: 2 chuyên ngành Thông tin – Thư viện;

- Cử nhân: 6 chuyên ngành Thông tin - Thư viện; 1 người chuyên ngành Xuẩt bản; 2 sư phạm Toán - Văn

- Cao Đẳng: 1 sư phạm văn;

Số cán bộ, công chức của Trung tâm có nghiệp vụ thông tin, thư viện chưa nhiều (57,1%) Một số cán bộ được đào tạo cơ bản lại chuyển đến đơn vị khác công tác Vấn đề này gây lãng phí thời gian và công sức cho việc đào tạo cán bộ của Trung tâm trong thời gian qua Trong số cán bộ, công chức đang làm việc hiện nay: 2 thạc sĩ và 6 cử nhân chuyên ngành thông tin, thư viện; 2 tiến sỹ không đúng chuyên ngành, 1 thạc sĩ chuyên ngành chuyển đến đơn vị khác công tác Số còn lại 4 người có trình độ cử nhân chuyên ngành khác: 1 cử nhân ngành xuất bản, 2 cử nhân toán – văn, 1 cao đẳng sư phạm)

+ Tuổi đời:

- Dưới 30 tuổi có 3 người

- Trong khoảng từ 31 – 40 tuổi có 3 người

- Trong khoảng tử 41 – 50 tuổi có 3 người

- Trên 51 tuổi có 5 người

Về tuổi đời, ở Trung tâm hiện nay có 6 cán bộ từ 40 tuổi trở xuống, trong đó

3 nữ, 2 nam Số cán bộ này đều đã có trình độ đại học chuyên ngành thông tin – thư viện

Do được bổ sung cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn nên Trung tâm đã biên tập và xuất bản tập Thông tin Chuyên đề phục vụ bạn đọc trong toàn Học viện Nội dung các chuyên đề tập trung bám sát các vấn đề chính trị – xã hội của đất nước, hình thức trình bày đẹp

Ngoài ra, lãnh đạo Trung tâm thường xuyên tham dự các kỳ báo cáo thời

sự do Ban Tuyên Giáo Trung ương tổ chức (1 lần/ tháng), đồng thời mời các nhà

khoa học, lãnh đạo các ban, ngành Trung ương đến nói chuyện thời sự theo các chuyên đề kinh tế, chính trị, xã hội… cho học viên và cán bộ, công chức

Mặc dầu vậy, công tác tổ chức cán bộ của Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện của Học viện Chính trị – Hành chính Khu vực I còn nhiều vấn đề cần được khắc phục để phục vụ tốt hơn nhu cầu của bạn đọc Trước yêu cầu hiện đại hóa công tác Thông tin – Tư liệu – Thư viện đòi hỏi bộ máy tổ chức cán bộ, công chức của Trung tâm phải thay đổi một cách tương ứng

2.2 Hoạt động của Trung tâm

2.2.1 Công tác bổ sung

“Bổ sung” theo tiếng Latinh là Completus có nghĩa là trọn bộ, đủ các thành phần của một cái gì đó Hiểu theo nghĩa rộng là sưu tập cho trọn bộ, bổ khuyết và tăng cường tới mức độ đầy đủ Trong thư viện học quá trình này vẫn chưa có nhận thức chung, vẫn còn nhiều ý kiến xung quanh khái niệm này

Quan điểm dựa trên nhận thức chung về thuật ngữ “Bổ sung” thì cho rằng:

Đó là quá trình lựa chọn có hệ thống và thu thập theo kế hoạch những tài liệu để đưa vào thư viện

Một quan điểm khác hướng vào việc xây dựng vốn tài liệu thành bộ sưu tập có hệ thống Trong bộ sưu tập này chỉ có những tài liệu cần thiết, còn những tài liệu không cần thiết phải loại trừ Theo quan điểm trên, bổ sung không chỉ là quá trình làm đầy đủ vốn tài liệu mà còn là quá trình đảm bảo cho vốn tài liệu luôn luôn phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của thư viện là cung cấp, đáp ứng nhu cầu kịp thời về thông tin cho mọi đối tượng người dùng tin

