Quy chế quản lý thông tin tài liệu

• Trong quá trình giao dịch công việc nếu các ĐV tiếp nhận được văn bản, tài liệu từ các cơ quan tổ chức bên ngoài gửi cho Công ty thì phải chuyển văn bản đó đến nhân viên HC để đăng ký

MỤC LỤC

I MỤC ĐÍCH……… 2

II PHẠM VI ÁP DỤNG……… 2

III ĐỊNH NGHĨA – TỪ VIẾT TẮT……… 2

IV NỘI DUNG CHI TIẾT……… 3

V PHỤ LỤC KÈM THEO……… 13

VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH……… 13

I MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định trách nhiệm và phương thức kiểm soát các thông tin – tài liệu có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và kinh doanh của Công ty để đảm bảo các tài liệu – hồ sơ này được truyền đạt, khai thác, sử dụng có hiệu quả và kiểm soát được các thông tin – tài liệucần bảo mật

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy định này được áp dụng cho toàn bộ CBCNV trong tất cả các Phòng , Ban, Bộ phận của Công ty có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty

III ĐỊNH NGHĨA - TỪ VIẾT TẮT

III.1Định nghĩa:

•Thông tin: là tập hợp các dữ liệu có ý nghĩa.

•Quản lý thông tin nội bộ của Công ty: Là quản lý những thông tin xảy ra hoặc có liên quan;

hoặc phản ánh trực tiếp quá trình hoạt động của Công ty, bao gồm thu thập nguồn tin; xử lý nguồn tin; cung cấp và phổ biến tin; xây dựng chế độ báo cáo đột xuất và định kỳ; bảo mật thông tin và lập hồ sơ lưu trữ phục vụ khai thác thông tin lâu dài

•Trao đổi thông tin nội bộ: Việc trao đổi, truyền đạt, phổ biến các thông tin giữa các Phòng,

Ban, Bộ phận, cá nhân trong Công ty

•Tài liệu: Là những nội dung thông tin được thể hiện trên các chất liệu bằng giấy, băng hình, đĩa

hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, phim, ảnh, hoặc các vật mang tin khác

•Văn bản: Là những nội dung thông tin được đánh máy, photocopy, in hoặc viết bằng tay có một

nội dung nhất định, thường để lưu lại lâu dài

•Văn bản có giá trị pháp lý: Là văn bản có đầy đủ thể thứctheo quy định tại Quy chế này, có chữ

ký trực tiếp của người có thẩm quyền và có đóng dấu

•Công văn đến: Là toàn bộ các văn bản, tài liệu gửi đến Công ty Văn bản đến của Công ty được

nhận dạng bằng dấu “ CÔNG VĂN ĐẾN” do nhân viên HC đóng

•Công văn đi: Là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Công ty soạn thảo và ban hành có phê duyệt

của GĐ, có đóng dấu Công ty và được đăng ký quản lý tại HC

2

•Thời gian xử lý thông tin: Được tính kể từ thời điểm nhân viên HC tiếp nhận thông tin và được

tính theo giờ hành chính trong các ngày làm việc của Công ty

•Dấu Công ty: Là dấu tròn do Cơ quan Công an có thẩm quyền cấp và quản lý mẫu mã đăng ký.

Dấu Công ty đóng trên văn bản phải bằng mực đỏ có ý nghĩa đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản

Dấu treo chỉ có giá trị thông báo mà không có giá trị pháp lý

Dấu giáp lai chỉ có giá trị liên kết các trang văn bản

III.2Từ viết tắt: Các từ viết tắt và bảng chữ viết tắt tên loại văn bản, bản sao văn bản áp dụng tại

Công ty

III.2.1 Từ viết tắt:

•

T

• P.SX : Phòng Sản xuất

• ĐV : Đơn vị (tên gọi chung cho các Phòng, Ban, Bộ phận, Tổ,

nhóm hoặc các tổ chức khác trong Công ty)

• CBCNV : Cán bộ công nhân viên trong Công ty

3.2.2 Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao văn bản áp dụng tại Công ty

IV NỘI DUNG CHI TIẾT

IV.1QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU NỘI BỘ

IV.1.1 Quản lý việc cung cấp thông tin của Công ty đăng trên các phương tiện truyền thông

