SỔ TAY HứỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (BAO GỒM HứỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH)

Mục tiêu của Sổ tay Hƣớng dẫn là để thiết lập và duy trì một hệ thống các thủ tục thực hiện và quản lý tài chính dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn của dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” (PPTAF) đƣợc sử dụng hiệu quả. Tất cả các bên tham gia dự án PPTAF phải tuân thủ thực hiện Sổ tay Hƣớng dẫn này, bao gồm:  Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) của các Cơ quan chủ quảnCơ quan thực hiện (CQCQCQTH) gồm các Bộ và các cơ quan Chính phủ, Ủy ban Nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp Nhà nƣớc

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

(BAO GỒM HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH)

BẢN SỬA ĐỔI THÁNG 11/2015

DỰ ÁN “QUỸ CHUẨN BỊ DỰ ÁN” (PPTAF)

Hà Nội - 11/2015

Trang i

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1

1.1 Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn thực hiện và Quản lý Tài chính dự án (Sổ tay Hướng dẫn) 1

1.2 Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn 1

1.3 Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF 1

1.4 Các Hợp phần của dự án 3

1.5 Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn 4

CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 6

2.1 Vai trò và trách nhiệm 6

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban ĐPDA 11

2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban QLTDA 14

CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TIỂU DỰ ÁN 16

3.1 Quy trình đăng ký TDA 16

CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 20

4.1 Khuôn khổ chung về quản lý tài chính 20

4.2 Lập kế hoạch và ngân sách dự án 30

4.3 Quy trình giải ngân 38

4.5 Hệ thống kế toán, báo cáo và quyết toán dự án 61

4.6 Báo cáo quyết toán dự án, báo cáo hoàn thành dự án và thủ tục đóng dự án 67

4.7 Kiểm soát nội bộ 74

4.8 Kiểm toán tài chính 79

4.9 Giám sát và hỗ trợ thực hiện dự án 81

CHƯƠNG 5 ĐẤU THẦU 93

5.1 Các tài liệu quan trọng về đấu thầu 93

5.2 Các hạng mục chi tiêu 94

5.3 Các hoạt động yêu cầu đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA 95

5.4 Kế hoạch lựa chọn nhà thầu 97

5.5 Xem xét của WB 101

CHƯƠNG 6 CÁC VẤN ĐỀ VỀ AN TOÀN XÃ HỘI VÀ MÔI TRƯỜNG 102

CHƯƠNG 7 QUẢN TRỊ, MINH BẠCH VÀ CHỐNG THAM NHŨNG 113

A Bối cảnh 113

Trang ii

B Khái quát về các biện pháp quản trị dự án PPTAF 114

CHƯƠNG 8 GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ 118

8.1 Trách nhiệm giám sát và đánh giá 118

8.2 Khung giám sát và đánh giá 118

8.3 Các chỉ số 120

8.4 Các cuộc họp và làm việc của Ban ĐPDA với các Ban Quản lý/CQTH TDA 121

8.5 Thông tin liên lạc 121

PHỤ LỤC 1: MẪU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TDA PPTAF 123

PHỤ LỤC 2: QUY TRÌNH THỦ TỤC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TDA PPTAF 136

PHỤ LỤC 3: MẪU THỎA THUẬN TÀI CHÍNH TDA PPTAF 143

PHỤ LỤC 4: MẪU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ GIA HẠN VÀ/HO C ĐĂNG KÝ VỐN TÀI TR BỔ SUNG CHO TDA ĐÃ ĐƯ C PH DUYỆT 157

PHỤ LỤC 5: HỆ THỐNG KẾ TOÁN DỰ ÁN (QUYẾT ĐỊNH SỐ 19/2006 CỦA BỘ TÀI CHÍNH) 160

PHỤ LỤC 6: TÓM TẮT CÁC GIAO DỊCH KINH TẾ & BÖT TOÁN KẾ TOÁN 168

PHỤ LỤC 7: MẪU BIỂU BÁO CÁO DỰ ÁN 173

PHỤ LỤC 8: DANH MỤC VĂN BẢN PHÁP LÝ: LUẬT, NGHỊ ĐỊNH, QUYẾT ĐỊNH, THÔNG TƯ VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ÁP DỤNG ĐỐI VỚI DỰ ÁN ODA…… 180

PHỤ LỤC 9: MẪU HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN ÁP DỤNG CHO TDA TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ 183

PHỤ LỤC 10: KHUNG THEO DÕI KẾT QUẢ ĐIỀU CHỈNH 190

PHỤ LỤC 11: NỘI DUNG BÁO CÁO QUÝ CỦA CÁC BAN QUẢN LÝ TDA GỬI BAN ĐPDA 196

PHỤ LỤC 12: BI N BẢN XÁC NHẬN KẾT THÖC THỎA THUẬN TÀI CHÍNH TIỂU DỰ ÁN 204

Trang iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

KH PTKT-XH Kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội

Trang 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN

1.1 Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn thực hiện và Quản lý tài chính dự án (Sổ tay Hướng dẫn)

Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn là để thiết lập và duy trì một hệ thống các thủ tục thực hiện và quản lý tài chính dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn của dự án

“Quỹ Chuẩn bị dự án” (PPTAF) được sử dụng hiệu quả Tất cả các bên tham gia

dự án PPTAF phải tuân thủ thực hiện Sổ tay Hướng dẫn này, bao gồm:

 Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) của các Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện (CQCQ/CQTH) gồm các Bộ và các cơ quan Chính phủ,

Ủy ban Nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp Nhà nước;

 Các cán bộ và nhân viên của Ban Điều phối dự án (Ban ĐPDA) thuộc Bộ

Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT);

 Các chuyên gia tư vấn độc lập tham gia thực hiện các nhiệm vụ công việc

cụ thể

1.2 Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn

Sổ tay Hướng dẫn được Bộ trưởng Bộ KHĐT phê duyệt là tài liệu để thực hiện trong phạm vi dự án PPTAF và các Tiểu dự án (TDA) liên quan Tài liệu này cũng đã được Ngân hàng Thế giới (WB) ban hành “Thư không phản đối” (NOL) Sổ tay Hướng dẫn là “tài liệu động”, có thể được phát triển và bổ sung trong quá trình thực hiện dự án Yêu cầu phải có ý kiến chấp thuận chính thức của Bộ KHĐT và WB trước khi có bất kỳ sửa đổi nào đối với Sổ tay Hướng dẫn này

1.3 Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF

Đầu tư công tại Việt Nam, đặc biệt là các dự án hạ tầng kỹ thuật, thường bị chậm tiến độ so với kế hoạch đã đề ra trong giai đoạn hình thành dự án Tình trạng này xảy ra tương tự đối với các dự án vốn vay WB cũng như các nhà tài trợ khác Mặc dù tỷ lệ giải ngân của các dự án thuộc nhóm sáu Ngân hàng tài trợ

có sự gia tăng đáng kể trong những năm vừa qua, nhưng tỷ lệ này vẫn thấp hơn

tỷ lệ mới được cam kết Kết quả là phần vốn tồn đọng chưa giải ngân được tiếp tục tăng lên, khoảng 11 tỷ USD vào cuối năm 2008 Việc thực hiện danh mục

Trang 2

đầu tư mà trước đây được đánh giá là tốt đang trở nên đặc trưng bởi tiến độ giải ngân chậm trễ và xu hướng giảm tỷ lệ giải ngân gần đây Điều này là do quá trình khởi động chậm chạp của dự án cũng như do sự chậm tiến độ trong quá trình thực hiện làm giảm lợi ích dự kiến của dự án và gia tăng chi phí dự án

