Xây dựng mô hình quản lí vật tư theo nguyên tắc jit tại PTSC mc

DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.4 B: Bảng tổng hợp thay đổi nhà cung cấp đối với từng loại mặt Bảng 3.3: Bảng tổng hợp tính toán sản lượng hàng tối ưu cho mỗi đơn hàng, tổng chi phí tồn kho, số

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG 3

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 4

PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu đề tài 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Nội dung của đề tài 6

CHƯƠNG 1 7

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ 7

1.1 Khái niệm về dự trữ và quản lý hàng dự trữ 7

1.1.1 Khái niệm về dự trữ và ý nghĩa của dự trữ 7

1.1.2 Phân loại dự trữ 9

1.1.3 Khái niệm về quản lý vật tư 10

1.1.3.1 Khái niệm vật tư 10

1.1.3.2 Phân loại 10

1.1.3.3 Quản lý vật tư 11

1.2 Nội dung của quản lý vật tư 12

1.2.1 Phân loại vật tư theo nguyên tắc ABC 12

1.2.2 Lập kế hoạch mua sắm 14

1.2.3 Lưu kho và sử dụng vật tư 16

1.2.4 Kiểm soát vật tư tồn kho 18

1.3 Hệ thống điểm đặt hàng 19

1.4 Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ 21

1.5 Mô hình JIT và quản lý dự trữ vật tư 23

1.5.1 Khái niệm và lợi ích của JIT 23

1.5.2 Nội dung quản trị vật tư bằng JIT 24

1.5.2.1 Thiết lập kích thước lô hàng 24

1.5.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 24

1.5.2.3 Đánh giá nhà cung cấp 25

1.5.2.4 Kiểm tra hàng hóa đến 25

1.5.2.5 Thương lượng với các nhà cung cấp 26

1.5.2.6 Xác định phương thức vận chuyển 26

2

1.5.2.7 Thiết lập các đặc tính kỹ thuật của hàng hóa 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 27

CHƯƠNG 2 28

PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI PTSC M&C 28

2.1 Giới thiệu công ty 28

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 28

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 29

2.1.3 Các dự án đã tiến hành 29

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 32

2.2 Phân tích hiện trạng quản trị vật tư tại công ty 32

2.2.1 Phân loại vật tư tồn kho công ty theo nguyên tắc ABC 32

2.2.2 Phân tích tình hình mua sắm vật tư tiêu hao cho dự án của công ty 36

2.2.3 Xác định kích thước lô hàng 44

2.2.4 Lựa chọn nhà cung cấp 47

2.2.5 Kiểm tra hàng hóa đến 49

2.2.6 Thương lượng với nhà cung cấp 52

2.2.7 Phân tích thực trạng dự trữ và sử dụng vật tư 54

2.2.8 Phân tích kiểm soát vật tư tồn kho 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 65

CHƯƠNG 3 66

XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ CÔNG TY THEO JIT 66

3.1 Dự trữ đặt ở mức tối thiểu 66

3.2 Nguyên tắc vàng 5S 73

3.3 Bố trí kho 78

3.4 Quản lý hệ thống nhà cung cấp 82

3.5 Xây dựng qui trình mua sắm mới theo JIT 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 87

KẾT LUẬN CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 88

TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

PHỤ LỤC 90

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.4 (B): Bảng tổng hợp thay đổi nhà cung cấp đối với từng loại mặt

Bảng 3.3: Bảng tổng hợp tính toán sản lượng hàng tối ưu cho mỗi đơn hàng, tổng chi phí tồn kho, số lượng đơn hàng mong muốn và chu kỳ đặt hàng đối với các vật tư thuộc nhóm A

72

Bảng 3.4: So sánh số lượng đặt hàng trước và sau khi tính toán theo mô hình

4

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trước xu thế toàn cầu hoá và cạnh tranh khốc liệt trong những năm sắp tới trong lĩnh vực chế tạo cơ khí dầu khí của các nhà thầu trong nước và nước ngoài,

tiến trong các khâu sản xuất nhằm tăng năng suất Ngoài các dự án được chỉ định thầu trong nước, công ty định hướng xây dựng cơ chế chính sách phù hợp với tinh hình mới để mở rộng tìm kiếm thêm thị trường và tăng doanh thu cho công ty bằng cách tìm kiếm thêm dự án ở nước ngoài nhằm đảm bảo giá rẻ và cạnh tranh với các

nhà thầu trong khu vực Đông Nam Á Vì vậy, tôi chọn đề tài Xây dựng mô hình

quản lý vật tư theo nguyên tắc JIT tại PTSC M&C làm đề tài tốt nghiệp Tác giả

mong có thể đóng góp một phần nhỏ bé của mình cho sự phát triển của công ty đồng thời đóng góp vào sự phát triển chung của toàn ngành Dầu khí và nền kinh tế đất nước

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích nghiên cứu của đề tài là:

giảm chi phí

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu gồm 2 phần:

Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý vật tư tiêu hao các dự án của công ty

6

dụng vào thực tiễn doanh nghiệp

hiện nay

Thực tiễn của đề tài:

yêu cầu cấp bách phải hoàn thiện, đổi mới hệ thống quản lý Trong đó, công tác quản lý vật tư cũng được Công ty quan tâm cải tiến

- Hai là, trong bối cảnh cạnh tranh mạnh mẽ như ngày nay, PTSC M&C không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa các yếu tố đầu vào nhằm tiết kiệm, giảm chi phí sản xuất

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, luận văn có sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản như phương pháp phân tích dữ liệu, số liệu thu thập được có liên quan, tổng hợp, so sánh và đưa ra các giải pháp quản lý vật tư thích hợp Các phương pháp này được sử dụng một cách linh hoạt, hoặc kết hợp riêng lẻ để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất

Áp dụng lý thuyết về JIT để xây dựng mô hình quản lý vật tư phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty

6 Nội dung của đề tài

Luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị vật tư

Chương 2: Phân tích hiện trạng quản trị vật tư tại PTSC M&C Chương 3: Xây dựng mô hình quản lý vật tư công ty theo nguyên tắc JIT.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ

1.1 Khái niệm về dự trữ và quản lý hàng dự trữ

1.1.1 Khái niệm về dự trữ và ý nghĩa của dự trữ

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao, đòi hỏi phải có một số lượng nguyên vật liệu cần thiết để dự trữ

Lượng nguyên vật liệu dự trữ hay còn gọi là mức dự trữ nguyên vật liệu

là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết, được quy định để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được bình thường Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất gián đoạn

Nếu dự trữ vật tư hàng hoá, tiền vốn bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng không vừa lòng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp Ngược lại nếu dự trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh

Người quản lý ở các doanh nghiệp, các tổ chức và ở mỗi gia đình đều phải:

mua hàng

Quản lý dự trữ có ý nghĩa sau:

chất lượng vật tư hàng hoá đúng thời điểm mà khách hàng cần

- Một số trường hợp do dự trữ vật tư hàng hoá mà người ta thu được lợi nhuận cao

giảm sự bất thường

8

kinh doanh của doanh nghiệp

Có hai câu hỏi chính mà quản lý dự trữ phải trả lời là khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu?

tiểu, người ta nhập vào một số lượng cố định, ví dụ, khi mức dự trữ còn 50 hay 500 sản phẩm

đặt hàng với những số lượng khác nhau tùy theo từng đợt, bằng mức sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ từ lần đặt hàng trước đến lần này, để duy trì một mức dự trữ gọi là mức tái tạo

Tóm lại, người ta có thể lựa chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ:

hàng Hệ thống này nhằm đặt hàng một số lượng xác định Q mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng Ngày đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu về sản phẩm giảm điểm đặt hàng đạt mức muộn hơn

- Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi là hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ

Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, ngày cuối tháng hay ngày cuối quý chẳng hạn, người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một

số lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo

dự trữ; mức đặt hàng thường bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ ở kỳ trước

kỹ thuật dùng vào hoạt động của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu, sản phẩm dự trữ có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích lũy trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó

Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

Đối với lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình chế biến

để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng dự trữ bao gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng

Khi nghiên cứu quản trị hàng dự trữ, chúng ta thường giải quyết hai vấn

đề cơ bản là:

10

1.1.3 Khái niệm về quản lý vật tư

1.1.3.1 Khái niệm vật tư

Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động và công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm hữu ích cho xã hội

và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

+ Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói, dầu mỡ bôi trơn máy móc, giẻ lau…

+ Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh

+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định

+ Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm ngoài các loại kể trên

* Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động

Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành:

+ Công cụ, dụng cụ

+ Bao bì vận chuyển

+ Công cụ, dụng cụ cho thuê

Những công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nên xếp vào tài sản lưu động của doanh nghiệp

* Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vào với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp Hàng hoá bao gồm nhiều loại và được phân theo:

+ Giá trị của hàng hoá

+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các

Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây:

tư kỹ thuật cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch của doanh nghiệp

- Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật tư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương và trong nước, tích cực sử dụng vật tư thay thế những loại vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu

kinh tế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế

1.2.1 Phân loại vật tư theo nguyên tắc ABC

Sử dụng các hệ thống tồn kho trong công ty phụ thuộc vào đặc tính của từng loại tồn kho Do đó, trong công ty có thể có cùng lúc nhiều hệ thống tồn kho, ứng với các mặt hàng khác nhau Sự lựa chọn hệ thống tồn kho có thể xem xét trên các nhân tố sau:

giá trị cao, và sử dụng liên tục trong năm sẽ được quan tâm thích đáng Thủ tục phân loại ABC có thể gồm các bước sau:

Kết quả sẽ có chừng 10% đến 20% mặt hàng đầu tiên chiếm tỷ lệ 60% đến 80% mức sử dụng bằng giá trị, tỷ lệ này tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, các mặt hàng đầu tiên này xếp loại A Sự gia tăng quá mức tồn kho gây thiệt hại đáng

kể Loại này thường được quản lý bằng hệ thống tồn kho số lượng cố định hoặc thời gian định trước

Các mặt hàng loại B có mức sử dụng cao thứ hai thường được biểu hiện mức tăng % mặt hàng tương ứng mức tăng % mức sử dụng Được quản lý bằng hệ thống tồn kho thời gian định trước hoặc hệ thống Min – Max

Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoạch sản xuất và tài chính doanh nghiệp Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả Bản thân chất lượng của kế hoạch và sự phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũng phụ thuộc vào một phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch là do phòng kế hoạch thực hiện Đặc điểm của công việc lập kế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc này đòi hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kỹ thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp Các nội dung chính cần được xác định để làm căn cứ lập kế hoạch như sau:

định thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng, chất lượng và giá cả

sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo

- Xác định nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch

và điều chỉnh các loại định mức tiêu hao vật tư: định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ các loại vật tư

tư lên bảng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu và nguồn vật tư cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất to lớn trong việc thực hiện tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp cũng như trong công tác hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp Vì dựa trên cơ sở

đó doanh nghiệp sẽ đặt mua được hoặc ký hợp đồng mua được những loại vật tư phù hợp với mục đích sử dụng, tránh được tình trạng thừa, thiếu vật tư trong quá trình sản xuất

Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, là hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư Nhiệm

vụ chủ yếu là đảm bảo vật tư tốt nhất cho sản xuất Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định được lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian Ngoài ra còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu

về vật tư của doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch cung ứng vật tư của tháng, quý, năm Trong quá trình lập kế hoạch người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuất

- Kế hoạch sửa chữa thiết bị máy móc

- Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

Sau khi kế hoạch mua sắm vật tư được lập doanh nghiệp cần xác định nhu cầu vật tư cho kế hoạch, tìm nguồn cung ứng vật tư cho nhu cầu đã được lập

Trong một doanh nghiệp nếu tổ chức khâu lập kế hoạch về nhu cầu vật tư

và quản lý công tác thu mua vật tư được chính xác, hợp lý và chặt chẽ thì sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư ngay từ khâu đầu của quá trình sản xuất

16

1.2.3 Lưu kho và sử dụng vật tư

Doanh nghiệp cấp phát vật tư theo nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước) tránh tình trạng vật tư mua về sau lại được cấp phát trước còn vật tư mua về trước cấp phát sau dẫn đến tình trạng vật tư để lâu ngày hết hạn sử dụng

Thông thường các nhân viên bán hàng đều muốn công ty của mình dự trữ thật nhiều chủng loại sản phẩm để họ có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Những người sản xuất thường muốn có trong tay thật nhiều các chi tiết để không bao giờ có nguy cơ phải ngừng dây chuyền sản xuất vì thiếu các chi tiết Còn những người dự trữ vật tư thì muốn dự trữ thật nhiều vật tư để đáp ứng kịp thời cho bảo dưỡng sửa chữa tránh tình trạng ngừng hoạt động sản xuất và gây tổn thất cho công

ty

Nhiều công ty ước tính rằng chi phí cho việc bảo quản vật tư tồn kho hàng năm chiếm tới 25 đến 30% giá trị vật tư Những khoản chính của các chi phí này là chi phí lưu kho, hao mòn vô hình, hư hỏng trong bảo quản và chi phí do bị kẹt vật tư trong quá trình dự trữ Nhìn chung, các công ty đều duy trì vật tư dự trữ ở mức an toàn, nghĩa là bao giờ họ cũng có trong tay một số lượng nhất định các mặt hàng để phòng trường hợp đột xuất Các mức dự trữ an toàn như vậy có thể điều chỉnh trong những hoàn cảnh nhất định, nhưng vấn đề ở đây là vốn đầu tư vào dự trữ an toàn sẽ do vốn đầu tư cố định quyết định, hoàn toàn giống như đầu tư xây dựng Thường là nếu đảm bảo các trình tự lên lịch tiến độ tốt, thì sẽ giảm bớt sự cần thiết phải có dự trữ an toàn

Cần phải có hàng dự trữ trong kho, cố gắng giữ khối lượng dự trữ ở mức thấp nhất để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và phục vụ khách hàng được tốt Rất khó xác định thế nào là tối ưu, thước đo phổ biến là tỷ số quay vòng vật tư dự trữ Tỷ số

vòng quay càng cao thì mức dự trữ vật tư càng thấp dẫn đến chi quản l

Dự trữ vật tư là một khoản đầu tư tài chính: Tiền mua vật tư đã thanh toán, chi phí lao động đã bỏ ra vào vật tư đang gia công, chi phí cho việc vận chuyển vật tư và lưu kho Có thể sử dụng việc xác định tỷ lệ hợp l

18

Trong đó: - DM: là lượng vật tư tiết kiệm hoặc lãng phí

- Msdkh: là lượng vật tư dùng sản xuất kế hoạch

Phân tích tình hình sử dụng số lượng vật tư vào sản xuất sản phẩm ta còn

sử dụng chỉ tiêu hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất

at

Mdk Mn K

M

+

=

Trong đó: - Kat: là hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất

- Mn: là lượng vật tư nhập trong kỳ

Chỉ tiêu trên cần tiến hành tính toán và phân tích từng loại vật tư, nhất là đối với các vật tư không thay thế được Hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất lớn hơn 1 được đánh giá là tốt, được cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất, ngược lại là không tốt làm sản xuất bị ngừng trệ

Nhưng chỉ tiêu này không được lớn quá vì khi đó lượng vật tư dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn

1.2.4 Kiểm soát vật tư tồn kho

Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản trị không nắm được số lượng và từng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp Do

đó sự chính xác trong ghi chép là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ thống sản xuất và tồn kho

Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp các nhà quản trị thoát khỏi tình trạng hiểu biết một cách chung chung mơ hồ về mọi hàng hóa tồn kho Chỉ khi nào xác định một cách chính xác những gì đang có trong tay thì mới có những quyết định

Để đảm bảo mức độ chính xác của các báo cáo về tồn kho, việc thực hiện chế độ kiểm toán là một công việc vô cùng quan trọng, một tiêu chuẩn đánh giá

hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho Hoạt động kiểm toán sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập và xuất hàng tồn kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc hình thành và bảo quản các kho dữ liệu về hàng tồn kho

Những hoạt động kiểm toán được thực hiện liên tục theo một định kỳ nhất định và được gọi là tính toán theo chu kỳ

Theo truyền thống nhiều doanh nghiệp thực hiện việc tồn kho hiện vật hàng năm và thực hiện việc kiểm toán được tiến hành chi tiết tỉ mỉ vào mỗi năm

Tuy nhiên để kiểm tra tốt việc tồn kho, người ta nhận thấy rằng các báo cáo tồn kho cần được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A, B, C

