Công tác văn thư tại văn phòng uỷ ban nhân dân huyện duy tiên, tỉnh hà nam

Những công việc làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên...7 PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO...9 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn : Th.S: Doãn Minh Thắng

Cô Nguyễn Hồng Vân

Hà Nội, tháng 5 năm 2016

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

PHẦN I: MỞ ĐẦU 2

LỜI MỞ ĐẦU 2

1.1 Mục đích 5

1.2 Nội dung 5

1.3 Thời gian 6

1.4 Báo cáo quá trình thực tập 6

1.5 Những công việc làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên 7

PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO 9

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM 10

1.1 Lịch sử hình thành 10

1.2 Tổ chức bộ máy 10

1.3 Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên 12

1.3.1 Chức năng………12

1.3.2.Nhiệm vụ……… 12

1.3.3.Cơ cấu tổ chức và nhân sự……….13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN13 2.1 Khái niệm và vai trò của công tác văn thư 14

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 15

2.3 Công tác soạn thảo 15

2.4 Quản lý văn bản 19

2.4.1.Quản lý văn bản đến……… 19

2.4.2.Quản lý văn bản đi……… 24

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 28

2.6 Lập hồ sơ hiện hành 29

2.7 Đánh giá hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân

dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam 30

2.7.2.Hạn chế……….33

2.7.3.Nguyên nhân của những hạn chế……… 34

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN 35

3.1 Một số giải pháp………36

3.1.1 Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành Luật lưu trữ và các văn bản quy phạm do các cơ quan nhà nước ban hành 3.1.2 Nâng cao trình độ của CB văn thư……….36

3.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và phục vụ, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu………36

3.1.4 Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc……… 38

3.1.5 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ……….38

3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Duy Tiên ………39

PHẦN 3 KẾT LUẬN 41

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 42

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 43

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Kết thúc thời gian thực tập, em đã học hỏi và rút ra được nhiều bàihọc kinh nghiệm, nhiều kỹ năng bổ ích, được tổng kết lại trong bản báocáo thực tập này.

Em xin chân thành cảm ơn tới lãnh đạo huyện, Chánh Văn phòng vàcác cán bộ, công chức làm việc tại Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên đãtạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập, cũng như đã cung cấp tư liệucần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập này Đồng thời, em xin chânthành cảm ơn các thầy cô tại Học viện Hành chính Quốc gia - những người

đã cung cấp cho em nền tảng kiến thức lý luận vô cùng bổ ích trong bốnnăm qua Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Giảngviên - Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, Giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn TiếnDũng và Giảng viên - Nguyễn Hồng Vân đã nhiệt tình hướng dẫn cho emtrong quá trình thực tập, cũng như trong quá trình hoàn thiện báo cáo thựctập này

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2016

Sinh viên thực tậpNguyễn Thị Lan Hương

PHẦN I: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa, nền kinh

tế nước ta đang tăng cường với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vữngchắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực củamọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước

Công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoànthiện Hòa vào xu thế chung đó những năm gần đây nghiệp vụ công tácvăn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầucủa nền cải cách hành chính

Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm, bởi

đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các vănbản, tài liệu Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thôngtin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật của mỗi

cơ quan

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụthuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì vậyđây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹthuật và liên quan nhiều CB,CC Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giảiquyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chấtlượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnhquan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việctrái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế vàbảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng

và Nhà nước nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốcgia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo

Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải năm vững kiến thức

lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạnthảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ…

Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vựccủa xã hội, nó góp phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trongmột xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗlực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi phục

vụ cho đất nước, cho xã hội

Đây cũng chính là lý do em chọn đề tài “Công tác văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam” để viết báo

cáo thực tập và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác văn thư

 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân

dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam” lấy vấn đề hoạt động công tác văn thưtại Văn phòng UBND huyện Duy Tiên làm đối tượng nghiên cứu

 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn

trong phạm vi hoạt động của bộ phận Văn thư tại Văn phòng Ủy ban nhândân huyện Duy Tiên

 Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề

tài này, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp luận duy vật biện chứng

+ Phương pháp phân tích các cơ sở dữ liệu

+ Phương pháp tổng hợp, khái quát trên cơ sở các số liệu báo cáo và tàiliệu liên quan

 Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUYTIÊN, TỈNH HÀ NAM

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUYTIÊN, TỈNH HÀ NAM.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNGCAO HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN HOẠT CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN

Trong quá trình làm báo cáo, do điều kiện thời gian và trình độ củabản thân có hạn, nguồn tài liệu tham khảo không nhiều, vì vậy báo cáo của

em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được

sự góp ý của các thầy (cô) giáo

Trong quá trình thực hiện báo cáo này, ngoài sự tìm tòi, nghiên cứucủa bản thân, em luôn nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của Giảng viên -Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, Giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng vàGiảng viên - Nguyễn Hồng Vân

Em xin chân thành cảm ơn

1.1 Mục đích

Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 củaGiám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành quy chế tổ chức thực tậpcho sinh viên Đại học Hành chính hệ chính quy

Theo kế hoạch thực tập của Phòng Đào tạo Học viện Hành chính Quốcgia:

Bổ sung và nâng cao kiến thức đã đã học tại Học viện Hành chính

 Mục đích thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện Duy Tiên

Tìm hiểu việc áp dụng cơ sở lý luận trong thực tiễn hoạt động của cơquan hành chính nhà nước

Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của công tác văn thư tại Ủy ban nhândân huyện Duy Tiên

Nắm được quy trình soạn thảo văn bản, tiếp nhận và ký, đóng dấu vănbản

Quan sát sự phối hợp giải quyết công việc giữa các phòng, ban chuyênmôn với bộ phận

chính liên quan đến cơ quan nơi thực tập.

Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan

1.4 Báo cáo quá trình thực tập

Thời gian Nội dung thực tập Cán bộ hướng dẫn

 Gặp gỡ đoàn thực tập và nghegiảng viên hướng dẫn thôngqua kế hoạch thực tập

 Liên hệ với Văn phòng Ủy bannhân dân Huyện Duy Tiên, tỉnh

 Tìm hiểu nội quy, quy chế làmviệc tại bộ phận Văn thư huyện

 Nhận nhiệm vụ và hoàn thànhcông việc do cán bộ hướng dẫnthực tập giao

 Nghiên cứu các văn bản liênquan đến công tác văn thư

Nguyễn Thị Lan Anh

29/4)  Chọn đề tài viết báo cáo và

lập đề cương báo cáo thựctập

 Liên hệ với Chánh văn phòng,các Phó Chánh văn phòng vàcác cán bộ, công chức để thuthập số liệu viết báo cáo thựctập

Nguyễn Thị Lan Anh

 Hoàn thành báo cáo sơ lược

 Trình giảng viên hướng dẫnxem trước báo cáo thực tập sơlược

Nguyễn Thị Lan Anh

 Chỉnh sửa báo cáo theo hướngdẫn của Giảng viên hướng dẫn

 Xin ý kiến đánh giá quá trìnhthực tập tại cơ quan thực tập

 Nộp báo cáo

Nguyễn Thị Lan Anh

1.5 Những công việc làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên

Trong quá trình thực tập tại bộ phận Văn thư của Văn phòng UBNDhuyện Duy Tiên, em đã được thực hiện một số công việc cụ thể liên quan, baogồm:

 Chuyển giao công văn

 Đóng dấu

 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - đi

 Trực điện thoại

 Phân loại, sắp xếp tài liệu

 Đánh máy văn bản

 Chuyển văn bản gửi đi bưu điện

PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM

1.1 Lịch sử hình thành

Huyện Duy Tiên ban đầu vốn là huyện Duy Tân, thành lập và đặt tên nămQuang Thuận thứ 10 (1469) đời Lê Thánh Tông Đến đời Lê Trung Hưng, đầuniên hiệu Hoằng Định (1601-1619) do kiêng tên huý Kính Tông Lê Duy Tân,đổi là huyện Duy Tiên

Duy Tiên có 18 xã, thị trấn Huyện lỵ là thị trấn Hòa Mạc, một thị trấnkhác là Đồng Văn Các xã: Mộc Bắc, Mộc Nam, Chuyên Ngoại, Trác Văn, ChâuGiang, Yên Bắc, Yên Nam, Đọi Sơn, Tiên Phong, Châu Sơn, Tiên Ngoại, TiênNội, Hoàng Đông, Duy Minh, Bạch Thượng, Duy Hải Tổng diện tích tự nhiên12.100,35 ha Là huyện nằm ở phía bắc của tỉnh Hà Nam:

