NỘI DUNG ôn tập môn TIN học kỳ TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC HÀNH CHÍNH năm 2017 (FULL)

Đánh số hoặc tạo bullets nhiều cấp Đoạn văn bản dưới đây là một ví dụ về đánh số nhiều cấp: Cách tạo đề mục số và bullet nhiều cấp như sau: Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột v

NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN TIN HỌC

KỲ TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC HÀNH CHÍNH NĂM 2017

PHẦN 1: TIN HỌC CƠ BẢN BÀI 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH1.1 Các loại máy tính.

Máy tính, hay còn gọi là máy vi tính hoặc máy điện toán, là những thiết bị hay

hệ thống dùng để tính toán, kiểm soát các hoạt động có thể biểu diễn dưới dạng s ố hayquy luật l og i c Máy tính được lắp ghép bởi các thành phần có thể thực hiện các chức

năng đơn giản đã định nghĩa trước Quá trình tác động của các thành phần này đã tạocho máy tính khả năng xử lý thông tin Nếu được thiết lập chính xác (thông thường bởicác c h ươ n g t rì n h m á y t í nh ) thì máy tính có thể mô phỏng lại một số khía cạnh của vấn

đề hay của hệ thống

Có nhiều cách để phân loại máy tính, cách phổ biến nhất là phân loại máy tính dựatrên mục đích của người sử dụng bao gồm các loại: S i ê u m áy t í n h , máy tính lớn, máy

chủ, máy trạm, máy tính cá nhân (PC), máy tính xách tay (Laptop), máy tính bảng, thiết

bị hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDA), vv Trong khuôn khổ tài liệu này chỉ đề cập tới hai loại máy tính phổ biến hiện nay là máy tính cá nhân (PC) và máy tính xách tay (Laptop).

- Máy tính cá nhân - PC (Personal Computer).

Là loại m á y vi tính để bàn nhỏ, phổ biến nhất với giá cả, kích thước và sự tươngthích của nó phù hợp với nhiều người sử dụng Máy tính cá nhân được lắp ghép bởinhiều linh kiện, thành phần khác nhau như: Vỏ máy tính, bộ nguồn, bo mạch chủ, khối

xử lý trung tâm, bộ nhớ RAM, ổ đĩa cứng, ổ đĩa quang, vv…

- Máy tính xách tay (Laptop).

Là loại m á y tính cá n hân nhỏ gọn có thể mang xách được, thường dùng chonhững người thường xuyên di chuyển Nó thường có t rọng l ư ợ ng nhẹ, tùy thuộc vàohãng sản xuất và kiểu máy dành cho các mục đích sử dụng khác nhau Máy tính xáchtay có đầy đủ các thành phần cơ bản của một máy tính cá nhân thông thường

- Máy tính bảng (Tablet computer).

Là loại thiết bị m á y tí n h t ất cả trong m ột v ớ i m à n hình c ả m ứ ng, sử dụng bút c ả m

ứ ng (nếu có) h oặc ng ó n t a y đ ể nh ậ p dữ li ệu tha y c ho bàn ph í m và c hu ột m á y t í nh

1.2 Các bộ phận chính của máy tính cá nhân (PC).

- Vỏ máy (Case).

Vỏ máy tính là một thiết bị dùng để gắn kết và bảo vệ các thiết bị phần c ứ ng trong m á y t ính Vỏ máy tính có nhiều loại khác nhau, các thiết kế riêng biệt của vỏmáy tính đã tạo ra sự khác biệt của các hãng máy tính khác nhau và các kiểu dángkhác nhau trong cùng một hãng

Vỏ m á y tí n h cá nh â n thường được chia thành các loại:

+ Full-tower: Loại đứng, đặt trên bàn hoặc trên mặt đất có kích cỡ lớn.

+ Mid hoặc Mini-tower: Loại vỏ máy đứng kích cỡ trung bình hoặc thấp.

+ Desktop: Loại vỏ nằm, đặt trên mặt bàn, có thể đặt m àn h ình lên trên vỏ

+ Low-profile: Loại thanh, mỏng, nhỏ gọn Loại này thường được thiết kế cho

các máy tính cá nhân nguyên chiếc

- Bộ nguồn (Power Supply Unit).

Là thiết bị cung cấp đ i ệ n n ăn g cho bo mạc h c h ủ , ổ c ứ n g và các thiết bị khác, đáp

ứng nă ng l ư ợ ng cho tất cả các thiết bị phần cứng của m á y t ín h hoạt động Bên cạnh các

thiết bị chính (bo mạch chủ, khối xử lý trung tâm CPU, bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên RAM, ổ cứng, vv ) thì sự ổn định của máy tính phụ thuộc nhiều vào nguồn máy tính

bởi nó cung cấp năng lượng cho các thiết bị này hoạt động Một bộ nguồn chất lượngkém, không cung cấp đủ công suất hoặc hoạt động không ổn định sẽ có thể gây nên sựmất ổn định của hệ thống máy tính (ví dụ cung cấp điện áp quá thấp cho các thiết bị, cónhiều nhiễu cao tần gây sai lệch các tín hiệu trong hệ thống, hư hỏng hoặc làm giảm tuổithọ các thiết bị nếu cung cấp điện áp đầu ra cao hơn điện áp định mức)

- Bo mạch chủ (Main board hay Motherboard).

Là bản m ạch đóng vai trò trung gian giao tiếp giữa các thiết bị với nhau Mộtcách tổng quát, bo mạch chủ là mạch điện chính của một hệ thống có rất nhiều cácthiết bị gắn trên bo mạch chủ thông qua các kết nối cắm vào hoặc dây dẫn liên kết

- Khối xử lý trung tâm (CPU - Central Processing Unit).

Có thể được xem như bộ não, là một trong những phần tử cốt lõi nhất của m á y tín

h Nhiệm vụ chính của CPU là xử lý các c h ư ơn g trì nh và dữ kiện CPU có nhiều kiểu

dáng khác nhau Ở hình thức đơn giản nhất, CPU là một con chip với vài chục chân Phức tạp hơn, CPU được ráp sẵn với hàng triệu transitor trên một bảng mạch nhỏ.

- Bộ nhớ RAM (Random Access Memory).

Là bộ nhớ của máy tính dùng để ghi lại các dữ liệu tạm thời trong phiên làm việccủa máy tính, cũng được hiểu là một bộ nhớ đọc - ghi để lưu trữ các thông tin thay đổi

và các thông tin được sử dụng hiện hành Thông tin lưu trên RAM chỉ là tạm thời,

chúng sẽ mất đi khi mất nguồn điện cung cấp

Ngoài bộ nhớ RAM còn có bộ nhớ ROM (Read Only Memory - bộ n h ớ chỉ đọc) có chức năng lưu trữ các thông tin, khi mất nguồn điện cung cấp sẽ không bị(xóa) mất

- Đĩa cứng (HDD - Hard Disk Drive).

Hay còn gọi là ổ đĩa cứng, là thiết bị dùng để lưu trữ dữ li ệu trên bề mặt các tấmđĩa hình tròn phủ vật liệu t ừ tín h Ổ đĩa cứng là một thiết bị rất quan trọng trong hệthống bởi chúng chứa dữ liệu, thành quả cả quá trình làm việc của người sử dụng máytính Những sự hư hỏng của các thiết bị khác trong hệ thống m á y tí n h có thể sửa chữahoặc thay thế được, nhưng dữ li ệu bị mất do yếu tố hư hỏng phần cứng của ổ đĩa cứngthường khó có thể lấy lại được

- Ổ đĩa quang.

Là thiết bị dùng để đọc đĩa q u ang , nó sử dụng một loại thiết bị phát ra tia laserchiếu vào bề mặt đĩa quang và phản xạ lại trên đầu thu và được giải mã thành tín hiệu.Những ổ đĩa quang được sử dụng trong các má y t ính bao gồm:

+ Loại chỉ đọc (Read-only Disk Drive): Dùng để truy cập dữ liệu trên các đĩa đã

ghi dữ liệu từ trước

+ Loại đọc và ghi (Read, Write Disk Drive): Có thể đọc, ghi, xóa dữ liệu trên đĩa, thường ký hiệu với 3 thông số trên ổ đĩa Ví dụ: 52x32x52 tức là ổ đĩa có thể đọc

dữ liệu tối đa 52x, ghi dữ liệu trên đĩa ghi xóa ở tốc độ 32x, ghi dữ liệu trên đĩa ghi

một lần ở tốc độ tối đa 52x (1x tương đương với 150Kb/giây).