đại chúng

• Thực hiện theo quy định về phát ngôn báo chí của Công ty

• Các thông tin dự kiến đăng trên các phương tiện truyền thông đại chúng do TGĐ chủ trì phê duyệt nội dung

4

IV.1.2 Quản lý thông tin truyền miệng trực tiếp

Các nội dung được trao đổi trực tiếp trong các cuộc hội ý, họp, đàm phán… không được tiết

lộ ra ngoài khi không được phép của người chủ trì cuộc họp

IV.1.3 Quản lý thông tin truyền miệng gián tiếp (điện thoại - bộ đàm)

CBCNV chỉ được sử dụng điện thoại Công ty để liên hệ trao đổi công việc, nhân viên trực tổng đài phải bảo đảm duy trì thông suốt đường dây liên lạc, quản lý và hướng dẫn các bộ phận

sử dụng điện thoại đúng mục đích công việc Không được sử dụng máy tổng đài vào mục đích cá nhân

IV.1.4 Quản lý thông tin dạng văn bản

Trong quá trình trao đổi, thảo luận công việc, những vấn đề, những khâu công việc quan trọng nếu xét thấy cần được bảo đảm về mặt pháp lý thì thông tin về chúng phải được thể hiện bằng hình thức văn bản

IV.1.5 Quản lý thông tin nhanh dạng văn bản qua kênh truyền dữ liệu, fax, email

Trước khi gửi thông tin liên quan đến Công ty bằng fax, email CBCNV báo cáo Trưởng

ĐV kiểm tra nội dung; đối với thông tin, giao dịch quốc tế sẽ do BLĐ phê duyệt

Trưởng ĐV căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ĐV, chỉ xem xét gửi đi những nội dung thông tin thuộc phạm vi quản lý của ĐV; Chịu trách nhiệm trong việc chuyển tải thông tin bằng fax, email của ĐV mình đảm bảo không làm ảnh hưởng đến bí mật thông tin nội bộ của Công ty

4.2 NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

4.2.1 Trình tự và phương thức quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

• Các văn bản do các ĐV ban hành trao đổi, báo cáo công việc hàng ngày được gọi là văn bản

“Nội bộ ”

• Tất cả các văn bản gửi đến Công ty (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo…) từ bất kỳ nguồn nào (qua bưu điện, liên lạc hoặc do cán bộ nhận trực tiếp)

• Các công văn đến dưới dạng phần mềm điện tử, e-mail (ngoài các thư trao đổi nội bộ) phải được

in ra, đăng ký và lưu trữ như các văn bản khác

Tiếp nhận văn bản đến và nhập dữ liệu quản lý thông tin

Nhân viên HC có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ các văn bản gửi đến Công ty

• Trong quá trình giao dịch công việc nếu các ĐV tiếp nhận được văn bản, tài liệu từ các cơ quan

tổ chức bên ngoài gửi cho Công ty thì phải chuyển văn bản đó đến nhân viên HC để đăng ký quản lý

• Đối với các văn bản “Nội bộ” , nhân viên HC chỉ tiếp nhận và quản lý các văn bản trình BLĐ, các văn bản của các đơn vị gửi cho nhau thì do văn thư hoặc người kiêm nhiệm văn thư hoặc được phân công soạn thảo văn bản hoặc CBCNV của các ĐV chịu trách nhiệm chuyển

• Toàn bộ văn bản khi tiếp nhận phải được kiểm tra địa chỉ nơi gửi, số lượng (số lượng bì VB, số lượng trang văn bản, số lượng bản văn bản), kiểm tra bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc, rách, mất văn bản bên trong không- nếu có phải xử lý kịp thời; Phân loại, xác định giá trị pháp lý

và đăng ký quản lý tại nhân viên HC Văn bản đến được phân thành hai loại: Loại phải đăng ký

và loại không phải đăng ký

Bước 2: Phân loại văn bản đến:

• Loại phải đăng ký: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ gửi cho Công ty (ghi tên Công ty, Ban, bộ

phận trong Công ty), gửi cho BLĐ hoặc gửi trực tiếp cho CBCNV do yêu cầu liên hệ công việc (ghi chức danh hoặc ghi đích danh)

• Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí…

Bước 3: Bóc bì văn bản:

• Những phong bì có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải bóc ngay sau khi nhận

