Đề cương Phân tích và Quản lý thực hiện công việc

 Thông tin liên quan đến công việc  Nhiệm vụ, trách nhiệm  Các hành vi liên quan công việc ra quyết định, giám sát, xử lý thông tin  Máy móc, trang thiết bị, công cụ cần để THCV  KQ

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ PTCV VÀ QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC……… 2

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC………2

Khái niệm về công việc và PTCV 2

Mục đích của phân tích công việc 2

Sản phẩm của PTCV 2

Các yếu tổ ảnh hưởng: 2

Ứng dụng của PTCV 3

II QUẢN LÝ THCV……….3

Khái niệm, mục tiêu, vai trò của QLTHCV 3

Sự khác biệt giữa quản lý và đánh giá THCV 4

Nội dung QLTHCV 4

Các yếu tố ảnh hưởng đến QLTHCV 5

CHƯƠNG II QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 5

I QUÁ TRÌNH PTCV………5

Chuẩn bị 5

Thu thập thông tin 5

Xây dựng các văn bản 7

II SỰ PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM………8

III CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI PTCV 8

CHƯƠNG III XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THCV 8

I NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 8

II HỒ SƠ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC/ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 8

III THIẾT LẬP MỤC TIÊU 9

IV THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG VÀ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KPIs 11

1 Thẻ điểm cân bằng (balanced scorecard-BSC) 11

2 Chỉ số đánh giá KPIs 11

Điều kiện áp dụng BSC để xác định KPIs 14

V NĂNG LỰC……….15

1 Khái niệm 15

2 Cách tiếp cận đánh giá 16

3 Các phương pháp đánh giá 16

VII BIỂU MẪU ĐÁNH GIÁ VÀ QUẢN LÝ THCV……….17

VIII KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN……… 17

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ PTCV VÀ QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Khái niệm về công việc và PTCV

 Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

 Thông tin liên quan đến công việc

 Nhiệm vụ, trách nhiệm

 Các hành vi liên quan công việc ra quyết định, giám sát, xử lý thông tin

 Máy móc, trang thiết bị, công cụ cần để THCV

 KQCV cần đạt/ tiêu chí đánh giá THCV

 Các yêu cầu đối với người thực hiện: trình độ học vấn, năng lực , đặc điểm cá nhân

 Các hành vi nhằm thực hiện công việc thành công …

 Phân tích công việc: là quá trình thu thập và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến công việc

 Xác định các nhiệm vụ, kỹ năng, trình độ cần có để thực hiện công việc một cách thành công

Mục đích của phân tích công việc

- Biết rõ nhiệm vụ và trách nhiệm gắn với

vị trí công việc

- Biết rõ kỳ vọng của tổ chức

- Biết rõ mối quan hệ giữa vị trí công việc

của mình với các công việc khác trong tổ chức

- Là điều kiện để nhà quản lý đưa ra quyết định về nhân sự như thù lao, tuyển dụng, quảng cáo, đào tạo, đánh giá …

Sản phẩm của PTCV

công việc

Các yếu tổ ảnh hưởng:

- Luât pháp và các quy định liên quan đến

lĩnh vực hoạt động của tổ chức

- Quy định về việc thực hiện MTCV

- Nghị định chính phủ về việc thực hiện

mô tả VTVL ( NĐ 41/2012-CP: Quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập; NĐ 36/2013-CP về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức )

- Quan điểm, nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của PTCV

- Lĩnh vực hoạt động của tổ chức

- Đặc điểm của công việc

- Nguồn lực của tổ chức

Ứng dụng của PTCV

a PTCV với KHHNNL

 Giúp dự báo cầu nhân lực : Số lượng + Chất lượng

b PTCV với tuyển dụng

 Cơ sở để đưa ra thông báo tuyển dung/ quảng cáo tuyển dụng cho vị trí công việc còn trống

 Xác định nguồn tuyển dụng phù hợp

 Lựa chọn phương pháp thu hút/tuyển mộ phù hợp

 Xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn

c PTCV với đào tạo và phát triển NNL

 Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chương trình đào tạo

 Lựa chọn đối tượng đào tạo

 Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

 Xác định lộ trình phát triển nghề nghiệp cho người lao động

d PTCV với đánh giá THCV và đãi ngộ,thù lao

 Cung cấp thông tin cho đánh giá công việc/ xác định giá trị tương đối của công việc

 Cơ sở xây dựng, điều chỉnh cấu trúc tiền công

 Căn cứ xác định mức dộ hoàn thành công việc

 Xác định tiền lương/ tiền công cá nhân

e PTCV với quan hệ lao động

 Bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ cho cả NLĐ và tổ chức (nhiệm vụ cần làm, TCTHCV, quy định về ĐKLĐ…)

 Duy trì mqh giữa những NLĐ trên cơ sở xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn…

