TL hướng dẫn sử dụng điều hành tác nghiệp

Dựa vào danh sách thống kê này mà NSD có thểbiết được có bao nhiêu công văn đến đang xử lý hoặc bao nhiêu tin nhắn đãnhận mà chưa đọc, ..+ NSD có thể khởi động một chức năng nào đó bằng

PHẦN I: GIỚI THIỆU

1 Mục đích

Tài liệu này được xây dựng với mục đích hướng dẫn các trưởng, phóphòng nghiệp vụ sử dụng thành thạo hệ Hệ thống điều hành – tác nghiệp

Lưu ý: Hình minh họa trong tài liệu này có thể đã bị thay đổi không

giống thực tế nhưng về cơ bản chức năng của nó tương tự.

2 Các định nghĩa, từ viết tắt

STT Từ viết tắt Từ đầy đủ Mô tả

1. CSDL Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu mà hệ thống quản lý

2 NSD Người sử dụng Những người sử dụng hệ thống

3 Giới thiệu tổng quan

Hệ thống Quản lý văn bản – Hồ sơ công việc là hệ thống được phát triển

trên nền web Thiết kế mở của phần mềm có thể thỏa mãn đến mức tối đa cáckhả năng thiết lập động giúp cho NSD có thể tự định nghĩa các luồng công việc,chức năng từng cá nhân có liên quan đối với người làm công tác công văn, giấy

tờ trong các cơ quan, công sở Ngoài ra, hệ thống cũng được thiết kế với rấtnhiều các tính năng mạnh mà các hệ thống quản lý văn bản khác chưa đáp ứngđược như: hệ thống có thể hoạt động trên nhiều CSDL khác nhau, hệ thống đượcphát triển hỗ trợ chuẩn “scan document” và chỉ cần cài đặt hệ thống trên máychủ mà không cần phải thực hiện lại thao tác này trên máy trạm, … Phần hệthống điều hành - tác nghiệp được giới thiệu và hướng dẫn trong tài liệu này vớicác tính năng chính như sau:

- Bước 1: Bấm vào trình duyệt Internet trên màn hình Desktop

- Bước 2: Nhập đường dẫn: http://dieuhanh.yenbai.gov.vn

+ Phía bên phải màn hình trang chủ hiển thị danh sách các thống kê chocác chức năng thường dùng Dựa vào danh sách thống kê này mà NSD có thểbiết được có bao nhiêu công văn đến đang xử lý hoặc bao nhiêu tin nhắn đãnhận mà chưa đọc,

+ NSD có thể khởi động một chức năng nào đó bằng cách nhấn vào tênchức năng trong menu bên trái của màn hình hoặc nhấn chọn tên chức năng bêntay phải của màn hình trang chủ

c Đổi mật khẩu

Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại:

- Bước 2: Người sử dụng thực hiện các thao tác:

+ Nhập mật khẩu cũ;

+ Nhập mật khẩu mới;

+ Gõ lại mật khẩu

- Bước 3: Chọn Cập nhật.

d Cài đặt Sửa văn bản trực tuyến:

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp

- Bước 2: Bấm chọn Trợ giúp.

Khi đó sẽ xuất hiện giao diện:

 Sau khi tải chương trình về máy, người dùng vào đúng thư mục chứa file

đã tải về và tiến hành giải nén

 Mở file đã giải nén

- Bước 5: Nếu máy tính của người dùng chưa cài đặt phần mềm Silverlight thì

tiến hành bấm chọn file Silverlight.exe Bấm chọn biểu tượng

 Hiển thị cửa sổ cài đặt, bấm chọn nút Install now

 Xuất hiện tiếp cửa sổ cài đặt, bấm chọn Next

 Bấm chọn nút Close để hoàn thành quá trình cài đặt Silverlight

- Bước 2: Chọn menu Tin nhắn trên thanh menu phía bên trái của màn

hình trang chủ hoặc NSD có thể lựa chọn chức năng này phía bên tay phải mànhình

- Bước 3 Tại màn hình Tin gửi nhấn chọn Thêm mới để thêm mới tin

nhắn

Xuất hiện giao diện:

- Trong đó:

Tiêu đề Tiêu đề một tin nhắn Nhập từ bàn phím

Thông tin này bắt buộc phải nhậpGửi tới Danh sách họ tên

Lựa chọn Cơ quan trong trường thôngtin Cơ quan

Lựa chọn Phòng ban trong trườngthông tin Chọn phòng

Nhấn đúp chuột vào người nhận đểchuyển sang danh sách người nhận bên

mục Gửi tới.