1.3 Thiết bị lưu trữ ngoài (External Storage).

- Ổ cứng di động: Là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu ngoài máy tính, các tiêu chí

cần quan tâm khi mua ổ cứng di động là dung lượng lưu trữ dữ liệu (tính bằng GB),

tốc độ sao lưu dữ liệu, chuẩn kết nối và độ bền của sản phẩm

- Ổ USB flash (Ổ cứng di động USB hoặc ổ cứng flash USB): Là thiết bị lưu trữ

dữ liệu sử dụng bộ nhớ flash tích hợp với giao tiếp U S B Chúng có kích thước nhỏ,

nhẹ, có thể tháo lắp và ghi dữ liệu được

- Đĩa CD (Compact Disc):Là một trong những loại đ ĩ a q u a n g thường được chếtạo bằng chất dẻo, đường kính 12 cm, dùng phương pháp ghi quang học để lưu trữkhoảng 80 phút âm thanh hoặc 700 MB dữ liệu máy tính đã được mã hóa theo kỹ t hu ậ t

u và các l ớ p qu a n g h ọ c có khả năng chứa nhiều dữ liệu hơn CD gấp 7 lần hoặc hơn thế nữa Sự khác nhau về thuật ngữ DVD thường được mô tả bởi phương pháp dữ liệu được lưu trữ trên đĩa: DVD-ROM chứa dữ liệu chỉ có thể đọc mà không thể ghi, D VD - R

và D V D + R có thể ghi một lần và sau đó có chức năng như D V D - R OM và D V D - RAM, D VD - R W hoặc DVD + R W chứa dữ liệu có thể xóa và ghi lại nhiều lần.

1.4 Các thiết bị đầu vào (Input Devices).

- Chuột máy tính (Mouse): Là th i ế t bị n g oại vi của máy tính dùng để điều khiển

và làm việc với m á y t í nh Để sử dụng chuột máy tính nhất thiết phải sử dụng màn hìnhmáy tính để quan sát tọa độ và thao tác di chuyển của chuột trên màn hình

- Bàn phím (Keyboard): Là thi ết bị n goạ i v i của máy tính Về hình dáng, bànphím là sự sắp đặt các nút hay ph í m Một bàn phím thông thường có các ký tự được

k h ắ c hoặc i n trên phím Với đa số bàn phím, mỗi lần nhấn một phím tương ứng với một

k ý h i ệ u được tạo ra, tuy nhiên, để tạo ra một số ký tự cần phải nhấn và giữ vài phímcùng lúc hoặc liên tục Giao tiếp của bàn phím kết nối với bo mạch chủ thông qua cổng

PS/2, USB hoặc không dây.

- Máy quét (Scanner): Là thiết bị có khả năng quét ảnh để đưa vào đĩa cứng của máy tính dưới dạng file ảnh, giúp cho việc lưu trữ hoặc gửi file đi nơi khác dễ dàng, ngoài ra người sử dụng có thể dùng các phần mềm khác để chỉnh sửa file cho đẹp

hơn, vv

- Webcam (WC - Web Camera): Là thiết bị ghi hình k ỹ t huật s ố được kết nốivới m á y tính để truyền trực tiếp hình ảnh lên một w ebsite nào đó hay đến một máytính khác thông qua mạng Inte r net Về cơ bản, webcam giống như m á y ảnh k ỹ th u ậ t

s ố nhưng khác ở chỗ các chức năng chính của nó do phần m ề m cài đặt trên máy tính

điều khiển và xử lý Nhiều webcam còn hỗ trợ việc quay phim và chụp ảnh.

1.5 Các thiết bị đầu ra (Output Devices).

- Màn hình (Monitor): Là th iết bị đ i ện tử gắn liền với m á y tính dùng để hiển thị

và giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính Đối với m á y tính c á nhân (PC), màn hình máy tính là một bộ phận tách rời Đối với máy tính xách tay (Laptop), màn hình

là một bộ phận gắn chung không tách rời

- Máy chiếu (Projector): Là thiết bị dùng để chuyển đổi dữ liệu hình ảnh từ

á y tí n h hay nguồn v i d e o cho sang hình ảnh sáng, rộng trên một nền xa thường làtường hay phông nền Máy chiếu phục vụ việc trình chiếu, thuyết trình, hỗ trợ cho việcgiải trí màn ảnh rộng như xem phim, xem bóng đá, vv…Cùng lúc hỗ trợ cho nhiềungười cùng xem

- Máy in (Printer): Máy in là thiết bị dùng để thể hiện ra các chất li ệ u khác nhaucác nội dung được soạn thảo hoặc thiết kế sẵn Máy in dùng trong văn phòng bao gồmnhiều loại và công nghệ khác nhau Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện

nay là loại máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laser.

- Loa (Speaker): Là thiết bị dùng để phát ra âm thanh phục vụ nhu cầu làm việc

và giải trí của người sử dụng với máy tính Loa máy tính thường được kết nối với máy

tính thông qua ngõ xuất audio của cạc âm thanh trên máy tính Loa máy tính gắn ngoài

dùng cho phát âm thanh phục vụ giao tiếp và giải trí thường được tích hợp sẵn mạchcông suất, do đó loa máy tính có thể sử dụng trực tiếp với các nguồn tín hiệu đầu vào

mà không cần đến bộ khuếch đại công suất (Amply).

- Phần mềm hệ thống: Là phần m ề m giúp đỡ hệ t hống m á y tính hoạt động.Nhiệm vụ chính của phần mềm hệ thống là tích hợp, điều khiển và quản lý các phần

c ứ ng riêng biệt của hệ t hống m á y tín h Ví dụ: Hệ đ i ều hành dành cho máy tính cá nhânnhư Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7, hệ điềuhành mã nguồn mở Ubuntu vv…Hệ điều hành dành cho máy chủ như MicrosoftWindows Server 2003, Microsoft Windows Server 2008, MAC OS, vv…ch ư ơng t r ình

đ i ều kh i ển t hiết bị hay trình vận hành (Driver) cạc màn hình, cạc âm thanh, ch ươ ng trìn

h kết n ố i máy in,

- Phần mềm ứng dụng: Là chương trình giúp cho máy tính thực hiện trực tiếp

một công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện Trên thị trường có 2 loại phầnmềm: Phần mềm đóng gói và phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng Phần mềm đónggói là phần mềm làm cho 1 lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao.Phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng là phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàngcủa từng khách hàng

Hình 1: Phần mềm hệ

thống Microsoft Windows

XP.

Hình 2: Phần mềm ứng dụng Microsoft Office 2003.

PHẦN 2: MICROSOFT WORD 2010 BÀI 1: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Tạo chữ dạng số mũ Ctrl+Shift++

Thay đổi chữ in chữ thườngHighlight khối văn bảnĐổi màu chữ

Ta có thể sử dụng các nút lệnh có sẵn trong nhóm font hoặc bấm chuột vào mũitên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm font (hoặc nhấn Ctrl+D) để mở hộp thoại fontgiống như vào Format-Font ở Word 2003:

Các mục trong hộp thoại Font gồm có

Tab Character Spacing

Dưới đây là các thao tác định dạng cơ bản:

Hoặc có thể bấm nút Bold ( ) trong nhóm font

- Chọn đoạn text chúng ta muốn gạch dưới

- Bấm nút mũi tên nhỏ bên cạnh nút Underline ( ) trong nhóm Font

- Trong hộp Underline style, chúng ta chọn Word only Nhấn OK (Hoặc bấm tổ hợpphím tắt Ctrl+Shift+W)

* Gạch đôi ở dưới từ: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên

Trong hộp Underline style, chúng ta chọn biểu tượng dòng đôi Nhấn OK (hoặcbấm tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+D)

* Đường gạch dưới trang trí:

Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên

- Trong hộp Underline style, chúng ta chọn kiểu mình thích

- Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màumình thích Nhấn OK

4 Đổi màu chữ

- Chọn đoạn text chúng ta muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn để xuấthiện thanh công cụ Mini

- Nhấn nút Font Color ( ) và chọn màu mình thích

Ta cũng có thể bấm nút Font color trong nhóm Font

- Ngoài ra ta có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm cỡ chữ từng đơn vị và Ctrl+] để tăng cỡ chữ từng đơn vị

6 Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript)

Chọn đoạn văn bản cần định dạng Trong thẻ Home, nhóm Font, chúng ta nhấn nút Superscript ( - phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript ( -phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới

7 Co dãn văn bản theo chiều ngang

- Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn căng ra hoặc thu lại

- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mởhộp thoại Font (giống như vào Format – Font ở Word 2003)

- Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % màchúng ta muốn Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại,

nó sẽ được thu lại (hình dưới)

8 Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự

- Chọn đoạn văn bản mà chúng ta muốn thay đổi

- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mởhộp thoại Font

- Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Trong mục Spacing, nhấn Expanded

để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trongmục By (hình dưới)

