Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở việt nam

Một trong các lĩnh vực quan trọng của hoạt động khoa học và công nghệ là lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ mà sản phẩm là nguồn tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình ngh

NISO National Information Standards Organization (Tổ chức

Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia , Hoa Kỳ)

NSNN Ngân sách nhà nước

NTIS National Technical Information Service (Dịch vụ Thông

tin Kỹ thuật Quốc gia, Hoa Kỳ)

OECD Organization for Economic Co-operation and

Development (Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế)

QLNN Quản lý nhà nước

UNESCO United Nations Education, Science and Culture

Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá của Liên Hiệp Quốc)

VNTIC Vserossiskii Nauchno-Tekhnicheskii Informacionnyi Centr

(Trung tâm Thông tin Khoa học-Kỹ thuật toàn Nga)

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 3

2 Mục đích nghiên cứu của khóa luận 4

3 Đối tượng nghiên cứu 4

4 Cơ sở lý luận của đề tài 4

6 Bố cục 5

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ 6

1.1 Một số khái niệm liên quan 6

1.1.2 Khái niệm nghiên cứu và phát triển 6

1.1.3 Một số khái niệm liên quan đến nhiệm vụ khoa học và công nghệ 8

1.1.4 Khái niệm kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ 12

1.2 Vai trò và nội dung thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu 15

1.2.1 Vai trò của thông tin về đề tài 15

1.2.2 Vai trò của thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu 18

1.2.3 Các nội dung chủ yếu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu 19

1.3 Tìm hiểu kinh nghiệm quốc tế trong hoạt động thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu 21

1.3.1 Hoa Kỳ 21

1.3.2 Liên bang Nga 31

1.3.3 Nhật bản 33

1.3.4 Một số nước và vùng lãnh thổ khác 36

CHƯƠNG 2 HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO

CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Ở VIỆT NAM 39

2.1 Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu trước khi có Luật Khoa học và Công nghệ 39

2.1.1 Quản lý thông tin về đề tài 39

2.1.2 Quản lý thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu 42

2.2 Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu sau khi có Luật Khoa học và Công nghệ 46

2.2.1 Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài 46

2.2.2 Hiện trạng quản lý thông tin về Báo cáo kết quả nghiên cứu 47

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIÊN NGHỊ GIẢI PHÁP 55

3.1 Nhận xét 55

3.2 Kiến nghị 56

3.3 Giải pháp 56

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

PHỤ LỤC 64

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, là nền tảng và động lực cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vững đất nước Những thành tựu to lớn của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại đã và đang đẩy nhanh sự phát triển của lực lượng sản xuất, nâng cao năng suất lao động làm chuyển biến mạnh mẽ cơ cấu kinh tế của các quốc gia và làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội loài người

Một trong các lĩnh vực quan trọng của hoạt động khoa học và công nghệ

là lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ mà sản phẩm là nguồn tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ,

từ lúc bắt đầu cho tới lúc kết thúc bao gồm đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu Đây là dạng tài liệu đặc biệt mà nếu biết sử dụng nó một cách có hiệu quả thì sẽ trở thành yếu tố thiết yếu của năng lực đổi mới, là động lực cơ bản của sự phát triển.Các sản phẩm nghiên cứu khoa học cần phải được kiểm soát và tổ chức lưu giữ, sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất

Vì vậy, thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu là thiết yếu Đó

là hai thành phần chủ yếu trong thông tin NC&PT Trên thế giới, hoạt động quản

lý thông tin này diễn ra với quy mô lớn và mang lại nhiều thuận lợi Tại Việt nam, cơ sở pháp lý cũng như hiện trạng quản lý thông tin về lĩnh vực này cần được xem xét, thay đổi và phát triển rất nhiều Tìm hiểu hoạt động quản lýthông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu sẽ mang lại nhiều lợi ích và

kinh nghiệm cho Việt Nam cũng như hoạt động khoa học và công nghệ của đất nước

2 Mục đích nghiên cứu của khóa luận

- Tiếp xúc và tìm hiểu về hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu tại Việt Nam

- Học hỏi kinh nghiệm và nâng cao trình độ chuyên môn cũng như năng lực làm việc

3 Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu hai thành phần chủ yếu trong thông tin về hoạt động NC&PT bao gồm:

 Thông tin về đề tài;

 Thông tin về báo cáo kết quả thực hiện đề tài;

- Phậm vi nghiên cứu: tại Việt Nam và trên thế giới

4 Cơ sở lý luận của đề tài

Khóa luận được viết trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ thống quan điểm của Chủ nghĩa Mac – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh Ngoài ra khóa luận còn tuân thủ đúng theo các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước

về công tác thư viện, hoạt động khoa học và công nghệ, các kết quả nghiên cứu khoa học có liên quan đến đề tài

5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trng khóa luận bao gồm: phương

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN

LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ

1.1 Một số khái niệm liên quan

1.1.2 Khái niệm nghiên cứu và phát triển

Luật Khoa học và Công nghệ (KH&CN) xác định hoạt động KH&CN

bao gồm nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và phát triển công nghệ, dịch vụ KH&CN, hoạt động phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất và các hoạt động khác nhằm phát triển KH&CN

Hoạt động hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, thường gọi tắt là nghiên cứu và phát triển (sau đây viết tắt là NC&PT ), là một bộ phận trong hoạt động KH&CN Trước khi tìm hiểu về hoạt động thông tin NC&PT, chúng ta cần tìm hiểu và xác định rõ một số khái niệm liên quan đến hoạt động NC&PT

Theo Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp quốc (UNESCO – United Nations Education, Science and Culture Organisation)) và Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD - Organisation for Economic Co-operation and

Development), cụm từ NC&PT được hiểu là "hoạt động sáng tạo thực hiện một cách có hệ thống để nâng cao kho tàng tri thức, bao gồm cả tri thức của con người, văn hoá và xã hội, và sử dụng kho tàng tri thức đó để tạo ra những ứng dụng mới" [UNESCO 1984, OECD 2002] Theo các tổ chức này, thuật ngữ