Tùy theo từng nhóm hàng tồn kho mà xác định chu kỳ tính toán khác nhau

Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A thì việc tính toán phải thực hiện thường xuyên, thường là một tháng 1 lần

Đối với loại hàng nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ dài hơn thường là một quý 1 lần

Đối với nhóm C được tính toán 6 tháng 1 lần

Việc tính toán theo chu kỳ sẽ đem lại những thuận lợi sau:

động kiểm tra tồn kho

20

cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ người cung cấp Vì vậy, dự trữ báo động nhỏ nhất là bảng yêu cầu trong thời gian nhận hàng, nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất

Trong thực tế, mức tiêu thụ và thời gian nhận hàng dao động quanh một giá trị trung bình Vì vậy, điểm đặt hàng bằng mức tiêu thụ trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình cộng thêm một số lượng dự phòng khi có sự biến động

về yêu cầu và sự dao động về thời gian giao nhận, phần tăng thêm này được gọi là

dự trữ bảo hiểm

Hệ thống này yêu cầu người ta phải đặt hàng hoặc đưa vào sản xuất ngay sau khi đạt tới điểm đặt hàng, điều đó dẫn đến những khó khăn trong các trường hợp sau:

tới các điểm đặt hàng tại các thời điểm khác nhau, vì thế ta không thể kết hợp các đơn đặt hàng lại với nhau mặc dù chúng cùng được mua tại một nơi, điều này làm tăng chi phí của doanh nghiệp

- Việc tổ chức sản xuất ở nhà cung cấp khi thực hiện một đơn đặt hàng bị ảnh hưởng bởi chương trình sản xuất các sản phẩm khác, do vậy thời kỳ giao nhận thường bị kéo dài

Đặc biệt, đối với các quá trình sản xuất có tính thời vụ, khi ta đặt hàng,

nghiệp lại chưa có nhu cầu Vì vậy, áp dụng mô hình điểm đặt hàng rất khó khăn, cần phải có một cơ cấu sản xuất linh hoạt hoặc phải tồn tại một mức dự trữ lớn ở nhà cung cấp

mức dự trữ đạt tới điểm báo động làm cho chi phí quản lý dự trữ lớn Nhưng điều

đó có thể thực hiện được nhờ hệ thống tin học ghi lại mọi sự thay đổi mức dự trữ ở từng thời điểm và báo ngay khi mức dự trữ đạt điểm cực tiểu

Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yêu cầu:

- Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn

- Có dự trữ ở nhà cung cấp

1.4 Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ

Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho Cũng như trường hợp trên chúng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm:

Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện:

- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi

Ưu điểm của hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có khả năng ghép các yêu cầu ở cùng một nhà cung cấp làm giảm chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, vận chuyển và giao nhận Ngược lại, hệ thống sẽ rơi vào tình trạng “cháy kho” trong nội

bộ một chu kỳ khi có sự thay đổi đột ngột của yêu cầu làm cho hệ thống không thể thích ứng được Để tránh điều này, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn

Tóm lại, hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau:

- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi

- Hàng hóa có giá trị thấp vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ

1.5 Mô hình JIT và quản lý dự trữ vật tư

1.5.1 Khái niệm và lợi ích của JIT

Khái niệm JIT: JIT là hệ thống tồn kho trong đó nguyên vật liệu chỉ được đưa tới quá trình sản xuất khi cần đến chúng JIT xóa bỏ hoặc cắt giảm nhu cầu dự trữ an toàn, như vậy đồng thời cắt giảm lãng phí và chi phí Trong JIT, rất quan trọng đối với các nhà cung ứng là họ phải cung cấp nguyên vật liệu khi cần thiết

Xu hướng hiện đại là lấp đầy liên tục: thông tin tồn kho, dự báo ngắn hạn và kế hoạch sản xuất được cập nhật liên tục, được chia sẻ giữa nhà sản xuất và nhà cung ứng, trên cơ sở đó nhà cung ứng định kỳ (hàng ngày, hàng giờ) bổ sung nguyên vật liệu cho nhà sản xuất

Lợi ích của JIT: Hệ thống JIT có một số lợi ích quan trọng thu hút sự quan tâm của các công ty đang sản xuất bằng nhiều phương pháp truyền thống Đó là:

tiêu thụ sản phẩm

lại

các công nhân có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp đỡ lẫn nhau trong trường hợp vắng mặt

24

liệu

1.5.2 Nội dung quản trị vật tư bằng JIT

1.5.2.1 Thiết lập kích thước lô hàng

Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một

số lợi ích cho hệ thống JIT hoạt động một cách có hiệu quả như sau:

sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi

- Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc

sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn

1.5.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp

Hầu hết hệ thống JIT mở rộng về phía người bán, người bán được yêu cầu giao hàng hóa có chất lượng cao, các lô hàng nhỏ và thời điểm giao hàng tương đối chính xác

Theo truyền thống, người mua đóng vai trò kiểm tra chất lượng và số lượng hàng mang đến, và khi hàng hóa kém phẩm chất thì trả cho người bán để sản xuất lại Trong hệ thống JIT, hàng hóa kém phẩm chất sẽ đình trệ sự liên tục của dòng công việc Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa đưa đến được xem là không hiệu quả vì nó không được tính vào giá trị sản phẩm Do đó việc đảm bảo chất lượng được chuyển sang người bán Người mua sẽ làm việc với người bán để giúp

họ đạt được chất lượng hàng hóa mong muốn Mục tiêu cơ bản của người mua là có thể công nhận người bán như một nhà sản xuất hàng hóa chất lượng cao, do vậy không cần có sự kiểm tra của người mua