- Phía bắc giáp Hà Nội

- Phía đông đối diện với thành phố Hưng Yên và huyện Kim Động củatỉnh Hưng Yên qua sông Hồng và huyện Lý Nhân

- Phía nam giáp huyện Bình Lục và thành phố Phủ Lý

- Phía tây giáp Hà Nội và huyện Kim Bảng

Thị trấn Hòa Mạc là trung tâm kinh tế - chính trị - văn hóa của huyện, nằmtrên tuyến Quốc lộ 38 nối liền Duy Tiên với huyện Kim Bảng và thành phố HưngYên Ngoài ra huyện còn có thị trấn Đồng Văn nằm trên trục đường Quốc lộ 1A vàtuyến đường sắt Bắc - Nam, hiện nay khu công nghiệp tập trung của tỉnh đangđược đầu tư xây dựng ở đây

Huyện Duy Tiên nằm trong vành đai của Vùng đô thị Hà Nội, cách trungtâm Thủ đô Hà Nội khoảng 60 km, với việc hình thành tuyến cao tốc Bắc - Nam

là yếu tố thuận lợi để Duy Tiên phát triển; là điều kiện quan trọng tạo lợi thế sosánh cho Duy Tiên trong việc mở rộng hợp tác, giao lưu kinh tế với các địaphương khác

1.2 Tổ chức bộ máy

Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND huyện Duy Tiên

Cơ quan hành chính Nhà nước ở huyện có: 13 đơn vị

Đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện có: 5 đơn vị

Đơn vị sự nghiệp trực thuộc cấp phòng: 75 đơn vị

CHỦ TỊCH, CÁC PHÓ CHỦ TỊCH

Phòng Nội Vụ Văn phòng HĐND

và UBND

UBND TT Hòa Mạc

UBND TT Đồng Văn

Phòng Tài chính

- Kế hoạch

Phòng Giáo dục và Đào tạo

UBND Xã Duy Minh

UBND Xã Duy Hải

Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa

thông tin

UBND Xã Hoàng Đông

UBND Xã Bạch Thượng

UBND Xã Yên Bắc

UBND Xã Châu Giang

UBND Xã Chuyên Ngoại

UBND Xã Trác Văn

Phòng Y tế Ban Giải phóng

mặt bằng

UBND Xã Châu Sơn

UBND Xã Mộc Nam

Trung tâm Y tế Đài truyền thanh UBND Xã Tiên

Phong

UBND Xã Mộc Bắc

1.3 Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên

1.3.1 Chức năng

Văn phòng HĐND & UBND huyện (sau đây gọi là Văn phòng) là cơ quan

tham mưu tổng hợp giúp HĐND, UBND huyện như sau:

- Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, thường trực HĐND, các Ban củaHĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐNDhuyện giao

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điềuhành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịchUBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyênmôn cùng cấp, HĐND, UBND xã, thị trấn để thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của UBND, Chủ tịch UBND huyện

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND huyện

- Duy trì hoạt động thông suốt trang thông tin điện tử tổng hợp của huyện

và mạng nội bộ phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND huyện

- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vựcthuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đếncác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhậnkết quả để trả cho cá nhân, tổ chức

- Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tạiTrụ sở tiếp công dân của huyện

1.3.2 Nhiệm vụ

- Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, thường trực HĐND, các Ban củaHĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐNDhuyện giao

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điềuhành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịchUBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên

môn cùng cấp, HĐND, UBND xã, thị trấn để thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của UBND, Chủ tịch UBND huyện.