Khái niệm, mục tiêu, vai trò của QLTHCV

a Khái niệm

- QLTHCV là một quá trình liên tục xác định, đo lường và phát triển thành tích công việc của cá nhân, của nhóm và gắn kết chúng với mục tiêu chiến lược của tổ chức

- Các thành tố chính của khái niệm này:

 Là quá trình liên tục

 Sự gắn kết giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu nhóm và mục tiêu chiến lược của tổ chức

 Sự đánh giá và điều chỉnh lại quá trình THCV

b Mục tiêu

- Thiết lập môi trường làm việc có kết quả THCV cao trong đó cá nhân và nhóm làm việc

đều có trách nhiệm đối với quá trình hoạt động của tổ chức, nắm bắt được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

- Gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức trên cơ sở xác định và thống nhất chức năng nhiệm vụ và KQCV cần đạt, những kỹ năng và hành vi cần có

- Hướng tới việc khai thác và phát triển năng lực của người lao động để đáp ứng yêu cầu cao hơn của doanh nghiệp, phục vụ lợi ích của doanh nghiệp và của chính bản thân NLĐ

- Đảm bảo sự hỗ trợ và hướng dẫn của doanh nghiệp đối với sự phát triển của người lao động trong công việc

c Vai trò

Cảm giác an toàn vì hiểu rõ về công việc

và các tiêu chí về sự thành công của

doanh nghiệp

Quan điểm của lãnh đạo về KQ THCV được chuyển tải rõ rang đến NLĐ

Tăng cường động lực của người lao động Giup CBQL hiểu rõ nhân viên

Chủ động và cam kết hơn với tổ chức và

thực hiện tốt công việc

Phân biệt rõ và kịp thời người TH tốt CV với người không TH tốt CV

Tăng cường sự tự phát triển Tăng cường năng lực THCV của NLĐ

Sự khác biệt giữa quản lý và đánh giá THCV

Cấp trên giao chỉ tiêu THCV Là sự trao đổi và thỏa thuận giữa cấp trên

và cấp dưới Họp đánh giá theo chu kỳ Thường xuyên xem xét, trao đổi giữa các

bên liên quan Phân loại được thực hiện thường xuyên Phân loại không phải là mục tiêu chính ( ít

được thực hiện hơn ) Qúa trình cứng nhắc Qúa trình linh hoạt

Tập trung vào các mục tiêu đo lường được Ngoài các mục tiêu đo lường được còn tập

trung và giá trị và các hành vi Liên quan trực tiếp với việc trả lương Ngoài lương còn gắn kết với các hoạt động

QTNL khác Nặng về hành chính, giấy tờ Hạn chế tối đa các thủ tục hành chính,

giấy tờ Phòng nhân sự chịu trách nhiệm chính

trong điều hành

Cán bộ quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm chính

Nội dung QLTHCV

Theo William Deming ( theo chức năng quản lý ):

 Lập kế hoạch: thống nhất mục tiêu và các yêu cầu về năng lực, kết quả công việc cần đạt,

kế hoạch nâng cao năng lực THCV và kế hoạch phát triển cá nhân

 Thực hiện: Triển khai cá hoạt động theo kế hoạch nhằm đạt mục tiêu đề ra

 Giám sát: Kiểm tra quá trình thực hiện theo hướng các mục tiêu đã xây dựng

 Đánh giá: Xem xét kết quả đạt được, những vấn đề cần cải thiện hoặc tiếp tục thực hiện trong thời gian tới

Các yếu tố ảnh hưởng đến QLTHCV

 Chiến lược của tổ chức

 Văn hóa tổ chức

 Năng lực của tổ chức

 Đặc điểm lĩnh vực hoạt động sxkd

 Quy mô và loại hình sở hữu của tổ chức

CHƯƠNG II QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Chuẩn bị Thu thập thông tin Xây dựng các văn bản

• Lập danh mục các vị

trí công việc/ vị trí

việc làm

• Xác định thông tin

cần thu thập

• Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

• Tiến hành thu thập thông tin

• Thẩm định thông tin

• Bản mô tả công việc

• Bản yêu cầu của công việc

• Bản tiêu chuẩn THCV

Chuẩn bị

a Lập danh mục các vị trí công việc/VTVL

 Xem xét hồ sơ cơ cấu tổ chức (hiện tại cũng như tương lai)