9 Đưa các ký tự lên cao hay xuống thấp

- Chọn đoạn văn bản mà chúng ta muốn đưa lên cao hay xuống thấp

- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mởhộp thoại Font

- Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Trong mục Position, nhấn Raised đểđưa lên cao hay Lowered để đưa xuống thấp và chỉ định số độ dời trong mục By (hìnhdưới)

II Định dạng đoạn văn bản (paragraph)

Định dạng đoạn văn bản là thay đổi hình thức trình bày và trang trí đoạn văn bảnnhư cách canh biên, thay đổi khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn, đóngkhung, tô nền…

Để định dạng đoạn văn bản ta sử dụng nhóm Paragraph trong thẻ Home:

Nếu ta bấm chuột vào mũi tên nhỏ ở góc dưới nhóm Paragraph thì hộp thoạiParagraph giống như vào Format – Paragraph ở Word 2003 sẽ xuất hiện:

Trong hộp thoại này có các lựa chọn chính như sau:

Tab Indent and spacing

- Khoảng trống thêm vào đầu đoạn

- Khoảng trống thêm vào cuối đoạn

- khoảng cách các dòng trong đoạn

Tab Line and page break

Widow/Orphan Control Nếu chọn mục này Word sẽ cố giữ cho văn bản

không bị hiện tượng mẹ góa con côi (một đoạn có vài dòng lẻ loi ở trang trước hoặc trang sau)

Keep with next Giữ cho đoạn đang định dạng và đoạn sau nó nằm

cùng trang với nhauKeep line together Không cho sang trang ở giữa đoạn

Page break before Chèn một ngắt trang trước đoạn đang định dạngDưới đây là các thao tác cơ bản

1 Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên:

- Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn canh chỉnh

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left ( -phím tắt Ctrl+L) để canh

lề trái, nhấn Align Right ( -phím tắt Ctrl+R) để canh phải, nhấn nút Center ( -phímtắt Ctrl+E) để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify ( - phím tắtCtrl+J) để canh đều hai bên

2 Chỉnh khoảng cách các dòng trong đoạn

- Theo mặc định của Word 2010, khoảng cách giữa các dòng

trong đoạn là 1.15, muốn thay đổi ta làm như sau:

- Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút

Line Spacing rồi chọn khoảng cách là 1, 1.14, 1.5

- Ta cũng có thể chọn mục Line Spacing Options, và chỉnh

trong mục Line Spacing

- Click chọn Add/Remove Space Before Paragraph

để thêm/loại bỏ khoảng cách trước đoạn văn

- Click chọn Add/Remove Space After Paragraph

để thêm/loại bỏ khoảng cách sau đoạn văn

3 Tạo hoa thị (Bullets)

Việc tạo Bullets tức là đặt ở đầu mỗi đoạn văn bản một ký tự đặc biệt nào đó làmcho bố cục của văn bản mạch lạc, người đọc dễ theo dõi

Ví dụ đoạn văn bản dưới đây ta sử dụng kỹ thuật tạo Bullets

Các loại thực phẩm tốt cho cơ thể con người:

 Rau

 Trái cây

 Cá

Cách tạo Bullets:

- Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào mũi tên nhỏ cạnh nút Bullets () và chọn một ký tự làm Bullet

- Nếu bấm chọn mục Define New Bullet thì ta có thể nạp thêm một ký tự Symbol haymột hình ảnh khác làm Bullet

4 Đánh số đoạn văn bản(Numbering)

Thay vì dùng các ký tự đặc biệt đặt vào đầu mỗi đoạn văn bản như tạo Bullet thì

ta có thể đánh số các đoạn văn bản (Numbering) như ví dụ bên dưới:

Các loại thực phẩm tốt cho cơ thể con người:

1 Rau

2 Trái cây

3 Cá

Cách tạo Numbering như sau:

Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào mũi tên

nhỏ cạnh nút Numbering ( ) để chọn kiểu đánh số, muốn

thay đổi tùy chọn kiểu đánh số thì chọn mục Define New

Number Format

5 Đánh số hoặc tạo bullets nhiều cấp

Đoạn văn bản dưới đây là một ví dụ về đánh số nhiều cấp:

Cách tạo đề mục số và bullet nhiều cấp như sau:

Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào

mũi tên nhỏ cạnh nút Multilevel List ( ) để chọn kiểu

đánh số hoặc bullets nhiều cấp, muốn thay đổi tùy chọn kiểu

đánh số hoặc bullets nhiều cấp thì chọn mục Define New

Multilevel List hay Define New List Style

Khi đã áp dụng kiểu đánh số hoặc bullet nhiều cấp,

muốn chuyển xuống cấp dưới (ví dụ cấp 1 chuyển xuống

cấp 2) ta nhấn phím tab, muốn chuyển lên cấp trên (ví dụ

cấp2 lên cấp 1) ta nhấn Shift+tab

6 Tăng/giảm thụt lề trái:

- Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Increase Indent ( hay Ctrl+M) để thụt lề trái mỗi lần 1 default tab (mặc định là 0.5 Inch)

Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Decrease Indent( Hay Ctrl+Shift+M) để giảm thụt lề trái mỗi lần tương đương 1 default tab (mặc định là0.5 Inch)

-7 Đóng khung, tô màu đoạn văn bản

Đóng khung và tô màu có tác dụng trang trí làm nổi

bật các đoạn văn bản, đây là các thao tác rất hay được dùng

khi trình bày văn bản

* Đóng khung:

Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào

nút Border rồi chọn các mục sau:

- Bottom Border: Đóng khung cạnh dưới đoạn văn bản

- Top Border: Đóng khung cạnh trên của văn bản

- Left Border: Đóng khung cạnh trái của văn bản

- Right Border: Đóng khung cạnh phải của văn bản

- No Border: Bỏ đóng khung

- All Border: Đóng khung tất cả các đường ( dùng trong bảng)

- Outside Border: Đóng khung các đường bao xung quanh khối văn bản hoặc bảng

- Inside Border: Đóng khung các đường giữa bảng (chỉ dùng cho bảng)

Nếu bấm chuột vào mục Border and shading… sẽ xuất hiện hộp thoại giống nhưkhi ta vào menu Format- Border and shading của Word 2003:

Các mục trong tab Border gồm có:

- Setting: Kiểu đóng khung

+ None: Không đóng khung

+ Box: Đóng khung kiểu bình thường

+ Shadow: Đóng khung có bóng đổ

+ 3-D: Khung nổi 3 D

+ Custom: Đóng khung tùy chọn (có thể chọn các kiểu khác nhau cho từng cạnh)

- Style: Kiểu đường kẻ khung

- Color: Màu đường kẻ khung

- Width: Độ dày đường kẻ khung

- Apply to: Kiểu đóng khung:

+ Text (chỉ xuất hiện khi ta có chọn khối văn bản): Đóng khung theo văn bản (vănbản tới đâu đóng khung tới đó)

+ Paragraph: Đóng khung theo đoạn

Để hiểu rõ hơn các kiểu đóng khung trong mục Apply to ta hãy xem ví dụ dưới đây

Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khungkiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóngkhung kiểu Text

Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểuparagraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểuparagraph

Trong hộp thoại Border and Shading ta còn có tab Page Border để đóng khungtrang và tab Shading để tô màu Phần này chúng tôi không trình bày kỹ ở đây mà dànhcho bạn đọc tự tìm hiểu vì nó cũng tương tự như phần đóng khung và tô màu trình bàytrong tài liệu này

* Tô màu văn bản

Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút

Shading :

- Chọn màu tô trong bản màu

- No color: Không tô màu

- More colors: Nếu màu chúng ta cần không xuất hiện trong

bảng màu phía trên thì bấm chuột vào mục này để chọn màu

khác:

IV Định dạng tab

Khi soạn thảo văn bản người ta thường không sử dụng phím Space bar (phímkhoảng trắng) để canh chỉnh văn bản, tức là phím Space bar có một tác dụng duy nhất là

để tạo ra dấu cách phân biệt các từ

Khi gặp văn bản có dạng cột như bên dưới thì ta sử dụng công cụ tab để địnhdạng:

Ví dụ đoạn văn bản sử dụng tab:

Stt Họ tên Ngày sinh Nơi sinh

1 Trần Văn A 2/4/1987 Hà Nội

2 Nguyễn Thị B 4/3/1989 Đồng Nai

3 Vũ Văn C 5/12/1990 Long An

Khi ta bấm phím Tab thì theo mặc định con trỏ sẽ di chuyển về phía sau một khoảng được quy định trong mục Default tab stops (theo mặc định là 0.5” tức 1.27cm) muốn thay đổi thông số này ta chỉ việc Double click trên thanh Ruler và chỉnh mục Default tab stops trong cửa sổ mới xuất hiện), tuy nhiên nếu trên thanh Ruler ta có đặt các điểm dừng tab thì mỗi lần nhấn phím Tab con trỏ văn bản sẽ nhảy

