Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại cục thuế tỉnh nam định

Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về hồ sơ của người nộp thuế được khai thác sử dụng trong hầu hết các nghiệp vụ quản lí thuế như: công tác đăng kí thuế; công tác xử lí tờ khai thuế, kế t

TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI

-YY›ZZ -

ngô nhật thăng

ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ

tại cục thuế TỉNH nam định

TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI

-YY›ZZ -

ngô nhật thăng

ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ

tại cục thuế TỉNH nam định

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

LUậN VĂN THạC Sĩ KHOA HọC

QUảN TRị KINH DOANH

Hà NộI - 2012

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dụng luận văn

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Ngô Nhật Thăng

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3

1.1 Công tác quản lý hồ sơ thuế.   3 

1.1.1 Khái niệm hồ sơ và quản lý hồ sơ.   3 

1.1.2 Hồ sơ thuế.   3 

1.1.3 Phân loại hồ sơ thuế.   5 

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ thuế.   7 

1.1.4 Vai trò của việc quản lý hồ sơ thuế   9 

1.1.5 Công tác lưu trữ hồ sơ.   10 

1.1.6 Một số nguyên tắc của công tác quản lý hồ sơ   11 

1.2 Hệ thống thông tin quản lý.   13 

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý   13 

1.2.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý   19 

1.2.3 Ứng dụng CNTT trong ngành thuế.   23 

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNNT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CỤC THUẾ NAM ĐỊNH 27

2.1 Giới thiệu về Cục thuế Nam Định.   27

2.1.1 Đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nam Định 27

2.1.2 Khái quát về Cục thuế Nam Định 27

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức 28

2.1.4 Một số nét khái quát về các doanh nghiệp do Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý 31

2.1.5 Nguồn nhân lực công nghệ thông tin tại Cục thuế Nam Định 33

2.2.Ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý hồ sơ tại Cục thuế Nam Định 37

2.2.1 Hệ thống hạ tầng truyền thông 37

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 39

2.2.3 Hệ thống máy trạm 39

2.2.4 Quy trình quản lý hồ sơ 39

2.2.5 Ứng dụng CNTT trong lập hồ sơ thuế 44

2.2.6 Ứng dụng CNTT trong việc theo dõi quá trình nhận trả hồ sơ (QHS) 52

2.2.7 Ứng dụng CNTT trong xử lý hồ sơ tại Cục thuế Nam Định 56

2.2.8 Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ hồ sơ 63

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CỤC THUẾ NAM ĐỊNH 67

3.1.Đề xuất triển khai hệ thống kê khai và nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet tại Cục thuế Nam Định 67

3.1.1 Căn cứ hình thành giải pháp 67

3.1.4 Dự kiến kết quả đạt được 82

3.2.Cải cách hành chính 83

3.2.1 Cải cách thủ tục hành chính 83

3.2.2 Hiện đại hóa công sở ngành thuế 88

3.2.3 Nâng cao trình độ cán bộ công chức 89

3.3 Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ hồ sơ 91

3.3.1 Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ trên máy tính cá nhân 91

3.3.2 Xây dựng ứng dụng tin học hỗ trợ lưu trữ hồ sơ 93

KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO

NNT Người nộp thuế

thuế iHTKK Hệ thống khai thuế qua mạng

Số hiệu

Định

37

thuế

53

tính

92

Số hiệu

Bảng 2.1 Số lượng và cơ cấu doanh nghiệp do Cục thuế Nam

Bảng 2.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình quản lý hồ sơ 43

Bảng 2.4 Đánh giá kết quả đạt được sau khi triển khai phần

Bảng 2.5 Đánh giá kết quả đạt được sau khi triển khai hệ thống

Bảng 2.6 Thống kê tình hình thực hiện thủ tục hành chính thuế 56

Bảng 2.7 Thống kê tình hình thu ngân sách của Cục thuế giai đoạn 2006-2010 60

Bảng 3.3 Chi phí hàng tháng của doanh nghiệp khi áp dụng kê khai thuế qua mạng 71

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu:

Hồ sơ thuế là cơ sở, là xuất phát điểm cho mọi hoạt động quản lí thuế của cơ quan quản lí thuế Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về hồ sơ của người nộp thuế được khai thác sử dụng trong hầu hết các nghiệp vụ quản lí thuế như: công tác đăng

kí thuế; công tác xử lí tờ khai thuế, kế toán thuế, hoàn thuế; công tác quản lí thu nợ

và cưỡng chế thuế; công tác kiểm tra, thanh tra thuế; công tác phân tích dự báo thu ngân sách nhà nước; thông tin báo cáo phục vụ chỉ đạo điều hành và xây dựng chiến lược kế hoạch hoạt động của ngành thuế; cung cấp thông tin báo cáo cho Bộ tài chính và các cơ quan nhà nước có liên quan Chính vì vậy việc tiếp nhận hồ sơ thuế, trả kết quả xử lý cho người nộp thuế, bàn giao xử lý giữa các bộ phân chức năng, lưu trữ hồ sơ thuế của người nộp thuế phải được thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng, kịp thời nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác cao để tránh gây phiền hà, thiệt hại cho người nộp thuế cũng như tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận chức năng giải quyết hồ sơ Ý thức được tầm quan trọng của hoạt động quản lý hồ sơ thuế, ngành thuế đã không ngừng thực hiện cải cách các thủ tục hành chính thuế và tập trung đặc biệt vào phát triển các phần mềm hỗ trợ việc quản lý hồ sơ ngay từ khâu lập hồ sơ thuế, theo dõi nhận trả hồ sơ thuế, xử lý hồ sơ thuế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế

Từ thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ tại Cục Thuế tỉnh Nam Định và vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý làm cơ sở để thực hiện đề tài luận văn

Học viên đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm hoàn

thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế tỉnh Nam Định” làm luận văn thạc sỹ

với mong muốn có thể đóng góp một số các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý hồ sơ thuế tại Cục thuế Nam Định

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài:

Mục đích chủ yếu của luận văn là nghiên cứu làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế tỉnh Nam Định, đánh giá những thành công chủ yếu, những tồn tại, hạn chế và nguyên

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 2

nhân, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế tỉnh Nam Định

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

- Đối tượng nghiên cứu là những công việc thuộc nội dung của công tác quản

lý hồ sơ tại Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý

- Phạm vi nghiên cứu: Cục thuế Nam Định đang quản lý nhiều loại hồ sơ như

hồ sơ cán bộ công chức, hồ sơ thầu xây dựng, hồ sơ thuế của người nộp thuế; hồ sơ công văn giấy tờ… Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu có hạn nên luận văn chỉ tập trung vào nghiên cứu hoạt động quản lý hồ sơ thuế của người nộp thuế do Cục thuế Nam Định quản lý

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

- Tìm hiểu, làm rõ những điểm đạt và chưa đạt về ứng dụng công nghệ thông

tin trong hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế tỉnh Nam Định

- Nêu lên các đề xuất để hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp khái quát, thống kê, so sánh, tổng hợp phân tích số liệu thực tế Bên cạnh đó tác giả còn tham khảo, các bài viết nghiên cứu, luận văn thạc sỹ và khảo sát thực tế các số liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu

6 Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ và hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý

hồ sơ tại Cục thuế Nam Định

Chương 3: Hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế Nam Định

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Công tác quản lý hồ sơ thuế

1.1.1 Khái niệm hồ sơ và quản lý hồ sơ

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một con người hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm tính chất chung được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó

Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc Hồ sơ quá dày có thể chia thành các tập Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ theo đặc điểm và nội dung của văn bản, tài liệu, mà người ta chia thành hồ sơ công việc, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc…

Quản lý hồ sơ bao gồm các việc thiết kế, phân loại, xử lý, sắp xếp, bảo quản

và tiêu hủy hồ sơ

1.1.2 Hồ sơ thuế

1.1.2.1 Thuế và nội dung quản lý thuế

Khái niệm về thuế

Thuế là một khoản nộp bằng tiền mà các thể nhân và pháp nhân có nghĩa vụ bắt buộc phải thực hiện theo luật đối với nhà nước; không mang tính chất đối khoản, không hoàn trả trực tiếp cho người nộp thuế và dùng để trang trải cho các nhu cầu chi tiêu công cộng