6

• Nếu bì có dấu chỉ mức độ mật, hoặc ghi đích danh tên người nhận, Phòng ban nhận, Hồ sơ chào thầu thì không bóc bì, chỉ vào sổ theo dõi công văn đến và chuyển nguyên cả bì tới người có thẩm quyền, chức năng để giải quyết

• Khi bóc bì phải cẩn thận không làm rách, mất phần số, ký hiệu văn bản Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng địa chỉ thẩm quyền của cơ quan giải quyết, công văn không số, ngày tháng gửi… thì trả lại cho nơi gửi

Bước 4: Đăng ký văn bản đến:

• Nhân viên HC đăng ký vào sổ theo dõi công văn đến (hoặc vào máy vi tính theo chương trình quản lý công văn đến) số đến, thời gian đến, số lượng tiếp nhận, tóm tắt nội dung, đóng dấu “ Công văn đến ” lên văn bản tại thời điểm tiếp nhận Nếu văn bản đến là “Khẩn” hoặc “ Thượng khẩn”, “Hoả tốc” thì phải ghi rõ cả giờ, phút nhận văn bản

• Số đến là số thứ tự đăng ký của các văn bản đến Công ty ( văn bản mà Công ty nhận được) trong một năm ( tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó)

Bước 5: Trình duyệt

• Văn bản đến sau khi đã được vào sổ đăng ký công văn đến thì phải được NVHC trình Bộ phận chuyên trách (trợ lý/thư ký Chủ tịch HĐQT) để xử lý

• Loại văn bản ghi tên Công ty sẽ được nhân viên HC chuyển choChủ tịch HĐQT, TGĐ, hoặc PTGĐ thường trực hoặc theo ủy quyền của Chủ tịch HĐQT để chỉ đạo xử lý

• Nếu công văn ghi đích danh Chủ tịch HĐQT,TGĐ, Phó TGĐ thì không bóc bì và chuyển thẳng cho Chủ tịch HĐQT, TGĐ, Phó TGĐ

Bước 6: Thời gian trình duyệt văn bản đến

• Văn bản đến loại bình thường phải được nhân viên HC chuyển bộ phận chuyên trách trong vòng

2 giờ kể từ thời điểm NVHC tiếp nhận văn bản

• Văn bản đến có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn” , “hỏa tốc”, nhân viên HC phải trình bộ phận chuyên trách ngay sau khi tiếp nhận được

• Nếu văn bản khẩn/thượng khẩn/hoả tốc nhận mà người có thẩm quyền xử lý đi công tác hoặc vì những lý do khách quan không tiếp nhận để xử lý kịp thời thì nhân viên HC phải thông báo ngay cho Bộ phận chuyên trách để báo cáo xin ý kiến chỉ đạo

Bước 7: Chỉ đạo xử lý văn bản của BLĐ

• Việc chỉ đạo xử lý văn bản đến do BLĐ chủ trì, ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến được thể hiện ngay trên văn bản đến

• Thư ký hoặc Trợ lý GĐ có nhiệm vụ kiểm tra văn bản đến trước khi trình BLĐ Văn bản đến loại khẩn, thượng khẩn/hoả tốc phải được trình ngay cho người có thẩm quyền để kịp thời xử lý

• Trong trường hợp bình thường thời gian chờ chỉ đạo một văn bản đến không quá 8 giờ

• BLĐ xem xét và quyết định thay đổi mức độ xử lý khẩn/thượng khẩn trên văn bản đến theo yêu cầu thực tế của công việc Trong trường hợp khẩn, thượng khẩn/hoả tốc không quá 3 giờ

• Trường hợp phức tạp không thể xử lý văn bản trong thời gian quy định trên, HĐTV hoặc BLĐ sẽ

tổ chức họp để xem xét xử lý

• Các văn bản “nội bộ” mà mục đích là để báo cáo tiến độ công việc có thể không có phê duyệt

• Trong nội dung chỉ đạo xử lý văn bản đến của BLĐ được quy định ghi tên ĐV chủ trì đứng đầu, tiếp theo là các ĐV phối hợp; Trong trường hợp khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc cần hạn định rõ thời hạn triển khai trong nội dung chỉ đạo xử lý

• Để đảm bảo việc xử lý thông tin không bị gián đoạn, khi đi công tác ngoại tỉnh trong thời gian từ