Dự án PPTAF sẽ hỗ trợ những nỗ lực của Chính phủ trong việc cải thiện hiệu quả thực hiện dự án PPTAF thực hiện mục tiêu này thông qua việc cung cấp hỗ trợ cho các bước quan trọng của hoạt động chuẩn bị dự án, cả về phương diện tiến độ và chất lượng Điều này sẽ được thực hiện thông qua việc thành lập Quỹ

“Chuẩn bị dự án” và thực hiện các TDA để chi cho công tác nghiên cứu khả thi, thiết kế chi tiết, đấu thầu và các hoạt động chuẩn bị dự án cần thiết khác của tất

cả các lĩnh vực phát triển

Hồ sơ đăng ký TDA PPTAF của các CQCQ tiềm năng đã được chấp thuận từ tháng 10/2010 Ban đầu dự án được phê duyệt thực hiện trong 5 năm (tháng 10/2010 - tháng 12/2015) và dự kiến sẽ gia hạn đến ngày 31/10/2017

Mục tiêu phát triển của dự án PPTAF là giúp tăng cường năng lực cho các cơ

quan của Chính phủ trong công tác lập kế hoạch và chuẩn bị các dự án đầu tư công hiệu quả và theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế Các kết quả cần đạt được của dự án sẽ bao gồm:

(a) Nâng cao chất lượng ngay từ giai đoạn ban đầu;

(b) Rút ngắn thời gian chuẩn bị và thời gian hiện thực hóa những lợi ích của dự án;

(c) Tăng cường năng lực cho các cơ quan Chính phủ và công tác tư vấn trong nước để chuẩn bị các hồ sơ chuẩn bị dự án đạt chất lượng cao và theo đúng tiến độ thời gian hợp lý

Bộ KHĐT xác định rằng không có nguồn tài trợ nào khác phù hợp hơn nguồn vốn PPTAF cho các hoạt động chuẩn bị trong khuôn khổ các TDA thuộc Hợp phần A và B của dự án PPTAF (chi tiết các hợp phần được trình bày trong mục 1.4 dưới đây)

Các TDA có các hoạt động chuẩn bị sau giai đoạn nghiên cứu khả thi (như thiết

kế kỹ thuật chi tiết, v.v…) có thể được tiếp tục hay không phụ thuộc vào kết quả của nghiên cứu khả thi Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị thông qua các TDA của Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của WB

Hợp phần B: Quản lý Quỹ Chuẩn bị dự án và Chương trình tăng cường năng lực

Hợp phần này hỗ trợ cho Bộ KHĐT, CQCQ của dự án, trong quá trình thực hiện

dự án, đồng thời tăng cường năng lực cho các CQTH TDA và hỗ trợ trong đối thoại và nghiên cứu chính sách liên quan để cải thiện chương trình phát triển tổng thể của Việt Nam và kết quả thực hiện dự án Hợp phần này gồm 3 Tiểu hợp phần dưới đây:

Tiểu hợp phần B-1: Dịch vụ hỗ trợ của Quỹ Chuẩn bị dự án

Những dịch vụ này sẽ đem lại những hỗ trợ cần thiết cho Bộ KHĐT để quản lý

dự án hiệu quả, thông qua một Nhóm tư vấn hỗ trợ gồm các tư vấn độc lập trong nước và quốc tế với chuyên môn sâu về quản lý dự án Các lĩnh vực hỗ trợ chính dành cho Bộ KHĐT bao gồm:

 Xem xét và xử lý Hồ sơ đăng ký TDA;

 Theo dõi và đánh giá tổng thể dự án;

 Quản lý tài chính tổng hợp;

 Hướng dẫn đấu thầu và an toàn cho các CQCQ/CQTH;

Trang 4

 Quản lý danh mục và theo dõi/đảm bảo chất lượng và chuẩn bị chương trình tăng cường năng lực để triển khai cho Tiểu hợp phần B-2 và B-3

Tiểu hợp phần B-2: Dịch vụ hỗ trợ năng lực chuẩn bị dự án

Các dịch vụ này được thiết kế nhằm hỗ trợ hoạt động xây dựng năng lực tổng thể (chủ yếu cho các CQCQ/CQTH) chuẩn bị TDA Dưới sự chỉ đạo của Bộ KHĐT, tư vấn hỗ trợ năng lực sẽ cung cấp hỗ trợ cho: (a) Các CQCQ/CQTH TDA nói riêng và dự án PPTAF nói chung nhằm nâng cao năng lực của các cơ quan này trong việc chuẩn bị dự án hiệu quả theo tiêu chuẩn chất lượng cao; (b) Các tư vấn và cơ quan lập kế hoạch của Việt Nam về khía cạnh kỹ thuật của tài liệu chuẩn bị dự án

Tiểu hợp phần B-3: Hỗ trợ chính sách và kiện toàn thể chế

Những dịch vụ này sẽ cung cấp các hỗ trợ chuyên môn cho Bộ KHĐT và các cơ quan quản lý liên quan của Chính phủ như Bộ Tài chính (Bộ TC) và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN) để cải thiện thể chế và thủ tục dự án đầu tư công nói chung của Việt Nam, bao gồm những hỗ trợ xuất phát từ hoạt động của Sáng kiến hợp tác giữa Chính phủ và sáu Ngân hàng Các tư vấn trong Hợp phần B-1 sẽ hỗ trợ Bộ KHĐT xây dựng nhiệm vụ chi tiết cho Tiểu hợp phần này với việc xem xét và phê duyệt của WB Các hoạt động có thể bao gồm việc chuẩn bị

Sổ tay Hướng dẫn, hội thảo, in ấn và phát hành tài liệu

Hợp phần C: Chi phí hoạt động và chi phí quản lý dự án:

Hợp phần C nhằm hỗ trợ Bộ KHĐT để: (a) Tiến hành kiểm toán độc lập hàng năm; (b) Mua sắm các trang thiết bị và đồ dùng cần thiết để quản lý dự án Chính phủ Việt Nam phân bổ 3 triệu USD từ nguồn vốn đối ứng để chi trả cho chi phí quản lý dự án của Bộ KHĐT

Trong quá trình đăng ký TDA, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị và đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA

1.5 Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn

Nguồn vốn đầu tư cho dự án PPTAF được mô tả chi tiết như sau:

a) Tổng vốn đầu tư: 103 triệu USD, trong đó:

 Vốn vay WB (IDA): 100 triệu USD, chiếm 97,09% tổng vốn dự án;

Trang 5

 Vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam: 57 tỷ đồng (tương đương 3 triệu

USD), chiếm 2,91% tổng vốn dự án Vốn đối ứng được cấp cho dự án sẽ

do Bộ KHĐT bố trí hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước;

 Vốn đối ứng cho các TDA: Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ sẽ

chuẩn bị và đề xuất Chính phủ phê duyệt và phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA Các doanh nghiệp Nhà nước sử dụng nguồn ngân sách tự có của doanh nghiệp để chi cho quản lý TDA

b) Cơ chế tài chính:

Khoản tín dụng của IDA là vốn vay của Chính phủ được cấp từ Ngân sách Nhà

nước cho các TDA đã được phê duyệt

BCĐ dự án được thành lập tại Quyết định số 1968/QĐ-BKH ngày 12/11/2010

và được sửa đổi, bổ sung theo Quyết định số 56/QĐ-BKHĐT ngày 19/01/2015 của Bộ KHĐT

