Công tác phục vụ người dùng tin tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học lao động xã hội hà nội thực trạng và giải pháp

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH là một thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, g

LỜI CAM ĐOAN

Lần đầu tiên làm công tác nghiên cứu khoa học nên người làm khóa

luận không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót

Cùng với trình độ bản thân còn hạn chế, lại chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức về chuyên ngành thông tin thư viện

Do vậy trong thời gian làm khoá luận, người làm khoá luận phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo của các tác giả khác nhau Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích làm rõ hơn và mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài đang nghiên cứu Mọi ý kiến, khái niệm của các tác giả khác nhau đều được trích dẫn và chỉ rõ nguồn gốc trong danh mục tài liệu tham khảo của khoá luận

Em rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy cô và các bạn sinh viên để khoá luận được hoàn thiện hơn

Trong quá trình học tập cũng như trong thời gian làm Khoá luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, sự chỉ bảo tận tình của Ban lãnh đạo, các cán bộ công tác tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội đã giúp em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp

Qua đây cho em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo, Ban lãnh đạo Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội cùng toàn thể các bạn Đặc biệt em xin trân trọng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo - TH.S Nguyễn Thị Kim Dung - người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết quả như ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 05 năm 2009

Sinh viên

Trần Thị Thu Thuỳ K50 Thông tin – Thư viện

Bảng chữ cái viết tắt

MỤC LỤC

Lời nói đầu 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 3

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn 3

7 Bố cục của khoá luận 4

CHƯƠNG 1 5

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN 5

1.1 Vai trò và nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội 5

1.1.1 Khái niệm người dùng tin, công tác phục vụ người dùng tin 5

1.1.2 Nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin 6

1.1.3 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH 7

1.2 Khái quát về TT - TV tại Trường ĐHLĐXH Hà Nội 8

1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển Trung tâm 8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 9

Theo Quyết định số 334/QĐ-ĐHLĐ-XH ngày 11/05/2007 của Hiệu trưởng Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội về việc thành lập tổ chuyên môn Trung tâm và bổ nhiệm cán bộ 9

1.2.3 Vốn tài liệu 11

Hoạt động thực tế của thư viện cũng đã chứng minh rằng nội dung và chất lượng kho sách có ảnh hưởng rất lớn đến công tác phục vụ bạn đọc và công tác thông tin thư mục Hiện nay, đối với Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH có một kho sách tương đối lớn ( trên 10 vạn bản) với đầy đủ các môn loại tri thức phục vụ các nội dung và chương trình đào tạo của trường Tài liệu bổ sung của tài liệu bao gồm: Sách giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu liên quan đến các ngành đào tạo của trường như Công tác xã hội, Quản lý lao động, Kế toán, Bảo hiểm, các sách tham khảo như văn học, lịch sử, văn hoá, tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, thể dục thể thao, tin học, ngoại ngữ, các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin… 11

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin 13

1.2.4.1 Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý: 14

1.2.4.2 Nhóm cán bộ giảng dạy: 14

1.2.4.3 Nhóm HSSV: 15

CHƯƠNG 2 18

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI HÀ NỘI 18

2.1 Một số yêu cầu chung trong công tác phục vụ NDT 19

2.1.1 Công tác cấp thẻ bạn đọc 19

2.1.2 Nội quy Thư viện 19

2.1.3 Hệ thống hướng dẫn bạn đọc 21

2.2 Phương thức tổ chức phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH 24

2.2.1.Bộ máy tra cứu 24

2.2.1.1.Hệ thống tra cứu tin truyền thống 24

2.2.1.2 Hệ thống tra cứu tin hiện đại 26

2.2.2 Hoạt động phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội 32

2.2.2.1 Phòng mượn 33

2.2.2.2 Phòng đọc tổng hợp 38

2.2.2.3 Phòng đọc báo, tạp chí 40

2.2.2.4 Phòng bán sách giáo trình 42

2.3 Hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH 45

CHƯƠNG 3 47

MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI HÀ NỘI 47

3.1 Nhận xét 47

3.1.1.Thuận lợi 47

3.1.2 Khó khăn 48

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH 50

3.2.1 Công tác phát triển vốn tài liệu 50

3.2.2 Công tác phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật 51

3.2.3 Đổi mới phương thức phục vụ NDT 52

3.2.4 Công tác đào tạo cán bộ thư viện 54

3.2.5 Công tác đào tạo người dùng tin 55

3.2.6 Mở rộng hơn nữa mối quan hệ trong và ngoài thư viện để chia sẻ nguồn lực thông tin 57

3.2.7 Đẩy mạnh công tác giới thiệu sách, báo 58

KẾT LUẬN 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC 1 64

PHỤ LỤC 2 66

Lời nói đầu

1 Lý do chọn đề tài

Trong xã hội hiện nay, khoa học, kỹ thuật và công nghệ phát triển hết sức mạnh mẽ kéo theo nó là một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển dẫn đến hiện tượng bùng nổ thông tin Sự gia tăng ấy có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của cơ quan TT - TV Nó tác động đến khối lượng tài liệu trong thư viện, thành phần cơ cấu của kho tài liệu Sự tác động

ấy đặt ra một yêu cầu là làm sao để người đọc có thể tiếp cận và với tới tất cả các nguồn tài liệu một cách dễ dàng và chính xác nhất Lúc này thông tin đã thực sự trở thành nguồn lực không thể thiếu cho mọi hoạt động của con người, là nguồn tài nguyên quan trọng của mỗi quốc gia

Cơ quan TT - TV chính là chiếc cầu nối giữa bạn đọc với tất cả các nguồn tài liệu Chính hoạt động của cơ quan TT - TV đã định hướng, chỉ dẫn cho bạn đọc và NDT trong việc lựa chọn nguồn thông tin khổng lồ để đáp ứng cho nhu cầu của mình Ngày nay sức mạnh hiệu quả hoạt động của một trung tâm TT - TV không chỉ được đo bằng khối lượng nguồn tài liệu mà còn được tính bằng nguồn thông tin phục vụ cho bạn đọc sao cho có hiệu quả, nhanh chóng và kịp thời Để làm tốt được nhiệm vụ đó công tác phục vụ NDT đóng vai trò to lớn trong hoạt động của mỗi cơ quan TT - TV

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH là một thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Việc tổ chức phục vụ NDT sao cho có hiệu quả tại Trung tâm