Yếu tố tác động đến công tác bổ sung của cơ quan TT - TV:

- Chế độ chính trị - xã hội của đất nước

- Loại hình thư viện, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của cơ quan

- Ngân sách cụ thể của thư viện

- Trình độ chính trị, chuyên môn, văn hoá chung của người trực tiếp làm công tác bổ sung

Việc bổ sung vốn tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I được chú ý cả về số lượng và chất lượng Số kinh phí đ-ược duyệt hàng năm cho bổ sung vốn tài liệu năm sau luôn cao hơn năm trước

Hàng năm, được sự quan tâm của Ban Giám đốc Học viện trong việc xét duyệt kinh phí mua tư liệu Cán bộ tư liệu tại Trung tâm đã kịp thời bổ sung những nguồn tư liệu quý hiếm từ các cơ quan thông tin khác đóng tại địa bàn Hà Nội Vốn tư liệu bổ sung ở đây chủ yếu là những thông tin về Kinh tế - chính trị

- xã hội ở Việt Nam và các nước trên thế giới thông qua nguồn tài liệu dịch từ tạp chí nước ngoài của các cơ quan bạn

Để nắm bắt và kịp thời bổ sung được những nguồn tư liệu mới, hàng tuần Trung tâm cử cán bộ của mình đi dự hội nghị trao đổi thông tin với mục đích làm phong phú thêm nguồn tư liệu nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin vốn rất khó tính của đối tượng người dùng tin tại bộ phận tư liệu Các nguồn tư liệu được bổ sung

ở Hội nghị trao đổi tin chủ yếu là tài liệu dịch từ tạp chí ngoại văn, các loại thông tin chuyên đề của các cơ quan thông tin như Viện Thông tin Khoa học Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Tổng cục V Bộ Công an, Học viện Báo chí Tuyên truyền, Trung tâm Thông tin khoa học – Công nghệ - Môi trường Bộ Quốc phòng Đây là một mảng thông tin điển hình trong công tác bổ sung tư liệu, nó phản ánh được những vấn đề thời

sự nóng bỏng nhất, mới nhất mà loại hình xuất bản phẩm (sách, báo, tạp chí ) không có được

Hiện nay Trung tâm TT- TL- TV bổ sung hơn 300 loại báo và tạp chí, đa dạng về chủng loại và phong phú về nội dung đáp ứng nhu cầu thông tin cập nhật của người dùng tin tại Học viện Có các loại báo ngày, báo tuần, báo Trung

ương, báo chuyên ngành, báo địa phương (như báo Nhân dân, Quân đội nhân dân, Lao động, ) Tương tự như vậy, Trung tâm có khá đầy đủ các loại tạp chí hàng tháng, hàng quý, các tập san, nguyệt san của các chuyên ngành thuộc lĩnh vực chính trị- xã hội, như các tạp chí: tạp chí Cộng sản, Xây dựng Đảng, Triết học, Nghiên cứu Lịch sử,

2.2.1.1 Chính sách bổ sung

Muốn tổ chức tốt công tác bổ sung, các cơ quan TT - TV cần phải xây dựng chính sách bổ sung hợp lý “Chính sách bổ sung là việc xác định những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn của thư viện nào đó” (Cẩm nang nghề thư viện –

Lê Văn Viết)

Đặc điểm người dùng tin là những người có trình độ lý luận về lĩnh vực chính trị - xã hội và nhân văn, trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm thực tế Vì thế việc thu thập, bổ sung thông tin phải có tính nghiên cứu cao, mang tính thời sự

và tính nhiều chiều Để đạt mục đích thu thập được nguồn tư liệu phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của đối tượng người dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I, Trung tâm trong những năm qua đã bổ sung, kết hợp nhiều loại hình xuất bản phẩm khác nhau như sách, báo, tạp chí, Trong đó các tài liệu được bổ sung chủ yếu là tài liệu khoa học - xã hội chiếm 75 - 80% tổng số tài liệu bổ sung