BCĐ dự án được thành lập để đảm bảo sự phối hợp và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quá trình thực hiện dự án Trưởng BCĐ dự án là Thứ trưởng Bộ KHĐT Các thành viên BCĐ dự án bao gồm đại diện từ Bộ Tài chính (Bộ TC), Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN) và Văn phòng Chính phủ (VPCP) WB sẽ phối hợp làm việc với BCĐ

Bộ KHĐT là Cơ quan Chủ quản và Vụ Kinh tế Đối ngoại (Vụ KTĐN) là Chủ dự

án sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện dự án và điều hành ngân sách dự án Vai trò chung của Bộ KHĐT là theo dõi, điều phối và quản lý dự án, đồng thời

có các biện pháp quản lý chất lượng thích hợp để đảm bảo rằng các CQCQ/ CQTH các TDA tuân thủ Sổ tay Hướng dẫn và tiến độ thực hiện đã được thống nhất

Ban Điều phối dự án (Ban ĐPDA):

Việc thành lập Ban ĐPDA thuộc Vụ KTĐN được sửa đổi, bổ sung theo các Quyết định số 68/QĐ-BKHĐT ngày 21/01/2015 của Bộ KHĐT

Bộ KHĐT thành lập Ban ĐPDA trực thuộc Vụ KTĐN và bổ nhiệm Giám đốc, Điều phối viên, Kế toán trưởng, chuyên gia Đấu thầu, cán bộ Giám sát và đánh giá và Nhóm tư vấn độc lập được tuyển làm việc toàn thời gian Ban ĐPDA có trách nhiệm điều phối và thực hiện dự án - bao gồm các công việc đấu thầu tuyển chọn tư vấn cho Hợp phần B và C, quản lý tài chính cho dự án, giám sát

và đánh giá, tuân thủ chính sách bảo đảm chất lượng và an toàn chung của dự

án, quản trị dự án, minh bạch và khung chống tham nhũng Ban ĐPDA có quyền (a) tổ chức đấu thầu để tuyển tư vấn trong nước và quốc tế cần thiết cho dự án

và (b) mở một tài khoản chỉ định cho dự án Bộ KHĐT sẽ tiến hành đấu thầu và

Trang 7

quản lý các Tư vấn độc lập Các Tư vấn độc lập này sẽ hỗ trợ Ban ĐPDA trong

tất cả các nhiệm vụ của mình và giúp tăng cường năng lực cần thiết cho các CQCQ/CQTH

Ban ĐPDA chịu trách nhiệm xem xét, sàng lọc và làm rõ đề xuất của các

CQCQ/CQTH dựa trên tiêu chí xét tính hợp lệ (đã được trình bày cụ thể trong

Hồ sơ đăng ký TDA) và một danh mục tiêu chí đơn giản (đã bao gồm trong bộ

Hồ sơ đăng ký TDA) Nhằm phản ánh mục tiêu cải thiện công tác giải ngân và

nâng cao tính sẵn sàng của dự án, Bộ KHĐT (với sự nhất trí của WB) có thể giảm hoặc hủy bỏ khoản vốn được phân bổ cho một CQCQ nếu việc sử dụng vốn kém hiệu quả hoặc chậm trễ đáng kể Việc chuẩn bị và thực hiện từng TDA

là trách nhiệm của các CQCQ Ban ĐPDA sẽ không chịu trách nhiệm phê duyệt hay xác nhận các giao dịch của CQCQ

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện (CQCQ/CQTH) và Ban Quản lý TDA (Ban QLTDA):

CQCQ/CQTH Tiểu dự án hoạt động thông qua Ban QLTDA của mình, chịu trách nhiệm xin cấp kinh phí tài trợ, đấu thầu dịch vụ tư vấn để thực hiện các hoạt động của TDA, quản lý tất cả các hợp đồng và chuẩn bị cho khoản vay đầu

tư sau đó Ban QLTDA của CQCQ/CQTH cũng sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn

về việc bảo đảm rằng các khoản tài trợ được quản lý theo đúng Sổ tay Hướng dẫn và các chính sách, hướng dẫn của WB Ban QLTDA/CQCQ chịu trách nhiệm phê duyệt và xác nhận các giao dịch của các TDA và sẽ hợp tác chặt chẽ với Nhóm công tác TDA của WB trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện TDA

Cụ thể, ở cấp dự án PPTAF, Nhóm công tác Dự án của WB sẽ hỗ trợ:

(a) Việc điều hành dự án của Bộ KHĐT, bao gồm phê duyệt tất cả các hoạt động của tƣ vấn do Bộ KHĐT quản lý;

(b) Bộ KHĐT để đảm bảo rằng dự án tuân thủ các yêu cầu về tín dụng; (c) Theo dõi và đánh giá toàn bộ danh mục TDA;

BAN CHỈ ĐẠO (Bộ KHĐT, Bộ TC, NHNN, VPCP)

Ban QLTDA CQCQ TDA A

Ban QLTDA CQCQ TDA B

Ban QLTDA CQCQ TDA C

Nhóm công tác TDA của

WB

Nhóm công tác

Trang 9

(d) Các đoàn công tác đánh giá

Ở cấp TDA, Nhóm công tác TDA của WB sẽ có trách nhiệm giám sát công tác

chuẩn bị đầu tư và giám sát toàn bộ hoạt động chuẩn bị của CQCQ, bao gồm:

(a) Giám sát tất cả các hoạt động (đánh giá năng lực, hướng dẫn kỹ thuật, quản lý tài chính, đấu thầu, an toàn, đảm bảo chất lượng/kiểm soát chất lượng, theo dõi và đánh giá, v.v…) do CQCQ thực hiện; (b) Đánh giá kỹ thuật và chất lượng đối với tất cả các kết quả giao nộp của Chính phủ Việt Nam;

(c) Báo cáo tiến độ cho Nhóm công tác dự án của WB;

(d) Chuẩn bị khoản vay đầu tư tiếp theo sau TDA

Bảng 1: Các hoạt động và phân định vai trò trong dự án

Cơ quan Chủ quản (Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA (CQCQ/CQTH)

Nhóm công tác

dự án PPTAF của WB

Nhóm công tác TDA của WB

sơ đăng ký TDA

Thông qua Đề xuất, Hồ sơ đăng

ký TDA của CQCQ do Bộ KHĐT trình (sau khi đã thông qua Nhóm công tác TDA)

Phối hợp với CQCQ chuẩn bị Đề xuất TDA

Xem xét và thông qua Đề xuất, Hồ sơ đăng ký TDA

Đấu thầu Đấu thầu tuyển

tư vấn TDA

Giám sát và phê duyệt hoạt động đấu thầu do Bộ KHĐT thực hiện

Đánh giá năng lực đấu thầu của CQCQ

Giám sát và phê duyệt hoạt động đấu thầu của CQCQ

Quản lý

tài chính

Kiểm toán dự

án

Kiểm toán TDA

Kiểm soát chi

Hỗ trợ Bộ KHĐT

và các TDA trong

Đánh giá năng lực quản lý tài chính

Trang 10

Cơ quan Chủ quản (Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA (CQCQ/CQTH)

Nhóm công tác

dự án PPTAF của WB

Nhóm công tác TDA của WB

Kiểm soát, phê

công tác quản lý tài chính

của CQCQ Hỗ trợ các TDA trong hoạt động quản lý tài chính

An toàn Tuân thủ các

quy định của

Quỹ

Sàng lọc/xây dựng phạm vi sơ

bộ

Đƣa yêu cầu về

an toàn vào các Điều khoản tham chiếu

Tuân thủ khi thực hiện hoạt động TDA

Tuân thủ các quy định của Quỹ

Toàn bộ quá trình sàng lọc và xây dựng phạm vi

Rà soát và thông qua các tài liệu và quy trình triển khai của TDA

Tuân thủ và giám sát

Kiểm soát và đảm bảo chất lƣợng (QA/QC) cấp TDA

Giám sát/thông qua hoạt động đấu thầu các hợp đồng của Bộ KHĐT

Giám sát/thông qua hoạt động đấu thầu các hợp đồng của CQCQ

Giám sát sự tuân thủ khung G&A của Bộ KHĐT

Giám sát sự tuân thủ khung G&A của CQCQ

Trang 11

Cơ quan Chủ quản (Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA (CQCQ/CQTH)