TT - TV Trường ĐHLĐXH là một trong những vấn đề mà Ban lãnh đạo Nhà trường và các cán bộ trong Trung tâm cần hết sức quan tâm, nhất là trong giai đoạn hiện nay khi Trung tâm đang muốn tiến tới xây dựng một thư viện điện

tử

Xuất phát từ thực tế đó, cùng với kiến thức đã được học tập trên giảng

đường và 3 tháng thực tập tại đây tôi đã chọn đề tài: “Công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Lao động Xã hội

Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Khảo sát thực tế công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội Trên cơ sở đó đề tài sẽ phân tích, đánh giá những mặt được và chưa được trong công tác phục vụ NDT, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng phục vụ NDT tại đây

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu Đề tài cần thực hiện được một số nhiệm vụ sau:

- Một là: Đề tài sẽ làm rõ nhiệm vụ, vai trò, tầm quan trọng của công

tác phục vụ NDT

- Hai là: Nêu lên thực trạng công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT

- TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội, bao gồm các vấn đề sau:

Các hình thức tổ chức phục vụ NDT tại Trung tâm

Giới thiệu các phòng phục vụ

- Ba là: Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ NDT

tại Trung tâm TT - TV trong thời kỳ hiện nay

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

- Liên quan đến đề tài này cho đến nay đã có một số tác giả quan tâm, nghiên cứu về Thư viện Trường ĐHLĐXH nhưng tập trung chủ yếu vào việc khảo sát bộ máy tra cứu tin, công tác xử lý tài liệu, công tác phát triển nguồn lực thông tin hay cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm…

- Và, đề tài về công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH cũng đã có một số tác giả nghiên cứu nhưng chỉ mang tính chất đánh giá, nhìn nhận từ một khía cạnh, và về mặt thời gian thì không còn phù

hợp nữa Vì thế vấn đề mà tôi chọn để nghiên cứu với hy vọng có thể kế thừa những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước Đồng thời vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường để làm rõ thực trạng công tác phục

vụ NDT của Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH từ năm 2006 cho đến nay

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác phục vụ NDT của Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội

4.2 Phạm vi nghiên cứu theo hướng đề tài:

- Phạm vi về không gian: là công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT

- TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội

- Phạm vi về thời gian: là công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT -

TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội từ năm 2006 cho đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

5.1 Phương pháp luận: Để hoàn thành được Khoá luận này tôi đã sử dụng

phương pháp luận của chủ nghĩa Duy vật biện chứng và quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước trong hoạt động thư viện

5.2 Các phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn

- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp phân tích số liệu, tổng hợp, thống kê

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn

- Đóng góp về mặt lý luận: Đề tài khẳng định nhiệm vụ, vai trò và tầm quan trọng của công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội

- Đóng góp về mặt thực tiễn: Khoá luận phản ánh thực trạng công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội từ năm 2006

cho đến nay Phân tích những mặt đạt được cũng như những hạn chế trong việc phục vụ NDT Từ đó đưa ra một số giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác phục vụ NDT của Trung tâm, để Trung tâm ngày càng phát triển và phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của Nhà trường trong thời kỳ đổi mới

7 Bố cục của khoá luận

Với đề tài “ Công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao đông Xã hội Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” ngoài phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan về công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thông tin - thư viện

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức và phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội

Chương 3 Một số nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện

và nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN

1.1 Vai trò và nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội

1.1.1 Khái niệm người dùng tin, công tác phục vụ người dùng tin

- Khái niệm người dùng tin:

NDT: là một cá nhân, một nhóm, một tập thể, một cơ quan, tổ chức sử dụng tài liệu và các dịch vụ của thư viện nhằm mục đích công tác, học tập, nghiên cứu, giải trí

Hay nói cách khác NDT: là tất cả các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin NDT bao hàm cả người đọc, người sử dụng tài liệu thư viện

- Khái niệm công tác phục vụ người dùng tin:

Công tác phục vụ NDT hay tổ chức phục vụ sách báo cho NDT là hoạt động của các cơ quan TT - TV nhằm thúc đẩy sự phát triển và thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc sách, báo của NDT Công tác phục vụ NDT bao gồm việc

tổ chức những hình thức và phương pháp phục vụ NDT trong và ngoài cơ quan TT - TV

Công tác phục vụ NDT là cầu nối giữa kho tài liệu với NDT, người sử dụng cơ quan TT - TV Tạo lập cho NDT, người sử dụng thư viện thói quen, nhu cầu, hứng thú đọc sách báo

Thực chất công tác phục vụ NDT của cơ quan TT - TV là tuyên truyền, hướng dẫn NDT sử dụng kho sách báo phong phú, đa dạng của Thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, giảng dạy, giải trí, lao động sản xuất… phù hợp với nghề nghiệp, trình độ văn hoá, tâm sinh lý lứa tuổi

Hay nói một cách khác công tác phục vụ NDT là hướng dẫn đọc sách đúng đối tượng và tổ chức sử dụng sách báo một cách hợp lý, tiết kiệm sức người, tiền của và thời gian cho NDT, góp phần nâng cao năng suất hiệu quả

lao động của họ Điều đặc biệt quan trọng là công tác phục vụ NDT trang bị cho NDT phương pháp đọc sách, phương pháp ghi chép, đọc sách có kế hoạch, có hệ thống, nhằm mục đích tự học, tự nâng cao trình độ văn hoá, khoa học - kỹ thuật, nâng cao nghề nghiệp, trình độ chuyên môn cho mọi tầng lớp NDT

Công tác phục vụ NDT là hoạt động của các cơ quan TT - TV nhằm tuyên truyền và đưa ra phục vụ các dạng tài liệu hoặc là bản sao của chúng, giúp đỡ người tới thư viện trong việc lựa chọn và sử dụng tài liệu đó Công tác này được xây dựng trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin, tra cứu

1.1.2 Nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin

Trong hoạt động TT - TV nhiệm vụ cơ bản của mọi cơ quan TT - TV là:

- Phục vụ công cuộc phát triển văn hoá

- Phục vụ sự nghiệp giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực của đất nước

- Phục vụ phát triển khoa học - công nghệ

- Phục vụ phát triển các lĩnh vực kinh tế, sản xuất, đảm bảo an ninh quốc phòng

Vì thế công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH phải thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Công tác phục vụ NDT phải giúp cho NDT lựa chọn nhanh chóng, chính xác và đúng hướng những tài liệu, thông tin mà họ cần, phù hợp với nhu cầu của họ thông qua vốn tài liệu mà Trung tâm đã xây dựng, cùng với các công cụ tra cứu hiện đại và truyền thống