Đặc trưng của thuế

- Tính bắt buộc: Người dân bắt buộc phải nộp thuế theo đúng quy định Thuế được đảm bảo thực hiện bằng sự cưỡng chế của Nhà nước Nộp thuế là một trách nhiệm

- Không hoàn trả trực tiếp: Thuế được tập trung vào ngân sách nhà nước Nhà nước chỉ trả cho người dân một cách gián tiếp thông qua chi tiêu công Thuế đánh qua cá nhân còn dịch vụ công lại mang tính cung cấp tập thể Dịch vụ công mà NNT sử dụng không nhất thiết tương thích với thuế mà họ đã trả

- Dùng vào Chi tiêu công: Chi chô bộ máy Nhà nước, Chi phúc lợi công cộng (bệnh viện, trường học, đường xá, công viên…) Phục vụ lợi ích của cộng đồng

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 4

Bản chất của thuế

- Thuế thể hiện mối quan hệ giữa Nhà nước và các tổ chức xã hội

- Phát sinh trong quá trình Nhà nước bằng quyền lực của mình tham gia phân phối tổng sản phẩm xã hội

Vai trò của thuế

- Công cụ chủ yếu của Nhà nước nhằm huy động tập trung một phần của cải vật chất trong xã hội vào Ngân sách Nhà nước: Thuế là nguồn thu chủ yếu của Ngân sách Nhà nước, thông qua thuế Nhà nước thực hiện chức năng phân phối thu nhập, đảm bảo công bằng xã hội

- Công cụ điều tiết vĩ mô của Nhà nước đối với nền kinh tế- xã hội:

+ Chính sách thuế góp phần định hướng đầu tư trong nước: thực hiện ưu đãi theo ngành nghề hay vùng lãnh thổ để tái cấu trúc nền kinh tế theo ngành và vùng lãnh thổ

+ Thông qua thuế suất, khuyến khích hoặc hạn chế hoạt động kinh doanh Xác lập quan hệ cân đối giữa cung cầu và hàng hóa

+ Góp phần thực hiện chính sách kinh tế đối ngoại của Nhà nước (xây dựng lội trình giảm thuế khi gia nhập WTO)

- Công cụ điều hòa thu nhập, thực hiện công bằng xã hội trong phân phối: Do các khiếm khuyết của thị trường, các nguồn lực của xã hội có thể không được phân

bố hiệu quả Các chính sách thuế tác động đến cung cầu nguyên vật liệu hàng hóa,

điều chỉnh quá trình phân phối của thị trường, điều chỉnh quá trình sản xuất

Nội dung quản lý thuế:

- Đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, ấn định thuế;

- Thủ tục hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế;

- Xóa nợ tiền thuế, tiền phát;

- Quản lý thông tin về NNT;

- Kiểm tra thuế, thanh tra thuế;

- Cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế;

- Xử lý vi phạm pháp luật về thuế

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 5

Nguyên tắc quản lý thuế:

- Thuế là nguồn thu chủ yếu của nhà nước Nộp thuế theo quy định của pháp luật là nghĩa vụ và quyền lợi của mọi tổ chức, các nhân Cơ quan, tổ chức, các nhân

có trách nhiệm tham gia quản lý thuế

- Việc quản lý thuế được thực hiện theo quy định tại Luật quản lý thuế và các quy định khác của pháp luật có liên quan

- Việc quản lý thuế phải đảm bảo công khai, minh bạch, bình đẳng; bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của NNT

1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ thuế

Hồ sơ thuế là hồ sơ đăng ký thuế, khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, xóa nợ tiền thuế, xóa nợ tiền phạt (Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11)

1.1.3 Phân loại hồ sơ thuế

1.1.3.1 Hồ sơ đăng ký thuế

Tổ chức, gia đình, cá nhân kinh doanh, cá nhân chịu thuế thu nhập cá nhân đều phải tiến hành đăng ký thuế Hồ sơ đăng ký thuế bao gồm tờ khai đăng ký thuế, bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng minh thư, hộ chiếu đối với chủ doanh nghiệp Khi có thay đổi về thông tin đăng ký thuế, người nộp thuế đều phải lập hồ sơ theo quy định để cơ quan thuế tiến hành giải quyết 

1.1.3.2 Hồ sơ khai thuế

Hồ sơ khai thuế bao gồm tờ khai thuế và các tài liệu liên quan làm căn cứ để người nộp thuế khai thuế, tính thuế với cơ quan thuế Chính phủ quy định loại thuế khai theo tháng, theo năm, khai tạm tính theo quý, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế, khai quyết toán thuế và hồ sơ khai thuế đối với từng trường hợp cụ thuể Các loại hồ sơ khai thuế: Khai thuế GTGT; Khai thuế thu nhập doanh nghiệp; Khai thuế TNCN; Khai thuế tiêu thụ đặc biệt; Khai thuế Môn bài; Khai thuế khoán; Khai thuế tài nguyên; Khai thuế liên quan đến sử dụng đất đai; Khai phí, lệ phí; Khai bổ xung các loại thuế

Người nộp thuế phải sử dụng đúng mẫu tờ khai thuế và các mẫu phụ lục kèm theo tờ khai thuế do Bộ Tài chính quy định, không được thay đổi khuôn dạng, thêm, bớt hoặc thay đổi vị trí của bất kỳ chỉ tiêu nào trong tờ khai thuế Đối với một số

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 6

loại giấy tờ trong hồ sơ thuế mà Bộ Tài chính không ban hành mẫu thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế tháng chậm nhất là ngày thứ hai mươi của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quý chậm nhất là ngày thứ ba mươi của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế cả năm chậm nhất là ngày thứ ba mươi của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ mười, kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế

- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày thứ chín mươi,

kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính

- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ bốn mươi lăm, kể từ ngày phát sinh các trường hợp đó

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thu khác liên quan đến sử dụng đất theo cơ chế một cửa liên thông thì thực hiện theo thời hạn quy định tại văn bản hướng dẫn liên ngành về cơ chế một cửa liên thông đó

1.1.3.3 Hồ sơ miễn thuế, giảm thuế

Cơ quan quản lý thuế thực hiễn miễn thuế, giảm thuế đối với các trường hợp thuộc diện miễn thuế, giảm thuế được quy định tại các văn bản pháp luật về thuế

Hồ sơ miễn giảm thuế gồm có: Văn bản đề nghị miễn thuế, giảm thuế; Tài liệu liên quan đến đến việc xác định số thuế được miễn giảm Tờ khai thuế; Quyết định miễn thuế, giảm thuế của cơ quan thuế…

1.1.3.4 Hồ sơ hoàn thuế

Hoàn thuế là hoàn trả số tiền mà NNT đã nộp vào ngân sách nhà nước Có

các loại hồ sơ hoàn thuế như: Hồ sơ hoàn thuế GTGT; Hồ sơ hoàn thuế TNCN; Hồ

sơ hoàn các loại thuế, phí khác; Hồ sơ hoàn thuế theo hiệp định tránh đánh thuế 2

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 7

lần Thành phần của hồ sơ hoàn thuế gồm có: Giấy đề nghị hoàn trả; Bảng kê hóa đơn chứng từ mua vào; Hoàn thuế theo hiệp định; Quyết định hoàn thuế; Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước

Thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế là 15 ngày đối với hồ sơ hoàn trước kiểm sau, 90 ngày đối với hồ sơ kiểm trước hoàn sau

1.1.3.5 Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền phạt

Trong trường hợp doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản (không bao gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh bị tuyên bố phá sản) đã thực hiện các khoản thanh toán theo quy định của pháp luật phá sản mà không còn tài sản để nộp tiền thuế, tiền phạt Cá nhân được pháp luật coi là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự

mà không có tài sản để nộp tiền thuế, tiền phạt còn nợ Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền phạt bao gồm, văn bản đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền phạt của cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế thuộc diện được xoá nợ tiền thuế, tiền phạt; Tài liệu liên quan đến việc đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền phạt (Bản sao có công chứng hoặc chứng thực) Thời hạn xử lý hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền phạt là 60 ngày

