15 kỹ thuật làm việc hiệu quả của người nhật morning japan

15 kỹ thuật làm việc hiệu quả của người Nhật Kỹ thuật số 1: Hình thành thói quen làm việc LUÔN VÀ NGAY Hãy tạo thói quen làm việc luôn và ngày để bỏ được tính trì hoãn.. Kỹ thuật số 6: B

15 kỹ thuật làm việc hiệu quả của người Nhật

Kỹ thuật số 1: Hình thành thói quen làm việc LUÔN VÀ NGAY

Hãy tạo thói quen làm việc luôn và ngày để bỏ được tính trì hoãn Bạn được sếp giao một dự án phải hoàn thành trong một tháng Hãy lên kế hoạch ngay từ lúc nhận việc, và bắt tay vào làm từng bước một Đừng để nước đến chân mới nhảy

Tác dụng của kỹ thuật số 1: giúp bạn thắng được sức ỳ Bạn có thể áp dụng quy tắc 10 giây như sau Bắt đầu công việc với 10 giây đầu tiên Khi qua được 10 giây này, não bộ sẽ tập trung làm việc hơn và không nghĩ đến việc trì hoãn nữa

Bên cạnh đó, thói quen làm việc luôn và ngay sẽ loại bỏ được chủ nghĩa hoàn hảo Tại sao ư? Vì nếu lúc nào cũng nghĩ khi nào mình giỏi, mình có nhiều thông tin hoặc đầy đủ tài liệu mình sẽ làm thì thực tế ta sẽ chẳng bao giờ bắt tay vào làm việc đó được Nếu bạn nghĩ khi nào bạn có đầy đủ vốn từ vựng tiếng Nhật bạn mới nói thì sẽ chẳng bao giờ bạn nói được tiếng Nhật

Hãy bắt đầu luôn và ngay từ những việc nhỏ nhất, dần dần từng bước bạn sẽ hoàn thành được công việc

Kỹ thuật số 2: Sử dụng TÂM , làm việc bằng tinh thần và ý chí

Hầu như chúng ta đều đặt trách nhiệm lên hàng đầu khi làm việc Trách nhiệm với công việc điều không thể thiếu Tuy nhiên, có một thứ trên cả trách nhiệm mà mỗi người Nhật đều có chính

là cái TÂM

Hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc rằng: Tâm liên quan gì đến công việc? Tôi làm việc chỉ cần trách nhiệm là được, không cần đến cái tâm có được không?

Sẽ không có câu trả lời rõ ràng cho thắc mắc này Bởi tâm được coi là như yếu tố lạ kỳ có liên quan đến công việc hơn cả Trí Và việc bắt buộc phải có tâm với công việc là điều không thể

Tâm trong công việc xuất phát từ bản thân mỗi người Khi vượt lên trên trách nhiệm cộng với tình yêu công việc, cũng là lúc bạn đang làm việc bằng tâm của mình Tất cả tinh thần, ý chí của bạn đều hướng về công việc đó, đều mong muốn làm điều gì đó

Tuy nhiên, nếu ý chí bị ảnh hưởng hay tác động tiêu cực, bạn sẽ khó có thể làm cho công việc trôi chảy được Chính vì vậy, TÂM tịnh thì TRÍ sáng

TÂM tịnh thì TRÍ sáng

Kỹ thuật số 3: Tư duy hướng mục đích

Trong mỗi dự án, ta cần làm rất nhiều đầu việc nhỏ Làm bất kỳ việc gì cũng cần hiểu được mục

đích của nó là gì, nó có giúp ích gì cho toàn bộ dự án hay không Không những vậy, ta phải biết

cái đích mong muốn của mỗi việc đó Để từ mục đích đó, ta suy ngược lại các hoạt động cần

thực hiện

Ví dụ, bạn có dự án “Giới thiệu TALET, trang web tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản cho người

Việt trên mạng xã hội” Với dự án này, có rất nhiều việc ta phải làm: nghiên cứu thị trường, tìm

hiểu nhu cầu người dùng và điểm khác biệt của TALET là gì

Với mỗi việc nhỏ trên, ta xác định mục đích cụ thể Nghiên cứu thị trường để hiểu được đối

tượng khách hàng tiềm năng là ai Tìm hiểu nhu cầu người dùng để xem họ có nhu cầu gì chưa

được đáp ứng, mong muốn điều gì Điểm khác biệt của TALET là cung cấp việc làm tại Nhật

Bản cho người Việt, dịch CV chuẩn Nhật miễn phí

Sau đó, hiểu được mục đích rồi ta lên kế hoạch thực hiện Chẳng hạn, nghiên cứu thị trường bằng

cách phỏng vấn khách hàng, quan sát, tìm hiểu số liệu…

Lợi ích của kỹ thuật số 3 là giúp chúng ta có thể tập trung vào cái đích cuối cùng, để từ đó ta có thể vạch ra được hướng đi cụ thể

Kỹ thuật số 4: Ghi chép bằng sơ đồ, hình họa, mind-map

Bộ não con người xử lý hình ảnh nhanh hơn chữ gấp 60,000 lần Vì thế, thay vì ghi chép bằng

chữ, hãy sử dụng sơ đồ, hình họa hay bản đồ tư duy (mind-map) Bạn sẽ nhớ thông tin nhanh

hơn và nhiều hơn

Sử dụng sơ đồ tư duy trong công việc

Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao được tư duy logic trong quá trình ghi chép Không những vậy

bạn còn có thể triển khai thông tin chính xác, rõ ràng, hiệu quả và nhanh

Việc lựa chọn dùng sơ đồ, hình họa hay mind-map là phụ thuộc vào nội dung cũng như khả

năng, sở thích của bạn Nhiều người chỉ dùng mind-map, nhưng có người dùng sơ đồ Thậm chí

có người kết hợp cả ba Nói chung, bạn hãy sử dụng và lựa chọn sao cho việc ghi chép mang lại đầy đủ thông tin cho bạn và khiến bạn nhớ nhất

Kỹ thuật số 5: Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề bằng cách tự hỏi/tự trả lời

Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải là bẩm sinh Để rèn luyện kỹ năng này, chúng ta cần chủ

động tìm hiểu, đặc biệt là tự hỏi và tự trả lời

Ta có thể hỏi xung quanh vấn đề đang gặp với 5W và 2H:

 What? (Cái gì) - How? (Như thế nào)

 Where? (Ở đâu) - How many? (Bao nhiêu)

 When? (Khi nào)

 Who? (Ai)

 Why? (Tại sao)

Tự hỏi/tự trả lời để giải quyết vấn đề tốt hơn

Để tăng độ tập trung, bạn có thể nói thành tiếng nếu cần Điều này có thể không quen hoặc khá lạ

đối với chúng ta Nhưng với người Nhật đây là điều hết sức bình thường Có cơ hội làm việc với

họ, bạn sẽ bắt gặp họ ngồi nói lẩm bẩm một mình Đừng ngạc nhiên Họ đang tự hỏi và tự trả lời

để giải quyết vấn đề của họ đấy

Kỹ thuật số 6: Bắt đầu ngày làm việc bằng việc lên danh sách các task (nhiệm

vụ) cần xử lý trong ngày

Một ngày ta có rất nhiều đầu việc phải làm Nếu không lên danh sách những việc cần làm đó ra,

bạn sẽ dễ dàng bỏ sót công việc Không thể quản lý được việc nào quan trọng cần làm ngay, việc

nào chưa cần làm luôn nếu chỉ nghỉ trong đầu Bởi chúng ta có quá nhiều việc phải nghĩ, phải

nhớ Có thể ngay lúc này bạn biết mình cần làm những việc gì, nhưng một lúc nào đó khi việc

chất đống lên, không xử lý hết thì bạn sẽ chẳng thế nhớ hết nổi đâu

Vì thế, hãy dành 5 phút mỗi ngày, có thể là sáng hoặc tối để liệt kê ra các task cần làm, cần phải thực hiện Khi đó, bạn chỉ cần làm theo những task ấy

Mọi nhiệm vụ lớn, nhỏ đều được kiểm soát nếu bạn viết ra và theo dõi hàng ngày Chỉ như vậy, bạn mới có thể làm việc hiệu quả được

Kỹ thuật số 7: Đặt độ ưu tiên cho các task

Để thực hiện công việc hiệu quả nhất, cần đặt độ ưu tiên cho các nhiệm vụ Bạn không thể thực hiện được hết các task trong một ngày Cần phải chia theo các mức độ ưu tiên để làm

Hãy sử dụng ma trận quyết định: The Eisenhower Decision Matrix

Sử dụng ma trận Eisenhower trong công việc

Ma trận chia làm 4 ô

 Ưu tiên 1: Quan trọng và khẩn cấp Những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp bạn cho vào

ô này Những việc này bạn cần phải thực hiện ngay và luôn

 Ưu tiên 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp Chẳng hạn dự án A phải hoàn thành trong

2 tháng tới Bạn không phải hoàn thành dự án ngay mà chia nhỏ ra, làm mỗi ngày một ít

Để đến hết 2 tháng cũng là lúc bạn thực hiện xong

 Ưu tiên 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp Bao gồm họp phòng, nghe điện thoại… Những việc này không thực sự quá quan trọng, nhưng cần phải làm luôn

 Ưu tiền 4: Không quan trọng và không khẩn cấp Ví dụ: lướt facebook, đọc báo, chơi game, Là những việc bạn không làm cũng không sao Những việc này sẽ ở mức độ ưu tiên cuối cùng, sau khi bạn đã thực hiện những việc ở 3 mục ưu tiên trên

Theo ma trận này, bạn sẽ làm chủ được công việc của mình, không cần phải “nước đến chân mới

nhảy”

Kỹ thuật số 8: Đặt deadline rõ ràng cho các task

Sau khi bạn đã đặt ưu tiên cho các task (nhiệm vụ), việc tiếp theo là đặt deadline để hoàn thành

chúng Dẫu có là việc gấp hay không, việc đưa ra deadline sẽ khiến bạn chủ động làm hơn

Tránh tình trạng trì hoãn kéo dài

Khi đặt deadline cụ thể xong, bạn nên công khai deadline cho cả team, hoặc cả phòng Mục đích

là để tạo cảm giác nếu không hoàn thành đúng, mọi người sẽ đánh giá mình làm việc không hiệu

quả Khi có tâm lý này, bạn sẽ chủ động hoàn thành deadline hơn

Đặt deadline cho các đầu việc

Đặt ra deadline rồi, hãy bám chặt vào đó để quản lý tiến độ tốt hơn Và đặc biệt, hãy cố gắng

hoàn thành công việc nhanh hơn deadline Đừng để nước đến chân mới nhảy Càng hoàn thành

sớm bao nhiêu, bạn càng có thời gian để làm những công việc khác

Kỹ thuật số 9: Response (trả lời) nhanh:

Hiện nay, hầu hết ở các công ty, các nhân viên sẽ trao đổi công việc với nhau qua phần mềm chat Skype, Chatwork…

Vậy response nhanh nghĩa là như thế nào? Nghĩa là hãy trả lời tin nhắn, email cùa đồng nghiệp ngay khi có thể

Ví dụ sếp bạn gửi cho bạn một yêu cầu cần hoàn thành ngay trong buổi sáng, nhưng do không check tin nhắn skype mà đến trưa bạn mới đọc thì thực sự không hay chút nào Nếu mọi người

có chat đến hay gửi mail đến, bạn hãy trả lời họ lại ngay Nếu chưa thể thực hiện yêu cầu của họ luôn, hãy nói với họ rằng sẽ làm việc đó sau Ít nhất là bạn cũng đã thông báo cho họ

Để thực hiện kỹ thuật số 9 này, hãy áp dụng quy tắc 2 phút: thực hiện ngay những việc mà thời gian thực hiện dưới 2 phút: trả lời email, tin nhắn

Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao hỉnh ảnh thương hiệu cá nhân nhanh nhất Bạn có muốn làm việc với một người mà bạn gửi mail 1 tuần sau người đó mới phản hồi lại? Hay tin nhắn skype của bạn từ sáng đến tận chiều mới được trả lời?

Tôi biết rằng có một số người có công việc rất bận, không có thời gian để check mail hay chat Nhưng hãy áp dụng quy tắc 2 phút này Nó sẽ không lấy đi quá nhiều thời gian của bạn đâu

Kỹ thuật số 10: Không theo chủ nghĩa hoàn hảo

Nghe có vẻ nực cười, nhưng đúng vậy bạn ạ Không theo chủ nghĩa hoàn hảo Điều này áp dụng cho đa số các task tốn nhiều thời gian

Tưởng tượng một dự án bạn có 10 đầu việc nhỏ phải làm Nếu bạn chỉ chăm chăm vào một nhiệm vụ, phải làm sao cho nó tốt nhất có thể mà bỏ qua đi 9 nhiệm vụ còn lại thì không được Bạn sẽ vừa làm mất thời gian của mình, vừa khiến cho dự án chậm tiến độ

Hãy cứ làm, rồi có khoảng thời gian xem xét, đánh giá lại Chỗ nào chưa được thì tiếp tục khắc phục Vừa làm vừa chỉnh

Nhiều người Nhật, họ luôn nói rằng sản phẩm của họ chưa hoàn hảo Dù chúng ta đều thấy sản phẩm họ làm ra đều vô cùng tuyệt vời rồi Nhưng với ý nghĩ ấy giúp họ nhìn nhận, đánh giá và tiếp tục làm cho sản phẩm tốt hơn

Hãy nhớ đến câu này: “If you want for perfect, you’ll never get anything done”

Kỹ thuật số 11: Từ chối các công việc không liên quan, không phù hợp

Từ chối là cả một nghệ thuật Nhiều người vì cả nể, vì ngại mà ôm một đống việc vào bản thân Điều này chỉ khiến bạn thêm stress mà thôi Chất lượng công việc cũng không đạt kết quả tốt

Hãy biết cách từ chối những việc không liên quan, không phù hợp Bạn cũng có việc phải làm,

và cũng giới hạn trong một vài lĩnh vực Hãy làm tốt việc của mình trước

Kỹ thuật số 12: Biết sử dụng người khác một cách khéo léo

Nếu bạn tự tìm tòi, giải quyết công việc sẽ là một điều rất tốt nhưng khéo léo nhờ người phù hợp giúp đỡ, trợ giúp sẽ tăng hiệu quả công việc lên rất nhiều

Ví dụ, để hoàn thành dự án “ Giới thiệu trang web tuyển dụng TALET” tới nhiều người quan tâm tới công việc tại Nhật Bản hơn, nếu chỉ phòng Marketing sẽ khó có thể làm được Cần nhờ thêm

sự trợ giúp của các bạn ở phòng khác như Phát triển phần mềm, Web… Có như vậy, dự án mới

có thể hoàn thành tốt được

Để có thể áp dụng kỹ thuật số 12 này, bạn cần có khả năng tương tác, có thể làm việc nhóm được với mọi người Và chú ý là khi nhờ sự giúp đỡ của người khác, đừng gây áp lực cho họ Thật sự tinh tế, hiểu được tâm lý mọi người Ai cũng có rất nhiều việc phải làm rồi, bạn không thể bắt ép

họ phải giúp bạn

Thêm điều nữa, nhớ đưa ra nội dung rõ ràng đối với người bạn muốn nhờ, để cả hai bên thực sự hiểu được công việc cần làm là gì Đồng thời, theo dõi quá trình làm việc của người đó và đặc biệt là cảm tạ họ Thời gian mỗi người cực kỳ quý báu Khi có người sẵn sàng dành thời gian của

họ cho bạn thì bạn hãy nhớ trân trọng điều đó

Kỹ thuật số 13: Họp - đừng lấy thời gian của người khác

Kỹ thuật này chủ yếu dành cho những ai đang làm sếp, làm trưởng phòng hoặc leader, những người thường xuyên phải cần họp với đồng nghiệp

Mỗi chúng ta ai cũng hiểu rằng thời gian là vàng Mỗi phút, mỗi giờ trôi là không thể lấy lại được Chính vì thế mới cần lên kế hoạch để quản lý tốt hơn Và họp cũng vậy Cũng cần phải tổ chức hợp lý

Có 5 yếu tố cần có để có một cuộc họp nhanh-hiệu quả:

 Một, chuẩn bị trước tài liệu, nội dung Đừng để đến khi vào họp rồi mới nghĩ xem mình cần nói những gì, cần chuẩn bị tài liệu gì Thực sự sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn và mọi người

 Hai, nói rõ mục đích từ đầu của buổi họp và để mọi người tập trung vào đó, tránh lan man

 Ba, đứng họp giúp tăng khả năng suy nghĩ lên 33% Hầu như chúng ta đều ngồi khi họp Tuy nhiên, nếu đứng họp ta sẽ tập trung hơn, suy nghĩ được hiệu quả hơn

 Bốn, họp trong phòng họp bé khiến mọi người hoạt bát hơn và ý kiến nhiều hơn Bạn cứ tưởng tượng một team 5 người mà họp trong một phòng họp rộng thênh thang sẽ như thế nào Không khí họp sẽ cực kỳ loãng Cảm giác cả phòng họp đang nuốt chửng mình

 Năm, nói ngắn gọn, súc tích và rút kết luận Chỉ cần cung cấp thông tin thực sự cần thiết Một cuộc họp mà kéo dài 3 - 4 tiếng đồng hồ sẽ khiến mọi người cực kỳ oải và không hiệu quả

Các sếp, những ai đang hoặc sẽ làm leader hãy nhớ kỹ thuật số 13 này nhé

Kỹ thuật số 14: Nghỉ ngơi

Chúng ta là con người, không phải là cái máy, không thể làm việc mà không nghỉ ngơi được Dù

có nhiều việc đến mấy, cũng cần phải dành thời gian cho nghỉ ngơi Sắp xếp thời gian làm việc sao cho hợp lý Chẳng hạn làm việc 50 phút, sau đó nghỉ ngơi 10 phút Có như vậy bạn mới có năng lượng, sức lực để làm tiếp được

Đừng để cơ thể kiệt quệ hay thiếu năng lượng Khi đó bạn muốn làm việc cũng không thể hiệu quả được

Nếu bị stress, hãy đến một không gian xanh, đi lại khoảng 5 - 10 phút cho tinh thần thật thư thái Ngồi thiền cũng là một ý tưởng hay

Kỹ thuật số 15: Yêu công việc mình đang làm

"Công việc chiếm một phần lớn trong cuộc đời bạn, và cách duy nhất để hài lòng tuyệt đối là làm những gì bạn tin là điều lớn lao Và cách duy nhất để làm nên điều lớn lao là yêu những gì bạn làm"

Chỉ khi nào bạn có tình yêu với công việc mình đang làm, bạn mới có đủ nhiệt huyết để làm nó hàng ngày Dẫu bạn làm vì lương cao, vì danh tiếng hay bất kỳ điều gì đi chăng nữa, yếu tố cần nhất chính là yêu công việc mình đang làm

Đừng biến công việc của mình trở thành điều gì đó quá nặng nề cả Vì chính bạn là người lựa chọn để làm công việc đó Vậy thì thay vì có thái độ tiêu cực, cho rằng việc làm này nhàm chán thì tại sao ta không thay đổi thái độ đi?

Chì cần có tình yêu vào công việc, trạng thái bạn làm sẽ thay đổi hoàn toàn Cũng giống như yêu một người vậy Nếu đó là người bạn yêu, bạn sẽ luôn muốn gặp người đó, bất chấp tất cả để hai người có thể ở bên nhau Công việc cũng tương tự vậy Yêu công việc, công việc sẽ “yêu” lại bạn, thành công sẽ tới

Trên đây là 15 kỹ thuật làm việc của người Nhật Bạn có thể áp dụng tất cả các kỹ thuật này hoặc chọn cho mình những kỹ thuật phù hợp

Chúng ta sống có 1 lần duy nhất nên hãy sống sao cho thật ý nghĩa Những kỹ thuật Morning Japan gửi đến các bạn, hy vọng sẽ giúp các bạn có được cách thức làm việc để có được công việc hiệu quả hơn, có được cuộc sống trọn vẹn hơn Quan trọng hơn hết đó chính là bạn muốn thay đổi bản thân Dù có 20, 30 kỹ thuật hay nhiều hơn nữa mà chúng ta không chịu hành động thì tất

cả chỉ là lý thuyết xuông mà thôi

Chúc các bạn thành công trong công việc và cuộc sống Hãy theo dõi và ủng hộ MorningJapan

nhé!

Điều cuối cùng Morning Japan muốn nhắn gửi với các bạn đó là:

Nguồn: Sưu tầm