- Tuyên truyền giới thiệu những sách báo cần thiết, tốt nhất cho từng người, từng nhóm người hoặc toàn thể NDT khi họ đến sử dụng Thư viện

- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, nói chuyện giới thiệu tài liệu, mạn đàm, trao đổi theo chủ đề, nhân những sự kiện lớn…

- Giới thiệu các tài liệu mang tính thời sự, có giá trị thông tin cao (báo,

tạp chí, bản tin, tin nhanh…); tài liệu phục vụ cho việc giải trí, nâng cao đời sống văn hoá, tinh thần (tác phẩm văn học, sách nhạc ) cho NDT

- Hướng dẫn đọc sách đúng phương pháp, đúng đối tượng, đúng mục đích quan điểm của Đảng, đọc có hệ thống và hiệu quả Không đọc tài liệu

có nội dung sai lệch, không lành mạnh

1.1.3 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH

Thư viện các trường đại học là trung tâm văn hoá, khoa học, là người thầy thứ hai của HSSV Công tác phục vụ NDT được tiến hành tại Phòng đọc

và mượn theo loại hình tài liệu, theo mục đích, đối tượng phục vụ Vì vậy phục vụ NDT nói chung và phục vụ bạn đọc trực tiếp nói riêng là nhiệm vụ của Trung tâm và là chức năng cơ bản của tất cả các cơ quan TT- TV

Trong hoạt động TT - TV công tác phục vụ NDT là khâu công tác cuối cùng, là mục đích cao cả nhất của hoạt động thư viện Bởi lẽ công tác phục vụ NDT tạo điều kiện đưa thư viện vào vận hành có mục đích và ý nghĩa nhằm giải quyết mối quan hệ giữa NDT, người sử dụng thư viện và vốn tài liệu thư viện Phục vụ NDT là cơ sở để kiểm tra, đánh giá lại các khâu trong hoạt động TT - TV, phục vụ bạn đọc là bề nổi có tính chất quyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện Công tác bạn đọc liên quan, chi phối toàn bộ các khâu công tác khác của Thư viện Vì thông qua công tác NDT để thư viện đáp ứng và thoả mãn mọi nhu cầu về thông tin, tài liệu cho NDT, người sử dụng thư viện bằng việc sử dụng các công cụ tra cứu như: hệ thống mục lục, các sản phẩm thông tin…truyền thống, hiện đại để tìm kiếm thông tin, tài liệu cho mình Trên cơ sở đó thư viện có thể định hướng đúng đối tượng độc giả, góp phần tích cực vào công tác học tập, nghiên cứu, nâng cao hiểu biết cho NDT Công tác này được xem là tấm gương phản ánh đầy đủ và rõ nét về hiệu quả hoạt động của một cơ quan TT - TV

Một thư viện có vốn tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại là yếu tố thu hút được NDT đến với Thư viện, đối tượng NDT đông đảo cũng sẽ

chứng minh cho sự phát triển cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của thư viện là lớn hay nhỏ

Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã cho ra đời các loại hình tài liệu, các phương tiện tra cứu, tìm kiếm thông tin ngày càng phong phú, đa dạng và hiện đại Nó tác động mạnh mẽ tới đời sống xã hội và nhu cầu tin của con người Lúc này nhiệm vụ đặt lên vai của người cán bộ thư viện hết sức nặng

nề, đòi hỏi họ phải luôn luôn quan tâm, nghiên cứu hai đối tượng chính của thư viện, đó là sách báo và bạn đọc, họ phải trở thành cầu nối đưa thông tin đến với NDT một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất Nhận thức được tầm quan trọng này, Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội luôn quan tâm

và đánh giá rất cao công tác phục vụ NDT tại thư viện mình

1.2 Khái quát về TT - TV tại Trường ĐHLĐXH Hà Nội

1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển Trung tâm

Sự hình thành và phát triển của Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH

Hà Nội gắn liền với sự hình thành và phát triển của Trường ĐHLĐXH Hà Nội Trường ĐHLĐXH Hà Nội trực thuộc bộ Lao động Thương binh và Xã hội chịu sự quản lý của Nhà nước và bộ Giáo dục&Đào tạo Khi mới hình thành Trung tâm mang tên Thư viện Trung học Lao động tiền lương (1961)

Về mặt tổ chức Thư viện chỉ là một bộ phận trực thuộc phòng Đào tạo Bộ phận này phục vụ rất đơn giản và thủ công cho học sinh các khoá tại cơ sở đào tạo cán bộ Lao động tiền lương cho toàn miền Bắc Thời gian này hoạt động của Thư viện còn gặp nhiều khó khăn, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, thiếu thốn kho tài liệu rất ít chỉ vài nghìn cuốn sách giáo khoa và một ít tài liệu tham khảo Đội ngũ cán bộ Thư viện vào thời điểm đó có duy nhất 01cán

bộ, hình thức phục vụ chủ yếu là cho bạn đọc mượn tài liệu về nhà

Đến năm 1991, Trường đã hợp nhất với Trường Quản lý cán bộ Thương binh Xã hội với tên gọi là trường Cán bộ Lao động Xã hội Tuy nhiên, về mặt tổ chức Thư viện vẫn chỉ là một tổ thuộc phòng Đào tạo nên hoạt động vẫn còn hạn hẹp Truớc tình hình đó tháng 1/1997 Trường đã được

lên thành Trường Cao đẳng Lao động Xã hội Hà Nội nên Thư viện đã được chú trọng hơn Kho tài liệu được quan tâm đầu tư khoảng 850 cuốn sách tham khảo và khoảng 1.000 cuốn giáo trình do Trường viết Thời gian này Thư viện vẫn trực thuộc phòng Đào tạo nhưng hoạt động của Thư viện đã bắt đầu được

mở rộng hơn trước đã có 02 cán bộ làm công tác thông tin tư liệu, trong đó có

01 cán bộ có trình độ chuyên ngành thư viện Hình thức phục vụ đã chủ động hơn trước bắt đầu cho thuê, cho mượn sách, báo đọc tài liệu tại chỗ

Từ tháng 10/1999 thì tổ Thư viện đã tách khỏi phòng Đào tạo với tên gọi riêng là tổ Thư viện - Tư liệu trực thuộc Ban giám hiệu và số cán bộ được biên chế là 02 người: 01 là tổ trưởng, 01 là nhân viên Đến tháng 10/2004 số cán bộ được biên chế đã tăng lên là 07 cán bộ, trong đó 04 cán bộ có trình độ nghiệp vụ thư viện