01 ngày làm việc trở lên, người có thẩm quyền xử lý văn bản đến sẽ ủy quyền cho cấp phó trực tiếp điều hành công tác nói trên

• Trong trường hợp chưa có sự uỷ quyền, nhân viên HC sẽ scan và gửi mail văn bản (trong trường hợp cần thiết và số lượng văn bản không quá lớn) tới người có thẩm quyền để thực hiện uỷ quyền giải quyết

Bước 8: Phân phối văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý

• Văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo của BLĐ, phải được nhân viên HC vào sổ theo dõi phân phối CV và nhanh chóng phân bổ đến các cá nhân, ĐV để thực hiện, khi giao nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi công văn

8

Quy định thời gian phân phối văn bản tại NVHC như sau:

• Trong trường hợp bình thường, các văn bản đã có ý kiến chỉ đạo xử lý của BLĐ được phân bổ ngay trong thời gian tối đa không quá 8 giờ; trường hợp văn bản đến quá dày, hoặc đặc biệt như các bản vẽ kỹ thuật Aocần có thời gian photocopy thì không quá 16 giờ kể từ khi có ý kiến chỉ đạo của BLĐ

• Trường hợp các ĐV nằm ngoài địa bàn thành phố Hà Nội, nhân viên HC sẽ chuyển văn bản đến

đã có ý kiến chỉ đạo của BLĐ bằng fax hoặc gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh

• Trường hợp khẩn, văn bản được ưu tiên phân phối ngay trong vòng 3 giờ Nhân viên HC có nhiệm vụ chuyển trực tiếp hoặc fax văn bản đã có ý kiến chỉ đạo xử lý cho các ĐV

• Trường hợp thượng khẩn, nhân viên HC tự chuyển văn bản đến đã có ý kiến chỉ đạo xử lý và được ưu tiên điều động xe ô tô khi có yêu cầu; trường hợp văn bản quá dày hoặc tài liệu là mẫu vật… mà nhân viên HC không thể tự xử lý kịp thời thì P.HCNS phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT hoặc Phó TGĐ để đảm bảo các ĐV tiếp nhận thông tin có được sớm nhất nội dung chỉ đạo xử lý văn bản đến của BLĐ

• Văn bản đến khi phân bổ phải được xác nhận bằng giấy tờ, sổ sách giao nhận Nhân viên HCchịu trách nhiệm về việc phân bổ không đúng với ý kiến chỉ đạo của BLĐ, không có giấy tờ hoặc sổ sách giao nhận

• Đối với các văn bản từ nguồn “nội bộ đến”, khi xử lý phân phối, nhân viên HC thông báo cho

ĐV soạn thảo văn bản biết nội dung ý kiến chỉ đạo của BLĐ, để ĐV đó có thể theo dõi sát tình hình diễn biến công việc đang thực hiện của ĐV mình

Quy định thời gian xử lý văn bản đến của ĐV như sau:

• Trưởng các ĐV chịu trách nhiệm trước BLĐ khi văn bản đã được chuyển đến ĐV mình mà không triển khai hoặc chậm triển khai thực hiện

• Văn thư hoặc người kiêm nhiệm văn thư hoặc CBNVC của ĐV chịu trách nhiệm tiếp nhận, đăng

ký quản lý văn bản đến của ĐV, trình cho Trưởng (Phó) ĐV chỉ đạo xử lý; phân phối các văn bản

đã có ý kiến chỉ đạo xử lý gốc đến các cá nhân, tổ, nhóm để thực hiện, lưu lại bản copy vào hồ sơ lưu công văn chung của ĐV

• Các cá nhân, tổ, nhóm khi tiếp nhận văn bản để triển khai nhiệm vụ phải lưu giữ văn bản để lập

hồ sơ phần công việc mình thực hiện, không được để thất lạc hoặc đánh mất văn bản

• Trưởng (Phó) ĐV phải có ý kiến xử lý văn bản đến trong vòng 8 giờ đối với văn bản bình thường, 4 giờ đối với văn bản khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc CBCNV của ĐV khi tiếp nhận được văn bản khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc, có nhiệm vụ báo cáo ngay cho Trưởng (Phó) ĐV biết để kịp thời chỉ đạo xử lý

• Khi xử lý văn bản đến, Trưởng (Phó) ĐV ghi rõ đích danh tên người, nhóm, tổ chủ trì triển khai công việc và chậm nhất trong vòng 8 giờ, người, nhóm, tổ ký nhận nhiệm vụ phải triển khai công việc của mình; trường hợp khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc phải triển khai trong vòng 04 giờ kể từ thời điểm VT xác nhận đã chuyển văn bản đến ĐV Việc hoàn thành công việc của các cá nhân, nhóm, tổ công tác của các ĐV phải được xác định bằng hồ sơ công việc

• Trường hợp không thể xử lý được văn bản đến theo các quy định nói trên, người nhận chỉ thị thực hiện phải báo cáo ngay cho Trưởng (phó) ĐV về nguyên nhân không thể thực hiện để xin ý kiến chỉ đạo của BLĐ

Bước 9: Kiểm tra, lập và nộp lưu trữ hồ sơ

Nhân viên HCcó nhiệm vụ kiểm tra các nội dung sau đây:

• Quá trình phân bổ văn bản đến trên sổ sách giao nhận của nhân viên HC vào cuối mỗi ngày làm việc để bổ sung nếu có sai sót

• Việc tiếp nhận văn bản đến ở các ĐV và kết hợp với Thư ký hoặc Trợ lý GĐ nhắc nhở việc báo cáo kết quả thực hiện công việc khi có yêu cầu của BLĐ

• Kiểm tra kết quả nhập dữ liệu thống kê quản lý văn bản đến hàng ngày và kết hợp với Thư ký hoặc Trợ lý GĐ theo dõi ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến của BLĐ để trả lời các ĐV khi có yêu cầu

• Lập hồ sơ công việc và nộp lưu trữ hồ sơ

4.3 QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI

Bước 1: Soạn thảo công văn

+ Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý soạn thảo Công văn đi

10

• Tất cả văn bản, giấy tờ do Công ty ban hành gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị ngoài Công ty phải đăng ký, đóng dấu, lấy số và vào Sổ đăng ký công văn đi và làm thủ tục gửi đi tại Phòng HCNS Công ty Nhân viên phải lưu bản chính (bản ký tay mực xanh, không đóng dấu) để ban hành tiếp (nếu cần)

• CBCNV trong Công ty là người chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản Văn bản được soạn thảo phải bảo đảm đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày

• Trưởng (Phó) các ĐV kiểm tra và ký nháy vào văn bản trước khi trình duyệt và phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do ĐV mình soạn thảo trước BLĐ

• Thư ký hoặc Trợ lý Chủ tịch HĐQT phải kiểm tra và xử lý sơ bộ tất cả các văn bản, giấy tờ trước khi trình Chủ tịch HĐQT ký

• Chủ tịch HĐQTlà người chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý đối với các văn bản do Chủ tịch HĐQT ký/phát hành

+ Hình thức công văn soạn thảo

• Soạn thảo văn bản thông thường trên trang A4, sử dụng bảng mã Unicode, Font chữ “Times New Roman”

• Tên và trích yếu văn bản cần ghi tóm tắt, ngắn gọn, rõ nghĩa; không để tên hoặc trích yếu văn bản trong ngoặc đơn

• Văn bản cần được trình bày một cách cân đối, hợp lý; chỉ viết đậm, viết cỡ chữ to hơn, viết loại phông chữ khác đối với tên văn bản và những tiêu đề, nội dung đặc biệt cần nhấn mạnh hoặc cần phải làm nổi bật Lưu ý viết hoa đầy đủ các chữ thuộc danh từ riêng, các từ hoặc cụm từ mặc định; viết đúng các dấu câu, dấu chữ

• Phần nơi nhận, ngoài việc ghi đầy đủ nơi thực hiện và lưu Phòng HCNS, cần ghi cả nơi gửi để báo cáo và để biết Các văn bản định chế (quy định chế độ, chính sách và hướng dẫn về quản lý

và nghiệp vụ) cần ghi nơi nhận gồm tất cả các bộ phận thuộc Công ty

• Đối với những văn bản có từ 2 trang trở lên phải đánh số trang (ở giữa), và phải in ấn, sao chụp trên hai mặt giấy (để tiết kiệm và giảm bớt khối lượng hồ sơ, tài liệu); các văn bản quan trọng, sử