Công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã yên nhân, huyện thường xuân, tỉnh thanh hóa

Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tinbằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, choviệc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp t

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA TRƯỜNG ĐẠI HỌC VHTT&DL THANH HÓA

*

BÁO CÁO THỰC TẾ NGHỀ NGHIỆP I

Đề tài :

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN,

TỈNH THANH HÓA

Sinh viên: Vi Xuân Thắng

Lớp : Đại học LT QLNN Thường Xuân

Khoa: Luật & QLNN

GV hướng dẫn: TS Lê Thị Thảo

THANH HÓA, 6/2017

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủtịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã kýThông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiếnthiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớntrong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kếhoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công táchết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưutrữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm

2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyềnthống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "NgàyLưu trữ Việt Nam"

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặcbiệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưngđều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đãquan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữcòn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, côngtác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạtđộng của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tinbằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, choviệc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết côngviệc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiềudài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức vàtrách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức.Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có

từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của

1

những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tưxứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác vănthư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lývăn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việctiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu,phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉđạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyềncủa thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệmcủa mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cảcác cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thựchiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao

và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm vănthư

Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ,không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những ngườilàm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinhthầm lặng Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quênmất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của nhữngngười làm văn thư, lưu trữ Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, vănbản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoahọc, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tácnày luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực,khổ cực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng vàluôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít,khiển trách thì nhiều

Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong làhết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với nhữngvăn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay

sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tàiliệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơquan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sựcần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếmtìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trởnên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử

dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ vàthông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn,bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế

hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh,mất mát mà dân dân ta đã trải qua Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thứcbảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm saonhững người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của

cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nướcnói chung

Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ côngnghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng khônggiấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưngkhông vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi

cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tậptrung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tửđều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Qua đó để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thểthiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thểchứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt đượcnhững bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt làcấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá,ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xemnhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm vănthư, lưu trữ

Chính vì những lý do trên, tôi lựa chọn đề tài "Công tác văn thư, lưu trữ tạiUBND xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa" làm đề tài báo cáothực tập của mình

Đối tượng nghiên cứu chính là hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân,huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa với cơ cấu tổ chức và các hoạt động chínhcủa nó.

4 Phương pháp nghiên cứu

Chương 1: Giới thiệu khái quát về UBND xã Yên Nhân, huyện Thường

Xuân, tỉnh Thanh Hóa

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Yên Nhân,

huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa

Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư lưu trữ tại

xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa

CHƯƠNG 1GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA

1.1 Khái quát chung về xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân

1.1.1 Đặc điểm tự nhiên

1.1.1.1 Vị trí địa lý

Yên Nhân là xã thuộc vùng cao, vùng sâu, vùng xa của huyện Thường Xuân,cách thị trấn Thường Xuân 50km về phía Bắc và cách Trung tâm thành phố ThanhHóa 120km

Phía Nam giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An; Phía Tây giáp xã Bát Mọt;Phía Đông giáp xã Lương Sơn; Phía Bắc giáp huyện Lang Chánh

1.1.1.2 Diện tích tựnhiên

Xã có tổng diện tích tự nhiên là 19.094,63 ha, trong đó:

- Đất sản xuất nông nghiệp: 239,37 ha chiếm 1,25 %

- Đất sản xuất lâm nghiệp : 17.607,93 ha chiếm 92,21%

- Đất nuôi trồng thủy sản: 5,26 ha chiếm 0,03 %

- Đất phi nông nghiệp: 350,17 ha chiếm 1,25 %

- Đất chưa sử dụng: 891,9 ha chiếm 4,67 %

1.1.1.3 Đặc điểmđịa hình, khí hậu

Đặc thù địa hình của xã Yên Nhân là vùng núi cao, liên kết với nhau tạothành những dãy núi liên hoàn, với các độ cao khác nhau tạo nên địa hình rất đadạng và phức tạp Độ cao trung bình từ 300 – 800 m, độ dốc lớn trung bình từ 25ođến 35o có nơi > 35o Địa hình bị chia cắt bởi các con sông, suối và hợp thủythành từng vùng riêng biệt có hình lòng chảo nghiêng theo hai hướng tây và tâybắc

Yên Nhân nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, chịu ảnh hưởng lớn củavùng núi cao, nền nhiệt độ cao với 2 mùa chính: Mùa hè khí hậu nóng, đặc biệt là

sự xuất hiện của gió phơn tây nam vào đầu mùa hạ (cuối tháng 4 đến tháng 6 có tới

20 – 30 ngày gió tây thổi) Mùa đông lạnh giá, khô hanh và sương muối Xen kẽgiữa 2 mùa chính, khí hậu chuyển tiếp từ hè sang đông là mùa thu ngắn thường cóbão lụt, mưa tập trung và gây lũ cục bộ, lũ ống và lũ quét gây tổn hại đến sản xuất

và các công trình xây dựng cơ bản Giữa đông sang hè là mùa xuân không rõ rệt,khí hậu ẩm ướt có sương mù và mưa phùn

5

* Nhiệt độ, không khí: Qua theo dõi nhiều năm của trạm thủy văn BáiThượng và Đài khí tượng Thanh Hóa cho thấy tổng nhiệt độ năm từ 8.000oC –8.600oC.