đến điểm dừng tab kế tiếp, và khi định dạng văn bản dạng cột như trên thì mỗi cột ta đặt một điểm dừng tab Tùy hình thức của văn bản mà ta chọn các kiểu tab phù hợp cho các cột văn bản với ký hiệu

và ý nghĩa của các loại tab như sau:

Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang

phải khi chúng ta nhập liệu

Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text Đoạn text sẽ nằm giữa

vị trí đặt tab khi chúng ta nhập liệu

Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text Khi chúng ta nhập

liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab

Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách

phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí

Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text Nó sẽ chèn

một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, chúng ta nên cho hiển thị thước ngangtrên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc hoặc vào tabView, check mục Ruler Chúng ta có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt clickvào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên tráitrang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó click chuột vào thanhthước ngang nơi chúng ta muốn đặt tab

Nếu chúng ta muốn đặt điểm dừng tab tại vị trí chính xác hoặc chúng ta muốnchèn ký tự đặc biệt trước tab, chúng ta có thể dùng hộp thoại Tabs bằng cách nhấn đúpchuột vào bất kỳ điểm nào trên thanh thước sẽ xuất hiện hộp thoại Tabs (tương tự nhưvào Format – Tab ở Word 2003):

Trong hộp thoại này gồm có các mục:

-Tab stop position: Nhập các vị trí muốn đặt điểm dừng tab

- Alignment: Chọn kiểu tab

- Leader: Chọn ký tự kéo theo (ký tự lấp đầy vào cột tab)

- Nút Set: Đặt tab

- Nút Clear: Xóa tab đang chọn

- Nút Clear All: Xóa tất cả các tab

Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, chúng ta có thể bấm phím Tab để nhảy đếntừng điểm dừng tab trong tài liệu và nhập văn bản

Muốn chỉnh sửa vị trí của tab ta kéo tab dọc cây thước

Muốn xóa tab ta kéo tab ra khỏi cây thước rồi thả chuột

V Tạo Drop Cap (chữ đầu đoạn lớn và rớt xuống dưới)

Drop Cap là công cụ để tạo cho ký tự (hoặc từ) đầu đoạn to và

rớt xuống dưới có tác dụng trang trí cho văn bản, làm cho văn

bản nhìn nổi bật và sinh động hơn Ví dụ đoạn văn bản sau:

Q

uê hương là chùm khế ngọt

Cho con trèo hái mỗi ngày

Quê hương là đường đi học

Con về rợp bướm vàng bay

Quê hương là con đò nhỏ

Êm đềm khua nước trên sôngQuê hương là con diều biếcTuổi thơ con thả trên đồngCách tạo Drop Cap như sau:

Trong nhóm Text của thẻ Insert, bấm chuột vào nút Drop Cap để tạo Drop Cap:

- None: Không có Drop Cap

- Droped: Chữ Drop Cap nằm phía trong lề

- In Margin: Chữ Drop Cap nằm phía ngoài lề

- Drop Cap Options: Cài đặt font chữ, độ lớn cho Drop

Cap

Bấm nút Drop Cap Options sẽ xuất hiện hộp thoại

tương tự như vào Format – Drop Cap ở Word 2003:

- Possition: Chứa các mục None, Dropped, In Margin như

phần trên

- Font: Chọn font chữ cho Drop Cap

- Lines to drop: Độ lớn của Drop cap

- Distance from text: Khoảng cách từ khung Drop Cap

đến văn bản thường

BÀI 2: CHIA CỘT (COLUMN)

I Cách chia cột

Chia cột cũng là một hình thức định dạng đoạn rất phổ biến, nó giúp chúng ta cóthêm nhiều cách trình bày văn bản bắt mắt và thuận lợi hơn cho người đọc

Để chia cột văn bản ta tiến hành như sau:

Chọn khối văn bản muốn chia cột (nếu đã nhập văn bản), vào thẻ Page Layout - nhómPage Setup - bấm nút Columns chọn kiểu chia cột và số cột muốn chia, trong đó:

- One: Chia một cột (không chia)

- Two: Chia hai cột bằng nhau

- Three: Chia 3 cột bằng nhau

- Left: Chia hai cột và cột bên trái nhỏ hơn cột

- Preset: Kiểu chia cột (gồm các mục One, Two, Three, Left, Right giống như bên trên)

- Number of columns: Số cột muốn chia

- Line between: Nếu chọn sẽ có đường thẳng phân cách các cột

- Width and spacing: Chỉnh độ rộng các cột (Width) và khoảng cách giữa các cột(Spacing)

- Apply to: Phạm vi áp dụng của thao tác chia cột đang thực hiện

Nếu không quét chọn văn bản thì Apply to gồm các mục:

+ This section: Thao tác chia cột áp dụng cho phân

đoạn (Section) hiện hành (mặc định)

+ This point forward: Thao tác chia cột sẽ được thực

hiện cho phần văn bản từ vị trí dấu nháy đến cuối văn bản

+ Whole document: Thao tác chia cột áp dụng cho

toàn bộ văn bản

Nếu ta quét chọn văn bản rồi mới chia cột thì ta sẽ có các mục:

+ Selected text: Chia cột khối văn bản đang chọn (mặc

định)

+ Selected Sections: Chia cột phân đoạn chứa khối văn

bản đang chọn

+ Whole document: Thao tác chia cột áp dụng cho toàn bộ văn bản

* Lưu ý khi chia cột: Nếu chúng ta chia cột đoạn cuối cùng của văn bản thì thường văn

bản dồn hết ở cột đầu tiên mà không phân bố sang các cột còn lại, để tránh trường hợp như vậy trước khi chia cột ta đánh một vài phím Enter ở cuối văn bản và khi quét chọn đoạn văn bản để chia cột thì ta không quét chọn các ký tự Enter mới đánh thêm này.

II Sử dụng ngắt (Break) để xử lý văn bản chia cột

Muốn chuyển văn bản từ cột này sang cột kia ta sử dụng ngắt cột bằng một trongcác cách như sau:

khác, vào tab Page Layout, nhóm Page

Setup, bấm nút Break, chọn Column

BÀI 3: TẠO BẢNG (TABLE)

I Giới thiệu chung về bảng

- Bảng được gọi là Table

- Trong bảng có một hay nhiều cột gọi là Column

- Hàng gọi là Row

- Ô gọi là Cell

II Tạo bảng, xóa bảng

1 Tạo bảng

Ta có thể dùng một trong các cách sao để tạo bảng:

C1: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ

bên dưới nút Table sau đó rê chuột chọn số hàng, số cột và

Click chuột

C2: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó

chọn Insert Table: Hiện cửa sổ Insert Table tương tự như vào menu Table – Insert –Table ở Word 2003) rồi nhập các thông số:

- Number of columns: Số cột

- Number of rows: Số hàng

- Fixed column width: Chỉnh độ rộng các cột (nếu để

Auto thì bảng sẽ được tự động điều chỉnh cho vừa

với trang in)

- AutoFit to content: Độ rộng các cột tự động được

điều chỉnh cho vừa với nội dung của các ô

- AutoFit to window: Độ rộng các cột tự động được

điều chỉnh cho vừa với cửa sổ

- Remember dimensions for new tables: Nếu chọn

mục này thì các thông số sẽ được ghi nhớ cho lần tạo

bảng kế tiếp

C3: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó

chọn Draw table rồi tự vẽ bảng (thích hợp cho việc tạo các bảng có cấu trúc phức tạp)

C4: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó

chọn Quick tables: Chọn một kiểu bảng có sẵn như lịch (Calendar), ma trận (Matrix)hay bảng danh sách (Tabular list)…

* Lưu ý: Ngoài 04 cách trên ta còn một cách nữa là dùng các phím dấu “+” và dấu “-”

để vẽ bảng, trong đó dấu “+” để mở một cột mới và dấu “-” dùng để xác định độ rộng cột

2 Xóa bảng

Chọn bảng, bấm phải chuột chọn Cut hay chọn thẻ Layout, nhóm Rows &Columns, bấm nút Delete, chọn Delete Table

III Các thao tác với bảng

Khi ta chọn bảng, hai tab mới có tên Design và layout tự động xuất hiện, các tabnày chứa các nhóm lệnh để thao tác trên bảng:

Tab Design

Tab Layout:

1 Các phím di chuyển trong bảng

- Tab: Sang ô kế tiếp

- Shift + Tab: Trở về ô trước

- Ctrl+Tab: Tương đương Tab ở văn bản thường

2 Chọn bảng, hàng, cột, ô

* Dùng chuột:

- Chọn bảng: Bấm chuột vào mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái bảng

- Chọn hàng: Click vào lề trái của hàng

- Chọn cột: Di chuyển chuột phía trên cột cần chọn, khi nào con trỏ chuột thànhhình mũi tên hai đầu thì click chuột