1.1.3.6 Hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế

Hồ sơ thanh tra, kiểm tra bao gồm hồ sơ thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và hồ sơ hồ sơ kiểm tra tại cơ quan thuế Hồ sơ thanh tra, kiểm tra tại trụ

sở người nộp thuế bao gồm: Quyết định thanh tra, kiểm tra; Biên bản thanh tra, kiểm tra; Kết luận thanh tra, kiểm tra; Quyết định xử lý trong trường hợp NNT có hành vi vi phạm pháp luật về thuế Hồ sơ kiểm tra tại cơ quan thuế bao gồm: Hồ sơ khai thuế của NNT, bản nhận xét hồ sơ khai thuế, thông báo giải trình hồ sơ khai thuế nếu có

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ thuế

Công tác quản lý hồ sơ là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan Như vật, công tác quản lý hồ sơ

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan

Công tác quản lý hồ sơ đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 8

chính xác nhất là thông tin bằng hồ sơ Về mặt nội cung công việc có thể xếp công tác quản lý hồ sơ vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà hồ sơ chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, gữ gìn bảo mật các hồ sơ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý hồ sơ để làm những việc trái pháp luật

Công tác quản lý hồ sơ đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan Nội dung của các hồ sơ phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các hồ sơ được giữ lại đầy đủ, nội dung hồ sơ chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các hồ sơ sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nếu chất lương hồ sơ không tốt, lưu giữ không đầy đủ thì sẽ gây khó khăn cho công tác lưu trữ

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ thuế:

Hồ sơ thuế là cơ sở, là xuất phát điểm cho mọi hoạt động quản lí thuế của cơ quan quản lí thuế Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về hồ sơ của người nộp thuế được khai thác sử dụng trong hầu hết các nghiệp vụ quản lí thuế như: công tác đăng

kí thuế; công tác xử lí tờ khai thuế, kế toán thuế, hoàn thuế; công tác quản lí thu nợ

và cưỡng chế thuế; công tác kiểm tra, thanh tra thuế; công tác phân tích dự báo thu ngân sách nhà nước; thông tin báo cáo phục vụ chỉ đạo điều hành và xây dựng chiến lược kế hoạch hoạt động của ngành thuế; cung cấp thông tin báo cáo cho Bộ tài chính và các cơ quan nhà nước có liên quan Chẳng hạn, để kiểm tra, đánh giá mức

độ tuân thủ pháp luật về thuế của người nộp thuế, cơ quan thuế cần có được những

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 9

thông tin: Hồ sơ khai thuế của người nộp thuế trong kì; số thuế đã nộp của các kì khai thuế trước; thông tin về các giao dịch kinh tế giữa người nộp thuế với tổ chức,

cá nhân có liên quan; thông tin của các cơ quan quản lí nhà nước liên quan cung cấp; thông tin khác do cơ quan quản lí thuế thu thập được; các thông tin về người nộp thuế kinh doanh cùng ngành nghề, cùng quy mô tại địa phương; số thuế phải nộp bình quân của một số cơ sở kinh doanh cùng ngành nghề, cùng mặt hàng tại địa phương; các tài liệu kiểm tra thuế, thanh tra thuế của cơ quan quản lí thuế… Từ thông tin về hồ sơ của người nộp thuế này, cơ quan thuế xử lí bằng các nghiệp vụ của mình như: phân tích, đối chiếu, so sánh… tìm ra các lỗi vi phạm, các hành vi gian lận, trốn lậu thuế của người nộp thuế, qua đó sẽ đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của người nộp thuế, phân loại đối tượng nộp thuế theo các mức độ khác nhau

để có biện pháp quản lí thuế thích hợp tiếp theo cho từng loại đối tượng Đối tượng chấp hành tốt pháp luật thuế, không thấy có dấu hiệu vi phạm, cơ quan thuế khuyến khích tuyên dương Đối tượng nộp thuế có vi phạm nhỏ, cơ quan quản lí thuế nhắc nhở, yêu cầu sửa chữa, bổ sung, nếu thấy có nghi ngờ hoặc có sự bất hợp lí trong các thông tin, yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc yêu cầu người nộp thuế và người có liên quan cung cấp thêm thông tin để làm rõ Nếu người nộp thuế không giải trình, không cung cấp thông tin hoặc không chứng minh được tính đúng đắn, chính xác của các số liệu trong hồ sơ khai thuế thì cơ quan thuế sẽ thực hiện việc ấn định thuế hoặc ra quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế để làm rõ vấn đề cơ quan thuế nghi ngờ từ đó định ra hướng xử lí Đối với đối tượng nộp thuế, qua xem xét và xử lí các nguồn thông tin, cơ quan thuế thấy có dấu hiệu vi phạm lớn hoặc có bằng chứng xác định người nộp thuế cố tình gian lận, trốn lậu thuế thì

cơ quan thuế sẽ quyết định thanh tra thuế đối với đối tượng này để có đủ cơ sở kết luận và tiến hành xử lí

1.1.4 Vai trò của việc quản lý hồ sơ thuế

- Giảm chi phí mua sắm thiết bị

- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác quản lý thuế

- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi công chức bệnh, nghỉ việc riêng

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 10

- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi công chức chuyển bộ phận, nghỉ việc…

1.1.5 Công tác lưu trữ hồ sơ

1.5.1.1 Một số khái niệm

Công tác lưu trữ hồ sơ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ

nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả hồ sơ lưu trữ

Phông lưu trữ là một khối tài liệu, hồ sơ lưu trữ có mối quan hệ logic và lịch

sử hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan hoặc một cá nhân, được bảo quản trong một kho lưu trữ

Phong lưu trữ cơ quan, tổ chức: là toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, một tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, được lựa chọn, bảo quản trong một khi lưu trữ

1.5.1.2 Nội dung của công tác lưu trữ

- Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ;

- Quản lý đào tạo cán bộ công chức lưu trữ

b Hoạt động nghiệp vụ:

- Thu thập, bổ sung hồ sơ lưu trữ:Thu thập, bổ sung hồ sơ lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ quốc gia nói chung và từng phông lưu chữ cụ thể nói riêng

- Bảo quản, bảo vệ hồ sơ lưu trữ

Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với hồ sơ lưu trữ Các vật liệu làm ra

hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng giấy, phim nhựa, băng nhựa… nên tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản Nước ta

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 11

nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên độ ẩm và nhiệt độ thường xuyên cao Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chúng Vì vậy kỹ thuật bảo quản lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm giảm tuổi thọ của hồ sơ lưu trữ

- Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ:

Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin hồ sơ phục vụ các yêu cầu nghiên cứu Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc, hồ sơ lưu trữ không phải chỉ đóng kín, mà chúng chỉ

có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ

1.1.6 Một số nguyên tắc của công tác quản lý hồ sơ

Hồ sơ phải được lập theo đúng các mẫu được cơ quan quản lý nhà nước ban hành Đảm bảo đúng, đầy đủ các thủ tục do hồ sơ yêu cầu Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc công việc đang giải quyết của mỗi người, mỗi đơn vị, mỗi cơ quan Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng công việc đang giải quyết Như vậy, trong khi lập hồ sơ, nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạ vi quản lý của hồ sơ, thì khồn đưa vào hồ sơ

Văn bản, tài liệu trong một hồ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với nhau phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc Theo nguyên tắc này văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải được thu thập đầy đủ nhất là những văn bản, tài liệu có tính bắt buộc Tên hồ sơ phải phù hợp với nội dụng những văn bản, tài liệu trong hồ sơ, đúng với tên công việc cần giải quyết và thường được ghi trong danh mục hồ sơ

Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc Trước hết văn bản phải hình thành từ thực tế giải quyết công việc, Chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính hoặc bản sao hợp pháp Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc

Một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ:

- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 12

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các tổ chức cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng

hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau

- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung

- Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại

- Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau

- Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó

- Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 13

- Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn Tất cả những phân loại

hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa

- Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ

A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác

1.2 Hệ thống thông tin quản lý

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

1.2.1.1 Khái niệm hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng

ta trong đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông

Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống khác Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là những hệ thống con nằm trong hệ thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc

Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm:

- Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống

- Phạm vi: nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống

- Môi trường: bao gồm tất cả các yếu tố nằm ngoài hệ thống

- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống được đưa vào hệ thống

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 14

- Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài

1.2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập

xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức

Xét trên quan điểm hệ thống, mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin là nhằm tạo ra những thông tin có ý nghĩa đối với người sử dụng Cũng chính từ mục đích

đó, có thể dễ dàng xác định đầu vào của hệ thống thông tin là các dữ liệu thô có được từ những hoạt động thường nhật của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc những

dữ liệu thu thập được về môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp Yếu tố đầu ra của

hệ thống thông tin các báo cáo cung cấp những thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng

Về chức năng, hệ thống thông tin quản lý thường có những chức năng chủ yếu như sau:

- Nhập dữ liệu: Hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một tổ chức hoặc

từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin

- Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng

- Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điều tổ chức, doanh nghiệp thu thập được nó, hơn thế trong tương lai khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin này vẫn cần để xử dụng Vì vậy việc lưu trữ thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin, Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các cơ sở dữ liệu

- Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 15

những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện

1.2.1.3 Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin được hình thành với năm thành phần cơ bản: (1) Cơ sở hạ tầng (phần cững và hạ tầng truyền thông), (2) Phần mềm, (3) Cơ sở dữ liệu, (4) Quy trình, (5) Nhân sự Năm thành phần cơ bản này xuất hiện với tất cả các dạng hệ thống thông tin đơn giản nhất tới tới hệ thống thông tin phức tạp nhất

Hình 1.1: Các thành phần chính của hệ thống thông tin

- Phần cứng: (hardware) máy tính là một thiết bị nhập dữ liệu đầu vào,

chuyển đổi những dữ liệu theo các chỉ lệnh, hướng dẫn có sẵn và xuất ra thông tin

đã được xử lý Một hệ thống máy tính hiện đại thường bao gồm: bộ vi xử lý trung tâm (CPU: Central Processing Unit), bộ nhớ sơ cấp, bộ nhớ thứ cấp, các thiết bị vào, thiết bị ra và thiết bị liên lạc

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 16

Hình 1.2: Các thành phần của một hệ thống máy tính

Bộ xử lý trung tâm có nhiệm vụ xử lý dữ liệu thô thành dạng có ích hơn đồng thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống máy tính Bộ nhớ sơ cấp lưu trữ tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý, còn các phương tiện thứ cấp lưu trữ dữ liệu và chương trình khi chưa được dùng tới trong quá trình xử lý Thiết bị vào như bàn phím hoặc con chuột chuyển đổi dữ liệu và các chỉ lệnh thành dạng điện tử để làm đầu vào cho máy tính Thiết bị đầu ra như máy in, thiết bị hiển thị video, biến đổi dữ liệu điện tử lấy từ hệ thống máy tính và hiển thị chúng dưới dạng con người có thể hiểu được Thiết bị liên lạc cung cấp các kết nối giữa máy tính và các mạng liên lạc

- Hệ thống truyền thông: là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức

điện tử Hệ thống truyền thông được gọi là hệ thống viễn thông hay mạng truyền thông, một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh Các thiết bị này có thể gửi các tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu Để thực hiện điều đó mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất 3 yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin

+ Kênh truyền thông liên kết các phần tử ạng với nhau Có hai nhó kênh truyền thông chính: (1) kênh truyền thông hữu tuyến: sử dụng các đường cáp để

Bộ nhớ sơ cấp

Thiết bị truyền thông

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 17

truyền dữ liệu và thông tin thường sử dụng các loại sau: dây dẫn xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp quang; (2) kênh truyền thông vô tuyến như sóng viba, vệ tinh, tia hồng ngoại, sóng radio, Bluetooth

+ Mạng LAN (Local Area Network)

Mạng Lan chỉ giới hạn một khoảng cách ngắn nhất định thường là một hoặc một vài toà nhà ở rất gần nhau Phần lớn các mạng cục bộ được sử dụng rộng rãi để kết nối các máy tính cá nhân Trong mạng cục bộ, các máy tính các nhân và các máy tính khác (máy chủ…) trong phạm vi một khu vực hạn chế được nối với nhau bằng các dây cáp chất lượng tốt, sao cho những người sử dụng có thể trao đổi thông tin, dùng chung các thiết bị ngoại vi, sử dụng các chương trình cũng như các dữ liệu

đã được lưu trữ trong một máy tính dành riêng gọi là máy dịch vụ tệp Mạng cục bộ

có thể chỉ liên kết vài ba máy tính cá nhân và một thiết bị ngoại vi dùng chung đắt tiền, như máy in laser… Các hệ thống phức tạp hơn thì có hệ thống các máy chủ quản lý từng chức năng riêng biệt như quản lý người dùng, quản lý file, quản lý cơ

sở dữ liệu…

+ Mạng WAN (Wide Area Network)

Khi một công ty hoặc một tổ chức liên kết các trang dữ liệu trên một diện rộng liên kết các vùng, các quốc gia hoặc các châu lục thì họ thường xây dựng mạng WAN Đây là một mạng máy sử dụng truyền thông cự ly xa, tốc độ cao hoặc dùng

vệ tinh để kết nối các máy tính vượt xa hơn cự ly hoạt động của mạng cục bộ Nó thường được các công ty, tổ chức lớn sử dụng để thiết lập con đường hiệu quả nhất

để gửi thông tin, điều hành những sai sót, sửa chữa, hiệu chỉnh và truyền những mệnh lệnh quản lý

+ Mạng Internet

Các mạng chuyển mạch gói và chuyển mạch gói diện rộng cho phép người sử dụng truy cập vào các nguồn tài nguyên trong một mạng duy nhất Tuy nhiên một mạng đơn lẻ sẽ không còn đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, do đó cần phải liên kết mạng lại với nhau Nhưng các mạng lẻ lại có cách tổ chức khác nhau, vì vậy cần

có một cách thức nào đó để truy nhập liên thông giữa các mạng Nhu cầu này đã làm nảy sinh và phát triển kỹ thuật mạng Internet

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 18

Có thể hiểu mạng Internet là mạng của các mạng có phạm vi toàn cầu, sử dụng nhiều loại phương tiện truyền thông khác nhau cung cấp nhiều loại dịch vụ trên mạng Mạng Internet không có chủ nhân riêng mà nhiều chủ nhân mỗi chủ nhân làm chủ một phần như hệ thống giao thông quốc tế

- Phần mềm: có 2 loại phần mềm Phần mềm hệ thống và Phần mềm ứng

dụng:

+ Phần mềm hệ thống: là những chương trình giúp cho người sử dụng quản lý, điều hành hoạt động của các thiết bị phần cứng (máy tính, máy in, máy fax, máy scan, thiết bị lưu trữ…) Nói cách khác phần mềm hệ thống hoạt động như một bộ phận kết nối giữa máy tính và các chương trình ứng dụng à người sử dụng muốn thực hiện Có hai dạng phần mềm hệ thống là hệ điều hành và phần mềm hệ thống khác

Hệ điều hành là một trong những phần mềm hệ thống cơ bản nhất Nó quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung cấp một giao diện mà thông qua

đó người sử dụng có thể sử dụng được các nguồn lực của hệ thống Những hệ điều hành thường gặp hiện nay là Windows XP, Windows Server 2003, Windows Server

2008, Windows Vista, Windows 7, Linux,

+ Phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích: phần mềm hệ thống bao gồm các chương trình dịch thuật ngôn ngữ đặc biệt có thể chuyển đổi các ngôn ngữ lập trình bậc cao (như COBOL, FORTRAN, C) thành ngôn ngữ máy – còn gọi

là mã đối tượng- để máy tính có thể hiểu được Một số ngôn ngữ lập trình chính đang sử dụng rộng rãi như: C++, C#, Java, Visual Basic, Assembly, ASP…