- Nhiệt độ trung bình năm từ 23oC – 24oC

- Nhiệt độ cao nhất năm từ 37oC – 41oC (tháng 5 – 8)

- Nhiệt độ thấp nhất nhiều năm từ 1oC – 3oC (tháng 1 – 3 và tháng 12)

- Lượng bốc hơi hàng năm trung bình 788 mm

- Lượng bốc hơi trung bình cao 900 mm

- Lượng bốc hơi trung bình thấp 60 mm

Bốc hơi nhiều nhất vào tháng 05 đến tháng 8 (thời kỳ rất nóng)

Bốc hơi nhỏ nhất vào tháng 12 đến tháng 3 năm sau

* Gió bão: Có 2 hướng gió chính

- Gió mùa Đông Bắc từ tháng 10 – 4 năm sau, gió mùa Đông Nam từ tháng

4 đến tháng 9 xen kẽ có gió mùa tây khô nóng (tháng 4 – 7)

- Bão: Mỗi năm xã Yên Nhân có vài cơn bão đi qua, tập trung vào tháng 8,

9, 10 Sau bão thường mưa lớn hay lũ ống, lũ quét phá hỏng nhiều cơ sở vật chất,công trình gây tổn hại nhiều đến sản xuất nói chung và sản xuất nông nghiệp nóiriêng

* Mưa: Tổng lượng mưa (1600 – 2000 mm) phân bố không đều thường tậptrung 60 – 80% lượng mưa vào tháng 5 – 10

Mưa tiểu mãn vào tháng 5 hoặc đầu kỳ tháng 6 , kỳ mưa lũ tiếp theo là tháng

7 – 10 gây ra lũ lụt kéo dài đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn trong sinh hoạt

Trong vùng có nhiều con suối nhỏ và hợp thủy như: Suối Hón Căng, SuốiHón Mít, Suối Hón Ken, suối hón Meo, Suối hón Hăn, Suối hón Tá, Suối HónXuân, Suối hón con Ngựa, suối hón Ngoi… Nguồn tài nguyên thiên nhiên vềnước đã được khai thác sử dụng phục vụ sản suất nông nghiệp và đời sống sinhhoạt bằng việc xây dựng các hồ đập chưa nước Đến nay đã đưa vào khai thác, sửdụng 2 hồ đập nước nhỏ ở các con suối và hợp thủy lấy nước tưới cho lúa và hoamàu, giữ ẩm cho đất.

Nguồn nước ngầm:

Xã có nguồn nước ngầm khá phong phú, thuộc hai dạng chính là nước ngầm

lỗ hổng trong các tầng trầm tích và nước trong các tầng chứa khe nứt Các kết quảthăm do cho thấy nước ngầm phân bố ở khắp các khu vực trong xã Tại các thunglũng, tầng phân bố nước chỉ ở độ sâu khoảng 2 m , sâu nhất là 8 – 9 m

b Tài nguyên rừng

Rừng Yên Nhân khá đa dạng, phong phú về thành phần loài Tổng diện tíchđất lâm nghiệp có rừng là 19.610,93 ha Trong đó rừng sản xuất là 5362,39 ha,rừng phòng hộ là 3910 ha, rừng đặc dụng 8338,10 ha Những năm gần đây, thựchiện các dự án 327, 661 và 147 đến nay rừng trồng sản xuất đạt 680 ha Cây trồngchủ yếu là các loại luồng, keo, xoan

c Tài nguyênđất đai

Theo tài liệu FAO – UNESCO năm 2000, đất Yên Nhân có 4 nhóm và 17loại đất:

- Nhóm 1: Nhóm đất xám - Acrisols (AC) chiếm 89,84%, phân bố trên núicao, chủ yếu để phát triển lâm nghiệp