Nhóm công tác

dự án PPTAF của WB

Nhóm công tác TDA của WB

Giám sát hoạt động theo dõi của

Bộ KHĐT, tổng hợp toàn bộ hoạt động giám sát Quỹ

Giám sát công tác theo dõi của CQCQ

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban ĐPDA

Bộ KHĐT là CQCQ và Vụ KTĐN là Chủ dự án sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện dự án và điều hành ngân sách dự án Bộ KHĐT thông qua Ban ĐPDA

để thực hiện vai trò chung của mình là theo dõi, điều phối và quản lý Quỹ với các biện pháp đảm bảo chất lượng thích hợp để đảm bảo các CQCQ/CQTH tuân thủ theo đúng hướng dẫn, yêu cầu và lịch trình tiến độ đã được phê duyệt

2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Ban ĐPDA

Ban ĐPDA được Bộ KHĐT thành lập, chịu trách nhiệm chung về công tác thực hiện và quản lý dự án PPTAF:

 Điều phối và thực hiện dự án;

 Xem xét và làm rõ những đề xuất của CQCQ/CQTH dựa trên tiêu chí xét tính hợp lệ và các nội dung hoạt động của TDA (đã được nêu trong Hồ sơ đăng ký TDA);

 Đấu thầu để tuyển các tư vấn cần thiết thực hiện các chức năng của Ban ĐPDA cũng như cung cấp hỗ trợ về mặt chuyên môn kỹ thuật cho các CQCQ/CQTH khi cần thiết;

 Quản lý tài chính;

 Theo dõi và đánh giá; điều phối thực hiện tại cả cấp độ Ban ĐPDA và các Ban QLTDA;

 Đảm bảo chất lượng của toàn dự án;

 Tuân thủ các quy định về an toàn;

Trang 12

 Quản trị, minh bạch và khung chống tham nhũng của dự án;

 Xem xét cắt giảm hoặc chấm dứt việc phân bổ kinh phí cho các CQCQ nếu việc sử dụng vốn chậm chễ, kém hiệu quả hoặc để chi trả cho các hoạt động không hợp lệ;

 Tổng hợp các báo cáo quý, báo cáo năm và nộp cho WB và các cơ quan liên quan của Chính phủ theo đúng hướng dẫn về cơ chế báo cáo và quy định nêu trong Hiệp định Tài trợ hay các tài liệu pháp lý có liên quan;

 Hợp tác với đơn vị kiểm toán độc lập, đảm bảo rằng các tài khoản, chứng

từ, báo cáo tài chính và các hồ sơ liên quan khác bao gồm cả các báo cáo nội bộ luôn sẵn sàng để cơ quan kiểm toán độc lập làm việc

2.2.2 Sơ đồ tổ chức của Ban ĐPDA

Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Ban ĐPDA, bao gồm cả Nhóm tư vấn, cập nhật vào tháng 9/2015

Trang 13

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH & KẾ

NGUYỄN PHƯƠNG THẢO A

DƯƠNG HÙNG CƯỜNG

CÁN BỘ ĐIỀU PHỐI VỤ KTĐN/BAN ĐPDA

ĐÀO TRINH BẮC PHÓ TƯ VẤN TRƯỞNG

CHUY N GIA MÔI TRƯỜNG CHUY N GIA ĐÀO TẠO

ĐOÀN THỊ KIM QUY

Trang 14

2.2.3 Tổ chức và nhân sự

Ban ĐPDA được thành lập theo quyết định chính thức của Bộ KHĐT Các cán

bộ quản lý giàu kinh nghiệm của Bộ KHĐT được giao quản lý và chỉ đạo Ban ĐPDA, đồng thời giám sát công việc của Nhóm tư vấn

Giám đốc Ban ĐPDA chịu trách nhiệm tổng thể về hiệu suất và hiệu quả của

công tác quản lý dự án, bao gồm cả quản lý tài chính, để đảm bảo rằng nguồn vốn của dự án được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả, thông qua việc:

 Đưa ra định hướng về chiến lược và chỉ đạo quản lý dự án;

 Giám sát tổng thể các hoạt động dịch vụ tư vấn hỗ trợ và đưa ra quyết định dựa trên kết quả đầu ra của các tư vấn;

 Đảm bảo công tác quản lý tài chính dự án được thực hiện hiệu quả

Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc Ban ĐPDA để đảm bảo

công tác quản lý dự án và tài chính được thực hiện hiệu quả, đồng thời giám sát công tác tư vấn theo yêu cầu của Giám đốc Ban ĐPDA

Quy định về lương, phụ cấp và chế độ công tác phí cho cán bộ tuân thủ theo các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý các dự án ODA

2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban QLTDA

Mỗi một CQCQ sẽ thành lập một Ban QLTDA để chịu trách nhiệm chung về quản lý và thực hiện các hoạt động của TDA cũng như thực hiện dự án đầu tư sau này

2.3.1 Chức năng nhiệm vụ của Ban QLTDA

 Chuẩn bị nội dung chi tiết TDA và hồ sơ đăng ký TDA;

 Đấu thầu tuyển chọn dịch vụ tư vấn thực hiện các hoạt động của TDA; bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết của quá trình đấu thầu;

 Quản lý tất cả các hợp đồng;

 Chuẩn bị cho khoản vay của dự án đầu tư sau đó;

 Đảm bảo nguồn vốn được quản lý theo các chính sách và hướng dẫn của

WB và quy định của Chính phủ;

Trang 15

 Phối hợp chặt chẽ với Nhóm công tác TDA của WB trong quá trình chuẩn

bị, thực hiện và đóng TDA

2.3.2 Tổ chức và nhân sự

Tổ chức và nhân sự của từng Ban QLTDA của CQCQ sẽ tuân thủ các yêu cầu

và hướng dẫn chung đã được lập cũng như theo yêu cầu riêng của từng TDA cụ thể

Trang 16

CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TIỂU DỰ ÁN

Chương này trình bày các bước trong quy trình đăng ký TDA để các CQCQ có thể nhận được hỗ trợ cho các hoạt động chuẩn bị dự án đầu tư

Các TDA có các hoạt động chuẩn bị tiến hành sau giai đoạn nghiên cứu khả thi (thiết kế kỹ thuật chi tiết, v.v…) có thể được tiếp tục hay không phụ thuộc vào kết quả của nghiên cứu khả thi Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị dự

án đầu tư thông qua các TDA của Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của WB

Thủ tục, mẫu Hồ sơ đăng ký TDA và tất cả những thông tin liên quan được trình bày trong những phụ lục ở phần sau để tham khảo Có thể liên hệ với Ban ĐPDA để lấy thông tin hoặc tải thông tin từ trang web của dự án

 Mẫu Hồ sơ đăng ký TDA PPTAF - xem Phụ lục 1;

 Thủ tục đăng ký TDA PPTAF - Phụ lục 2;

 Mẫu Thỏa thuận Tài chính TDA (TTTC) do Bộ KHĐT và CQCQ của TDA đồng ký - Phụ lục 3;