Đầu năm 2005 theo Qui định số 26/2005QĐ – TTg ngày 31/01/2005 của Chính phủ về thành lập Trường ĐHLĐXH vào ngày 11/3/2005 theo Quyết định số 57/QĐ - ĐHLĐXH của Hiệu trưởng Trường ĐHLĐXH thành lập Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Sự kiện này đánh dấu một mốc lịch sử quan trọng của Trung tâm TT - TV Vào thời gian này Trung tâm đã

có điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu để phục vụ bạn đọc

Là một thư viện chuyên ngành, một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội với đội ngũ cán bộ 11 người

Trong thời gian tới, được sự phê duyệt của Bộ Lao động Thương binh

và Xã hội, Nhà trường sẽ triển khai xây dựng và lắp đặt thư viện điện tử với kinh phí 6,9 tỷ đồng cùng với hệ thống phần mềm, thiết bị hiện đại, góp phần đắc lực cho công tác giáo dục - đào tạo toàn diện của Nhà trường Hiện nay quy mô đào tạo của Trường đã được mở rộng hơn, hiện tại Trường có 02 cơ

sở đào tạo mới ở thành phố Sơn Tây và Thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Theo Quyết định số 334/QĐ-ĐHLĐ-XH ngày 11/05/2007 của Hiệu trưởng Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội về việc thành lập tổ chuyên môn

Trung tâm và bổ nhiệm cán bộ

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có 11 cán bộ Trong đó: 01 Giám đốc,

01 Phó giám đốc và 02 tổ chuyên môn (tổ xử lý nghiệp vụ và tổ phục vụ bạn đọc)

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm Thông tin-Thư viện

Phòng đọc lớn

Phòng mượn sách

Phòng bán sách

- Phòng bán ( 02 cán bộ)

Hầu hết các cán bộ có trình độ tin học cơ bản, một số cán bộ trẻ đã sử dụng thành thạo máy tính và phần mềm Smilib cũng như kỹ năng khai thác thông tin trên Internet

1 2.3 Vốn tài liệu

Hoạt động thực tế của thư viện cũng đã chứng minh rằng nội dung và chất lượng kho sách có ảnh hưởng rất lớn đến công tác phục vụ bạn đọc và công tác thông tin thư mục Hiện nay, đối với Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH có một kho sách tương đối lớn ( trên 10 vạn bản) với đầy đủ các môn loại tri thức phục vụ các nội dung và chương trình đào tạo của trường Tài liệu bổ sung của tài liệu bao gồm: Sách giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu liên quan đến các ngành đào tạo của trường như Công tác xã hội, Quản lý lao động, Kế toán, Bảo hiểm, các sách tham khảo như văn học, lịch sử, văn hoá, tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, thể dục thể thao, tin học, ngoại ngữ, các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin…

 Nguồn tài liệu truyền thống

Tổng số tên tài liệu hiện có trong Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH

là 6.345, trong đó bao gồm các dạng tài liệu sau:

+ Sách tham khảo: 5.120 tên, chiếm 80,70%

+ Báo, tạp chí Tiếng Việt: 131 tên, chiếm tỷ lệ 2,06%

+ Giáo trình: 253 tên, chiếm tỷ lệ 3,99%

+ Luận án, luận văn, báo cáo khoa học: 841 tên, chiếm tỷ lệ 13,25% Tổng số bản tài liệu 132.725 bản được phân bố theo các dạng tài liệu mhư sau:

+ Giáo trình: 106.500 bản, chiếm tỷ lệ 80,24%

+ Sách tham khảo: 25.100 bản, chiếm tỷ lệ 18,91%

+ Luận án, luận văn, báo cáo khoa học: 1.125 bản, chiếm tỷ lệ 0,85%

Bảng 1: Cơ cấu tài liệu theo loại hình tài liệu

- Cơ cấu, thành phần vốn tài liệu theo ngôn ngữ tài liệu

- Cơ cấu tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn

1

Bảng 3: Thành phần vốn tài liệu theo lĩnh vực đào tạo

 Tài liệu điện tử

Trong những năm qua Trung tâm đã chú trọng xây dựng và phát triển

nguồn tài liệu điện tử, làm cơ sở để tiến tới xây dựng thư viện điện tử Tài liệu điện tử của Trung tâm bao gồm:

CSDL về sách, giáo trình, tài liệu tham khảo 8674 biểu ghi

CSDL các văn bản pháp luật đang tiến hành xây dựng, hiện tại đã xây dựng được hơn 320 biểu ghi

CSDL thư mục các công trình nghiên cứu khoa học 60 biểu ghi

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin

Ngày nay trước sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, nhu cầu của con người ngày càng cao Việc hướng tới NDT, hướng tới bạn đọc trở thành mục tiêu của bất kỳ cơ quan TT - TV nào

NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin Đó là đối tượng phục

vụ của các cơ quan TT - TV NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới Việc tìm hiểu các đối tượng NDT và nhu cầu của họ sẽ giúp thư viện có những biện pháp cải tiến công tác phục vụ với những hình thức phục vụ đem lại hiệu quả cao nhất, thoả mãn đầy đủ nhu cầu tài liệu cho NDT

Qua khảo sát thực tế về NDT tại Trung tâm tôi tạm chia NDT của

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội ra làm 3 nhóm như sau:

Nhu cầu thông tin của nhóm này rất đa dạng và phong phú Do cường

độ lao động của nhóm này cao nên thông tin cung cấp cho họ càng phải cô đọng, súc tích

Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm đối tượng này thường là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn phẩm thông tin, bản tin… Phương pháp phục vụ dành cho nhóm đối tượng này cần phải đa dạng, linh hoạt theo những yêu cầu, tình huống cụ thể của từng giai đoạn

1.2.4.2 Nhóm cán bộ giảng dạy:

Đây là nhóm NDT có trình độ chuyên môn cao, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giảng dạy và nghiên cứu khoa học (chiếm 10% tổng số NDT của Trung tâm) Họ vừa là những NDT thường xuyên, vừa là những người cung cấp thông tin qua các bài giảng, các công trình nghiên cứu khoa học

được công bố, các đề xuất, các dự án, các hội nghi, hội thảo… Thông tin cho nhóm này là những thông tin có tính chất chuyên sâu, có tính lý luận và thực tiễn, tính thời sự và liên quan đến các ngành khoa học giáo dục, kinh tế xã hội, các vấn đề xã hội

