tieu luan về quản lý tri thức tại đơn vị

Quản lý tri thức dựa trên mô hình SECI, áp dụng tại đơn vị. Mô hình SECI của Nonaka được ứng dụng rộng rãi trên thế giới. Tuy nhiên, quản lý tri thức hiện còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Tiểu luận này, trình bày tổng quan về quản lý tri thức, một số mô hình quản lý tri thức, phân tích sâu hơn về mô hình SECI và minh chứng vận dụng tại 1 đơn vị.

I Sơ lược về quản lý tri thức

1.1 Khái niệm

- Quản lý tri thức:

Từ góc nhìn kinh doanh:

QLTT là một hoạt động kinh doanh với 2 khía cạnh chính: xem tri thức như

là quan tâm chính, thể hiện ở chiến lược, chính sách, và thực tế kinh doanh ở mọi cấp độ của tổ chức; và thiết lập kết nối giữa tài sản trí tuệ của tổ chức với kết quả hoạt động kinh doanh (Barclay & Murray, 1997)

Từ góc nhìn của khoa học nhận thức:

Tri thức - tầm nhìn, hiểu biết, và kinh nghiệm mà chúng ta sở hữu - là tài nguyên căn bản giúp ta có thể hoạt động một cách thông minh Tri thức tích lũy có thể chuyển giao, nếu được sử dụng hợp lý, sẽ làm tăng hiệu quả, và tạo ra sự thông minh của cá nhân/tổ chức (Wiig, 1993, pp 38–39)

Từ góc nhìn công nghệ:

QLTT là khái niệm gắn liền với hệ thống thông tin, mà nhờ đó thông tin được chuyển thành tri thức hành động và được chuyển giao nhanh chóng dưới dạng sử dụng được đến những người đang cần (Information Week, 9/2003)

1.2 Phân loại quản trị tri thức

Góc nhìn kinh doanh

Tập trung vào tại sao, ở đâu và đến mức độ nào tổ chức phải đầu từ vào tri thức Các chiến lược, sản phẩm và dịch vụ, đồng minh, sáp nhập, rút vốn… cần được xem xét từ góc nhìn liên quan tới tri thức

Góc nhìn quản trị

Tập trung vào việc xác định, tổ chức, định hướng, thúc đẩy, và theo dõi các hoạt động liên quan tới tri thức cần thiết cho việc đạt được các mục tiêu và chiến lược kinh doanh

Góc nhìn vận hành

Tập trung vào việc áp dụng chuyên môn để giải quyết các công việc và nhiệm vụ liên quan đến trị thức

1.3 Một số mô hình

» Mô hình vòng xoắn sáng tạo tri thức của Nonaka & Takeuchi (1995)

Việc chia sẻ và sử dụng tri thức xảy ra trong vòng xoắn tri thức, nó bắt đầu

từ cấp độ cá nhân, và di chuyển dần lên các mức độ cao hơn thông qua việc mở rộng cộng đồng tương tác, đến mức nhóm, liên phòng ban và mức tổ chức Những điều kiện hỗ trợ cho việc tạo ra tri thức tổ chức:

Chủ động

Tự trị

Sự hỗn độn sáng tạo

Sự trùng lắp

Sự thay đổi bắt buộc

Hình 1.1 Mô hình vòng xoắn sáng tạo tri thức

(Nguồn: Nonaka & Takeuchi, 1995)

» Mô hình QLTT của Choo

Mô hình này nhấn mạnh đến việc cảm nhận, tạo ra tri thức (dựa trên Nonaka

& Takeuchi, 1995) và ra quyết định (dựa trên suy luận ràng buộc của Simon, 1957) Mỗi bước đều có 1 động cơ và bẫy kích hoạt từ bên ngoài

Hình 1.2 Mô hình quản lý tri thức của Choo

(Nguồn: Choo, 1998)

» Mô hình của Wiig về xây dựng mạng tri thức

Mô hình áp dụng các nguyên tắc sau: để tri thức trở nên hữu ích và có giá trị,

nó phải được tổ chức Tri thức cần được tổ chức trong 1 mạng ngữ nghĩa, và có thể truy xuất sử dụng các lộ trình ngữ nghĩa khác nhau Một số chiều kích hữu dụng của mô hình QLTT Wiig là: (1) sự hoàn chỉnh, (2) sự liên kết, (3) sự tương thích,

và (4) mục tiêu và góc nhìn

Hình 1.3 Mô hình Wiig về xây dựng mạng tri thức

(Nguồn: Wiig, 1993)