 Mẫu Hồ sơ đăng ký gia hạn và/hoặc đăng ký vốn tài trợ bổ sung cho các TDA đã được phê duyệt - Phụ lục 4

Quy trình, thủ tục đăng ký TDA PPTAF được trình bày tóm tắt dưới đây

3.1 Quy trình đăng ký TDA

Quy trình xem xét, phê duyệt Hồ sơ đăng ký TDA gồm 06 bước, được minh họa trong Bảng 2

Bộ KHĐT sẽ yêu cầu các CQCQ (có TDA đủ tư cách hợp lệ) chuẩn bị Hồ sơ đăng ký TDA PPTAF Bộ KHĐT sẽ xem xét Hồ sơ đăng ký TDA và nộp cho

WB để ban hành Thư không phản đối Sau khi được WB thông qua, Bộ KHĐT

sẽ phê duyệt vốn tài trợ cho TDA từ Quỹ PPTAF và đồng ký với CQCQ Thỏa

Đề xuất TDA bao gồm những thông tin cơ bản để xác định việc đáp ứng các tiêu

chí lựa chọn của TDA được đề xuất và khả năng được tài trợ kinh phí từ Quỹ PPTAF Các tiêu chí lựa chọn bao gồm:

a) Dự án đầu tư được nêu trong Chiến lược hợp tác quốc gia (CPS) của

WB hoặc Danh mục dự án ODA của Chính phủ;

b) Những dự án đủ tư cách hợp lệ nhưng lại chưa được nêu trong Danh mục dự án ODA vẫn có thể được xem xét để cấp kinh phí tài trợ thông qua một thỏa thuận cụ thể giữa WB và Bộ KHĐT (đề nghị đính kèm hồ

sơ một bản sao của thỏa thuận này)

Hồ sơ đăng ký TDA: (xem Bảng 2) bao gồm những thông tin về TDA sẽ được

thực hiện, nguồn kinh phí cần thiết cho công tác chuẩn bị dự án đầu tư (bao gồm

cả vốn đối ứng của CQCQ cho công tác thực hiện TDA) Thông tin về TDA được đề xuất phải nêu chi tiết các mục sau: mục tiêu, các hợp phần đầu tư, dự toán kinh phí, sàng lọc sơ bộ và xây dựng phạm vi về an toàn, phân tích kinh tế

và tài chính sơ bộ, lịch trình thực hiện sơ bộ và các chỉ số về tính sẵn sàng

Thông tin được nêu chi tiết trong yêu cầu chuẩn bị dự án bao gồm Điều khoản tham chiếu (ĐKTC) tóm tắt dành cho tư vấn, các gói thầu, chi phí, lịch trình thực hiện, và sự sẵn sàng của Ban QLTDA thuộc CQCQ tiểu dự án Trong Hồ

sơ đăng ký TDA cũng sẽ có một phần đánh giá của Nhóm công tác TDA của

WB về năng lực quản lý tài chính và đấu thầu của Ban QLTDA và đưa ra các đầu vào sơ bộ cho nội dung an toàn

1Đề cương Chi tiết Dự án (DPO) theo quy định của Chính phủ sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin của dự án đầu tư để Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và để tiếp tục công tác chuẩn bị Sẽ cần có một quy trình về DPO riêng cho dự án đầu tư sau đó

Trang 18

Bảng 2: Quy trình đăng ký TDA (06 bước)

Cơ quan chủ quản Ban hành Thư

Nhóm công tác

Dự án của WB Bộ KHĐT

Cơ quan thực hiện (CQTH)

CQTH bắt đầu thực hiện TDA HTKT

Nhóm công tác TDA

của WB

(WBSPTT)

Nhóm công tác TDA của WB (WBSPTT)

CQTH bắt đầu lên kế hoạch trước cho các hoạt động đấu thầu và QLTC (VD: mở tài khoản ngân

hàng)

STEP 1

-IDENTIFICATION

STEP 2 APPLICATION STEPS 3 & 4 - REVIEW AND APPROVAL STEP 5 - SUBPROJECT IMPLEMENTATION

BƯỚC 1

-XÁC ĐỊNH TDA

BƯỚC 2 ĐĂNG KÝ TDA BƯỚC 3, 4 & 5 - XEM XÉT VÀ PHÊ DUYỆT BƯỚC 6 - THỰC HIỆN TDA HTKT

1 Các bước cần thiết chuẩn bị cho việc thành lập Ban QLTDA thuộc CQCQ

và tiến hành đấu thầu, ký kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn của Ban QLTDA

a) Bộ trưởng Bộ KHĐT phê duyệt kinh phí tài trợ cho các TDA trên cơ sở Hồ sơ đăng ký TDA;

b) CQCQ thành lập một nhóm chuẩn bị để lập các tài liệu dự án ban đầu, bao gồm tóm tắt Báo cáo nghiên cứu khả thi và Kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

2 Các bước cần thiết để Ban QLTDA tại CQCQ nhận vốn tài trợ:

a) Bộ KHĐT và CQCQ đồng ký Thỏa thuận Tài chính TDA (TTTC);

b) Một tài khoản riêng sẽ được mở cho Ban QLTDA của CQCQ;

c) Tùy thuộc vào dòng vốn/thanh toán lớn hay nhỏ mà phương thức thanh toán

có thể là trực tiếp hoặc thông qua tài khoản riêng của Ban QLTDA tại CQCQ; d) Các CQCQ sẽ có một khoảng thời gian nhất định để sử dụng khoản vốn tài trợ Sau khoảng thời gian này, CQCQ/CQTH phải hoàn trả số vốn không sử dụng hết về Tài khoản Chỉ định của dự án PPTAF

Trang 20

CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

4.1 Khuôn khổ chung về quản lý tài chính

4.1.1 Nguyên tắc chung

Quản lý tài chính, kế toán và giải ngân đối với các dự án của WB tài trợ tại Việt Nam được thực hiện nhằm áp dụng thống nhất các quy định giữa WB và Chính phủ về công tác quản lý và báo cáo có liên quan Các mục tiêu đề ra như sau:

 Nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính dự án, đảm bảo nguồn lực của dự án được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích, tuân thủ theo các quy định có liên quan;

 Đưa ra các hướng dẫn về các quy trình và thủ tục quản lý tài chính tại các

dự án nhằm hỗ trợ cho công tác giám sát và đánh giá của WB và các cơ quan hữu quan của Việt Nam;

 Cung cấp nội dung làm rõ các yêu cầu, quy trình, thủ tục của công tác quản lý dự án nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện các TDA

4.1.2 Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính

4.1.2.1 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN)

 NHNNVN được sự uỷ quyền của Thủ tướng Chính phủ là cơ quan đại diện của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trách nhiệm:

i Đàm phán, ký kết, sửa đổi Hiệp định Tài trợ (nếu có) với các tổ chức Tài chính quốc tế như WB, Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF), Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB);

ii Bàn giao các khoản vay thuộc các Hiệp định Tài trợ và thông tin về các chương trình, dự án ODA cho Bộ TC khi các Hiệp định Tài trợ có hiệu lực, ngoại trừ các Thỏa thuận vay ký kết với IMF

 NHNNVN phối hợp với Bộ TC xác định, công bố và lựa chọn các ngân hàng thương mại (tổ chức tài chính tín dụng) có đủ điều kiện lập và quản

lý Tài khoản Chỉ định của dự án theo đúng yêu cầu của WB và quy định

Trang 21

của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và cơ chế

quản lý tài chính có liên quan được áp dụng;

 NHNNVN chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo 06 tháng và báo cáo năm đối với các khoản rút vốn, khoản thanh toán được giải ngân thông qua các Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) và các báo cáo tiến độ thực hiện của