 Xác định các vị trí công việc của mỗi bộ phận, phòng ban

 Lập danh sách các vị trí công việc, vị trí viêc làm

b Các thông tin cần thu thập khi PTCV

 Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn trong quá trình THCV

 Các mối quan hệ công việc

 Điều kiện THCV

 Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

 Các tiêu chuẩn, tiêu chí thực hiện công việc

 …

Thu thập thông tin

a Các phương pháp thu thập thông tin

ST

T

Phươn

g pháp

câu hỏi

CBCCCV sẽ điền vào bảng câu hỏi những thông tin về công

Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của mọi vị trí trong tổ

+ Cho phép thu thập nhanh các thông tin về CV + Tiết kiệm các nguồn lực (tgian,

+ Thiết kế bảng câu hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí + Người trả lời có thể hiểu lầm câu

việc chức tiền bạc & nhân

lực) cho phân tích công việc

hỏi nên đưa ra thông tin thiếu chính xác

vấn

Đặt câu hỏi trực tiếp với người thực hiện CV

Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của mọi vị trí trong tổ chức

Thông tin chi tiết, người phỏng vấn

có thể giải quyết câu hỏi, thay đổi cách đặt câu hỏi để người trả lời đưa ra thông tin chính xác

Tốn thời gian

sát

Trực tiếp quan sát CV được thực hiện như thế nào trên thực tế

Thường áp dụng đối với công việc dễ quan sát thấy

Có được thông tin phong phú về CV

Có thể gặp phản ứng của người được quan sát

nhật ký

công

việc

CBCCVC tự ghi chép lại các hoạt động thực hiện CV của mình

Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp

Tiết kiệm chi phí Thông tin có thể

không đúng sự thật

Việc ghi chép khó đảm bảo tính lien tục

chép

tình

huống

bất

ngờ,

quan

trọng

Quan sát và phát hiện ra các tình huống bất ngờ, có ảnh hưởng đến KQCV

Thích hợp để thu thập thông tin bổ sung

Cho phép khám phá những yêu cầu đặc biệt mà người thực hiện càn có khi xảy ra những tình huống bất ngờ

Tốn thời gian, công sức

b Tiến hành thu thập thông tin

c Thẩm định thông tin

 Mục đích:

- Kiểm tra độ chính xác của các thông tin được cung cấp

- Bổ sung những thông tin còn thiếu

 Nguồn thẩm định thích hợp

- Cán bộ quản lý trực tiếp

- Đồng nghiệp

- Các chuyên gia

Xây dựng các văn bản

a Bản mô tả công việc

- Giới thiệu về công việc: tên CV/ chức danh CV, bộ phận, phòng ban

- Các nhiệm vụ thiết yếu, các trách nhiệm

- Các mối quan hệ: mối quan hệ báo cáo và quan hệ giám sát đối với vị trí công việc

- Các điều kiện THCV

 Các đặc tính của 1 bản MTCV tốt

- Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt, ngắn gọn, đơn giản, rõ ràng

- Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện Bắt đầu bằng nhiệm vụ

đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm lớn nhất

- MTCV chứ không mô tả người thực hiện

- Sử dụng các từ có tính hành động Nhấn mạnh công việc cần làm chứ không giải thích

quay trình

- Nên kêt thúc bằng câu “Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu”

b YCCV đối với người thực hiện

- Yêu cầu về trình độ học vấn

- Yêu cầu về trình độ chuyên môn

- Yêu cầu về kinh nghiệm

- Yêu cầu về kỹ năng/ năng lực

- Các yêu cầu khác

 Khi các yêu cầu đặt ra cao hơn mức cần thiết

- Khi tuyển dụng có thể loại bỏ một số người là những ứng viên xuất sắc

- Có thể gặp khó khăn khi tìm người cho VTCV do đòi hỏi quá cao

- Vị trí đó sẽ đòi hỏi tiền lương cao hơn.

c Tiêu chuẩn KQCV

- Các tiêu chuẩn/ tiêu chí để đánh giá sự hoàn thành công việc

- Là cơ sở để đối chiếu với kết quả làm việc thực tế

- Số lượng (số đầu CV thực hiện, số lượng hồ sơ đã xử lý, số lượng công việc đã giải quyết,

số lượng báo cáo đã viết…)

- Chất lượng ( những sai sót trong xử lý hồ sơ, tính chính xác, rõ ràng của thông tin cung

cấp, sự phân tích xác đáng trong bá cáo…)

- Thời gian (hàng ngày, hang tuần, chậm nhất hai ngày kể từ khi có yêu cầu…)

II SỰ PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM

cấp trung

Người lao động

Chỉ đạo việc tổ

chức thực hiện (có

thể ủy quyền hoặc

tự phế duyệt)