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND huyện

- Văn phòng còn đảm nhiệm chức năng duy trì hoạt động thông suốt trongthông tin điện tử tổng hợp của huyện và mạng nội bộ phục vụ sự chỉ đạo điềuhành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện

1.3.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự

Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên bao gồm có Chánh Vănphòng, các Phó Chánh Văn phòng, các cán bộ và công chức làm việc; tổng sốcán bộ công chức là 24 đồng chí

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

(Phụ trách tổng hợp)

Phó Chánh Văn phòng (Phụ trách HC – Quản trị)

-Bộ phận tài vụ

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận quản trị mạng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN

2.1 Khái niệm và vai trò của công tác văn thư

 Khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổchức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhànước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Haynói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, làmột phần của quá trình xử lý thông tin

 Vai trò của công tác văn thư

- Bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước và các doanh nghiệp Thông tin phục vụquản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thôngtin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúngchế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quanliêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước

để làm việc trái pháp luật

- Công tác văn thư đảm bảo gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcnộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cầnphải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lậpcàng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệulưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiệnthuận lợi hơn để triển khai các mặt nhiệm vụ của mình

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ về hoạt động của

cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,

nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cầnthiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơquan là sát thực, có hiệu quả.

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đápứng nhu cầu thực tế của UBND huyện - là cơ quan quản lý nhà nước ở địaphương, công tác văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giámsát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán Bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này

Trong quá trình hoạt động Văn phòng UBND đã ban hành các văn bảnnhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các văn bảnnhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho CB chuyên trách lĩnh vực này.Thực hiện QĐ 22/QĐ-VP của Văn phòng Ủy ban về ban hành quy chế làm việccủa Văn phòng HĐND và UBND huyện Văn phòng Ủy ban cũng luôn quantâm cụ thể đến công việc đưa CB đi tập huấn chuyên môn để nhằm nâng caochất lượng, Văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác văn thư -lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điềukiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả,phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan

Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện đãđược tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được thựchiện tốt thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho CB văn thưnhiều hơn

2.3 Công tác soạn thảo

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại UBND huyện Duy Tiên, công tác soạn thảo, ban hành văn bản đượctiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hànhđúng đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp

giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhànước.

 Quy trình soạn thảo

Công tác soạn thảo - ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách

ở Văn phòng đảm nhiệm Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theotrình tự các bước sau:

- Chuẩn bị mục đích, nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập xử lývăn bản

- Soạn thảo văn bản

Sau khi ký xong văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lầnnữa Khi kiểm tra thấy không có vấn đề gì, CB văn thư tiến hành đánh số, ghingày tháng năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi” Vănphòng giữ lại 2 bản

Thầm quyền ban hành: UBND Huyện Duy Tiên có thẩm quyền ban hànhcác văn bản như: Quyết định, Công văn, Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo, Giấy mời…các văn bản ban hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

đậm, dòng “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” phông chữ Time New Roman đậm cógạch chân, từ đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải vănbản:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

“Duy Tiên, ngày… tháng… năm… ”

Số và ký hiệu văn bản: Số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hànhtrong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm

Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành, số và kýhiệu được trình bày ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản, cỡ chữ 13 đứng

Số: 01/QĐ - UBND

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngàytháng năm ban hành văn bản Tên loại được trình bày bằng cỡ chữ 14, nét đứngđậm Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn gọn ở dưới phần tên loại, c ỡchữ 14 nét đậm

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm cán bộ, công chức

Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung, nội dungvăn bản cần trình bày chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu

Thể thức đề ký và chữ ký được trình bày ở dưới nội dung góc bên phảicủa văn bản, cỡ chữ 13

Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của văn bản dấuđược đóng chùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều

Nơi nhận là nơi cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến, nơinhận được trình bày ở góc dưới bên trái văn bản, cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là một khâu quan trọng tronghoạt động quản lý của cơ quan Đòi hỏi CB văn thư phải có trình độ hiểu biếtsâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành của cơ quanmới có chất lượng và hiệu quả

Nhận xét: Qua quan sát thực tế em thấy thể thức văn bản của UBND

huyện Duy Tiên trình bày theo đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định.Văn bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý

Ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN DUY TIÊN

Bảng biểu thống kê số lượng văn bản được ban hành ở UBND huyện Duy Tiên trong những năm gần đây:

Năm Quyết định Thông báo Công văn Báo cáo Tờ trình

về công tác văn thư

Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ nhiều nguồn, CB văn thư phảitiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làmviệc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,dấu niêm phong (nếu có)…; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếuvới nơi gửi trước khi nhận và ký nhận