 Phê duyệt và đồng ký xác nhận các Đơn rút vốn của Ban ĐPDA gửi đến

WB và các nhà tài trợ khác yêu cầu giải ngân vốn cho dự án;

 Cấp vốn đối ứng của Chính phủ cho dự án theo kế hoạch hoạt động, tài

chính và giải ngân hàng năm được phê duyệt (ngoại trừ doanh nghiệp);

 Giám sát chung về các hoạt động quản lý tài chính hợp lệ của dự án theo đúng chức năng và nhiệm vụ của Bộ TC

4.1.2.3 Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT)

Bộ KHĐT có trách nhiệm:

 Quản lý và giám sát việc thực hiện dự án của Ban ĐPDA;

 Xem xét và phê duyệt Kế hoạch hoạt động, ngân sách hàng năm do Ban ĐPDA xây dựng;

 Cấp vốn đối ứng cho các hoạt động hợp lệ và được phê duyệt của Ban ĐPDA;

 Xem xét và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu của Ban ĐPDA

 Giám sát quy trình thủ tục và kết quả đấu thầu của Ban ĐPDA

4.1.2.4 Kho bạc Nhà nước (KBNN)

KBNN có trách nhiệm:

 Kiểm soát các khoản chi tiêu từ nguồn vốn vay WB;

 Thực hiện thanh toán cho các chi tiêu hợp lệ của dự án thuộc nguồn vốn

WB thông qua TKCĐ/TKTƯ và các TKDA/TKTƯ theo yêu cầu và chỉ thị thanh toán của Ban ĐPDA/các Ban QLTDA;

 Chuyển vốn giữa TKCĐ của Ban ĐPDA vào các TKDA của các Ban QLTDA và ngược lại, theo đúng quy định về quản lý tài chính và giải ngân của dự án PPTAF;

 Thực hiện thanh toán cho các tư vấn và nhà cung cấp dịch vụ từ TKCĐ của Ban ĐPDA và TKDA của các Ban QLTDA theo yêu cầu và chỉ thị thanh toán của Ban ĐPDA/các Ban QLTDA;

 Ngân hàng Techcombank là ngân hàng thương mại giữ TKCĐ tiền USD của dự án do Ban ĐPDA quản lý Ban ĐPDA đề nghị các Ban QLTDA

mở TKDA bằng VNĐ tại các chi nhánh ngân hàng Techcombank nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển khoản, đảm bảo quản lý hiệu quả TKCĐ và TKDA trong cùng một hệ thống ngân hàng;

 Các ngân hàng phục vụ khác được phép giữ các TKCĐ/TKDA đối với nguồn vốn IDA của WB nằm trong danh sách các ngân hàng thương mại

do NHNNVN công bố và được WB đồng ý, có thể được chọn để quản lý TKDA của các Ban QLTDA trong trường hợp không có chi nhánh Techcombank tại địa bàn làm việc của TDA

4.1.2.6 Ban Điều phối Dự án (Ban ĐPDA)

Ban ĐPDA có trách nhiệm:

Trang 23

 Xây dựng Kế hoạch hoạt động và Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án đối với các hợp phần do Ban ĐPDA quản lý và thực hiện, đồng thời tổng hợp các kế hoạch năm của Ban QLTDA thành kế hoạch chung của toàn

bộ dự án PPTAF;

 Quản lý TKCĐ tại ngân hàng Techcombank, Hà Nội, Việt Nam;

 Thực hiện và tuân thủ các quy định của Chính phủ về quản lý chi tiêu công và ngân sách nhà nước theo đúng quy trình kiểm soát chi thông qua Kho bạc Nhà nước;

 Chuẩn bị Đơn xin rút vốn, trình Bộ TC phê duyệt và đồng ký đơn rút vốn trước khi gửi cho WB phê duyệt và giải ngân vốn cho dự án;

 Thực hiện giải ngân nguồn vốn IDA của WB đến các CQTH/Ban QLTDA theo điều khoản quy định trong Thỏa thuận Tài chính TDA được

ký kết giữa Bộ KHĐT và CQCQ của TDA Ban ĐPDA không có trách nhiệm phê duyệt các kế hoạch tài chính, báo cáo và các giao dịch của Ban QLTDA;

 Thiết lập và quản lý hệ thống quản lý tài chính tuân thủ các quy định của

WB và Chính phủ Hệ thống kế toán được vi tính hóa nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho hoạt động kế toán, nhập, xử lý và lưu trữ dữ liệu quản lý tài chính, cung cấp thông tin tài chính của dự án một cách chính xác và kịp thời;

 Lập Báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm và báo cáo Chủ dự án và CQCQ (Bộ KHĐT), WB và các cơ quan chịu trách nhiệm liên quan đúng thời gian quy định;

 Tổng hợp các Báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm của Ban QLTDA

để lập Báo cáo tài chính cho toàn bộ dự án PPTAF và báo cáo Chủ dự án

và CQCQ (Bộ KHĐT), WB và các cơ quan chịu trách nhiệm liên quan đúng thời gian quy định;

 Thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả;

 Tuyển dụng Tư vấn Quản lý Tài chính và Kế toán dự án cho Ban ĐPDA;

 Đấu thầu tuyển chọn công ty kiểm toán độc lập cho toàn dự án, nộp báo cáo kiểm toán tài chính hàng năm cho WB và các cơ quan liên quan của Chính phủ theo đúng quy định trong Hiệp định Tài trợ;

4.1.2.8 Ban Quản lý TDA của CQCQ (Ban QLTDA)

Các Ban QLTDA có trách nhiệm:

 Có trách nhiệm về toàn bộ công tác tài chính của TDA;

 Xây dựng kế hoạch tổng thể và chi tiết hàng năm về việc thực hiện TDA (kế hoạch lựa chọn nhà thầu, vốn), trong đó xác định rõ các nguồn lực, tình hình sử dụng vốn, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, để làm cơ

sở theo dõi và đánh giá tiến độ giải ngân và khối lƣợng công việc đạt đƣợc;

 Thiết lập và duy trì hệ thống quản lý tài chính và hệ thống kiểm soát nội

bộ hiệu quả đảm bảo việc quản lý các nguồn vốn tuân thủ theo các quy định của WB và Chính phủ;

 Chuẩn bị hồ sơ rút vốn trong khuôn khổ TTTC đã đƣợc phê duyệt và trình Ban ĐPDA để thực hiện giải ngân;

 Tuyển dụng Tƣ vấn Quản lý Tài chính và kế toán cho Ban QLTDA;

 Lập và nộp báo cáo tài chính quý, năm;

Trang 25

 Đảm bảo (i) nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn, (ii) chế độ báo cáo; (iii) thủ tục kết thúc dự án; và (iv) các trách nhiệm khác liên quan đến quản lý vốn và chi tiêu dự án tuân thủ đúng chính sách và thủ tục của WB và quy định của Chính phủ

4.1.3 Trách nhiệm các vị trí cụ thể

Đối với Ban ĐPDA: Đội ngũ cán bộ Quản lý Tài chính (QLTC) được phân

công trách nhiệm trong quá trình chuẩn bị dự án phải có trình độ chuyên môn về

kế toán và tài chính, kinh nghiệm làm việc có liên quan cho các chương trình và

dự án ODA Điều khoản tham chiếu của cán bộ QLTC được trình bày trong chương QLTC của Sổ tay Hướng dẫn này Cán bộ QLTC của Ban ĐPDA sẽ được đào tạo về QLTC (bao gồm kiến thức QLTC và giải ngân áp dụng đối với các dự án do WB tài trợ) Ngoài ra, các khóa đào tạo chuyên đề cho cán bộ QLTC cũng sẽ được tổ chức trong suốt thời gian thực hiện dự án

Đối với Ban QLTDA: Cán bộ QLTC có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm

trong lĩnh vực kế toán tài chính sẽ được bổ nhiệm thực hiện công tác quản lý tài chính tại các Ban QLTDA

Đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA:

 Bộ phận QLTC gồm kế toán trưởng, các kế toán viên, và tư vấn QLTC có trách nhiệm phối hợp với bộ phận Đấu thầu và Điều phối viên thực hiện những công việc dự án liên quan đến công tác quản lý tài chính và các hoạt động đấu thầu;

 Nhiệm vụ chính của bộ phận QLTC là đảm bảo hệ thống quản lý tài chính dự án theo tiêu chuẩn quy định, đảm bảo sự tuân thủ nhằm cung cấp đầy đủ thông tin về các nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của dự

án theo hợp phần nêu trong Hiệp định Tài trợ một cách chính xác và kịp thời;

 Tư vấn QLTC và/hoặc Kế toán của Ban ĐPDA có trách nhiệm hướng dẫn các kế toán của Ban QLTDA thực hiện công tác quản lý tài chính và giải ngân phù hợp với chính sách và thủ tục của WB và quy định của Chính phủ Các kế toán của Ban QLTDA có trách nhiệm chuẩn bị và nộp báo cáo tài chính hàng quý và năm cho Ban ĐPDA để rà soát, lưu trữ và tổng hợp

Trang 26

Bảng 3: Chức năng và nhiệm vụ chính của bộ phận Kế toán và QLTC

TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu chuyên môn

- Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Bộ KHĐT, Bộ TC, WB

và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý

Có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án

Kiểm soát

nội bộ/Tư

vấn Quản lý

Tài chính

- Có trách nhiệm quản lý tài chính

dự án theo đúng quy định của

WB và Chính phủ;

- Hướng dẫn và hỗ trợ các Kế toán của Ban QLTDA

- Nhiệm vụ cụ thể:

 Kiểm tra và đối chiếu số liệu trong báo cáo tài chính của các Ban QLTDA;

 Hỗ trợ Ban ĐPDA về công tác QLTC và hướng dẫn Kế toán của Ban QLTDA theo yêu cầu của Ban QLTDA và phê duyệt của Ban ĐPDA;

 Kiểm tra và đánh giá hệ thống QLTC, bao gồm cả công tác kiểm soát nội bộ, tại các Ban QLTDA theo yêu cầu của Ban ĐPDA

- Kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán dự án, có chứng chỉ kiểm toán nội bộ

- Kinh nghiệm chuyên môn trong các chương trình, dự án tương

Nhiệm vụ Kế toán trưởng của Ban ĐPDA:

- Quản lý hệ thống tài chính kế toán, rà soát và phê duyệt báo cáo tài chính trình Giám đốc Ban ĐPDA;

- Duy trì hệ thống kiểm soát nội

bộ phù hợp;

- Lập Kế hoạch vốn trình Giám đốc Ban ĐPDA phê duyệt;

- Phân tích tình hình tài chính của toàn Dự án (vốn vay và vốn đối ứng)

- Kinh nghiệm ở vị trí công tác tương tự

- Có chứng chỉ kế toán trưởng

- Quen thuộc với quy trình và chính sách quản lý ngân sách công

- Ưu tiên người có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án

- Thực hiện các thủ tục rút vốn từ

WB để chi trả cho các hoạt động

dự án tại Ban ĐPDA và giải ngân vốn các Ban QLTDA;

- Thực hiện công tác kế toán, bao gồm cả việc nhập và xử lý dữ liệu; và lưu trữ chứng từ trong hệ thống, đúng theo quy định hiện hành của Chính phủ;

- Lập báo cáo tài chính hàng quý, năm theo quy định của Chính phủ và WB

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán

- Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án

Trang 28

TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu chuyên môn

Thủ quỹ Thủ quỹ có trách nhiệm:

- Quản lý tiền mặt của Ban ĐPDA, kiểm tra và đối chiếu cân đối các khoản thu chi bằng tiền mặt với

sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán;

- Rút tiền mặt từ các tài khoản của

dự án và thanh toán cho các khoản chi bằng tiền mặt của dự án;

- Lưu trữ tất cả tài liệu theo yêu cầu, sổ Quỹ tiền mặt, phiếu thu, chi tiền mặt, biên bản kiểm quỹ tiền mặt;

- Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong công tác thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác bằng tiền mặt và các nhiệm vụ khác được phân công;

- Nhiệm vụ của Thủ quỹ tách rời công việc của Kế toán dự án

Có trình độ và kinh nghiệm phù hợp trong lĩnh vực kế toán dự án

2 Ban

QLTDA

Giám đốc

Ban QLTDA

- Chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai các hoạt động và tiến độ thực hiện toàn TDA

- Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Ban ĐPDA và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý

Có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án; hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ; có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án

có quy mô tương tự Nhiệm vụ Kế toán trưởng của Ban QLTDA:

- Quản lý hệ thống tài chính kế toán, rà soát và phê duyệt báo cáo tài chính trước khi trình Giám đốc Ban QLTDA và Ban ĐPDA;

- Duy trì hệ thống kiểm soát nội

bộ phù hợp;

- Lập kế hoạch vốn trình Giám đốc Ban QLTDA phê duyệt;

- Phân tích tình hình tài chính của TDA đối với vốn WB và vốn đối ứng

- Kinh nghiệm ở vị trí công tác tương tự, có chứng chỉ kế toán trưởng

- Quen thuộc với quy trình và chính sách quản lý ngân sách công Ưu tiên người có kinh nghiệm trong quản lý tài chính

dự án

- Sử dụng được tiếng Anh

- Thực hiện các thủ tục rút vốn từ Ban ĐPDA để chi trả cho các hoạt động dự án tại Ban QLTDA;

- Thực hiện công tác kế toán, bao gồm cả việc nhập và xử lý dữ liệu; và lưu trữ chứng từ trong hệ thống, đúng theo quy định hiện hành của Chính phủ;

- Lập báo cáo tài chính hàng quý, năm theo quy định của Chính phủ và WB

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán

- Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án

Trang 30

TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu chuyên môn

Thủ quỹ - Quản lý tiền mặt của Ban ĐPDA,

kiểm tra và đối chiếu cân đối các khoản thu chi bằng tiền mặt với

sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán;

- Rút tiền mặt từ các tài khoản của

dự án và chi trả các khoản chi bằng tiền mặt;

- Lưu trữ tất cả tài liệu theo yêu cầu, sổ Quỹ Tiền mặt, phiếu thu, chi tiền mặt, biên bản kiểm quỹ tiền mặt;

- Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong công tác thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác bằng tiền mặt và các nhiệm vụ khác được phân công;

- Nhiệm vụ của Thủ quỹ tách rời công việc của Kế toán

Có trình độ và kinh nghiệm phù hợp trong lĩnh vực kế toán dự án

4.2 Lập kế hoạch và ngân sách dự án

4.2.1 Mục tiêu của công tác lập kế hoạch và quản lý dự án

 Mục tiêu của quản lý dự án PPTAF là nhằm hoàn thành dự án đúng thời hạn một cách có hiệu quả kinh tế nhất Lập kế hoạch dự án là một công cụ quan trọng giúp đạt các Mục tiêu Phát triển Dự án Các nội dung nêu trên giúp Ban ĐPDA và các Ban QLTDA thành lập các mục tiêu thực tiễn trong công tác xây dựng kế hoạch hàng quý, năm trong suốt quá trình thực hiện dự án