Ngoài ra, hệ thống JIT đòi hỏi tinh thần hợp tác giữa các công nhân, quản lý và người cung cấp Nếu không đạt được điều này thì khó có thể có một hệ

thống JIT thật sự hiệu quả

1.5.2.3 Đánh giá nhà cung cấp

Trong việc đánh giá nhà cung cấp, phương pháp truyền thống chú trọng đến các vấn đề như giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng Tỷ lệ hư hỏng, sai khác khoảng 2% được xem xét chấp nhận theo các tiêu chuẩn hợp đồng thông thường Đánh giá nhà cung cấp theo phương pháp này cho thấy rằng chất lượng kém của sản phẩm ở một mức độ nào đó có thể chấp nhận được

Đối với JIT, việc đánh giá cũng dựa trên các tiêu chí trên, tuy nhiên không có sự hư hỏng, sai khác nào được chấp nhận JIT tập trung vào chất lượng sản phẩm và thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp để giảm thiểu các thay đổi trong mua sắm

1.5.2.4 Kiểm tra hàng hóa đến

Đối với phương pháp truyền thống, bộ phận nhận hàng chịu trách nhiệm nhận, đối chiếu, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa đến Vì vậy, việc chấp nhận chất lượng hàng hóa trở thành trách nhiệm người mua mà loại bỏ trách nhiệm của nhà cung cấp Quá trình này làm tăng thời gian quản lý vì vật tư phải chờ đợi để được kiểm tra Khoảng thời gian tăng thêm này được tính vào mức độ tồn kho hay lượng hàng dự trữ để đảm bảo rằng khách hàng có đầu vào của sản phẩm được liên tục Đây là một ví dụ điển hình của lãng phí cần được xem xét, đánh giá

Trong quản trị vật tư theo phương pháp JIT, ngoại trừ trường hợp hàng hóa được mua của các nhà cung cấp mới, người mua không cần kiểm tra hàng tại nơi đến JIT yêu cầu việc kiểm soát chất lượng được thực hiện tại nhà sản xuất Trong việc thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, việc kiểm tra trở thành trách nhiệm của nhà cung cấp Điều này đảm bảo rằng chất lượng được xây dựng trước khi hàng hóa rời nhà máy Để chắc chắn việc thực hiện đúng đắn các chương trình chất lượng, người mua thực hiện chứng nhận nhà cung cấp Tài liệu này thể hiện các tiêu chí về chất lượng đã được đáp ứng bởi các thiết bị, máy móc của nhà cung cấp Với một hợp đồng dài hạn như là động cơ thúc đẩy, các nhà cung cấp có lợi ích để đảm bảo rằng hàng hóa được giao với chất lượng tốt nhất có thể

26

1.5.2.5 Thương lượng với các nhà cung cấp

Thông thường, giá bỏ thầu thấp nhất sẽ thắng được hợp đồng vì người mua đàm phán với nhiều nhà cung cấp Người mua sẽ đánh giá kỹ thuật, nếu đạt thì giá cả sẽ quyết định người trúng thầu

Mục tiêu của JIT là thiết lập một mối quan hệ gần gũi và lâu dài với nhà cung cấp hơn là chỉ tập trung đơn giản vào giá cả Trong nhiều trường hợp, giá bỏ thầu thấp nhất vẫn không đạt được hợp đồng Hơn thế, quyết định dựa trên nhà cung cấp đạt được các tiêu chí như:

- Kiên định trong việc cung cấp một sản phẩm chất lượng cao mà không cần có sự kiểm tra của người mua

Sau khi đạt được các điều kiện trên, người bán và người mua sẽ thỏa thuận để có giá cả hợp lý cho cả hai bên

1.5.2.6 Xác định phương thức vận chuyển

Việc lập kế hoạch và giao hàng nói chung là trách nhiệm của nhà cung cấp Vì mục tiêu là để tối đa hóa lợi nhuận, nhà cung cấp sẽ tìm kiếm một phương thức vận chuyển nào đó với chi phí thấp nhất, không cần thiết phải là dịch vụ tốt nhất

Thành công của chương trình JIT, điểm mấu chốt là giao hàng đúng thời

cầu JIT dựa vào người mua Do có nhiều sự phức tạp tham gia vào quá trình lựa chọn phương pháp và sự thất bại trong việc gửi hàng đáp ứng yêu cầu JIT, công ty mua hàng phải có toàn quyền kiểm soát vận chuyển hàng hóa trong nước Việc giao hàng đúng thời gian được quan tâm hơn là chi phí trong việc quản lý giao thông

1.5.2.7 Thiết lập các đặc tính kỹ thuật của hàng hóa

Các đặc tính kỹ thuật của hàng hóa được phát triển bởi các kỹ sư trong việc thiết kế sản phẩm cuối cùng Người mua sẽ đảm bảo các đặc tính kỹ thuật này được thông báo tới nhà cung cấp Phương pháp này không tạo động lực đối với nhà

cung cấp trong việc phát triển thiết kế và chất lượng của sản phẩm Các vấn đề về mua sắm được đẩy tới người mua để giải quyết vì các nhà cung cấp thông thường không tham gia vào việc phát triển sản phẩm

Đối với JIT, các đặc tính của sản phẩm được phát triển bằng việc phối hợp với đội ngũ kỹ thuật của tổ chức yêu cầu và nhà cung cấp Nhà cung cấp được trao quyền thay đổi các thông số kỹ thuật nhằm tăng chất lượng sản phẩm Điều này cho phép nhà cung cấp được tham gia nhiều hơn trong việc phát triển sản phẩm và đặt trách nhiệm lớn hơn lên nhà cung cấp để cải tiến các quá trình đưa đến kết quả chất lượng cao hơn với giá rẻ hơn