NC&PT bao quát ba hoạt động: nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng và

triển khai thực nghiệm

Theo Luật KH&CN của Việt Nam, nghiên cứu khoa học là "hoạt động

phát hiện, tìm hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn Nghiên cứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng" [Quốc hội 2000] Như vậy

có thể nói, thuật ngữ nghiên cứu khoa học theo Luật KH&CN của Việt Nam bao quát khái niệm "nghiên cứu cơ bản" và "nghiên cứu ứng dụng" của UNESCO và OECD

Nghiên cứu cơ bản có thể được chia thành hai dạng con: nghiên cứu cơ

bản thuần tuý và nghiên cứu cơ bản có định hướng Nghiên cứu cơ bản thuần tuý

là nghiên cứu được tiến hành nhằm phát triển tri thức, hiểu biết mà không định hướng vào tìm kiếm lợi ích kinh tế, xã hội cụ thể hoặc hướng đến ứng dụng KQNC vào giải quyết vấn đề thực tế cụ thể nào Nghiên cứu cơ bản thuần tuý không nhằm vào việc chuyển giao kết quả cho một lĩnh vực sản xuất hoặc xã hội nào để về việc ứng dụng của tri thức đó Nghiên cứu cơ bản có định hướng là nghiên cứu cơ bản được tiến hành với hy vọng rằng nó có thể tạo ra một nền tảng tri thức mới để hình thành cơ sở cho giải pháp để giải quyết những vấn đề đã biết hoặc dự kiến xảy ra hoặc những vấn đề của tương lai

Nghiên cứu ứng dụng là hoạt động được thực hiện nhằm đạt được kiến

thức mới, chủ yếu hướng vào một mục tiêu hoặc mục đích ứng dụng cụ thể nào

đó Nghiên cứu ứng dụng được tiến hành hoặc để xác định khả năng sử dụng những phát hiện của nghiên cứu cơ bản hoặc để xác định phương pháp hoặc cách thức mới nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể được đặt ra từ trước Nghiên cứu ứng dụng bao gồm việc xem xét những hiểu biết đã có và khả năng mở rộng của các hiểu biết đó để giải quyết một vấn đề nào đó

Luật KH&CN của Việt Nam định nghĩa "Phát triển công nghệ" là hoạt

động nhằm tạo ra và hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới Phát triển công

nghệ bao gồm triển khai thực nghiệm và sản xuất thử nghiệm Triển khai thực

nghiệm là hoạt động ứng dụng KQNC khoa học để làm thực nghiệm nhằm tạo ra

công nghệ mới, sản phẩm mới Đó là hoạt động mang tính hệ thống, sử dụng cơ

sở kiến thức đã thu được từ những hoạt động nghiên cứu và/hoặc kinh nghiệm thực tế nhằm tạo ra các vật liệu mới, sản phẩm mới, phương tiện mới, quy trình mới, hệ thống mới, dịch vụ mới, v.v Trong lĩnh vực khoa học xã hội, phát triển thực nghiệm có thể được định nghĩa là quá trình chuyển giao tri thức thu nhận được từ nghiên cứu vào các chương trình hành động, bao gồm cả các dự án trình

diễn được tiến hành với mục tiêu đánh giá hoặc thử nghiệm Sản xuất thử nghiệm là hoạt động ứng dụng kết quả triển khai thực nghiệm để sản xuất thử ở

quy mô nhỏ nhằm hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới trước khi đưa vào sản xuất và đời sống

Như vậy, thuật ngữ "Nghiên cứu" là viết tắt của thuật ngữ "Nghiên cứu

khoa học" của Luật KH&CN Việt Nam, có nghĩa là bao quát hai khái niệm

"nghiên cứu cơ bản" và nghiên cứu ứng dụng" của OECD và UNESCO Thuật

ngữ "Phát triển" trong bài này là tương ứng với thuật ngữ "Phát triển công

nghệ" trong Luật KH&CN (nghĩa là bao gồm cả "triển khai thực nghiệm" và

"phát triển thử nghiệm") và tương ứng với thuật ngữ "phát triển thực nghiệm"

mà UNESCO và OECD sử dụng

1.1.3 Một số khái niệm liên quan đến nhiệm vụ khoa học và công nghệ

Thông tin về nhiệm vụ KH&CN và kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN

là một trong những nội dung của hoạt động thông tin KH&CN Nhiệm vụ KH&CN là một trong những hình thức hoạt động KH&CN Theo Nghị định

81/2002/NĐ-CP của Chính phủ, nhiệm vụ KH&CN là "những vấn đề khoa học

và công nghệ cần được giải quyết, được tổ chức thực hiện dưới hình thức đề tài,

dự án và chương trình khoa học và công nghệ" [Chính phủ 2002]

Đề tài KH&CN có nội dung chủ yếu nghiên cứu về một chủ đề KH&CN

Đề tài có thể độc lập hoặc thuộc dự án, chương trình KH&CN

Dự án KH&CN có nội dung chủ yếu tiến hành các hoạt động nghiên cứu

khoa học, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ; áp dụng, thử nghiệm các giải pháp, phương pháp, mô hình quản lý kinh tế - xã hội Dự án có thể độc lập hoặc thuộc chương trình KH&CN

Chương trình KH&CN bao gồm một nhóm các đề tài, dự án KH&CN,

được tập hợp theo một mục đích xác định nhằm thực hiện mục tiêu phát triển KH&CN cụ thể hoặc ứng dụng trong thực tiễn

Do chương trình bao gồm nhiều đề tài, dự án, nên trong thực tế khi nói về nhiệm vụ KH&CN, người ta thường đề cập chủ yếu đến đề tài và dự án

Quy trình thực hiện đề tài có sử dụng kinh phí từ NSNN gồm 7 bước cơ bản Tương ứng với các bước của quá trình thực hiện đề tài sẽ có những sản phẩm tư liệu chủ yếu được trình bày trong bảng 1

