Công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện mỹ lộc tỉnh nam định trong giai đoạn hiện nay

Trong hai tháng từ ngày 28/3 đến ngày 20/5/2016 thực tập tại Vănphòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định, được thực hiện các kỹ năng hànhchính đúng với vai trò là một công chức trong cơ qua

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC BẢNG SỐ LIỆU 3

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

PHẦN 1: BÁO CÁO TỔNG QUAN 6

1.1 Thời gian, địa điểm 6

1.2 Mục đích thực tập 6

1.3 Nội dung, kế hoạch thực tập 7

1.4 Báo cáo quá trình thực tập 7

1.5 Những kiến thức thu được trong quá trình thực tập 8

PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 9

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC TỈNH NAM ĐỊNH 9

1.1 Giới thiệu chung về Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc 9

1.1.1 Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội 9

1.1.2 Chức năng 10

1.1.3 Những nhiệm vụ và quyền hạn 11

1.1.4 Tổ chức bộ máy 11

2.1 Giới thiệu về Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc 11

2.1.1 Chức năng 12

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 12

2.1.4 Đội ngũ cán bộ, công chức 14

2.1.5 Các mối quan hệ của Văn phòng 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC, TỈNH NAM ĐỊNH 16

2.1 Lý luận chung 16

2.1.1 Cơ sở pháp lý 16

2.1.2 Cơ sở lý lý luận 16

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện

Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định 17

2.2.1 Quản lý, giải quyết và lưu văn bản đi 17

2.2.2.Tiếp nhận, xử lý văn bản đến 21

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2.4 Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và tài liệu cho phòng lưu trữ 25

2.3 Đánh giá chung về công tác văn thư 25

2.3.1 Những kết quả đạt được 25

2.3.2 Những tồn tại và hạn chế 26

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại và hạn chế 27

CHƯƠNG 3; GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC TỈNH NAM ĐỊNH 28

3.1 Định hướng chung 28

3.2 Giải pháp 28

3.3 Kiến nghị 29

3.3.1 Kiến nghị với Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc 29

3.3.2 Kiến nghị với Học viện Hành chính Quốc gia 30

KẾT LUẬN 32

PHỤ LỤC 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 36

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 37

3 VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước

4 HVHCQG Học viện Hành chính Quốc gia

8 LĐTB-XH Lao động thương binh và xã hội

9 NĐ-CP Nghị định – Chính phủ

10 PTNT Phát triển nông thôn

11 DS-KHHGĐ Dân số - kế hoạch hóa gia đình

DANH MỤC BẢNG SỐ LIỆU

1 Số lượng thống kê văn bản đi trong quý I năm 2016 18

2 Số lượng thống kê văn bản đến trong quý I năm 2016 21

LỜI CẢM ƠN

Quá trình thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không chỉ đối với quátrình học tập mà còn cả đối với sự nghiệp sinh viên sau này Kỳ thực tập nàygiúp sinh viên tiếp cận được nghề nghiệp đã lựa chọn trước khi bước vào trườngđại học Trong hai tháng (từ ngày 28/3 đến ngày 20/5/2016) thực tập tại Vănphòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định, được thực hiện các kỹ năng hànhchính đúng với vai trò là một công chức trong cơ quan hành chính nhà nước đãgiúp em được củng cố thêm kiến thức đã được học và nắm bắt được những cáchthức, quy trình làm việc tại cơ quan

Trong cả quá trình thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từthầy, cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia và UBND huyện Mỹ Lộc có đượcnhững kinh nghiệm thực tế, hoàn thành bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm

ơn chân thành các thầy, cô giáo trường Học viện Hành chính Quốc gia, đã trang

bị cho em kiến thức và tạo điều kiện giúp đỡ em trong xuốt quá trình học tập tạiHọc viện Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Th.S Doãn Minh Thắng,

và cô Nguyễn Hồng Vân đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo để em hoànthành báo cáo thực tập của mình với kết quả cao nhất Các cô chú, anh chị trongVăn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đã tạo điều kiện thuận lợi vàgiúp đỡ tận tình em trong xuốt quá trình thu thập tài liệu, tìm hiểu nghiệp vụcũng như kỹ năng chuyên môn để hoàn thành quá trình thực tập và bài báo cáo,nghề nghiệp sau này