» Mô hình QLTT Munich của Reinmann-Rothmeier

Mô hình này so sánh tri thức như là nước, có thể tồn tại ở 3 dạng rắn (tri thức hiện), lỏng (tri thức quy trình) và khí (tri thức ẩn) Có 4 tiến trình tri thức khác nhau: biểu diễn tri thức, sử dụng tri thức, truyền thông tri thức và phát sinh tri thức

Hình 1.4 Mô hình quản lý tri thức Munich

(Nguồn: Reinmann-Rothmeier, 2001)

» Mô hình hệ thống tương thích phức tạp

Mô hình này xem tổ chức như là một thực thể sống QLTT là quá trình chọn lọc và tiến hóa của tổ chức để trở nên thông minh hơn Các hệ thống tương thích phức tạp bao gồm nhiều cơ quan độc lập, tương tác cục bộ với nhau, làm phát sinh những hiện tượng tương thích phức tạp Những tiến trình chính trong mô hình: Hiểu biết,Tạo ra ý tưởng mới, Giải quyết vấn đề, Ra quyết định, Hành động để đạt được kết quả mong muốn

Hình 1.5 Mô hình hệ thống tương thích phức tạp

(Nguồn: Beer, 1981)

1.4 Thuyết quản lý tri thức Nonaka

Giáo sư Nonaka bắt đầu sự nghiệp nghiên cứu về quản trị từ những công trình nghiên cứu về phát minh (innovation) Những công trình nghiên cứu về quản trị tri thức của ông và đồng sự bắt đầu gây tiếng vang từ đầu những năm 1990s, đặc

biệt từ khi cuốn sách Công ty Sáng tạo Tri thức ra đời vào năm 1995 Những đóng góp của Giáo sư Nonaka và đồng sự đề cập đến nhiều góc độ trong quản trị tri thức, trong đó một trong những nội dung nổi bật là về quá trình sáng tạo và chia sẻ tri thức

Qua nhiều năm, Nonaka cùng các cộng sự đã phát triển nghiên cứu của họ trở thành một lý thuyết rộng hơn về sáng tạo tri thức tổ chức Nonaka và Takeuchi (1995) giới thiệu mô hình SECI về sáng tạo tri thức bao gồm 4 quá trình: Giao tiếp

xã hội (Socialization), Ngoại hóa (Extemalization), Kết hợp (Combination), và Nội hóa (Internalization)

Trong mô hình SECI, Nonaka đề cập tới hai loại tri thức là tri thức ngầm và tri thức hiện

Tri thức ngầm (tacit knowledge): Có được và ẩn chứa trong kinh nghiệm

của từng cá nhân, mang tính chủ quan, bao gồm những hiểu biết riêng thấu đáo, trực giác, linh cảm, kỹ năng, Khó trao đổi hoặc chia sẻ với người khác Chỉ có thể học được từ người khác nhờ quan hệ gần gũi trong một khoảng thời gian nào đó

Nhận thức

* Niềm tin

* Quan niệm

* Trực giác

* Mô hình ẩn dụ

Kỹ thuật

* Ngón nghề (craft)

* Bí quyết (know-how)

Tri thức hiện (explicit knowledge)

Diễn đạt bằng ngôn ngữ hình thức, dễ trao đổi giữa các cá nhân Có thể biểu diễn bằng các công thức khoa học, các thủ tục tường minh, hoặc nhiều cách khác

Bao gồm thông tin, dữ liệu, sách báo, văn bản, tài liệu đã được hệ thống bằng nhiều phương tiện