Hình thức phục vụ thường là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc về các ngành mà họ quan tâm

Với chủ trương đổi mới chương trình, phương pháp dạy học ở các cấp học, những tài liệu có nội dung liên quan đến các ngành giảng dạy, phương pháp sư phạm, công nghệ dạy học… là những tài liệu có tính chất quan trọng tới nhóm NDT này bởi thông qua sự truyền đạt giảng dạy của họ, lớp nhóm NDT là HSSV sẽ được tiếp nhận một cách trực tiếp những nội dung thông tin, phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu của mình

1.2.4.3 Nhóm HSSV:

Đây là nhóm NDT chiếm tỷ lệ đông đảo nhất của Trung tâm (chiếm 85% trong tổng số NDT của Trung tâm) Họ là các sinh viên chính quy, tại chức, học viên sau đại học của Trường Với nhóm NDT này do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nghiên cứu, vì thế mà họ rất cần tài liệu, thông tin để

sử dụng trong quá trình học tập, nghiên cứu của mình Họ vừa có nhu cầu về giáo trình các môn học đại cương, chuyên ngành như: Triết học, chủ nghĩa xã hội, kinh tế xã hội, kinh tế chính trị… họ lại vừa có nhu cầu về tài liệu tham khảo, các loại báo, tạp chí ở nhiều lĩnh vực khác nhau phù hợp với chương trình học cụ thể của từng năm học, từng cấp học Ngoài ra các tài liệu phục vụ cho việc giải trí cũng chiếm một phần nhu cầu tin của họ

Đặc điểm nhu cầu của NDT là HSSV của Trung tâm TT - TV trường ĐHLĐXH rộng Vì sinh viên ở nhiều trình độ khác nhau: sinh viên đại học, sinh viên cao đẳng và học sinh chuyên nghiệp Trong quá trình đào tạo của trường nhu cầu tin của HSSV có thể được chia thành 2 giai đoạn:

 Giai đoạn I: Sinh viên học các môn học cơ bản như: Triết học, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Ngoại ngữ… nhu cầu đọc của nhóm sinh

viên này chủ yếu là các loại giáo trình cơ bản, cơ sở, các tài liệu tham khảo chiếm tỷ lệ rất nhỏ

 Giai đoạn II: Đây là giai đoạn sinh viên đã được vào học theo đúng chuyên ngành nên đặc điểm nhu cầu tin của nhóm đối tượng này đã có sự thay đổi Nhu cầu tin của họ mang tính chuyên sâu ngoài sách giáo khoa, giáo trình

họ cần thêm nhiều tài liệu tham khảo để phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu để hiểu sâu được vấn đề

Như vậy, đặc điểm nhu cầu tin của HSSV phụ thuộc vào quá trình học tập

Mỗi giai đoạn khác nhau nhu cầu tin khác nhau nhưng đều có đặc điểm chung là nhu cầu về sách, tài liệu của nhóm NDT này lớn, đa dạng và phong phú Họ thường quan tâm đến sách, tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu nhằm nâng cao kiến thức về ngành nghề họ đang theo học Ngoài ra họ còn muốn hiểu biết nhiều về tất cả các lĩnh vực, do đó họ muốn thủ thư giới thiệu cho họ những cuốn sách hay nhất, có liên quan đến nhiều vấn đề mà họ quan tâm Bên cạnh đó họ đến Trung tâm TT - TV đề giải trí sau những giờ học, giờ nghiên cứu căng thẳng, họ đọc báo, tạp chí… để cập nhật khai thác thông tin phù hợp với thực tế đang diễn ra, phục vụ cuộc sống hàng ngày HSSV thường có nhu cầu tin hiện đại

Theo điều tra thì nhóm bạn đọc đến Thư viện đọc sách:

 Từ 1 - 2 ngày/ tuần chiếm 20%

 Từ 3 - 4 ngày/ tuần chiếm 35%

 Từ 4 - 5 ngày/ tuần chiếm 30%

 Từ 5 - 6 ngày/ tuần chiếm 15%

Nhóm HSSV 85%

Nhóm cán bộ giảng dạy 10%

Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản

lý 5%

Biêu đồ minh họa nhóm NDT tại Trung tâm TT – TV

Trường ĐHLĐXH Hà Nội

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI HÀ NỘI

Trong trường học, thư viện là một cơ quan thông tin thực thụ mà chỉ ở Thư viện mới có thể đáp ứng nhu cầu thông tin cho NDT của Trường một cách đầy đủ và đa dạng nhất Hiện nay ngoài việc tiếp thu kiến thức trên giảng đường, sinh viên phải tự học, tự trang bị kiến thức cho mình thông qua sách, báo, tài liệu ở thư viện Với phương thức đào tạo mới, thầy đóng vai trò là người tổ chức, hướng dẫn Sinh viên không phải ai cũng có trình độ hiểu biết sâu, rộng để có thể hiểu được bài giảng của thầy ở ngay trên giảng đường mà không cần phải có giáo trình, tài liệu tham khảo Trong khi giảng bài theo phương pháp mới, thầy chủ yếu nêu vấn đề, chỉ cho sinh viên những tài liệu cần tham khảo để phục vụ học tập Theo GS Edmund James Viện trưởng

Viện Đại học Ilinois: “Trong những cơ sở hay phòng ban của một trường đại học, không có cơ sở nào thiết yếu hơn thư viện Ngày nay không một công trình khoa học nào với giá trị đích thực mà không có sự trợ giúp của thư viện, ngoại trừ những trường hợp phi thường của những thiên tài thỉnh thoảng xảy ra trong lịch sử nhân loại, đó là những trường hợp ngoại lệ…”

Vì vậy nghiên cứu công tác tổ chức phục vụ NDT nhằm giúp người cán bộ

TT - TV nắm được nhu cầu của bạn đọc là việc làm rất cần thiết ở các thư viện nói chung và Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH nói riêng Chính vì thế mối liên quan giữa bạn đọc và vốn tài liệu của thư viện trở thành mối liên

hệ đặc biệt, gắn bó không thể tách rời

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội chủ yếu phục vụ NDT theo hình thức: cho mượn về nhà và đọc tại chỗ các ấn phẩm tài liệu có trong Trung tâm và tìm tin theo phiếu yêu cầu bằng phương pháp thủ công và tra cứu các CSDL trên máy tính

Trung tâm mở cửa phục vụ NDT buổi sáng từ từ 7h30’ đến 11h30’ Buổi chiều từ 13h30’ đến 16h30’ từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.