Mặc dù đã cố gắng nhưng không tránh khỏi những sai sót khuyết điểmtrong quá trình thực tập, rất mong nhận được sự chỉ đạo đóng ý kiến của thầy côtrường Học viện Hành chính Quốc gia, và các cô chú, anh chị Văn phòngUBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định để bài báo cáo của em được hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạnghóa hiện đại hóa, từng bước hội nhập khu vực và trên thế giới Đứng trướcnhững cơ hội và thách thức, năng lực quản lý hành chính nhà nước đóng một vaitrò vô cùng quan trọng Vấn đề đổi mới mang tính khách quan thường xuyên vàcần thực hiện cả theo chiều rộng cũng như chiều sâu

Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động quản lý hiện nay, huyện

Mỹ Lộc đang đẩy mạnh cải cách hành chính để vươn lên, hội nhập, tạo tiền đềcho sự phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương Một trong những nội dung cảicách hành chính mà Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Mỹ Lộc đang quyết tâmchỉ đạo thực hiện đó là cải cách lề lối làm việc phương thức quản lý Mà trong

đó bộ phận Văn thư của Văn phòng cũng đang từng bước nâng cao chất lượngcông tác để đáp ứng yêu cầu

Trong hoạt động của cơ quan nhà nước, công tác văn thư là hoạt độngkhông thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan nào và công việc này được thực hiện bởihoạt động của Văn phòng: nơi tiếp nhận các văn bản gửi đến – gửi đi cũng làcầu nối để mọi văn bản được đưa tới lãnh đạo, các cơ quan có liên quan, giúpcho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, cónăng xuất và chất lượng giúp đường lối chính sách nguyên tắc, chế độ, đồng thờiđảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác, hạn chếquan liêu, giấy tờ, góp phần cải cách hành chính phục vụ công tác đổi mới hiệnnay Giữ gìn các giấy tờ, bằng chứng hoạt động của cơ quan (cá nhân, tổ chức)phục vụ cho kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động, giữ gìn tài liệu trong mọilĩnh vực để kiểm tra thông tin trong quá khứ, tiền đề cho công tác lưu trữ

Đây là vấn đề có ý nghĩa về mặt lý luận và mặt thực tiễn Với ý nghĩatrên, trong hai tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn nội dung để viết báo cáo

thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện

Mỹ Lộc tỉnh Nam Định trong giai đoạn hiện nay”.

PHẦN 1: BÁO CÁO TỔNG QUAN

1.1 Thời gian, địa điểm.

Thời gian thực tập: 08 tuần từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016

Địa điểm thực tập: UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định

1.2 Mục đích thực tập.

Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 của giám đốcHọc Viện hành chính về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viênĐại học hành chính hệ chính quy

Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học viện Hành chính Quốc gia

Bổ sung và nâng cao kiến thức đã học tại Học viện Hành chính Quốc gia

Mục đích thực tập tại bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

Tìm hiểu hoạt động văn thư trong thự tiễn hoạt động của cơ quan hànhchính nhà nước

Nắm bắt được các quy trình giải quyết văn bản đến cũng như giải quyếtvăn bản đi mà bộ phận văn thư phải đảm nhận.

Thực hiện các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính đã được học vào trong thựctế

1.3 Nội dung, kế hoạch thực tập.

Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơquan thực tập

Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nướcnơi thực tập

Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hànhchính liên quan đến cơ quan nơi thực tập

Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan

1.4 Báo cáo quá trình thực tập.

Thời gian đến cơ quan thực tập: các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứsáu

- Nhận đoàn thực tập, nghe phổ biến kế hoạch thực tập

- Về Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc thực tập tại bộphận Văn thư

- Tìm hiểu UBND huyện, Văn phòng UBND huyện MỹLộc (cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ )

- Lựa chọn đề tài “Công tác văn thư của Văn phòngUBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định trong giai đoạnhiện nay”

- Viết đề cương thực tập gửi giảng viên hướng dẫn

- Bắt đầu làm những công việc được giao thực tập.