Để đề tài (có sử dụng ngân sách nhà nước) có thể được triển khai, nhất thiết phải có Thuyết minh đề tài [Bộ KH&CN 2003, Bộ KH&CN 2005, Bộ KH&CN 2007] Bản thuyết minh đề tài được phê duyệt bằng Quyết định của cấp

có thẩm quyền căn cứ vào kết quả đánh giá, thẩm định của Hội đồng xét duyệt

đề cương nghiên cứu

Từ những điều như trên, thông tin về nhiệm vụ KH&CN được hiểu là thông tin về đề tài Cụ thể hơn là thông tin về bản thuyết minh đề tài đã được phê duyệt

Bảng 1: Các sản phẩm tư liệu chủ yếu của quá trình thực hiện đề tài

TT Các bước cơ bản của

quy trình nghiên cứu

Sản phẩm tư liệu chủ yếu

1 Lựa chọn đề tài Bản đề xuất nhiệm vụ KH&CN; Đối tượng

nghiên cứu (toàn bộ hoặc một phần của đối tượng )

2 Xây dựng đề cương Bản Thuyết minh đề tài gồm các nội dung cơ

bản: tên đề tài; đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu; nội dung nghiên cứu; sản phẩm dự kiến; tiến độ, kinh phí; nhân lực tham gia nghiên cứu…

3 Phê duyệt đề cương Bản Thuyết minh được phê duyệt bằng

Quyết định của cấp có thẩm quyền căn cứ vào kết quả đánh giá, thẩm định của Hội đồng xét duyệt đề cương nghiên cứu

4 Tiến hành nghiên cứu Các sản phẩm tư liệu bao gồm:

- Báo cáo tổng thuật tài liệu nghiên cứu của

đề tài;

- Bài báo khoa học công bố kết quả của từng nội dung (hoặc chuyên đề) nghiên cứu của đề tài;

- Báo cáo tổng kết các chuyên đề nghiên cứu

của đề tài;

- Kỷ yếu hội thảo khoa học của đề tài;

- Số liệu, tư liệu điều tra cơ bản, điều tra xã hội học;

- Các sản phẩm tư liệu khác

5 Viết báo cáo tổng hợp

kết quả

- Báo cáo tổng kết đề tài (dự thảo);

- Báo cáo tóm tắt (dự thảo)

6 Đánh giá, nghiệm thu - Báo cáo tổng kết đề tài (chính thức) được

Hội đồng nghiệm thu chính thức đề tài đánh giá đạt yêu cầu trở lên hoặc được cấp có thẩm quyền ra quyết định công nhận

- Các sản phẩm trung gian ở Bước “Tiến hành nghiên cứu” (Bước 4)

7 Công bố kết quả - Bài báo khoa học công bố tổng quan về

KQNC đã được nghiệm thu chính thức;

- Sản phẩm khoa học dạng tư liệu khác (như sách, chuyên khảo, tổng luận, phim, video…): công bố từng phần hoặc toàn bộ KQNC của đề tài

1.1.4 Khái niệm kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ

Một trong những sản phẩm của nhiệm vụ KH&CN (còn có thể gọi chung

là đề tài) là báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN Báo cáo này có thể

được gọi là Báo cáo kết quả nghiên cứu (KQNC) Có thể thấy hoạt động thông

tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN là thông tin về báo cáo KQNC được giao nộp, lưu giữ Trên thực tế, sản phẩm tư liệu của KQNC rất đa dạng Một trong những loại sản phẩm đặc thù của KQNC của đề tài mà chủ thể thực hiện đề tài cần phải tạo ra là "báo cáo tổng hợp" hoặc "báo cáo tổng kết" của đề tài Đây

là dạng kết quả đặc biệt trong hoạt động thông tin KH&CN mà chúng ta cần quan tâm

Theo "Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ" ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16/3/2007 của Bộ trưởng Bộ KH&CN [Bộ KH&CN 2007], kết quả thực

hiện nhiệm vụ KH&CN được hiểu là "các tư liệu phản ánh kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN, gồm: báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, báo cáo nhánh, phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát; phiếu mô tả quy trình công nghệ và giải pháp kỹ thuật; bản đồ; bản vẽ; ảnh; băng hình, đĩa hình" Trong hoạt động

thông tin KH&CN, những loại tư liệu phản ảnh kết quả của đề tài nói như trên

thường được gọi chung là Báo cáo kết quả nghiên cứu (viết tắt là KQNC)

Theo "Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học

và công nghệ" ban hành kèm theo Quyết định 03/2007/QĐ-BKHCN của Bộ trưởng Bộ KH&CN, Báo cáo KQNC được đăng ký, giao nộp phải là báo cáo tổng kết chính thức nhiệm vụ KH&CN đã được Hội đồng nghiệm thu chính thức

đánh giá đạt yêu cầu trở lên hoặc được cấp có thẩm quyền ra quyết định công nhận [Bộ KH&CN 2004]

Trong nhiều tài liệu nước ngoài và của Việt Nam, chúng ta còn gặp một số thuật ngữ khác nhau để chỉ loại hình tài liệu báo cáo KQNC, thí dụ thuật ngữ

"báo cáo khoa học và kỹ thuật" hoặc ngắn gọn là "Báo cáo kỹ thuật"

(Technical report) Theo Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia NISO của Hoa

Kỳ, báo cáo khoa học và kỹ thuật là một tài liệu chứa/chuyển tải những kết quả

của nghiên cứu cơ bản hoặc ứng dụng và những quyết định hỗ trợ dựa trên các kết quả này Báo cáo bao gồm các thông tin cần thiết để diễn giải, áp dụng và lặp

lại các kết quả hoặc kỹ thuật của nghiên cứu [NISO 1997]

Ngoài ra, chúng ta còn gặp thuật ngữ "tài liệu xám" [Nguyễn Viết Nghĩa,

1999] Khái niệm "tài liệu xám" ( Grey Literature ) để chỉ tài liệu loại hình tài liệu không được xuất bản và phát hành bởi nhà xuất bản thương mại nhằm mục đích thương mại Khái niệm "tài liệu xám" rộng hơn khái niệm "báo cáo kỹ thuật" Tại Hội nghị về tài liệu xám tổ chức ở Luxembourg, người ta cho rằng thông tin tài liệu xám là thông tin được tạo ra ở mọi cấp độ: Chính phủ, hàn lâm, kinh doanh, công nghiệp dưới dạng thức điện tử hoặc được in nhưng không được quản lý, xuất bản hoặc phân phối bởi ngành xuất bản thương mại, nghĩa là việc xuất bản những thông tin, tài liệu không phải là chức năng hàng đầu của tổ chức tạo ra chúng (ICGL Luxembourg definition, 1997 - Expanded in New York, 2004) [Grey Literature International Steering Committee, 2009]