Tiếp cận lý thuyết

Cách giải quyết vấn đề

Tài liệu

Cơ sở dữ liệu

Cơ sở tri thức

Bốn quá trình trong mô hình SECI

- Quá trình giao tiếp xã hội (Socialization): đề cập đến việc chia sẻ tri thức

ẩn (tacit knowledge) giữa các cá nhân Nonaka và Konno (1998) nhấn mạnh rằng tri thức ẩn được trao đổi nhiều hơn thông qua các hoạt động giao tiếp xã hội thay vì những chỉ dẫn bằng yêu cầu hoặc lời nói Trong thực tế, quá trình giao tiếp xã hội liên quan đến việc nắm bắt các tri thức ẩn thông qua trạng thái vật chất Nói cách khác, quá trình tiếp nhận tri thức ẩn được hỗ trợ chủ yếu thông qua các tương tác

trực triếp

- Quá trình ngoại hóa (Externalization): đề cập đến việc chuyển đổi tri

thức ẩn thành tri thức dễ nhận biết (explicit knowledge) Quá trình này đòi hỏi các tri thức ẩn phải được diễn đạt và chuyển đổi sang các dạng thức có thể tiếp cận và hiểu Quá trình ngoại hóa được hỗ trợ bằng 2 nhân tố chính: - Thứ nhất: Sự biểu đạt của tri thức ẩn- diễn đạt ý tưởng của một ai đó thành ngôn từ, khái niệm, ngôn ngữ biểu trưng và các yếu tố hữu hình; - Thứ hai: chuyển đổi tri thức của đối tác (v.d: khách hàng, nhà cung cấp) thành những dạng thức có thể hiểu được

- Quá trình kết hợp (Combination): Quá trình này liên quan đến việc

chuyển đổi các tri thức dễ nhận biết thành tập hợp các tri thức dễ nhận biết phức tạp hơn Việc chuyển đổi này dựa vào ba quá trình: i) nắm bắt tri thức dễ nhận biết mới và tích hợp với các tri thức hiện có Quá trình này có thể được thực hiện bằng việc thu thập thêm số liệu và kết hợp chúng với các số liệu tổ chức đã có; ii) phổ

biến các tri thức mới thông qua các buổi họp hoặc thuyết trình; iii) Hiệu chỉnh những tri thức dễ nhận biết giúp tăng tính khả dụng và dễ hiểu

- Quá trình nội hóa (Internationalization): quá trình này còn được gọi là

quá trình tiếp thu, đề cập đến việc chuyển đổi những tri thức hiện mới thành tri thức ẩn của một ai đó Quá trình này liên quan nhiều đến việc tìm kiếm các tri thức

có liên quan trong tập hợp tri thức của tổ chức và có thể được thực hiện thông qua các hình thức học qua thực tế, đào tạo và rèn luyện

Hình 1.6 Mô hình SECI

(Nguồn: Nonaka I, Konno N, 1998)

II Quản lý tri thức tại Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh

2.1 Đôi nét về trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh

Trường Đại học Dân lập Ngoại ngữ - Tin học TP Hồ Chí Minh tọa lạc tại địa chỉ: 155 Sư Vạn Hanh, Phường 13, Quận 10, Tp Hồ Chí Minh Trường được thành lập ngày 26-10-1994 theo quyết định số 616/TTg của Thủ tướng Chính phủ Tiền thân của Trường là Trường Ngoại ngữ và Tin học Sài Gòn (1992) Tại Quyết định số 1757/QĐ-TTg ngày 15-10-2015 của Thủ tướng Chính phủ cho phép chuyển đổi loại hình trường ĐH Ngoại ngữ - Tin học TP Hồ Chí Minh (HUFLIT)

từ loại hình trường ĐH dân lập sang loại hình trường ĐH tư thục

Gần 25 năm qua, bằng sự nỗ lực của tập thể sư phạm nhà trường, HUFLIT

đã trở thành trường đại học ngoài công lập được xã hội đánh giá cao về chất lượng đào tạo Trường đã thiết lập nhiều mối quan hệ quốc tế với các trường đại học trong khu vực và thế giới Bên cạnh đó, Trường đã đóng góp tích cực, hiệu quả vào

sự nghiệp xã hội hóa giáo dục, công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế - văn hóa đất nước Trường có 08 Khoa, 02 Bộ môn, 04 Phòng, 03 Ban, 01 Thư viện và 03 Trung tâm trực thuộc với gần 180 CBNV và hơn 400 giảng viên giảng dạy tại Trường