- Chọn ô: Click vào sát lề trái của ô hay bấm chuột vào bên trong ô cần chọn rồinhấn tổ hợp phím Shift +End

chọn) Ta cũng có thể chọn thẻ Layout, nhóm Rows & Columns,

bấm nút Insert Above hay Insert Below

- Chèn cột: Chọn số cột muốn chèn, bấm phải chuột, chọn Insert –

Insert Colums to the Left (chèn cột vào bên trái vùng chọn) hay

Insert Colums to the Right (chèn cột vào bên phải vùng chọn) Ta

cũng có thể chọn thẻ Layout, nhóm Rows & Columns, bấm nút

Insert Left hay Insert Right

- Chèn ô: Chọn số ô cần chèn, bấm phải chuột vào vùng

chọn, chọn Insert -Insert Cells, xuất hiện hộp thoại Insert

Cell, ta chọn một mục:

+ Shift cells right: Các ô ở vị trí cũ bị đẩy sang phải

+ Shift cells down: Các ô ở vị trí cũ bị đẩy xuống dưới

+ Insert entire row: Chèn nguyên hàng

+ Insert entire column: Chèn nguyên cột

4 Xóa hàng, cột, ô

- Xóa hàng: Chọn hàng cần xóa, bấm phải chuột, chọn Delete Rows

- Xóa cột: Chọn cột cần xóa, bấm phải chuột, chọn Delete Columns

- Xóa ô: Chọn ô cần xóa, bấm phải chuột, chọn Delete Cells

(Ta cũng có thể chọn thẻ Layout, nhóm Rows & Columns, bấm nút

Delete, chọn Delete Rows/ Delete Columns/ Delete Cells)

5 Trộn ô, tách ô

- Trộn ô: Chọn các ô cần trộn, bấm phải chuột vào vùng chọn, chọn

Merge Cells hoặc chọn thẻ Layout, nhóm Merge, bấm nút Merge Cells

- Tách ô: Chọn các ô cần tách, bấm phải, chọn Split Cell hoặc chọn thẻ

Layout, nhóm Merge, bấm nút Split Cells Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại

+ Nếu chọn mục Merge Cells before split thì các ô

được chọn sẽ trộn lại thành một ô trước khi tách

6 Đóng khung, tô màu

Trong thẻ Design, nhóm Table Styles chứa các mẫu bảng được đóng khung và tômàu sẵn, ta có thể chọn một kiểu hoặc bấm nút Border ( ) để tự đóng khunghoặc nút Shading ( ) để tự tô màu cho bảng của mình

Nếu bấm chuột vào nút Border và chọn mục Borders and shadings thì sẽ xuất hiệnhộp thoại Border and shading (tương tự như vào Format – Borders and shadings ở Word2003):

- Tab Borders: Đóng khung đoạn văn bản

- Tab Page border: Đóng khung trang

- Tab Shading: Tô màu

(tương tự như đóng khung, tô màu ở văn bản thường)

7 Canh chỉnh dữ liệu trong ô

- Muốn canh cho dữ liệu trong ô nằm trên/giữa/dưới hoặc

trái/giữa/phải ta click chọn các nút tương ứng trong nhóm

Alignment của thẻ Layout

- Muốn xoay hướng văn bản trong ô ta click nút Text

Direction

- Muốn canh lề cho các ô ta bấm nút Cell Margins:

Trong đó:

- Top: Khoảng chừa lề trên

- Bottom: Khoảng chừa lề dưới

- Left: Khoảng chừa lề trái

- Right: Khoảng chừa lề phải

- Mục Allow spacing between cells: Nếu chọn thì cho phép quy định khoảng cách giữacác ô (mặc định là khoảng cách=0, tức các ô nằm sát nhau)

- Mục Automatically resize to fit contents: Nếu chọn thì các cột sẽ tự động điều chỉnh đểvừa với nội dung trong ô

8 Tạo Heading cho bảng

Khi bảng kéo dài qua nhiều trang, đôi khi ta muốn hàng tiêu đề cột (hàng đầu tiêncủa bảng) tự động xuất hiện mỗi khi sang trang mới, để làm việc này ta click chuột vàohàng đầu của bảng rồi vào tab Layout, nhóm Data, click nút Repeat Header Rows

9 Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Chọn thẻ Layout, bấm nút Sort trong nhóm Data, chọn cột thứ nhất làm tiêu chísắp xếp trong mục Sort by, chọn các tiêu chí khác trong mục Then by (lưu ý chọnAscending là sắp xếp tăng dần, chọn Descending là sắp xếp giảm dần)

10 Tính toán trong bảng

Muốn thực hiện các tính toán trong bảng với các hàm đơn giản ta click chuột vào

ô muốn nhập công thức và vào thẻ Layout, bấm nút Formula trong nhóm Data:

Trong hộp thoại xuất hiện:

- Nhập công thức vào mục Formula (công

thức phải bắt đầu bằng dấu =)

- Number format: Chọn kiểu định dạng cho

kết quả xuất hiện

- Paste function: Chèn các hàm vào công thức

- Chọn số cột trong mục Number of columns

- Chọn số hàng trong mục Number of rows

- Chọn độ rộng cột trong mục Fixed column width

- Mục Separate text at: Chọn ký tự dùng để phân chia văn

bản vào các ô khi chuyển thành bảng

+ Paragraph marks: Ký tự ngắt đoạn (Enter)

+ Tabs: Ký tự Tab

+ Comas: Dấu phảy

+ Other: Một ký tự khác (ta gõ vào ô nhỏ bên cạnh)

* Chuyển bảng thành văn bản thường

- Thẻ Layout, bấm nút Convert to text trong nhóm

Data, xuất hiện hộp thoại như hình bên

- Ta chọn ký tự được đặt vào giữa nội dung của 2 ô khi

bảng đã được chuyển thành văn bản thường: Paragraph

mark(dấu ngắt đoạn), Tabs (điểm dừng tab),

Commas(dấu phảy), other(ký tự khác)

BÀI 4 THAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA

I Giới thiệu chung

Microsoft Word 2010 cung cấp cho người sử dụng một tab Insert với đầy đủ các

nút lệnh cần thiết liên quan đến các đối tượng đồ họa:

Dưới đây là một số nút lệnh dùng để chèn các đối tượng:

Chèn một hình ảnh từ một file vào tài liệu

Chèn hình từ thư viện hình (Clip Art) vào tài liệu

Chèn các mẫu hình được tạo sẵn vào tài liệu

Chèn sơ đồ (sơ đồ tổ chức, sơ đồ hình tròn, sơ đồ hình kim tự tháp …)

Chèn biểu đồ để so sánh sự tương quan số liệu một cách trực quan bằng hình ảnh

Chèn text box (hộp văn bản) vào tài liệu

Chèn những phần có thể dùng lại được của tài liệu như các thuộc tính của tài liệu (tiêu đề, tên tác giả, tên cơ quan,…)

Chèn chữ nghệ thuật

Chèn dòng chữ kýChèn ngày giờChèn một đối tượng nhúng như: một trang bảng tính của Excel,một slide của PowerPoint,…

Chèn biểu thức toán học

Chèn ký tự đặc biệt không có trên bàn phím

II Chèn và thao tác với AutoShape

1 Chèn Autoshape vào văn bản

Để chèn một hình vẽ vào tài liệu, click chọn nút Shapes trong nhóm Illustrations của tab Insert Một bảng liệt kê các dạng Shapes xuất hiện:

Ta chọn một hình trong các nhóm hình có sẵn Khi đó,

con trỏ mouse biến đổi thành dấu cộng (+), nhấn trỏ

vào vị trí muốn đặt hình đó và kéo ra đến khi đạt được

kích thước mong muốn và nhấp bỏ mouse

Nếu hình chưa nằm đúng vị trí, click chọn hình

và di chuyển hình đến nơi cần đặt

Để mở rộng hình, chúng ta đưa con trỏ vào một

trong các ô vuông nhỏ xung quanh hình cho đến khi

con trỏ biến thành mũi tên hai đầu, nhấn giữ chuột và

kéo để định dạng hình theo ý muốn (lưu ý là khi ta

click và kéo thì con trỏ chuột lại đổi thành hình dấu

cộng)

Trong khi kéo mouse để vẽ các hình:

Giữ phím Shift để vẽ đường thẳng nằm ngang,

đường thẳng đứng, đường xiên góc 450 (trong trường

hợp vẽ đường thẳng)

Giữ phí Shift để vẽ các hình có dạng đều như hình

vuông, hình tròn, tam giác đều, hình sao 5 cánh (hay 4

cánh), lục giác đều,…

Giữ phím Ctrl để ấn định điểm bắt đầu vẽ (điểm mà

chúng ta bắt đầu bấm và kéomouse) làm tâm, từ đó vẽ

bung ra

2 Thêm văn bản vào Autoshape (Add Text)

Một số hình vẽ cho phép chúng ta thêm văn bản vào bên

trong chúng Để thêm văn bản vào hình vẽ, chúng ta thực hiện

như sau:

- Click phải mouse lên hình và chọn Add Text

- Nhập và định dạng văn bản như bình thường, bấm mouse bên

ngoài hình để kết thúc

3 Hiệu chỉnh AutoShape

Khi muốn hiệu chỉnh AutoShape, ta click chọn lên hình Khi đó, xung quanh hình

xuất hiện khung bao quanh và các nút điều chỉnh, đồng thời thanh công cụ Drawing Tools xuất hiện với tab Format, bao gồm các nhóm lệnh:

- Insert Shapes: chèn các hình vẽ vào tài liệu.