Tuần 3, tuần 4

(Từ11/4 đến 22/4)

- Làm những công việc tại nơi thực tập: Vào sổ công vănđến và vào sổ công văn đi, đóng dấu, gửi các công vănđến các phòng ban…)

- Xin tài liệu nghiên cứu để làm báo cáo

- Học hỏi các kỹ năng về xử lý văn bản

- Chào các bác, cô, chú, anh, chị tại cơ quan thực tập

- Nộp bài báo cáo hoàn chỉnh

1.5 Những kiến thức thu được trong quá trình thực tập.

Thực tập là quá trình áp dụng những kiến thức đã được học trong Họcviện vào trong thực tiễn, bước đệm cho công việc trong tương lai Trong 08 tuầnthực tập tại Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đã đem lại cho emnhiều kỹ năng:

Một là, tìm hiểu hoạt động của cơ quan thực tập, về chức năng và quyền

hạn và tác phong làm việc của các bộ phận, giúp em hiểu sâu hơn công tác Vănthư đòi hỏi sự nhanh chóng, chính xác và bí mật Em nhận thấy rằng nhân viênvăn thư có tư tưởng đạo đức, chấp hành pháp luật, hàng ngày giao tiếp ứng xửvới nhiều người để xử lý văn bản cho cơ quan Từ đó, em học hỏi được nhiềuhơn về kiến thức cũng như giao tiếp ứng xử cho lễ phép hơn…

Hai là, kiến thức và kỹ năng: trong quá trình quan sát và thực hành em

được tiếp cận với các văn bản từ cơ quan gửi đi - cơ quan khác gửi đến theotrình tự thủ tục theo luật định Ngoài ra em còn biết sử dụng máy phô tô, máyfax,,, phân loại văn bản, biết cách đóng dấu, lập hồ sơ văn bản chuyển đếnphòng lưu trữ

Với những kiến thức, kỹ năng em học được tại nơi thực tập là vô cùng bổích, giúp em hiểu rõ hơn những công việc cơ quan nhà nước hàng ngày diễn ra.

PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN

MỸ LỘC TỈNH NAM ĐỊNH 1.1 Giới thiệu chung về Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc

1.1.1 Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội.

Mỹ Lộc nằm ở cửa ngõ phía bắc tỉnh Nam Định Phía Bắc giáp tỉnh HàNam, ngăn cách bởi sông Lý Nhân và sông Châu Giang, phía Nam giáp thànhphố Nam Định, phía Tây giáp huyện Vụ Bản, phía Đông giáp tỉnh Thái Bình,ranh giới là con sông Hồng Mỹ Lộc có lợi thế về giao lưu kinh tế với tất cả cácvùng trong cả nước thông qua quốc lộ 10, quốc lộ 21, đường sắt Bắc - Nam vàđường sông

Lịch sử: Mỹ Lộc xưa là một trong các huyện thuộc phủ Thiên Trường.

Thời thuộc Pháp, vùng đất của huyện Mỹ Lộc rất rộng lớn, bao gồm cả phần đấtcủa thành phố Nam Định ngày nay Từ sau Cách mạng Tháng Tám, huyện MỹLộc đã qua nhiều lần điều chỉnh địa giới Ngày 01/9/1950 cắt bốn xã Lộc An,

Mỹ Xá, Lộc Hạ, Lộc Hoà vào thành phố Nam Định Năm 1953, cắt các xã MỹToàn, Mỹ An, Mỹ Đồng, Mỹ Phong, Mỹ Điền sang huyện Nam Trực Đến ngày25/9/1954, cắt các xã Lộc An, Mỹ Xá, Lộc Hạ, Lộc Hoà trả về huyện Mỹ Lộc.Thời kỳ 1965-1975, huyện thuộc tỉnh Nam Hà Ngày 13/6/1967, Hội đồng

Chính phủ ra Quyết định số 76-CP sáp nhập toàn bộ huyện Mỹ Lộc vào thànhphố Nam Định Từ 1975-1981, thuộc tỉnh Hà Nam Ninh Sau năm 1981, trở vềthuộc tỉnh Nam Định Ngày 16/2/1997, Chính phủ ra Nghị định số 19/1997/NĐ-