NSD có thể chọn tất cả những ngườihiển thị ra trong danh sách và chuyểnsang danh sách người nhận bằng cáchclick nút

NSD có thể gửi cho nhiều người cùngmột lúc bằng cách chọn tên người nhận

và chuyển sang danh sách người nhận

bên mục Gửi tới

File đính kèm Đường dẫn tới file

Sau khi nhập đầy đủ thông tin nhấn chọn Gửi tin để thực hiện lệnh gửi tin nhắn.

- Tin nhắn sau khi gửi xong được hiển thị tại màn hình Danh sách tin gửi.

- NSD có thể xem lại tin gửi này bằng cách nhấn vào tên tiêu đề tin gửi

trong Danh sách tin gửi

b Tìm kiếm, xóa tin gửi

+ Đối với Tìm kiếm: Tại màn hình hiển thị Danh sách tin gửi, NSD

nhập thông tin tin nhắn cần tìm kiếm vào ô rồi bấm

nút Tìm.

+ Đối với Xóa tin nhắn: Chọn tin gửi cần xóa rồi bấm chuột vào nút Xóa

để xóa tạm tin gửi

2 Tin nhận

Chức năng này cho phép NSD đọc và trả lời tin nhắn người khác trong hệthống gửi cho mình

3 Đọc tin nhắn

- Bước 1: Truy cập vào hệ thống;

- Bước 2: Chọn Tin nhắn menu bên trái hoặc nhấn chọn Tin nhận trong Tin nhắn phía bên phải màn hình trang chủ.

- Bước 3: Nhấn chuột vào tên tiêu đề tin nhắn cần đọc sẽ xuất hiện Thôngtin chi tiết của tin nhắn đó:

- Muốn download tệp đính kèm hoặc xem tệp đính kèm ta kích chuột vàobiểu tượng File đính kèm:

Khi đó sẽ xuất hiện form chứa danh sách các file đính kèm trong tin nhắn

- NSD muốn tải file đính kèm về thì nhấn chuột vào file muốn tải, file sẽ

sau đó chọn Gửi tin để kết thúc việc trả lời (cách nhập giống như phần

nhập tin gửi)

b Tìm kiếm, xóa tin nhận

+ Đối với Tìm kiếm: Tại màn hình hiển thị Danh sách tin nhận, NSD

nhập thông tin tin nhắn cần tìm kiếm vào ô rồi bấm

nút Tìm.

+ Đối với Xóa tin nhắn: Chọn tin gửi cần xóa rồi bấm chuột vào nút Xóa

để xóa tạm tin gửi

Lưu ý:

NSD di chuyển sang các trang tiếp theo để xem thông tin bằng cách nhấn vào mũi tên sang trái hoặc phải ở cuối mỗi trang danh sách tin nhắn

4 DANH BẠ (Danh bạ cơ quan)

Chức năng này cho phép NSD tìm kiếm, xem thông tin tất cả các nhân viêntrong từng phòng ban của cơ quan mình

1 Xem thông tin

- Bước 1: Bấm chọn Danh bạ cơ quan ở menu trái:

Khi đó sẽ xuất hiện giao diện danh bạ cơ quan

2 Tìm kiếm

- Bước 1: Từ danh sách cơ quan nhập thông tin cần tìm vào ô tìm kiếm

- Hoặc Chọn tên cơ quan, phòng ban trong ô

để xem danh sách nhân viên trong phòng ban

đó hoặc nhập tên nhân viên cần tìm kiếm vào ô đểtìm kiếm thông tin nhân viên

5 LỊCH LÀM VIỆC

Chức năng này cho phép NSD có thể xem lịch công tác của Cơ quan Tạo

và xem lịch cá nhân mình theo từng ngày, từng tuần, từng tháng hoặc cả năm

1 Xem lịch làm việc của cơ quan

- Bước 1: Chọn menu Lịch làm việc trên thanh menu phía bên trái của

màn hình trang chủ hoặc NSD có thể lựa chọn chức năng này phía bên tay phảimàn hình