+ Xác định mục đích PTCV

+ Thu hút nhân lực để thực hiện PTCV

+ Đào tạo/ tập huấn cán bộ

+ Thiết kế các biểu mẫu, thực hiện các thủ tục cần thiết

+ Tổ chức viết các văn bản PTCV

+ Phối hợp với cán

bộ nhân sự triển khai việc thu thập

và thẩm định thông tin

+ Đề xuất hoặc thảo luận với nhân viên

về các tiêu chuẩn THCV

+ Cung cấp thông tin chính xác, đầy

đủ khi được yêu cầu

+ Sau bản MTCV hoàn thành => Rà soát lại thông tin

và chỉnh sửa nếu sai sót

1 Bản MTCV đưa ra quá nhiều thông tin, chưa có sự lựa chọn nội dung chính/ nhiệm vụ

chính; mô tả theo cảm tính

2 Đưa vào các nhiệm vụ, nội dung đang thực hiện, thông tin chủ quan, ý kiến cá nhân khi

phán xét/ đánh giá

3 Mất nhiều thời gian phối hợp, tương tác, bản thân cán bộ PTCV không coi đây là nhiệm vụ

quan trọng

4 Đưa chỉ tiêu đánh giá THCV không sát với nhiệm vụ hoặc khó hiểu, khó đo lường được.

5 Đưa yêu cầu công việc vượt quá thực tế

6 Mỗi người trong nhóm PTCV lại có cách hướng dẫn khác nhau cho đơn vị về cách xây

dựng cũng như cấc bước làm MTCV dẫn đến kết quả bản MTCV không theo quy chuẩn /thống nhất

CHƯƠNG III XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THCV

1 Xây dựng/ Hoàn thiện hồ sơ vị trí công việc/ Mô tả công việc

2 Thiết lập mục tiêu, thống nhất KQ THCV cần đạt

3 Đo lường kết quả đạt được và đánh giá

4 Kế hoạch nâng cao kết quả THCV

5 Kế hoạch phát triển cá nhân

 Cơ sở để thống nhất kế hoạch về kết quả THCV và kế hoạch phát triển cá nhân

- Nhiệm vụ và trach nhiệm chính để đạt các mục tiêu đặt ra (5-8 nv quan trọng nhất)

- Những kiến thức và kỹ năng mà người THCV cần có (năng lực chuyên môn kỹ thuật)

- Các hành vi cần có để thực hiện tốt CV và phù hợp với giá trị cốt lõi của DN

- Các tiêu chuẩn THCV (KPIs)

 Hồ sơ vị tri công việc: yêu cầu về hành vi

- Hành vi ứng xử cá nhân: những hành vi cần có để đạt được mục tiêu

- Nhận thức và nắm bắt cơ hội: xác định và khai thác cơ hội: xác định và khai thác cơ hội,

hiểu rõ những ưu tiên mà doanh nghiệp hướng tới và thường xuyên tìm kiếm các biện pháp

để đảm bảo rằng DN ngày càng hiệu quả

- Làm việc nhóm: hiểu rõ vai trò, trách nhiệm cá nhân với tư cách là thành viên nhóm, hợp

tác với các hành viên khác trong nhóm

- Giao tiếp: chuyển tải thông tin rõ ràng, thuyết phục bằng lời nói hoặc văn bản (chữ viết)

- Định hướng khách hàng: không ngừng chăm sóc khách hàng trên cơ sở tìm hiểu sở thích,

sự quan tâm của khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài để đáp ứng tốt nhất

- Khả năng thích ứng/ linh hoạt: thích ứng và làm việc hiệu quả trong những tình huống

khác và có khả năng thực hiện công việc đa dạng

- Lập kế hoạch: xác định các hoạt động, đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện,

lập kế hoạch về thời gian để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn

- Giải quyết vấn đề: phân tích tình huống, dự báo các vấn đề phát sinh, xác định chính xác

vấn đề cần giải quyết, đánh giá và đề xuất các giải pháp hợp lý và có tính thực tiễn

- Lãnh đạo: định hướng, động viên và khuyến khích nhân viên, nhóm đạt được kết quả mong

muốn

- Phát triển nhân viên: cung cấp thông tin phản hồi, hỗ trợ, khuyến khích và kèm cặp các

nhân viên khác trong nhóm

 Sự khác biệt giữa MTCV và HSVTVL

- HSVTVL là bản mô tả công việc gắn với kết quả cuối cùng (kết quả kinh doanh); nói cách

khác HSVTVL mô tả trách nhiệm cuối cùng, không đơn giản là mô tả nhiệm vụ

- HSVTVL bao gồm các thông tin về công việc và kết quả đầu ra mà người THCV cần đạt;

trú trọng đến kết quả hơn là những hoạt động cụ thể cần thực hiện; trú trọng đến chất lượng dịch vụ cần được cung cấp Hồ sơ vị trí việc làm đưa ra tiêu chí và tiêu chuẩn cần đạt cho mỗi vị trí công việc

- Các tiêu chuẩn THCV (KPIs) thể hiện năng lực của người thực hiện

- MTCV thường nhấn mạnh vào các hoạt động cần thực hiện; không đủ chi tiết như nó cần

có để nhấn mạnh khía cạnh kết quả/ mục tiêu mà người THCV cần đạt

1 Khái niệm