CP về việc tái lập huyện Mỹ Lộc trên cơ sở tách ra từ thành phố Nam Định

Đặc điểm: Với ưu thế của miền đất sa bồi màu mỡ, Mỹ Lộc là nơi cung

cấp rau sạch, hoa tươi cho thành phố Nam Định và các thành phố lớn khác Vớithế mạnh về vị trí địa lý và điều kiện giao thông, Mỹ Lộc là lựa chọn lý tưởngcho các nhà đầu tư trong nước và quốc tế Năm 2004, tỉnh Nam Định đã phêduyệt dự án xây dựng khu đô thị mới và khu công nghiệp có diện tích 200 ha tại

3 xã Mỹ Tân, Mỹ Phúc, Mỹ Trung Tương lai, huyện Mỹ Lộc sẽ hình thành khudịch vụ lớn nhất tại cửa ngõ thành phố Khu điểm tham quan du lịch: Đền BảoLộc, lăng mộ Trần Hưng Đạo (xã Mỹ Phúc), đền thờ Trần Thủ Độ (làng LựuPhố, xã Mỹ Đức), đền Vạn Khoảnh, đền Cây Quế (xã Mỹ Tân), đình miễu CaoĐài (xã Mỹ Thành), đình Sùng Văn (xã Mỹ Thuận) và một số làng nghề truyềnthống: làng hoa Mỹ Tân, mây tre đan Mỹ Hưng, gỗ mỹ nghệ Mỹ Phúc… Lễ hộitiêu biểu: Lễ Trần Quốc Toản ra quân (đền Bảo Lộc), hội đền chùa Lựu Phố, hộiđền Cây Quế

1.1.2 Chức năng.

UBND huyện Mỹ Lộc là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện Mỹ Lộc và

cơ quan nhà nước ở cấp trên

UBND huyện Mỹ Lộc chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản cơ quan nhà nước ở cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn huyện

UBND huyện Mỹ Lộc thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương đến cơ sở

1.1.3 Những nhiệm vụ và quyền hạn.

Căn cứ Luật tổ chức HĐND – UBND năm 2003, (mục 2 quy định nhiệm

vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện từ điều 97 đến điều 110)

Thực hiện chấp hành các đường lối chính sách của Đảng, pháp luật củanhà nước và sự chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước ở cấp trên

Xây dựng kế hoạch, chương trình thực hiện các ngành, lĩnh vực: kinh tế,nông nghiệp, thủy lợi và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựnggiao thông vận tải; thương mại dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, văn hóa; thôngtin và thể dục thể thao; khoa học công nghệ; tài nguyên và môi trường; quốcphòng an ninh và trật tự an toàn xã hội; chính sách tôn giáo dân tộc; xây dựngpháp luật; xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

1.1.4 Tổ chức bộ máy.

Sơ đồ cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc

Ghi chú: Cơ quan trực thuộc.

2.1 Giới thiệu về Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc.

Văn phòng là bộ máy của cơ quan có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổnghợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cácđiều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan

Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng Giáo dục

và Đào tạo Phòng Nội vụ

Văn phòng

HĐND&UBND

Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

và Thông tin

Phòng Y tế Thanh tra

Huyện

2.1.1 Chức năng.

Văn phòng UBND là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mỹ Lộc,

có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND về các hoạt động, tham mưu giúpUBND về công tác quản lý, tham mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điềuhành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND là cơ quannhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động củaUBND

Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng,chịu sự chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn của văn phòng đoàn đạibiểu Quốc hội và HĐND, Văn phòng UBND tỉnh Nam Định

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Xây dựng chương trình công tác của Thường trực UBND huyện, Chủtịch, các Phó chủ tịch, các thành viên UBND huyện và tổ chức thực hiện cácchương trình công tác đó

Tổng hợp tình hinh kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng toàn huyện đểbáo cáo định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng, năm theo quy định các báo cáo định

kỳ và các báo cáo đột xuất với tỉnh

Tham mưu, giúp cho Thường trực UBND huyện, Chủ tịch, các Phó chủtịch UBND huyện xử lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, anninh, quốc phòng của huyện Giữ mối quan hệ phối hợp với các phòng, ngành vàcác xã, thị trấn tham mưu giúp việc cho Thường trực UBND huyện

Tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ sự lãnh đạo, điều hành và công tácgiao ban của Thường trực UBND huyện

Thẩm tra các đề án, chương trình, các văn bản do các phòng, ban thammưu trình UBND huyện ban hành