+ Phần mềm ứng dụng: Có nhiều loại phần mềm ứng dụng đang được sử dụng hiện nay và thường đã được viết hoàn chỉnh và đóng gói để phân phối tới các đối tượng người sử dụng khác nhau Các phần mềm ứng dụng thực hiện hỗ trợ người sử dụng thực hiện các công việc của họ như soạn thảo văn bản, tính toán, vẽ đồ họa, nghe nhạc, xem phim…Có thể chia ra làm hai loại phần mềm ứng dụng chính: phần mềm ứng dụng đa năng và phần mềm ứng dụng chuyên biệt

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 19

Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm các phần mềm xử lý văn bản, bảng tính điện tử, phần mềm quản lý tệp dữ liệu, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý thông tin cá nhân

Phần mềm chuyên dụng như các phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý thuế… các phần mềm ứng dụng trong khoa học tự nhiên, vật lý,

xã hội…

1.2.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý

Quy trình phát triển hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng được thiết kế thông qua 4 bước: (1) Điều tra, phân tích, (2) Thiết kế, (3) Triển khai, (4)

Vận hành và duy trì

1.2.2.1 Điều tra và phân tích hệ thống

Mục tiêu chủ yếu của bước này là để xác định những vấn đề của hệ thống đang tồn tại, tìm hiểu những yêu cầu mới về thông tin và xác định những hình thức

kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ Đồng thời tại bước này người ta cũng tiến hành xác định các dữ liệu nhập, xuất, các hệ thống con, các dòng thông tin, dòng dữ liệu,

sự tham gia của hệ thống với từng modun vào các mức quản lý một cách chi tiết đều nhằm phân tích và làm rõ những yếu tố sau:

- Thông tin cần thiết cho tổ chức và người sử dụng nó

- Các hoạt động, các nguồn cung cấp và các sản phẩm của hệ thống thông tin

- Khả năng hệ thống thông tin có thể đáp ứng được những yêu cầu của người

sử dụng

- Không thay đổi: kết luận này có được khi ta xác định rằng những vấn đề xác định ban đầu là không nghiêm trọng như suy nghĩ thông thường và yêu cầu về thông tin mới không tồn tại lâu hoặc kỹ thuật mới không hiệu quả so với chi phí

- Sửa một hệ thống đang tồn tại: Kết quả này được lựa chọn do nó yêu cầu ít nguồn lực hơn và có thể hoàn thành nhanh hơn việc phát hiện một hệ thống mới Đó thực tế là một sự thỏa hiệp khi mà chi phí bỏ ra ở mức thấp hơn và dễ chấp nhận hơn

- Thiết kế một hệ thống mới: Điều này xảy ra khi kết quả phân tích cho thấy

hệ thống đang tồn tại quá lỗi thời, sự sửa chữa là không thỏa đáng hoặc có chi phí

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 20

quá cao Trong khi đó hệ thống mới có thể giải quyết được các vấn đề đang tồng với chi phí ở mức chấp nhận được

Khảo sát sơ bộ:

Việc khảo sát sơ bộ nhằm: đạt được những hiểu biết về hệ thống ứng dụng đang tồn tại; Phát triển mối quan hệ với người sử dụng hệ thống; Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống; Xác định bản chất của vấn đề đang được điều tra

Những cách thức thường được sử dụng đối với bước khảo sát sơ bộ có thể là: Xem xét đánh giá tài liệu; Phỏng vấn; Lược đồ dòng dữ liệu; Sử dụng bảng câu hỏi; Đánh giá công việc

Nghiên cứu tính khả thi:

Quá trình phát triển của một hệ thống thông tin chủ yếu có thể khá tốn kém, nên bước điều tra phân tích hệ thống thường đòi hỏi nghiên cứu trước gọi là nghiên cứu tiền khả thi Nghiên cứu tiền khả thi nhằm xác định về nhu cầu của thông tin người sử dụng, mục tiêu, giới hạn, các yêu cầu về nguồn lực, chi phí lợi ích mà hệ thống thông tin hứa hẹn

Mục đích của bước nghiên cứu khả thi là nhằm đánh giá các phương án khác nhau và đưa ra một phương án thích hợp nhất Tính khả thi của một loại phương án được xác định theo bốn loại tiêu chuẩn: kỹ thuật, hoạt động, thời gian và tính kinh

- Khả thi về mặt thời gian: chính là kiểm tra xem hệ thống mới có thể hoạt động được bao lâu cũng như bao giờ hệ thống mới có thể bắt đầu hoạt động

- Khả thi về kinh tế: liên quan tới việc xác định xem sự thay đổi hệ thống có đáng giá hay không Nhiều dự án phát triển hệ thống kéo dài từ 2-3 năm và đòi hỏi một chi phí quá lớn Do đó việc ước tính tính khả thi về mặt kinh tế là hữu ích trong

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 21

xuất quá trình phân tích hệ thống Trong đó người nghiên cứu phải xác định rõ những chi phí, lợi ích hàng năm với những lợi ích và chi phí chỉ xảy ra một lần

Lập biểu đồ phân tách chức năng

Mục đích của việc lập biểu đồ phân tách chức năng là nhằm xác định đầy đủ

và chính xác những chức năng chính của hệ thống thông tin, nhờ đó, người xây dựng hệ thống xác định được đầy đủ các chức năng cần nghiên cứu chi tiết, vị trí của mỗi công việc trong hệ thống vvaf là cơ sở để xây dựng lược đồ dòng dữ liệu

Lập lược đồ dòng dữ liệu:

Lược đồ dòng dữ liêu giúp người xây dựng hệ thống xác định các quá trình thanh phần của hệ thống và mối tương tác giữa chúng Lược đồ dòng dữ liệu chỉ rõ cách thức dữ liệu được đưa vào trong hệ thống, nơi tới của dòng dữ liệu và những gì được xử lý nhờ các phương tiện kỹ thuật thông tin hoặc nhờ phương tiện truyền

thông bên trong hệ thống

1.2.2.2 Thiết kế hệ thống

Ở bước này người ta xác định những trang thiết bị, những phần mềm sẽ được

sử dụng, những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào và cả cách thức tổ chức hệ thống dữ liệu để tiện cho việc phân tích, khai thác dữ liệu cũng được nêu lên đầy đủ Những nội dung cần thiết kế bao gồm: (1) Thiết kế giao diện người sử dụng, (2) Thiết kế

dữ liệu, (3) Thiết kế quá trình, (4) Đặc tả hệ thống (5) Xác định các tiêu chuẩn thiết

kế

Thiết kế giao diện người sử dụng: Đây thực ra là quá trình làm mẫu thử

nghiệm, khi mà các mô hình làm việc hoặc mẫu thử cho các giao diện với người sử dụng được thiết kế, chỉnh sửa theo ý kiến phản hồi của người sử dụng Do đó quá trình thiết kế giao diện với người sử dụng cần chi tiết hóa các đặc thù thông tin như màn hình biểu diễn, các câu thoại liên hệ giữa máy và người, các dạng báo cáo, dạng tài liệu, dạng trả lời và dạng biểu diễn trên máy

Thiết kế dữ liệu: Tập trung vào việc thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu, các tệp

được sử dụng bởi hệ thống thông tin dự kiến Những dữ liệu đầu vào, đầu ra, cách thức sắp xếp, nhóm họp chúng thành những tệp trong cơ sở dữ liệu cũng là ột nội dang cần đề cập tới trong phần thiết kế dữ liệu này

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 22

Thiết kế quá trình: Bản chất của quá trình này là thiết kế các phần mềm cần

thiết cho hệ thống thông tin Thiết kế quá trình đông thời cũng cần xác định được những thủ tục đảm bảo yêu cầu điều khiển các chức năng và thực hiện các yêu cầu nảy sinh trong bước phân tích

