quản trị học quá trình kiểm tra trong quản trị

1.Tổng quan về kiểm tra1.1.Kiểm tra là gì?Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và nguyên nhân sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó.1.2.Bản chất của kiểm traHệ thống phản hồi về kết quả hoạt động: thông thường cơ chế kiểm tra xây dựng theo nguyên tắc hệ thống phản hồi, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích sai lệch và sau đó thực hiện những điều chỉnh cần thiết.Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động, hệ thống này sẽ giám sát ngay từ đầu và quá trình đó để khẳng định xem đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình sẽ được thay đổi cho phù hợp.1.3.Mục đích của kiểm traCông tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chứcBảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh

Trang 1

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ

Lớp : CĐKDXK19R GVHD: Trần Văn Thọ

Trang 2

Nội dung chính

1 Tổng quan về kiêm tra

5 Vận dụng chức năng kiểm tra trong doanh nghiệp Việt Nam

4 Các hình thức kiểm tra

3 Tiến trình kiểm tra

2 Tại sao phải kiểm tra?

Chức năng

Kiểm tra

Trang 3

1 Tổng quan về kiểm tra

1.1 Kiểm tra là gì?

Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và nguyên nhân sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó

Trang 4

1.2 Bản chất của kiểm tra

- Hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động

Xác định chênh lệch

Tìm lý do chênh lệch

Đề ra biện pháp điều chỉnh Điều chỉnh

Trang 5

1.2 Bản chất của kiểm tra

- Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo

Hệ thống kiểm tra

Trang 6

1.3 Mục đích của kiểm tra

MỤC ĐÍCH

Trang 7

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm tra

- Kiểm tra phải có trọng điểm

- Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng

- Kiểm tra cần chú ý tới số lượng nhỏ các nguyên nhân

- Bản thân người tự thực hiện hoạt động phải

tự kiểm tra

- Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

-Kiểm tra phải được thiết kế theo các đặc điểm

cá nhân của nhà quản trị

- Kiểm tra phải công khai, chính xác, khách quan

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức

- Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

- Kiểm tra phải đưa đến hành động

- Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng.

Nguyên tắc xây dựng

cơ chế kiểm tra

Trang 8

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm tra

Koontz & Ó Donnell

Trang 9

2 Vai trò của kiểm tra

Tại sao phải kiểm tra?

1.Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo

cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao

2.Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

3.Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các

mục tiêu đã đề ra

4.Ngoài ra chức năng kiểm tra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường

Trang 10

Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

Đo lường kết quả đạt được

So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

Làm rõ những sai lệch

Trang 11

3.1 Xác định đối tượng kiểm tra

Xác định đối tượng kiểm tra thể hiện qua các hình thức kiểm tra:

• Kiểm tra chiến lược

• Kiểm tra quản lý

• Kiểm tra tác nghiệp

Trang 12

3.1 Xác định đối tượng kiểm tra

Nội dung kiểm tra được đề ra:

• Thành lập bộ phận tiến hành kiểm tra

• Thời gian va không gian kiểm tra

• Xác định phương thức kiểm tra

• Các yếu tố kiểm tra

• Chi phí kiểm tra

• Thời hạn hoàn thành công tác kiểm tra

• Báo cáo quá trình kiểm tra, kết quả kiểm tra, các nhận định và đề xuất của bộ phận kiểm tra

Trang 13

3.2 Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

Kiểm tra là quá trình nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện kế hoạch để đối chiếu với mục tiêu đã đề

ra trong kế hoạch, bởi vậy bước đầu tiên trong quy trình kiểm tra là xác định các tiêu chuẩn

Trang 14

 Các khái niệm

Tiêu chuẩn: là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị

dưới dạng định tính hay định hình, là những chỉ tiêu của nhiệm

vụ cần được thực hiện

Tiêu chuẩn kiểm tra: là những điểm được lựa chọn mà tại đó

người ta đặt các phép đo để đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Trang 15

Tiêu chuẩn kiểm tra có ý nghĩa quan trọng đối với

hiệu quả của công tác kiểm tra

Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp thì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng

Trang 16

Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia

Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng

Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm

Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp

Dễ dàng cho việc đo lường

Trang 17

3.3 Đo lường kết quả đạt được

 Trong việc định lượng kết quả hoạt động, vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thời nắm bắt được các thông tin thích hợp

=> Do đó, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xác định cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiết để định lượng và đánh giá kết quả cao.

Trang 18

3.3 Đo lường kết quả đạt được

Các yêu cầu khi đo lường kết quả:

- Phải đảm bảo tính khách quan trong đo lường

- Đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp và cá nhân, bộ phận

Trang 19

 Trong quá trình so sánh, các nhà quản lý có thể phát hiện ra các sai lệch giữa kết quả đo lường với các tiêu chuẩn đã đặt ra

để đánh giá

3.4 So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

Trang 20

3.4 So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

Kết quả

Tiêu chuẩn

Trang 21

3.5 Làm rõ nguyên nhân

Làm rõ những sai lệch chính là đi tìm những nguyên nhân gây ra những sai lệch đó

Nếu không tìm được những nguyên nhân gây ra sai lệch, nhà quản trị phải tiến hành khảo sát sâu hơn, bằng cách đặt thêm các câu hỏi có liên quan

Trang 22

3.5 Làm rõ nguyên nhân

mục tiêu và chiến lược đề ra hay không?