2.2.1.2 Nguồn bổ sung

Nguồn bổ sung chủ yếu là mua, biếu (tài liệu lưu hành nội bộ) và một số rất ít là tài liệu trao đổi

- Tài liệu bổ sung theo nguồn mua được thực hiện bằng các hợp đồng với

các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Tổng công ty phát hành sách Việt Nam, nhà sách Đông Tây,

Với số lượng kinh phí được cấp còn hạn hẹp, giá tài liệu cao, mỗi năm Trung tâm chỉ bổ sung từ 1.500 - 2.000 bản sách, hơn 300 loại báo và tạp chí,

- Tài liệu biếu: đây là nguồn tài liệu (lưu hành nội bộ) do Văn phòng

Trung ương Đảng cung cấp như các Văn kiện Đảng sau mỗi kỳ Đại hội Tài liệu này là nguồn thông tin quan trọng, rất hữu ích cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên và học viên trong Nhà trường trong việc áp dụng các Nghị quyết của Đảng vào thực tế và nghiên cứu các vấn đề chuyên môn sâu của mình

- Nguồn nội sinh:

Vốn tài liệu Trung tâm TT- TL- TV còn được bổ sung từ nguồn thông tin nội sinh khá phong phú Đó là nguồn tài liệu được tạo nên từ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I Thuộc loại này là các luận án tiến sỹ, thạc sỹ của cán bộ và giảng viên; luận văn, chuyên đề tốt nghiệp của học viên; các báo cáo nghiên cứu khoa học, các tham luận, kỷ yếu các đề tài nghiên cứu khoa học do cán bộ giảng viên, nghiên cứu cứu viên Học viện thực hiện, Hiện nay kho tư liệu đã có hơn 20.000 bản luận văn, chuyên đề tốt nghiệp là kết quả nghiên cứu của các thế hệ học viên từ năm

1987 đến nay Loại hình đề tài này được phục vụ cho tất cả mọi đối tượng độc giả tại Học viện Đây là kho tàng tri thức rất phong phú phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập cho đối tượng người dùng tin tại đây Hàng năm Trung tâm TT- TL-

TV nhập được từ 2.000- 3.000 bản thuộc loại này

Bên cạnh đó, một nguồn tin nội sinh khác phản ánh kết quả hoạt động đào tạo của Học viện là các tập sách giáo trình, đề cương các bài giảng của các đơn

vị trong Học viện biên soạn, ví dụ như tập bài giảng Triết học Mác-Lênin, Kinh

tế Chính trị, Nhà nước và Pháp luật, Lịch sử Đảng, Xây dựng Đảng, Tư tưởng HCM, Các giáo trình được các đơn vị biên soạn khá công phu, được in ấn và trở thành các xuất bản phẩm được công bố rộng rãi đến người dùng tin

- Tài liệu trao đổi: hiện nay chưa có nhiều, song sắp tới sau khi nối mạng

với Học viện và hệ thống các trường Đảng thì việc trao đổi chia sẻ nguồn thông tin tại Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I sẽ có hiệu quả cao

Bảng: Số lượng tài liệu bổ sung hàng năm (2002 - 2008)

Năm

Số lƣợng

Đầu sách

Số lƣợng

Đầu báo, T/c

Số lƣợng

Đầu tƣ liệu

Số lƣợng

Tình hình bổ sung của Trung tâm đƣợc thể hiện bằng sơ đồ sau:

Biểu đồ thể hiện tình hình bổ sung từ năm 2002 -

2008 của Trung tâm

2.2.1.3 Kinh phí bổ sung

Kinh phí là yếu tố quan trọng trong việc hình thành, tồn tại và phát triển của một cơ quan thông tin – thư viện Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I sử dụng kinh phí của nhà trường là chủ yếu, số kinh phí cho bổ sung báo và tạp chí hàng năm vào khoảng gần 600 triệu, cho sách gần