Đặc tả hệ thống: Phương pháp thiết kế giao diện người dùng, các sản phẩm,

các cấu trúc dữ liệu, các thủ tục điều khiển và xử lý đòi hỏi phải có những đặc tả phần cứng, phần mềm, nhân sự riêng biệt cho hệ thống được đề nghị Các nhà phân tích hệ thống sẽ làm việc với người sử dụng cho tới khi nào họ có thể sử dụng kiến thức của những người này cho các hoạt động công việc của chính người sử dụng, kiến thức về hệ thống máy tính để đặc tả thiết kế và quá trình phát triển toàn bộ hệ thống thông tin Thiết kế cuối cùng cần phải chỉ rõ dạng phần cứng (máy móc, phương tiện truyền thông), phần mềm (các chương trình, các thủ tục), nguồn nhân lực (người sử dụng cuối cùng và nhân viên làm việc với hệ thống thông tin) Thông thường những chi tiết đặc tả của hệ thống thông tin được mô tả như sau: Giao diện người sử dụng; Cơ sở dữ liệu; Phần mềm; Phần cứng; Nhân sự

Tiêu chuẩn thiết kế: Hệ thống thông tin trên máy tính đòi hỏi phải có một hệ

thống các tiêu chuẩn thiết kế hệ thống để đảm bảo cho việc thiết kế đạt được những yêu cầu đặt ra

1.2.2.3 Thực hiện và bảo trì hệ thống

Sau khi hệ thống được thiết kế, hệ thống thông tin cần đưa vào thực hiện Việc thực hiện này thực chất là việc mua các phần cứng, phần mềm đòi hỏi theo thiết kế, kiểm tra các chương trình, các thủ tục, phát triển các tài liệu và đa dạng hóa các hoạt động ban đầu Nó cũng bao gồm cả việc đào tạo cho người sử dụng, các chuyên gia điều hành hệ thống mới Cuối cùng, việc thực hiện còn bao gồm việc chuyển đổi công việc trên hệ thống hiện hành sang hệ thống mới Điều đó có thể đòi hỏi cả hai hệ thống cũ, mới cùng song song hoạt động trong thời gian thử nhiệm, điều hành hệ thống thử nhiệm mới trên một vùng và thiết lập một thời điểm để chuyển toàn bộ sang thực hiện trên hệ thống mới Trong giai đoạn này, sau sáu tháng đầu tiên thực hiện hệ thống, người ta thường xem xét, đánh giá với mục đích

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 23

là xem hệ thống mới có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không Thông thường, những điểm chủ yếu cần chú ý xem xét bao gồm:

- Mức độ sử dụng hệ thống: đó là số lượng các giao dịch được sử dụng trên hệ thống trên tổng số các giao dịch mà tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện Thông thường người ta hay sử dụng bảng câu hỏi, các tham số điều khiển hoặc bỏ phiếu để xác định mức độ sử dụng này

- Sự hài lòng của người sử dụng: Mục đích của việc điều tra này là phát hiện các thiếu sót tồn tại để tránh cho các dự án sau này, có thể để điều chỉnh ngay cho

hệ thống đó nếu có thể Việc điều tra tìm thông tin này thường sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp hoặc dùng bảng câu hỏi đối với người trực tiếp sử dụng hệ thống Những khía cạnh cần kiểm tra sự hài lòng của người sử dụng bao gồm:tính chính xác của thông tin, dữ liệu, thời gian hệ thống trả lời một yêu cầu của người sử dụng, tính thích hợp và cập nhật của thông tin, chất lượng của dịch vụ, và có thể là

cả ý kiến riêng của người sử dụng về cách thức mà hệ thống thông tin đã giúp đỡ họ trong giải quyết công việc

- Chi phí và lợi ích: Xem xét và tính toán chi phí ban đầu phát triển hệ thống

Do hệ thống đã hoạt động trong một khoảng thời gian xác định, nên cũng có thể dễ dàng đánh giá chi phí và những hiệu quả mà hệ thống đem lại cho toàn bộ các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Kết quả này cùng với việc so sánh cùng với những ước tính ban đầu trong thời gian thiết kế, phân tích dự án sẽ giúp phân tích viên dự tính chính xác hơn cho các dự án sau này

1.2.3 Ứng dụng CNTT trong ngành thuế

Nắm bắt được vai trò, ảnh hưởng, xu thế phát triển của CNTT, từ năm 1991,

cơ quan thuế bắt đầu đưa các ứng dụng CNTT vào phục vụ công tác quản lý thuế Quá trình phát triển ứng dụng CNTT trong ngành thuế trong gần hai thập kỷ qua luôn gắn liền với sự nghiệp cải cách và hiện đại hóa ngành thuế Thực tế đã chứng minh, nhờ ứng dụng CNTT, công tác quản lý thuế ngày càng khoa học, Người nộp thuế ngày càng thuận lợi hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ của mình Nhờ ứng dụng CNTT việc cải cách, hiện hóa ngành thuế đã có các bước tiến triển nhanh chóng và hiệu quả

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 24

Đáp ứng yêu cầu mới, Đề án kế hoạch ứng dụng CNTT ngành Thuế đến năm

2010 đã được lãnh đạo Bộ tài chính phê duyệt tại Quyết định số 260/QĐ-BTC với các mục tiêu tổng thể như sau:

Đáp ứng yêu cầu cải cách và hiện đại hóa ngành thuế theo Chương trình kế hoạch hiện đại hóa đến năm 2010, hướng tới phục vụ người dân, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý thuế

Nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, tạo cơ sở bước đệm về hạ tầng kiến trúc kỹ thuật công nghệ và chuẩn bị nguồn nhân lực CNTT để giúp ngành Thuế luôn chủ động, sẵn sàng chuyển đổi sang hệ thống quản lý thông tin thuế tích hợp hiện đại do Ngân hàng thế giới trợ giúp xây dựng

Nâng cao hiệu quả đầu tư CNTT của ngành Thuế, đáp ứng công tác nghiệp

vụ, thời gian nhanh nhất, nguồn lực và chi phí tiết kiệm nhất Đồng thời đảm bảo tính kết nối thông tin với hệ thống thông tin ngành Tài chính

Qua 2 năm thực hiện, Tổng cục thuế đã xây dựng và nâng cấp hệ thống ứng dụng Tin học áp dụng vào tất cả các chức năng quản lý thuế, cụ thể như: xử lý tờ khai/chứng từ thuế, quản lý nợ, thanh tra thuế, hỗ trợ người nộp thuế.Tiếp tục tập trung hoàn thiện chương trình ứng dụng để đáp ứng yêu cầu triển khai cải cách quản

lý thuế theo cơ chế Tự kê khai – tự nộp thuế và đặc biệt ưu tiên cung cấp dịch vụ cho Người nộp thuế nhắm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế Hệ thống ứng dụng và cơ sở dữ liệu ngành thuế đã đảm bảo khả năng khai thác, chia sẻ, cung cấp thông tin theo đúng chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền và có

áp dụng chế độ bảo mật trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong và ngoài ngành thuế

Trong giai đoạn này ngành thuế còn phải khẩn trương xây dựng hệ thống ứng dụng quản lý thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đáp ứng yêu cầu triển khai luật thuế TNCN từ năm 2009 Hệ thống ứng dụng Quản lý thuế TNCN là một hệ thống lớn, hiện đại, được xử lý tập trung tại cấp Tổng cục Thuế Kết quả đến thời điểm hiện nay, đã triển khai đăng ký và cấp mã số thuế TNCN cho 13 triệu người và thu thập hàng trăm nghìn tờ khai quyết toán thuế TNCN trên mạng cho khoản 7 triệu

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 25

người Triển khai hệ thống và giải pháp ứng dụng quản lý thuế TNCN đã tạo một bước ngoặt lớn trong sự nghiệp phát triển ứng dụng CNTT của ngành Thuế

Tính đến hết năm 2010, ngành Thuế đã xây dựng, nâng cấp và triển khai nhiều phần mềm ứng dụng trên mạng đáp ứng yêu cầu quản lý theo Luật Quản lý thuế, đáp ứng mô hình tổ chức mới của bộ máy ngành Thuế theo 4 chức năng như các ứng dụng cốt lõi: Quản lý thuế tự khai, tự nộp, Quản lý thu nợ, Quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa, hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế bằng công nghệ mã vạch, các ứng dụng phục vụ thanh tra, kiểm tra Ngoài ra, Tổng cục cũng đã xây dựng một số ứng dụng trao đổi thông tin với các cơ quan ngoài ngành Thuế như Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan, Kho bạc nhà nước, Tổng cục Thống kê v.v