Được ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện, tổng hợp và báo cáo kết luậncủa Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện đến các phòng, ban ngành và các

xã thị trấn do huyện quản lý

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, nghị quyết củaUBND Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đônđốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản tại các ban, ngành, Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn thuộc huyện

Giúp UBND huyện giữ mối quan hệ với các cấp ủy Đảng, Mặt trân tổquốc và các đoàn thể trong huyện, hướng dẫn công dân đến liên hệ công tác với

cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Hướng dẫn Văn phòng các cơ quan, các xã thị trấn về nghiệp vụ hànhchính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước theo quyđịnh của pháp luật hiện hành

Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực UBND huyện hoạtđộng Làm công tác tổ chức các hội nghị do UBND huyện triệu tập, tổ chức đónkhách và công dân đến làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan

Xây dựng quy hoạch bồi dưỡng cán bộ công chức tại cơ quan Quản lý tổchức bộ máy biên chế cán bộ, công chức, viên chức và các tài sản thiết bị, cơ sởvật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

Tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, là chủ tài khoản của đơn vị dự toánVăn phòng được UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện giao,hoặc theo các quy định của pháp luật

2.1.3 Tổ chức bộ máy.

Văn phòng UBND huyện tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng theo sơ đồsau:

Ghi chú: Cơ quan trực thuộc.

Các bộ phận giúp việc: Bộ phận quản trị mạng kiêm soạn thảo văn bản có

01 chuyên viên; bộ phận văn thư 01 nhân viên, bộ phận lưu trữ 01 nhân viênchịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ văn bản; bộ phận một cửa chịu trách nhiệmgiao tiếp phục vụ công dân; bộ phận phục vụ có 01 nhân viên chịu trách nhiệmđảm bảo tốt nhất các điều kiện cho việc đón tiếp khách, vệ sinh phòng làm việccủa lãnh đạo, phòng họp Ngoài ra, 01 nhân viên phục vụ nhà bếp chăm lonhững bữa ăn cho cán bộ, công chức; bộ phận lái xe có 02 người chịu tráchnhiệm đưa đón lãnh đạo UBND, Văn phòng phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo

và công việc của cơ quan; kế toán 01 nhân viên chịu trách nhiệm theo luật Ngânsách nhà nước, kế toán thống kê, báo cáo và quyết toán ngân sách nhà nước theoquy định; 01 công chức chịu trách nhiệm công tác thủ kho, thủ quỹ, công tácxuất nhập kho có hóa đơn chứng từ…

Chánh Vănphòng

Phó ChánhVăn phòng

Bộ phậnlái xe

Bộ phậnbảo vệ

Bộ phậnvăn thư,lưu trữ

Bộ phậnbiên tập,tổng hợp

2.1.5 Các mối quan hệ của Văn phòng.

Quan hệ với các đơn vị có liên quan; Phối hợp với Văn phòng Huyện Uỷ

trong việc xây dựng chương trình làm việc của Thường trực UBND huyện nhằmđảm bảo mối quan hệ làm việc và công tác chỉ đạo điều hành được nhanh chóng,thuận tiện, không chồng chéo Phối hợp chặt chẽ với cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện, thường trực HĐND và UBND các xã, thị trấn để thực hiện nhiệm

vụ, trao đổi kinh nghiệm và công tác nghiệp vụ

Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy cơ quan: Lãnh đạo Văn

phòng cùng Đảng ủy làm tốt công tác giáo dục, chính trị đối với các Đảng viên,quần chúng Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong cơ quan, thường xuyên traođổi về tình hình thực hiện nhiệm vụ chung của cơ quan

Quan hệ giữa lãnh đạo văn phòng với tổ chức công đoàn cơ quan: Lãnh

đạo văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công đoàn hoạt động, phối hợp chặtchẽ trong việc vận động công chức, thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao Thực hiện quy chế dân chủ ở cơ quan và chăm lo về vật chất và tinh thầncho cán bộ, công chức

Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với cán bộ công chức cơ quan: thực

hiện theo trách nhiệm và nhiệm vụ được giao, chấp hành theo quy chế làm việc

và có trách nhiệm tự học tập, nghiên cứu trao đổi kinh nghiệm đề xuất nhữnggiải pháp và thực hiện có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công

Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, chế độ thủ trưởng, cá nhân chấphành nguyên tắc tổ chức

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC, TỈNH NAM ĐỊNH.