- Nhóm 2: Nhóm đất phù sa - Fluvisols (Fl) chiếm 2,05% phân bố ven khesuối

- Nhóm 3: Nhóm đất đỏ - Ferrlsols (FR) chiếm 3,15%, phân bố ở các vùngđồi thấp

Nhóm 4: Nhóm đất đỏ tầng mỏng – Leptosols (LP) chiếm 4,96% phân bố ởcác khu vực có độ dốc thấp

1.1.3 Nhân lực

Xã Yên Nhân hiện có 6 thôn với 1.098 hộ, 4.850 nhân khẩu Gồm 3 dân tộcanh em cùng sinh sống Trong đó dân tộc Thái chiếm 97,7%, dân tộc Kinh vàMường chiếm 2,3% Số người trong độ tuổi lao động có khả năng lao động là 2240người, tỷ lệ lao động qua đào tạo chuyên môn kỹ thuật đạt tỷ lệ 17,4%.Tổng sốngười trong độ tuổi lao động có việc làm là 1867 người

7

Trong đó:

+ Lao động trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp thuỷ sản: 1995 người, chiếm tỷ

lệ 70%

+ Lao động trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và xây dựng:

245 người, chiếm tỷ lệ 30% ( Lao động đi làm việc ở nước ngoài: 17)

1.1.4 Đánh giá tiềm năng của xã

+ Vị trí địa lý là có tỉnh lộ Tây Thanh Hóa đi qua và thuận lợi cho giao lưuhàng hóa, đời sống văn hoá tinh thần và phát triển kinh tế đa ngành nghề nôngnghiệp, tiểu thủ công nghiệp Trong nông nghiệp chăn nuôi là thế mạnh của xã vềnuôi gia súc, gia cầm

+ Nguồn lao động dồi dào

+ Là huyện vùng núi cao, đặc thù được thụ hưởng nhiều cơ chế chính sáchcủa Chính phủ

+ Tiềm năng đất đai rất đa dạng, diện tích lớn, thuận lợi cho phát triển lâmnghiệp và phát triển kinh tế trang trại nông lâm kết hợp;

+ Yên Nhân có tình hình chính trị xã hội ổn định, quốc phòng được đảmbảo, đây cũng là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế – Xã hội

+ Nhân dân có truyền thống cần cù lao động, ham học hỏi và sáng tạo trongsản xuất và kinh doanh Đội ngũ cán bộ có trình độ, tận tụy với công việc và đượcnhân dân tin cậy

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái

Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương Quản lý địa phương theoHiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

1.2.1 Chức năng của Ủy ban nhân dân

Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấphành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội và thựchiện các chính sách khác trên địa phương

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước

từ Trung ương tới cơ sở

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Xuân Bái

1.2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

Ủy ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn; dự toán thu; chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán ngânsách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địaphương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấptrên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo

sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

1.2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyếnkhích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất vàhướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuấttheo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng vàvật nuôi;

- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ

đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngănchặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tạiđịa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

- Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai các ngành nghề truyền thống ở địa

9

phương và tổ chức áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngànhnghề mới.

1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

- Quản lý việc xây dựng và cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật vềxây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc kiểm tra, bảo vệ, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

1.2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp

bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với UBND cấp trên quản lý trườngtiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử- vănhóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; Vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật trẻ em mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

1.2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương:

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng

làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; Đăng

lý, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh;

- Quản lý hộ khẩu tổ chức đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của ngườinước ngoài ở địa phương

1.2.2.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã

có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chínhsách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương

1.2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật các viphạm nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dântheo thẩm quyền;

- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng nhiệm trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý

vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức

Là cơ quan hành pháp do HĐND bầu ra, là cơ quan hành pháp Nhà nước ởđịa phương giúp việc cho HĐND Ủy ban nhân dân là cơ quan quản lý ở địaphương chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản luật, chỉ thị của

cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐND

- Ủy ban nhân dân bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban như:Nông lâm, tài chính, văn phòng, văn hóa xã hội Cán bộ chuyên trách gồm:

+ Cán bộ địa chính: Cán bộ địa chính xây dựng 1 và cán bộ địa chính xâydựng 2

+ Cán bộ tư pháp hộ tịch: 1 cán bộ tư pháp, 1 cán bộ hộ tịch

+ Cán bộ văn phòng – thống kê: 1 cán bộ văn phòng UBND, 1 cán bộ vănphòng thống kê

+ Cán bộ văn hóa – xã hội: 1 cán bộ lao động thương binh và xã hội, 1 cán

bộ văn hóa thông tin

+ Công an xã: gồm có trưởng công an và phó công an

11

+ Ban CHQS xã: gồm có 1 trưởng và 1 phó.