Theo Trần Mạnh Tuấn, tài liệu xám xác định như mọi loại hình tư liệu của tài liệu được phổ biến không phải vì mục đích thương mại [Trần Mạnh Tuấn 2006]

Thông thường tài liệu xám bao gồm:

 báo cáo kỹ thuật (Technical Reports);

 báo cáo công tác (Working Papers);

 tài liệu kinh doanh (Business Documents);

 các kỷ yếu hội nghị, hội thảo (Conference Proceedings);

 luận án, luận văn

Việc xác định và thu thập tài liệu xám đặt ra cho các cơ quan thông tin và thư viện một số khó khăn Trước hết, tài liệu xám thường thiếu hoặc không khó tìm thấy các thông tin kiểm soát thư mục chuẩn (như các thông tin về tác giả, cơ quan xuất bản, ), hình thức trình bày ấn phẩm đa dạng, không trùng với các quy định của lĩnh vực xuất bản thương mại (nhu đối với sách, tạp chí, )

Ở Việt Nam, trước đây chúng ta sử dụng thuật ngữ "tài liệu không công bố" (tiếng Anh: unpublished documents) để chỉ những loại "tài liệu xám" nói trên vì trên chúng không được xuất bản và phát hành rộng rãi theo kênh của các nhà xuất bản thương mại để phân biệt chúng với tài liệu "công bố" (published documents) là loại tài liệu được xuất bản và phát hành bởi các nhà xuất bản (như loại sách, báo, tạp chí, ) Tuy nhiên do thuật ngữ "tài liệu không công bố" dễ làm cho người ta hiểu nhầm đây là tài liệu không công khai (mật) nên gần đây người ta chuyển sang sử dụng thuật ngữ "tài liệu xám", trong một số trường hợp thuật ngữ "tài liệu không xuất bản" hoặc "tài liệu chưa xuất bản"

Qua đó, “báo cáo KQNC" là thuộc loại tài liệu xám Thuật ngữ "báo cáo KQNC" được coi là trùng hợp với thuật ngữ "báo cáo kỹ thuật" Khái niệm "tài liệu xám" là rộng hơn, bao gồm cả những dạng tài liệu khác Trong trường hợp liên quan đến thông tin về NC&PT, bản thuyết minh đề tài là một trong những loại hình tài liệu xám

1.2 Vai trò và nội dung thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu

Từ những vấn đề nêu về nhiệm vụ KH&CN, kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN, các chủ thể tham gia thực thực hiện nhiệm vụ như trên , có thể thấy những thành phần chủ yếu trong thông tin về hoạt động NC&PT bao gồm:

- Thông tin về đề tài;

- Thông tin về báo cáo kết quả thực hiện đề tài;

- Thông tin về các chủ thể thực hiện nhiệm vụ KH&CN bao gồm:

+ các nhà nghiên cứu;

+ các cơ quan chủ trì hoặc phối hợp nghiên cứu

Như vậy, về cơ bản, một hệ thống thông tin NC&PT cần bao quát các loại thông tin về các đối tượng nói trên

Ở đây, khóa luận chỉ đi sâu vào việc tìm hiểu đến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC

1.2.1 Vai trò của thông tin về đề tài

Đối với phát triển KH&CN nói riêng và phát triển KT-XH nói chung vai trò của thông tin về đề tài được thể hiện như sau:

- Tránh hiện tượng trùng lặp đề tài

Ở nước ta hiện nay hoạt động NC&PT chủ yếu được thực hiện bằng nguồn kinh phí từ NSNN và được phân bổ theo kế hoạch hoạt động KH&CN hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) Bộ KH&CN không quản lý cụ thể các nhiệm vụ KH&CN của mỗi Bộ, ngành và địa phương Căn cứ vào nhu cầu thực tế và nguồn

kinh phí được phân bổ theo kế hoạch cho việc thực hiện các đề tài, các Bộ, ngành và địa phương tự xác định các đề tài và tổ chức thực hiện Với cơ chế thực hiện đề tài như vậy, nếu không có được hệ thống thông tin thông suốt giữa các

Bộ, ngành và địa phương với nhau thì rất dễ xảy ra hiện tượng trùng lặp đề tài Như vậy, sẽ gây lãng phí NSNN và công sức của các nhà nghiên cứu Tránh được việc trùng lặp đề tài, không chỉ giúp tiết kiệm được tiền của, mà còn phát huy hiệu quả đầu tư của Nhà nước cho KH&CN, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động KH&CN

Một trong những nguồn tin quan trọng để những người có trách nhiệm xem xét, đánh giá và kết luận liệu đề tài có trùng lặp với đề tài nào đó đã thực hiện hay không, hoặc giúp cho việc lựa chọn, đề xuất nhiệm vụ KH&CN chủ yếu

là thông tin về các bản thuyết minh đề tài đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt Bản thuyết minh đề tài không chỉ đảm bảo về mặt pháp lý cho việc tiến hành đề tài mà còn cung cấp thông tin chi tiết các nội dung nghiên cứu như về đối tượng, phạm vi nghiên cứu, kinh phí nghiên cứu và kết quả dự kiến

- Tăng cường tính công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài

Tình công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài thể hiện vai trò quan trọng của thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu Tăng cường tính công khai thông tin về các đề tài đang được thực hiện không chỉ giúp các cơ quan QLNN quản lý hiệu quả nguồn vốn đầu tư cho NC&PT mà còn tạo nên sự bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN Có sự bình đẳng trong thực hiện nhiệm vụ KH&CN giúp khuyến khích lao động, nghiên cứu, thúc đẩy sự phát triển của xã hội Biện pháp hiệu quả nhất phục vụ cho việc thực hiện chủ trương này là tăng cường thông tin về các đề tài sử dụng kinh phí

từ NSNN

- Cung cấp thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài

Thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài rất quan trọng Những thông tin này không chỉ giúp các nhà quản lý trong việc đánh giá, tuyển chọn tổ chức,

cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN, mà còn giúp tạo lập liên kết giữa các tổ chức, cá nhân nghiên cứu với nhau cũng như giữa người dùng tin với các tổ chức, cá nhân nghiên cứu