2.2 Quản lý tri thức tại trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh

Mô hình SECI mô tả 4 giai đoạn của quá trình lưu thông và tạo dụng tri thức trong tổ chức Ở giai đoạn Socialization (xã hội hóa, cộng đồng hóa), tri thức chuyển giao giữa các cá nhân (ẩn – ẩn) Các cá nhân (I) là nhân vật trung tâm Quá trình này diễn ra khi các họ tương tác với nhau trong bất kỳ hoàn cảnh nào, ví dụ on-job-training Theo lẽ tự nhiên, tương tác hay xảy ra ở các nhóm có quan hệ gần,

ví dụ cùng một đơn vị hay cùng một trụ sở, do đó tổ chức nên tạo thêm các "Ba" (môi trường trao đổi tri thức) để những người ít gặp nhau cũng có cơ hội giao lưu:

ví dụ tạo những dự án liên bộ phận, hay đơn giản là bố trí một số khu vực uống nước trong tòa nhà, nơi những người chưa quen biết sẽ tình cờ gặp nhau Thậm chí

có thể “vô tình” bố trí thêm vài cái bảng, biết đâu họ hứng chí sẽ chia sẻ với nhau

gì đó Vì thế mà ở nhiều công ty, việc bố trí văn phòng là việc của Nhân sự – bộ

phận chịu trách nhiệm về học tập Đánh giá hiệu quả của giai đoạn này có thể thông qua quan sát, khảo sát nhân viên về tần suất trao đổi liên quan đến công việc

Ở HUFLIT, quá trình này được làm tốt, một phần vì đây là môi trường sư phạm, phần vì tại các khoa và các phòng ban luôn có văn phòng chung để các cán

bộ, giảng viên họp, nghỉ ngơi và trao đổi chuyên môn Tri thức ẩn không chỉ được lưu thông qua các cuộc trao đổi trực tiếp giữa các cán bộ, giảng viên hàng ngày.

Mà còn thông qua việc trao đổi trực tiếp giữa cán bộ giảng viên với sinh viên, và giữa cán bộ giảng viên, sinh viên trong trường với các chuyên gia, các nhà quản lý doanh nghiệp tại các cuộc tọa đàm, giao lưu trực tiếp do nhà trường tổ chức.

Ở giai đoạn tiếp theo, Externalization (Ngoại hóa), các cá nhân trao đổi với nhau trong những nhóm có một mục tiêu chung nào đó, ví dụ trong một cuộc họp

dự án, hội thảo, diễn đàn online Tri thức sẽ được các cá nhân thể hiện ra, bằng hình ảnh và chữ viết, do đó nó chuyển từ ẩn sang hiện Tri thức hiện thu được là toàn bộ các văn bản sinh ra trong quá trình Để việc này xảy ra thường xuyên, tổ chức tạo môi trường, ví dụ xây dựng online forum, và khuyến khích các đơn vị tổ chức các hội thảo chuyên môn Đo đạc hiệu quả của giai đoạn này có thể bằng việc đếm các loại hội thảo, họp hành

Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh đã tạo ra rất nhiều hoạt động bổ ích liên quan đến khoa học như: hoạt động họp nhóm chuyên môn thường xuyên, hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên, hoạt động sinh viên nghiên cứu khoa học, phát hành tạp chí, tổ chức hội thảo, Cụ thể: Trường đã ban hành quy định về việc cử và hỗ trợ kinh phí cho cán bộ, giảng viên tham dự Hội thảo trong và ngoài nước, tạo nhiều điều kiện cho cán bộ, giảng viên Nhà trường phát huy khả năng nghiên cứu, cũng như giao lưu học hỏi kinh nghiệm khoa học với các trường bạn Ngày 22/01/2016, Trường đã tổ chức thành công Tọa đàm quốc tế “Sự chuẩn bị và đón đầu xu thế của giáo dục đại học khi Việt Nam gia nhập Cộng đồng Kinh tế ASEAN” với sự tham dự của các Tổng Lãnh sự, Lãnh sự,

Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp các nước ASEAN tại Việt Nam, Hội Hữu nghị Việt Nam – Đông Nam Á và các chuyên gia, nhà khoa học hàng đầu trong và ngoài nước, được công luận đánh giá cao và tạo dấu ấn mạnh mẽ trên diễn đàn NCKH.

Hoạt động NCKH trong giảng viên diễn ra sôi nổi thông qua các Hội thảo khoa học cấp Trường và cấp Khoa với những đề tài thiết thực, trực tiếp phục vụ cho việc nâng cao chất lượng hoạt động dạy và học của Nhà trường Bên cạnh đó, Nhà trường cũng đã tổ chức các Hội thảo bàn về những vấn đề xoay quanh TPP, FTA, AEC … đều là những vấn đề thời sự kinh tế - xã hội được đông đảo cán bộ, giảng viên và sinh viên quan tâm Về hoạt động NCKH sinh viên, định kỳ Nhà trường tổ chức xét, đánh giá đề tài NCKH sinh viên cấp Trường Và thông qua đó chọn những đề tài có chất lượng gửi tham dự Giải thưởng sinh viên NCKH Eureka

do Thành Đoàn TP.HCM phối hợp với Đại học quốc gia TP.HCM tổ chức Ngoài

ra, Trường đã nhận được giấy phép phát hành Tạp chí và mã số ISSN cho Tạp chí Đây là diễn đàn NCKH với các nhà khoa học uy tín, hàng đầu trong và ngoài nước, góp phần lớn khẳng định chất lượng hoạt động NCKH của Nhà trường Chính những hoạt động trên đã tạo ra môi trường thuận lợi để quá trình ngoại hóa được diễn ra thuận lợi.

Ở giai đoạn Combination (Kết hợp), tri thức hiện được tạo ra ở giai đoạn trước sẽ được xử lý, kết hợp, hệ thống hóa thành tri thức chung của toàn tổ chức,

và sẽ được phổ biến trong toàn tổ chức Nhân vật trung tâm của giai đoạn này là Tổ chức, do đó chỉ có “chính quyền” mới làm được việc kết hợp Ví dụ ở giai đoạn trước, một hội thảo về chất lượng đã thu thập được các ý kiến cải tiến, thì ở giai đoạn này, Phòng ban Chất lượng sẽ cập nhật quy trình dựa trên các ý kiến đó Càng

ở mức cao, tri thức đầu ra càng có ảnh hưởng lớn và mất thời gian xem xét quyết định, cho nên có thể phân tầng các tài liệu hệ thống để tăng tốc độ cập nhật Có thể

đo đạc quá trình này thông qua số văn bản được cập nhật và nguyên nhân, cũng như lượng nội dung đào tạo được tạo ra cho giai đoạn sau

Ở trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh, việc này phụ thuộc vào lãnh đạo, hội đồng tư vấn, ban Đảm bảo chất lượng và thanh tra giáo dục Các cải tiến chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của lãnh đạo Thường lãnh đạo yêu cầu khi vấn đề đã nghiêm trọng, do đó nếu tận dụng được tri thức từ các hội nghị, hội thảo như đã nói ở trên thì sẽ tốt hơn, vì như thế mới bảo đảm được tính nhất quán giữa quy định và thực tế Hàng năm trường có tổ chức cuộc họp đại hội cán bộ công nhân viên, nhằm mục đích tiếp thu những ý kiến đóng góp của cán bộ giảng viên để nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như giải quyết những bất cập trong công việc của cán bộ, giảng viên Và đặc biệt, khi hoạch định chiến lược phát triển cho từng giai đoạn, trường đã tổ chức phát phiếu đóng góp ý kiến tới toàn thể cán

bộ giảng viên Những ý kiến đòng góp đó sẽ được Hội đồng tư vấn, Ban Giám hiệu, Hội đồng quản trị tham khảo, chọn lọc, tiếp thu và đưa vào dự thảo chiến lược phát triển của trường.

Các công việc chủ yếu trong giai đoạn này bao gồm: mô hình hóa, tạo mẫu, giao tiếp và chia sẻ kiến thức hiện, chỉnh sửa hệ thống kiến thức hiện Tuy nhiên, trong giai đoạn này, việc mô hình hóa tại trường còn khá hạn chế Việc mô hình hóa chủ yếu được triển khai trong hoạt động giảng dạy tại các phòng thực hành như: phòng Trung Quốc học, Nhật Bản học, Hàn Quốc học, phòng luyện âm, thực hành sư phạm, phòng thực hành vi tính kết nối internet, phòng thực hành bàn, phòng thực hành bếp, phòng buồng, phòng pha chế, phòng mô phỏng Còn trong công tác hành chính, việc mô hình hóa hoàn toàn không có Các công việc còn lại trong giai đoạn kết hợp gồm: giao tiếp, chia sẻ kiến thức hiện, chỉnh sửa hệ thống kiến thức hiện được nhà trường thực hiện tốt và thường xuyên thông qua các mẫu văn bản được chia sẻ trên trang website của nhà trường và các gruop của các phòng, ban, khoa.