- Bước 2: Tại màn hình Lịch cá nhân nhấn vào ngày cần tạo lịch làm việc

- Màn hình nhập thông tin làm việc hiển thị

- Bước 4: Nhập các thông tin vào rồi chọn Lưu lại để kết thúc việc nhập thông

tin làm việc của một ngày

b Sửa và xóa lịch làm việc

- Bước 1: Bấm vào lịch cá nhân ở menu trái hoặc phải của màn hình

- Bước 3: NSD sửa lại các thông tin cần chỉnh sửa lại sau đó chọn Lưu lại

để lưu lại sự thay đổi này hoặc chọn Xóa để xóa thông tin lịch làm việc này.

6 HỒ SƠ – CÔNG VĂN Lãnh đạo phòng có thể sử dụng được các chức năng sau trong phân hệ Hồ

sơ – công văn:

 Công văn đến: Cho phép Lãnh đạo phòng chuyển công văn, xử lý hoặckết thúc công văn đến

 Dự thảo công văn đi

 Báo cáo thống kê

 Hồ sơ

 Biểu mẫu

1. Công văn đến

a Xử lý công văn đến

- Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ

Khi đó sẽ xuất hiện giao diện, Công văn đến xuất hiện các trạng thái:

 Trạng thái Công văn khẩn: chứa những công văn khẩn mà trưởng phòng cần

phải xử lý gấp

 Trạng thái Công văn chờ xử lí : chứa những công văn đến trưởng phòng cần

phải xử lý

 Trạng thái Công văn đã xử lý : chứa những công văn đến trưởng phòng

chuyển xử lý cho phó phòng, chuyên viên

 Trạng thái Báo cáo : chứa những công văn đến có hạn xử lý, trưởng phòng đã

chuyển cho phó phòng, chuyên viên xử lý và phó phòng, chuyên viên đã xử

lý, gửi báo cáo trở lại trình trưởng phòng

 Trạng thái Để biết: những công văn chuyển trưởng phòng, có thể chỉ để biết

hoặc xử lý tiếp

 Trạng thái Quá hạn : những công văn mà trưởng phòng được giao hoặc

trưởng phòng giao cho chuyên viên có hạn xử lý, hiện tại đã quá hạn nhưngvẫn chưa xử lý

 Trạng thái Lưu trữ: nơi lưu trữ những công văn đã xử lý xong.

- Bước 2: NSD xử lý công văn đến :

Ghi chú:

1 Tại trang chủ, chọn menu Công văn đến

2 Click vào biểu tượng file để xem văn bản đến cần xử lý.

3 Click vào tiêu đề Trích yếu để thao tác với công văn đến cần xử lý.

4 Chọn Hồ sơ chứa công văn >> Bấm nút Vào hồ sơ

5 Xử lý văn bản có 3 trường hợp:

 Bấm chọn nút Văn bản trả lời để dự thảo văn bản trả lời công văn đến

 Click vào nút Kết thúc để kết thúc luồng công văn đến

chuyên viên.

6 Nếu bước 5.Chọn người nhận thì người dùng thao tác tiếp bước 6, chọn

Cán bộ xử lý chính hoặc để biết

7 Bấm chọn Chuyển công văn để hoàn thành.

b Thu hồi công văn đến đã xử lý

- Trong trường hợp muốn thu hồi công văn vừa xử lý(mà người nhận chưagiải quyết) thì có thể thực hiện như sau:

+ Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ

+ Bước 2: Vào công đến đã xử lý

+ Bước 3: Bấm vào trích yếu của công văn cần thu hồi

+ Bước 4: Chọn Lưu chuyển

+ Bước 5: Bấm nút để thu hồi công văn

Khi đó công văn sẽ từ trạng thái đã xử lý, quay trở lại trạng thái Chờ xử lýnhư lúc đầu

