Lê Phương Bắc Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội 1- Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện tại trường CĐSP Hà Nội có gần 300 cán bộ, giảng viên, công nhân viên với khoảng 3000 học sinh,
Trang 1ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÍ ĐÀO TẠO TẠI TRƯỜNG CĐSP HÀ NỘI BẰNG PHẦN MỀM EDUSOFT
ThS Trần Hùng ThS Đỗ Hồng Cường
ThS Lê Phương Bắc
Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội
1- Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin:
Hiện tại trường CĐSP Hà Nội có gần 300 cán bộ, giảng viên, công nhân viên với khoảng 3000 học sinh, sinh viên gồm các loại hình đào tạo như:
- Cao đẳng sư phạm chính quy
- Cao đẳng chính quy (ngoài sư phạm)
- Trung cấp chuyên nghiệp chính quy
- Cao đẳng, đại học (vừa làm vừa học)
- Cao đẳng vừa làm vừa học
Mỗi một loại hình đào tạo có các đặc thù khác nhau về chương trình đào tạo, cách thức tính điểm, học phí, thời khóa biểu, phòng học, giờ thực hành, Cùng với số lượng sinh viên biến động hàng năm ở các hệ đào tạo vì nhiều lí do khác nhau nên việc làm thế nào để quản lí được cả hệ thống một cách chặt chẽ, thống nhất, đồng bộ giúp người lãnh đạo lấy được những kết quả báo thống kê một cách chính xác kịp thời nhằm đưa ra những quyết định liên quan đến công tác quản lí là một bài toán không đơn giản
Các yêu cầu cần quản lí trong công tác đào tạo có thể kể ra như:
• Phòng Đào tạo:
- Quản lí công tác tuyển sinh
- Quản lí chương trình đào tạo (thông tin về môn học, học phần, )
- Quản lí khối lượng giảng dạy
Trang 2- Quản lí cán bộ giảng dạy
- Quản lí thời khóa biểu
- Quản lí điểm (học lực, rèn luyện, xét lên lớp, xét tốt nghiệp, )
- Quản lí phòng học, phòng thực hành,
• Phòng Kế hoạch - Tài vụ: Quản lí thu học phí
• Phòng Tổ chức:
- Quản lí học sinh, sinh viên
- Quản lí học bổng và miễn giảm học phí
Với một khối lượng công việc khổng lồ cần quản lí như trên thực tế cần phải có sự trợ giúp của các chương trình phần mềm
2- Các giải pháp:
Xuất phát từ nhu cầu thực tế, trường CĐSP Hà Nội đã tự xây dựng và trang
bị các phần mềm hỗ trợ cho công tác quản lí:
- Chương trình quản lí điểm EduMan từ năm 2003, tác giả Trần Hùng, Trương Đức Phương: Hỗ trợ công tác quản lí điểm cho phòng Đào tạo
- Chương trình quản lí tuyển sinh từ năm 1999, tác giả Hà Đặng Cao Tùng:
Hỗ trợ công tác tuyển sinh
- Ngoài ra còn có các phần mềm như: Quản lí nhân sự; Khối lượng giảng dạy; Kế toán,
Tại thời điểm năm 2003, khi quy mô đào tạo còn chưa được mở rộng, việc
sử dụng các phần mềm ứng dụng đơn lẻ chạy độc lập tỏ rõ tính ưu việt và đã hỗ trợ khá đắc lực cho công tác quản lí của nhà trường Tuy nhiên, khi quy mô đào tạo được mở rộng (số lượng sinh viên, các loại hình đào tạo, ) thì việc sử dụng các phần mềm ứng dụng độc lập như trên đã gây cản trở không nhỏ:
- Số liệu giữa các phòng ban không khớp nhau do sự quản lí phân tán
Trang 3- Mỗi phần mềm do 1 người quản trị chạy độc lập nên vì một lí doc nào đó (đi công tác, nghỉ phép, ) thì hệ thống sẽ bị ngừng trệ, gây ách tắc rất lớn cho công việc của nhà trường