Mạng Tổng cục, mạng Cục Thuế được trang bị tương đối hiện đại, gần 600 Chi cục Thuế được lắp đặt mạng theo 2 mô hình: Chi cục Thuế lớn và Chi cục Thuế vừa và nhỏ Toàn ngành Thuế đã được trang bị 34.026 máy tính cá nhân Trong đó, tại Tổng cục 100% số cán bộ tại văn phòng Tổng cục đã được cấp máy tính cá nhân

để làm việc hàng ngày Tại các Cục thuế, số máy tính đang sử dụng là: 7.613, đạt tỷ

lệ 98.8% trên tổng số cán bộ tại các Văn phòng Cục Tổng số máy tính đang sử dụng cấp Chi cục là: 25.878, đạt tỷ lệ 78.8% trên tổng số cán bộ tại các Chi cục, chủ

yếu cho các khâu kê khai, kế toán thuế, xử lý hồ sơ thuế và quản lý hoá đơn thuế

Vai trò CNTT trong ngành thuế:

- Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin có thể tạo ra sự tiếp cận trên diện rộng của người dân, doanh nghiệp với các cơ quan thuế Cách thức truyền thống là người dân, doanh nghiệp trực tiếp đến cơ quan hành chính Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin người dân, doanh nghiệp có thể ngồi tại nhà, tại nơi làm việc vẫn liên hệ giao tiếp được với cơ quan hành chính Môi trường giao tiếp điện tử góp phần giảm thiểu những tốn kém chi phí, thời gian, công sức của người dân, doanh nghiệp khi cần liên hệ, giao tiếp với hành chính

- Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin có thể tạo ra một lượng thông tin

to lớn thường xuyên được lưu giữ, cập nhật Thay vì trực tiếp đến cơ quan hành chính để tìm hiểu các quy định của pháp luật, các TTHC, quy trình giải quyết.v.v đối với từng vấn đề cụ thể như cấp mã số thuế, thay đổi thông tin, người dân ngồi

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 26

tại nhà vẫn có được những thông tin này một cách dễ dàng và nhanh chóng Dưới góc độ này mà xem xét mới thấy vai trò to lớn của công nghệ thông tin đáp ứng tốt yêu cầu về tính công khai, minh bạch của nền hành chính

- Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, cơ quan thuế có thể cung cấp qua mạng các dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp

- Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin có thể tạo ra một sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc của các cơ quan hành chính: trao đổi thông tin qua thư điện tử thay vì qua bưu điện, qua fax, tổ chức họp, hội nghị, hội thảo qua mạng; giải quyết công việc của dân, doanh nghiệp qua mạng trực tuyến…

- Ứng dụng công nghệ thông tin dẫn đến thay đổi quy trình làm việc của cơ quan hành chính theo hướng phục vụ dân, doanh nghiệp tốt hơn

Ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chính dẫn đến sắp xếp lại tổ chức, nhân

sự phù hợp với yêu cầu của cải cách hành chính là tổ chức gọn nhẹ, rõ chức năng, nhiệm vụ hoạt động có hiệu quả

Kết luận:

Trong chương 1, học viên giới thiệu tóm tắt cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ thuế và hệ thống thông tin quản lý Trong phần giới thiệu cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ thuế, học viên chỉ tập trung vào giới thiệu khái niệm, phân loại hồ sơ thuế, tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ thuế và khái quát một số nét công tác lưu trữ hồ sơ Trong phần giới thiệu hệ thống thông tin, học viên giới thiệu qua về

hệ thống thông tin quản lý, quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý để phục

vụ các nghiên cứu ở phần sau của luận văn

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 27

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNNT TRONG CÔNG TÁC

QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CỤC THUẾ NAM ĐỊNH 2.1 Giới thiệu về Cục thuế Nam Định

2.1.1 Đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nam Định

Là tỉnh thuộc vùng đồng bằng châu thổ sông Hồng, Nam Định có diện tích đất đai 1.649,86 Km2, dân số khoảng trên 1,9 triệu người Phía bắc giáp tỉnh Hà Nam, phía đông giáp tỉnh Thái Bình, phía tây giáp tỉnh Ninh Bình, phía nam giáp Biển Đông Nam Định có tuyến đường sắt Bắc- Nam chạy qua, có đường Quốc lộ 10, Quốc lộ 21 chạy qua Nam định nên thuận lợi cho việc giao thông đi lại bằng đường sắt, đường bộ và đường thuỷ Tỉnh Nam Định được tái lập từ ngày 01/01/1997 sau hai lần chia tách tỉnh Hiện nay Nam Định có 9 huyện, 1 thành phố Nam Định thuộc

đô thị loại 2, có 194 xã, 35 phường và thị trấn Nam Định có nguồn lao động dồi dào, số dân trong độ tuổi lao động có 901.500 người, số người ngoài độ tuổi thực tế

có tham gia lao động 122.000 người, lao động làm việc trong các ngành kinh tế có 945.100 người Về khí hậu Nam Định thuộc vùng nhiệt đới gió mùa, khí hậu nóng,

ẩm nhiệt độ trung bình giữa các tháng trong năm từ 23,2oC đến 24,7oC số giờ nắng các tháng trong năm cao từ 1.266 đến 1.552 giờ, lượng mưa các tháng trong năm từ 1.288 mm đến 1.970 mm, độ ẩm trung bình các tháng trong năm từ 85-86% thích hợp cho việc sản xuất trồng lúa nước và rau màu các loại Nam Định có 72 km bờ biển thuộc 3 huyện Nghĩa Hưng, Hải Hậu và Giao Thuỷ rất thích hợp cho việc sản xuất muối và đánh bắt, nuôi trồng thuỷ sản, phát triển khu du lịch nghỉ mát

2.1.2 Khái quát về Cục thuế Nam Định

Năm 1990, cùng với sự hình thành hệ thống chính sách thuế áp dụng thống nhất với các thành phần kinh tế, bộ máy quản lý thuế được hình thành theo hệ thống ngành dọc trên toàn quốc Cục thuế tỉnh Hà Nam Ninh (nay là Cục thuế Nam Định) được thành lập trên cơ sở sát nhập Chi cục thuế quốc doanh và quản lý tài chính xí nghiệp Trung ương Hà Nam Ninh với Chi cục thuế công thương nghiệp Hà Nam Ninh, với nhiệm vụ quản lý thu thuế trên địa bàn Thực hiện nghị quyết của Quốc hội về điều chỉnh địa giới hành chính của một số tỉnh, Năm 1992 Cục thuế tỉnh Hà Nam Ninh được tách thành Cục thuế tỉnh Nam Hà và Cục thuế tỉnh Ninh Bình,

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 28

tháng 01 năm 2007 Cục thuế tỉnh Nam Hà được tách thành Cục thuế tỉnh Nam Định

và Cục thuế tỉnh Hà Nam Bộ Tài chính có quyết định 1135/ TC/QĐ/BTC ngày 14/12/2006 về việc thành lập Cục thuế tỉnh Nam Định

Đến nay, Cục thuế tỉnh Nam Định được tổ chức thành 13 phòng thuộc Văn phòng Cục, và 10 Chi cục thuế trực thuộc với tổng số 690 cán bộ, công chức thuế

Tại văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định có trên 115 cán bộ được tổ chức thành các phòng chức năng Tại 10 Chi cục thuế huyện, thành phố có 575 cán bộ cũng được tổ chức thành các đội thuế liên xã phường, trong đó có khoảng 235 cán bộ đảm nhiệm thu thuế tại các hộ cá thể

Số thu ngân sách tại Văn phòng Cục thuế chiếm khoảng 42,4% bình quân hàng năm

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy của Cục thuế Nam Định

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức

Tổ chức bộ máy tại Văn phòng Cục thuế Nam Định bao gồm: 03 đồng chí Lãnh đạo Cục, 13 phòng chức năng và trên 120 cán bộ công chức