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Vật tư là một trong những nguyên tố đầu vào chính, trong xây lắp nó luôn chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành (50%-60%) Nếu công tác quản lý vật tư không được chặt chẽ, chính xác sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoát tài sản của

kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa tiến độ cung cấp vật tư và việc kiểm tra tiếp nhận cũng ảnh hưởng lớn tới tiến độ thi công của công trình nên việc quản lý vật tư rất quan trọng và được quan tâm

28

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI PTSC M&C

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 2001: Với sự thi công thành công Dự án Khu nhà trên biển CPC 140 người, Xí nghiệp Dịch vụ Cơ khí Hàng hải được thành lập do ông Cao Duy Chính làm Giám đốc

LQ-Năm 2002: Thi công thành công giàn khai thác đầu tiên và chuyển giao cho Chủ đầu tư JVPC

Năm 2004: Ông Nguyễn Trần Toàn trở thành Giám đốc của công ty Năm 2006: PTSC M&C đạt được Hợp đồng Thiết kế - Thi công - Chạy thử đầu tiên với Chủ đầu tư Talisman cho Dự án Bunga Orkid

Năm 2007: Công ty trở nên vững mạnh với sự hoàn thành của Dự án thứ

20 Ông Phan Thanh Tùng chuyển lên làm Giám đốc công ty

Năm 2008: Tiếp tục phát triển với nhiều Dự án lớn mang tầm quốc tế với các đối tác Cửu Long JOC, Premier Oil Vietnam, Petronas Caligari

Năm 2009: Đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ thông qua việc Công ty đã trở thành tổng thầu EPCIC, thực hiện các Dự án lớn của các khách hàng Hoàng Long JOC, Thăng Long JOC, Biển Đông, Petronas Caligari

Chính thức được thành lập từ năm 2001, Công ty Cổ phần Dịch vụ Cơ

30 dự án, chứng tỏ được năng lực vượt trội trong lĩnh vực xây lắp dầu khí và đã

Petronas, Talisman Malaysia, Premier Oil, Trường Sơn JOC, BP, Vietsovpetro, J.Ray McDemott, JVPC …

hướng đến mục tiêu trở thành đơn vị xây lắp dầu khí an toàn, chất lượng và có uy tín hàng đầu Việt Nam, sánh ngang các nhà thầu xây lắp khác trong khu vực

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp (nhà xưởng sản xuất, công trình phụ trợ, công trình kỹ thuật phụ thuộc, nhà kho), công trình giao thông (cầu, đường, sân bay, đê kè, bến cảng, san lấp mặt bằng), công trình cấp thoát nước; Xây dựng đường dây, trạm biến áp 35KV, xây dựng triền tàu, ụ tàu

Bảo dưỡng, sửa chữa, đóng mới, hoán cải các phương tiện nổi; gia công lắp ráp, chế tạo các cấu kiện, thiết bị dầu khí

Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực cơ khí hàng hải;

các dự án, các công trình công nghiệp ngoài dầu khí

Thiết kế công trình khai thác dầu khí, khí đốt và công trình đường thuỷ; Thiết kế cơ khí công trình công nghiệp; Thiết kế điện công trình công nghiệp; Thiết

kế xây dựng công trình công nghiệp

2.1.3 Các dự án đã tiến hành

Kể từ khi thành lập công ty đã tham gia rất nhiều dự án Ban đầu chỉ là nhà thầu phụ cho các công ty khác, sau đó học hỏi đúc rút kinh nghiệm để tự thực hiện từ các dự án nhỏ đến các dự án lớn Cho đến thời điểm hiện nay, PTSC M&C

đã trúng thầu và thực hiện thành công hàng loạt các dự án

Commissioning of Living Quarter In Modules-140 Men (EPCC)

12/2002

Nam Con Son Condensate Storage Project (EPCC, Consortium PTSC-PVECC-PVE)

PetroVietnam Gas Company (PVGC)

Japan Vietnam Petroleum Company

(JVPC)

7/2002

Fabrication, Installation, Tie-In &

Commissioning of PLEM and CLAMPS, Infield Pipeline Project

Japan-Vietnam Petroleum Company

48 Men - Bunga Raya-A CPP Topsides and two (02) Bridges, Flare Tower Project (EPCC)

TALISMAN Malaysia Limited (TML)

07/2003

NULQ Project: Engineering, Procurement, Fabrication, Construction and Commissioning of Living Quarters

63 Men

Japan-Vietnam Petroleum Company

Cuulong JOC (CL JOC)

Compressor and Modification Works of Ruby-A

Petronas Carigali Vietnam (PCVL)

Development Project

Petronas Carigali Vietnam (PCVL)

Talisman Malaysia Limited (TML)

Cuulong JOC (CL JOC)

Petronas Carigali Vietnam (PCVL)

Thăng Long JOC

2.2 Phân tích hiện trạng quản trị vật tư tại công ty

2.2.1 Phân loại vật tư tồn kho công ty theo nguyên tắc ABC

Hiện nay vật tư công ty được phân làm hai loại:

thép kết cấu, ống công nghệ, phụ tùng đường ống, các loại vật tư phục vụ cho gia

công và lắp ráp cơ khí, các loại vật tư điện, vật tư điện tự động, vật tư nội thất, trang trí nội thất và các loại vật tư đặc biệt khác

- Vật tư phụ: là các loại vật tư bị tiêu hao trong quá trình gia công chế tạo sản phẩm Ví dụ: các loại đá mài, đá cắt, các loại nhiên liệu như xăng, dầu, khí công nghiệp, nhớt, hóa chất và các loại nhiên liệu đặc biệt khác