Riêng phòng đọc Trung tâm còn mở cửa phục vụ cả thứ ngày 7 và Chủ nhật

Như vậy có thể thấy với thời lượng phục vụ như ở trên, Trung tâm đã phần nào đáp ứng được nguyện vọng của NDT với mong muốn được học tập, nghiên cứu nhiều hơn ở Thư viện

2.1 Một số yêu cầu chung trong công tác phục vụ NDT

2.1.1 Công tác cấp thẻ bạn đọc

Công tác cấp thẻ bạn đọc tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội, do Tổ xử lý nghiệp vụ đảm nhận Công tác cấp thẻ tại Trung tâm được quy định như sau:

- Đối với NDT là sinh viên: thẻ thư viện được cấp cùng thẻ sinh viên

vào kỳ thứ nhất sau hai tuần sinh viên nhập học, được chia theo từng lớp trong trường Nếu là sinh viên hệ trung cấp thì thời hạn sử dụng thẻ là 2 năm, nêú là sinh viên hệ cao đẳng thì thời hạn sử dụng là 3 năm, nếu là sinh viên hệ đại học thì thời hạn sử dụng thẻ là 4 năm Trong suốt thời gian học tập, nếu sinh viên làm mất thẻ Thẻ sẽ được cấp lại cho sinh viên trong vòng 15 ngày Khi ra trường bắt buộc sinh viên phải làm các thủ tục với Trung tâm để xác nhận là mình không còn mượn tài liệu Thẻ được cấp miễn phí

- Đối với cán bộ trong Trường: thẻ thư viện sẽ được cấp theo phòng

làm việc và sau một tuần khi có quyết định nhận công tác, không xác định thời hạn sử dụng thẻ, thẻ được cấp miễn phí

- Đối với NDT là giáo viên trong Trường: thẻ thư viện được cấp theo

các khoa và sau một tuần khi có quyết định nhận giảng dạy, thời hạn sử dụng thẻ không xác định, thẻ được cấp miễn phí

2.1.2 Nội quy Thư viện

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội xây dựng nội quy sử dụng Thư viện với những nội dung sau:

 Quy định sử dụng Thư viện

- Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội phục vụ các đối tượng là: cán bộ, giáo viên, HSSV các hệ

- Mỗi đối tượng được cấp 01 thẻ dùng tin Cần xuất trình thẻ khi đến Thư viện Bạn đọc không cho người khác mượn thẻ Trường hợp mất thẻ, cần báo cho nơi cấp thẻ để được cấp lại

 Đối với NDT (bạn đọc) khi đến Thư viện

- Không mang vũ khí, các chất gây cháy nổ hoặc bất cứ phương tiện vật dụng cồng kềnh vào Thư viện

- Không hút thuốc lá, không sử dụng thức ăn, đồ uống, không làm mất trật tự trong Thư viện

- Không tự ý điều chỉnh, tháo dỡ thay đổi vị trí mọi vật dụng trang bị tại Thư viện

- Nghiêm cấm mọi hành vi gây thiệt hại đến tài sản và cơ sở vật chất,

kỹ thuật của Thư viện Mọi hành vi lấy cắp tư liệu, xé trang ghi chép, viết vẽ tẩy lên sách báo - tạp chí sẽ bị phạt theo quy định

 Trách nhiệm của cán bộ Thư viện

- Nhiệt tình, tận tuỵ với công việc

- Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc cho NDT

- Chấp hành đúng nội quy, quy chế của Nhà trường

 Xử lý trách nhiệm

Mọi người đến Thư viện có trách nhiệm chấp hành tốt các yêu cầu trong bản nội quy, nếu vi phạm, có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:

- Nhắc nhở, cảnh cáo

- Tạm đình chỉ quyền sử dụng thẻ

- Thu hồi thẻ

- Phạt tiền bồi thường tài liệu theo quy định của Pháp lệnh về Thư viện

- Tạm đình chỉ hoặc đình chỉ việc học tập tại trường

- Truy tố trước pháp luật

2.1.3 Hệ thống hướng dẫn bạn đọc

Để phục vụ bạn đọc có hiệu quả, nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Trung tâm TT - TV có hướng dẫn bạn đọc sử dụng hệ thống tra cứu và hướng dẫn cách mượn đọc - tài liệu trong Trung tâm như sau:

- Ký hiệu trên phích của mục lục có ý nghĩa

 M… là sách có ở kho của phòng mượn (được mượn về nhà)

 Đ… là sách có ở kho của phòng đọc (phục vụ đọc tại chỗ)

 Các con số là ký hiệu xếp kho của từng cuốn sách

 Thư viện nhận photocopy khi HSSV có yêu cầu

HƯỚNG DẪN BẠN ĐỌC

( Sử dụng các hệ thống mục lục trong Trung tâm Thông tin - Thư viện)

1 Mục lục chủ đề

Các phích được sắp xếp theo nội dung tài liệu 3 khoa của trường

- Khoa Công tác xã hội

- Khoa Kế toán

- Khoa quản trị nhân lực

2 Mục lục chữ cái tên sách

Các phích được sắp xếp trong trật tự chữ cái theo tên các loại tài liệu

HỘP PHIẾU TÊN MÔN LOẠI Ký hiệu

2.2 Phương thức tổ chức phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH

2.2.1.Bộ máy tra cứu

Đối với các cơ quan TT - TV nói chung và Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH nói riêng thì bộ máy tra cứu tin là vô cùng quan trọng và cần thiết Nó tập hợp tất cả các công cụ cho phép bạn đọc tìm đến với tài liệu hoặc thông tin có trong kho của thư viện Bộ máy tra cứu tin được coi là tấm gương phản chiếu vốn tài liệu và là cầu nồi không thể thiếu giữa NDT với kho tài liệu của thư viện, giữa NDT với cán bộ thư viện

Để tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, các phương thức tìm tin được NDT thường xuyên sử dụng là các tra cứu CSDL trên máy tính, trên mục lục truyền thống, qua thư mục thông báo sách mới Thông qua các hình thức tra cứu này sẽ giúp NDT có thể tự lựa chọn tài liệu mà mình cần và nhiều khi trong quá trình lựa chọn tài liệu giúp NDT có thể nảy sinh những nhu cầu thông tin mới

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội tổ chức cho sinh viên tra cứu theo hai hình thức: Truyền thống và hiện đại