- Quy mô và các loại hình đào tạo tăng, cách thức tính điểm của hệ thống
cũ chỉ áp dụng cho chương trình đào tạo cao đẳng nên nhà trường gặp khá nhiều khó khăn trong công tác quản lí
- Hệ thống các phần mềm cũ khó đáp ứng được hết các yêu cầu đặt ra của công tác quản lí đào tạo
Một yêu cầu bức thiết đặt ra là làm thế nào để có thể ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ một cách tương đối trọn vẹn các công tác quản lí của nhà trường, đồng thời việc ứng dụng phải đảm bảo tính thống nhất trong xử lí các thông tin và
dữ liệu, phân quyền chặt chẽ trong công tác quản lí, hỗ trợ người quản lí nhận được những báo cáo kịp thời Những yêu cầu trên nhằm giúp người quản lý đưa ra đwocj những quyết sách phù hợp với nhu cầu thực tế của xã hội, nâng cao chất lượng đào tạo và trình độ đội ngũ cán bộ giảng viên nhà trường
Xuất phát từ nhu cầu thực tế, nhà trường đã tìm hiểu, mua và triển khai phần mềm Edusoft phục vụ cho công tác quản lí đào tạo trong giai đoạn mới
Hệ thống phần mềm quản lí đào tạo Edusoft - tác giả Võ Tấn Quân (Đại học Bách khoa TP Hồ Chí Minh)
Trang 4Phần mềm Edusoft đã giải quyết được hầu hết các yêu cầu được đặt ra ở trên Phần mềm Edusoft chạy theo cơ chế client/server, có sự tham gia của các đơn vị: phòng Đào tạo (chủ yếu), phòng Tổ chức, phòng HC-QT, phòng KH-TV
và các khoa đào tạo
Trang 5Mô hình hệ thống Edusoft tại trường CĐSP Hà Nội:
Các phân hệ của hệ thống Edusoft:
Trang 61 Quản lí sinh viên: Làm nhiệm vụ cập nhật quản lí hồ sơ học sinh sinh viên, theo dõi biến động vào ra của sinh viên
2 Quản lí cán bộ giảng dạy
3 Quản lí điểm: Lên danh sách thí sinh dự thi theo học kì, cập nhật điểm, xét tiến độ học tập, xét lên lớp
4 Quản lí học phí tài vụ: Quản lí thu học phí liệt kê, báo cáo tiến độ thu chi học phí
5 Quản lí chương trình đào tạo
6 Xếp thời khóa biểu: Cập nhật, sắp xếp thời khóa biểu tự động
7 Đăng ký môn học
8 Quản lí phòng học: Cập nhật quản lí thông tin phòng học
9 Tuyển sinh
10 Học bổng và miễn giảm học phí: Tự động tính toán đưa ra các danh sách sinh viên đạt học bổng dựa trên quy định của bộ và những yêu cầu về thành tích học tập của nhà trường
11 Khối lượng giảng dạy: Cập nhật khối lượng giảng dạy, môn học, học phần, phân công giảng dạy
12 Thông tin phục vụ lãnh đạo: Đưa ra các báo cáo thống kê khi có yêu cầu của lãnh đạo
Với hệ thống mới này cho phép người sử dụng tương tác và có thể tùy biến lấy ra các báo cáo phù hợp với yêu cầu của cá nhân
3- Kết quả thu được sau khoảng thời gian triển khai vừa qua:
- Thống nhất được công tác trong quản lí đào tạo
- Đưa ra được những số liệu kịp thời khi có yêu cầu
- Hệ thống hoạt động thông suốt giữa các khoa phòng ban thông qua hệ thống mạng nội bộ và chương trình
- Nhờ cơ chế phân quyền rõ ràng và chặt chẽ trong hệ thống nên
hỗ trợ rất nhiều cho người quản lí trong quá trình phân công công việc cho các cá nhân phụ trách từng phân hệ Nâng cao vai trò trách nhiệm của từng người trong công việc của mình