- Shape Styles: Các kiểu hình vẽ tạo sẵn và cho phép hiệu chỉnh.

- WordArt Styles: Các kiểu dạng WordArt tạo sẵn.

- Text: Định hướng văn bản, canh lề và tạo liên kết

- Arrange: Định vị Shape, WordArt trong văn bản.

- Size: Định kích thước Shape, WordArt.

Tùy theo đối tượng và mục đích chỉnh sửa của chúng ta mà chọn nhóm lệnh cho phù hợp

a Thay đổi màu sắc cho Autoshape

Để thay đổi màu sắc cho hình khác với mặc định ban đầu, ta click vào mũi tên xổ

xuống trong nhóm Shapes Styles sẽ xuất hiện các mẫu đường viền và tô màu, ta có thể

chọn một mẫu với màu sắc theo ý thích của ta

Nếu không thích các mẫu có sẵn chúng ta có thể bấm nút để tô màu:

- Theme colors: Các màu có sẵn

- Standard color: Bảng màu chuẩn

- Mục No fill: Không tô màu (đối tượng có kiểu tô No fill thì

nền sẽ trong suốt và có thể nhìn thấy văn bản hoặc đối tượng

khác ở bên dưới)

- Mục More fill color: Thêm các màu khác để chọn

- Mục Picture: Chọn một hình làm nền cho đối tượng

- Mục Gradient: Tô màu chuyển sắc

- Mục Texture: Tô màu dưới dạng một chất liệu nào đó (như

gỗ, vải…)

- Pattern: Chọn một mẫu tô

Nút dùng để chọn đường viền cho

Autoshape:

- Theme colors: Các màu có sẵn

- Standard color: Bảng màu chuẩn

- No Outline: Không có đường viền

- Weight: Độ dày của đường viền

- Dashed: Chọn kiểu đường viền liền nét hay đứt nét

- Arrows: Chọn kiểu đầu mũi tên (mục này chỉ dành cho các

kiểu AutoShape có dạng đường thẳng, đường cong

- Partern: Chọn mẫu đường viền

b Tạo hiệu ứng cho AutoShape

Để tạo các hiệu ứng cho AutoShape ta bấm nút lệnh Shape Effect trong nhómshape style rồi chọn hiệu ứng trong các mục:

- Preset: Các kiểu hiệu ứng nổi, chìm, 3D, nghiêng…

- Shadow: Hiệu ứng bóng đổ

- Reflection: Hiệu ứng phản chiếu

- Glow: Tạo hiệu ứng màu lan tỏa ra xung quanh hình

- Soft Edges: Làm mềm đường viền

- Bevel: Làm hình nổi dạng 3D

- 3-D Rotation: Hình nổi và xoay theo nhiều hướng khác nhau

c Thay đổi hướng trình bày văn bản bên trong AutoShape

Mặc định khi bạn nhập văn bản vào AutoShape, văn bản sẽ được trình bày theohướng nằm ngang Tuy nhiên, chúng ta có thể thay đổi hướng trình bày văn bản bêntrong AutoShape bằng cách:

- Chọn đối tượng muốn thay đổi hướng trình bày của văn bản bên trong

- Trong tab Format, nhóm lệnh Text, chọn Text Direction ( ) và chọn

một hướng trình bày tùy ý

Để canh văn bản theo chiều dọc ta click nút Align text và chọn Top(văn bản nằm phía trên), Middle(văn bản nằm giữa) và Bottom(văn bản nằm dưới)

d Thứ tự của các đối tượng (Order)

Khi làm việc với các đối tượng, chúng ta cần nắm vững các nguyên tắc sau:

- Các lớp đối tượng có thể nằm xếp chồng lên nhau, đối tượng nằm ở lớp dưới sẽ bị đốitượng ở lớp trên che khuất

- Đối tượng được tạo (vẽ) sau mặc nhiên sẽ được nằm bên trên

- Các đối tượng có thể nằm trên văn bản, cũng có thể nằm dưới văn bản

Để thay đổi thứ tự (Order) của các đối tượng, ta thực hiện như sau:

- Chọn đối tượng muốn thay đổi thứ tự

- Trên tab Format, nhóm lệnh Arrange, chọn nút lệnh Bring Forward nếu muốn mang đối tượng lên trên hoặc Send Backward nếu muốn đưa đối tượng xuống dưới các đối

tượng khác Một số sự lựa chọn khác khi chọn 2 nút lệnh này như sau:

+ Bring Forward: Đem đối tượng lên trên một lớp

+ Bring to Front: Đem đối tượng lên lớp trên cùng (trên tất cả các đối tượng

khác)

+ Bring in Front of Text: Đem đối tượng lên trên văn bản

+ Send Backward: Đem đối tượng xuống dưới một lớp

+ Send to Back: Đem đối tượng xuống lớp dưới cùng (dưới tất cả các đối tượng

khác)

+ Bring Behind Text: Đem đối tượng xuống dưới văn bản

e Nhóm các đối tượng thành một đối tượng (Group)

Khi một hình ảnh được tạo ra bằng cách kết hợp nhiều đối tượng lại với nhau thìban đầu các đối tượng này vẫn là các đối tượng độc lập, điều này gây phiền phức nếuchúng ta muốn di chuyển hình ảnh đến chỗ khác vì ta phải di chuyển từng đối tượng nhỏrồi sắp xếp lại, điều này rất mất thời gian Để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ nhómcác đối tượng lại với nhau để chúng liên kết lại thành một khối và khi ta di chuyển thìcấu trúc của hình ảnh không bị phá vỡ

Cách thực hiện nhóm như sau:

- Chọn tất cả các đối tượng muốn gom nhóm lại bằng cách chọn đối tượng đầu tiên, nhấn

và giữ phím Shift để chọn các đối tượng còn lại hoặc vào thẻ Home, nhóm Editing, bấmnút , chọn mục và kéo một khung bao quanh các đối tượngcần chọn

Trên tab Format, trong nhóm lệnh Arrange > chọn lệnh Group

-Croup

f Tách (rã) một đối tượng nhóm thành nhiều đối tượng (Ungroup)

Khi cần tách một đối tượng nhóm (là tập hợp của nhiều đối tượng) ra làm thành nhiều đối tượng riêng lẻ, ta thực hiện như sau:

- Chọn đối tượng nhóm muốn tách ra thành nhiều đối tượng

- Trên tab Format, trong nhóm lệnh Arrange > chọn lệnh Group-Ungroup.

g Quay và lật đối tượng (Rotate or Flip)

Đối với đối tượng Autoshape, chúng ta có thể quay hoặc lật chúng theo ý muốn

- Chọn đối tượng cần quay hoặc lật

- Trên tab Format, trong nhóm lệnh Arrange > chọn lệnh

Rotate:

- Rotate Right 90 0: quay đối tượng sang phải một góc 900

- Rotate Left 90 0 : quay đối tượng sang trái một góc 900

- Flip Vertical: lật đối tượng theo chiều đứng (lật theo trục đối

xứng là trục ngang)

- Flib Horizontal: lật đối tượng theo chiều ngang (lật theo trục

đối xứng là trục đứng)

Chúng ta cũng có thể xoay hình tự do bằng cách nhấn

giữ nút tròn màu xanh để xoay theo hướng mong muốn

h Canh thẳng hàng các đối tượng

Khi bạn muốn canh thẳng hàng các đối tượng thì công

cụ Align sẽ giúp bạn làm rất nhanh công việc này

Để sử dụng chức năng Align ta vào tab Format, nhóm

Arrange, click chọn mục Align rồi chọn một kiểu:

- Align Left: Các đối tượng canh thẳng hàng bên trái

- Align Center: Các đối tượng canh thẳng hàng ở giữa (theo chiều ngang)

- Align Right: Các đối tượng Canh thẳng hàng bên phải

- Align Top: Các đối tượng Canh thẳng hàng phía trên

- Align Middle: Các đối tượng Canh thẳng hàng ở giữa (theo chiều dọc)

- Align Bottm: Các đối tượng Canh thẳng hàng phía dưới

- Distribute Horizontally: Các đối tượng phân bố đều theo chiều ngang

- Distribute Vertically: Các đối tượng phân bố đều theo chiều dọc

III Chèn và thao tác với WordArt

WordArt là chức năng trong Word giúp chèn các chữ có hình dáng nghệ thuật vàotrong tài liệu với mục đích trang trí và tạo sự sinh động cho tài liệu

1 Chèn WordArt

Để chèn một WordArt vào tài liệu, chúng ta có thể sử dụng một trong hai cách sau:

Cách 1: (chọn nút lệnh chèn WordArt trước, nhập nội dung sau)

- Click chọn nút lệnh WordArt trong nhóm lệnh Text

của tab Insert Một danh sách các kiểu WordArt được

hiển thị Ta click chọn một kiểu tùy ý và nhập nội dung

muốn tạo WordArt thay cho dòng chữ “Your text here”

được mặc định sẵn

Cách 2: (nhập nội dung trước, chọn nút lệnh chèn

WordArt sau)

Ta có thể tạo một WordArt cho một nội dung có sẵn

bằng cách: chọn khối văn bản muốn chuyển thành

WordArt, sau đó click chọn nút lệnh WordArt.

2 Hiệu chỉnh Word Art

a Thay đổi kiểu WordArt

Chúng ta có thể thay đổi kiểu của WordArt khác với kiểu ban đầu đã chọn bằng

cách click vào mũi tên xổ xuống trong nhóm WordArt Styles của tab Format Một danh

sách các kiểu WordArt cùng với màu sắc định sẵn được hiển thị cho phép chúng ta lựachọn

b Hiệu chỉnh đường viền và tô nền cho Word Art

Sử dụng nút lệnh Shape Fill và Shape Outline trong nhóm lệnh

WordArt Styles, chúng ta có thể thay đổi đường viền và nền cho

WordArt như: thay đổi màu sắc (Color), kiểu (Dash) và kích thước (Weight) của đườngviền hoặc tô nền cho WordArt

c Tạo hiệu ứng cho WordArt

Để tạo hiệu ứng cho WordArt bạn vào thẻ Format, bấm nút

Text Effect ( ) và chọn các hiệu ứng:

- Shadow: Hiệu ứng bóng đổ

- Reflection: Hiệu ứng phản chiếu

- Glow: Tạo hiệu ứng màu lan tỏa ra xung quanh hình

- Bevel: Làm hình nổi dạng 3D

- 3-D Rotation: Hình nổi và xoay theo nhiều hướng khác nhau

- Transform: Thay đổi hình dạng của WordArt (có thể làm cho Wordart có hình tròn,hình lượn sóng…)

e Thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh Word Art (Wrap Text)

Để thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh

WordArt, trong nhóm Arrange của tab Format click chọn nút

lệnh Wrap text.

- In Line with Text: Word Art nằm riêng hàng so với văn bản.

- Square: Văn bản chừa ra xung quanh Word Art theo dạng

hình chữ nhật

- Tight: Văn bản bao sát WordArt

-Behind Text: WordArt ở phía dưới văn bản

- In front of Text: WordArt nằm phía trên văn bản

- Top and Bottom: Văn bản ở bên trên và bên dưới WordArt.

- Through: Văn bản xuyên qua WordArt.

f Thay đổi vị trí của Word Art so với văn bản (Position)

Để thay đổi vị trí của WordArt so với văn bản, trong

nhóm Arrange, click chọn nút lệnh Position Văn bản tự

động thiết lập bao phủ xung quanh đối tượng

Ta có thể nhìn vào hình minh họa trên các biểu tượng

để chọn một kiểu phù hợp

Ngoài ra, muốn chỉnh vị trí chính xác của Word Art

trong văn bản ta chọn mục More Layout Options

* Ngoài các thao tác trên, WordArt cũng có một số thao tác

hiệu chỉnh giống như khi hiệu chỉnh AutoShape như: Thay đổi thứ tự của các đối tượng(Order), gom hoặc rã nhóm các đối tượng (Group hoặc Ungroup), quay và lật đối tượng(Rotate or Flip) … (xem lại phần AutoShape)

IV Chèn và thao tác với hình ảnh

1 Chèn hình ảnh

 Chèn hình ảnh từ file trên đĩa

Để chèn hình từ file trên đĩa ta bấm chuột vào nút Picture trong nhóm Illustrations của tab Insert Trong hộp thoại Insert Picture xuất hiện ta mở thư mục chứa ảnh và chọn

ảnh cần chèn, bấm nút Insert (hoặc Double click vào ảnh cần chèn)

 Chèn hình ảnh từ Clip Art

Để chèn hình từ file trên đĩa ta bấm chuột vào nút Clip Art

trong nhóm Illustrations của tab Insert.

- Bấm nút Go để hiển thị toàn bộ hình trong Clip Art

- Nhập một chủ đề vào nút Search for rồi bấm nút Go thì các

hình trong chủ đề đó được liệt kê bên dưới (ví dụ nhập Animal

vào mục Search for rồi bấm nút Go thì sẽ liệt kê hình các con

thú…)

Muốn chèn hình ta click vào mũi tên bên phải hình rồi

chọn Insert (mũi tên này xuất hiện khi ta đưa con trỏ chuột vào

hình)

Ngoài ra ta có thể bấm vào đường link Organize clips để

mở toàn bộ Clip Art dưới dạng cây folder rồi chọn hình cần

chèn, bấm nút Copy rồi đưa con trỏ vào văn bản chọn lệnh

Paste

2 Các thao tác với hình ảnh

Công cụ xử lý hình ảnh của Word 2010 đặc biệt ấn tượng với những chức năngtrước đây chỉ có thể làm được trên Photoshop, các chức năng này tập trung trong nhómAdjust của tab Format:

* Loại bỏ hình nền:

Nút Remove Background trong nhóm Adjust cho phép bạn loại bỏ hình nền củamột tấm hình

Hình trước khi loại bỏ nền Và sau khi loại bỏ nền

Ngoài ra còn một số nút lệnh khách trong nhóm này

Chỉnh độ mềm mại và độ sáng tối của hìnhChọn tông màu cho hình

Chọn hiệu ứng nghệ thuật cho hìnhNén hình

Thay hình bằng hình khácTrả về hình gốc (hủy bỏ hết các thao tác xử lý)

Muốn xén bớt hình ta sử dụng nút Crop trong nhóm

Size của Tab format, muốn thay đổi kích thước ta chỉnh

trong mục Height(chiều cao) và Width (chiều rộng)

Một số thao tác khác của hình như chỉnh cách dồn

văn bản, thay đổi vị trí của hình, nhóm và bỏ nhóm… ta làm như WordArt vàAutoShape

 Lưu ý : Word 2010 có tính năng rất mới đó là cho

ẩn và hiện các đối tượng, để thực hiện việc này ta mở

Tab Home, click nút Select trong nhóm Editting, chọn

mục Selection Pane… sẽ xuất hiện cửa sổ như Selection

and Visibility nằm bên phải màn hình:

Cửa sổ này chứa tên các đối tượng nằm trong trang

hiện hàng, ta click vào hình con mắt ở bên phải tên đối

tượng để bật hay tắt các đối tượng

Chúng ta chọn một loại sơ đồ trong khung bên trái, ví dụ như: List (thể hiện thôngtin dưới dạng danh sách), Process (thông tin dưới dạng một tiến trình thực hiện côngviệc), Cycle (thông tin thể hiện một chu trình),… và chọn một dạng sơ đồ của loại sơ đồtương ứng trong khung bên phải

Ta chọn một kiểu sơ đồ (ví dụ sơ đồ tổ chức Organization Chart trong nhómHierarchy) rồi nhập văn bản vào các ô trong sơ đồ:

- Muốn chèn thêm các cấp con ta bấm nút Add Shape trong nhóm

Create Graphic của thẻ Design và chọn các mục:

+ Add Shape After: Chèn thêm một ô nằm phía sau ô hiện

+ Add Assitant: Chèn thêm một ô trợ lý

- Muốn thay đổi cách trình bày của sơ đồ ta chọn mục các mục Left Hanging, BothHanging, Standard, Right Hanging trong nhóm Layout của tab Design:

- Muốn đổi màu sơ đồ ta click nút Change Colors trong thẻ Design rồi chọn màu phù hợp:

VI Chèn và hiệu chỉnh biểu đồ

Biểu đồ là một dạng trình bày khác của dữ liệu dưới dạng hình ảnh để chúng tatiện so sánh sự tương quan giữa các đại lượng Word cung cấp cho chúng ta nhiều loạibiểu đồ khác nhau để chúng ta có thể lựa chọn như: biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồtròn,…Mỗi loại biểu đồ phục vụ một mục đích và truyền đạt thông tin theo cách khácnhau cho người đọc Loại biểu đồ mà chúng ta sử dụng phụ thuộc vào thông tin màchúng ta đang muốn truyền tải đến người đọc

1 Chèn biểu đồ

Muốn tạo biểu đồ ta bấm vào nút Chart trong nhóm Illustrations của tab Insert,khi đó hộp thoại Insert Chart xuất hiện để ta chọn kiểu biểu đồ, ta chọn một kiểu và bấmnút OK

Khi đó sẽ xuất hiện biểu đồ với kiểu và số liệu mặc định đồng thời xuất hiện bảng

dữ liệu được mở trong một cửa sổ Excel để chúng ta có thể nhập lại số liệu của mình

2 Chỉnh sửa biểu đồ

Khi ta click chọn biểu đồ sẽ xuất hiện tab Design để ta thực hiện các thao tác

chỉnh sửa biểu đồ

a Đổi kiểu biểu đồ:

Để đổi kiểu biểu đồ ta click vào nút Change Chart Type

của nhóm Type trong tab Design Khi đó một hộp thoại giống

như khi ta bấm vào nút Chart để ta chọn kiểu biểu đồ khác

b Chọn vùng dữ liệu khác

Bấm nút Select Data trong nhóm Data để xuất hiện hộp thoại Select Data Source:

- Quét chọn vùng dữ liệu mới trong mục Chart data range

- Bấm nút Swith Row/Column để xoay biểu đồ

(trước đây tạo biểu đồ theo cột thì bây giờ tạo

theo hàng và ngược lại)

c Chỉnh sửa vùng dữ liệu:

Bấm nút Edit Data Source sẽ xuất hiện

cửa sổ Excel để ta chỉnh sửa vùng dữ liệu của biểu đồ

d Thay đổi hình thức hiển thị biểu đồ

Bấm chuột vào mũi tên ở góc dưới của nhóm Chart

Layouts để chọn một kiểu hiển thị biểu đồ

VII Tạo và hiệu chỉnh biểu thức toán học (Equation)

Equatation là một công cụ hỗ trợ người dùng soạn thảo những biểu thức toán họcphức tạp trên MS Word Nếu chúng ta đã từng sử dụng MS Equation 3.0 trên MS Word

2003 hoặc MS Word XP thì chúng ta sẽ thấy sử dụng Equation trong MS Word 2010đơn giản hơn nhiều

Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý một điều là trong Word 2010 tiện ích này chỉ hoạt

động khi văn bản được lưu thành dạng docx.

Để lập (chèn) một công thức hay biểu thức toán học vào tài liệu:

Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn

Click vào nút lệnh Equatation trong

nhóm lệnh Symbols của tab Insert.

Một danh sách Built-In xổ xuống với

9 dạng cộng thức thông dụng (diện

tích hình tròn, công thức Pitago, khai

triển Fourier…) Muốn sử dụng công

thức nào chúng ta chỉ việc click chuột

vào công thức đó

Nếu chúng ta không muốn sử

dụng các công thức có sẵn thì có thể tự

tạo biểu thức của riêng mình bằng

cách click vào lệnh Insert New Equatation, khi đó tại vị trí điểm chèn con trỏ sẽ xuất hiện khung , đồng thời thanh công cụ Equatation Tools sẽ xuất hiện cùng với tab Design để sẵn sàng cho việc nhập công thức:

Trên tab Design được chia thành 3 nhóm lệnh sau:

- Nhóm lệnh Tools: Cho phép biểu diễn công thức đã chèn dưới các dạng khác nhau.

- Nhóm lệnh Symbols: Cho phép nhập các phép tính, các ký hiệu toán học (phép toán so

sánh, ký hiệu Hy Lạp, ký hiệu lượng giác,…)

- Nhóm lệnh Structures: Cho phép nhập các dạng công thức khác nhau (tích phân,

lượng giác, phân số, căn thức,…)

Tùy vào từng biểu thức toán học của mình mà chúng ta chọn các phép tính, kýhiệu hay các công thức trên từng nhóm lệnh cụ thể

BÀI 5 CHỨC NĂNG TRỘN THƯ (MAIL MERGE)

I Giới thiệu

Khi cần soạn thảo một loại văn bản mang tính chất thông báo hay thư mời… đểgửi cho nhiều người mà trong đó nội dung chính giống nhau chỉ có thông tin cá nhânkhác nhau (ví dụ: Thư mời họp, giấy chứng nhận tốt nghiệp, phiếu báo điểm…), thì thay

vì phải soạn thảo riêng cho mỗi người một văn bản ta có thể sử dụng chức năng MailMerge của Word để tự động hóa công việc này

Để có thể thực hiện chức năng trộn thư chúng ta phải có 2 thành phần: Tài liệuchính (Main Document) và dữ liệu nguồn (Data Source):

a Tài liệu chính: Là phần văn bản chính của tài liệu, ta soạn thảo và trang trí như tài

liệu bình thường nhưng có một số chỗ (ví dụ như Họ tên, Địa chỉ…) ta để trống để saunày điền dữ liệu từ Data Source

Ví dụ: Dưới đây là một mẫu Main Document Đơn giản

BỘ CÔNG THƯƠNG

CÔNG TY ABC



THƯ MỜI

Ban giám đốc công ty ABC kính mời:… Chức vụ:…

Đến dự bữa liên hoan gặp mặt nhân ngày Công ty đón nhận huân chương laođộng hạng ba tại nhà hàng Sao Bắc Đẩu

Trân trọng kính mời Giám đốc

Trần Vĩnh Bảo

Tài liệu chính gồm có các dạng sau:

Letter: Văn bản thông thường.

E-mail messages: Thư điện tử

Envelopes: Phong bì

Labels: Nhãn thư

Directory: Thư mục

b) Dữ liệu nguồn (Data Source)

Là một loại tập tin văn bản (dạng bảng) hay cơ sở dữ liệu (bảng tính Excel, Tablecủa Access ) chứa các thông tin mà ta cần để điền vào các chỗ chừa trống trong tài liệuchính

Ví dụ như với mẫu tài liệu chính như trên thì ta cần có một dữ liệu nguồn có dạng như sau:

- Trong bảng dữ liệu nguồn như trên mỗi cột được gọi là Field (trường dữ liệu), tiêu đềcột gọi là Field Name (trong bảng trên ta có 3 field là Hoten, Phai, Chucvu)

- Mỗi dòng dữ liệu được gọi là record (mẫu tin) Trong Data Source trên ta có 3 mẫu tin

Khi ta đã có đầy đủ hai thành phần trên ta có thể tiến hành chèn field của DataSource vào các vị trí thích hợp trên Main Document và tiến hành cho trộn (Merge), khi

đó lần lượt từng mẫu tin trong Data Source sẽ được trộn vào Main Document, có baonhiêu mẫu tin cần trộn thì Word sẽ tự động sinh ra chừng đó tài liệu chính

II Cách làm

Có nhiều cách để thực hiện chức năng Mail Merge (tạo Data Source trước hoặctạo Data Source sau) nhưng sau đây chúng tôi xin giới thiệu một cách tương đối dễ thựchiện

B1: Tạo Data Source rồi lưu vào đĩa

Để tạo Data Source ta có thể tạo bằng Word hay

Excel, Access…

Nếu tạo bằng word ta chỉ việc mở file văn bản mới,

tạo bảng, nhập dữ liệu và lưu vào đĩa

B2: Soạn thảo Main Document

Mở file văn bản mới và nhập vào nội dung của Main

Document

B3: Vào thẻ Mailings, bấm nút Start Mail Merge trong nhóm Start Mail Merge để chọn

một kiểu tài liệu chính (trong ví dụ này ta chọn Letters)

B4: Cho kết nối Data Source với Main Document

Bấm nút Select Recipients để chọn Data Source:

- Type New List: Nhập mới Data Source

- Use Existing List: Sử dụng Data Source có sẵn

- Select from Outlook Contacts: Sử dụng danh bạ trong

chương trình Outlook làm Data Source

Chúng ta đã tạo Data Source rồi nên trong bước này ta

chọn Use Existing List rồi chọn File Data Source đã lưu ở B1 Khi chọn file và bấmOpen nếu để ý ta sẽ thấy một số nút lệnh trên tab Mailings sáng lên, điều đó có nghĩa làfile Data Source ta chọn đã được kết nối với Main Document

Nếu chọn Type New List ta sẽ có hộp thoại xuất hiện để nhập liệu cho DataSource, Data Source này gồm các trường dữ liệu mặc định sẵn như: Title, Last Name,First Name …Muốn thay đổi các trường dữ liệu này ta bấm nút Customize Columns

để tạo mới hay sửa hay xóa các trường dữ liệu

- Nút New Entry để tạo một mẫu tin (Record) mới

- Nút Delete Entry: Xóa mẫu tin hiện hành

- Nút Find: Tìm một mẫu tin