2.2.1.1.Hệ thống tra cứu tin truyền thống

chung cho cả phòng mượn và phòng đọc, hệ thống mục lục này khá thuận tiện cho việc tra cứu của NDT, bao gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại Việc tổ chức các phích mô tả trong hệ thống mục lục tuân theo quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD áp dụng vào Việt Nam

 Mục lục chữ cái

Mục lục chữ cái ở Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH được tổ chức theo mục lục chữ cái tên sách, bao gồm:

Mục lục chữ cái tên sách tham khảo

Mục lục chữ cái tên sách giáo trình

Mục lục chữ cái tên báo cáo chuyên đề

Mục lục chữ cái tên báo cáo tốt nghiệp

Mục lục chữ cái tên báo cáo khoa học

Mục lục chữ cái tên đề tài nghiên cứu khoa học

Ngoài ra ở hộp phiếu mục lục của Trung tâm còn có 1 hộp phích giáo trình bài giảng, 2 hộp phích chuyên đề tin học và ngoại ngữ, 1 hộp phích khoa kế toán, 1 hộp phích khoa công tác xã hội, 1 hộp phích khoa quản trị nhân lực

 Mục lục phân loại

Cùng với mục lục chữ cái, mục lục phân loại là một trong những công

cụ tra cứu tin thông dụng nhất trong Thư viện vì hiện tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH chưa tiến hành tổ chức kho mở

Trung tâm đã xây dựng mục lục phân loại dựa trên bảng phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp (bảng 19 lớp) do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn

Mục lục phân loại của Trung tâm bao gồm:

Mục lục phân loại sách tham khảo

Mục lục phân loại sách giáo trình

Mục lục phân loại báo cáo chuyên đề

Mục lục phân loại báo cáo tốt nghiệp

Mục lục phân loại báo cáo khoa học

Mục lục phân loại đề tài nghiên cứu khoa học

Đối với tạp chí Trung tâm không tiến hành xây dựng mục lục phân loại

 Mục lục chủ đề

Mục lục chủ đề được tập hợp theo thứ tự chữ cái các chủ đề Bên trong chủ đề thì phích sách được sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả hoặc tên sách Trong mục lục chủ đề các chủ đề được coi ngang nhau và sắp xếp theo chữ cái từng chủ đề một

Tìm một tài liệu trong mục lục chủ đề không cần biết đến bảng phân loại, chỉ cần biết chủ đề thì đã tìm ngay ra các tài liệu về chủ đề mình cần

Tìm tài liệu theo chủ đề chi tiết hơn so với việc tìm tài liệu theo bảng phân loại

2.2.1.2 Hệ thống tra cứu tin hiện đại

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã đem lại những thành tựu to lớn trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

Công nghệ thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động TT

- TV nó góp phần vào quá trình tin học hoá các công tác từ xử lý kỹ thuật tài liệu đến phục vụ NDT, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan TT - TV Việc ứng dụng công nghệ tin học sẽ tiết kiệm được thời gian công sức của cán bộ thư viện, bên cạnh đó còn giúp NDT nhận được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng các thông tin mình cần từ các nguồn khác nhau, tiết kiệm được thời gian công sức khi tìm kiếm, khai thác các nguồn tin… Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Lao động - Thương binh xã hội và Đảng uỷ Ban giám hiệu Trường ĐHLĐXH, Trung tâm TT - TV đã được đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin một cách kịp thời đáp ứng yêu cầu đổi mới của sự nghiệp thư viện và nhu cầu của đông đảo HSSV và NDT Trong điều kiện hiện nay Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH đang từng bước ứng dụng công nghệ tin học Hiện nay phòng tra cứu của Trung tâm được trang bị 02 máy tính phục vụ cho công tác tìm tin tra cứu

Tra cứu hiện đại (tra cứu điện tử) là tra cứu trên máy theo các chủ đề như: tác giả, nhan đề, từ khoá là cũng có thể tìm được tài liệu mình cần

Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm Smilib được đặt viết bởi công ty CMC Phần mềm thư viện Smilib được thiết kế với giao diện tiếng Việt thân thiện hướng tới người sử dụng, nó kế thừa và phát triển những yếu

tố truyền thống đặc thù của thư viện vừa và nhỏ Smilib cho phép các cán bộ thư viện xử lý các thao tác nghiệp vụ theo quy chuẩn của thư vịên Quốc gia Việt Nam, đồng thời việc nhập dữ liệu theo chuẩn MARRC và hiển thị đồng thời hai dạng ISBD và MARC 21 theo chuẩn quốc tế mà tất cả các thư viện ở Việt Nam đều phải áp dụng

Phần mềm này là công cụ tìm kiếm và tra cứu qua mạng LAN, WAN

và Internet cho phép xem nội dung tài liệu từ xa Khi sử dụng phần mềm này trung tâm đã tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu sách gồm 8674 biểu ghi Cơ sở

dữ liệu sách phản ánh toàn bộ kho sách có trong thư viện bao gồm sách giáo trình, tài liệu tham khảo thuộc các chuyên ngành đào tạo của trường, sách giải trí…

 Chương trình Simlib có những tính năng nổi bật sau:

- Có đầy đủ các tính năng phục vụ cho thư viện vừa và nhỏ

- Áp dụng các công nghệ hiện đại vào lĩnh vực quản trị thư viện truyền thống, biến thư viện thực sự trở thành trung tâm thông tin

- Dễ sử dụng và dễ quản trị

- Công cụ tìm kiếm và tra cứu qua mạng LAN, WAN và Internet

- Cho phép xem nội dung tài liệu (ảnh, nhạc, phim, văn bản) từ xa

- Hỗ trợ ngôn ngữ ( Unicode)

- Biên mục thuận tiện, linh hoạt theo tiêu chuẩn MARC 21, hiển thị dưới dạng MARC 21 hoặc ISBD

- Tích hợp mã vạch nhằm hỗ trợ lưu thông, quản lý NDT, biên mục

- Sử dụng tất cả các khung phân loại hiện có

- Nhập biểu ghi theo MARC 21, CDS/ISIS

 Hướng dẫn bạn đọc sử dụng

Sau khi khởi động chương trình phần mềm, màn hình sẽ hiển thị các yếu tố giúp bạn đọc có thể tra tìm tài liệu một trong các cách sau:

Theo tên tài liệu (Nếu bạn biết chính xác tên của cuốn sách cần tìm) Theo tác giả tài liệu ( Khi bạn biết chính xác tên tác giả cuốn sách) Theo từ khoá

Khi bạn không biết chính xác một yếu tố nào, thì cách tra tìm dễ dàng nhất là tra theo từ khoá