- Cung cấp nguồn thông tin cập nhật

Bước 4 Trong Bảng 1 về các sản phẩm tư liệu chủ yếu của quá trình thực hiện đề tài đề tài là bước quan trọng của quy trình thực hiện đề tài và là một trong những giai đoạn tạo ra khá nhiều sản phẩm tư liệu Bao gồm các báo cáo tổng thuật tài liệu nghiên cứu; các bài báo khoa học công bố kết quả của từng nội dung (hoặc chuyên đề) nghiên cứu; báo cáo tổng kết các chuyên đề nghiên cứu;

kỷ yếu hội thảo khoa học của đề tài; số liệu, tư liệu điều tra cơ bản, điều tra xã hội học… Đây là nguồn tài liệu mang những thông tin cập nhật, rất có ích đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, giảng dạy, sản xuất-kinh doanh và cộng đồng xã hội

Tóm lại, thông tin về đề tài giúp tránh hiện tượng trùng lặp đề tài, tăng cường tính công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài, cung cấp thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài, cung cấp nguồn thông tin cập nhật Như

vậy, qua việc xem xét một số vai trò chủ yếu của thông tin về đề tài, có thể thấy

rõ sự cần thiết phải tăng cường quản lý nguồn thông tin này nhằm phát huy hiệu quả sử dụng phục vụ phát triển KT-XH của đất nước

1.2.2 Vai trò của thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu

Vai trò của thông tin về báo cáo KQNC bao gồm:

- Góp phần nâng cao hiệu quả QLNN về KH&CN

Thông tin về báo cáo KQNC là một trong các biện pháp nâng cao hiệu quả QLNN về KH&CN:

 Công khai các thông tin về báo cáo KQNC của các đề tài sử dụng kinh phí từ NSNN Qua đó củng cố niềm tin của cộng đồng nói chung và các tổ chức, cá nhân làm nhiệm vụ KH&CN nói riêng đối với hiệu quả hoạt động QLNN về KH&CN;

 Tạo điều kiện thuận lợi để nhanh chóng áp dụng KQNC vào thực tiễn cuộc sống;

 Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan QLNN về KH&CN trong việc theo dõi, đánh giá tác động của KH&CN đối với phát triển KT-XH thông qua việc thống kê, đánh giá hiệu quả áp dụng các KQNC vào thực tiễn cuộc sống

- Cung cấp thông tin về các phát hiện, sáng tạo mới – cơ sở để tạo ra các sản phẩm mới cho xã hội

Tính mới là một đặc trưng quan trọng của KQNC Tính mới của KQNC có tính chất kế thừa, một phát hiện/sáng tạo mới của một KQNC có thể là tiền đề cho những phát hiện/sáng tạo mới của một KQNC khác Một phát hiện/sáng tạo mới của một đề tài có thể là cơ sở hình thành một công nghệ mới dẫn đến sự xuất hiện của một sản phẩm mới Trên cơ sở này, hình thành các ý tưởng nghiên cứu,

cải tiến để tạo ra những phát hiện, sáng tạo mới khác Chính vì thế, thông tin về báo cáo KQNC cần được phát triển

- Đảm bảo tính kế thừa, giảm thiểu lãng phí trong nghiên NC&PT

Việc kế thừa thành quả nghiên cứu, một mặt giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm thời gian, tiền của và công sức, tránh lãng phí cho NSNN, mặt khác giúp

họ có được nguồn thông tin tham khảo có hệ thống và đảm bảo độ tin cậy Hơn nữa, kế thừa thành quả nghiên cứu cũng là gián tiếp khắc phục hiện tượng nghiên cứu trùng lặp

Để phát huy hiệu quả việc kế thừa trong NC&PT, đồng thời giảm thiểu hiện tượng nghiên cứu trùng lặp, cần phải thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác và kịp thời về các báo cáo KQNC

1.2.3 Các nội dung chủ yếu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu

Ở lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước thì quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình các cơ quan QLNN sử dụng công cụ pháp luật để điều chỉnh các hành vi liên quan đến hoạt động tạo lập, lưu giữ và sử dụng các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC với mục đích phục vụ phát triển KT-XH của đất nước

Theo quan điểm thông tin KH&CN thì quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình các cơ quan thông tin KH&CN thu thập, xử lý, lưu giữ

và phổ biến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC nhằm tạo lập nguồn tin và đáp ứng nhu cầu thông tin của cộng đồng xã hội

Tóm lại, quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình sử dụng sự hỗ trợ của công cụ pháp lý để tạo lập, thu thập, xử lý, lưu giữ và phổ

biến các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC với mục đích phục vụ phát triển KT-XH của đất nước

Mục tiêu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là tạo lập, xử lý, lưu giữ, phổ biến, kiểm soát và sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin hình thành trong quá trình thực hiện đề tài để phục vụ phát triển KT-XH của đất nước

Hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

 Chọn lọc, thu thập thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: là quá

trình tạo lập nguồn thông tin từ các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC

 Xử lý thông tin các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: là quá

trình biến đổi thông tin trong các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC thành các dạng thể hiện mới để thuận tiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến

 Lưu trữ thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: là quá trình sắp xếp,

cố định thông tin về đề tài và báo cáo KQNC và thông tin đã được xử lý trên các vật mang tin khác nhau để bảo quản, sử dụng chúng một cách tin cậy và lâu dài

 Tìm kiếm thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: Là việc tìm lại các

thông tin về đề tài và báo cáo KQNC đã đã được thu thập, xử lý, lưu trữ phục vụ cho nhu cầu QLNN về KH&CN, nhu cầu thông tin về đề tài và báo cáo KQNC của tổ chức và cá nhân