+ Bước 6: Xử lý lại văn bản

7 Xử lý báo cáo của phó phòng, chuyên viên

Đối với những công văn có hạn xử lý, giao cho phó phòng và chuyên viên

xử lý Sau khi phó phòng và chuyên viên xử lý xong, đồng thời trong tàikhoản của trưởng phòng sẽ có báo cáo Để xử lý báo cáo đó, NSD thao tácnhư sau:

- Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ

Khi đó sẽ xuất hiện giao diện, Công văn đến có các trạng thái >> chọn Báo cáo:

Ghi chú:

1 Tại trang chủ, chọn menu Công văn đến \ Báo cáo.

2 Click vào biểu tượng file để xem văn bản đến cần xử lý

3 Click vào tiêu đề Trích yếu để thao tác với công văn đến cần xử lý

4 Chọn Hồ sơ chứa công văn >> Bấm nút Vào hồ sơ

5 Xử lý văn bản có 2 trường hợp:

o Click vào nút Kết thúc để kết thúc luồng công văn đến

xuống cho chuyên viên (có thể chọn lại hạn xử lý).

6 Nếu bước 5.Chọn người nhận thì người dùng thao tác tiếp bước 6,

chọn Cán bộ xử lý chính hoặc để biết

7 Bấm chọn Chuyển công văn để hoàn thành.

3 Công văn đi

Chức năng này cho phép NSD thêm mới, sửa, thu hồi dự thảo công văn đi

a Thêm mới dự thảo công văn đi

Để thực hiện dự thảo công văn đi, NSD sau khi đăng nhập bằng tài khoảnhợp lệ thao tác theo các bước sau:

- Bước 1: Truy cập vào hệ thống bằng tài khoản của mình

1

Khi đó xuất hiện giao diện:

 NSD bấm chọn Thêm mới >> sau đó chọn Dự thảo công văn

- Bước 2: Sau khi chọn dự thảo công văn Xuất hiện màn hình nhập liệuthông tin dự thảo công văn hiển thị:

* Chú ý : Sau khi Chuyển công văn, công văn lúc này ở trạng thái Công văn đã

xử lý.

b Sửa dự thảo công văn đi

Nếu công văn dự thảo chưa đạt, người dùng phải sửa văn bản trực tuyếnbằng cách:

Ghi chú:

1 Tại trang chủ, chọn menu Công văn đi\Chờ xử lý

2 Click vào biểu tượng file đính kèm

3 Bấm chọn tiêu đề văn bản

4 Hiển thị văn bản >> Chỉnh sửa thông tin trong văn bản

5 Sau khi chỉnh sửa, bấm nút Save để lưu lại văn bản.

Lưu ý: Chỉ sửa trực tuyến được văn bản có phiên bản mới nhất

c Xử lý công văn đi

Đối với công văn dự thảo do chuyên viên trình lên trưởng phòng xử lý

- Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ

giao diện hoặc bấm vào công văn đi \ công văn chờ xử lý ở giữa màn hình

trang chủ:

- Bước 2: NSD xử lý công văn đi :

Ghi chú:

a Click vào trích yếu công văn đi cần xử lý

b Click vào biểu tượng file đính kèm để dự thảo công văn đi nếu cầnsửa

f Nếu bước 4.Chọn người nhận thì người dùng thao tác tiếp bước 6,

chọn Lãnh đạo để trình dự thảo công văn

g Bấm chọn Chuyển công văn để hoàn thành.

d Thu hồi dự thảo công văn đi

Sau khi văn bản dự thảo gửi cho Lãnh đạo ký duyệt, khi văn bản chưađược Lãnh đạo xử lý thì trưởng phòng vẫn có quyền thu hồi văn bản dự thảo Đểthu hồi văn bản dự thảo, người dùng thao tác theo các bước sau:

Ghi chú:

1 Tại trang chủ, chọn menu Công văn đi\ Công văn đã xử lý

2 Click vào trích yếu của công văn cần thao tác

3 Click Lưu chuyển

4 Click Thu hồi

Lưu ý: Sau khi thu hồi, công văn chuyển về trạng thái Công văn chờ xử lý

4 Báo cáo thống kê

trò, người quản trị sẽ giới hạn thống kê đến từng phòng ban, từng chuyên viên.