Trước hết, nháy chuột vào ô vuông tương ứng () Ví dụ từ khoá Tin

học, hay Nguồn nhân lực, sau đó nhấp chuột vào ô tìm kiếm, tức thì tất cả

các sách có trong thư viện liên quan đến từ khoá Tin học, hoặc Nguồn nhân

lực sẽ hiện ra trên màn hình cho bạn lựa chọn Nếu muốn xem chi tiết một

cuốn cụ thể, bạn nháy chuột trực tiếp vào cuốn sách cần mượn trên màn hình

* Lưu ý: Để tăng thêm độ chính xác trong khi tìm, bạn đọc có thể

thêm dấu phần trăm (%) vào trước thuật ngữ tìm kiếm

- Theo từ khoá:

Kết quả thu được như sau:

- Theo tên tên tài liệu:

Kết quả thu được như sau:

- Theo tên tác giả:

Kết quả thu được như sau:

Ngoài ra bạn đọc có thể tra cứu tài liệu theo các tiêu chí khác như: năm xuất bản, nhà xuất bản…

2.2.2 Hoạt động phục vụ người dùng tin tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội

Hoạt động phục vụ NDT là mục đích hướng tới của bất kỳ cơ quan

TT - TV nào, hiệu quả hoạt động phục vụ đánh giá toàn bộ hoạt động của cơ quan TT - TV từ hoạt động bổ sung, xử lý, tổ chức sắp xếp tài liệu Hoạt động phục vụ là tấm gương phản ánh đầy đủ và rõ rệt nhất trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ trong tổ chức các hoạt động của cơ quan Hoạt động phục vụ NDT là hoạt động của tổ phục vụ được Trung tâm quan tâm và đánh giá rất cao

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội là một trung tâm mới, được đầu tư nhiều về trang thiết bị cơ sở vật chất Nhiều khâu trong Trung tâm TT - TV sử dụng theo phương pháp hiện đại Phục vụ tài liệu là hình thức phục vụ cơ bản nhất nhằm tạo cho NDT tiếp cận tối ưu đến các tài liệu

có trong Trung tâm và giúp họ sử dụng được các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình Hiện nay Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH Hà Nội phục vụ với các hình thức sau: Phục vụ tại chỗ, cho mượn về nhà, cung cấp các bản sao

Phục vụ tại chỗ: là hình thức phục vụ chủ yếu, là bộ mặt đồng thời là

thế mạnh của Trung tâm TT - TV Trường.Phục vụ tại chỗ chiếm tới gần 70% trong các hình thức phục vụ của Trung tâm, phục vụ tại chỗ thông qua hệ thống các phòng phục vụ sau:

Cho mượn về nhà: song song với hình thức phục vụ tại chỗ, hình

thức cho mượn tài liệu về nhà là hình thức không thể thiếu được của Trung tâm Hình thức này giúp thoả mãn nhu cầu cho những đối tượng bạn đọc không có điều kiện đến Thư viện đọc trong giờ hành chinh hoặc không có thời gian đọc ở Thư viện

Hình thức phục vụ cho mượn về nhà thông qua phòng mượn giáo trình và tài liệu tham khảo NDT được mượn sách về nhà một lần mượn tối đa

là 3 quyển trong vòng 7 ngày

Ngoài ra Trung tâm TT - TV còn cung cấp các bản sao tài liệu

Cung cấp bản sao tài liệu: khi HSSV đến đọc tài liệu tại các phòng

phục vụ của Trung tâm, nếu có nhu cầu photo tài liệu, họ đánh dấu những trang mình cần rồi đặt photocopy qua thủ thư tại phòng đó Thủ thư sẽ mang tài liệu sang phòng xử lý nghiệp vụ sao chụp để phục vụ NDT Với hình thức phục vụ này NDT sẽ không mất nhiều thời gian đọc tài liệu tại chỗ mà có ngay bản sao tài liệu mà mình cần

Trung tâm TT - TV Trường ĐHLĐXH tổ chức phục vụ NDT trong Thư viện thông qua một hệ thống các phòng phục vụ sau:

Hình thức phục vụ này được sinh viên sử dụng khá phổ biến vì nó tiện dụng và giúp họ có thời gian để nghiên cứu tài liệu sâu hơn Chính vì vậy hình thức cho mượn về nhà là một điều kiện thuận lợi đối với họ

Ở đây, cho phép bạn đọc được mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định, bao gồm hai loại tài liệu: Sách giáo trình và tài liệu tham khảo Phục vụ cho mượn về nhà tạo điều kiện cho bạn đọc chủ động về thời gian, địa điểm nghiên cứu Đối với tài liệu là giáo trình các môn học cơ bản, thời hạn mượn là 1 học kỳ Các tài liệu tham khảo liên quan đến môn học trong chương trình giảng dạy của nhà trường và các tài liệu tham khảo khác, thời hạn mượn là một tuần và mỗi sinh viên chỉ được mượn 3 đầu sách trong một lần mượn Tất cả những tài liệu trả muộn so với quy định đều được coi là quá hạn và bị phạt

Thời gian phục vụ của Phòng mượn được tiến hành theo giờ hành chính 5 ngày/ 1 tuần, và 8h/ 1 ngày (trừ ngày lễ, Tết) Ngoài ra Phòng mượn còn phục vụ mượn - trả thêm giờ từ 17h - 20h30’ đối với các lớp tại chức, liên thông học buổi tối vào tối thứ 3 và thứ 5 hàng tuần

Phòng mượn do 02 cán bộ phụ trách, kho sách của Phòng mượn là

25.126 đầu sách được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt và có ký hiệu là (M)

cho Phòng mượn

Phòng mượn chủ yếu cho mượn các tài liệu tham khảo như: Sách chính trị - xã hội, các tài liệu liên quan đến chuyên ngành, sách tham khảo các môn học… Đối tượng phục vụ của Phòng mượn là toàn bộ các cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, công nhân viên và toàn bộ sinh viên các khoa từ hệ trung cấp đến đại học của nhà trường

Để phục vụ NDT tại Phòng mượn thủ thư phải tiến hành những công việc chủ yếu sau: Sắp xếp phiếu yêu cầu, phục vụ bạn đọc, quản lý việc mượn

- trả, phạt sách quá hạn…

Kho mượn của Trung tâm được tổ chức theo hình thức kho đóng, nhưng số lượng bạn đọc đến mượn tài liệu là rất đông Vì thế mà Trung tâm