 Phổ biến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: thông tin về đề tài

và báo cáo KQNC được phổ biến cho cộng đồng bằng các phương thức và các kênh thông tin khác nhau

1.3 Tìm hiểu kinh nghiệm quốc tế trong hoạt động thông tin về đề tài

và báo cáo kết quả nghiên cứu

Ở hầu hết các quốc gia trên thế giới đều tiến hành các hoạt động NC&PT

Vì thế các nước và vùng lãnh thổ đều quan tâm xây dựng hệ thống quản lý thông tin về các đề tài và báo cáo KQNC Tuỳ theo từng nước và vùng lãnh thổ, hoạt động thông tin về các đề tài và báo cáo KQNC được triển khai theo những cách thức khác nhau

hệ thống thông tin như vậy

Hệ thống thông tin Tóm tắt Dự án Nghiên cứu và Phát triển Liên bang

Hệ thống thông tin "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên bang" (Federal R&D

Project Summaries) do Cục Thông tin KH&CN của Bộ Năng lượng Hoa Kỳ (OSTI/DOE) chủ trì phát triển [OSTI/DOE, 2009] Hệ thống này thu thập, xử lý, phổ biến và cung cấp thông tin về các dự án NC&PT mà Chính phủ Liên bang cấp kinh phí

Những thông tin cơ bản về một dự án bao gồm:

o Cơ quan/tổ chức thực hiện;

o Tên dự án;

o Tóm tắt dự án;

o Chủ nhiệm dự án/Người nghiên cứu chính (Principal investigator);

o Thời gian bắt đầu và kết thúc;

 Cục Bảo vệ Môi trường (EPA),

 Viện Y tế Quốc gia (National Institute of Health (NIH));

 Quỹ Khoa học Quốc gia (NSF),

 Cục Quản lý Doanh nghiệp nhỏ (Small Business Administration (SBA))

 Từ năm 2009 có thêm một số cơ quan khác cùng tham gia đóng góp dữ liệu như:

 Bộ Quốc phòng (Department of Defense (DoD)),

 Cơ quan Hàng không Vũ trụ Hoa Kỳ (NASA),

 Ban Nghiên cứu Giao thông (Transportation Research Board (TRB)

Đây là một hệ thống siêu dữ liệu Dữ liệu gốc nằm trong các CSDL phân tán của các thành viên Hệ thống cung cấp thông tin mô tả của trên 800.000 biểu ghi Mức độ cập nhật phụ thuộc vào việc cập nhật của các CSDL thành viên Hệ thống được thiết kế theo phương thức liên kết trực tuyến nên việc cập gần như

siêu tìm kiếm (metasearch), nghĩa là có thể tìm liên thông CSDL hoặc tìm trong từng CSDL thành viên Người dùng tin chỉ cần truy cập một nơi nhưng có thể khai thác dữ liệu của nhiều đơn vị

Có hai kiểu giao diện tìm tin:

- Giao diện tìm cơ bản (Hinh1 Phụ lục);

- Giao diện tìm nâng cao (Hình 2 Phụ lục)

Câu hỏi được gửi trực tuyến, thời gian thực đến các CSDL được lựa chọn Kết quả phù hợp với yêu cầu sẽ được gửi trực tiếp đến người dùng tin thông qua website "Federal R&D Project Summaries"

Trong giao diện tìm nâng cao, người dùng tin có thể chọn CSDL để tìm tin

Kết quả tìm tin có thể cho ra những biểu ghi với cách thức trình bày khác nhau Lý do của tình trạng này là thông tin được tích hợp từ nhiều nguồn khác nhau

Những CSDL được tích hợp vào hệ thống "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên bang" được trình bày trong bảng 2

Bảng 2 Một số CSDL tích hợp vào "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên bang"

án thuộc những lĩnh vực như khoa học năng lượng

cơ bản, vật lý, sinh học, năng lượng hoá thạch, quản

lý môi trường, sử dụng hiệu quả năng lượng, năng lượng tái tạo, v.v

CSDL nhiệm vụ nghiên

cứu của NASA (NASA

Research Task Book)

Bao gồm những dự án được NASA hỗ trợ và dự án thực hiện tại Viện Nghiên cứu Y sinh học vũ trụ Quốc gia (National Space Biomedical Research Institute (NSBRI)) Thông tin bao gồm mô tả dự án, KQNC, tác động của nghiên cứu và liệt kê những bài báo được công bố bởi các nghiên cứu do NASA

cấp kinh phí Dữ liệu có từ 2004

NIH RePORTER CSDL NIH RePORTER của Viện Y tế quốc gia

(NIH) bao gồm những dự án/đề tài y sinh học do Chính phủ liên bang và NIH cấp kinh phí, thực hiện tại các trường đại học, bệnh viện và các viện nghiên cứu từ 25 năm trở đây

CSDL Tóm tắt Dự án

được Tài trợ của Quỹ

Khoa học Quốc gia (NSF

Award Abstracts

Database)

Cung cấp thông tin về các đề tài/dự án nghiên cứu

do NSF cấp kinh phí từ năm 1989 Dữ liệu bao gồm

mô tả tóm tắt dự án và những người thực hiện chính,

cơ quan thực hiện; Bao gồm cả dự án đã kết thúc và đang tiến hành

"Chuyển giao công nghệ Doanh nghiệp nhỏ" (Small Business Technology Transfer (STTR)) CSDL cho phép tìm được các đối tác doanh nghiệp nhỏ, các nghiên cứu và các đối tác nghiên cứu, các cơ hội đầu

cơ quan liên bang hoặc tiểu bang về giao thông cấp kinh phí

Hệ thống thông tin

nghiên cứu đang tiến

CRIS là hệ thống thông tin về các dự án nghiên cứu đang tiến hành hoặc đã kết thúc của Bộ Nông nghiệp