Công ty hiện nay đang quản lý rất nhiều chủng loại vật tư nhưng không phân loại Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát hàng tồn kho và gây lãng phí

vì có rất ít hàng hóa số lượng ít nhưng giá trị cao và ngược lại có nhiều hàng hóa số lượng lớn nhưng giá trị thấp và ít ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp Do đó, để đơn giản và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự trữ, công

ty phải thường xuyên phân loại sản phẩm thành các nhóm tùy theo người cung cấp, đặc điểm sản phẩm, giá trị tiêu thụ của sản phẩm trong kỳ Việc phân loại cũng góp phần vào việc phát hiện ra những vật tư dự trữ bị hỏng hóc để có biện pháp xử lý kịp thời

Việc phân loại này đang có nhiều hạn chế trong vấn đề dự trữ do số lượng và giá trị của mỗi loại vật tư là khác nhau và vai trò của từng loại vật tư đối với chi phí sản xuất, lưu kho cũng khác nhau Vì vậy, cần thiết dựa vào kỹ thuật ABC để phân tích vật tư tồn kho công ty Kết quả thu được sau khi phân tích hàng tồn kho dự án BD1 của công ty như sau:

- 2% chủng loại vật tư chiếm 80% giá trị

Các mặt hàng nhóm A và B được mô tả chi tiết như bảng 2.2

Bảng 2.2: Vật tư dự án BD1 được phân loại theo phương pháp ABC

STT Mô tả Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Tổng Loại

1

Que hàn Duplex hiệu Sandvik

E2209-15 (E22.9.3.LB size 3.2mm x

4400, Part No: 1935625, hãng sản xuất/xuất xứ: Flexovit/Australia

+ Có thanh tăng cứng cách nhau không quá 500mm

+ Tải trọng làm việc an toàn SWL: có thể chịu được Heavy Duty/ Masonry/

Special Duty Scaffolding phù hợp với tiêu chuẩn BS 5973/ 5974

+ Vật liệu thép Q235 + Độ dày lớp mạ kẽm mỗi mặt của ván thép >=30 µm

+ Trọng lượng khoảng 10.7kg/tấm Xuất xứ: China

13

Cáp đồng bọc CU/XLPE/PVC, 0.6/1KV, 3Cx70 + 1Cx35 mm2 Thanh đồng 6 x 30mm (D x W), dài 1.2m

Thịnh Phát Cable - Việt Nam

Cái 1,337 5,836,804.0 7,803,806,948 B

19 Băng Denso tape 4", dài 10m/ cuộn

STT Mô tả Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Tổng Loại

20 Gương mini Leica GMP111 kèm theo

bộ sào gương 04 đoạn; Xuất xứ: Thụy Sĩ Bộ 1,639 4,000,000.0 6,556,000,000 B

22

Kẹp xoay (Swivel Coupler) dùng trong lắp dựng giàn giáo thích hợp dùng liên kết 02 đoạn ống thép có đường kính ngoài F48.3mm; sản phẩm được sản xuất theo tiêu chuẩn BS1139/EN74;

27

Pipe wrench L=6", mã số 61299

L = 8" mã số 61014

L = 10" mã số 61015

L = 12" mã số 61016 L=18" mã số 61018 L=24" mã số 61019 Nhà sản xuất: Ega, xuất xứ: Spain

33

Đồng hồ áp suất (Industrial Prossure gauge) Model PGI-63B-PG160- LBGX,Swagellok/USA Qui cách 63mm(2&1/2in) dial range ,Lower mount.3/8 in Swagelock tube adapter, Unfilled

38 Chai khí hóa lỏng (LPG) loại 45kg/chai Chai 1,689 1,305,000.0 2,204,145,000 B

SS 1-piece 40 Series Ball valve, 6.0 Cv,

3/8in Swagelok tube fittings Model

SS-44S6

Nhận xét: Sau khi phân loại ta nhận thấy rằng các vật tư nhóm A hoàn toàn có thể xác định lại kích thước lô hàng để dễ quản lý và tiết kiệm chi phí Đối với một số vật tư nhóm B tuy giá trị sử dụng hàng năm nhỏ hơn nhưng số lượng sử dụng lớn cần xem xét và cân nhắc trong việc đưa lên thành vật tư nhóm A để có các biện pháp quản lý tốt như đá cắt (mục 9), đá mài (mục 16), kẹp xoay (mục 22)

2.2.2 Phân tích tình hình mua sắm vật tư tiêu hao cho dự án của công ty

Công tác mua sắm của công ty dựa vào các căn cứ, cơ sở pháp lý như luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, luật xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003, nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo luật xây dựng, văn bản ủy quyền của Tổng công ty ủy quyền cho công ty thực hiện từng dự

án cụ thể, bộ luật dân sự, luật thương mại và các văn bản hướng dẫn thi hành, các yêu cầu, qui trình, qui phạm của từng dự án cụ thể do Công ty cổ phần Dịch vụ Cơ khí hàng hải thực hiện, các luật pháp, điều ước quốc tế có liên quan mà Việt Nam công nhận, thừa nhận, thường xuyên áp dụng hoặc tham gia, các tài liệu INCOTERMS, UCP 600, UNIDROIT, UNCITRAL, , quyết định số 23 – Phân cấp

ủy quyền của Tổng công ty cho công ty và quyết định số 637 – Phân cấp giữa chủ tịch công ty cho giám đốc công ty, các qui định và qui trình khác có liên quan của Tổng công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí và của Công ty Cổ phần dịch vụ Cơ khí hàng hải