300 triệu, cho sách và tư liệu hơn 300 triệu

Có thể nói, công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong thời gian qua tuy còn nhiều hạn chế song bước đầu nó đã đi vào hệ thống và ngày càng làm thoả mãn nhu cầu thông tin cho từng đối tượng người dùng tin thông qua chất lượng thông tin mà tiêu chí thông tin phải mang tính thời sự, phản ánh những nội dung mà độc giả quan tâm được đặt lên hàng đầu Bằng những nỗ lực của bản thân cán bộ làm công tác thông tin tại Học viện đã dần đưa bộ phận thư viện hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm

vụ chung của cả Trung tâm

2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu

Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin có ý nghĩa vô cùng quan trọng Kết quả của công tác xử lý tài liệu đã cho phép người dùng tin nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiện tượng

“bùng nổ thông tin” Hiện tượng này gây ra chủ yếu bởi sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại và sự đổi mới công nghệ Ngoài các phương tiện lưu giữ thông tin truyền thống, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âm thanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng

và phong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của người dùng tin

hiện đại Tuy nhiên, mặt trái của sự phong phú và đa dạng về nguồn tin đó lại là nguyên nhân gây nên sự nhiễu tin, thừa tin, thông tin không chính xác Đứng trước một khối lượng lớn tri thức của nhân loại đôi khi người dùng tin không tìm thấy tài liệu cần thiết

Công tác xử lý tài liệu chính là quá trình kiểm soát thư mục – là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức tri thức/ thông tin sao cho có thể tìm kiếm tri thức và thông tin ấy Công tác xử lý tài liệu bao gồm các quy trình: Tạo lập, lưu trữ, thao tác, vận hành và tìm kiếm dữ liệu

Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ Có thể nói kết quả của công tác xử lý tài liệu chính là tiền đề cho việc tổ chức và hình thành các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện Tiến hành xử lý tốt nội dung tài liệu có thể:

- Giúp người dùng tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu thông qua các ngôn ngữ tài liệu

- Giúp người dùng tin tìm tin chính xác mà không bị nhiễu tin

- Giúp cán bộ tìm tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng tin về

số lượng, chất lượng thông tin (cả về hình thức và nội dung) mà vẫn tiết kiệm

được thời gian và công sức

- Nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin

- Góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú

- Tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin nếu có sự thống nhất trong

quy trình xử lý giữa các thư viện

Trong thời gian qua tại bộ phận thông tin - tư liệu nói riêng và Trung tâm

TT - TL - TV nói chung đã làm khá tốt công tác xử lý thông tin Ngoài việc khắc

phục tình trạng lạc hậu của các khâu công tác tại Trung tâm (hiện nay Trung tâm

TT - TL - TV Học viện Chính trị - hành chính Khu vực I đơn thuần là một thư viện hoạt động theo hình thức thủ công), đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin

đã rất nỗ lực trong từng hoạt động để xuất bản được tập Thông tin chuyên đề phục vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên toàn Học viện

Cũng như các cơ quan thông tin khác, Trung tâm luôn coi trọng việc xử lý thông tin những ấn phẩm nhập về trước khi thực hiện các quy trình tiếp sau của dây chuyền TT - TV Căn cứ vào năng lực và số lượng cán bộ TT - TV, nhu cầu tin của người dùng tin, trang thiết bị kỹ thuật, Trung tâm đã từng bước xây dựng cho mình một quy trình xử lý thông tin phù hợp

2.2.2.1 Xử lý hình thức

Xử lý hình thức: là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp người dùng tin có khái niệm

về tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó

Quy trình xử lý hình thức tài liệu

Tài liệu nhập về được đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt, sau đó đóng dấu Tại đây, cán bộ thông tin tiếp tục thực hiện việc mô tả

Mô tả thư mục vừa là một công đoạn vừa là một sản phẩm

Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin

Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục Đó là bước đầu tiên của công tác xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ

Mô tả thư mục bao gồm các công việc: