Trong cuộc sống ngày càng phát triển, có rất nhiều công việc mới mẻ trong đó nghề tổ chức sự kiện thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị. Chuyên viên tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây. Tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là hoạt động cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhưng việc nghiên cứu và sử dụng nó như một công cụ PR hữu hiệu thì vẫn còn ở giai đoạn đầu. Khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các doanh nghiệp Việt Nam càng nhận nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của tổ chức sự kiện. Điều đó giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn mới mẽ hơn về họa động này. Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, hình ảnh hoạt động của doanh nghiệp mà hiện nay nó còn là một nghề thời thượng đang được giới trẻ ưu thích và quan tâm tới nó Chính vì vậy dựa vào kiến thức chuyên ngành đã học nhóm em quyết định chọn đề tài “Lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho công ty Tổ Chức Sự Kiện và Dịch Vụ Gala Việt cho vị trí: Chuyên viên tổ chức sự kiện”
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống ngày càng phát triển, có rất nhiều công việc mới mẻ trong đónghề tổ chức sự kiện thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn cónhững trải nghiệm mới thú vị Chuyên viên tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻtại Việt Nam trong những năm gần đây. Tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độnhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanhnghiệp Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sảnphẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hộithao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức
sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện là hoạt động cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiệnnay, nhưng việc nghiên cứu và sử dụng nó như một công cụ PR hữu hiệu thì vẫn còn ởgiai đoạn đầu Khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các doanhnghiệp Việt Nam càng nhận nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của tổ chức sựkiện Điều đó giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn mới mẽ hơn về họa động này Tổchức sự kiện không chỉ đơn thuần là một hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm,hình ảnh hoạt động của doanh nghiệp mà hiện nay nó còn là một nghề thời thượngđang được giới trẻ ưu thích và quan tâm tới nó
Chính vì vậy dựa vào kiến thức chuyên ngành đã học nhóm em quyết định chọn
đề tài “Lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho công ty Tổ Chức Sự Kiện và Dịch Vụ Gala Việt cho vị trí: Chuyên viên tổ chức sự kiện”
Trong thời gian thực hiện đồ án này chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡnhiệt tình của Thạc sĩ Nguyễn Thị Như Quỳnh – giảng viên khoa thương mại điện tử
và truyền thông Trường cao đẳng CNTT HN Việt Hàn Chúng em đã cố gắng hết sức
để hoàn thành bài đồ án một cách tốt nhất nhưng vẫn không thể tránh khỏi những thiếuxót Kính mong sự góp ý chân thành từ quý giảng viên và bạn đọc Chúng em xin chânthành cảm ơn
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
MỤC LỤC 2
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 4
1.1 Lĩnh vực hoạt động 4
1.2 Tình hình nhân sự 5
1.3 Cơ cấu tổ chức 7
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 7
1.4 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 8
CHƯƠNG 2 LẬP QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CHO CÔNG TY GALA VIỆT (VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN) 12
2.1 Phân tích và thiết kế công việc 12
2.1.1 Cơ sở phân tích và thiết kế công việc 12
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc 13
2.1.3 Xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 13
2.2 Lập kế hoạch tuyển dụng vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện: 14
2.3 Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực 17
KẾT LUẬN 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO 22
Trang 3CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần tổ chức sự kiện và dịch vụ Gala Việt
Tổ chức sự kiện
Lễ Khai Trương, Khánh Thành
Trang 4Lễ Khởi Công, Động Thổ
Hội nghị, hội thảo
Các sự kiện văn hóa, thể thao, hội chợ, triển lãm, lễ trao giải cúp vàng , phốihợp các Đài truyền hình TW - Địa phương phát sóng trực tiếp
Các Lễ hội trong nước và quốc tế, các hoạt động xúc tiến thương mại cho cácdoanh nghiệp
Biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp và không chuyên
Thiết kế quảng cáo
Thiết kế - in ấn băng rôn, phướn chất liệu hiflex kỹ thuật số
Thiết kế thi công Bảng Hiệu, Hộp Đèn chữ nổi: đồng, neonsign, mica, các loạibảng xoay 3 mặt
Thiết kế, thi công Billboard, Big banner trong nhà và ngoài trời
Thiết kế trang trí nội ngoại thất – văn phòng – showroom
Thiết kế quà tặng
Thiết kế đồ họa
Trao đổi, mua bán các thiết bị in ấn, vật tư, vật liệu quảng cáo
Thiết kế thương hiệu
Logo Công ty, Slogan, Danh thiếp, Giấy tiêu đề, Phong bì lớn/nhỏ, Biểu mẫuchứng từ, Folder, Brochure hoặc catalogue,
Marketing Media
Nghiên cứu, khảo sát và phân tích thị trường
Tư vấn, xây dựng, hỗ trợ triển khai và triển khai chiến dịch truyền thông tổnglực
Tư vấn, lập kế hoạch Media
Đặt chỗ mua quảng cáo trên các kênh truyền thông: báo chí, truyền hình, Giám sát thực hiện việc triển khai kế hoạch media trên các kênh truyền thông…
1.2 Tình hình nhân sự
Nguồn nhân lực là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanhnghiệp Nguồn nhân lực phản ánh sự lớn mạnh của một doanh nghiệp cũng như là mộtyếu tố thúc đẩy sự phát triển Các nhà quản trị luôn cố gắng đầu tư vào nguồn nhân lực
Trang 5của mình để phát triển doanh nghiệp tốt hơn Nguồn nhân lực là yếu tố đầu vào khôngthể thiếu đối với một doanh nghiệp, bởi vậy nên chất lượng của nguồn nhân lực sẽphản ánh lên sự phát triển và vị trí của doanh nghiệp trên thương trường ở hiện tạicũng như ở tương lai Thông qua nguồn nhân lực của doanh nghiệp có thể thấy đượchiệu quả hoạt động kinh doanh của từng đối tượng nhằm tạo ra của cải vật chất phục
vụ cho mục đích và đáp ứng nhu cầu của con người
Tình hình nhân sự của công ty qua các năm cụ thể như sau:
Bảng 1.1 Nguồn nhân lực của công ty Gala Việt giai đoạn 2013 – 2015
Trang 6Dựa vào bảng 1.1 qua đó ta thấy số lượng nguồn nhân lực của công ty ở mức độ
ổn định, dựa vào độ tuổi cho ta thấy rõ nhân viên của công ty đa số ở độ tuổi trẻ, sángtạo, nhiệt tình và năng động trong công việc Ngoài ra còn một số nhân viên ở độ tuổitrung niên có kinh nghiệm lâu năm, hiểu rõ về tình hình của công ty Về cơ cấu côngviệc thì mỗi phòng ban có những công việc khác nhau, phù hợp với từng đối tượngnam nữ khác nhau, nhìn chung, số lượng nhân viên nam nhiều hơn so với số lượngnhân viên nữ vì hình thức công việc khác nhau
1.3 Cơ cấu tổ chức
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Tổ chức sự kiện
+ Các quyết định được đưa ra nhanh chóng kịp thời Các thành viên của công
ty có cơ hội được nâng cao kỹ thuật tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn, tăng hiệuquả hoạt động qua sự phối hợp từ đó tham mưu tốt cho ban giám đốc
Phòn
g thiết kế
Phòng kinh doanh
Phòng Event
Bộ phận sản xuất
Trang 7+ Tìm kiếm được nhân tài trong công ty trong quá trình làm việc
Nhược điểm:
+ Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này còn có một số hạn chế như các nhân viênthường chú trọng vào mục tiêu của phòng ban mình, thiếu sự gắn kết, hợp tác giữa các
bộ phận với nhau
+ Khó kiểm soát các phòng ban
+ Đòi hỏi người lãnh đạo phải am hiểu được chức năng, nhiệm vụ của cácphòng ban trong công ty
1.4 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc:
- Là người điều hành, tổ chức và quyết định mọi hoạt động của công ty
- Đề ra các quyết định cho các việc vận hành bộ máy hoạt động, hợp tác tổchức du lịch, xây dựng lựa chọn mục tiêu xác thực với hoàn cảnh của công ty, quyếtđịnh việc kinh doanh dài hạn và trực tiếp chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc đượcgiao
- Có quyền phân công, bổ nhiệm cán bộ dưới cấp dưới, quyết định các hìnhthức khăn thưởng và kỹ luật
- Trực tiếp quản lý các phòng ban
- Thực hiện các công việc theo sự phân công và ủy quyền của tổng giám đốc.Điều hành hoạt động của chi nhánh trong thời gian giám đốc vắng mặt Báo cáo cáchoạt động của công ty cho tổng giám đốc nắm bắt được tình hình hoạt động kinhdoanh trong thời gian qua và thời gian tới
Phòng hành chính nhân sự:
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty vàcác bộ phận liên quan
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn công ty
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng côngnhân viên công ty nghỉ việc
Trang 8- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viênlập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty
- Đánh giá kết quả đào tạo
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vàocông ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao đông…
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công nhân viên công ty
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu,chiến lược của công ty
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo
và tái đào tạo
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty
Phòng kế toán – tài chính:
- Giúp chịu trách nhiệm vê giá thành kế hoạch, giá thành thực hiện, và tất cảcác số liệu báo cáo tổng hợp
- Kiểm tra, xem xét toàn bộ số liệu kế toán
- Lập và kiểm tra các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính
- Theo dõi định mức sản phẩm và tính giá thành thực hiện cho toàn bộ các sảnphẩm
- Theo dõi tình hình nộp ngân sáchvà đối chiếu với cơ quan thế
- Nghiên cứu văn bản chính sách chế độ mới áp dụng cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty
- Tổ chức công tác kế toán của ban quản lý theo đúng luật kế toán, chuẩn mực
kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp; ký các chứng từ kế toán và các giaodịch với ngân hàng; giao dịch với các tổ chức tài chính để khai thác nguồn vốn đápứng kịp thời nhu cầu về vốn cho các hoạt động của dự án
- Thực hiện toàn bộ công việc kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hoạchtoán kinh tế trong công ty
Trang 9- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực và kịp thờiđầy đủ toàn bộ tài sản của công ty.
- Có trách nhiệm nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách, thanhtoán đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ
- Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán thông kê chế độ nhà nước quyđịnh, tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kếtoán
- Kiểm tra chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, trật tự, tiền vốn trong công ty.Kiểm tra thực hiện thanh toán tiền mặt, đồng thời kiểm tra việc thực hiện các kế toánkinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản
- Kiểm tra việc xử lý và giải quyết các khoản tiền thiếu hụt, mất mát, hư hỏng,các khoản công nợ tồn đọng và các khoản thiệt hại khác
Phòng thiết kế:
- Thiết kế những mẫu banner, thiệp, giấy tờ….đáp ứng nhu cầu khách hàngđúng hẹn, đúng thời điểm
- Xác định nhu cầu, thị hiếu của khách hàng
- Nghiên cứu những đặc tính của sản phẩm như kích cỡ, hình dáng, trọnglượng, màu sắc, chất liệu sử dụng, giá cả, độ tiện dụng, an toàn v.v
- Phác thảo hình dáng chung của sản phẩm
- Tham khảo ý kiến của khách hàng rồi xây dựng bức vẽ chi tiết, mô hình thựchoặc mô hình trên máy vi tính
- Các nhà thiết kế sử dụng các phần mềm hỗ trợ thiết kế giúp lược bớt thaotác, lại có thể thay đổi linh hoạt, tiết kiệm chi phí và thời gian
- Xây dựng quan hệ với báo chí, truyền thông, các đối tác có liên quan
- Lập kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức các chương trình sự kiện
Trang 10- Chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức các chương trình sự kiện cho các kháchhàng của công ty
- Có khả năng sáng tạo độc đáo, ý tưởng dồi dào, nhiệt tình và yêu thích côngviệc.
- Tham gia các buổi họp để đưa ra các ý tưởng thực hiện chương trình
Phòng kinh doanh:
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai hoạt động phát triển thị trường, đảmbảo mục tiêu sức ép phát triển thị trường
- Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty cổ phần công nghệ thông tin
- Đưa ra chiến lược phát triển cho từng thị trường trọng điểm khác nhau
- Tổng hợp số liệu, thông tin dữ liệu về bộ phận phòng ban để từ đó đề ra cácchính sách, chiến lược hoạt động cho công ty hàng năm
Bộ phận sản xuất:
- Giám sát toàn bộ hoạt động tại kho, quản lý và hướng dẫn công nhân sảnxuất dụng cụ, thiết bị hỗ trợ các phụ kiện phục vụ cho sự kiện, vận chuyển đến đúngnơi, đúng thời điểm
- Theo dõi tình hình thực hiện bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra
- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao trình độ nhằm giúp cho
sự kiện thành công tốt đẹp
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượngcủa ngành
Trang 11CHƯƠNG 2 LẬP QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CHO CÔNG TY
GALA VIỆT (VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN)2.1 Phân tích và thiết kế công việc
2.1.1 Cơ sở phân tích và thiết kế công việc
Vị trí nhân viên tổ chức sự kiện thuộc phòng event Vì vậy cơ sở phân tích vàthiết kế công việc nhân viên tổ chức sự kiện là dựa vào chức năng, nhiệm vụ củaphòng event đồng thời dựa vào bản mô tả, tiêu chuẩn công việc nhân viên tổ chức sựkiện của một số doanh nghiệp khác hoạt động cùng lĩnh vực
Chuyên viên tổ chức sự kiên: nằm ở phòng ban tổ chức sự kiện bên bộ phân
event
Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những
năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầuquảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp Việc tổ chức những sựkiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánhthành, các cuộc thi lớn, hội thảo, triển lãm… ngày càng gia tăng cho thấy vai trò quantrọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm củamột công ty thông qua những sự kiện
Dựa trên cơ sở đó, chức năng nhiệm vụ của nhân viên tổ chức sự kiện cụ thể nhưsau :
Chuyên viên tổ chức sự kiện:
Lên kế hoạch, kịch bản, báo cáo lãnh đạo về các chương trình, sự kiện mà côngcông ty cần thực hiện, tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổchức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, cókhả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê Nghề tổ chức sự kiện lànghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao Họ còn phải biếtcách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kếtthúc
Trang 122.1.2 Xây dựng bảng mô tả công việc
Bảng 1.2 Mô tả công việc Bảng mô tả công việc
Báo cáo trực tiếp - Trưởng phòng sự kiện
Mục đích chính - Lập và triển khai thực hiện các kế hoạch các chương trình,
2.1.3 Xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bảng 1.3 Tiêu chuẩn thực hiện Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình và đàm phán tốt
- Giao tiếp tốt, tự tin, am hiểu xã hội
Kỹ năng phẩm chất
khác
- Sáng tạo
- Khả năng giải quyết tình huống nhanh chóng
- Năng động, chịu được áp lực cao trong công việc
- Giao tiếp tốt
Trang 132.2 Lập kế hoạch tuyển dụng vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện:
Đánh giá nhu cầu
Do công ty mở rộng kinh doanh và khối lượng công việc quá nhiều Nên phòng
tổ chức sự kiện thiếu hụt nhân viên Vì vậy trưởng phòng tổ chức sự kiên đề xuất vớiban giám đốc tuyển thêm 3 chuyên viên tổ chức sự kiện để hổ trợ cho công việc
Lập kế hoạch chiêu mộ
- Nơi chiêu mộ: công ty cổ phần tổ chức sự kiện và dịch vụ GaLa Việt
- Địa chỉ: 70 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- Thời gian chiêu mộ nhân viên: từ ngày 6/6/2016 đến ngày 26/6/2016
- Thời gian nhận hồ sơ: từ ngày 6/6/2016 đến ngày 26/6/2016
- Sàng lọc hồ sơ: ngày 27/6/2016- đến ngày 28/6/2016
- Thời gian phỏng vấn tuyển chọn: ngày 30/6/2016
- Thời gian bắt đầu làm việc sau khi trúng tuyển: ngày 5/7/2016
Nguồn chiêu mộ
- Do công ty bị thiếu hụt nhân sự ở phòng tổ chức sự kiện, mà không thểthuyên chuyển hay đề cử ai trong công ty thay thế vị trí đó được Nên công ty tiếnhành tuyển dụng nhân viên từ bên ngoài doanh nghiệp
Phương pháp:
- Công ty đăng thông báo tuyển dụng của công ty trên các trang web,website
và facebook chính của công ty ngoài ra còn có đăng thông tin tuyển dụng ở trên:
- Báo: Tuổi trẻ trong thời gian là 3 ngày Chi phí dự tính là 6 triệu
- Facebook Hay từ chính nhân viên trong công ty giới thiệu
Thiết kế mẫu thông tin
Mẫu thông tin đăng trên trang web