 Lập kế hoạch dự án là công cụ hỗ trợ cho Ban lãnh đạo, cán bộ dự án của Ban ĐPDA và Ban QLTDA triển khai thực hiện các hoạt động của dự án gắn với các Mục tiêu Phát triển Dự án Đây cũng là một phương tiện hữu hiệu để Ban ĐPDA và các Ban QLTDA thông tin đến các cơ quan giám sát của Chính phủ, WB và các cơ quan có liên quan khác

Trang 31

4.2.2 Trách nhiệm các bên

4.2.2.1 Đối với Ban ĐPDA

a) Quy định về lập kế hoạch: Bộ phận Đấu thầu và QLTC của Ban ĐPDA có

trách nhiệm tham vấn ý kiến của Nhóm công tác dự án của WB lập kế hoạch dự

án theo nhu cầu thực hiện trong thực tế và trình Giám đốc Ban ĐPDA xem xét

 Gửi kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt của dự án PPTAF tới (i) WB theo đúng quy định của Hiệp định Tài trợ; và (ii) các cơ quan liên quan của Chính phủ theo đúng quy định về quản lý chi tiêu công và ngân sách nhà nước

b) Cơ sở pháp lý cho công tác lập kế hoạch dự án

 Hiệp định Tài trợ (FA), Tài liệu thẩm định dự án (PAD), Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS) và các tài liệu có liên quan khác cấu thành phần không tách rời Hiệp định Tài trợ;

 Chi phí dự án (tổng mức đầu tư) và Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt của Ban ĐPDA;

 Chi phí TDA (tổng mức đầu tư) và Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt của Ban QLTDA

Tham khảo mẫu biểu lập kế hoạch và theo dõi thực hiện dự án trong mục 4.2.3 của Sổ tay Hướng dẫn này

c) Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch: Trên cơ sở các báo cáo thực hiện dự

án và việc giám sát tình hình thực hiện cũng như kết quả thực tế, Ban ĐPDA phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước Bộ phận Đấu thầu và QLTC chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này

Trang 32

4.2.2.2 Đối với các Ban QLTDA của các CQCQ

a) Quy định về lập kế hoạch: Bộ phận Đấu thầu và QLTC của Ban QLTDA có

trách nhiệm tham vấn ý kiến của Ban ĐPDA và Nhóm công tác TDA của WB

để lập các kế hoạch của TDA theo nhu cầu thực tế đối với việc triển khai hoạt động TDA và trình Giám đốc Ban QLTDA, Lãnh đạo CQCQ phê duyệt:

 Lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, vốn của toàn bộ TDA hàng quý, năm chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

 Gửi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và vốn hàng quý, năm đã được phê duyệt của Ban QLTDA đến (i) Ban ĐPDA để tổng hợp báo cáo và làm cơ

sở giải ngân; (ii) WB theo đúng quy định của TTTC và Hiệp định Tài trợ;

và (iii) các cơ quan nhà nước có liên quan theo đúng quy định về quản lý chi tiêu công và ngân sách nhà nước

 Gửi kế hoạch dự án hàng quý, năm đã được phê duyệt đến WB theo đúng quy định của Hiệp định Tài trợ và các cơ quan nhà nước có liên quan theo đúng quy định về quản lý chi tiêu công và ngân sách nhà nước

b) Cơ sở pháp lý cho công tác lập kế hoạch của các TDA

 Thỏa thuận Tài chính (TTTC) và các văn bản có liên quan;

 Chi phí TDA (tổng mức đầu tư) và Kế hoạch lựa chọn nhà thầu của Ban QLTDA;

(Tham khảo mẫu biểu lập kế hoạch dự án và theo dõi thực hiện trong mục 4.2.3 của Sổ tay Hướng dẫn này)

c) Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch: Trên cơ sở các báo cáo thực hiện

TDA và việc giám sát tình hình thực hiện thực tế và kết quả, Ban QLTDA phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước Bộ phận Đấu thầu và QLTC chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này

d) Công tác triển khai thực hiện các hoạt động của TDA và phê duyệt các kế hoạch và giao dịch của Ban QLTDA thuộc trách nhiệm của các CQTH/Ban

QLTDA

Trang 33

Bảng 4 Tóm tắt trách nhiệm và thời gian lập kế hoạch chi tiết

của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

ĐƠN VỊ

Ban ĐPDA của

- Lập Kế hoạch vốn hàng năm, quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của Ban ĐPDA

- Tổng hợp Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

và Kế hoạch vốn hàng năm, quý của Ban ĐPDA và Ban QLTDA

- Trình Giám đốc Ban ĐPDA phê duyệt

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Kế hoạch vốn tổng hợp hàng năm

- Gửi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Kế hoạch vốn tổng hợp hàng năm cho

WB theo đúng quy định trong Hiệp

định Tài trợ

- Ngày 20 tháng 10 năm trước năm kế hoạch

- Ngày 25 tháng 10 năm trước năm kế hoạch

- Ngày 10 tháng 11 trước năm kế hoạch

- Lập Kế hoạch vốn hàng năm, quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của TDA

- Gửi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Kế hoạch vốn hàng năm đã được phê duyệtcủa TDA cho Bộ KHĐT (thông qua Ban ĐPDA) để tổng hợp

- Gửi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Kế hoạch vốn hàng năm cho WB để lưu

tài liệu

- Ngày 20 tháng 10 năm trước năm kế hoạch

- Ngày 25 tháng 10 trước năm kế hoạch

- Ngày 10 tháng 11 năm trước năm kế hoạch

- Ngày 30 tháng 11 năm trước năm kế hoạch

Trang 34

4.2.3 Các biểu mẫu về lập kế hoạch và giám sát thực hiện dự án

4.2.3.1 Trách nhiệm và thời gian biểu của quy trình lập, điều chỉnh và cập nhật các kế hoạch dự án được quy định trong Bảng 5 dưới đây

Bảng 5 Trách nhiệm và thời gian lập, cập nhật

Theo dõi và cập nhật hoạt động

Cập nhật và điều chỉnh Kế hoạch

lựa chọn nhà thầu (nếu cần) Đấu thầu

Hàng năm hoặc khi

có yêu cầu

Theo dõi, cập nhật và thực hiện

Điều chỉnh Kế hoạch tài chính

(vốn) và giải ngân, nếu cần thiết QLTC

Ngày 10/06 hàng năm, 20 ngày trước khi bắt đầu ½ năm tài chính còn lại

 Các kế hoạch hàng năm phải hoàn thành trước khi bắt đầu năm tài chính

và phù hợp với quy trình lập và phê duyệt ngân sách Nhà nước (trong tháng 7 hàng năm);

 Tiến độ thực hiện cần được theo dõi thường xuyên Việc điều chỉnh, bổ sung kế hoạch, nếu cần, sẽ được thực hiện trong nửa năm tài chính còn lại nhằm đảm bảo việc thực hiện của dự án theo đúng kế hoạch đề ra;

Trang 35

4.2.3.2 Các biểu mẫu

a) Biểu mẫu lập kế hoạch năm

Kế hoạch vốn hàng năm của dự án được lập dựa trên theo hướng dẫn của Thông

tư 218/2013/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2013 và Thông tư BKHĐT ban hành ngày 01/01/2014 hướng dẫn thực hiện Nghị định 38/2013/NĐ-CP ngày 23/4/2014 về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và nguồn vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ được phản ánh trong bảng 6 sau đây: