Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại thư viện trường đại học ngoại thương hà nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp của tôi với đề tài: “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

…… ………

HÀ THỊ NGỌC

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI PHỤC VỤ SỰ NGHIỆP ĐỔI MỚI GIÁO DỤC CỦA ĐẤT NƯỚC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHÓA HỌC: QH – 2005 – X NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS.TS TRẦN THỊ QUÝ

LỜI CẢM ƠN!

Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, PGS.TS Trần Thị Quý, người đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khóa luận này

Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường

Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc và các bác, các cô chú, anh chị đang công tác tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã giúp đỡ

em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khóa luận

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè – những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận này và có được kết quả như ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2008

Sinh viên

Hà Thị Ngọc

K50 Thông tin – Thư viện

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp của tôi với đề tài: “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước ”

dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Trần Thị Quý là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp, các số liệu hoàn toàn chính xác và trung thực Nếu sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2009

Người cam đoan

Sinh viên

Hà Thị Ngọc

K50 Thông tin – Thư viện

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

TIẾNG ANH

Rules

Bibliographic Description

DANH MỤC SƠ ĐỒ - HÌNH ẢNH MINH HỌA

Trang Hình1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội 13

Hình 2: Biểu đồ thể hiện thành phần vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội 18

Hình 3: Biểu đồ thể hiện thành phần ngôn ngữ tài liệu 27

Hình 4: Biểu đồ thể hiện số lượng tài liệu bổ sung vào Thư viện từ năm 2006 – 2009 32

Hình 5: Hình ảnh minh họa: Phiếu nhập tin tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội 37

Hình 6: Hình ảnh minh họa: Nhập ấn phẩm bổ sung bằng MARC 21 40

Hình 7: Hình ảnh minh họa: Mục lục sách mới trên OPAC 47

Hình 8: Hình ảnh minh họa: Giao diện tìm tin trực tuyến trên OPAC 53

Hình 9: Biểu đồ thể hiện hiệu quả phục vụ Người dùng tin tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội năm 2007 – 2009 57

Hình 10: Hình ảnh minh họa: Hoạt động giới thiệu sách mới 59

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

2.1 Mục đích nghiên cứu 2

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 3

4 Phạm vi nghiên cứu 4

4.1 Phạm vi không gian 4

4.2 Phạm vi thời gian 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

5.1 Phương pháp luận 5

5.2 Phương pháp pháp cụ thể 5

6 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn 5

6.1 Đóng góp về mặt lý luận 5

6.2 Đóng góp về mặt thực tiễn 5

7 Bố cục của Niên luận 5

NỘI DUNG 6

Chương 1 Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học 6

1.1 Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường 6

1.1.2 Chiến lược phát triển của Trường 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường 8

1.2 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với sự nghiệp

nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường 10

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện 10

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện 11

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 12

1.2.4 Đội ngũ cán bộ 14

1.2.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 15

1.2.6 Đặc điểm nguồn lực thông tin 16

1.2.7 Đặc điểm Người dùng tin và Nhu cầu tin của Thư viện 19

1.3 Vai trò của tổ chức hoạt động thông tin trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường 22

Chương 2 Thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 24

2.1 Quá trình tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện 24

2.1.1 Hoạt động phát triển nguồn tin 24

2.1.2 Hoạt động xử lý thông tin 34

2.1.3 Công tác lưu giữ và bảo quản thông tin 48

2.1.4 Tra tìm và phổ biến thông tin 52

2.2 Các hoạt động khác của Thư viện 58

2.2.1 Đào tạo người dùng tin 58

2.2.3 Tăng cường hợp tác quốc tế 58

2.2.4 Công tác tuyên truyền, giới thiệu sách 59

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 59

Chương 3 Một số đánh giá, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 65

3.1 Ưu điểm 67

3.2 Hạn chế 68

3.3 Nguyên nhân của những điểm mạnh và hạn chế 68

3.3.1 Nguyên nhân của những điểm mạnh 68 3.3.2 Nguyên nhân của những hạn chế 69

3.4 Một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức

hoạt động thông tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 70

3.4.1 Tăng cường kinh phí cho Thư viện 70 3.4.2 Tiếp tục đầu tư máy móc, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật 71 3.4.3 Phát triển kho tài liệu của Thư viện ngày càng phong phú,

đa dạng 72 3.4.4 Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu và tiếp tục chuẩn hóa công tác

xử lý tài liệu 74

3.4.5 Đẩy mạnh công tác bảo quản vốn tài liệu 75 3.4.6 Tăng cường hiệu quả tra tìm và phục vụ thông tin 75 3.4.7 Bổ sung và nâng cao trình độ cán bộ Thư viện Tiếp tục đào tạo người dùng tin 77

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, khi nền kinh tế - xã hội trên thế giới phát triển như vũ bão

đặc biệt là sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông đã làm thay đổi rõ nét phương thức hoạt động của các cơ quan thông tin

& thư viện Phương thức hoạt động hiện đại với sự tham gia của máy tính điện tử đang dần thay thế cho phương thức hoạt động truyền thống, hiệu quả thấp Các cơ quan thông tin, thư viện không chỉ đơn thuần là nơi đọc sách, mượn sách bằng phương pháp thủ công mà còn là nơi khai thác, cung cấp thông tin có giá trị và hiệu quả nhất bằng các hình thức phục vụ hiện đại thông qua hệ thống máy tính điện tử

Thông tin là nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, là cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội và là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động quản lý kinh tế, sản xuất và phát triển khoa học công nghệ, vì thế sự nghiệp thông tin - thư viện (TT - TV) đang đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế -

xã hội, là nền tảng, cơ sở vững chắc cho sự phát triển kinh tế - xã hội trong thời kỳ mới

Đất nước đang chuyển mình trong thời kỳ đổi mới, nền kinh tế - xã hội đang phát triển cùng với những thành tựu của khoa học - công nghệ, và sự đổi mới trong giáo dục đào tạo Nghị quyết Hội nghị lần thứ 2 Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) đã nêu rõ: “Giáo dục là quốc sách hàng đầu Phát triển giáo dục là nền tảng, là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, là yếu tố cơ bản để phát triển xã hội, tăng trưởng kinh tế nhanh và bền vững ” [2, tr.29]

Sự nghiệp giáo dục đào tạo đại học nói chung, cũng như Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng là môi trường đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao theo chuyên ngành hẹp phục vụ cho việc phát triển từng ngành nghề cụ thể của đất nước Vì thế nâng cao chất lượng giáo dục & đào tạo đại học luôn là vấn đề bức thiết đối với sự nghiệp giáo dục Việt Nam

Muốn phát triển sự nghiệp giáo dục & đào tạo thì phải phát triển hoạt động

TT - TV Như vậy, việc phát huy vai trò hoạt động thông tin tư liệu trong trường đại học phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ để đáp ứng các yêu cầu của việc đổi mới giáo dục trong thời

kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa (CNH - HĐH) là vấn đề bức xúc hiện nay Trong quá trình tổ chức hoạt động, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương (ĐHNT) Hà Nội đã không ngừng tăng cường nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin, xây dựng và phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin phục

vụ đắc lực cho sự phát triển đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những mặt hạn chế, khó khăn trong quá trình

tổ chức hoạt động Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phục

vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước” làm đề tài Khóa luận của mình

nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội

2 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tiến hành nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của

Trường ĐHNT Hà Nội, đặc điểm của Thư viện Trường như: quá trình hình

thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc

điểm người dùng tin và nhu cầu tin

- Nghiên cứu quy trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội hiện nay, thực trạng quá trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện: phát triển nguồn tin; xử lý thông tin; lưu giữ và bảo quản thông tin;

tra tìm và phổ biến thông tin

- Đánh giá về những mặt đã đạt được và hạn chế trong quá trình tổ chức hoạt động và đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin đáp ứng nhu cầu của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên của Nhà trường trong học tập, nghiên cứu, giảng dạy và quản lý

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

“Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước” là đề tài hoàn toàn mới ở cấp độ nghiên cứu Khóa luận

Đã có nhiều đề tài viết về Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội như: Năm 2007, tác giả Nguyễn Thị Thu Hương nghiên cứu đề tài “Tăng cường công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội” Năm 2008, tác giả Nguyễn Thị Hạnh nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu nhu cầu tin và đảm bảo thông tin cho người dùng tin tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội”, tác giả Hoàng Thị Bích Liên nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” (2008); tác giả Hoàng Thị Hà nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội” (2008); tác giả Nguyễn Thị Bình nghiên cứu đề tài “ Ứng dụng tin học tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”

Vấn đề tổ chức hoạt động thông tin của cơ quan thông tin, thư viện luôn

là đề tài được nhiều người quan tâm Tác giả Nguyễn Văn Hành đã có bài viết

về “Vấn đề tổ chức hoạt động thông tin khoa học trong trường đại học” [8, tr

5 – 25]; tác giả Cao Minh Kiểm có bài viết: “Một số suy nghĩ về tổ chức và

hoạt động Thông tin - Thư viện ở Việt Nam trong giai đoạn sắp tới” [15, tr.7- 18]; tác giả Nguyễn Huy Chương có bài viết “Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động thông tin thư viện đại học” [5, tr 2 – 6]; tác giả Nguyễn Thị Nhung nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức và hoạt động và tại Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội”

Tuy nhiên, các đề tài nghiên cứu trên mới chỉ đề cập đến các vấn đề về phát triển vốn tài liệu, nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin hoặc nghiên cứu về bộ máy tra cứu tại Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội Đối với các bài viết về vấn đề tổ chức hoạt động thông tin của các cơ quan thông tin thư viện, các tác giả chỉ dừng lại ở việc đánh giá chung hoạt động TT - TV trường đại học ở Việt Nam và đưa ra một số giải pháp chung để phát triển hoạt động TT

- TV trong trường đại học phục vụ giáo dục đào tạo Chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, vì thế tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước” làm đề tài Khóa luận của mình với hy vọng có thể kế thừa những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước đồng thời vận dụng những kiến thức đã học để làm rõ thực trạng công tác tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu

- Phương pháp điều tra xã hội học

7 Bố cục của Khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học

Chương 2 Thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Chương 3 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

NỘI DUNG

CHƯƠNG I THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

TRONG VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO

VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 1.1 Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong sự nghiệp đổi mới

giáo dục của đất nước

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là trường đại học công lập nằm trong hệ thống giáo dục Việt Nam Trường được thành lập năm 1960, là trường đầu tiên trong cả nước đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ đại học và

trên đại học Một số mốc quan trọng trong quá trình phát triển Trường:

Khoa Quan hệ quốc tế - Bộ môn Ngoại thương

Ngành học Ngoại thương chính thức ra đời vào năm 1960, sơ khai là một bộ môn trong khoa Quan hệ Quốc tế do Bộ Ngoại giao trực tiếp quản lý nhưng đặt tại Trường Đại học Kinh tế Tài chính Trong khoa Quan hệ quốc tế

có 2 bộ môn là bộ môn Ngoại giao và bộ môn Ngoại thương Khóa 1 của Bộ môn Ngoại thương được chiêu sinh vào năm học 1960 - 1961 với 42 sinh viên

Trường Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thương

Năm 1962, trên cơ sở Khoa Quan hệ quốc tế, Hội đồng Chính phủ đã ra Quyết định (do Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký) thành lập Trường Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thương trực thuộc Bộ Ngoại giao Trường Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thương hoạt động theo chế độ trường đại học, có trụ sở đặt tại làng Láng, nay là phường Láng Thượng, trên khu đất của Trường Đại học Ngoại thương và Học viện Ngoại giao hiện nay Năm 1965, Hội đồng chính phủ lại ra quyết định công nhận Trường

Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thương thuộc hệ thống các trường đại học (Quyết định do Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị ký)

Trường Ngoại thương

Năm 1967, theo đề nghị của Bộ Ngoại giao và Bộ Ngoại thương, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 123/CP ngày 14/8/1967 (do Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký), chia trường Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thương thành hai trường: Trường Ngoại giao trực thuộc Bộ Ngoại giao và Trường Ngoại thương thuộc Bộ Ngoại thương (nay là Bộ Công thương)

Trường Đại học Ngoại thương

Theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Ngoại thương ngày 21/9/1970, Trường Ngoại thương, Trường Cán bộ Ngoại thương (Văn Lâm, Hưng Yên)

và Trường Bổ túc văn hóa tập trung (Thường Tín) được hợp nhất lại thành

Trường Đại học Ngoại thương

Năm 1985, theo Quyết định của Hội đồng Bộ trưởng, Trường Đại học Ngoại thương chuyển từ Bộ Ngoại thương sang Bộ Đại học và Trung học

Chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Hiện nay, Trường đã có 09 ngành đào tạo với hàng chục chuyên ngành khác nhau Ngoài các chuyên ngành đào tạo truyền thống, Trường còn có những chương trình đào tạo chất lượng cao, giảng dạy bằng tiếng Anh và các

chương trình liên kết với nước ngoài ở bậc đại học và cao học

1.1.2 Chiến lược phát triển của Trường

Trường ĐHNT Hà Nội là một trong những trường đại học có uy tín và danh tiếng về chất lượng tuyển sinh và đào tạo

Sứ mạng của Trường ĐHNT Hà Nội là đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao trong các lĩnh vực kinh tế, kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh, tài chính - ngân hàng, công nghệ và ngoại ngữ; sáng tạo và chuyển giao tri thức khoa học đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp CNH - HĐH đất nước; phát triển năng lực học tập, nghiên cứu khoa học, rèn luyện kỹ năng làm việc và lối sống trong môi trường quốc tế hiện đại Trường còn là nơi phổ

biến tri thức khoa học, nghề nghiệp cho cộng đồng doanh nghiệp và xã hội, là trung tâm giao lưu văn hóa giữa các quốc gia và dân tộc trên thế giới

Tầm nhìn phát triển của Trường ĐHNT Hà Nội là đến 2030 trở thành một trong những trường đại học trọng điểm quốc gia, có danh tiếng trong khu vực và trên thế giới Trường có đội ngũ giảng viên có trình độ chuẩn quốc gia, khu vực và quốc tế Trường sẽ có các trường trực thuộc, các viện nghiên cứu, doanh nghiệp, trường phổ thông chất lượng cao Cơ sở chính của Trường ở

Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và một tỉnh miền Trung Việt Nam

Các mục tiêu chiến lược: Từ nay đến năm 2020 và tầm nhìn 2030, Trường Đại học Ngoại thương đạt được các mục tiêu sau:

- Không ngừng nâng cao uy tín, chất lượng đào tạo và danh tiếng của Trường Ngoại Thương

- Đáp ứng linh hoạt yêu cầu nguồn nhân lực theo sự phát triển kinh tế

bộ công nhân viên, và đảm bảo khả năng phát triển bền vững của Nhà trường

- Phát triển văn hóa Đại học Ngoại thương, mở rộng hợp tác trong nước

và quốc tế

Các giá trị cốt lõi của trường Đại học Ngoại thương “Chất lượng - Hiệu quả - Uy tín - Chuyên nghiệp - Hiện đại”

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường

Trường ĐHNT Hà Nội được tổ chức gồm: Đảng ủy, Ban giám hiệu Nhà trường, Hội đồng khoa học và các Khoa, Bộ môn giảng dạy; các Trung tâm, cụ thể như sau:

11 khoa giảng dạy chuyên môn:

- Khoa Kinh tế và Kinh doanh Quốc tế

- Khoa quản trị Kinh doanh

- Khoa Tài chính Ngân hàng

- Khoa Lý luận chính trị

- Khoa đào tạo quốc tế

- Khoa Cơ bản

- Khoa Tiếng Anh Thương mại

- Khoa Tiếng Anh Chuyên ngành

- Khoa Tiếng Nhật

- Khoa Tiếng Trung Quốc

- Khoa Tiếng Pháp

02 Khoa quản lý đào tạo:

- Khoa Sau đại học

- Khoa Đào tạo và Bồi dưỡng tại chức

- Trung tâm Feretco

- Trung tâm Lic

- Trung tâm VJCC- Hà Nội

- Trung tâm VJCC- Tp HCM

- Thư viện

- Trung tâm Đảm bảo Chất lượng

- Trung tâm Nghiên cứu Hàn Quốc

- Trung tâm tư vấn pháp lý cho DN vừa và nhỏ

Và Văn phòng Chương trình tiên tiến

Trường có gần 300 cán bộ, công nhân viên, giảng viên Trong đó đội ngũ giảng viên giảng dạy lên tới 200 người Số cán bộ có học hàm học vị và trình độ sau đại học có gần 100 người

1.2 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với sự nghiệp

nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện

Thư viện là yếu tố cấu thành vô cùng quan trọng của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của Nhà trường Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội được thành lập từ năm 1960, tiền thân là một kho sách được tách ra từ Thư viện Trường Cán bộ Ngoại Giao - Ngoại thương với số lượng sách hạn chế khoảng chừng 4000 cuốn, cơ sở vật chất rất khiêm tốn Đến nay, Thư viện

đã có một cơ ngơi khang trang 3 tầng với tổng diện tích là 1300m2, từ việc bố trí các bộ phận phục vụ NDT, bộ phận xử lý nghiệp vụ hợp lý đến việc đầu tư trang thiết bị đầy đủ tiện nghi, sách báo được bổ sung đều đặn đã dần dần thu hút đông đảo NDT đến Thư viện Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, cùng với sự đi lên của Nhà trường, Thư viện ĐHNT Hà Nội cũng dần được đổi mới, hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường

Từ năm 2002 đến nay được sự quan tâm của Ban giám hiệu, các tổ chức quốc tế, Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội đã được đầu tư khá mạnh mẽ

về cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin Đặc biệt là sau khi triển khai dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thư viện”, Thư viện đã được đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa: được đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin tương đối phong phú (bao gồm giáo trình, sách tham khảo và các cơ sở dữ liệu online) phục vụ cho việc giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Nhà trường Hoạt động của Thư viện đã dần được hiện đại hóa theo mô hình Thư viện điện tử

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

 Chức năng

Là một thư viện chuyên ngành nằm trong hệ thống giáo dục của Nhà trường, Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội đảm nhận 04 chức năng chính của các thư viện nói chung, đó là: chức năng văn hóa, chức năng giáo dục, chức năng giải trí và chức năng thông tin Trong đó, chức năng giáo dục và chức năng thông tin là 2 chức năng chính của Thư viện, phục vụ cho học tập, nghiên cứu, giảng dạy của học viên, sinh viên, giảng viên và cán bộ nghiên cứu trong Nhà trường Ngoài ra, Thư viện cũng là trung tâm văn hóa, giải trí phục vụ cho việc nâng cao kiến thức văn hóa, xã hội cho NDT

- Tổ chức, quản lý, bảo quản và xử lý nghiệp vụ sách, báo và tài liệu trong Thư viện trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin

- Tổ chức các loại hình tuyên truyền, giới thiệu sách, đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu thông tin mà Thư viện quản lý

- Xây dựng hệ thống tra cứu và tổ chức phục vụ người dùng tin khai thác thông tin có hiệu quả

- Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với các cơ quan thông tin, Thư viện Quốc gia, Thư viện các trường Đại học, Quỹ sách Châu Á…

- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thư viện

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đến hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan Với cơ quan TT - TV cũng vậy, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình cần có tổ chức thống nhất, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội được chia thành 02

bộ phận chính: các phòng ban làm công tác nghiệp vụ thư viện và các phòng ban chịu trách nhiệm về phục vụ NDT của Thư viện Các phòng ban này đều chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Thư viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Thư viện Thư viện được tổ chức với 06 phòng chức năng:

Phòng Giám đốc: Gồm 01 Giám đốc và 01 Phó giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Thư viện và chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu về mọi hoạt động của Thư viện

Phòng Nghiệp vụ: bao gồm 03 cán bộ chịu trách nhiệm bổ sung và xử

lý nghiệp vụ sách, in thẻ sinh viên, in mã vạch và số đăng ký cá biệt

Phòng Đọc tổng hợp: bao gồm 04 cán bộ chịu trách nhiệm phục vụ đọc tại chỗ cho NDT

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội

Chú thích:

Chỉ đạo trực tiếp Phối hợp hoạt động

Phòng Mƣợn

Phòng Đọc tự chọn

Phòng Đọc đa chức năng Ban Giám đốc

1.2.4 Đội ngũ cán bộ

Cán bộ là linh hồn của thư viện Trong hệ thống giao tiếp “Tài liệu - Thư viện - Người sử dụng”, cán bộ thư viện là yếu tố cực kỳ quan trọng, vai trò của họ là rất lớn Nhiệm vụ của người cán bộ là rất phức tạp

Trong mối quan hệ với tài liệu, cán bộ thư viện là người lựa chọn, xử

lý, bảo quản, sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định, giới thiệu chúng với NDT

Trong mối quan hệ với cơ sở vật chất - kỹ thuật, cán bộ thư viện tiến hành trang bị chuyên biệt cho các phòng ban và luôn luôn giữ cho cơ sở vật chất - kỹ thuật ở trong tình trạng tốt nhất

Trong mối quan hệ với NDT, cán bộ thư viện là người môi giới giữa thông tin với NDT, là người tổ chức mối quan hệ giữa thông tin và NDT,

là trung gian giữa NDT với NDT; họ không chỉ tuyên truyền giới thiệu một cách tích cực thông tin mà còn nghiên cứu nhu cầu của NDT, hướng dẫn NDT tra tìm và sử dụng thông tin, đồng thời tạo ra các sản phẩm để thỏa mãn các nhu cầu đó

Như vậy, cán bộ thư viện không chỉ là cầu nối giữa thông tin và NDT

mà còn là cầu nối giữa thông tin với thông tin, giữa thông tin với cơ sở vật chất - kỹ thuật, cơ sở vật chất - kỹ thuật với NDT

Nhận thức được vai trò quan trọng của cán bộ thư viện và để đáp ứng được xu thế phát triển trong giai đoạn hiện nay, đáp ứng với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện, Ban giám hiệu Nhà trường đã rất chú ý tạo điều kiện cho cán bộ của Thư viện tham gia các khóa học, các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, công nghệ thông tin,…

Hiện nay, Thư viện có 12 cán bộ ( 02 cán bộ nam, 10 cán bộ nữ) trong

đó 09 cán bộ được đào tạo chuyên ngành TT - TV, 03 cán bộ đào tạo chuyên ngành khác nhưng đã qua một khóa đào tạo nghiệp vụ thư viện ngắn hạn Tất cả cán bộ Thư viện đều đã qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ

tin học, quản lý thư viện điện tử do Nhà trường, Thư viện Quốc gia, Liên hiệp Thư viện các trường Đại học tổ chức Vì vậy, hầu hết cán bộ đều sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị hiện đại, nắm vững phần mềm quản lý thư viện

1.2.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị là nơi chứa đựng, bảo quản,

tàng trữ thông tin, là nơi NDT đến làm việc, nghiên cứu, tiếp xúc, trao đổi thông tin, nơi nảy sinh sáng tạo của NDT, là nơi cán bộ thư viện vận dụng kiến thức đã học vào thực tiễn và thực hiện ước mơ, hoài bão của mình

Trải qua gần 50 năm xây dựng và phát triển, Thư viện Trường ĐHNT

Hà Nội đã xây dựng cho mình hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ngày càng hiện đại

 Trang thiết bị

Thư viện được bố trí tại tầng 1 và 2 nhà G, với tổng diện tích là: 1.300m² Phòng đọc Tổng hợp, phòng Mượn và phòng đọc Tự chọn đều được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá tủ, hệ thống ánh sáng, quạt máy, điều hòa,… Thư viện có thể phục vụ cùng một lúc 150 - 200 NDT

Thư viện đã đầu tư các trang thiết bị hiện đại để ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động tác nghiệp của Thư viện và phục vụ tra cứu thông tin của NDT Các trang thiết bị bao gồm:

1 máy chủ HT – LH 6000 – U3 – 523 gram

52 máy tính và các thiết bị ngoại vi

1 máy tin Barcode Blaster

4 máy đọc mã vạch

2 máy in mạng HP laser jet 4200

1 máy in màu HP Derkjet 1180C

1 máy scanner màu HP Scanjet 7450C2

1 máy photo Gertener DSM 616

 Phần mềm quản lý thư viện

Thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thư viện”, Thư viện được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử ” do Công ty Máy tính truyền thông CMC thiết lập Hiện nay phần mềm được nâng cấp thành Ilib version 4.0 Phần mềm này cho phép Thư viện thực hiện triệt để các chức năng quản lý của mình, cụ thể: theo dõi việc bổ sung tài liệu; cập nhật và lưu giữ thông tin; tổ chức biên mục tự động; cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ và từ xa của NDT; quản lý việc mượn trả tài liệu của NDT; quản lý kho; tạo ra các sản phẩm thông tin, cho phép trao đổi thông tin với các hệ thống khác

 Mạng thông tin: Thư viện đã được lắp đặt mạng cục bộ “LAN” kết

nối giữa Trung tâm Thông tin Khoa học - Thư viện và các phòng ban khác trong Nhà trường, đồng thời nối mạng Internet để tra cứu và tìm tin online, trao đổi nguồn lực thông tin với các Trung tâm Thông tin, Thư viện Quốc gia

và Liên hiệp Thư viện các Trường Đại học

1.2.6 Đặc điểm nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin hay còn gọi là vốn tài liệu của thư viện là yếu tố đầu tiên cấu thành thư viện, nó được coi là tài sản quý, là tiềm lực, là niềm tự hào của thư viện Nội dung vốn tài liệu càng phong phú, loại hình càng đa dạng thì càng có khả năng đáp ứng nhu cầu của NDT

Trước đây, vốn tài liệu của Thư viện rất nghèo nàn, chủ yếu là các tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí in) Từ năm 2004 đến nay, ngoài việc thường xuyên được bổ sung các tài liệu in, Thư viện liên tục đầu tư các tài liệu điện tử

Hiện tại, Thư viện ĐHNT Hà Nội đang cất giữ và phục vụ hai loại hình tài liệu, đó là: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường

* Đặc điểm tài liệu truyền thống

Hiện tại Thư viện có trên 20.000 đầu sách tương đương với 50.000 bản sách, bao gồm: giáo trình tiếng Việt, giáo trình sách ngoại ngữ, sách tham khảo tiếng Việt; sách ngoại ngữ chuyên ngành (Anh, Nhật, Pháp, Nga,

Trung); từ điển; luận án; luận văn; đề tài nghiên cứu khoa học các cấp…

 Sách: Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất Trong quá

trình học tập và giảng dạy tại Trường, sách luôn luôn được đông đảo sinh viên

và cán bộ trong Trường quan tâm bởi sách là phương tiện truyền bá tri thức khoa học, là phương tiện giao lưu khoa học,… Hiện tại, Thư viện đang nắm giữ khoảng 45.000 bản sách với nội dung đề cập đến các lĩnh vực: kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh, tiếng Anh thương mại, luật,… Ngoài ra, Thư viện còn có nhiều sách tham khảo về các lĩnh vực: chính trị, xã hội, triết học, tin học, sách ngoại văn: Anh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc

 Báo và tạp chí: Thư viện có khoảng 1.800 bản với hơn 252 loại,

trong đó có 31 loại báo và tạp chí ngoại văn bao gồm các thứ tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung, Nhật (trong đó có 13 loại xuất bản trong nước và 15 loại xuất bản nước ngoài)

 Luận án, Luận văn, Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp: Hiện tại,

Thư viện đang lưu giữ khoảng 3.200 tài liệu thuộc loại này, chiếm 5.6% tài liệu có trong kho của Thư viện Đây là nguồn tài liệu quý hiếm chỉ có trong kho của Thư viện nên được đông đảo NDT quan tâm, đặc biệt là sinh viên năm cuối

 Tỉ lệ thành phần vốn tài liệu trong Thư viện (tính đến hiện nay) bao gồm:

Loại tài liệu Số lượng tài liệu

3.3 5.6

Sách Báo, tạp chí Luận án, Luận văn

Hình 2: Biểu đồ thể hiện thành phần vốn tài liệu tại Thư viện ĐHNT

* Tài liệu điện tử:

- Cơ sở dữ liệu thư mục sách (CSDL tự tạo lập)

Thƣ viện đã xây dựng đƣợc 05 CSDL thƣ mục sách (tổng cộng trên 20.000 biểu ghi) Bao gồm các loại sau:

- Cơ sở dữ liệu điện tử (CSDL khai thác trên mạng, CD & DVD)

Năm 2004, tham gia Dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lƣợng với Tiểu Dự án mức B, Thƣ viện đƣợc đầu tƣ 04 hạng mục CSDL online do 2 công ty Igroup (Asia pacific) Limited (HongKong) và EBSCO Publishing (Úc) cung cấp, bao gồm:

+ Lelexis - Nexis Academic Oline

+ Proquest ABI/ Inform Global

+ Emerald Management Fulltex

+ Business Source Premier

Năm 2005, tiếp tục tham gia Dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu Dự án mức C, Thư viện được đầu tư 02 hạng mục CSDL online bao gồm: + Proquest ABI/ Inform Global

+ Emerald Management Fulltex

Kèm theo 363 đĩa CD - ROM và DVD backup dữ liệu (hiện tại Thư viện

có gần 600 đĩa CD, DVD) Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến các lĩnh vực: Kinh tế ngoại thương, quản trị kinh doanh, thương mại điện tử, luật kinh doanh quốc tế, marketing, tài chính, kế toán, tiếng Anh thương mại…

Năm 2009 tham gia chương trình FTUTRIP - Dự án Giáo dục Đại học 2 Thư viện được đầu tư CSDL Business & Company Resource Center (BCRC)

- một CSDL tập hợp các thông tin về kinh doanh trên toàn cầu (thời gian thuê bao là 3 năm)

1.2.7 Đặc điểm Người dùng tin và Nhu cầu tin của Thư viện

 Đặc điểm Người dùng tin

Người dùng tin là “khách hàng” của bất kỳ cơ quan thông tin, thư viện nào NDT là người sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình, vì thế NCT của NDT là nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin

Hiện nay, NDT của Thư viện ĐHNT Hà Nội đang phát triển nhanh chóng cả về số lượng và thành phần Tổng số sinh viên đào tạo hằng năm của Trường vào khoảng gần 10.000 sinh viên ở các hình thức đào tạo khác nhau như: chính quy, tại chức, văn bằng 2, liên thông Thành phần NDT bao gồm: các cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ quản lý, các giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức khác nhau Trình độ NDT của Thư viện ở nhiều mức độ khác nhau, nhưng nhìn chung đều tương đối cao

- Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo: Nhóm NDT này chiếm

khoảng 2% NDT của Thư viện bao gồm: Hiệu trưởng, các Hiệu phó, Trưởng -

Phó các phòng ban chức năng, các Khoa và Bộ môn và toàn thể cán bộ công chức của Nhà trường Sản phẩm của quá trình quản lý, lãnh đạo là các quyết định quản lý Hiệu quả của các quyết định phụ thuộc vào chất lượng, hiệu quả

của thông tin

- Nhóm cán bộ giảng dạy và nghiên cứu: Nhóm này có số lượng

khoảng 300 người, chiếm khoảng 8% số lượng NDT của Thư viện Đây là nhóm có trình độ học vấn cao Hoạt động chủ yếu của họ là giảng dạy và nghiên cứu khoa học Cùng với sự phát triển đi lên của Nhà trường, đội ngũ cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu cũng không ngừng lớn mạnh, trong đó bao gồm cả Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ, Nhà khoa học,… Họ là đối tượng phục vụ đặc biệt của Thư viện Tuy nhiên, nhóm NDT này chiếm số lượng không nhiều và mức độ sử dụng Thư viện cũng không ổn định Họ đến Thư viện nhiều hay ít tùy thuộc vào số lượng đề tài mà họ nghiên cứu trong năm, tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu của đề tài mà họ nghiên cứu cần tới nhiều hay ít tài liệu tham khảo

- Nhóm học viên và sinh viên: Đây là nhóm NDT chủ yếu của Thư viện,

chiếm 90 - 95% tổng số NDT của Thư viện Bao gồm sinh viên tất cả các khóa ở các loại hình đào tạo khác nhau: Chính quy, văn bằng 2, tại chức, liên thông, cao học, Họ có trình độ thấp hơn so với NDT là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học

 Đặc điểm Nhu cầu tin

Theo quan điểm của tâm lý học Mác xít: Nhu cầu tin là đòi hỏi khách

quan của con người (cá nhân, nhóm, xã hội), đối với việc tiếp nhận và sử

dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người

Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện ĐHNT Hà Nội được chia làm 03 nhóm tương đương với 03 nhóm NDT:

- Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo

Với tính chất công việc là làm công tác quản lý, điều hành, lãnh đạo nên nhu cầu thông tin của họ là những thông tin khái quát về tình hình chính

trị trong và ngoài nước; các văn bản pháp luật liên quan đến chính sách giáo dục và đào tạo, các chế độ chính sách đối với sinh viên trong trường Hơn nữa, họ còn quan tâm đến các thông tư, chỉ thị, nghị quyết của Đảng, Nhà nước và các Bộ ban ngành liên quan: Những thông tin này mang tính thời

sự cập nhật

- Nhóm cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu

Nhóm NDT này đóng vai trò quyết định đến quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường Họ vừa là NDT vừa là người tạo ra thông tin, họ sử dụng thông tin để phục vụ soạn giáo án, bài giảng, đồng thời tạo ra những thông tin để phục vụ cho công tác giảng dạy Để làm tốt công việc giảng dạy và nghiên cứu khoa học, đội ngũ này không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, trau dồi tri thức khoa học Bản thân họ luôn có nhu cầu tiếp cận thông tin về lĩnh vực khoa học mình quan tâm Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu là những người có trình độ cao, thông tin và tài liệu mà họ quan tâm vừa mang tính tổng hợp, lại vừa cụ thể, chuyên sâu Bên cạnh đó, thông tin họ cần phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, độ tin cậy cao

- Nhóm sinh viên, học viên sau đại học

Mục đích chủ yếu của việc sử dụng tài liệu là phục vụ học tập và nâng cao tri thức Họ quan tâm chủ yếu đến các thông tin, tài liệu chuyên ngành mà

họ đang học Nhu cầu về sách giáo trình các môn học đại cương, giáo trình chuyên ngành mà họ đang theo học là rất cao như: Triết học, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế vĩ mô, Kinh tế vi mô, Lịch sử kinh tế quốc dân, Toán cao cấp, Toán xác suất thống kê, Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Thanh toán quốc tế, UCP, Tài chính tiền tệ,… Ngoài ra, họ cũng rất quan tâm đến các tài liệu tham khảo liên quan đến chuyên ngành đào tạo và các lĩnh vực khác

Đối với sinh viên thuộc các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật,… thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm Đối với sinh viên năm cuối, học

viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, luận văn luôn được Thư viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác và sử dụng

1.3 Vai trò của tổ chức hoạt động thông tin trong việc nâng cao

chất lượng đào tạo của Nhà trường

Đổi mới đất nước là đổi mới trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có cả đổi mới nền giáo dục Đổi mới giáo dục là nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước, vì thế các trường đại học cần phải đổi mới toàn diện, nâng cao chất lượng đào tạo, từng bước hội nhập quốc tế Để đáp ứng được yêu cầu đổi mới đó thì hoạt động thông tin & thư viện cần phải được khẳng định và coi trọng

Các thư viện trường đại học nói chung và Thư viện Trường ĐHNT

Hà Nội nói riêng có vai trò quan trọng trong tiến trình đổi mới giáo dục đại học Thư viện là giảng đường thứ hai trong trường đại học, là nơi cung cấp thông tin, tài liệu và là nơi lý tưởng để sinh viên tự tìm hiểu, tự đọc, tự nghiên cứu Thư viện cũng giúp cán bộ, giảng viên nâng cao năng lực chuyên môn, nghiên cứu, giảng dạy của mình Thư viện còn là nơi cung cấp một cách đầy đủ, tin cậy thông tin, tư liệu, tài liệu tham khảo, các số liệu thống kê, từ điển,… giúp NDT tìm kiếm tư liệu

Để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho NDT đó là một quá trình tổ chức thông tin của một cơ quan TT - TV bất kỳ, bao gồm:

- Phát triển nguồn tin: Nhằm bổ sung nguồn thông tin phù hợp với yêu cầu của NDT, phù hợp với mục đích, chiến lược đào tạo của Nhà trường Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, với nguồn ngân sách bổ sung hạn hẹp, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT, Thư viện cần phải xây dựng chính sách bổ sung vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học nhất Số lượng và chất lượng của nguồn vốn tài liệu có đảm bảo hay không, có đáp ứng tốt nhu cầu của NDT hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của công tác bổ sung

Vì vậy, làm tốt công tác bổ sung là nâng cao khả năng đáp ứng người dùng và

sử dụng tin, thu hút họ đến với thư viện Ngược lại nếu công tác bổ sung kém,

chất lượng vốn tài liệu không cao, không thu hút NDT đến với thư viện sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động thư viện rất nhiều

- Xử lý thông tin: Đây là hoạt động chính của một cơ quan thông tin thư viện - hoạt động xử lý tài liệu để biến đổi: dữ liệu - thông tin - tri thức Kết quả của công tác xử lý tài liệu là các dữ liệu thư mục, một bản tóm tắt, các từ khóa thể hiện nội dung tài liệu hay là một ký hiệu phân loại thể hiện lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập,… cho phép NDT nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình

- Lưu trữ và bảo quản thông tin: Giúp cho thông tin luôn ở một vị trí xác định và được bảo quản để tổ chức phục vụ cho NDT

- Tra tìm và phổ biến thông tin: Với các sản phẩm và dịch vụ thông tin

mà thư viện tạo lập trong quá trình xử lý thông tin, NDT có thể tìm kiếm được tài liệu phù hợp với yêu cầu và được đáp ứng yêu cầu

Như vậy, tổ chức hoạt động thông tin là một quá trình liên tục, nhất quán Nếu thư viện tổ chức tốt các hoạt động thông tin, thực hiện các công đoạn đều đặn, nhịp nhàng, luôn gắn với yêu cầu của NDT, với mục đích đào tạo của Nhà trường và biết ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động thông tin, thì chắc chắn khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho NDT sẽ chính xác, nhanh chóng, kịp thời và thường xuyên

Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động TT - TV, Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội đang dần chuyển mình một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin của NDT

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

Hoạt động thông tin là một loại hoạt động lao động đặc thù của con

người Chủ thể của hoạt động thông tin là người tiến hành hoạt động thông

tin, đối tượng của hoạt động thông tin là thông tin xã hội, mục đích của hoạt

động thông tin là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thích hợp với nhu

cầu tin và đặc điểm tâm lý của người dùng tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu

tin của con người thông qua sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Quy trình hoạt động thông tin gồm 5 bước:

2.1 Quá trình tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện

2.1.1 Hoạt động phát triển nguồn tin

Phát triển nguồn tin hay còn gọi là chọn lọc và bổ sung thông tin là

khâu đầu tiên trong quy trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện ĐHNT

Hà Nội, nó cho phép Thư viện tạo lập và duy trì nguồn thông tin

Phát triển vốn tài liệu là quá trình thường xuyên đổi mới, cập nhật

những tài liệu có giá trị, phù hợp từ đó thanh lọc, thanh lý các tài liệu không

còn giá trị Đây cũng chính là quá trình xây dựng, duy trì, làm tăng vốn tài

Chọn lọc và bổ sung thông tin

Mô tả thư mục

Mô tả nội dung thông tin

Lưu giữ và bảo quản thông tin

Tra tìm và phổ biến thông tin

liệu của Thư viện cả về số lượng và chất lượng theo định hướng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và nhu cầu tin của NDT Công tác bổ sung quyết định chất lượng vốn tài liệu, vì vậy muốn đạt hiệu quả phục vụ tốt thì phải xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về loại hình, đảm bảo về chất lượng phù hợp và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT

Đó chính là thách thức lớn đối với công tác bổ sung bởi các cơ quan TT - TV không thể bổ sung một cách ồ ạt, đại trà các loại tài liệu có trên thị trường cho mình mà phải lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu

Công tác phát triển nguồn tin của Thư viện Trường ĐHNT do Phó giám đốc Thư viện chịu trách nhiệm chính, công việc này được tiến hành tuần tự như sau:

 Nắm bắt nhu cầu thông tin của NDT

Sau khi kết thúc năm học, Thư viện tiến hành thu thập NCT của NDT

để trên cơ sở đó xác định diện bổ sung tài liệu vào đầu năm học mới Việc nắm bắt NCT được Thư viện thực hiện thông qua:

+ Thống kê nhật ký Thư viện: Thông qua nhật ký phục vụ hàng ngày ở các phòng: Phòng Mượn, Phòng đọc Tự chọn, Phòng đọc Tổng hợp, Phòng

Đa phương tiện, Ban giám đốc Thư viện thu thập kết quả phục vụ, trên cơ sở

đó đánh giá loại tài liệu, ngôn ngữ tài liệu được nhiều NDT sử dụng và loại hình tài liệu, ngôn ngữ tài liệu nào NDT có nhu cầu mà Thư viện chưa đáp ứng được, khả năng đáp ứng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện

+ Nắm bắt NCT thông qua những thông tin phản hồi của NDT: Hàng năm, khi gần kết thúc năm học, Ban giám hiệu Nhà trường tổ chức một buổi lấy ý kiến của sinh viên về hoạt động của Thư viện, điều hành buổi trò chuyện này là Ban giám đốc Thư viện Trong buổi trao đổi này, Ban giám đốc sẽ giải đáp những thắc mắc, câu hỏi của sinh viên về việc đáp ứng nhu cầu thông tin Trên cơ sở buổi trao đổi trực tiếp cuối năm, Ban giám đốc Thư viện sẽ thu thập các yêu cầu của sinh viên để xác định cụ thể hơn diện bổ sung của tài

liệu Thu thập thông tin phản hồi còn được thực hiện thông qua hòm thư góp

ý của Nhà trường

 Xác định diện bổ sung và tiến hành bổ sung tài liệu vào Thư viện

Để xác định được diện tài liệu cần bổ sung, ngoài việc nắm bắt NCT của NDT, cán bộ bổ sung tham khảo các danh mục sách xuất bản của các nhà xuất bản lớn trong nước như: SAVINA, SUNHASABA,….hoặc một số trung tâm phát hành sách, sau đó dựa trên việc nắm bắt NCT của NDT, cán bộ bổ sung lựa chọn các đầu sách có chất lượng từ các Nhà xuất bản, tổng hợp danh mục tên đầu sách gửi về các Khoa, Bộ môn trong Nhà trường Các Khoa, Bộ môn sau khi xem xét tên tài liệu phù hợp với nội dung chuyên ngành đào tạo

sẽ chuyển danh mục tài liệu yêu cầu về Thư viện Cán bộ bổ sung dựa trên danh mục tài liệu yêu cầu đó tiến hành xác định diện bổ sung tài liệu, cân đối

số lượng tài liệu cần bổ sung với ngân sách bổ sung

 Diện bổ sung tài liệu của Thư viện: được xác định gồm:

 Đối với tài liệu dạng sách:

- Nội dung tài liệu

Ngoài các tài liệu phục vụ cho các môn học đại cương như: Kinh tế chính trị, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Triết học,… Thư viện tiến hành bổ sung các tài liệu về: Kinh tế đối ngoại, Quan hệ kinh tế quốc tế, Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Tiếng Anh chuyên ngành, Tài chính ngân hàng, Kế toán tài chính,…

- Hình thức tài liệu: Thư viện bổ sung các loại sau:

+Giáo trình đại cương: 500 cuốn/đầu sách

+ Giáo trình chuyên ngành: 200 - 300 cuốn/đầu sách

+ Sách tham khảo tiếng Việt: 3 - 5 bản/ đầu sách

+ Sách tham khảo ngoại văn: Bổ sung 01 bản/ đầu sách

+ Từ điển các loại

+ Luận án, Luận văn, Khóa luận, Đề tài Nghiên cứu khoa học

+ Ngoài ra Thư viện bổ sung các tài liệu chuyên khảo: Đây là loại tài liệu chuyên ngành có giá trị thông tin cao, Thư viện thường bổ sung 150

cuốn/đầu sách

- Ngôn ngữ tài liệu

Sách tiếng Việt luôn chiếm số lượng lớn trong Thư viện: 75.5% chứng

tỏ sách tiếng Việt luôn được bổ sung số lượng bản nhiều hơn Bên cạnh đó Nhà trường và Thư viện cũng đã chú trọng đầu tư bổ sung sách ngoại văn, chiếm 24.5%

24.5

75.5

Sách tiếng Việt Sách ngoại văn

Hình 3: Biểu đồ thể hiện thành phần ngôn ngữ tài liệu

Đối với sách nước ngoài, xu hướng sách tiếng Anh, Trung, Nhật, được

bổ sung tăng lên Sách tiếng Trung, Nhật, không phải do những loại sách này được đông đảo NDT quan tâm mà là do sách này đã bổ sung từ 10 năm trước nên đã quá cũ và lạc hậu

Số lượng bổ sung sách qua các năm không đồng đều Giáo trình nước ngoài thường bổ sung từ 50 - 200 cuốn/năm; giáo trình tiếng Việt từ 400 -

3000 cuốn/năm

Sách văn học nghệ thuật, giải trí trong những năm gần đây không được Thư viện bổ sung

 Tài liệu là báo và tạp chí

Thư viện chú trọng bổ sung các loại báo, tạp chí về lĩnh vực kinh tế như: Thương mại, Đầu tư, Thời báo Ngân hàng, Giao thông vận tải,

Thị trường - Giá cả - Vật tư,… Bổ sung báo, tạp chí giải trí, nâng cao kiến thức xã hội như: Pháp luật, Phụ nữ, Lao động, Nhân dân, Thể thao, Sức khỏe

và đời sống,….Chú trọng bổ sung cả báo ngoại văn như: VN time, Lecourier, Saigon time,…

 Nguồn bổ sung

Vốn tài liệu là điều kiện, cơ sở tồn tại của Thư viện, vì thế xây dựng và phát triển vốn tài liệu là một nhiệm vụ hết sức quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin thư viện nào Nhu cầu của NDT thì vô hạn, vốn tài liệu phong phú trong khi đấy kinh phí để bổ sung tài liệu thì có hạn Do đó, các cơ quan thông tin thư viện ở Việt Nam nói chung và ở Thư viện Trường ĐHNT Hà Nội nói riêng cần phải tiến hành bổ sung tài liệu ở nhiều nguồn khác nhau, có như thế mới đảm bảo được tài liệu cho NDT

Nguồn bổ sung chủ yếu của Thư viện ĐHNT Hà Nội bao gồm nguồn

bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền

Nguồn bổ sung phải trả tiền

Phương thức mua tài liệu được coi là nguồn bổ sung chủ yếu của Thư viện hiện nay Thư viện chủ động bổ sung hai loại hình tài liệu chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của NDT đó là: sách và báo tạp chí Tuy nhiên, việc đáp

Bổ sung phải trả tiền

Bổ sung không phải trả tiền

tạp chí

Lưu chiểu

Nguồn nội sinh

Trao đổi, tặng biếu

Nguồn bổ sung

ứng nhu cầu về tài liệu cho NDT phụ thuộc rất nhiều vào ngân sách cấp cho Thư viện

+ Đối với việc bổ sung sách:

Tài liệu được đặt mua từ các Nhà xuất bản lớn trong nước như: Tổng công ty phát hành sách Trung ương và Công ty phát hành sách Hà Nội Ngoài

ra, Thư viện còn bổ sung sách thông qua các nhà xuất bản như: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Nxb Thống kê, Nxb Thế giới,…

+ Đối với báo, tạp chí: Đây là những xuất bản phẩm định kỳ nên được Thư viện bổ sung thường xuyên, đồng thời đây là nguồn tài liệu rất quan trọng và cần thiết cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập cho cán bộ giảng viên và sinh viên trong toàn Trường, đặc biệt là báo, tạp chí chuyên ngành vì

nó cung cấp phần lớn những thông tin về những kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu theo những chuyên ngành hẹp và có tính thời sự cao, cập nhật thường xuyên so với sách

Tại Thư viện ĐHNT Hà Nội, báo - tạp chí tiếng Việt thường được đặt mua tại Trung tâm thông tin Khoa học kinh tế Việt Nam; báo - tạp chí ngoại văn Thư viện đặt mua tại Công ty xuất nhập khẩu sách báo XUNHASABA, Công ty xuất nhập khẩu văn hóa phẩm CULTURIME

Nguồn bổ sung không phải trả tiền:

 Nguồn biếu tặng các tài liệu của các tổ chức và cá nhân là một nguồn

bổ sung tiềm lực đối với Thư viện Số lượng tài liệu bổ sung thông qua con đường này chiếm tới 40 - 50 % tổng số tài liệu thu thập được và chủ yếu là các tài liệu ngoại văn Ví dụ như:

Nhà xuất bản Thế giới: 500 cuốn / năm

Nhà sách pháp luật Việt - Pháp: 200 cuốn/ năm

Sách dự án Word bank: 500 cuốn/năm

Ngoài ra Thư viện tiến hành bổ sung từ QIGB, quỹ sách Châu Á và từ một số dự án, các quỹ tài trợ khác

Thư viện còn nhận tài trợ từ đại sứ quán Mỹ, thường vụ quan hệ thương mại Việt - Mỹ, Bộ thương mại, Quỹ hỗ trợ nghiên cứu khoa học, dự án phát triển đại học Đây là nguồn thông tin hữu ích phục vụ NCT cho NDT của Thư viện

 Nguồn nội sinh

Thư viện ĐHNT không ngừng quan tâm đến việc thu thập và quản lý nguồn thông tin nội sinh để phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

Hàng năm, Trường ĐHNT Hà Nội đào tạo trên 150 học viên cao học, trên 600 sinh viên hệ văn bằng 2, gần 10.000 sinh viên chính quy và 3000 sinh viên hệ tại chức nên các bản Luận án, Luận văn, Khóa luận tốt nghiệp,

Đề tài nghiên cứu được bổ sung đều đặn hàng năm với số lượng đáng kể

Ngoài ra, Thư viện cũng bổ sung các bài giảng, giáo trình chuyên ngành do cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy viết Đây là nguồn tài liệu có giá trị thông tin cao, gắn liền với chương trình học của sinh viên nên được đông đảo sinh viên quan tâm

 Nguồn lưu chiểu: Từ năm 2001, Thư viện đã nhận được nguồn lưu chiểu đó là “Tạp chí kinh tế đối ngoại” - Tạp chí duy nhất chuyên sâu về kinh

tế đối ngoại do đội ngũ cán bộ trong Trường biên soạn phát hành định kỳ 3 tháng/số, mỗi số Thư viện được nhận lưu chiểu là 5 cuốn Nội dung của tạp chí là tài liệu tham khảo bổ ích giúp các thầy cô giáo cập nhật bài giảng, sinh viên có tài liệu ôn thi, viết thu hoạch thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp

 Ngân sách dành cho bổ sung tài liệu:

Đối với nguồn bổ sung phải trả tiền, hàng năm Thư viện ĐHNT Hà Nội được cấp khoảng 280 triệu đồng để mua tài liệu Tài liệu dạng sách chiếm

số lượng lớn nhất trong Thư viện (90%) nên hàng năm Thư viện dành khoảng

200 triệu để bổ sung tài liệu dạng sách (chiếm 71%) ngân sách bổ sung tài liệu

Đối với báo, tạp chí được Thư viện bổ sung hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý Ngân sách dành cho bổ sung báo tạp chí là khoảng 80 triệu đồng (chiếm 29% ngân sách bổ sung), trong đó 30% kinh phí để mua báo, tạp chí trong nước, 70% mua báo và tạp chí ngoại văn

Ngoài ra kinh phí cho việc bổ sung tài liệu được lấy từ các dịch vụ như: làm thẻ Thư viện, bán tài liệu chuyên ngành, photo tài liệu Mặc dù kinh phí

từ nguồn này không nhiều nhưng cũng đóng góp một phần đáng kể đối với công tác bổ sung tài liệu

Tóm lại: Để đáp ứng NCT của NDT với các nguồn bổ sung trên trong

năm học 2006 - 2007, Thư viện đã bổ sung trên 250 loại báo và tạp chí trong nước và nước ngoài; 4.139 cuốn sách tiếng Việt và ngoại văn

Đến năm học 2007 - 2008 Thư viện bổ sung hơn 251 loại báo, tạp chí trong nước và nước ngoài; 2237 cuốn sách tiếng Việt và ngoại văn

Năm học 2008 - 2009 , Thư viện đã bổ sung số lượng tài liệu như sau: Sách giáo trình, sách tham khảo: 628 cuốn/14 đầu sách

Quỹ khoa học công nghệ Trường: 105 cuốn/41 đầu sách

Khóa luận tốt nghiệp K43: 815 cuốn

Luận văn Thạc sĩ 2008: 158 cuốn

Quỹ VCDS tặng 168 cuốn/ 31 đầu sách

Sách Quỹ Châu Á: 153 cuốn/ 114 đầu sách

Sách Lào - Campuchia: 898 cuốn/146 đầu sách

Như vậy, từ tháng 8/2008 đến tháng 4/2009, Thư viện đã bổ sung được tổng cộng 2.825 cuốn sách tiếng Việt và ngoại văn, 252 loại báo và tạp chí

Hình 4: Biểu đồ thể hiện số lượng tài liệu bổ sung vào Thư viện

từ 2006 - 2009

Ngoài bổ sung các tài liệu dạng truyền thống, Thư viện cũng bổ sung các tài liệu điện tử nhằm giúp sinh viên tra cứu trong phòng Đa phương tiện Năm học 2006- 2007, Thư viện đã bổ sung 331CD backup dữ liệu, năm học

2007 - 2008 Thư viện tiếp tục đầu tư 331 CD backup dữ liệu Đến năm 2009 Thư viện bổ sung CSDL BCRC Mặc dù số lượng không nhiều nhưng với số lượng tài liệu điện tử nói trên, Thư viện đã phần nào đáp ứng được yêu cầu tin của NDT

 Thanh lý tài liệu

Song song với công tác bổ sung tài liệu vào trong kho của Thư viện là công tác thanh lý tài liệu Thanh lý tài liệu là đưa ra khỏi kho những tài liệu

cũ, lạc hậu, không còn giá trị và không thể phục vụ NDT Thanh lý tài liệu giúp nâng cao chất lượng kho tài liệu Thư viện, tiết kiệm diện tích, kho tàng, giảm chi phí bảo quản tài liệu

Do nguồn kinh phí có hạn, số lượng tài liệu bổ sung hàng năm vào Thư viện không nhiều nên Thư viện chỉ tiến hành thanh lý tài liệu là Khóa luận tốt nghiệp của 4 năm trước Giá trị thông tin trong tài liệu này không còn