Để thực hiện chức năng này, người dùng thao tác như sau:

- Bước 1: Tại trang chủ, chọn menu Hồ sơ – Công văn\ Báo cáo, Thống kê

- Bước 2: Trên màn hình quản lý, người dùng nhập các tiêu chí lọc báo cáo

Ghi chú:

2 Chọn điều kiện lọc xem báo cáo

3 Nhấn nút Theo dõi

4 Vùng hiển thị kết quả báo cáo thống kê

5 Để xem thống kê chi tiết các công văn, người dùng bấm vào đường linkhiển thị số lượng thống kê

6 Vùng danh sách thống kê chi tiết công văn

5 Biểu mẫu

- Bước 1: Tại trang chủ, chọn menu Hồ sơ – Công văn\ Biểu mẫu

- Bước 3: Xuất hiện giao diện như hình:

- NSD bấm chọn vào biểu tượng file đính kèm để bắt đầu quá trình tải biểumẫu về :

- Kết thúc quá trình tải biểu mẫu

6 Quản lý Hồ sơ

Tất cả tài khoản đều có quyền xem phân loại danh sách hồ sơ, thêm mới

hồ sơ công việc, phân loại hồ sơ cho công văn để dễ dàng hơn khi lưu trữ sắpxếp hồ sơ, thuận lợi cho quá trình tìm kiếm

a Thêm mới hồ sơ

Chức năng cho phép thêm mới loại hồ sơ, để thực hiện chức năng, NSDthao tác theo các bước sau đây:

- Bước 1: Tại trang chủ, chọn menu Hồ sơ – Công văn\ Hồ sơ

- Bước 2: Xuất hiện màn hình quản lý:

Ghi chú:

4 Bấm nút để xem công văn đi trong hồ sơ đó

8 Tìm kiếm hồ sơ

V TRA CỨU - TÌM KIẾM

Chức năng này cho phép NSD tìm kiếm, tra cứu thông tin chi tiết của các loạicông văn theo các tiêu chí khác nhau

Để thực hiện chức năng, người dùng thao tác các bước sau:

1 Trên menu, chọn Tra cứu, Tìm kiếm  Tìm kiếm

2 Nhập các tiêu chí tùy theo mục đích tra cứu của người dùng

3 Bấm chọn nút Tìm kiếm

4 Hiển thị danh sách Kết quả tìm kiếm người dùng cần.

Lưu ý: NSD chỉ có thể tra cứu các công văn mà họ tham gia vào luồng xử lý.

PHẦN I: GIỚI THIỆU 1

1 Mục đích 1

2 Các định nghĩa, từ viết tắt 1

3 Giới thiệu tổng quan 1

4 Đăng nhập vào hệ thống 1

a Đăng nhập vào phần mềm: 1

b Đăng nhập vào hệ thống 2

c Đổi mật khẩu 2

d Cài đặt Sửa văn bản trực tuyến: 3

PHẦN II: CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH TRONG HỆ THỐNG 6

I TIN NHẮN 6

1 Tin gửi 6

a Thêm mới tin nhắn (gửi tin nhắn) 6

b Tìm kiếm, xóa tin gửi 8

2 Tin nhận 8

a Đọc tin nhắn 8

b.Tìm kiếm, xóa tin nhận 11

II DANH BẠ (Danh bạ cơ quan) 11

1 Xem thông tin 11

2 Tìm kiếm 12

III LỊCH LÀM VIỆC 13

1 Xem lịch làm việc của cơ quan 13

2 Lịch cá nhân 14

a Tạo lịch làm việc 14

b Sửa và xóa lịch làm việc 15

IV HỒ SƠ – CÔNG VĂN 16

1 Công văn đến 16

a Xử lý công văn đến 16

b Thu hồi công văn đến đã xử lý 19

c Xử lý báo cáo của phó phòng, chuyên viên 19

3 Công văn đi 21

a Thêm mới dự thảo công văn đi 21

V TRA CỨU - TÌM KIẾM 28