Cơ sở dữ liệu "Nghiên cứu Liên bang đang tiến hành" - FEDRIP

CSDL được đặt tên là FEDRIP (Federal Research In Progress)( Nghiên cứu Liên bang đang tiến hành) Hoa Kỳ xây dựng CSDL về các đề tài đang tiến hành được Chính phủ cấp kinh phí trong các lĩnh vực KH&CN để quản lý và cung cấp thông tin về đề tài nghiên cứu Những đề tài được nhập vào CSDL FEDRIP là một thành phần quan trọng của quá trình chuyển giao công nghệ ở Hoa Kỳ

FEDRIP được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ:

 Tránh trùng lặp trong nghiên cứu;

 Xác định nguồn cấp kinh phí;

 Xác định sự dẫn đầu trong nghiên cứu;

 Khuyến khích ý tưởng để quy hoạch nghiên cứu;

 Xác định vùng trống trong lĩnh vực nghiên cứu;

 Xác định nhà nghiên cứu có kinh nghiệm;

 Hỗ trợ thông tin về những nghiên cứu đã hoàn thành

CSDL FEDRIP được xây dựng theo phương thức đóng góp dữ liệu từ các

cơ quan chính phủ có cấp kinh phí thực hiện các đề tài có sử kinh phí nhà nước Mức độ chi tiết của dữ liệu phụ thuộc vào cơ quan đóng góp dữ liệu

Những cơ quan đóng góp cho việc xây dựng CSDL FEDRIP gồm:

- Bộ Nông nghiệp (phân mảng dữ liệu AGRIC) ;

- Bộ Cựu chiến binh (Department of Veterans Affairs, phân mảng dữ liệu VA)

- Cục Bảo vệ Môi trường (Environmental Protection Agency, phân mảng dữ liệu EPA);

- Cục Quản lý Đường sắt Liên bang (Federal Highway Administration, phân mảng dữ liệu FHWA) ;

- Viện Y tế Quốc gia (National Institute of Health, phân mảng dữ liệu CRISP) ;

- Cục Hàng không Vũ trụ (NASA, phân mảng dữ liệu NASA) ;

- Quỹ Khoa học Quốc gia (National Science Foundation, phân mảng dữ liệu NSF) ;

- Cục Điều tra Địa chất Hoa Kỳ (U.S Geological Survey, phân mảng dữ liệu USGS) ;

- Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (National Institute of Standards and Technology, phân mảng dữ liệu NBS) ;

- Uỷ ban Quản lý Hạt nhân (Nuclear Regulatory Commission, phân mảng dữ liệu NRC)

- Viện nghiên cứu Đổi mới Doanh nghiệp nhỏ (Small Business Innovation Research, phân mảng dữ liệu SBIR)

CSDL FEDRIP được khai thác thương mại (có thể truy cập qua Dialog, Ebscohost, ) Đến 1/2004, CSDL có trên hơn 228.000 biểu ghi Dữ liệu được cập nhật hàng tháng trên hệ thống của DIALOG

Những yếu tố dữ liệu chính của một đề tài được mô tả trong FEDRIP bao gồm: tên đề tài, từ khoá, thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến kết thúc, cán bộ nghiên cứu chính (Chủ nhiệm dự án), cơ quan thực hiện, cơ quan cấp kinh phí, tóm tắt, và các báo cáo tiến độ

Các trường dữ liệu của CSDL FEDRIP trên DIALOG được nêu trong bảng 3

Bảng 3 Một số yếu tố dữ liệu của CSDL FEDRIP

AU Tác giả (Cán bộ thực hiện) / Author

CD Ngày hoàn thành / Completion Date

CN Mã số cơ quan tài trợ / Sponsor Identifying

Number

CO Tên công ty / Company Name

CS Nguồn cấp dữ liệu / Corporate Source

FY Năm tài chính / Fiscal Year

IN Tên nhà nghiên cứu / Investigator Name

PM Người/CQ theo dõi dự án / Project Monitor

PO Cơ quan thực hiện / Performing Organization

SD Thời gian bắt đầu / Start Date

SO Thông tin gốc / Source Information

SP Cơ quan tài trợ / Sponsoring Organization

ST Bang / State

TA Loại tài trợ / Type of Award

TI Nhan đề / Title

ZP Mã bưu điện / Zip Code

Dịch vụ Thông tin Kỹ thuật Quốc gia – NTIS

Để quản lý được thông tin báo cáo kỹ thuật (có thể gọi là báo cáo KQNC),

từ năm 1964, Chính phủ Hoa Kỳ đã thành lập cơ quan thông tin Dịch vụ Thông

tin Kỹ thuật Quốc gia (tến viết tắt là NTIS, từ tên tiếng Anh National

Technical Information Service) để quản lý và phổ biến thông tin về báo cáo

KQNC [NTIS, 2009] NTIS được hình thành và hoạt động theo quy định tại điều luật thuộc Chương 23 Luật Liên bang (United States Code) (15 U.S.C 1151-1157)

Năm 1992, Luật Quảng bá Công nghệ Hoa Kỳ (American Technology Preeminence Act of 1992) (Public Law 102-245) đã quy định rằng tất cả các cơ quan sử dụng ngân sách liên bang để tiến hành đề tài phải nộp 01 (một) bản báo cáo KQNC (được gọi là "Báo cáo kỹ thuật" - technical report) cho NTIS NTIS

có trách nhiệm phát triển những phương pháp điện tử mới để phổ biến thông tin

đó Luật cũng cho phép NTIS sử dụng kinh phí thu hồi từ cung cấp dịch vụ mà không cần thông qua Quốc hội

NTIS là một trong những dịch vụ thông tin lớn nhất thế giới về báo cáo KQNC Ngoài việc thu thập các báo cáo KQNC của các đề tài, dự án NC&PT có

sử dụng ngân sách liên bang của Hoa Kỳ, NTIS còn thu thập các tài liệu xám của

các nước khác thế giới Sau gần 60 năm tồn tại, NTIS đã thu thập được trên 3

triệu báo cáo kỹ thuật thuộc hơn 350 lĩnh vực nghiên cứu

Mặc dù có mua tài liệu xám từ một số nước khác, nhưng số lượng tài liệu xám được cập nhật chủ yếu vẫn là của Hoa Kỳ Báo cáo kỹ thuật chiếm tỷ lệ lớn

9 Ngày báo cáo

10 Số tham chiếu hoặc số tài liệu

16 Thông tin về điều kiện có được

17 Từ chuẩn

18 Số định danh

19 Tóm tắt

1.3.2 Liên bang Nga

Trung tâm Thông tin Khoa học và Kỹ thuật Liên bang Nga (Tiếng

Nga là Всероссийский научно-технический информационный центр –

ВНТИЦ (VNTIC) (Vserossiikii Nauchno-Tekhnicheskii Informacionnyi Centr),

là cơ quan chuyên dạng tài liệu thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các báo cáo KQNC của các chương trình, đề tài có sử dụng ngân sách nhà nước [Vserossiiskii nauchno-tekhnicheckii Informacionyi Centr, 2009]

Được thành lập từ hơn 40 năm trước VNTIC duy trì sưu tập lớn về tài liệu xám của Liên Xô (cho đến khi Liên Xô tan rã) và của Liên bang Nga [Vserossiiskii nauchno-tekhnicheckii Informacionyi Centr, 1997; Pavlov L.P , 1998] Chính vì vậy, VNTIC được coi là một trong những cơ quan thông tin lớn nhất thế giới về tài liệu tài liệu xám

VNTIC là cơ quan thông tin quốc gia chịu trách nhiệm về duy trì và phát triển nguồn tin về báo cáo KQNC và luận án (tiến sỹ và phó tiến sỹ) Theo quy định của Luật Liên bang về nộp báo cáo bắt buộc được Quốc hội thông qua [Rossiskaia Federaxiia, 1994] và Thông tư của Bộ KH&CN Nga về quy định giao nộp báo cáo KQNC [Ministerstvo Nauki in Tekhnologii Rossiiskoi Federaxii, 1997], việc giao nộp báo cáo KQNC cho VNTIC là bắt buộc đối với tất cả các cơ quan, tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước để tiến hành đề tài NC&PT

Với hơn 40 năm tồn tại, VNTIC đã có hơn 7 triệu báo cáo KQNC, luận án tiến sỹ và phó tiến sỹ, Trên cơ sở những báo cáo và luận án được giao nộp theo luật định, VNTIC tạo lập CSDL về tài liệu xám và tạo ra các sản phẩm, dịch

vụ thông tin, gồm:

- Tạp chí tóm tắt, với 28 loại (series);

- Dịch vụ phổ biến chọn lọc thông tin (SDI) trên dạng điện tử, theo các lĩnh vực chuyên đề;

- Các CSDL trực tuyến và không trực tuyến;

- Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc;

- Dịch vụ biên dịch các tóm tắt và báo cáo KQNC, luận án sang tiếng Anh;

- Ấn phẩm thông tin bằng tiếng Anh (10 loại);

- Danh bạ các cơ quan NC&PT (tiếng Anh);

- Các loại CD-ROM

- Bản tin về các đề tài NC&PT mới;

Mức độ cập nhật của dữ liệu vào CSDL của VNTIC là khá cao Thí dụ trong năm 1997, gần 5.000 báo cáo và 15.000 luận án được cập nhật vào hệ thống

VNTIC xây dựng những CSDL sau:

- CSDL về báo cáo KQNC của các đề tài nghiên cứu thực hiện tại Nga (trước năm 1991 là thực hiện tại Liên Xô): trên 1,4 triệu biểu ghi Cập nhật hàng tháng;

- CSDL luận án tiến sỹ và phó tiến sỹ bảo vệ tại Nga (trước 1991, là bảo vệ tại Liên Xô): trên 500.000 biểu ghi; Cập nhật hàng tháng;

- CSDL về các cơ quan NC&PT ở Nga: trên 6.000 biểu ghi Cập nhật hàng năm

- CSDL về những đề tài đang tiến hành (hồi cố 24 năm): trên 1,1 triệu biểu ghi;

- CSDL về người có học vị tiến sỹ tại Nga (Doctorate holders of Russia): trên 14.000 biểu ghi Cập nhật hàng năm

- CSDL tiếng Anh "Research and development in Russia" (RDIR ): trên 30.000 biểu ghi giai đoạn 1986-1997 về báo cáo KQNC thuộc 10 lĩnh vực (dịch từ tiếng Nga)

VNTIC cung cấp dịch vụ có thu phí truy cập đến CSDL trực tuyến về báo cáo KQNC và luận án Giao diện tìm tin được trình bày trong hình 3 (Phụ lục)

1.3.3 Nhật bản

Hệ thống thông tin NC&PT "ReaD" của JST

Nhật Bản là nước có nền KH&CN rất phát triển Nhật Bản thành lập Cục Khoa học và Công nghệ Nhật Bản (viết tắt là JST - Japan Science and

Technology Agency) - một tổ chức có vai trò quan trọng trong thu thập, lưu trữ,

xử lý, phổ biến thông tin KH&CN của Nhật Bản JST là một trong 3 tổ chức tham gia hình thành Mạng thông tin KH&CN Quốc tế STN (Scientific and Technical Network International) JST xây dựng một hệ thống thông tin NC&PT

gọi tắt ReaD (Research and Development Information System), để quản lý, phổ

biến thông tin về các chương trình, dự án, đề tài và các báo cáo KQNC [JST, 2009] Hệ thống ReaD được bắt đầu triển khai từ tháng 8/1998 để thu thập và cung cấp thông tin về các viện nghiên cứu, các nhà nghiên cứu, các chương trình nghiên cứu và các nguồn lực nghiên cứu của các trường đại học và viện nghiên cứu công của Nhật Bản nhằm mục tiêu đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác giữa Chính phủ-trường đại học-công nghiệp, tăng cường sử dụng các KQNC cũng như thông tin về các hoạt động NC&PT

Từ năm 2002, hệ thống ReaD đã đảm nhận trách nhiệm điều tra hoạt động NC&PT của các trường đại học (Survey for Creating a Database of Research Activities in Universities, etc.) và điều tra hoạt động nghiên cứu hàn lâm (Survey

on Academic Research Activities) Trước đây những cuộc điều tra này do Viện