2.1 Lý luận chung.

2.1.1 Cơ sở pháp lý.

Văn bản quy phạm pháp luật.

Nghị định 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về bổ xungmột số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác vănthư

Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

Văn bản của cơ quan ban hành.

Quyết định số 679/QĐ-UBND ngày 02/10/2011 về ban hành quy trìnhcông tác văn thư - lưu trữ

2.1.2 Cơ sở lý lý luận.

Khái niệm văn bản là: Phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ

chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất địnhtrong từng lĩnh vực cụ thể của đời sống kinh tế - xã hội và quản lý nhà nước ởnhững nội dung và hình thức khác nhau

Khái niệm văn bản quản lý nhà nước là: Những thông tin và mệnh lệnh

quản lý thành văn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự,thủ tục, quy chế do pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương và phátsinh hệ quả pháp lý cụ thể

Khái niệm công tác văn thư: Trong cơ quan tổ chức là bao gồm toàn bộ

các công việc liên quan đến công văn giấy tờ, ban hành văn bản, quản lý và sử

dụng con dấu, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, tổ chức.

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định.

Việc tiếp nhận, quản lý văn bản là chức năng và nhiệm vụ của bộ phậnVăn thư của UBND đảm nhiệm Hàng năm văn thư chịu trách nhiệm giải quyết

số lượng văn bản đến và đi của UBND huyện và các phòng ban chuyên môn.Thống kê quý I năm 2016 bộ phận văn thư đã tiếp nhận 1250 văn bản đến và

1322 văn bản đi

Hiện nay có một nhân viên làm công tác văn thư được đào tạo đúngchuyên ngành văn thư, do đó việc giải quyết văn bản diễn ra khá thuận lợi Cácphương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư có trong phòng văn thư đó là

02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy fax, 01 điện thoại để bàn và 01 máy phô tô

2.2.1 Quản lý, giải quyết và lưu văn bản đi.

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư Tất cả văn bản, tài liệu, thư gửi ra ngoài cơ quan được gọi làvăn bản đi

Chuyển văn bản đi được thực hiện theo nguyên tắc:

Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu, làm thủ tục gửi.Vai trò chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quyđịnh, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và phải làm kiểm tra thủ tục hành chínhvào sổ đăng ký sổ, ngày tháng năm của văn bản trước khi chuyển nhân bản, sốlượng và thời gian yêu cầu

Hàng ngày các văn bản, tài liệu được gửi đi từ UBND huyện Mỹ Lộc như:Quyết định, công văn, tờ trình, giấy mời, báo cáo… Theo thống kê quý I năm

2016 bộ phận văn thư đã tiếp nhận 1322 văn bản đi trong đó quyết định là 249văn bản, 234 văn bản thuộc nhóm tờ trình, văn bản thuộc nhóm Văn phòng là

168 văn bản, còn lại là các văn bản khác, các văn bản và tài liệu liên quan khánhiều nên công tác quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:

Bảng 2.2.1 Số lượng thống kê văn bản đi trong quý I năm 2016.

Soát lại văn bản đi.

Văn bản soạn thảo gửi đến Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp đểkiểm tra các thể thức và nội dung trình bày Nếu có sai xót thì báo cáo vớinhững người có trách nhiệm để sửa chữa và bổ xung Không có sai xót thì Phóchánh văn phòng ký nháy tại dòng cuối cùng của nội dung văn bản

Ghi số và ngày tháng văn bản đi.

Số, ký hiệu của văn bản bao gồm số thứ tự đánh theo từng loại văn bản do

cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó Số được ghibằng chữ số ả-rập, bắt đầu bằng chữ số 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12hàng năm; năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ các số, ví dụ; ký hiệucủa văn bản bao gồm tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành vănbản, ví dụ như tờ trình của UBND huyện Số: 01/TTr-UBND

Ghi ngày và tháng văn bản: Về nguyên tắc văn bản gửi vào ngày nào thìghi vào ngày ấy Ngày tháng ghi vào đầu của văn bản, gần địa danh như MỹLộc, ngày…tháng…năm 2016 Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản

cá biệt để ngày tháng năm là ngày ký ban hành