Những mục tiêu và tiêu chuẩn tương ứng còn phù hợp với tình hình hiện thời không?

Những chiến lược để hoàn thành mục tiêu có còn thích hợp với tình hình hiện nay không?

Những hoạt động có thích hợp để đạt tiêu chuẩn hay không?

Khi trả lời những câu hỏi này, ta sẽ tìm được những sai

lệch trong quá trình thực hiện

Trang 23

3.6 Tiến hành điều chỉnh

 Điều chỉnh các sai lệch có thể coi là mục đích của việc kiểm tra vì điều này đảm bảo cho việc hoàn thành được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra

 Sau khi tìm ra nguyên nhân cuả các sai lệch, các nhà

quản trị phải tìm hướng khắc phục.

Trang 24

Có thể điều chỉnh các sai lệch bằng nhiều cách như

- Sử dụng các chức năng khác của quản lý

- Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch hoặc sửa đổi các mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra trước đó.

Trang 25

Phải tính đến hậu quả sau khi điều chỉnh

Tránh bỏ lỡ thời cơ, tránh bảo thủ Tùy điều kiện mà sử dựng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý.

Trang 26

Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm

Trước khi kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị thường có những nhận định, đánh giá tổng hợp về các vấn đề

Trang 27

Trang 28

Trong trường hợp người quản trị không thể trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, cần ủy quyền cho người khác trên nguyên tắc đảm bảo tương xứng giữa trách

nhiệm với quyền hạn được giao.

 Ủy quyền kiểm tra

Trang 29

Trong quá trình kiểm tra cần chú ý thêm các vấn đề:

 Thời điểm và thời hạn kiểm tra

 Quy định người có trách nghiệm kiểm tra và người có

trách nhiệm xử lý các kết quả kiểm tra

Trang 30

Theo mối quan hệ

Theo quá trình hoạt động

Theo nội mức độ tổng quát

Theo tần suất

Trang 31

4 Cách thức kiểm tra

4.1 Theo quá trình hoạt động

4.1.1 Kiểm tra lường trước

 Khái niệm:

Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

Trang 32

4.1.1 Kiểm tra lường trước

 Mục đích:

- Nắm chắc những vấn đề nảy sinh nếu ko tác động kịp thời

- Thông qua những dự đoán cẩn thận và được lập lại khi có những thông tin mới sau đó đối chiếu kế hoạch đồng thời thực hiện những thay đổi về chương trình để dự đoán tốt hơn.

Trang 33

4.1.2 Kiểm tra đồng thời

Khái niệm:

Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong hoạt động đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt động đó đều hướng tới các mục tiêu đề ra

Trang 34

4.1.1 Kiểm tra đồng thời

 Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision) Khi một nhà quản lí quan sát trực tiếp các hoạt động của nhân viên dưới quyền, nhà quản lí đó có thể đánh giá kết quả công việc của nhân viên đồng thời điều chỉnh gay gắt nếu có.

Trang 35

4.1.3 Kiểm tra phản hồi

Khái niệm:

Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra

Trang 36

 Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về

thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra

Trang 37

 Ưu điểm của loại kiểm tra này so với kiểm tra lường trước và kiểm tra đồng thời là:

- Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý để cải tiến chất lượng lập kế hoạch.

- Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình từ đó giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

Trang 38

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN KẾ

HOẠCH KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Kiểm tra lường

trước

Kiểm tra đồng thời

Kiểm tra phản hồi

Trang 39

Kiểm tra toàn bộ

 Là kiểm tra đối với từng lĩnh vực, bộ phận phân hệ cụ thể của doanh nghiệp

 Là kiểm tra đối với những con người cụ thể trong DN.

 Là đánh giá thưc hiện kế hoạch mục tiêu của DN một các tổng thể

Trang 40

Kiểm tra định kỳ

Kiểm tra liên tục

Kiểm tra đột xuất

Là kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch đã định

Là kiểm tra thường xuyên trong mọi thời điểm.

Là kiểm tra không báo trước.

Trang 41

4.4 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đôi tượng kiểm tra

4.4.1 Kiểm tra

Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo của doanh nghiệp

và cán bộ chuyên nghiệp đối với quản lí

Trang 42

4.4 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đôi tượng kiểm tra

4.2.2 Tự kiểm tra

 Là việc phát triển những nhà quản trị và nhân viên có năng lực

và ý thức kỷ luật cao; có khả năng giám sát bản thân; áp dụng thành thạo các kỹ năng để hoàn thành mục tiêu với hiệu quả cao.

Trang 43

4.5 Các công cụ kiểm tra cơ bản

4.5.1 Các công cụ kiểm tra truyền thống

Trang 44

4.5 Các công cụ kiểm tra cơ bản

4.5.1 Các công cụ kiểm tra hiện đại

- Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình

- Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu

- Các phương tiện kiểm tra:điện thoại, fax, máy tính, công cụ theo dõi đo lường…

Trang 45

5 Vận dụng chức năng kiểm tra tại các

doanh nghiệp Việt Nam

Định dạng
Số trang	45
Dung lượng	3,14 MB