+ Cán bộ kế toán – tài chính: 1 cán bộ

- Chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân:

+ Trong công tác tư pháp của tỉnh UBND có nhiệm vụ trong lĩnh vực quản

lý Nhà nước chịu trách nhiệm mọi lĩnh vực về kinh tế, chính trị xã hội, văn hóa, anninh quốc phòng thực hiện các biện pháp tuyên truyền giáo dục pháp luật, tổ chứchướng dẫn công tác hòa giải ở địa phương về các tranh chấp nhỏ các vi phạm phápluật chưa đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự

+ Đối với Chủ tịch UBND là đại biểu của HĐND, các thành viên kháckhông nhất thiết phải là đại biểu của HĐND Chủ tịch UBND do HĐND cùng cấpbầu ra theo sự giới thiệu của Chủ tịch HĐND và bằng cách bỏ phiếu kín phải đượchơn nửa tổng số đại biểu trong Hội đồng có mặt biểu quyết và tán thành Chủ tịchUBND là người lãnh đạo, đứng đầu điều hành hoạt động của UBND và có nhiệm

vụ đôn đốc kiểm tra công tác của UBND, của các cơ quan chuyên môn, cán bộ phụtrách thuộc cấp mình quản lí, phân công công việc cho các thành viên Ủy ban

+ Tổ chức việc đăng kí quản lý hộ tịch tại địa phương UBND có nhiệm vụđăng ký khai sinh, khai tử và đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, giám

hộ, nhận cha, mẹ, con, đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh tử,kết hôn, nhận nuôi con nuôi, cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộtịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không có quốc tịch cưtrú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà việc hộ tịch đó đã được đăng ký tại UBND cấp

xã theo quy định của Nghị định 158/CP, thay đổi quản lý hộ tịch cho người dưới

14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI

Ủy ban nhân dân

Hộiphụnữ

Đoànthanhniên

Hộinôngdân

Hộiđôngy

Tưpháphộtịch

Địachínhxâydựng

Vănhóa –xãhội

BanCHQSxã

Công

an xã

Vănphòngthốngkê

KếtoántàichínhKhối đoàn thể

1.3 Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của xã Yên Nhân

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhànước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan Nó có

ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báocáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt độngđảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tácVăn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bộ máy hoạtđộng nhịp nhàng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọngcủa công tác Văn thư thì công tác Văn thư của UBND xã được tổ chức theo hìnhthức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện theo quy địnhtại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và một sốquy định cụ thể của UBND xã Xã hiện nay có một cán bộ văn thư chuyên tráchđược đào tạo bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đápứng được yêu cầu của Văn thư hiện đại

Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thực hiệncông việc của công tác Văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở văn phòng củaUBND

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các vănbản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệcông việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan UBND xã Yên Nhân có 06 sổchính là: Sổ đăng ký văn bản đi, sổ chuyển giao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưuđiện, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản đến, sổ theo dõi giải quyếtvăn bản đến Ngoài ra với cơ cấu tổ chức là một cơ quan hành chính Nhà nước ởđịa phương, UBND xã thường xuyên phải tiếp nhận và giải quyết những đơn thưkhiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban, vì vậy ngoài những sổnêu trên còn có thêm sổ đăng ký đơn thư

Phòng làm việc của Văn thư là chung với Văn phòng được bố trí một bàn

làm việc riêng.

Với mô hình tổ chức văn thư đó của UBND xã Yên Nhân không gian cònchật hẹp hiệu quả làm việc không cao

1

CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI

XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA

2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn của công tác vănthư Văn bản là một vật mang tin nó được ghi lại bằng nhiều kí hiệu ngôn ngữ vàđược truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩmquyền quy định

Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và cócác nguyên tắc tiêu chuẩn được Nhà nước đề ra

2.1.1 Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Yên Nhân thực hiện theoquy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 của Chính phủ vềcông tác Văn thư và Thông tư liên tịch sô 55/2005//TTLT-BNV-VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005 Thông tư của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được người

có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổ chức và

cá nhân có liên quan

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UBNDthông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng

UB phối hợp vơi đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặcthông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB.

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày lãnh đạo UB chủ trìhọp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tại cuộchọp

Về việc ký văn bản

Chủ tịch, phó Chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:

- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quantrọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên

- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa các đơn vị trực thuộc UBND

- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; Đi công tác,học tập trong và ngoài nước; Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo,quản lý thuộc thẩm quyền của UBND

- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND huyện ủy quyền

Phó Chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:

- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định

về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND, thanh lý tàisản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phâncông phụ trách

Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:

- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình

- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phâncông, phân cấp quản lý

2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Yên Nhân

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước cần

3