Hoạt động mua sắm của công ty hiện nay được chia làm 3 loại:

- Mua sắm đầu tư bao gồm mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác đầu tư của công ty Công tác mua sắm này sẽ hoàn toàn áp dụng luật đấu thầu và các nghị định liên quan

nhưng không bao gồm vật tư tiêu hao, dịch vụ trong dự án

- Mua sắm khác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mà không thuộc hai trường hợp trên như mua sắm vật tư tiêu hao phục vụ dự án; mua công cụ hoặc bảo dưỡng sửa chữa nhỏ, mua văn phòng phẩm…

Trong mua sắm vật tư tiêu hao cho các dự án, bộ phận yêu cầu là bộ phận chức năng trực thuộc công ty hoặc bộ phận chức năng thuộc dự án có nhu cầu mua, sử dụng hàng hóa, dịch vụ để phục vụ công tác sản xuất kinh doanh của công

ty Bộ phận yêu cầu có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ yêu cầu kỹ thuật bao gồm nhưng không giới hạn về đặc tính, chủng loại, khối lượng, thời gian giao hàng… Bộ phận yêu cầu chịu trách nhiệm về việc xác định nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ một cách hiệu quả và đúng mục đích Khi có nhu cầu sử dụng, bộ phận yêu cầu sẽ làm phiếu

đề xuất, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm kiểm tra hàng tồn kho và xác nhận trước khi chuyển tới bộ phận kiểm soát chi phí dự án để kiểm tra nguồn dự toán chi

được phê duyệt, bộ phận mua sắm thực hiện các công việc sau:

- Lập kế hoạch gọi chào hàng: Nhân viên mua sắm lập kế hoạch gọi chào

công ty phê duyệt Trong kế hoạch gọi chào hàng phải ghi đầy đủ các yêu cầu gồm

cơ sở của việc lập kế hoạch, tóm tắt phạm vi cung cấp, hình thức chào hàng, dự toán gói thầu, nguồn tài chính, dự kiến tiến độ triển khai chi tiết, danh sách thành viên tổ đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp về mặt kỹ thuật và thương mại, danh sách nhà cung cấp được mời tham gia chào hàng

duyệt, công ty sẽ gửi hồ sơ mời chào hàng đến các nhà cung cấp Trong hồ sơ mời

38

chào hàng phải thể hiện các yêu cầu về điều kiện thanh toán, đơn giá chào hàng, thời gian giao hàng, chứng chỉ hàng hóa, các điều kiện và yêu cầu khác Hồ sơ chào hàng gửi đến công ty, ban dự án, bộ phận chức năng qua đường máy phát phải đảm bảo đồng thời gửi tới Giám đốc công ty và người được ủy quyền Nếu gửi bằng thư điện tử phải đồng thời gửi vào địa chỉ của Giám đốc công ty và người được ủy quyền

đối với các gói thầu có giá gói thầu lớn hơn 20 triệu đồng hoặc 1500 USD thì phải

áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh bằng phong bì kín hoặc bằng fax Đối với những đơn hàng có giá trị đến 20 triệu đồng hoặc 1500 USD thì có thể mua trực tiếp tại thị trường trên cơ sở phê duyệt của Giám đốc công ty và phải có đầy đủ hóa đơn hợp pháp, hợp lệ

thức lựa chọn nhà thầu sẽ thực hiện theo các qui định của luật đấu thầu Đối với các gói thầu mua sắm dự án, sản xuất kinh doanh khác sẽ thực hiện theo các qui định của công ty Trường hợp gói mua sắm đầu tư có giá trị gói thầu trên mức phân cấp,

ủy quyền của Tổng công ty thì tuân theo chỉ đạo của Tổng công ty

- Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp

phản ánh đúng và rõ ràng các thỏa thuận đã đạt được về mặt kỹ thuật và thương mại giữa công ty và nhà cung cấp bao gồm cả các nội dung về nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, tên nhà sản xuất v.v… Hợp đồng phải được ký bởi đại diện hợp pháp, có thẩm quyền của các bên Các nghĩa vụ, tài chế, phạt vi phạm trong hợp đồng phải được thực hiện nghiêm túc Bất kỳ sự thỏa hiệp hay miễn trừ đều phải được sự đồng

ý của giám đốc công ty

của hợp đồng đã được ký kết trên cơ sở tỷ lệ với phần công việc mà nhà cung cấp

đã thực hiện trừ trường hợp có lý do rõ ràng cho thấy việc thanh toán theo tỷ lệ tương ứng nêu trên có rủi ro quan trọng đối với công ty Việc thanh toán và đánh giá các thừa thiếu, hư hỏng, sai khác được thực hiện theo các bước: (1) Nếu phát hiện thừa thiếu, hư hỏng, sai khác trong quá trình kiểm tra tiếp nhận hàng hóa, bộ phận chất lượng lập báo cáo và gửi các bộ phận liên quan theo qui định công ty (2) Trên cơ sở báo cáo được lập, nhân viên mua sắm trao đổi với bộ phận thiết kế và chất lượng của dự án đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng mục (3) Nhân viên mua sắm lập đề xuất thanh toán nêu rõ giá trị giữ lại, hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp Phần giữ lại này sẽ được thanh toán sau khi nhà cung cấp khắc phục được những tồn đọng đã nêu theo đúng yêu cầu đơn hàng

40

Bảng 2.3 (A): Lưu đồ qui trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ

(Nguồn: Phòng thương mại)

Phê duyệt yêu cầu

Xem xét yêu cầu, phân loại gói thầu

Phê duyệt

đề xuất

Theo mẫu công

ty

Hợp đồng nguyên tắc

Gửi lại BPYC