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng Tin học

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức quản lý và vận hành hệ thống trang thiết bị tin học ngành thuế; triển khai các phần mềm ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý thuế và hỗ trợ hướng dẫn, đào tạo cán bộ thuế trong việc sử dụng ứng dụng tin học trong công tác quản lý.Nhiệm vụ cụ thể:

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 29

- Xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai công tác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý thuế của Cục Thuế;

- Hướng dẫn, kiểm tra, hỗ trợ các Chi cục Thuế trong việc quản lý, vận hành, triển khai, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống tin học và các phần mềm ứng dụng ngành thuế, thực hiện công tác an toàn bảo mật thông tin trên hệ thống máy tính;

- Xử lý các sự cố liên quan đến hệ thống máy tính, mạng, phần mềm hệ thống

và ứng dụng, cơ sở dữ liệu và báo cáo kịp thời với Tổng cục Thuế;

- Xác định nhu cầu, phân bổ, lắp đặt, quản lý, triển khai, vận hành, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống tin học và các thiết bị kỹ thuật khác tại Cục Thuế, Chi cục Thuế;

- Xây dựng, duy trì, quản lý kho dữ liệu thông tin người nộp thuế thuộc phạm

vi quản lý của Cục Thuế phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trong quản lý thuế: sao lưu dữ liệu, kiểm tra độ an toàn của dữ liệu, bảo mật dữ liệu và phòng chống sự xâm nhập từ bên ngoài và virus máy tính;

- Chủ trì, phối hợp với phòng Hành chính- Quản trị- Tài vụ- ấn chỉ tiếp nhận, mua sắm, sửa chữa các thiết bị tin học tại cơ quan Cục Thuế;

- Tiếp nhận các chương trình ứng dụng và tổ chức cài đặt, triển khai tập huấn

và hỗ trợ các cán bộ thuế vận hành sử dụng các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác quản lý của ngành thuế tại cơ quan thuế Cục và tại các Chi cục Thuế;

- Quản trị ứng dụng, quản lý người sử dụng và vận hành hoạt động của ứng dụng trên hệ thống máy chủ tại cơ quan Cục thuế;

- Tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện công tác tin học trong phạm vi toàn Cục Thuế theo quy định;

- Biên soạn tài liệu và tham gia đào tạo cán bộ, công chức thuế thuộc lĩnh vực được giao;

- Thực hiện việc bảo quản và lưu trữ hồ sơ mạng và kỹ thuật, tài liệu và các văn bản pháp quy của Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của phòng theo quy định;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục Thuế giao

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 30

2.1.3.3 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tuyên truyền hỗ trợ NNT

- Hỗ trợ người nộp thuế:Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền về chính sách, pháp luật thuế, hỗ trợ người nộp thuế trong phạm vi Cục Thuế quản lý

2.1.3.4 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Kê khai kế toán thuế

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức thực hiện công tác đăng ký thuế, xử lý hồ

sơ khai thuế, kế toán thuế, thống kê thuế trong phạm vi Cục Thuế quản lý

2.1.3.5 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức thực hiện công tác quản lý nợ thuế, đôn đốc thu tiền thuế nợ và cưỡng chế thu tiền thuế nợ, tiền phạt trong phạm vi quản lý

2.1.3.6 Chức năng nhiệm vụ của các Phòng Kiểm tra thuế

Giúp Cục trưởng Cục Thuế kiểm tra, giám sát kê khai thuế; chịu trách nhiệm thực hiện dự toán thu đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý trực tiếp của Cục Thuế

2.1.3.7 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Thanh tra thuế

Giúp Cục trưởng Cục Thuế triển khai thực hiện công tác thanh tra người nộp thuế trong việc chấp hành pháp luật thuế; giải quyết tố cáo về hành vi trốn lậu thuế, gian lận thuế liên quan đến người nộp thuế thuộc phạm vi Cục Thuế quản lý

2.1.3.8 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp – Nghiệp vụ - Dự toán:

Giúp Cục trưởng Cục thuế trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý thuế, chính sách, pháp luật thuế; xây dựng và thực hiện dự toán thu Ngân sách Nhà nước thuộc phạm vi Cục Thuế quản lý

2.1.3.9 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý thuế thu nhập cá nhân:

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức triển khai thực hiện thống nhất chính sách thuế thu nhập cá nhân; kiểm tra, giám sát kê khai thuế thu nhập cá nhân; tổ chức thực hiện dự toán thu thuế thu nhập cá nhân đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Cục thuế

2.1.3.10 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm tra nội bộ

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, tính liêm chính của cơ quan thuế, công chức thuế; giải

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 31

quyết khiếu nại (bao gồm cả khiếu nại các quyết định xử lý về thuế của cơ quan thuế và khiếu nại liên quan trong nội bộ cơ quan thuế, công chức thuế), tố cáo liên quan đến việc chấp hành công vụ và bảo vệ sự liêm chính của cơ quan thuế, công chức thuế trong phạm vi quản lý của Cục trưởng Cục Thuế

2.1.3.11 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức cán bộ:

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức chỉ đạo, triển khai thực hiện về công tác tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, biên chế, tiền lương, đào tạo cán bộ và thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong nội bộ Cục Thuế

2.1.3.12 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Hành chính-Quản trị- Tài vụ-Ấn chỉ

Giúp Cục trưởng Cục Thuế tổ chức chỉ đạo, triển khai thực hiện các công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản lý tài chính, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản trị, quản lý ấn chỉ thuế trong toàn Cục Thuế

2.1.3.13 Chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý thuế thu nhập cá nhân

thuế thu nhập cá nhân; kiểm tra, giám sát kê khai thuế thu nhập cá nhân; tổ chức thực hiện dự toán thu thuế thu nhập cá nhân đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Cục thuế

2.1.3.14 Chức năng nhiệm vụ của phòng Quản lý các khoản thu từ đất

thuế nhà đất; kiểm tra, giám sát kê khai thuế nhà đất; tổ chức thực hiện dự toán thu thuế nhà đất đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Cục thuế

2.1.4 Một số nét khái quát về các doanh nghiệp do Văn phòng Cục thuế tỉnh

Nam Định quản lý

Cũng như các tỉnh và địa phương khác, các doanh nghiệp thuộc Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý bao gồm: các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành, nghề và khu vực sở hữu Ngoài ra, Nam Định cũng là một trong các thành phố công nghiệp, cho nên số lượng các doanh nghiệp thành lập và hoạt động là tương đối lớn Thực trạng số lượng các doanh nghiệp thuộc Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý như sau:

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 32

Bảng 2.1: Số lượng và cơ cấu doanh nghiệp của Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam

Định quản lý

Loại doanh nghiệp Số lượng Cơ cấu (%)

Nguồn: Phần mềm quản lý thuế tại Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định

Hiện nay Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý 410 doanh nghiệp và 5

đơn vị khác Cơ cấu doanh nghiệp do Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý

là: Doanh nghiệp nhà nước chiếm 37,32% ( Trong đó: Doanh nghiệp nhà nước

trung ương: 20,73%; Doanh nghiệp nhà nước địa phương: 16,59%); Doanh nghiệp

ngoài nhà nước chiếm tỷ trọng khá cao chiếm 54,63% (Trong đó: Công ty Cổ phần:

27,07%; Công ty trách nhiệm hữu hạn: 23,41%; Doanh nghiệp tư nhân: 4,15%);

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 6,83%; Đơn vị khác chiếm 1,22%)

Tính trung bình hàng tháng các doanh nghiệp đều phải kê khai và nộp tờ khai

thuế GTGT, hàng quý là các tờ khai tạm tính thuế TNDN và thuế TNCN chưa kể

các tờ khai cho các sắc thuế khác Do đó số lượng hồ sơ thuế gửi đến cơ quan thuế

là rất lớn Chúng ta có thể thấy rõ hơn qua bảng thống kê số lượng hồ sơ thuế trong

một số năm gần đây