Đi làm văn phòng rồi mới biết Powerpoint là một ứng dụng thường xuyên phải đụng đến. Nào là làm bài thuyết trình, nào là làm báo cáo. Dạo gần đây, vì vào cuối năm, các công ty hay chuẩn bị bản kế hoạch cho năm mới, Powerpoint lại được dịp lên ngôi, qua mặt mấy anh Word với Excel.
Trang 118 phím tắt Powerpoint
giúp bạn làm báo cáo nhanh chóng mặt
Đi làm văn phòng rồi mới biết Powerpoint là một ứng dụng thường xuyên phải đụng đến Nào là làm bài thuyết trình, nào là làm báo cáo Dạo gần đây, vì vào cuối năm, các công ty hay chuẩn bị bản kế hoạch cho năm mới, Powerpoint lại được dịp lên ngôi, qua mặt mấy anh Word với Excel.
Hôm nay, mình sẽ giới thiệu đến các bạn 18 phím tắt hữu hiệu nhất để bạn tiết kiệm thật nhiều thời gian khi làm bài trên Powerpoint Chứ mà cứ làm một chút lại đụng đến chuột thì phiền gì đâu
Trang 2Tạo slide mới trong chớp mắt
Trước khi mình biết mẹo dưới đây, để tạo slide mới, mình thường bấm chuột phải rồi chọn “New Slide”, rất là mất công Từ khi biết bí kíp này, mình không bao giờ đụng đến chuột khi làm thao tác này nữa
Ctrl + M: Tạo slide mới
Ctrl + D: Copy slide sẵn có (duplicate) thành slide mới
Tránh gây xao nhãng khi thuyết trình
Khi thuyết trình, có đôi khi bạn muốn người nghe chỉ chú ý nhìn mình, thay vì nhìn slide trên powerpoint Để tránh gây xao nhãng cho người nghe trong tình huống này, bạn hãy dùng những phím tắt sau khi đang trình chiếu:
Phím B: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu đen
Phím W: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu trắng
Viết vẽ lên màn hình trình chiếu Nhiều khi bạn muốn trực tiếp tương tác lên slide thuyết trình của mình bằng cách khoanh tròn những con số quan trọng chẳng hạn, bạn thường hay click chuột phải vô màn hình và chọn “Pointer Option” rồi chọn “Pen” đúng không Lâu lắm, thử làm những phím tắt sau nhé:
Ctrl + P: Biến con trỏ thành viết để vẽ lên màn hình chiếu
Ctrl + E: Biến con trỏ thành cục tẩy để xóa những nét vừa vẽ
Trang 3Bật màn hình trình chiếu
À quên nữa, nãy giờ chỉ cho bạn những phím tắt khi bạn đã bật màn hình chiếu lên rồi, mà không biết là bạn đã biết cách dùng phím tắt cho việc này hay chưa Nút trình chiếu có sẵn trên màn hình rồi, nhưng ở góc phải, nhỏ xíu, bạn phải mất công tìm vào rồi click đúng chỗ nó mới lên Thử những phím sau nhé:
F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay từ đầu
Shift F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay slide đang mở hiện tại
Di chuyển slide một cách nhanh chóng
Mình để ý sau khi xong bài thuyết trình, đến phần hỏi đáp, khán giả thường hỏi ở những slide nào đó bất kỳ Thế là bạn phải thoát màn hình trình chiếu ra, rồi rê chuột đến slide đó, và mở lên lại Bạn thử làm cách chuyên nghiệp hơn sau đây thử xem nhé:
1 + Enter: Trở lại slide mở đầu
Số thứ tự slide + Enter: Trở lại slide với số thứ tự tương ứng (với điều kiện bạn phải nhớ
slide là slide số bao nhiêu)
Cân chỉnh các ký tự nhanh hơn Nhiều khi bạn đã chọn kích cỡ chữ (font size) rồi, sau đó mới type ra thì thấy sao mà nhỏ/to quá Vậy là bạn phải bỏ bàn phím ra, chụp lấy con chuột để chỉnh cỡ chữ trên thanh công cụ
Hay là nhiều khi bạn chọn type loại chữ viết thường hết, viết xong rồi mới thấy chữ in hoa hết thì đẹp hơn Vậy là bạn phải xóa hết, xong ấn phím Caps Lock và viết lại từ đầu
Đừng phí thời gian như vậy nữa Hãy thực hiện những thao tác sau nhé:
Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ chữ
Ctrl + Shift + <: Giảm kích cỡ chữ
Trang 4Canh lề trái phải trong một nốt nhạc
Giờ đây bạn không cần phải rê chuột lên thanh công cụ và chọn cách canh lề phù hợp nữa Hãy thử những tổ hợp phím sau để tiết kiệm thời gian nhé:
Ctrl + E: Canh giữa
Ctrl + L: Canh trái
Ctrl + R: Canh phải
Ctrl + J: Canh đều
Phím redo huyền thoại
Đó giờ mình chỉ biết mỗi phím Ctrl + Z (undo) để quay ngược lại thao tác trước đó đã làm thôi Xong nhiều khi undo lại rồi mới biết hóa ra cái mới còn đẹp hơn cái cũ Vậy là mình phải rê chuột lên thanh công cụ và tìm phím redo Bạn sẽ không cần phải làm như vậy nữa với phím tắt sau đây:
Ctrl + Z: Undo
Ctrl + Y: Redo
Với những phím tắt sau đây, mình hy vọng bạn sẽ trở thành “anh hùng bàn phím” trong văn phòng nhé
— Theo HR Insider / VietnamWorks —